Investigación documental y de campo

INFORME FINAL

Gestión de inventarios. Levantamiento Físico.

Judith Reyes Alcantara

2018
 ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................. 3
METODOLOGÍA .............................................................................................................................................. 4
PLAN DE INVESTIGACIÓN, .................................................................................................................................. 5
RESULTADO.................................................................................................................................................... 6
GESTIÓN DE INVENTARIOS ................................................................................................................................. 6
Antecedentes del tema. .......................................................................................................................... 6
Bases teóricas ........................................................................................................................................ 7
INVESTIGACIÓN DE CAMPO. ............................................................................................................................... 8
ANÁLISIS DE ENCUESTA ..................................................................................................................................... 8
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 14
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. ................................................................................................................... 15
ANEXOS........................................................................................................................................................ 16
DIARIO DE CAMPO ......................................................................................................................................... 16
ENTREVISTA ................................................................................................................................................. 22
Transcripción de la entrevista ............................................................................................................... 22
 Introducción

El trabajo que a continuación se va a exponer es una parte muy importante

cualquier empresa, ya que en cualquier ámbito en que nos desarrollemos existe un
inventario de bienes, lo único que cambia es la forma en que es controlado.

El buen control de los bienes, en este caso de los bienes inventariables es

imprescindible para la reducción y optimización de estos, además de ser una forma
de ubicación que facilita el trabajo en el área operativa, que es el motivo por el que
se realizo esta investigación, saber las características físicas, el estado en que se
encuentra, serie, clave CAMBS y la vida útil de los bienes, son características
importantes que se requiere tener presentes para controlar la asignación a las
diferentes instalaciones de Sistema Lerma.

La finalidad de un inventario en cualquier ámbito, es la fácil ubicación y el

correcto control que se le pueda dar los bienes, esto se lleva a cabo con
herramientas digitales que comerciales, pero en este caso se busca realizar una
herramienta adaptada a las necesidades muy especificas que se tiene en el Sistema
Lerma, tomando en cuenta que el equipo que se ha de inventariar es equipo
electromecánico, que está en movimiento dentro de las Instalaciones que
comprende el Sistema Lerma, es por eso que se busca agilizar la parte documental
que se lleva a cabo cuando se realiza algún movimiento.

El tiempo es apremiante en la ubicación y asignación de un bien a una u otra

instalación, es por eso que se busca tener una herramienta que contenga bien
detalladas cada una de las características físicas de los bienes, así como el personal
que esta encargada del resguardo de los bienes.
 Metodología

La investigación que se realizo fue mayormente de campo, en la que se observó la

forma en que la que se trabaja y se realizan cada movimiento en el área de
almacenes y control de inventarios.

Fue relevante la plática que se realizó con el personal de ambas áreas, pues de
esta manera, la información obtenida fue de primera mano, conocer las áreas de
oportunidad en las que se enfocaría el trabajo para adaptarse a cada una de ellas y
de esta manera lograr que la herramienta de base de datos que se creara facilite el
control.

Tema: Gestión Inventarios

Delimitación del tema: Levantamiento de Inventario físico.

Objetivos Generales:

• Definir como se realiza un levantamiento de inventario físico.

• Conocer los aspectos fundamentales para la realización de un inventario
físico.

Objetivos Específicos: Realizar instrumento que facilite el inventario físico de

equipo electromecánico utilizado en el Sistema de aguas
Plan de Investigación,

Actividad Recursos Tiempo

Elección del tema Computadora

9 al 13 de
Internet

mayo
Delimitación del tema y plan de investigación Computadora
Internet
Selección y recopilación de información Computadora
Internet

14 al 20 de mayo
Impresora
Hojas
Análisis y abstracción de información Computadora (Word, Excel, etc)
Hojas
Impresora
internet
Bitácora de investigación Computadora (Word, Excel, etc)
Hojas

21 al 27 de mayo
Impresora
internet
Planeación y aplicación de la entrevista Computadora (Word, Excel, etc)
Hojas
Impresora
internet
Análisis de datos recabados Computadora (Word, Excel, etc)

30 de mayo al 3 de junio
Hojas
Impresora
internet
Aplicación de encuestas y análisis de Computadora (Word, Excel, etc)
resultados Hojas
Impresora
internet
Integración y redacción del informe final Computadora (Word, Excel, etc)
Hojas
4 al 12 de junio

Impresora
internet
Presentación multimedia y exposición de Computadora (Word, Excel, etc)
resultados Hojas
Impresora
internet
 Resultado

Gestión de inventarios.

