GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Técnico en asistencia Administrativa

 Código del Programa de Formación: 122121
 Nombre del Proyecto: Apoyo en la gestión académico administrativa a la I.E.D. Novilleros de
Caparrapí.
 Fase del Proyecto: Diagnostico
 Actividad de Proyecto: Identificar y Elaborar la estructura organizacional de la I.E.D. de Novilleros,
haciendo uso de las herramientas tecnológicas disponibles.
 Competencia: Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo
la norma técnica y la legislación vigente.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Identificar las funciones, procedimientos, ubicación orgánico-
funcional y dependencias asociadas a la unidad administrativa, dentro de la organización y su
entorno.
 Duración de la Guía: 12 horas

2. PRESENTACION

Estimado aprendiz, en la fase de Diagnostico del proyecto de formación denominado apoyo en la gestión
académico administrativa de la I.E.D. Novilleros de Caparrapí.

A través de esta guía usted conocerá sobre el proceso administrativo, las etapas del proceso, los elementos
de cada etapa, los principios y las técnicas que se aplican.

Recuerde que esta guía nos permitirá desarrollar habilidades, destrezas y conocimientos acerca del proceso
administrativo, a través del autoaprendizaje y diferentes técnicas didácticas activas.

Es importante que al desarrollar esta guía demuestren transparencia y trabajo en equipo tanto en los
procesos a desarrollar como en el resultado, esto permite observar la actitud y valores frente al trabajo
individual (ser-saber-hacer).

Teniendo en cuenta lo anterior se espera que usted reconozca cada etapa del proceso administrativo y la
aplicación de sus técnicas.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividad de reflexión inicial

Reflexione de forma individual y luego compartan su reflexión con sus compañeros de clase

Las organizaciones o empresas realizan actividades para poder cumplir con su objeto social, combinando
sus recursos.

¿Cómo creen que las empresas desarrollan sus actividades?

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¿Cómo piensas que las empresas planifican, organizan, dirigen y controlan sus operaciones?

Cada empresa debe tener su proceso

administrativo con el fin de mantener su
empresa estable y así poder obtener
resultados benéficos a futuro, es importante
tomar en cuenta cada paso ya que cada uno
tiene un lugar muy importante dentro de una
empresa.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.

En grupo de máximo 4 personas consulten una empresa local o regional y de las operaciones que estas
realizan, identifique una que considera se de planeación, una que se ha de organización, una que sea de
dirección y una que sea de control.

Para esta actividad se requiere un ambiente dotado de sillas y mesas para una correcta postura de los
aprendices en el desarrollo de la actividad.

Los materiales que se requieren son cartulinas y/o hojas blancas, lapiceros o micro puntas.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

El proceso administrativo

Es un conjunto de fases o pasos a seguir para darle solución a un problema administrativo, en él

encontraremos asuntos de organización, dirección y control, para resolverlos se debe contar con una buena
planeación, un estudio previo y tener los objetivos bien claros para poder hacer del proceso lo más fluido
posible.

Para que el proceso administrativo llevado a cabo sea el más indicado se deben tomar en cuenta una serie
de pasos que no por ser una parte del todo son menos importantes, por mencionar algunos están, las metas,
estrategias, políticas, etc.

Henri Fayol afirmó que la toma de decisiones también hace parte de las funciones de la organización, señaló
cómo las funciones del administrador la prevención, organización, coordinación y control, que expresado en
términos más actuales no es otra cosa que la planeación, organización, dirección y control.

La técnica de planeación y la organización son partes fundamentales en el proceso ya que ahí radica la
complejidad del método que se utilice pues al ser los pasos con más cantidad de deberes se vuelve un poco
más complicado tener el control, pero en estos pasos existen más sub-categorías que no deben permitir que
el procedimiento se salga de control, según lo que dice la lectura podemos decir que el procedimiento se
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basa en un programa centralizado que delega funciones conforme va bajando el nivel de autoridad, esto
quiere decir que cada parte tiene una función específica y que si hubiera alguna falla en cualquiera de estos
pasos sería difícil lograr un procedimiento limpio y eficiente.

Actividades importantes de planeación

Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

Pronosticar.

Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de
desempeñar el trabajo.

Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

Anticipar los posibles problemas futuros.

Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

La planeación está conformada por:

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Misión

La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización porque
define: 1) lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa, 2) lo que pretende hacer,
y 3) el para quién lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la
historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos o del
entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintivas.

