O que checar antes de assumir o cargo de síndico

Saiba como começar com o pé direito e se precaver de assumir erros de gestões

passadas

Ao assumir a gestão de um condomínio, o novo síndico – seja ele profissional ou não –

deve tomar uma série de cuidados para começar com o pé direito e conseguir realizar
uma boa gestão.
Além disso, deve também evitar que erros de gestões anteriores possam respingar na
sua administração presente.
Portanto, é fundamental o novo síndico estar bem informado e a par da situação do
local.
Pensando nisso, fizemos um levantamento - e um checklist para download (no final da
matéria) - dos principais pontos a serem checados e providenciados quando o novo
síndico assumir. Desde a assembleia de eleição até o momento em que sua gestão
começa efetivamente, o que você precisa saber, está aqui.

Veja nessa matéria:

1. Assembleia de eleição
2. Postura do síndico
3. Papel da administradora
4. Assuntos administrativos
5. Assuntos financeiros
6. Infraestrutura
7. Segurança
8. Assembleia de apresentação
9. Vídeo resumo
10. Checklist para download
11.
 Dica: Não deixe de ver também nosso guia "Fui Eleito Síndico, e Agora?" com tudo que você para
se manter informado durante sua gestão: legislação, procedimentos, atribuições do síndico, papel
do conselho, papel da administradora, principais feramentas legais, etc.
Na assembléia de eleição do novo síndico

É importante que logo na assembleia de eleição do novo síndico já haja uma data para
que o novo gestor receba do síndico anterior, toda a documentação necessária para a
sua atuação.
"Esse prazo deve, inclusive, deve constar na ata da assembleia. Isso ajuda caso a gestão
anterior não queria disponibilizar os documentos e seja necessário entrar com uma ação
judicial. Com a ata em mãos o juiz tem mais instrumentos para agir com mais rapidez",
explica o advogado especialista em condomínios Alexandre Marques.

Postura do novo síndico em relação à gestão anterior

Nada combina menos com o trabalho do síndico do que a inércia. A ideia de “se estava
assim antes, pode continuar da mesma maneira” para algo que não está correto ou
adequado para o condomínio é perigosa e tende a ser negativa para toda a comunidade.
Por isso, se algo está errado, como falta de inspeção do para-raios, avcb vencido ou
previsão orçamentária deficitária, arregace as mangas e mãos à obra.
O síndico deve ter uma postura pró-ativa e saber como levar adiante as mudanças que
precisam ser feitas. Para isso, um bom planejamento e uso do bom senso são
fundamentais, explica Julio Paim, diretor do SíndicoNet
 Veja aqui uma matéria sobre planejamento da gestão condominial
 Veja aqui Curso online SíndicoNet sobre planejamento da gestão condominial
Outro ponto importante é ter o cuidado em manter um diálogo com o gestor
anterior para que a transição não seja traumática.
Nesse momento, é muito saudável que haja uma conversa entre essas duas pessoas para
esclarecer qualquer dúvida que possa surgir, como algo relacionado a uma obra em
andamento no condomínio ou outras questões específicas, ressalta Julio.
No caso de constatar irregularidades na documentação da gestão anterior, deve-se pedir
esclarecimentos ao síndico responsável por tais erros.
Ao assumir o cargo, é também muito saudável e válido o novo síndico enviar uma carta
de apresentação aos condôminos.
 Veja aqui modelo de carta para transferência de gestão
 Veja aqui um modelo de carta de apresentação do novo síndico
Papel da administradora

A administradora é uma grande aliada do síndico e o mesmo deve se sentir confortável

em trabalhar com a empresa. É importante, ao assumir o condomínio, conhecer o
contrato de prestação de serviços, e quem faz o atendimento ao condomínio.
Uma visita à empresa para uma reunião também é altamente recomendado para tirar
dúvidas e alinhar a parceria.
 Veja aqui todas as atribuições da administradora de condomínios

