APLICACIÓN DE METODOLOGIA DE JENKINS

CASO PRÁCTICO

St. Loren es un refinado licor producido artesanalmente en el monasterio de los padres Albertinos y
hecho a partir de moras silvestres y 140 hierbas, para cuya fermentación se requieren aproximadamente
dos años.

Preocupado por la fuerte caída en la venta de este licor en el último tiempo, el padre Montano, superior
del monasterio, decidió profesionalizar la producción y comercialización de este producto. Para ello,
nombro como encargado de todo el proceso a un nuevo hermano de la fraternidad, Peter, quien ha
realizado estudios en una escuela de administración. Peter nombro como responsables de marketing y
distribución a dos hermanos de la comunidad. En conjunto con los nuevos encargados se decidió lanzar
una campaña a nivel nacional, con tanto éxito, que las ventas y utilidades del primer periodo aumentaron
en más de un 100%.

El problema de la nueva administración comenzó cuando el stock del producto empezó a agotarse y no
había forma de aumentar rápidamente su producción, por lo lento de su periodo de fermentación.

Para solucionar este problema se contrató a una importante empresa química para que diseñara un
nuevo proceso productivo que disminuía el periodo de fermentación a seis meses. El resultado, una
estrepitosa caída en las ventas por la mala calidad del licor bajo esta nueva fórmula.

PROCEDIMIENTO
Para la solución del caso práctico mediante la metodología de Jenkins se tomaran las siguientes fases:

1. Análisis de Sistemas
2. Diseño de Sistemas
3. Implementación del Sistema
4. Apreciación y Retrospectiva

1. ANALISIS DE SISTEMAS

En esta fase, el ingeniero de sistemas Carlos, encargado de resolver el problema, inicia su actividad con
un análisis de todo lo que está sucediendo en el monasterio y los motivos por los cuales está sucediendo,
así como también encontrar formas de cómo hacerse mejor. De esta manera las fases posteriores podrán
definirse mejor.

1.1 Identificación y formulación del problema

CARLOS DANTE
En esta etapa se da una descripción detallada del problema contestando preguntas tales como:

¿Cómo se originó el problema en el Monasterio?

¿Quiénes en el Monasterio lo consideran un problema, y porque?

¿Cuál es la naturaleza del problema?

Como resultado de la contestación de estas preguntas, se obtendrá una panorámica más clara y
detallada del problema que se desea solucionar y de los beneficios que se obtendrían con la solución.

En el caso actual, la descripción del problema sería el siguiente:

“ El Monasterio St Loren está siendo afectado por una deficiente planificación tanto del
Departamento de Producción, Mercadeo y Administración generando mala comunicación entre
estos últimos y además; disminución de la calidad del producto, disminución de ingresos y la
mala satisfacción hacia el cliente. “

Es importante mencionar que el problema debe estar bien definido o de lo contrario, los sistemas o
alternativas que se propongan para solucionar el mismo, tendrán un impacto muy pobre sobre la
problemática. Por otro lado en la descripción del problema se debe tener claro aquellos factores que son
“causas” y aquellos que son “efectos” para que la descripción tenga coherencia y efectividad hacia el
problema.

1.2 Organización del Proyecto

Una vez que se ha definido el problema de forma clara y detallada, se debe identificar la forma en que se
va a confrontar; para ello se debe identificar ciertos elementos en la información que se tiene, entre los
cuales están:

 Actores
 Componentes
 Parámetros (Imputs y Outputs)
 Quienes toman decisiones
 Quienes Participan

En el caso en estudio se elaboró un esquema de la empresa fabricadora de licores vista como sistema en
la cual se encuentra parte de lo antes mencionado:

CARLOS DANTE
Figura 1: LA EMPRESA COMO SISTEMA

En la Figura 1 se puede apreciar los componentes, parámetros tanto entradas como salidas del sistema
empresa.

¿Quiénes toman decisiones?

Padre Montano: Propietario de la empresa Productora de Licor, puede tomar cualquier decisión sin
importar el área al cual involucra.

Hermano de Montano (Peter): Responsable de todas las decisiones en el área administrativa

Hermano 1 de la comunidad: Responsable de las decisiones de Marketing

Hermano 2 de la comunidad: Responsable de las decisiones de canales de distribución

POSIBLES MALAS DECISIONES QUE GENERARON PROBLEMA

Área Administrativa: Nombrar responsables en el área de Marketing y Distribución a personas sin

experiencia u con falta de conocimientos.

