ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

CURSO : ADMINISTRACIÓN GENERAL

SECCIÓN : S-022
GRUPO :8

PROFESORA: YOLANDA VALLE

INTEGRANTES:
Angulo Alvarez, Daniela
Cabanillas Huerto, Mauricio Andreé
Caleni Córdova. Marcelo Gabriel
Villagomez Chinga, Gloria María

LIMA-PERÚ
2015

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Índice

1- Resumen ejecutivo

2- Objetivos

3- Conceptos

3.1- Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo

3.2- La administración del tiempo en el uso diario

3.3- Características del tiempo como recurso

3.4- La administración del tiempo para las empresas

4- Aplicabilidad

4.1- Caso Cencosud

4.2- Caso Falabella

5- Conclusiones

6- Bibliografía

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Resumen ejecutivo

Los objetivos principales de este trabajo de investigación son dar una visión más
amplia de cómo mejorar diversos aspectos de la vida diaria y su relación con la
buena administración del tiempo; ayudar a identificar metas, objetivos y prioridades;
proporcionar un breve asesoramiento en lo que respecta a maximizar la inversión
eficaz del tiempo y sea para uso individual o para la aplicabilidad en una empresa.

Además de esto, se buscó dar a conocer métodos efectivos de la administración,

así como leyes y conceptos básicos y simples que faciliten la comprensión del tema.
Se dotó de ejemplos reales del uso de herramientas específicas, tales como la
tecnología, para el aprovechamiento eficaz del tiempo que diversas empresas o
personas utilizaron.

La elección de este tema como trabajo de investigación resultó de la observada gran

cantidad de personas que claman que disponen de poco tiempo para dar a cabo
todas sus actividades diarias necesarias. Es así que evidentemente, en la actualidad
vivimos en una sociedad más agitada o “apurada”. Siendo el tiempo un recurso
normalmente catalogado como escaso y que no se puede atrapar, comprar, detener
o regresar, se observó un problema para el que se tuvo la intención de encontrar
una solución práctica y así instruir a las personas a utilizar su tiempo sabiamente.

Más adelante se podrán identificar dos puntos clave de los que se habló. En la
importancia de la administración del tiempo se mencionan los problemas más
comunes que provoca el deficiente empleo del mismo, entre ellos el mal
desenvolvimiento y falta de productividad de los empleados de las empresas,
pérdidas monetarias de las mismas, resultados mediocres para cualquier actividad
que se realice con falta de anticipación, etc. Se incluye un caso de empresa y su
empleo eficiente de este.

En cuanto a la aplicabilidad, se dotan de sugerencias y recomendaciones de uso

eficaz del tiempo para casos específicos que se dan más a menudo. Además de
esto se dan pautas y conceptos clave con los que se observa la versatilidad que se

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le puede dar a diversas herramientas que nos proporcionan los avances y
descubrimientos del mundo actual. También se da una ejemplificación breve de una
empresa.

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 Marco Teórico

El tiempo es algo que todo el mundo afirma que le hace falta y sin embargo, si todos
fuéramos un poco más eficientes conforme a nuestro día a día tendríamos el tiempo
suficiente para hacer todas las cosas que necesitamos.

Muchos ejecutivos y personas de altos cargos aún no saben sobre administración del
tiempo. Es vital aprender cómo lograr ser eficiente y rendir cada hora que se está en
ella, ya que, sin el debido adiestramiento en este ámbito, el tiempo del que se disponga
será desperdiciado si no se establece adecuadamente los parámetros para controlar tu
tiempo en diversas tareas para diferentes funciones.

Objetivo

El principal objetivo es aprender valorar, planificar y gestionar el tiempo tanto a corto

como a medio y largo plazo. El rendimiento de cada persona es diferente y varía a lo
largo del tiempo. Identificando los momentos de más rendimiento, se puede planificar
mejor el trabajo, donde plantearemos pequeños ejercicios y dinámicas que nos lleven a
reflexiones más concretas y precisas, permitiendo gestionar y organizar actividades
varias, de manera que se alcance el aprovechamiento máximo del tiempo del que se
dispone. Este concepto es aplicable tanto como para la vida cotidiana como en el mundo
empresarial y nos ayuda a visualizar la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida.