Levantamiento físico de Inventario.

Antecedentes del tema.

Empecemos por definir que es un inventario, estos son los bienes tangibles que se
tiene en un negocio o empresa, ellos comprenden las materias primas, productos
en proceso y los productos terminados, en nuestro caso en las instalaciones que
comprenden el Sacmex Sistema Lerma el inventario comprende mobiliario de
oficina, equipo electromecánico, equipo médico.

La importancia de tener un control en el inventario de una instalación o en cualquier

empresa, es que estos bienes representan inversiones realizadas con la finalidad
de obtener un rendimiento o ganar, esta ganancia se deriva del uso que se les dé a
los bienes que se tengan inventariados, en este caso el servicio que por el uso de
estos bienes se les da a los ciudadanos.

El levantamiento físico de inventario consiste en llevar a cabo un registro sistemático

de los bienes y su estado, como es el Deterioro físico, los robos, la ubicación del
bien y características físicas de cada bien, para una pronta localización, este registro
que se lleva a cabo nos permite saber la existencia real y de esta manera predecir
cuales son los bienes que en un futuro son los que mas se necesitan y de esta
manera mantener almacenados los bienes para su posible uso.

El proceso de la toma de inventario físico se debe hacer de forma periódica,

tomando en cuenta las políticas de cada empresa, en el caso del Sacmex Sistema
Lerma la Oficina de Control de inventarios realiza este levantamiento físico
anualmente, llevando un registro de la ubicación, resguardante y estado físico de
cada bien; esto es una oportunidad de controlar y medir la gestión de inventarios,
verificar la confiabilidad de los informes externos que se hacen por medio de oficios
por parte de los equipos de mantenimiento al cambiar un bien de instalación y
reportar su ubicación y estado del bien para tomar decisiones sobre la situación de
los activos.

Parte importante para llevar realizar el levantamiento de inventario es la

organización de los recursos

• Recursos humanos
o Capacitación en el uso de los instrumentos de registro y control
• Recursos tecnológicos
o Cámara fotográfica
o Software para el registro y control
• Ubicaciones de las instalaciones
o Mapas
• Conteo de las instalaciones
• Instrumentos de control y registro
o Cedulas de control de Inventario
o Solicitudes de cambio de resguardante

Bases teóricas.

La importancia de realizar esta investigación es crear un software adaptado a las

necesidades tanto de infraestructura como a las características que tienen los
bienes a inventariar (equipo electromecánico, mobiliario de oficina), puesto que
todos los softwares en el mercado son con proyección a ventas.

La finalidad de tener un control del registro de los bienes es crear una base de datos
y u catálogo de los bienes con las características de cada uno, además de ubicación
y resguardante que nos faciliten dar un seguimiento oportuno en la vida útil del bien
y al final de ella poder ir descontando los bienes que por el costo de mantenimiento
ya no sea factible una reparación poder descontarlo de los bienes activos en el
Sistema Lerma.
Investigación de campo.

El resultado general de las encuestas que se realizó a una población de 10 personas

todo ellos personal de inventarios arrojo como resultado que les facilitaría tener una
herramienta de base de datos que les facilite el control de los bienes además de
reducir el tiempo y agilizar la entrega de documentación, el problema que se tiene
que superar, es la poca capacitación que el personal tiene, en este caso solo el 50%
de los encuestados, afirma saber unas una computadora que será para poder usar
el en ella la base de datos.

Análisis de encuesta

Tos tipos de bienes existentes en el almacén son: inventariables, de consumo

controlado, con esto concluimos que más de la mitad del personal encuestado
conoce los tipos bienes.
El 20 % de los encuestados no conocen el procedimiento para el resguardo de un
bien inventariable.

El tiempo que se tardan en entregar un vale es aproximadamente de 10 a 20

minutos, esto dependiendo de la persona que lo realice.
La mitad del personal que se encuesto sabe cómo obtener los datos de un bien para
su registro o para su resguardo, esto presenta un problema para el levantamiento
físico, puesto que podrían existir errores.