Visión

Descripción de un escenario altamente deseado por la dirección general de una organización. Capacidad de
ver más allá del tiempo y el espacio, para construir en la mente un estado futuro deseable que permita tener
una claridad sobre lo que se quiere hacer y a dónde se quiere llegar en una organización.

Propósito

Se establecen en forma inmediata de la misión y la visión y no indican una limitante de duración en el futuro.

Objetivo

Elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para
dar cumplimiento a la misión, tratándose de una organización, o a los propósitos institucionales, si se trata
de las categorías programáticas. Expresión cualitativa de un propósito en un periodo determinado; el objetivo
debe responder a la pregunta “qué” y “para qué”. En programación es el conjunto de resultados cualitativos
que el programa se propone alcanzar a través de determinadas acciones.

Estrategia

Se designa con el nombre de estadística a aquella ciencia que ostenta en sus bases una fuerte presencia y
acción de las matemáticas y que principalmente se ocupa de la recolección, análisis e interpretación de datos
que buscan explicar las condiciones en aquellos fenómenos de tipo aleatorio.

Políticas

Las políticas y los procedimientos son una parte esencial de la administración de negocios, dado que evita
a los empleados tener que reinventar la rueda, y proporcionan un parámetro contra el cual pueden ser
juzgados los desempeños individuales.

Programas

Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para
alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus etapas y todos aquellos eventos
involucrados en su consecución.

Presupuestos

Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero
dentro de la organización; implica una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades
o productos requeridos para lograr los objetivos.
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Organización

Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente
para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros
del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por
la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo
y las instalaciones físicas disponibles.

Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un
máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es
deficiente ya sea en él número o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros.
Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el
grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.

Actividades importantes de organización

Subdividir el trabajo en unidades operativas

Agrupar las obligaciones operativas en puestos

Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

Aclarar los requisitos del puesto.

Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón.

Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

La organización está conformada por:

División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión,
eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo

Coordinación

Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad,
unidad, armonía y rapidez en el desarrollo y la consecución de los objetivos

Dirección

Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es
necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los
miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el
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grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo
que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.

Actividades importantes de la ejecución

Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.

Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

Motivar a los miembros.

Comunicar con efectividad.

Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.

Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.

Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.

Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

La dirección está conformada por:

Toma de decisión

Es la elección de un curso de acción entre varias alternativas.

Integración

Comprende la función a través de las cuales el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios
para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes

Motivación

La motivación son los estímulos que mueven a la persona a realizar determinadas acciones y persistir en
ellas para su culminación

Comunicación

Es el proceso a través del cual se transmite y recibe información de un grupo social.

Supervisión

Vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente

Control

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé está haciendo para asegurar
que el trabajo de otros está progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer
un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada
miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas
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interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se
emprenda una acción correctiva.

Actividades importantes de control

Comparar los resultados con los planes generales.

Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

Comunicar cuales son los medios de medición.

Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.

Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

Identificación de estándares

Identificar el estándar que fue establecido y le va a servir como modelo de comparación para evaluarlo

Medición de resultados

Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida, que deben
definirse de acuerdo con los estándares.

Comparación

Son ventajas o desventajas que se toman en cuenta para valorar la decisión correcta.

Detección de desviaciones

Es identificar el desempeño real y el estándar, misma que debe reportarse inmediatamente.

Corrección

Integrar las desviaciones en relación con los estándares, analizando si la baja no es causa de una mala
calidad de producto

Retroalimentación

Ajustar la información obtenida al sistema administrativo

Actividades importantes de organización

Subdividir el trabajo en unidades operativas

Agrupar las obligaciones operativas en puestos

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Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

Aclarar los requisitos del puesto.

Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón.

Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

Actividades de aprendizaje

Con el objetivo de apropiar los diferentes conceptos se sugiere desarrollar las siguientes actividades:

Actividad de aprendizaje No. 01

Consulte la misión y la visión de varias organizaciones al menos de tres y revise su composición, verificando
lo siguiente en la Misión; ¿Qué hace?, ¿Cómo lo hace?, ¿para que lo hace?, ¿Dónde lo hace? Y ¿con que
lo hace?

En la Visión verifique que se refleje un propósito, como lo alcanzará y en que tiempo.