O que checar: Assuntos Administrativos

1) LISTA DE MORADORES ATUALIZADA (prioridade alta)

“Deve ser a prioridade zero quando se assume um condomínio”, assinala Alexandre
Marques.
Isso porque sem essa lista fica muito difícil cobrar um condômino inadimplente
corretamente.
Vale lembrar que a administradora do condomínio deve ajudar o síndico a manter essa
lista sempre atualizada.
2) LISTA DE DOCUMENTOS ATUALIZADOS
 Todos os contratos de prestação de serviço
 RIA - Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores (São Paulo)
 AVCB
 Habite-se anterior
 Brigada de incêndio
 Análise de água
 Plantas do condomínio
 Certificados de dedetização, limpeza de caixas d´água e outros serviços realizados
- Veja aqui lista de documentos que o síndico anterior deve enviar ao novo síndico
- Veja aqui o que deve constar no quadro de avisos do condomínio
3) ATUALIZAR DADOS NA RECEITA FEDERAL
“Só assim é possível atualizar o certificado digital. Sem ele, o pagamento de
funcionários e de tributos fica prejudicado, o que é péssimo para o condomínio”,
argumenta Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.
 Saiba mais sobre estar em dia com a RF aqui
 Saiba mais sobre certificado digital para condomínios
 Veja aqui emissão de certificados digitais para condomínios com 20% de desconto
4) ATUALIZAR DADOS NO BANCO
“Em muitos bancos, caso isso não seja feito, a movimentação financeira pode ficar
bloqueada, o que é um problema bastante sério”, aponta Gabriel Karpat.
Isso porque o banco sabe quando termina uma gestão e começa a outra. E, ao terminar
a gestão, o antigo síndico não tem mais poder para decidir sobre as contas do
condomínio.
5) CHECAR O SEGURO DO CONDOMÍNIO (prioridade alta)
O seguro do condomínio estar em dia é uma das obrigações mais sérias do síndico.
“Já imaginou se há um incêndio e a apólice está vencida? O síndico pode ser
condenado civil e criminalmente pelo ocorrido", indaga o síndico profissional Nilton
Savieto.
Ele também alerta para que os novos síndicos se atentem aos valores segurados pela
apólice, de forma a serem realmente o necessário para cobrir os custos de uma
reconstrução.
 Renovação e uso correto da apólice de seguros
 Cobertura ampla ou simples? Saiba escolher corretamente
6) CERTIDÕES DE DÉBITO NEGATIVAS
Checar se o condomínio está em dia com o INSS, FGTS e tributos federais e municipais
é facil através da internet.
Assim, o novo síndico já fica a par de possíveis dívidas e evita-se sustos como
funcionários cobrando direitos que não foram pagos corretamente.
Vale lembrar que a administradora do condomínio é peça fundamental para ajudar na
coleta destes dados, e os condomínios que contam com a certificação digital
conseguem ter acesso a diversos dados sobre a situação trabalhista e fiscal do
condomínio.
7) AÇÕES JUDICIAIS EM CURSO
Estar a par das ações judiciais envolvendo o condomínio é fundamental.
"O novo síndico pode verificar isso rapidamente com o advogado do condomínio ou
com a administradora. É fundamental se inteirar do processo", assinala o advogado
especialista em condomínios Alexandre Marques.
8) REVER OS CONTRATOS DO CONDOMÍNIO
“Quando eu assumo a gestão de um novo condomínio, revejo todos os contratos de
manutenção. Chamo a empresa para conversar, tiro as dúvidas e vejo se está sendo
cumprido o contrato, se o preço está de acordo com o que está sendo oferecido para o
condomínio”, explica o síndico profissional Nilton Savieto.
Estudar esses contratos é fundamental para que o síndico conheça os fornecedores e
tenha segurança na hora de cobrar o que está descrito no contrato.
 Contrato de manutenção e conservação de elevadores
 Recolhimento de tributos ao contratar serviços no condomínios
9) FUNCIONÁRIOS DO CONDOMÍNIO
A folha de pagamento é o item mais pesado do condomínio. Dar a devida atenção à
escala de trabalho dos funcionários ajuda, e muito a manter as contas equilibradas no
empreendimento.
“Fazer uma análise criteriosa de horas extras, por exemplo, pode resultar em uma boa
economia para o condomínio todos os meses”, explica Gabriel Karpat.
Outro ponto importante sobre os funcionários do condomínio é checar junto à
administradora se a documentação trabalhista está em dia. Obrigações como PPRA
(Programa de Prevenção dos Riscos Ambientais) - NR 09 do Ministério do Trabalho e
Emprego - e PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) - NR 07 o
Ministério do Trabalho e Emprego.
Respeitar outras obrigações junto aos funcionários como a CIPA (Comissão Interna de
Prevenção de Acidentes), caso seja o caso, assim como diversos outros dispositivos da
legislação trabalhista que abranjam o empreendimento é fundamental.
 Saiba mais sobre as Normas Regulamentadoras (PPRA, NR 09, PSMSO, CIPA, etc.)
existentes em condomínios
 Veja aqui 37 perguntas e respostas sobre Direito Trabalhista de funcionários de
condomínios
10) EMPRESA TERCEIRIZADORA
Caso o seu condomínio conte com uma parceira do tipo, é fundamental cobrar
periodicamente - de preferência, no máximo a cada três meses - as certidões de quite
com o INSS e o FGTS. Dessa forma, o gestor resguarda o condomínio de possíveis
ações trabalhistas no futuro.
Da mesma forma que o item anterior, também é importante estudar a escala dos
funcionários, de forma a saber se a mesma não está onerando o condomínio
demasiadamente.
Logo ao assumir, o fundamental é pedir uma pesquisa completa sobre a saúde
financeira da empresa e ter a certeza de que os funcionários estão sendo pago em dia e
que seus direitos trabalhistas estão sendo respeitados.
 Cuidados na contratação de terceirizadoras