Área de Producción: Producir sin tener un plan maestro de producción

CARLOS DANTE
Área de Ventas: Tomar pedidos sin saber la capacidad de planta

RETROALIMENTACION

Como sabemos, todo sistema necesita retroalimentación para evitar el crecimiento constante de la
entropía, para lo cual se hace uso de indicadores que permiten un orden y hacen posible la recolección
de información para tomar medidas correctivas y preventivas.

Entre los indicadores tenemos:

 La percepción del cliente sobre el producto

 Nivel de Ingresos
 Número de unidades producidas
 Tiempo de fabricación del producto
 Cantidad de productos defectuosos

1.3 Definición del Sistema

Aquí se definirá en términos precisos el sistema que se va a estudiar. Esta etapa se representará
mediante el mapa sistémico de la Fig.2

1.4 Definición del Suprasistema

Para la definición del suprasistema se hará un esquema en donde se muestren también los subsistemas
y componentes de cada ellos y en el mejor de los casos; indicar las salidas y entradas de cada
subsistema.

CARLOS DANTE
Figura 2: ESQUEMA DEL SUPRASISTEMA

Lo anterior se hizo con el propósito de entender con claridad el papel del sistema y subsistema en el
suprasistema, así como también de que forman interactúan, todo esto para definir apropiadamente los
objetivos. Para ello se debe responder a las siguientes preguntas:

¿En qué ambiente está operando el sistema?

Se opera en dos ambientes diferentes los cuales son el interno y el externo.

Ambiente Interno: Involucra los aspectos en los cuales la empresa puede manejar, tanto los
departamentos y también sus procesos.

Ambiente Externo: Involucra aquello factores en que la empresa no tiene control alguno sobre ellos,
entre los cuales tenemos clientes, competencia, proveedores, etc.

¿Se está tomando en cuenta los efectos posibles de otros suprasistemas?

No. No se están tomando los efectos de otros suprasistemas como por ejemplo el suprasistema de la
empresa competencia la cual tiene efecto sobre el monasterio y en la problemática. De esto se concluye
que solo se está operando en un ambiente Interno; sin considerar las causas de aquellos factores
externos antes mencionados.

CARLOS DANTE
Organigrama de la empresa Monasterio St Loren

1.5 Definición de los objetivos del Suprasistema

Ofrecer al cliente licores de buena calidad, con un buen servicio y con precios atractivos para que de esta
forma la empresa sea más competitiva y las ventas aumenten.

1.6 Definición de los objetivos del sistema

 Mejorar la productividad mediante el aumento de la producción a realizar en un determinado plazo

de tiempo; a través de una sobresaliente programación de la producción y un mejor control de la
misma.
 Incrementar el nivel de efectividad organizativa mediante la coordinación.
 Garantizar la satisfacción del cliente, entregándole el producto en tiempo y forma.

1.7 Definición de las medidas de desempeño

Una vez que los objetivos han sido acordados, se procede a definir en términos más precisos posibles,
un criterio que mida la eficiencia con la que el sistema está logrando sus objetivos.

CARLOS DANTE
De los objetivos planteados anteriormente se identifican 3 factores que tienen que ser medido para poder
evaluar el nivel de eficacia del sistema, entre los cuales son:

1. Productividad
2. Efectividad Organizacional
3. Satisfacción del cliente

En lo que concierne al primer factor, se utiliza obviamente el indicador “Productividad” como medida de
evaluación de desempeño.

Luego se tiene que para el segundo factor, se hará uso de indicadores subjetivos tales como “Auditorías
internas o externas de comunicación” en donde se discutirá o se pondrá a prueba el nivel de
comunicación que tienen los departamentos y si están cumpliendo con los objetivos de la empresa.

Por ultimo pero no menos importante, se tiene al “Cliente”, en este se utilizara indicadores como
“encuestas, entrevistas, cuestionarios, entre otros.”

1.8 Recopilación de datos e información a partir de los indicadores

La etapa final del Análisis de sistema corresponde a la recolección de datos e información mediante los
indicadores antes mencionados; que formaran base para la modelación del sistema.

Los datos necesarios para llevar a cabo la modelación del sistema se aprecian en la Fig.1, los cuales
son:

 Recursos Materiales
 Recursos Humanos
 Recursos Financieros
 Recursos mercadológicos

¿Se tiene información de pronósticos?

