Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
Cómo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
© Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 1
Tabla de contenido
1. ¿QUÉ ES EL TIEMPO? 3
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 9
Cómo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
© Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 2
1. ¿Qué es el tiempo?
Por ser el tiempo un asunto abstracto, es difícil definirlo, sin embargo es algo con lo
cual tenemos que ver todos los días. El tiempo es “el período durante el cual
continúa una acción o un proceso”, según el diccionario. El tiempo es sólo una
medida, una dimensión. Y si esto es así, entonces cuando hablamos de la
administración del tiempo, el problema no está en éste, sino en la administración de
nosotros mismos.
Los problemas más comunes que tienen la mayoría de los ejecutivos para
administrar el tiempo1 son:
Poca o nula planeación en los estimados de tiempo que van a necesitar para
el desarrollo de una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o
tomar decisiones.
Pretender realizar muchas tareas de manera desorganizas en un tiempo
corto.
No saber decir no a las distracciones externas.
Confundir prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia,
dejando lo urgente para después.
Establecer metas diarias por encima de la capacidad de cumplirlas.
No preocuparse por registrar los compromisos y actividades, lo que impide
administrar eficientemente el tiempo.
No planear el tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar
alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de
acción más efectiva.
1
Basado en:
www.conocimientosweb.net/zip/article1806.html+%22Los+estimados+de+tiempo+que+suponen%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co
Cómo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
© Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 3
en la clasificación de las actividades es decidir cuáles son importantes y cuáles son
las que llevan al cumplimiento de los objetivos. Los asuntos realmente importantes
rara vez son urgentes y los asuntos más urgentes rara vez son importantes.
Programar las actividades que se deben realizar es determinar qué debe llevarse a
cabo, cuándo, cómo, quién, con qué y en dónde deben efectuarse para poder lograr
los objetivos del puesto que desempeña.
La delegación es una de las herramientas más útiles para lograr más fácilmente la
administración del tiempo. Delegar es el acto de transferir autoridad y
responsabilidad de una persona o grupo a otra. La delegación efectiva facilita el
trabajo del líder y aumenta la productividad en la organización, a la vez que ayuda
en la formación de nuevos líderes, pero lo más importante es que le proporciona
tiempo al líder para otras cosas que sólo él puede realizar. Además genera
confianza y compromiso.
Cómo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
© Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 4
En el día a día, básicamente dedicamos nuestro tiempo a uno de los cuatro bloques
de actividades:
Los dos factores que definen una actividad son lo urgente y lo importante.
Urgente significa que necesita una atención inmediata. Las cosas urgentes actúan
sobre nosotros, el timbre del teléfono es urgente, por ejemplo; las materias
urgentes son por lo general muy visibles, nos presionan, reclaman nuestra atención.
La importancia tiene que ver con los resultados, si es algo importante, realiza una
aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad.
Las cuestiones que son importantes pero no urgentes requieren más iniciativa, más
proactividad, tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer
que las cosas ocurran. Si no tenemos una idea clara de lo que es importante, de los
resultados que deseamos obtener en nuestras vidas, con facilidad nos veremos
desviados hacia la respuesta ante lo urgente.
Hay otras personas que dedican mucho tiempo al cuadrante III, urgente pero no
importante pensando que están en el cuadrante 1, continuamente reaccionan a las
cosas urgentes suponiendo que también son importantes.
Cómo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
© Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 5
Las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes III
urgente pero no importante y IV no urgente no importante llevan vidas básicamente
irresponsables.
Las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes III y IV, porque,
urgentes o no, no son importantes.
Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las
oportunidades. Alimentan las oportunidades y dejan morir de inanición a los
problemas. Piensan preventivamente, tienen auténticas crisis del cuadrante I pero
su número es comparativamente más pequeño.
2
Adaptado de: www.aulafacil.com/gestiontiempo/curso/Lecc-
5.htm+%22es+posible+adoptar+nuevas+maneras+de+hacer+las+cosas+desarrollando+%22&hl=es&ct=clnk&cd
=1&gl=co
Cómo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
© Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 6
hábito de actuar ahora. Hágalo ahora, en el momento en que una idea positiva
cruce su mente para probar un método nuevo de hacer su trabajo.
Para saber manejar mejor el tiempo se deben crear nuevos hábitos. Para ello,
construya una lista diaria de cosas para hacer y refiérase a ella frecuentemente.
Puede listar las cosas para hacer usando un calendario de planificación. Durante la
primera revisión de su planificador en la mañana, haga una lista de todo lo que
tiene que hacerse durante ese día. Mantenga la lista relativamente corta, por
ejemplo, de 5 a 10 cosas que atender, de tal forma que pueda tener éxito al
completar toda su lista.
Ejercicio práctico:
3
Adaptado de: Community Culture and the Environment: A Guide to Understanding a Sense of Place, U.S. Environmental. Protection
Agency. En: http://www.oac.state.oh.us/grantsprogs/BuildingCommunitiesSpanish/Pasos_para_Realizar_Reuniones_Efectivas.pdf
Cómo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
© Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 7
B. Elija los participantes adecuados:
Las normas básicas son importantes de modo que todos se sientan cómodos
para participar activamente en el debate.
Por ejemplo:
La reunión comenzará y terminará en forma puntual.
Sólo una persona hablará a la vez.
Los participantes escucharán activamente al expositor.
Los temas que no se relacionen con la agenda serán aplazados para otro
debate.
Generar ideas
Debatir
Tomar decisiones o lograr consensos
Cerrar el debate
Determinar los pasos a seguir (de ser necesario, acuerde una reunión
futura).
Cómo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
© Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 8
Este documento ayudará a los participantes de la reunión a recordar qué se
ha debatido y decidido en ella. Debería haber un secretario que tome notas
durante la reunión para mantener un registro histórico de los debates.
Referencias bibliográficas
www.conocimientosweb.net/zip/article1806.html+%22Los+estimados+de+tiempo+
que+suponen%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co
www.aulafacil.com/gestiontiempo/curso/Lecc-
5.htm+%22es+posible+adoptar+nuevas+maneras+de+hacer+las+cosas+desarroll
ando+%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co
Cómo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
© Bogotá Emprende. Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. 9