Conceptos

- El tiempo es la duración de las cosas sujetas a cambio. Es la magnitud física que permite
parametrizar el cambio, esto es, que permite ordenar los sucesos en secuencias,
estableciendo un pasado, un presente y un futuro. La unidad básica en el sistema
internacional (SI), es el segundo; de este parte la secuencia para medir el tiempo.

- El tiempo como recurso es uno de los más preciados que tenemos. Sin embargo, se
trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de
recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso.

- Planificar es el proceso por el cual se establecen metas y objetivos, y la elección de los

medios más convenientes para alcanzarlos. Implica un proceso de toma de decisiones,
un proceso de previsión (anticipación), visualización (representación del futuro
deseado), y de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el
futuro).

- Administrar es la acción de ejercer autoridad, mando o gobierno sobre un determinado

lugar y sobre todas las personas que habitan en él; dirigir una organización. En
economía es organizar, dirigir y disponer sobre los bienes o economía de particulares o
sociedades. Además significa graduar el uso de algo para conseguir su mejor

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 rendimiento. Algunos de sus sinónimos pueden ser gobernar, dirigir, regir, proveer, entre
otros.

- Gestionar es llevar a cabo diligencias que hacen posible la realización de una operación
comercial o de un deseo cualquiera. Se refiere al conjunto de trámites que se llevan a
cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto; a diferencia de administrar, que
abarca las ideas de gobernar, disponer o dirigir. Es importante subrayar que la gestión
tiene como objetivo primordial conseguir aumentar los resultados óptimos de una
industria o compañía.

Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo

Está comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda

hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y
produce mejores resultados.

Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15
minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo. Una técnica recomendable
para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear
el día siguiente.

El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como él lo planea. Pero se
debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos
establecidos. Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas
planeados, más que por la pura casualidad.

El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los
emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.

El establecer un determinado tiempo o fechas límites para cumplir con los compromisos
de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la
indecisión y a la tardanza.

Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos
en cada actividad. No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones
con resultados.

El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado
a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que
tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia

tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite
establecidas.

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Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben
ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible. Las actividades similares se deben
agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo
como contestar o hacer llamadas telefónicas.

El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.

El registro de cómo se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe
ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del
tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

La administración del tiempo en el uso diario

La mayoría de las personas que consultan sobre administración del tiempo es porque
realmente necesitan o quieren un cambio en su vida, tanto profesional como personal.
Entonces, lo mejor es aprovechar al máximo cada hora que tenemos disponibles, ya sea
en la oficina o en casa, para poder así disfrutar posteriormente de los tiempos libres y
del descanso.

Partiendo de la base de que todos tenemos la misma cantidad de horas por día, cada
uno se diferencia del otro por cómo trabaja o utiliza esas horas, es decir, si se le saca o
no el jugo o el rédito al tiempo disponible. Es tan simple como eso. Ahora bien, ¿por qué
entonces es tan difícil que “las horas nos alcancen”? Porque no sabemos cómo
organizarlas correctamente.

A ello se le suma lo que asevera Sean Covey, que, para administrar productivamente tu
tiempo, es necesario poner primero lo primero, estableciendo prioridades al momento
de realizar diversas acciones en el transcurso de la rutina diaria. Se establece un
ejemplo para demostrar esta teoría planteada:” ¿Alguna vez llenaste una maleta y
notaste cuantas cosas más podías meter si doblabas bien tu ropa en vez de solo
ponerlas adentro? Es toda una sorpresa. Lo mismo ocurre con tu vida, mientras mejor
te organizas, más cosas puedes meter: más tiempo para la familia y los amigos, para la
escuela, para ti mismo, más tiempo para las cosas que son más importantes.

En este caso planteado, se hace énfasis en que, si se tiene una gran cantidad de labores
que realizar, pero la organización es deficiente, dichas labores no podrán ser elaboradas
por completo o simplemente quedaran hechas de una manera contraproducente. Para
aprovechar adecuada y eficientemente el tiempo es necesario tener prioridades sobre
las tareas que se van a realizar.

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Los resultados de concentrarnos en los cuadrantes I, III, y IV básicamente nos producen
estrés, agotamiento y poco aporte a los objetivos finales, pero si concentramos nuestros
esfuerzos en el cuadrante II tendremos como resultado una mejor visión, equilibrio,
disciplina y control.

Esto no nos exenta de que no vayamos a tener que resolver problemas de última hora,
sino que muchos de ellos podrán ser evitados mucho antes de que seas urgentes, por
lo que se recomienda tomar un momento de nuestras tareas diarias para concentrarnos
en tratar de identificar cuáles de nuestras actividades son importantes y cuáles urgentes
y centrar nuestra energía en las primeras.

