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GUÍA PARA EL PROGRAMA DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD

DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN


BOGOTÁ 2017

Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada.
CÓDIGO: SO-G04
GUÍA DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD
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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 3
3. REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS .......................................................................... 3
4. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 3
5. CLASES DE INSPECCIONES ........................................................................................................... 3
5.1. INSPECCIONES PLANEADAS ................................................................................................. 3
5.2. INSPECCIONES NO PLANEADAS O INFORMALES ................................................................. 3
5.3. INSPECCIONES DE ÁREAS Y PARTES CRÍTICAS ..................................................................... 3
6. ELEMENTOS PARA LA INSPECCIÓN ............................................................................................. 4
6.1. PLANEACIÓN DE LA INSPECCIÓN.................................................................................................. 4
6.2 EJECUCIÓN DE LA INSPECCIÓN...................................................................................................... 4
6.3 ANÁLISIS DE RESULTADOS DE LA INSPECCIÓN.............................................................................. 5
6.4 REGISTRO E INFORME DE LA INSPECCIÓN .................................................................................... 5
6.5 SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS ................................................................................. 6
7. ELEMENTOS A INSPECCIONAR EN LAS ÁREAS DE TRABAJO ........................................................ 7
8. RESPONSABILIDADES................................................................................................................... 7
8.1 GRUPO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ......................................................................... 8
8.2 SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ....................................................................................... 8
8.3 COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (COPASST).................................... 8
8.4 COLABORADORES .......................................................................................................................... 8
9. REGISTROS ................................................................................................................................... 8

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1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la realización de inspecciones de seguridad (planeadas y no planeadas), que


permitan Identificar los peligros y riesgos al interior de la Entidad, y así establecer acciones preventivas y/o
correctivas que favorezcan un ambiente de trabajo seguro y saludable.

2. ALCANCE

La presente guía tiene como alcance, la realización de inspecciones de seguridad en todas las áreas, puestos
de trabajo, y equipos del Departamento Nacional de Planeación (DNP).

3. REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS

Ver "Normograma y otros documentos de origen externo"(Anexo 1. MC)

4. DEFINICIONES

Ver "Glosario de Términos y Definiciones" (Anexo 2. MC)

5. CLASES DE INSPECCIONES

La inspección de seguridad, es una actividad operativa que se realiza de forma sistemática y permanente, con
el objeto de, identificar, analizar y controlar los riesgos asociados con los equipos, las personas, materiales y el
medio ambiente, que pueden afectar el funcionamiento de los procesos al interior de la Entidad,
comprometiendo los resultados. A continuación, se especifican las clases de inspecciones:

5.1. INSPECCIONES PLANEADAS

Son las inspecciones que se encuentran establecidas en el cronograma de inspección anual de la Entidad, en
las cuales se establece una periodicidad, áreas de trabajo, equipos e instalaciones por inspeccionar,
instrumentos y responsables determinados previamente.

5.2. INSPECCIONES NO PLANEADAS O INFORMALES

Son realizadas por cambios locativos, reportes de condiciones inseguras y demás situaciones que vulneran la
seguridad de los colaboradores en las instalaciones del DNP. No son realizadas sistemáticamente. Las cuales
podrán ser realizadas por el Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo con el apoyo de la Subdirección
Administrativa (en los casos que se requiera), COPASST y miembros de la Brigada de Emergencias que se
convoquen para tal fin.

5.3. INSPECCIONES DE ÁREAS Y PARTES CRÍTICAS

Son inspecciones planeadas que se desarrollan en determinadas áreas o partes consideradas como críticas,
esto quiere decir, componentes o áreas que tienen la probabilidad de ocasionar perdidas con base a la previa
identificación de riesgos y el historial de accidentalidad.

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6. ELEMENTOS PARA LA INSPECCIÓN

6.1. PLANEACIÓN DE LA INSPECCIÓN

Para lograr una adecuada inspección, se organiza teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

A. Tener un enfoque positivo. La persona que va hacer la inspección debe prepararse mentalmente para
buscar no sólo lo que esté mal, sino también lo que esté bien y debe tener una visión positiva.

B. El encargado de la inspección debe revisar los informes y registros de inspecciones anteriores y/o
reportes de inspecciones realizadas al área.

C. Definir objetivos que se desean alcanzar dentro de las inspecciones. Algunos de estos objetivos
pueden ser:

1. Identificar condiciones subestándar o peligrosas.

2. Verificar la eficiencia de las acciones correctivas.

3. Tomar medidas correctivas que disminuyan la exposición a pérdidas.

4. Identificar posibles riesgos ocasionados por la instalación de nuevos equipos y/o modificaciones
realizadas en el área.

D. Programar la inspección con el responsable del área a inspeccionar.

E. Elaborar los registros y formatos utilizados como instrumento para realizar la inspección

F. Elaborar y utilizar la lista de chequeo para verificar adecuadamente el área, y/o equipos a
inspeccionar.

G. En caso de requerirse, contar con los elementos necesarios para el correcto desarrollo de la
inspección, por ejemplo:

- Ropa y elementos de protección personal apropiados según el área

- Linterna, cámara fotográfica, y otros elementos que sean necesarios.

