Sistema Integrado de Gestión Administrativa Financiera SIGAF

2017

FONDO MUNICIPAL DE INVERSIONES DEL CALLAO S.A

Sistema Integradó de Gestióó n Administrativa

Financiera - SIGAF

Móó duló de Cóntabilidad

Mayo 2017

Móó duló de Cóntabilidad Paó gina 1

 Sistema Integrado de Gestión Administrativa Financiera SIGAF
2017

INTRODUCCIÓN

El Módulo de Contabilidad del Sistema Integrado de Gestión Financiera SIGAF;

automatiza los procesos de registro de devengados, contabilización de
asientos contables, cierre de periodos de almacén y compras, asimismo
uso del maestro de contabilidad para optimizar las operaciones
contables; obtener reportes de registros de asientos y la
generación de los libros contables para el análisis que corresponda en la
institución Fondo Municipal de Inversiones del Callao.

Asimismo, indicamos que los procesos del Módulo de Contabilidad, se articulan

con los procesos de los módulos administratvos del integran el Sistema Integral
Administrativo financiero SIGAF.
La presente guía ha sido elaborada con el fin de brindar al personal del área de
contabilidad, el conocimiento y habilidades en el uso operativo del Módulo de
Contabilidad del Sistema Integrado de Gestión Financiera SIGAF; herramienta
informática que automatiza los procesos de registro de devengados,
contabilización de asientos contables, cierre de periodos de almacén y
compras, asimismo uso del maestro de contabilidad para optimizar las
operaciones contables; obtener reportes de registros de asientos y la
generación de los libros contables para el análisis que corresponda en la
institución Fondo Municipal de Inversiones del Callao.

Asimismo, indicamos que los procesos del Módulo de Contabilidad, se articulan

con los procesos de los módulos administratvos del integran el Sistema Integral
Administrativo financiero SIGAF

Móó duló de Cóntabilidad Paó gina 2

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2017

Contenido
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 2

ALCANCE FUNCIONAL DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD ....................................................... 4

DESCRIPCION DE LA BARRA DE ACCESO RAPIDO .................................................................. 4

DESCRIPCION DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS DEL MODULO DE CONTABILIDAD: ........... 5

INGRESO AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA.................................... 11

INGRESO AL MÓDULO DE CONTABILIDAD .......................................................................... 11

REGISTRO DE UN DEVENGADO ........................................................................................... 12

REGISTRO DE UN ASIENTO CONTABLE ................................................................................ 16

REAPERTURA DE UN DEVENGADO ...................................................................................... 19

REGISTRO DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 21

CONSULTA DE DEVENGADOS .............................................................................................. 22

REPORTE DE ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO ................................................................ 23

REGISTRO DE ASIENTOS – CONTABILIZADOS| .................................................................... 25

CONTABILIZADOS ................................................................................................................ 27

CONSULTAR CONTABILIZADOS ............................................................................................ 28

REPORTE ASIENTOS ............................................................................................................. 29

TRANSFERENCIA COA .......................................................................................................... 31

LIBRO DE COMPRAS............................................................................................................. 34

CIERRE - ALMACEN .............................................................................................................. 37

CIERRE – PROCESO CONTABLE ............................................................................................ 39

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ALCANCE FUNCIONAL DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD

Administración de Plan de Cuentas

Permite crear cuentas para su uso en el Asiento Contable.
Característcas:
 Permite el registro y la búsqueda del plan de cuentas

Generación de Asientos Contables

Permite reflejar los egresos de la institución.
Característcas:
 Permite registrar el documento que presenta el proveedor ya sea factura,
recibo por honorario, boleta, etc.

Generación de Devengados
Permite registrar un ingreso o un gasto de la entidad.
Característcas:
 Registro de nota devengado y comprobante de pago (facturas, boletas etc).

DESCRIPCION DE LA BARRA DE ACCESO RAPIDO

BOTONES:

: Apertura un nuevo formulario del sistema.

: Borra un registro de la vista actual.

: Graba una acción de registro o modificación en las opciones del formulario.

: Recuperar o actualizar Vista.

: Presentación preliminar de la vista actual.

: Insertar un detalle o Registro de artículo.

: Insertar un detalle o Registro de artículo.

: Cierra la ventana Actual

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DESCRIPCION DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS DEL MODULO DE
CONTABILIDAD:
Funcionalidad del Módulo de Contabilidad.

MAESTROS: Permite configurar el funcionamiento general del Módulo de Contabilidad.

OPCIONES EN LA GESTION DE
MAESTROS

Plan de Cuenta: Esta opción permite el registro y mantenimiento del plan de cuentas
contables gubernamentales.

Lista de Plan de Cuenta, permite mostrar la relación de plan de cuentas registrados y

mediante mouse y doble clic accedemos al mantenimiento del registro. El área de Filtro
permite realizar búsquedas por código y nombre en el área de Lista.