Debemos crear una cultura que realice acciones que nos lleve no sólo a cumplir de
manera eficiente nuestro trabajo en la oficina sino que nos ayude a tener un equilibrio
en todos los sentidos de nuestra vida y la administración correcta de nuestro tiempo es
un buen comienzo.

Para entender cómo distinguir que tarea es más importante que la otra, nos podemos
dividir en tres aspectos claves, los cuales nos ayudaran a definir cuál actividad puede
ser de mayor peso que otra.

El primer aspecto a tomar en cuenta al momento de decidir es la salud. Esta es vital

para nosotros ya que es esta la que nos ayuda a lograr nuestros trabajos diarios, por
ello, para tener buena salud, tanto física como mental, es necesaria buena alimentación,
cuidar de nuestro cuerpo y de nuestro estado anímico. Todo esto será necesario para
mantener un buen estado de salud.

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El segundo aspecto es de la felicidad. ¿Cómo mantener una buena actitud cada día
hacia nuestras actividades a realizar si no se hace con entusiasmo y felicidad para
lograrlo? En ello se puede reflejar nuestro día a día y será fundamental para nuestra
formación futura. Siempre se necesita ser feliz y, para lograrlo, depende solo de los
factores internos de nuestro cuerpo, dejando de lado los factores externos para lograr
armonía dentro de nosotros mismos, y para esto se necesita hacer esta pregunta, ¿Qué
es lo que yo quiero?, ya que si nos preguntamos por lo que quieren los demás
estaríamos involucrando factores externos dentro de nuestro ser y, por lo tanto, seria
esta una felicidad efímera, la cual terminaría al momento de darnos cuenta que esto no
era realmente lo que se buscaba para nosotros. Por ello es necesario darnos un tiempo
para nosotros, buscar la felicidad para desempeñar de una manera eficiente y
productiva.

Por último, encontramos al éxito. Esto se define como lo que buscamos lograr, nuestras
metas a futro. Ello servirá como un incentivo, un anhelo por el cual estaremos dispuestos
a conseguir hasta las últimas consecuencias. Aquí podemos encontrar metas a corto
plazo, que son las metas que nos planteamos en el día a día como desempeñar mejor
en los estudios o leer más acerca de cada curso que tenemos. Luego encontramos las
metas a mediano plazo, que son metas que nos planteamos semanalmente o
mensualmente como por ejemplo reducir los gastos mensuales o aprender nuevas
técnicas que nos ayuden en nuestro desempeño en la universidad como técnicas de
estudio. Y finalmente, las metas a largo plazo, las cuales son metas que se realizaran
entro de un par de años, entre ellas encontramos la de convertirnos en unos
profesionales exitosos, los cuales serán encargados de dirigir compañías y empresas,
o también formar una familia con la cual podamos compartir nuestros más grandes
sueños.

Si seguimos estas pautas de acuerdo a las diversas actividades que tengamos, se

podrán establecer las prioridades necesarias al momento de escoger con cual comenzar
o a cual hay que dedicarle más tiempo para su ejecución.

Finalmente, para entender adecuadamente como organizar tu tiempo en la vida diaria,

es necesario entender como este funciona para nosotros, en otras palabras, como
relacionar el tiempo como un recurso. Una característica del tiempo que conviene
considerar es su valoración cultural. Las generaciones de ahora no han recibido, ni en
la familia ni en la escuela, una educación enfocada al uso práctico de este recurso.

Cuando se recibía una amonestación sobre el aprovechamiento del tiempo era,

habitualmente, en un sentido represivo: se trataba siempre de dejar de hacer algo más
o menos placentero para abordar algo no deseado como estudiar o dormir…; esto puede
convertir en desagradable la idea de “aprovechar el tiempo”.

Con la entrada al mundo del trabajo se produce una toma de conciencia de la nueva
situación y una valoración nueva de este recurso; la aparición de metas a alcanzar en
plazos concretos, frecuentemente cortos, desarrolla la necesidad de adoptar una nueva
actitud ante este recurso y obliga a utilizarlo con la mayor eficacia posible.