Los formatos que son utilizados para tener control de los bienes son poco
conocidos por el personal, esto es debido a que una o dos personas son las que
mas realizan el llenado de los formatos.
La mayoría del personal conoce los datos que lleva un vale, esto es porque es uno
de los formatos más conocido y el que más se utiliza en el almacén.

Mas de la mitad del personal desconoce el software para control de inventarios,

esto presenta un problema porque no están familiarizados con este tipo de control.
En general el personal tiene conocimientos sobre el uso de una computadora,
ninguna persona afirma desconocer este instrumento.

El 80% afirma que al día en el almacén se llevan a cabo de 1 a 10 entrada/salidas.

 Solo una persona considera que no es necesario el uso de una base de
datos para el control del almacén, mientras que el 90% cree que sería necesaria
en su área de trabajo
 Conclusiones y recomendaciones

El tiempo de realización de esta investigación fue uno de los obstáculos que

impidió la realización en forma, pues no dependía solo de mí, sino de factores
externos, como el tiempo que me pudiera dedicar el entrevistado debido a sus
múltiples ocupaciones, el saber como abordar una persona para saber su opinión
objetiva se el trabajo que ella realiza fue una de las barreras que me encontré al
realizar la investigación de campo.
 Referencias Bibliográficas.

A, S. g. (30 de marzo de 2009). Levantamiento de Inventarios. Obtenido de

http://cbtis6a.blogspot.mx/2009/03/levantamiento-de-inventario-fisico-el.html

ClubEnsayos. (17 de mayo de 2018). Levantamiento Fisico de los Inventarios. Obtenido de

https://www.clubensayos.com/Temas-Variados/Levantamiento-Fisico-De-Los-
Inventarios/232832.html

Cortes Zapata, J. A. (2014). Fundamentos de la gestión de Inventarios. Medellin: Centro Editorial

Esumer.

Holguín, C. J. (2010). Fundamentos de control y gestión de inventarios. Calí, Colombia: Universidad

del Valle Programa Editorial.

Koneggui. (2009). Cotizador Koneggui. Recuperado el 17 de mayo de 2018, de

http://koneggui.com.ec/gestion-de-logistica/toma-fisica-de-inventarios

Martín-Andino, R. (2006). Gestión de Inventarios y Compras. España: MBA.

Muller, M. (2004). Fundamento de administración de Inventarios. Bogota: Grupo Editorial Norma.

SlideShare. (2014). 7 puntos para preparar el inventario fisico anual. Recuperado el 17 de mayo de
2018, de https://es.slideshare.net/arealogistica/7-pasos-para-preparar-el-inventario-fsico-
anual
 Anexos
Diario de campo

UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA DE MÉXICO

PROPE_2018_2_CEIT_019

Diario de campo

Nombre del proyecto:

Gestión de inventarios. Levantamiento Físico.

Nombre del aspirante:

Judith Reyes Alcantara

2018
ESTE CUADERNO TIENE POCO VALOR PARA OTRA PERSONA QUE NO SEA SU
DUEÑO(A); SIN EMBARGO, ES MUY NECESARIO PARA AYUDAR A OTRAS
PERSONAS. POR ELLO, SI EN ALGÚN MOMENTO SE EXTRAVIARA Y USTED LO
ENCUENTRA, LE ROGARE ENCARECIDAMENTE DEVOLVERLO A

JUDITH REYES ALCANTARA

COMUNICÁNDOSE A LOS SIGUIENTES TELÉFONOS;

MÓVIL: 7227227222

CASA: 7288282822

LE EXPRESO EL MAS SINCERO AGRADECIMIENTO POR EL NOBLE GESTO DE

DEVOLVER, ESTE CUADERNO.
 DIARIO DE CAMPO

Lugar Sacmex. Oficina de Control de Inventarios Sistema Lerma

Fecha 22 de mayo de 2018 Hora 8:00 Hora fin 9:00

inicio

Actividad Observación inicial conociendo al personal

Descripción
El personal de la oficina comienza a entrar a las 8 am, veo poco equipo de cómputo, los pocos
que hay son equipos personales que los empleados traen para realizar su trabajo, además de
que pocas son las personas que saben usar una computadora esto lo supe al platicar con el
personal, aunque están interesados en aprender.
Objetivo
Saber con que equipo y con qué preparación cuentan el personal que va a hacer uso la base
de datos que se creara para poder adaptarme a sus necesidad.es
¿Se realizo? SI
NO