Mediante el icono “Insertar nuevo registro” accedemos a la opción de registrar una

nueva cuenta contable. A continuación describiremos cada uno de los campos del
formulario de registro

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Cuenta Padre: Seleccionar mediante el icono , búsqueda seleccionar la cuenta

padre en caso de ser requerido.
Cuenta Contable: En este campo se ingresará la cuenta contable, solo números
Nombre Cuenta: En este campo se ingresara el nombre completo de la cuenta
contable.

Guardar el registro mediante un clic en el icono , “Grabar”; o Eliminar el registro

mediante un clic en el icono “Eliminar”

Ciclo Fase Contable: Esta opción permite mostrar la relación de fases contables según ciclo
seleccionado.

Mediante el icono “Insertar nuevo registro” accedemos a la opción de registrar una nueva
fase contable. A continuación describiremos cada uno de los campos del formulario de registro.

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Código: En este campo se ingresara el código de uno (01) digito.
Nombre: En este campo se ingresara el nombre de la fase contable.

Guardar el registro mediante un clic en el icono “Grabar” o Eliminar el registro mediante un

clic en el icono “Eliminar”

Ciclo Operación Contable: Esta opción permite el registro y mantenimiento de las

operaciones contables gubernamentales.

El área de “Recupera datos”, permite realizar la extracción de la base de datos las operaciones
según el ciclo contable seleccionado. El área de Filtro permite digitar el número o nombre como
selección en el área de Lista.

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Mediante el icono “Insertar nuevo registro” accedemos a la opción de registrar una nueva
operación contable.

Cabecera: A continuación describiremos cada uno de los campos del formulario de registro:

Número: Número autogenerado que representa el ID o código de la operación

contable.
Ciclo: Ciclo de la operación contable que debe seleccionarse.
Nombre: En este campo se ingresara el nombre completo de la operación contable

Guardar el registro mediante un clic en el icono “Grabar” o Eliminar el registro mediante un

clic en el icono “Eliminar”

Detalle de Operación: Mediante el icono “Registra Nuevo Detalle” accedemos a la

opción de registrar el detalle de una operación contable - Detalle. A continuación describiremos
cada uno de los campos del detalle registro:

Fase: Fase contable de la operación, el cual debe seleccionarse.

Tipo: Tipo de movimiento contable, el cual debe seleccionarse.

Debe/Haber: Seleccionar el movimiento contable.

Cuenta: Digitar el código de la cuenta contable, si el ingreso es correcto

automáticamente debe mostrar en nombre de la cuenta contable. Otra modalidad de
registrar la cuenta contable es mediante el mouse y dar clic en el botón el cual
desplegara una ventana emergente que permitirá la búsqueda de la cuenta contable.

Guardar el registro mediante un clic en el icono “Grabar” o Eliminar el registro mediante un

clic en el icono “Eliminar”

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ASIENTOS: Permite registrar y mostrar los asientos contables.

OPCIONES EN LA GESTION DE
ASIENTOS

FASES: Muestra las diferentes etapas de una orden de servicio o compra.

OPCIONES EN LA GESTION DE
FASES

LIBROS: esta opción permite registrar aumentos y disminuciones de las partdas de (activos,
pasivos, capital, ingresos, gastos)

OPCIONES EN LA GESTION DE
LIBROS

DEVENGADO: El Devengado contable corresponde a las transacciones y demás sucesos se

reconocen cuando ocurren (y no cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente al
efectvo), y se informa sobre ellos en los estados fnancieros. Los estados fnancieros
elaborados sobre la base del devengado informan a los usuarios no solo sobre transacciones
pasadas que suponen ingresos o salidas de fujos de efectvo, sino también sobre obligaciones
futuras y de los recursos que representan fujos de ingreso de efectvo a recibir en el futuro.

OPCIONES EN LA GESTION DE
DEVENGADO

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SOLICITUD:

OPCIONES EN LA GESTION DE
SOLICITUD

PROCESOS:

OPCIONES EN LA GESTION DE
PROCESOS

SEGUIMIENTO:

OPCIONES EN LA GESTION DE
SEGUIMIENTO

CIERRE:

OPCIONES EN LA GESTION DE
CIERRE

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INGRESO AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Seleccionar icono del SIGAF en su escritorio, digitar usuario y password, presionar “Aceptar”
para acceder a la ventana principal del sistema.

INGRESO AL MÓDULO DE CONTABILIDAD

1. Digitar su Usuario y password creado para la administración del modulo de
abastecimiento.

2. En el menú del sistema seleccionar el icono “Contabilidad”.

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REGISTRO DE UN DEVENGADO
1. Ubicar el puntero del mouse en la opción “Devengado”

Fig 1.