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El uso idóneo de un recurso requiere de una comprensión suficiente de su naturaleza y
funcionamiento. Nuestra actitud y nuestro comportamiento están marcados por nuestras
ideas al respecto. Utilizamos nuestro tiempo según los conceptos que tenemos sobre
él, sobre su naturaleza, sobre cómo funciona y según los hábitos que hemos generado
en consecuencia.

Características del tiempo como recurso:

Atípico
Imprescindible para cualquier acto humano, es absolutamente diferente de todos los
otros recursos que el hombre conoce y está habituado, y de cierta manera entrenada, a
manejar.

Equitativo
Otra característica del tiempo es la de ser el único recurso compartido de modo
equitativo: cada persona recibe exactamente las mismas veinticuatro horas en cada
jornada. Las fronteras y el reparto de estas horas es tema de decisión personal y forma
parte de su habilidad para manejar inteligentemente su tiempo en función de sus metas
personales.

Inelástico
Es un recurso absolutamente inelástico. Contrariamente a otros recursos más
conocidos, como el dinero, el tiempo no puede acumularse, ni ahorrarse, ni tomarse
prestado. Hay que saber separar adecuadamente tu tiempo y no solo enfocarse en un
aspecto de un deber, hay que distribuirlo de manera que todo lo que se desea realizar
sea hecho adecuadamente.

Indispensable
No hay elección humana que pueda realizarse sin tiempo. En menor o mayor medida,
resulta indispensable para todo cuanto se desee conseguir. Lo que queramos hacer,
conseguir o disfrutar lo hemos de “pagar” en tiempo. Nuestra vida será lo que
consigamos fabricar con el tiempo que se nos concede.

Insustituible
A diferencia de los demás recursos, no cabe sustituir el tiempo por ningún otro. No hay
tarjetas de crédito, ni talones, ni ahorro, ni préstamo. Ello nos dice que, el tiempo que
se pierda no podrá ser recuperado jamás, por ello hay que explotar hasta el más
pequeño segundo que se disponga.

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Inexorable
Todo lo que sabemos sobre el tiempo es que fluye, inexorablemente, en un solo sentido.
Nadie está libre de él, todo lo que podemos hacer es utilizarlo, mejor o peor, a medida
que nos va llegando. Por ello es imperativo aprovechar cada momento del que se
disponga para la ejecución de las diversas actividades que se tengan.

Tras haber analizado cada característica del tiempo, podemos darnos cuenta que el
tiempo no es un recurso como cualquier otro, este solo puede ser usado una vez y de
manera efectiva, este no se podrá recuperar ni con todo el dinero del mundo por ello es
necesario tener todo bien planificado para que este no sea desperdiciado en acciones
que no nos llevaran a una meta a realizar.

Por ello, para llevar una buena gestión del tiempo en el transcurso de este, se necesita
de una herramienta importante para ello, el planificador. Un instrumento vital para la
correcta administración del tiempo. Esta herramienta ayudara a poner límites en la
realización de una tarea para comenzar con otra, y, al ser organizada por uno mismo,
se podrán poner las tareas en el orden deseado, dejando en claro a cual darle más
tiempo y dedicación al momento de trabajar.

La administración del tiempo para las empresas

En el caso de una organización, la administración del tiempo está centrada en como

utilizamos el tiempo para contribuir con la organización en la cual trabajamos. En ese
sentido debemos partir de los objetivos que tiene nuestra organización y elaborar un
plan que contribuya a dichos objetivos. Teniendo los objetivos claramente definidos y
priorizados, y lo que tenemos que hacer para alcanzar dichos objetivos.

Una de las dificultades que tienen las compañías actualmente es la falta de

administración del tiempo en cada uno de sus empleados. Principalmente esto se debe
a no tener el conocimiento adecuado y a creer que trabajar contrarreloj, quedarse
después de hora, contratar más personal es lo común, cuando en realidad es todo lo
contrario.

Los empleados siempre tienen que “apagar el incendio”, trabajando con los pedidos de
“ayer”, debido a la no planificación a corto, mediano o largo plazo. Como no hay tiempo
para planificar (un error muy habitual), no se sabe cuál es el camino a seguir, cuáles son
las metas, qué hay que hacer y qué no, etc.

No es una pérdida de tiempo reunirse una vez a la semana, cada quince días o al mes
para aclarar los objetivos que se desean alcanzar en un período estimado, así como
tampoco sentar las bases de cómo se trabajará, qué hará cada empleado, cómo se
organizarán las jornadas y todo aquello que sume para lograr buenos resultados. De
esta manera, esa hora “perdida” por la reunión, se verá recompensada con logros
superiores, más tranquilidad y eficiencia, entre otros beneficios.