6.2 EJECUCIÓN DE LA INSPECCIÓN

Durante el desarrollo de la inspección es importante contar con la cooperación y participación activa de las
personas responsables del área. y es necesario:

A. Utilizar la lista de chequeo o verificación del área, y/o equipos a inspeccionar.

B. Registrar la condición subestándar o peligrosa identificada de manera breve, utilizando palabras claras
como; doblado, descompuesto, desgastado, corroído, suelto, con filtraciones, sobresaliente, filoso,
resbaloso etc.

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C. Buscar detalladamente condiciones que no sean identificadas a primera vista.

D. Describir de forma clara todos los aspectos encontrados en la inspección, utilizando si es posible
diagramas, fotografías o videograbadora,

E. Verificar las condiciones requeridas e identificar las desviaciones.

F. Clasificar los riesgos asociados y la prioridad de la intervención a la condición identificada.

G. Tomar medidas correctivas Si es posible implementar medidas preventivas

H. Tener en cuenta las situaciones y hallazgos encontrados durante inspecciones realizadas


anteriormente.

I. Comunicar al responsable las condiciones identificadas y acciones correctivas.

6.3 ANÁLISIS DE RESULTADOS DE LA INSPECCIÓN

Terminada la inspección se realiza un análisis de resultados tomando como base los siguientes elementos:

A. Estimar la probabilidad de que ocurra un incidente, accidente de trabajo o enfermedad laboral.

B. Analizar alternativas de control, de conformidad con la jerarquización de medidas de prevención de


control (Eliminación, sustitución, controles de ingeniería, controles administrativos, elementos de
protección personal)

C. Priorizar acciones correctivas

D. Asignar responsables para el seguimiento y ejecución de controles.

6.4 REGISTRO E INFORME DE LA INSPECCIÓN

Una vez realizada la inspección locativa y su análisis respectivo, se deben registrar en el formato
“Seguimiento de Inspecciones” con código F–GSST–10.

Nota 1: En caso de identificar un hallazgo o condición peligrosa con alto potencial de generar un accidente de
trabajo o enfermedad laboral, se debe elaborar un informe con la información de los hallazgos identificados en
la inspección. El informe debe contener la siguiente información:

A. Enumerar las condiciones identificadas en orden consecutivo, con evidencia fotográfica.

B. Cualquier condición subestándar o peligrosa con su respectivo riesgo debe ser descrita
detalladamente.

C. Cuantificar las condiciones de seguridad o hallazgos. Esta cuantificación se realizara de acuerdo a la


siguiente tabla:

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Tabla No. 1. Escala de valores para la cuantificación de condiciones inseguras

POTENCIAL DE PÉRDIDAS DE LA CONDICIÓN O ACTO GRADO DE


CLASE
SUBESTÉNDAR IDENTIFICADO ACCIÓN

Podría ocasionar la muerte, una incapacidad permanente o


A pérdida de alguna parte del cuerpo, o daños de considerable Inmediata
labor

Podría ocasionar una lesión o enfermedad grave, con una


B incapacidad temporal, o daño a la propiedad menor al de la Pronta
clase A

Podría ocasionar lesiones menores incapacitantes, enfermedad


C Posterior
leve o daños menores

D. Recomendaciones o acciones correctivas y su respectivo responsable. Para la selección de acciones


correctivas es fundamental tomar en cuenta los siguientes factores:

1. Control de accidentes de trabajo y enfermedades laborales de los colaboradores.

2. Control de daños a los bienes de la Entidad.

3. El grado probable del control.

4. Menores costos de seguros e indemnizaciones.

5. Control de pérdidas de tiempo y ausentismo laboral.

6. Probabilidad de ocurrencia se las pérdidas.

E. Fijar fechas de seguimiento para acciones correctivas.

F. Remitir al área competente, para que esta de tratamiento a las acciones correctivas

Nota 2: Se debe mantener en un expediente copia de estos informes, para la revisión respectiva por parte de
la Administradora de Riesgos Laborales y cualquier otra entidad de control que así lo requiera.

6.5 SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

El responsable de la inspección debe hacer un seguimiento de la ejecución de las acciones correctivas


recomendadas, verificando su cumplimiento, para lo cual se debe registrar las acciones realizadas para los
casos de condiciones locativas en el formato F–GSST–10 “Seguimiento de Inspecciones”

Para ello se debe llevar a cabo las siguientes actividades:

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1. Dar a conocer a través de comunicación escrita (correo electrónico, intranet – Centro de Servicios,
memorando, entre otros) las acciones correctivas a desarrollar indicando la fecha de cierre de la misma a
las personas directamente responsables de ejecutarlas.