2. Visualizaremos la lista de devengados que se encuentran en estado “Registrado”,

luego doble click al icono para registrar un “nuevo devengado”.

Fig 2.

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3. Visualizaremos el formulario de un nuevo registro, seleccionamos el origen del
devengado, hacemos click en el icono para elegir la Nota de Compromiso.

Fig 3.

4. Luego, procedemos a elegir la Nota de Compromiso y hacemos click en el icono ,

para aceptar la nota de compromiso elegida.

Fig 4.

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5. Luego, clic, en el icono , para grabar el cuerpo de “Datos de Devengado”,

aceptamos y se generara un numero correlatvo del devengado.

Fig 5.

6. Posteriormente, insertamos el artículo a solicitar en la sección “Detalle”,

seleccionamos el icono , y doble clic para registrar el tpo de documento que
presenta el proveedor y su detalle.

Fig 6.

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7. Luego, en el “Detalle – Documentos del Proveedor”, seleccionamos el tpo de

documento presentado por el proveedor. Grabamos los cambios.

Fig 7.

8. Luego, en el formulario “Datos del devengado”, clic en la caja de texto “Devengar”

para poder registrar el asiento contable.

Fig 8.

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REGISTRO DE UN ASIENTO CONTABLE
1. Posteriormente, en el formulario “Datos del Devengado”, clic en en la caja de texto
“N° Asiento Contable”.

Fig 9.

2. Posteriormente, en el formulario “Registrar Asiento Contable”, clic en para

grabar la “Cabecera”.

Fig 10.

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3. Se procede a seleccionar el icono , y clic para registrar el Haber y el Debe. Luego,

clic, en el icono , para grabar el cuerpo de “Detalle”, aceptamos y se guardan los
cambios.

Fig 11.

4. Se procede a seleccionar el icono , para poder visualizar el Asiento Contable.

Fig 12.

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5. Hacemos clic en el icono , para poder visualizar el Asiento Contable.

Fig 13.

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REAPERTURA DE UN DEVENGADO
1. Ubicar en la barra de herramientas Click en “Devengado”.

Fig 14.

2. En el formulario podremos fltrar la Lista por N° devengado, N° compromiso.

Fig 15.

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3. Ante la necesidad de corregir los datos de un devengado, se ha habilitado la
funcionalidad para revertr el estado de “Devengado”, Click en “Eliminar Devengado”
el cual pasa al estado “Registrado”, para editar las modificaciones necesarias.

Fig 16.

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REGISTRO DE DOCUMENTOS
1. Permite mostrar la relación de los documentos del proveedor registrados como
devengado. El área recupera dato permite realizar fltros por: Año, Mes, Área, Meta y
Rubro.

Fig 17.

2. Mediante el botón permite exportar la información a un formato EXCEL.

Fig 18.

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CONSULTA DE DEVENGADOS
1. Ubicar en la barra de herramientas “Devengado”. En la opción elegir “Consulta”, para
mostrar Lista

Fig 19.

2. En el formulario podremos fltrar la Lista de Órdenes a consultar su estado de trámite.

Fig 20

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REPORTE DE ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO
1. Ubicar en la barra de herramientas Click en “Devengado”, Seleccionamos “Reportes”.

Fig 21

2. En nuestro caso elegimos la opción “Detallado hasta el mes seleccionado” para

confrmar la búsqueda click en Reporte.

Fig 22

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3. A contnuación se muestra el reporte de órdenes, en donde encontramos información
del número de la orden, nombre proveedor, el estado, etc. Cabe indicar que existe la
posibilidad de exportar el producto a una página Excel.

Fig 23

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REGISTRO DE ASIENTOS – CONTABILIZADOS|
1. Ubicar el puntero del mouse en la opción “Asientos”

Fig 24

2. Visualizaremos la lista de devengados que se encuentran en estado “Registrado”,

luego doble click en el devengado seleccionado.

Fig 25
3.

Móó duló de Cóntabilidad Paó gina 25

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4. En el formulario le damos click en “Contabilizar”.

Fig 26

5. Grabamos los cambios doble click .

Fig 27

Móó duló de Cóntabilidad Paó gina 26

CONTABILIZADOS
1. En la opción elegir “Contabilizados”, para mostrar Lista.

Fig 28

2. En el formulario muestra la relación de los asientos contables en estado contabilizado.

Fig 29
CONSULTAR CONTABILIZADOS
1. En la opción elegir “Consulta”, para mostrar Lista.

Fig 30

2. Permite mostrar la relación de los asientos contables y mediante el mouse y doble clic
accedemos a la opción que permite mostrarlos datos del asiento contable. El
área de Recupera datos, permite realizar la extracción de la base de datos de los
asientos según el periodo y mes seleccionado. El área de Filtro permite digitar el
número asiento o glosa como búsqueda.
 Fig 31

REPORTE ASIENTOS
1. En la opción elegir “Reporte”, para mostrar Lista.