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 Para que la empresa utilice adecuadamente el tiempo, se han planteado diversos
consejos para lograr un mayor desempeño en estas:

 Evitar caer en el perfeccionismo. Muchas personas por querer realizar un trabajo

perfecto, no terminan nunca un trabajo, difiriéndolo permanentemente.

 Aprender a decir no. Algunas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que
otras personas quieren que hagan, por que aceptan ser interrumpidos para ir a una
reunión, conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Por lo tanto es
importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por
ejemplo: te agradezco mucho la invitación pero no puedo ir.

 Evitar distracciones. Hay personas que no saben evitar las distracciones, porque
tienen la política de puertas abiertas, es decir cualquiera puede visitarlo de improviso,
interrumpirlo, llamarlo por teléfono, etc. Por lo tanto, es necesario que uno aprenda a
establecer horarios en los cuales puede recibir visitas, ser interrumpido, para poder
dedicarle nuestra total atención a nuestro trabajo.

 Hay que aprender a delegar. Muchas personas piensan que son las únicas que
pueden realizar todos los trabajos bien, subestimando a los demás y cargándose todo
el trabajo, no pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. Frente a ello es
necesario aprender a delegar, es decir a preparar a las personas en conocimientos y
técnicas para que puedan realizar los trabajos, delegándoles los mismos una vez que
se encuentren preparadas.

 Sea puntual y exija puntualidad. Si usted no es puntual, sus compañeros de trabajo

harán lo mismo con usted y le robarán tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto debe
generar una imagen de puntualidad y los demás respetarán su tiempo.

 Elimine sentimientos inútiles. Elimine sentimientos que le quitan tiempo y no le

generan valor, como son las preocupaciones, sentimientos de culpa, odio, miedo,
ansiedad, etc. Por ejemplo las preocupaciones son sentimientos que no ayudan a nada,
porque nos ocupa de cosas antes de tiempo, como angustiarnos o ponernos nerviosos
por un examen que vendrá de acá a dos semanas, o los sentimientos de culpa que es
sentirnos mal por algo que ya paso y que no lo podemos cambiar, desperdiciando en
ambos casos el tiempo porque lo que hacemos no contribuye a nada.
 Aprender a centrarse en lo básico y esencial. Muchas personas no saben ir al grano
y para abordar un tema pierde tiempo tocando temas relacionados y en un proceso lento
llegan finalmente al meollo del asunto.

 Hacer un buen manejo de reuniones. Minimice la cantidad de reuniones, aprenda a

filtrar reuniones, si usted puede tomar una decisión sólo hágalo y no convoque a una
reunión, sólo convoque o acuda a una reunión si es verdaderamente necesario, cuando
realice una reunión o participe en una de ellas exija que se tenga una agenda de temas
a tratar con un tiempo estimado para cada tema y para toda la reunión, con hora de
inicio y de termino.

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 Maneje ordenadamente el despacho de papeles. Genere un sistema ordenado de
archivo de documentos, ordene su despacho por fecha de ingreso y priorice
rápidamente, una vez ordenado y priorizado resuélvalos inmediatamente. Ello implica
que cuando revise un documento no lo deje hasta terminar, no lo postergue, no guarde
los papeles en su cajón para una próxima fecha, no apile los documentos por apilar.

 Evite los conflictos. Se pierde mucho tiempo y energía en conflictos innecesarios, es

mejor evitarlos o no personalizar las discrepancias que se tengan con sus compañeros,
es mejor solucionar los problemas buscando relaciones de ganar, sólo ingresar a
conflictos cuando son por el bien de la organización.

 Haga un buen uso de los correos electrónicos. En la actualidad, revisar y responder

correos electrónicos quinta mucho tiempo, es necesario filtrar los correos, yo
recomiendo ser radical, en el trabajo sólo revisar y atender aquellos que son del trabajo,
dejando aquellos que no lo son para un tiempo fuera del horario de trabajo, evite abrir o
responder a cadenas o los famosos spam por que le quitarán tiempo y adicionalmente
pueden contener virus afectando su computadora.