O que checar: Assuntos Financeiros

1) ANÁLISE FINANCEIRA
É muito importante o síndico ter uma noção clara das despesas, o quanto cada item
representa do orçamento, assim como saber como está a receita e índice de
inadimplência.
Checar principalmente os três últimos balancetes já ajuda a dar um panorama de como
está a situação financeira do condomínio.
“Se for possível analisar os últimos doze meses de vida do condomínio, ajuda a dar
ainda mais clareza”, argumenta Rosely.
Uma análise mais criteriosa também vai ajuda-lo a conseguir identificar gorduras no
orçamento e, assim, propor melhorias e redução de custos.
 Saiba como identificar gorduras no orçamento do condomínio
 Faça nosso teste online e identifique se o seu condomínio está gastando mais do que deve

2) COMPARAÇÃO DA PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA COM O GASTO

EFETIVAMENTE
Um dos melhores termômetros para a saúde financeira do condomínio é comparar o
que foi orçado previsão orçamentária com o que está sendo efetivamente gasto.
“Se o seu condomínio tem uma receita mensal de R$ 100 mil e está gastando R$ 90 mil
ou R$ 110 mil é importante entender o motivo dessa disparidade”, analisa Hamilton
Quirino, advogado especialista em direito imobiliário.
 Previsão orçamentária do condomínio
 Como apresentar a prestação de contas no seu condomínio