Fig 32

2. Esta opción permite generar la relación de los asientos según año y mes seleccionado.
 Fig 33

3. Mediante el botón accedemos al reporte.

Fig 34
TRANSFERENCIA COA
1. En la opción elegir “Transferencia al COA”, para mostrar Lista.

Fig 35

2. Para realizar la generación hacer clic en el botón

Fig 36
3. Confrmamos la generación del archivo.

Fig 37

4. Seleccione la ruta donde se almacenara el archivo generado.

Fig 38
5. Asimismo, se tiene la opción de generar el reporte de los documentos devengados

mediante el botón .

Fig 39

6. Mediante un clic en el icono “Imprimir” realizamos la impresión.

Fig 40
LIBRO DE COMPRAS
1. En la opción elegir “Libro de Compras”, para mostrar Lista.

Fig 41

2. Permite la generación del libro de Compras según documentos registrados en la fase

del devengado de un mes determinado mediante la selección del área Filtros.

Fig 42
3. Para guardar el libro de compras hacer clic en el botón que le
solicitara la confirmación mediante:

Fig 43

4. Seleccione la ruta donde se almacenara el archivo generado

Fig 44
5. Asimismo, se tiene la opción de generar el reporte de los documentos devengados

mediante el botón

Fig 45

6. Mediante un clic en el icono “Imprimir” realizamos la impresión

Fig 46
CIERRE - ALMACEN

Esta opción permite el registro y mantenimiento de los periodos del almacén. El periodo se
refere a un rango de fecha que normalmente corresponde a los meses del año el cual es usado
para controlar las operaciones del módulo de almacén, referida a las operaciones de ingreso o
salida de almacén

En estado REGISTRADO es permitda las operaciones.

En estado es CERRADO no se puede realizar ninguna operación

1. En la opción elegir “Cierre”, para mostrar Lista.

Fig 47

2. Lista de Periodos, permite mostrar la relación de periodos de almacén registrados y en

la lista mediante mouse y clic accedemos al mantenimiento del registro.

Fig 48
Mediante el icono “Insertar nuevo registro” accedemos a la opción de registrar un
nuevo periodo de almacén.

Fig 49

. A contnuación describiremos cada uno de los campos del formulario de registro:

Periodo: Año de operación.

Almacén: Mes de operación.
Inicio: Fecha de inicio del periodo mensual.
Fin: Fecha final del periodo mensual.
Estado: Indica el estado del periodo que toma valor por defecto de
APERTURADO, para pasar al estado de CERRADO el usuario debe seleccionar
mediante el mouse en la lista y luego grabarlo.
Registrado por: Indica el usuario y fecha que se realizó el registro del
periodo.
Modificado por: Indica el usuario y fecha que se realizó la última modifcación del
registro del periodo.

Guardar el registro mediante un clic en el icono “Grabar”.

Eliminar el registro mediante un clic en el icono “Eliminar”

CIERRE – PROCESO CONTABLE
Esta opción permite el registro y mantenimiento de los periodos de las operaciones de gasto
del SIGAF con sus módulos de: Abastecimiento, Presupuesto, Personal, Contabilidad y
Tesorería. El periodo se refere a un rango de fecha que normalmente corresponde a los meses
del año el cual es usado para controlar las operaciones del SIGAF

En estado REGISTRADO es permitda las operaciones en el periodo indicado

Si el estado es CERRADO no se puede realizar ninguna operación en el periodo indicado

1. En la opción elegir “Cierre”, para mostrar Lista.

Fig 50

2. Lista de Periodos, permite mostrar la relación de periodos de procesos del SIGAF

registrados y en la lista mediante mouse y clic accedemos al mantenimiento del
registro.

Fig 51
 3. Mediante el icono “Insertar nuevo registro” accedemos a la opción de registrar un
nuevo periodo de almacén.

Fig 52

A contnuación describiremos cada uno de los campos del formulario de registro.

Periodo: Año de operación.

Almacén: Mes de operación.
Inicio: Fecha de inicio del periodo mensual.

Fin: Fecha fnal del periodo mensual.

Estado: Indica el estado del periodo que toma valor por defecto de APERTURADO,
para pasar al estado de CERRADO el usuario debe seleccionar mediante el mouse en
la lista y luego grabarlo.

Registrado por: Indica el usuario y fecha que se realizó el registro del periodo.

Modificado por: Indica el usuario y fecha que se realizó la últma modificación del
registro del periodo.

Guardar el registro mediante un clic en el icono “Grabar”.

Eliminar el registro mediante un clic en el icono “Eliminar”