 Uso correcto del teléfono fijo y celular. Hay que hacer un correcto uso del teléfono,
recibiendo y haciendo llamadas que sean sólo de trabajo, difiriendo aquellas que no lo
son para realizarlos en un horario fuera del trabajo.

 Uso de tiempos muertos. Hay que aprender a utilizar los tiempos muertos para
volverlos productivos, por ejemplo un viaje de trabajo, siempre lleve una lectura de
utilidad en su trabajo para aprovechar el trayecto.

Además de estos consejos para las empresas, se han planteado diversos métodos para
ayudar a que se mejore la velocidad con la cual se trabaja en una empresa. Para ello
se plantea los parches. Los parches son aquellos remiendos que ponemos a nuestra
mala organización y gestión del tiempo. Principalmente son dos: trabajar más horas y/o
trabajar más de prisa

Aparte de ello, se plantea otro fundamento, el cual es más utilizado para la medición del
tiempo y como este ha sido aprovechado a lo largo de un día laboral. El rendimiento
diario adopta la forma de una línea ondulada en la que el máximo y el mínimo se dan al
principio y al final de la jornada; y al principio y al final de la semana. Este fundamento
es altamente utilizado en diversas empresas, las cuales necesitan conocer el
rendimiento de cada empleado para encontrar nuevas medidas con las cuales este
rendimiento pueda ser impulsado ya sea con incentivos, mejoras en la maquinaria o con
la contratación de más personal el cual realizara más labores en un menor tiempo.

También se plantea los dos tipos de personas identificadas en una empresa de acuerdo
a su rendimiento. Estos dos son identificados como los búhos y las alondras.

a) Los búhos tienen un lento despertar a la vez que perezoso, en cambio, tardan mucho
en sentir el sueño de noche

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b) Las alondras, por otro lado, despiertan con facilidad y ligereza, entran pronto en una
fase del alto rendimiento aunque sienten sueño a una hora temprana

Finalmente, para mejorar el rendimiento de los empleados y, por ende, aumentar la

eficiencia al momento de administrar el tiempo se plantean tres métodos.

Premiar el esfuerzo colectivo: Premiar a los equipos de trabajo causa motivación y

ganas de seguir esforzándose en los empleados. Premiar el desempeño actúa tanto a
nivel de los colaboradores como de la organización: ayuda a ampliar la satisfacción de
los empleados y a mejorar la productividad empresarial. Este método debe ser
complementario al estilo de negocio. Esto es importante, porque los equipos de trabajo
intentarán ser eficientes, pero también tendrán que destinar más tiempo en épocas
donde para ellos mismos el tiempo es escaso, por eso el tema del premio no es menor.

Delegar: también ayuda que los jefes deleguen la realización de ciertas a tareas,
tomando en consideración las ventajas comparativas de cada uno.

Utilizar herramientas digitales: dado que los ejecutivos utilizan bastante los teléfonos
celulares, es normal que las herramientas digitales sean un medio muy útil para
organizarse. Actualmente, se pueden encontrar, incluso, app´s que ayudan a gestionar
eficientemente el tiempo.

Leyes de la administración del tiempo

La paradoja del tiempo

Aunque tengamos la sensación de que no tenemos tiempo suficiente, en realidad, cada
persona dispone, mientras vive, de todo el tiempo que existe. Podemos quejarnos de
cómo y en qué lo utilizamos, pero no de no tenerlo.
Por otra parte, cabe decir que buena parte de los conceptos relacionados con el tiempo
responden a este carácter paradójico. Hablamos de controlar el tiempo cuando realmente
no se puede controlar el tiempo, si no nuestras actividades. Pensamos en programarlo,
cuando lo único que cabe programar son nuestras actividades en una manera eficiente.

CRITERIO ABC
Supone separar en tres conjuntos el porcentaje de las actividades realizadas en
comparación con el porcentaje de los resultados obtenidos.
En su aplicación al uso del tiempo, el criterio ABC recuerda que una pequeña parte del
tiempo de trabajo produce la mayor parte de los resultados.
 El 15% de las actividades origina el 65% de los resultados. A este grupo lo
llamamos “A”.

 El 20% de las actividades origina el 20% de los resultados. A este grupo lo

llamamos “B”.

 El 65% restante de las actividades tan solo aporta el 15% de los resultados que
falta. A este grupo lo llamamos “C”.

