DEFINICION DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito,
planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio
de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de
contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el

profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los
asientos contables en los comprobantes de contabilidad.

Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos
documentos.

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción
comercial se puede utilizar para:

 Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

 Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan
sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para
decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar

a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.
2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base
para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas
desde el punto de vista legal.

Introducción

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples
acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita
de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso
que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su
importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún
funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas
por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas índole.
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se
realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han
efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual
se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato
de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno
como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las
posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.

Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles

revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra
forma como ocurriría en ultimo extremo con la correspondencia.

Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los

contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los
asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del
empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá
en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide;
al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado
local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo
dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a
depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero.
Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase
a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza
mercantil.

Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción
mercantil facilitan la conclusión de está, informan al contador o auxiliar de contabilidad
respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación
de los libros de contabilidad.

En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda
constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse
para:

a. Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.

b. Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Con respecto a lo dicho en segundo término conviene observar que los libros de
contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse
en elemento fundamental para decidir un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia
surgida de un comprobante escrito y revestido de las características legales: puede decirse
entonces que aún los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo
de documentos bien organizado.

Nuestro Código de Comercio vigente establece al respecto en su artículo 124, entre otras
cosas que:
" Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban" :

a. Con documentos públicos.

b. Con documentos privados.
c. Con facturas aceptadas.
d. Con telegramas.
e. Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.

IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de

carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los
distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de
simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa
constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías,
identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna
cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo
mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera
recibido dentro del plazo establecido.

LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o
juridica dirigida a otra persona tambien natural o juridica, con el objeto de exigir que ésta
efectue el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o
determinable.

MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO

Las modalidades de giro pueden variar segun el país donde se practique la contabilidad,
pero los principios siguen las modalidades de:

 A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo

día de su giro o cualquier otro día para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de
esta práctica.
 A días o meses vista. Esta modalidad tiene la característica de que el plazo de
vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptación de la letra, es decir la
fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el compromiso de pagaría.
 A días o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde
la fecha en que la letra fue girada. En este caso se cuentan los días conforme al año
civil, es decir computando los días que tiene cada mes.
 A fecha fija. En esta modalidad se especifíca la fecha de pago en la letra de cambio.

MODELO DE LA LETRA DE CAMBIo

El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera:

1. Valor o importe de la letra de cambio en números.

2. Fecha de emisión de la letra de cambio.
3. Número correlativo de letras de cambio que emite la empresa.
4. Plazo o fecha de vencimiento.
5. Letra o Unica.
6. Nombre del beneficiario.
7. Valor de la letra en forma literal.
8. Recibido.
9. Registro del nombre del deudor, su dirección y teléfono.
10. Firma del acreedor.

EL RECIBO
El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber recibido
de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de
comprobante de pago.

Existen varios tipos de recibos, entr las más importantes tenemos los recibos de:

 Recibo de Caja de Ingreso.

 Recibo de Caja de Egreso.
 Recibo de Alquiler.
 Recibo de Depósito en cuenta corriente.
 Recibo de Depósitos en garantía.
 Recibo de Depósitos en custodia.
 Recibo de Depósito a plazo fijo.
 Recibo de Depósito judicial.

RECIBO DE CAJA DE INGRESO

Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o cheque por ventas
al contado, cobranzas al cliente y otros deudores.

LA FACTURA
La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un vendedor al
comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos,
precios y condiciones.La factura representa para el adquiriente la prueba de propiedad de lo
bienes o servicios comprados, desde el punto de vista contable esto permite:

 Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una

cuenta por cobrar para el vendedor.
 Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el
nacimiento de una obligación, para el comprador.
 Se utiliza para fines estadísticos y para el control del movimiento de las
mercaderías y cuentas por cobrar.

La póliza de importación es el documento que legaliza el ingreso de las mercaderías al país.

Actualmente se maneja mayormente la Póliza Electrónica (aunque también es aceptada la póliza
manual).

La póliza de importación debe ser extendida y firmada por el tramitador de aduanas. El trámite
efectuado mediante el uso de la póliza electrónica lógicamente va a ser en menor tiempo. Es
importante que el importador conozca si su agente de aduanas trabaja con la póliza electrónica o
la tradicional.

El importador debe habilitar un archivo donde lleve el control de todas sus pólizas de importación
ya que éstas le pueden ser de gran utilidad en caso necesite enviar mercadería a su proveedor
(reparación, cambio, etc.) o bien si los representantes de la SAT visitan la empresa para realizar
una auditoria. Es importante mantener las pólizas en buen estado y al alcance para cualquier
eventualidad