Excel Intermedio Clase 1

Contenido
Introducción al curso..................................................................................................................... 2
Partes de una base de datos ......................................................................................................... 2
Conteo de campos y registros ....................................................................................................... 2
Inmovilizar paneles ....................................................................................................................... 4
Dividir paneles ............................................................................................................................... 6
Vista de paneles ............................................................................................................................ 6
Ordenando registros ..................................................................................................................... 7
Filtro de registros por palabra....................................................................................................... 8
Filtro avanzado ............................................................................................................................ 10
Comodines................................................................................................................................... 16
Búsqueda exacta ......................................................................................................................... 17
Esquemas .................................................................................................................................... 25
Autoesquema .......................................................................................................................... 25
Esquema manual ..................................................................................................................... 26
Consolidar ................................................................................................................................... 30
Consolidación sin vinculacion ................................................................................................. 30
Consolidación con vinculación ................................................................................................ 34
Consolidación de datos de varios archivos Excel .................................................................... 36
Introducción al curso
Profesora: Ruth Lázaro

Correo: prlazaro@cibertec.edu.pe

Las notas se redondean 12.5=13

Para el examen no se puede usar apuntes o manuales

Partes de una base de datos

Todas las filas con información útil son registros y cada columna es un campo. Veamos la
cantidad de registros (seleccionado)

La fila 3 es un registro especial, ya que tiene el nombre de los campos, esa fila es llamada
registro de nombres de campo.

Veamos los nombres de campos (fila 3)

Conteo de campos y registros

Cantidad de campos: 12
Cantidad de registros: 176

La función contar cuenta registros numéricos mientras que la función contara cuenta registros
numéricos más los registros alfanuméricos. Nota: en ambos casos las funciones no cuentan
las celdas vacías.

Cantidad de campos con la función contara es: =contara(A3:L3)

Cantidad de registros con la función contara es: =contara(G4:G179)

Inmovilizar paneles
Para poder inmovilizar todo un panel para una inmovilización horizontal (por ejemplo la fila de
registro de campos, fila 3)

Nos situamos en la celda A4 y luego vamos al comando inmovilizar paneles.

Aparecerá una línea

Y nos desplazamos. Veremos que al desplazarnos la fila 3 quedó inmovilizada.

Para eliminar este comando nos situamos CUALQUIER CELDA de la tabla y luego vamos al
comando Movilizar paneles.
Pero si colocamos el selector de celdas en una celda del medio de la tabla y le damos click
a la opción Inmovilizar paneles…

La inmovilización se dará tanto para un desplazamiento vertical como horizontal.

La inmovilización de paneles permite inmovilizar todo el panel horizontal superior cuando uno
se desplaza en forma vertical.

La inmovilización de paneles permite inmovilizar todo el panel vertical izquierdo cuando uno
se desplaza en forma horizontal.

En resumen, inmovilizar un panel implica lo siguiente:

Dividir paneles
d

Vista de paneles

Y se creará otra ventana con el nombre :2

Luego en vista organizar todo

Opción vertical y aceptamos

Finalmente nos quedará así

Los cambios que se hagan en un panel se reflejarán en el otro panel.

Ordenando registros
Ordenamos de A a la Z utilizando un solo campo vamos al comando ordenar. Ojo que debe
estar seleccionada cualquier celda de los datos

Ordenaremos primero a los distritos de Z a la A y luego a los vendedores por orden alfabético
A a la Z
listo

Filtro de registros por palabra

Se quiere a Alvarez y a los productos que contiene la palabra chocolate y saladas. Entonces
filtramos a Alvarez.

Entonces filtramos solo Alvarez y luego vamos al botón de filtrar de Producto.

Luego escribimos las palabras que queremos que contengan los registros y seleccionamos el
conector “O”
Listo

Luego haciendo uso del comando borrar se elimina los filtros que se aplicaron

Listo
Nota: a nivel de filtro de cada comando no es posible ver una jerarquía, pero a nivel de
orden sí.

Filtro avanzado
Crearemos los criterios para ello copiamos las condiciones en una parte de la hoja de Excel. Lo
copiamos en la parte superior.

Luego vamos al comando filtro -> avanzadas

Y se abrirá un cuadro de dialogo.

Rango de la lista hace referencia a los datos de la tabla. Luego seleccionamos los criterios y le
damos en aceptar
Listo, solo nos mostrará los vendedores Alvarez y Buendía. Esto funciona así los criterios estén
en mayúscula y minúscula, pero no en caso tuvieran tilde.

Ahora se considerará el rango de unidades.

Luego aplicamos el filtro avanzado seleccionando el nuevo rango

Listo, ahora solo observaremos las ventas de Alvarez que están entre 400 y 600 y las ventas de
Buendía que son menores a 200.

Luego si vamos a borrar, se eliminarán los filtros aplicados.

Listo.

Ahora haremos lo mismo pero los resultados lo mostraremos en otro lugar. Para ello,
activaremos el campo copiar a y luego solo le daremos un click a la celda J8 nada más.
Listo. Como podemos observar se mostrará todos los encabezados pero, con los datos de
Alvarez y Buendía de acuerdo a los criterios aplicados.