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Obviamente, es esta parte “A” de las actividades la que debe recibir prioridad absoluta.
Cuando se trabaja en equipo, lo más probable es que sea el propio jefe quien deba
ocuparse directamente de este tipo de actividades. Las tareas de tipo B tenderán,
probablemente, a ser delegadas en más de una ocasión. Y bastantes de las C puede que
merezcan una ejecución rápida (con el menor consumo posible del tiempo), o incluso el
olvido.

La ley de parkison

La ley de Parkinson explica por qué las cosas llevan más tiempo del que deberían:
“Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su
completa realización”
Trabajar sin plazos, sin tener en cuenta la existencia de otras tareas que también deben
ser realizadas, supone un elevado riesgo. Si se asigna una hora a una tarea, es casi
seguro que llevará una hora hacerla, pero, si se le asigna solo media hora, posiblemente
ocupará poco más de esa media hora. El reto es asignar el tiempo suficiente, pero no
excesivo, dependiendo de la actividad que se busque realizar.

Las tres leyes de Murphy

La primera ley nos advierte de que “nada es tan sencillo como parece al principio”.
En consecuencia, lo que acaba ocurriendo, como nos señala la segunda ley, es que “todo
lleva más tiempo del que se pensaba al principio”
Y finalmente la tercera ley nos señala que “si algo puede fallar, acabará por fallar y,
seguramente, en el peor momento”. Esto supone, al igual que la primera ley, que la
actividad nos tomara aún más tiempo del previsto.

La ley de Illich

Esta ley nos dice que “después de un cierto número de horas, la productividad del
tiempo invertido decrece y llega a ser negativa”

PRODUCTIVIDAD

TIEMPO

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La Ley de Illich nos enseña algo que en términos de productividad es fundamental:
trabajar más horas no significa trabajar mejor. Por tanto, no hay que cometer el error de
querer trabajar más, sino de querer trabajar mejor para, trabajando menos, ser más
productivo.

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Caso Cencosud

Cencosud se define a si mismo como una empresa de retail,, con operaciones activas
en Argentina, Brasil, Chile, Colombia y Perú, países en los que desarrolla una exitosa
estrategia multiformato que se extiende a los negocios de supermercados,
homecenters, tiendas por departamento, centros comerciales y servicios.

Observamos el caso de la empresa Cencosud, la cual es dueña de establecimientos

nacionales e internacionales como Wong, Metro, etc. Aquí encontramos un uso eficaz
del tiempo respecto al negocio, puesto que al tener múltiples locales en todas las
ciudades utilizo el método de expansión y construcción de más tiendas por todo el país
de manera que las zonas referenciales en las que se encuentran, ayudan al cliente a
ahorrar más tiempo en lo que demora el trayecto ida y vuelta y les brinda mayor
credibilidad en la sociedad.

Además de lo mencionado anteriormente, esta administración eficaz del tiempo resulta

beneficiada a la hora del proceso adquisitivo, ya que le da más tiempo de abastecerse
y. de esta manera, podrán realizar mejor las actividades con el tiempo que le resta.

Si analizamos esta estrategia del ahorro del tiempo, podemos comprobar que la
cantidad del personal, tanto como locales, resulta de gran ayuda para el desarrollo de
la empresa y es un claro ejemplo de administración eficaz del tiempo

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Caso: Saga Falabella S.A

Uno de los casos en los cuales se ha encontrado el uso primordial de la administración

del tiempo aplicado en el mundo empresarial se da al observar a Saga Falabella, una
de las tiendas de mayor renombre en nuestro país y a lo largo del América latina al
contar con más de 65 000 colaboradores en Chile, Argentina, Colombia y Perú.

Uno de los casos en los cuales encontramos en el correcto uso de la administración el

tiempo se puede presenciar en la implementación del negocio electrónico, el cual
potencia las ventas de esta empresa. Esta, a pesar de que cuenta con una gran
demanda en todo el continente, se percató de que muchas de las personas que asistían
a comprar lo hacían durante los fines de semana o los días no laborales, en los cuales
tenían más tiempo y tranquilidad para realizar las diversas compras, pero, por ese
motivo, era muy elevado el número de clientes que asistía durante esos días, generando
severas congestiones en las tiendas lo que dificultaba la adquisición de productos por
parte de los clientes y, por ende, disminuía su selectividad al momento de elegir en que
tienda comprar lo que ocasionaba una caída en las ventas.