¿Por qué? (En caso de no haber realizado la actividad)

Análisis
Digitalizar la base de datos no será el problema, el problema será capacitar al personal que
la va a usar, otro reto que encontramos es la falta de equipo de cómputo para hospedar la
base datos

Elaborado por: Judith Reyes Alcantara

 DIARIO DE CAMPO

Lugar Sacmex. Oficina de Control de Inventarios Sistema Lerma

Fecha 23 de mayo de 2018 Hora 12:00 Hora fin 14:00

inicio

Actividad Observar como se registra una entrada al almacén (entrega de equipo

electromecánico)

Descripción
Llego J. Acosta a entregar un transformador proveniente de la oficina regional de Ixtlahuaca, que está ubicada a
hora y media del almacén, M. Mercado va a recolectar los datos (serie, CAMBS, KVA) directamente al bien físico
para que A. Romero pueda hacer el vale de entrada con dichos datos, estas 2 tareas se llevaron aproximadamente
40 minutos, pues hubo errores al estar mecanografiando el vale.
J. Acosta llevo el vale a la oficina de Inventarios para que se le fuera cancelado su resguardo, J. Gonzalez busco
en carpetas este documento para cancelarlo tardándose cerca de 10 minutos, pues son varias carpetas que están
ordenadas alfabéticamente de acuerdo con el bien inventariable. Finalmente, se le entrego al Usuario J. Acosta su
resguardo cancelado.
J. Gonzalez guardo una copia del resguardo para enviar el informe quincenal que será capturado en Excel sobre
una plantilla que les proporcionaron.

Objetivo
Conocer los datos y las tareas que se necesitan en un levantamiento físico de inventario
¿Se realizo? SI
NO

¿Por qué? (En caso de no haber realizado la actividad)

Análisis
El tiempo en que se realizo una entrega y cambio de resguardante fue excesivo, si esos datos
se tuvieran digitalizados en lugar de tenerlos en un papel se podría disminuir el tiempo en que
se realiza este trámite, además de evitar errores de “dedo” al estar haciendo el vale

Elaborado por: Judith Reyes Alcantara

 DIARIO DE CAMPO

Lugar Sacmex. Oficina de Control de Inventarios Sistema Lerma

Fecha 24 de mayo de 2018 Hora 8:40 Hora fin 9:20

inicio

Actividad Recabar datos que serán útiles en la creación de la base de datos.

Descripción
Al llegar a la oficina J. Gonzalez jefe de la oficina, me explica los formatos que ellos tienen
que llenar y que son los que le gustaría que se llenen con la base de datos una vez que este
capturada.
Me hace entrega de copias de los formatos: Resguardo de Bienes, Cedulas de inventario, Vales
de entrega/ recepción de Bienes, Solicitud de Cambio de resguardante.
Le pido que me de una entrevista en la que me explique las cosas que le gustaría que se
pudieran hacer con la base de datos, que módulos le gustaría que se realizaran a parte de los
formatos antes mencionado.
Se concreta la entrevista para el día de mañana 24 de mayo a las 8:30.
Objetivo
Conocer los formatos que se llenan en un levantamiento de inventarios.
¿Se realizo? SI
NO

¿Por qué? (En caso de no haber realizado la actividad)

Análisis
Para realizar el llenado de los formatos, no solo es necesario los datos del bien, es necesario
contar con una base de datos de empleados.

Elaborado por: Judith Reyes Alcantara

 DIARIO DE CAMPO

Lugar Sacmex. Oficina de Control de Inventarios Sistema Lerma

Fecha 24 de mayo de 2018 Hora 8:20 Hora fin 12:00

inicio

Actividad Realizar entrevista a J. Gonzalez

Descripción
Siendo las 8:20 ingreso al almacén, J. Gonzalez no se encuentra aún, me comenta A. Romero que
llegara mas tarde, no me da una hora exacta, el motivo de su retraso según me explican es
por que desconocen si unos transformadores les perteneces o son propiedad de la CFE.
Llego J.. Gonzalez A LAS 9:10, a esta hora me permite iniciar con la entrevista,

Objetivo
Realizar la entrevista.