2. Verificar que la acción se inicie de acuerdo con lo programado.

3. Comprobar la efectividad de las acciones ejecutadas y establecer las modificaciones que sean necesarias.

7. ELEMENTOS A INSPECCIONAR EN LAS ÁREAS DE TRABAJO

A continuación, se presenta la clasificación de los elementos a inspeccionar, los cuales se incluirán en el


cronograma de inspecciones para cada vigencia, donde se define la frecuencia y responsables del mismo:

A. Inspecciones a áreas, equipos y partes críticas: Se inspeccionan aspectos locativos como áreas
de trabajo, áreas comunes, baños, escaleras, estantes, iluminación, entre otros, para lo cual se utiliza
el formato F–GSST–12. “Inspección Locativa”

B. Inspección de elementos de protección personal y elementos ergonómicos: Revisión al control


de uso y reposición de los elementos de protección personal para los colaboradores que lo requieran,
y los elementos ergonómicos de cada puesto de trabajo, para este último se utiliza el formato F–GSST-
14 “Lista de chequeo condiciones de puesto de trabajo”

C. Inspección de equipos de emergencia: Verificación del estado y funcionamiento de los equipos de


emergencia entre los que se encuentran extintores, camilla, inmovilizador de cuello y cabeza, paleta
de identificación de piso, botiquín y sistema de comunicaciones, para lo cual se utilizan los formatos
“Inspección de Extintores” con código F–GSST–01, “Entrega de dotación e inspección de
botiquines portátiles” con código F-GSST-06 “Inspección de elementos para atención de
emergencia” con código “F–GSST- 09, adicionalmente es necesario la inspección al sistema de
apertura de puertas de emergencia, sistema de alarma, entre otros.

D. Inspecciones a puestos de trabajo: Para identificar los diferentes factores que afectan el sistema
osteo-muscular de los colaboradores, se realizan inspecciones a los puestos de trabajo y áreas
comunes, de acuerdo con la Guía del sistema de vigilancia epidemiológica para el control del
riesgo biomecánico con código SO–G03, que permita identificar las condiciones ergonómicas del
puestos de trabajo, con respecto a altura, profundidad, video terminales entre otros, para lo cual se
registra en el formato “Lista de chequeo a condiciones de puesto de trabajo” con código F–
GSST–14.

Una vez identificados los hallazgos se realiza el reporte al Grupo de Servicios Generales encargados del
mantenimiento locativo, para lo cual se procederá a realizar la adecuación o corrección requerida. Las
solicitudes correspondientes a áreas comunes se registrarán y se realizara el consolidado en el formato
“Seguimiento a Inspecciones” con código F–GSST–10 para realizar el seguimiento respectivo.

8. RESPONSABILIDADES

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8.1 GRUPO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

1. Realizar las inspecciones de seguridad a instalaciones y equipos de conformidad con el cronograma


anual.

2. Reportar los hallazgos o condiciones inseguras y realizar los informes a que diera lugar producto de
las inspecciones realizadas.

3. Notificar sobre la realización de las acciones correctivas al personal encargado.

4. Realizar el seguimiento del desarrollo de las acciones correctivas.

8.2 SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

1. Realizar el mantenimiento de las instalaciones, equipos y herramientas de acuerdo con las solicitudes
e informes de inspecciones realizadas.

2. Realizar la solicitud a la administración de los edificios donde se encuentren las instalaciones de la


Entidad, para realizar el mantenimiento de áreas comunes

8.3 COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (COPASST)

1. Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, equipos, aparatos y las
actividades realizadas por funcionarios en cada área o sección de la Entidad, e informar sobre la
existencia de factores de riesgo y sugerir las acciones correctivas y de control.

2. Proponer a la administración de la empresa o establecimiento de trabajo la adopción de medidas y el


desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo.

3. Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores en materia de medicina, higiene
y seguridad industrial.

8.4 COLABORADORES

1. Reportar a través de la intranet – Centro de Servicios, por correo electrónico o comunicación telefónica
al Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo (GSST) cualquier condición insegura que requiera de
inspección.

2. Informar sobre actos inseguros que se presenten en su área de trabajo.

3. Colaborar en la realización de las inspecciones en su área de trabajo.

9. REGISTROS

Los registros que se derivan de la presente guía son los siguientes:

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• Cronograma de inspecciones.

• Registro de inspecciones a áreas comunes en el formato Inspección locativa F–GSST–12

• Registro de los hallazgos identificados en el formato de Seguimiento a inspecciones F–GSST–10.

• Registro de inspección a extintores en el formato de inspección de extintores F–GSST–01

• Registro de inspección a elementos de atención de emergencia en el formato de inspección a


elementos para atención de emergencia F–GSST–09.

• Registro de inspección a puestos de trabajo en el formato de Lista de Chequeo Condiciones De Puesto


De Trabajo F–GSST–14.

• Entrega e inspección de botiquines portátiles F-GSST-06

• Registro de asistencia o participación en las inspecciones en el formato control de asistencia F–GDH-


09.

Fecha de Aprobación: 31 de Julio de 2017

Revisó:

______________________________________________
Rafael Ricardo Martinez Venegas
Coordinador Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo

Aprobó:

______________________________________________
Maria Clemencia Angulo González
Subdirector(a) de Gestión y Desarrollo del Talento Humano

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