Para solucionar este problema, la empresa implemento en su página web oficial, la

opción de comprar en línea, con ello, los clientes que estuvieran metidos todo el día en
su oficina, podrían hacer uso de esta página, entrar al catálogo en línea y buscar el
articulo necesario y, con solo un clic, se puede acordar que día y a qué hora se desea
que se entregue el producto. Al principio esta idea solo era compatible con
electrodomésticos tales como televisores, computadoras, microondas, etc. Pero luego
se fueron incorporando artículos deportivos, prendas de vestir y artefactos de mayor
tamaño como las refrigeradoras o lavadoras. De esta forma, Saga Falabella, pudo
solucionar una necesidad que, es estos días resulta indispensable para cualquier
persona, la administración de su tiempo, logrando que los clientes ya no se vieran
obligados a asistir a las tiendas físicas y lo puedan realizar todo de forma virtual.

Otro caso en el cual se aprecia la administración del tiempo en la empresa se da al

momento de la selectividad del trabajo para cada operario de las tiendas. Años atrás,
las empresas tenían solo un jefe al mando para las diversas áreas que presentaba la
empresa debido a que el número de estas no era tan amplio como para necesitar más
apoyo. Sin embargo, conforme la tienda iba creciendo a medida que la tecnología y los
diferentes estilos de moda iban apareciendo, se observó que se necesitaría más de un
encargado para administrar las diversas áreas, con esa necesidad se implementó a una
mayor cantidad de empleados y jefes de diversas áreas para, de esta manera, satisfacer
la demanda requerida de los clientes. Este aumento se evidencia al observar como en
2009, la empresa contaba con 5,078 trabajadores en sus distintas tiendas, pero, en el
año 2010, esta cifra aumenta hasta alcanzar los 7,311 trabajadores, un aumento en un
25% en tan solo un año*. Además de este aumento de trabajadores, también podemos
ver como se ha aumentado el número de gerentes para administrar la empresa, donde
antes solo se observaba la necesidad de uno o dos administradores de las tiendas, hoy

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en día se puede apreciar una larga lista en el directorio en el cual vemos a los diversos
gerentes y al sector al cual pertenecen encargados de que se cumplan cada una de las
metas que se trazan por medio de una organización ordenada.

Ante este caso, podemos comprobar cómo es requerido cada vez más la adquisición de
más empleados y gerentes para administrar el tiempo de la empresa, ya que, si solo se
contara con un pequeño número de empleados, los clientes que cuenten con quejas se
verían obligados a estar en una larga lista de espera debido a que el encargado en dicha
área tendría que atender a un gran número de personas antes, lo que generaría el
disgusto en los clientes debido a que ellos también se verían afectados con la mala
gestión que se está realizando en el tiempo y obligaría a que cambien de preferencias.

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Conclusiones

Esto indica que la importancia de la administración del tiempo se vuelve cada vez más
importante porque hay más personas que no lo usan de manera adecuada, no saben
organizarse y por lo tanto requieren ayuda para poder tiene un estilo de vida con más
orden. La administración está en todo y se usa para todo. El tiempo también debe ser
bien administrado, y las Empresas que son conscientes que el éxito depende de ello,
están interesadas en hacerlo; porque el tiempo es costo y el costo es dinero. El tiempo
da y quita oportunidades y administrándolo se optimiza el desempeñó y desarrollo de
CAD trabajador en una empresa y sólo administrando el tiempo se puede planificar
organizar y ejecutar cargos y tareas en la empresa. La administración del tiempo mes
esencial en la vida de los personajes imprescindibles en toda empresa, ya que hace
eficiente cada decisión que se vaya a tomar.

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Bibliografía:

- Covey, S (1998). 7 habitos de los adolescentes altamente efectivos. (primera

edición) Estados Unidos. Pinguin Random House S. A

- Albores, P (2005). Gestión del tiempo: el time management y su aplicación en

la empresa actual. (primera edición) España. Ideaspropias Editorial S.L

- Acosta, J. (2012). Gestión eficaz del tiempo y control de estrés. (6ta. ed.)
España: Esic Editorial

- Ronquillo, J. (2006). Administración básica de la empresa familiar. México:

Panorama Editorial

- Covey, S. R. (1989) 7 habitos de personas altamente efectivas. (primera

edición) Estados Unidos. Pinguin Random House S.S

- Gonzáles, M. (2006). Gestión eficaz del tiempo. España: INNOVACIÓN Y

CUALIFICACIÓN, S.L

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