El ambiente debe ser propicio para el desarrollo de la actividad debe contener mesas, sillas, buena
iluminación y ventilación.

Los materiales disponibles para la realización de la tarea son (cartulinas, hojas de papel, marcadores,
plumones, colores, lápices, bolígrafos).

Actividad de aprendizaje No. 02

Consultar material de apoyo entregado por la instructora sobre Herramienta de análisis DOFA y en grupo
máximo de 4 integrantes, aplique esta herramienta para generar un diagnostico organización a la I.E.D.
Novilleros, relacione los factores internos y externos y establezca estrategias para su plan estratégico.

El ambiente debe ser propicio para el desarrollo de la actividad debe contener mesas, sillas, buena
iluminación y ventilación.

Los materiales disponibles para la realización de la tarea son (cartulinas, hojas de papel, marcadores,
plumones, colores, lápices, bolígrafos).

Actividad de aprendizaje No. 03

Consulte sobre los diferentes tipos de organización en el material entregado por la instructora y elabore un
cuadro comparativo identificando sus características entre ellas.

3.4. Actividad de transferencia

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Aplique matriz DOFA a una empresa de su Municipio, elabore la misión, visión y estructura orgánica de esa
empresa.

Esta actividad puede ser realizada en grupos de trabajo máximo 4 integrantes, elabore este trabajo en medio
físico en hojas block tamaño carta, teniendo en cuenta las normas ortográficas y de redacción.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento: Ejecuta procedimientos y Técnica de Evaluación:

Cuestionario
Evidencias de Desempeño:
Participación activa en cada
actividad haciendo uso del
trabajo autónomo y colaborativo
Evidencias de Producto:
Matriz DOFA I.E.D. Novilleros
funciones acorde con lo Formulación de preguntas.
establecido en los manuales y el
direccionamiento estratégico de
Instrumentos de Evaluación:
la organización.
Cuestionario.
Técnica de Evaluación:
Valoración de producto
Instrumentos de Evaluación:
Lista de chequeo.

Cuadro comparativo sobre tipos

de estructura orgánica.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Análisis de riesgos: enfoque del análisis de problemas que pondera los riesgos de una situación al incluir
probabilidades para obtener una evaluación más exacta de los riesgos existentes.

Análisis del punto de equilibrio: gráfica y análisis de relaciones, por lo general entre ventas y gastos, para
determinar el tamaño o volumen en que una operación alcanza el punto de equilibrio entre las perdidas y las
utilidades; se puede usar en cualquier área problemática donde sea posible determinar con precisión los
efectos marginales.

Auditoria. Es la investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación, y evidencia aplicada a la

empresa. Es el examen realizado por el personal cualificado e independiente de acuerdo con Normas de
Contabilidad; con el fin de esperar una opinión que muestre lo acontecido en el negocio, requisito
fundamental es la independencia.

Auditoria administrativa: auditoria de la calidad de los administradores al evaluarlos como ejecutivos

individuales y al valorar la calidad del sistema administrativo total de una empresa.
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Auditoría interna: análisis o evaluación que realiza una empresa de su posición o del rumbo que lleva de
acuerdo con los programas actuales, cuáles deben ser sus objetivos y si es necesario modificar los planes
para alcanzar estos objetivos.

Comportamiento organizacional, modificación: Se basa en la idea que el comportamiento depende de sus

consecuencias, es posible así que los administradores influyan en las conductas de los empleados mediante
la manipulación de las consecuencias de éstas.

Es como una ley del efecto según la cual la persona tiende a repetir conductas acompañadas por
consecuencias favorables (“reforzamiento”) y a no repetir las de consecuencias desfavorables.

Comunicación: transferencia de información de una persona a otra, siempre que el receptor comprenda.

Control: función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional
para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes. Implica medir el desempeño con metas y
planes; mostrar donde existen desviaciones de los estándares y ayudar a corregirlas.

Costos: La suma de esfuerzos y recursos que se han invertido para producir una cosa.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Importancia de los procesos administrativos Recuperado de 05-05-2018.

https://www.gestiopolis.com/importancia-del-proceso-administrativo-en-las-empresas/

Chiavenato Idalberto, Administración general, Empresa. Recuperado 30-04-2018.

http://code.pediapress.com/

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Adriana Pulido Barragán Instructora Coordinación Mayo 2018

de formación
del CDAE

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)
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