Pero si no queremos mostrar todas las columnas y solo se quiere mostrar algunas columnas,
haremos lo siguiente.

Copiamos a un lado los campos que se quieren conocer.

Luego vamos a opciones avanzadas.

Y seleccionamos las celdas copiadas

Luego click en aceptar.

Si queremos aplicar filtro por palabras y luego filtro avanzado, lo podemos hacer con filtros
avanzados haciendo bien los criterios.
Comodines
*: Se usa para reemplazar un conjunto de caracteres

?: se usa para reemplazar un carácter. Es decir, si colocamos en los criterios C? mostrará

resultados como Comas, colegio. Pero si colocamos C????? YA NO MOSTRARA COMAS pues
tiene menos caracteres.

Buscaremos un producto que empiece con C y que los demás caracteres no interesen se
escribirá: C*

Luego en filtro avanzado

Listo.

espacio
Búsqueda exacta
La búsqueda exacta permite buscar las celdas que contengan únicamente una determinada
palabra. Por ejemplo si se tiene una celda que contenga “chocolate blanco” y otra que diga
“chocolate” y otra que contenga “chocolate “, en este último caso el caracter espacio después
de la palabra chocolate, también es considerado; teniendo en cuenta estos tres casos, al realizar
una búsqueda exacta solo nos mostrará la segunda opción que es únicamente chocolate.

Por otro lado, la búsqueda se puede realizar sin importar el uso de mayúscula o minúscula.
A continuación, buscaremos las celdas que contengan solo la palabra chocolate. En la celda E3
podemos elegir buscar de esta manera =”=CHOcolate”, =”=chocolate”, =”=CHOCOLATE”, etc.

Luego en filtro avanzado.

Nos muestra solo las celdas que contenga la palabra “chocolate”.

Buscar aquellas que terminen en “lleta”.

Aplicamos el filtro avanzado

Aceptar y listo.
Buscando un carácter cuya tercera letra sea la “o”

Estableciendo los criterios

Aplicando el filtro avanzado

listo
Otro ejemplo.

Aplicando el filtro.
Filtros Avanzados entre Hojas
Aplicando filtros avanzados entre hojas

Escribimos los criterios.

Luego click en una celda de los criterios (por aquí se debe empezar)
Luego en opciones avanzadas.

1ero: Luego seleccionamos los criterios de la hoja llamada Caso4.

2do: Luego seleccionamos la base de datos ubicada en la hoja llamada DEUDAS.

3ero: Luego le damos click al campo copiar a otro lugar, y seleccionamos la celda A9 de la hoja
Caso4.
Listo.

Luego en aceptar.
Esquemas
Autoesquema
Utilizando el comando autoesquema de la ficha datos.

Listo.

Borrando el esquema hecho. Vamos a la ficha datos y luego al comando desagrupar -> borrar
esquema.
Listo.

Esquema manual
Seleccionamos las filas a ocultar.

Luego en agrupar.
listo

Y así podemos ir agrupando grupo por grupo de filas. No se puede hacer varios grupos a la vez.

Luego para invertir el botón menos –, es decir; en vez de que esté abajo colocarlo en la parte
superior.

Vamos al grupo esquema y le damos click en el siguiente punto.

Deshabilitamos el primer check.

Y aceptamos.
Para desagrupar solo un bloque debemos de volver a seleccionar de la misma manera que lo
seleccionamos para agruparlo y luego click en el comando desagrupar.

Listo.
Consolidar
Consolidación sin vinculación
Se tiene tres locales con los mismos encabezados

Enero Febrero Marzo Total

Y un artículo en común: Diarios

Vamos a la hoja donde se consolidarán los datos y seleccionamos la celda donde se mostrarán
los datos. (A3). Luego vamos al comando Consolidar.

Luego nos aparecerá la siguiente ventana.

En el campo referencia seleccionamos los datos del local 1.

Luego click en agregar.

Luego hacemos lo mismo para el local 2 y 3.
Marcamos con check las opciones fila superior y columna izquierda.

Luego aceptamos.

En esta consolidación sin vinculación al modificar los valores de Local 1, Local 2 y Local 3 no se
ve reflejado dichos cambios en la hoja Consolidado2.
Consolidación con vinculación
Realizamos los mismos pasos pero habilitamos el check de crear vínculos.

Luego click en aceptar y se crearán esquemas con celdas vinculadas a las hojas que contienen
los datos de los locales 1,2 y 3 de tal forma que ante cualquier cambio en esas hojas si se
refleja en la hoja de consolidado.
Si expandimos los valores de los diarios y podemos hacer click en los valores y nos mostrará de
qué local vienen los datos.

Y uno manualmente podría colocar el nombre de cada local.

Consolidación de datos de varios archivos Excel
Se abre un libro nuevo y se va al comando consolidar.

Luego cuando se va a seleccionar los datos, primero se hace click en el icono con flecha roja
para seleccionar los datos, y luego ir a la ficha vista y seleccionar el libro gastos 2013.
Luego de dar click aparecerá

Y seleccionamos los datos

Y lo agregamos
Hacemos lo mismo y habilitamos la fila superior y columna izquierda