¿Se realizo? SI
NO

¿Por qué? (En caso de no haber realizado la actividad)

Análisis
Problemas como el que hoy surgió, se podrían controlar teniendo una BD controlada por la
oficina de inventarios.

Elaborado por: Judith Reyes Alcantara

Entrevista

Transcripción de la entrevista.
Jueves 24 de mayo de 2018, entrevista a J. Gonzalez jefe de la Oficina de Control de
inventario del Sistema Lerma (JOCISL) .9:10 horas
Entrevistador: Buenos días, me da gusto que ya esté aquí, comencemos con la primera
pregunta. ¿Actualmente cómo se lleva el control del archivo?
JOCISL: A pues mira, ahora solamente tenemos en papel los resguardos, que se van
llenando cada vez que algún usuario saca un bien si es que no lo tenemos en las carpetas,
estos se llenan a máquina tomando los datos de un padrón inventarial que nos imprimen
en el área de COSBI, son como mil hojas, ya te imaginas como es para buscar los datos de
un bien.
Entrevistador: ¿De cuántos bienes estamos hablando?
JOCISL: más de siete mil bienes, a diferencia del almacén estos bienes son únicos, aunque
se trate de un motor, por decir algo, cada motor es único pues tomamos en cuenta sus
características, obviamente la serie de uno no es la misma que la de otro, aunque su
capacidad y características físicas sean iguales, ¿me entiendes?
Entrevistador: Creo que sí, ¿Cuáles son los problemas que pretende, anular con la
creación de la Base de Datos?
JOCISL: En primera la reducción de tiempo en los tramites, además de los errores que
tenemos al estar transcribiendo con la máquina…los códigos son de diez dígitos, más su
clave cuatro dígitos, ósea que son en total 14 dígitos, y ponle a eso las series que son
números y letras, yo supongo que si ya las tuviéramos en una computadora sería más fácil.
A veces los usuarios se van y no firman su resguardos ya teniendo el bien, por lo mismo
que nos tardamos en realizar el documento, y después tu como les compruebas que ellos
se lo llevaron si no te firmaron, otra cosa es cuando el área operativa quiere un bien con
características físicas específicas, pues nos tardamos en localizarlas, hasta que nos
ponemos a buscar en los archivos y eso si no se le paso a alguien actualizar el dato, como
vez nos falta mucho.
Entrevistador: Hablando de eso ¿Cuál es la tarea que más tiempo toma en realizarse?
(Imprimir un resguardo, realizar un vale de entrega/recepción, etc)
JOCISL: Creo que todas, como te digo el problema es que son muchos números y quieras
o no a veces se te va uno y tienes que empezar otra vez. Si tiene error en un vale, ya cambio
por completo el bien, y después los usuarios son los que tienen el problema.
Entrevistador: ¿Se ha implementado anteriormente un Sistema parecido?
JOCISL: No, desde que recibí la oficina, así se a llevado esto, yo tengo una pequeña base,
con lo que se, y como te das cuenta no tenemos una computadora para la oficina, así que
no nunca lo hemos intentado.
Entrevistador: ¿Cuenta con personal capacitado para el manejo y actualización de la Base
de Datos?
JOCISL: Ese va a ser un pequeño problema, son pocos los que saben usar una
computadora, así que lo que se haga tiene que ser algo muy sencillo, no solo por el personal
sino por las computadoras, que vamos a usar, son las computadoras de nosotros.
Entrevistador: tendremos que adaptarnos a eso. ¿Qué espera que este Sistema realice
además del llenado de los formatos?
JOCISL: Yo he visto que hay programas comerciales que hacen muchas cosas, en lo
personal los probé, pero no, yo quiero algo muy específico que se adapte al tipo de bienes
que controlamos, Me gustaría que se llenen los formatos automáticamente, si se puede que
me de informes mensuales o quinales, que me dé por usuario los bienes a su resguardo, a
eso le llamamos personalizado, como ves, que me de costos, pues de eso se trata un
inventario, saber que hay en cada instalación.
Entrevistador: Gracias por su tiempo, tomare en cuenta los requerimientos para desarrollar
el Sistema.