Sí, actualmente el monasterio tiene pronósticos de ventas tanto de la administración del Padre Montano,
como la de su Hermano Peter. Estos Pronósticos están agrupados de forma mensual. [Ver fig.3]

¿Es confiable la información que se tiene?

Su supondrá que la información o datos que se tienen sí es confiable, asegurando que estos datos fueron
recolectados por personas con experiencias y con habilidades. .

CARLOS DANTE
 2. DISEÑO DE SISTEMAS

En esta fase se presentaran pronósticos para conocer el ambiente futuro del sistema, así como también
para generar ideas o hipótesis de modelos de sistemas creando de esta manera alternativas de solución
para su posterior evaluación de las mismas.

2.1 Pronostico de la empresa Monasterio

Se hará un supuesto de los pronósticos, para tener como base una proyección de lo que fueron las
ventas en el año 2015 (Administración Padre Montano) y en el año 2016 (Administración Peter).

Figura 3: Proyección de ventas del Monasterio

Se construirán dos modelos de regresión que describan la situación real:

1. Modelo de Regresión para la administración del Padre Montano 2015

2. Modelo de Regresión para la Administración de Peter 2016

Utilizando los datos de la fig.3 se tiene que los modelos son:

Y^M =243.05−3.66 X i Modelo de regresión del Padre Montano

Y^P =414.05−23.43 X i Modelo de regresión de Peter

De lo anterior se puede observar que ambos modelos tienen una relación inversamente proporcional ya
que a medida que pasan los meses, las ventas disminuyen, esto es, debido a que ambos modelos
representan la situación problemática actual y por ende, cuando el sistema o solución se defina y
posteriormente se implemente, se tienen que actualizar los datos así como también estos modelos.

CARLOS DANTE
2.2 Modelación y simulación del sistema

En esta fase se busca diseñar un modelo cuantitativo que describa la situación real, así como también el
futuro de la misma.

Las funciones que debe tener el modelo son:

 Comparar
 Predecir

De manera general se tiene que el modelo debe tener la siguiente estructura:

E=F (X i ; Y i )

En donde:

E=Efecto del comportamiento del sistema X i=Variables y parametros que se pueden controlar

Y i=Variables y parametros que no se pueden controlar

El tipo de modelo cuantitativo que mejor se adapta al caso en estudio es el modelo dinámico, ya que se
busca describir el comportamiento del sistema en función del tiempo.

El modelo de sistema o alternativa que mejor se adapta a la problemática es:

“Diseñar un sistema de planificación para el Departamento de Ventas y de Producción que garantice la

buena comunicación entre ambos, mediante métodos de pronósticos de la demanda y plan maestro de
producción.”

De lo anterior pueden surgir ciertas inquietudes tales como ¿Por qué un solo sistema o alternativa? ¿Al
ser un solo sistema; lo convierte en óptimo? La existencia de un solo modelo se debe a que este sistema
o alternativa incluye de manera general todo el problema sin necesidad de diseñar otros modelos, esto no
quiere decir que el modelo de sistema sea óptimo, para eso el sistema debe optimizarse, usando algún
criterio de optimización. [Véase etapa siguiente]

2.3 Optimización de la operación del sistema

Se hará la suposición de que el sistema es óptimo debido a que no se cuenta con otro sistema con el
cual compararlo.

2.4 Control de operación del sistema

CARLOS DANTE
Cuando el modelo de sistema o alternativa ha sido optimizado, se requerirá de un sistema de control que
asegure que el sistema estará operando bajo las condiciones para las cuales se optimizó el sistema.

Este control es necesario debido a la incidencia o comportamientos impredecibles en el modelo de

sistema, los cuales causan que el desempeño real de la alternativa se desvié.

Para el caso en estudio, el control de operación del sistema se hará mediante un sistema de
retroalimentación. Dicho sistema se ha planteado anteriormente con los siguientes indicadores:

 La percepción del cliente sobre el producto

 Nivel de Ingresos
 Número de unidades producidas
 Tiempo de fabricación del producto
 Cantidad de productos defectuosos

Estos indicadores brindaran información necesaria para controlar el sistema.

2.5 Confiabilidad del sistema

En esta etapa se mencionaran aquellos factores que generalmente quedaron ignorados en la fase de
diseño del sistema y que seguramente se presentaran en momentos inesperados causando problemas
serios al sistema ya propuesto.

 Falta de presupuesto que podría ocasionar que el sistema no se lleve a cabo

 Disponibilidad de tiempo de las personas involucradas
 Cambios en la Administración

CARLOS DANTE