3) CONHECER A INADIMPLÊNCIA
Saber como está a questão dos devedores no seu condomínio é fundamental para poder
tomar decisões acertadas sobre a gestão como um todo.
“Às vezes há condôminos que não estão em dia com suas obrigações há dois anos e não
há ação na Justiça, não tem ninguém acompanhando. Por isso, é importante que o
síndico esteja a par e tome uma decisão no sentido de corrigir essas situações o mais
rápido possível”, assinala Hamilton.
Ao perceber que não há um controle efetivo ou regras claras e estabelecidas quanto ao
controle de inadimplência, é imprescindível que o novo gestor se organize para pôr
ordem nessa questão.
A convocação de uma assembleia para aprovar as novas regras é necessária e
recomendável.
 Veja aqui como montar programa de controle de inadimplencia no condomínio
4) AUDITORIA DE GASTOS PASSADOS
Se o novo síndico fez um levantamento dos últimos balancetes, cruzou com a pasta de
prestação de contas e com os extratos do banco e percebeu que há disparidades, pode
ser uma boa dividir com a assembleia a possibilidade de se chamar um auditor para
estudar o período.
“Como seria um gasto extra, é importante que esse tipo de investimento seja aprovado
em assembleia”, diz Rosely Schwartz.
 Saiba como analisar a pasta de prestação de contas do condomínio
 Entenda como funciona a auditoria em condomínios

5) INVESTIMENTOS DO CONDOMÍNIO
Saber como estão aplicados os fundos do condomínio é importante para quem está
chegando ao cargo de síndico.
Aplicações em fundos multimercado ou de perfis agressivos não são recomendados.
“Informações do tipo: quais investimentos, quanto e o tipo de garantia a ser dada é
fundamental para o síndico. Também sempre alerto para que deixem o dinheiro do
condomínio em bancos grandes, evitando assim que o condomínio tome um prejuízo
caso o banco quebre”, alerta Nilton Savieto, síndico profissional.

6) ACORDOS FEITOS
O novo síndico deve estar a par do que foi acordado com os inadimplentes que estão
pagando suas obrigações em parcelas.
"Ao firmar um acordo, é importante que o mesmo seja um documento assinado, para
que, assim, seja possível aos próximos gestores acompanharem, com clareza, a
evolução desse pagamento", ensina Rosely Schwartz.
 Saiba mais sobre acordo com inadimplentes do condomínio
O que checar: Infra-estrutura

1) AVCB EM DIA
Estar com o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros em dia é fundamental para o
condomínio. Além de conferir segurança para a edificação, também comprova que o
condomínio está com diversos itens de segurança em dia, como:
 Itens de combate ao fogo
  Parte elétrica
 Para-raios
 Sinalização
 Saiba mais sobre AVCB
 Quais são os equipamentos básicos contra incêndios?

2) SITUAÇÃO DO EXTINTORES
Não é raro encontrar condomínios com extintores vencidos e equipamentos contra
incêndio sem manutenção. Além disso, muitos locais sofrem com vandalismo com
extintores de incêndio.
Por isso, é importante que os mesmos sejam verificados assim que o síndico assuma o
condomínio, e que as datas de vencimento sejam devidamente programadas.
 Veja aqui um check-list para inspeção dos equipamentos contra incêndio
 Saiba mais sobre recarga e manutenção dos extintores

3) OBRAS EM ANDAMENTO
Estar a par das benfeitorias que já estão acontecendo é fundamental para o novo
síndico, assim como saber quais etapas da mesma já foram pagas e se há dinheiro em
caixa para fazer frente à finalização da mesma.
Verificar também se existem obras em andamento, ou a serem feitas, nas unidades é
importante. Principalmente para checar se as mesmas seguem as disposições da norma
técnica 16.280, da ABNT, sobre obras em condomínios
 Veja aqui tudo que você precisa saber sobre a norma técnica 16.280 da ABNT
 Veja aqui nosso Guia sobre Obras e Reformas em Condomínios

4) CONVERSAR COM O ZELADOR

O responsável pela manutenção do condomínio com certeza tem muitas informações
para passar para o novo síndico. Afinal, é ele quem faz o acompanhamento das áreas
comuns do condomínio.
“Fazer uma verdadeira inspeção no condomínio todo, com o zelador ou gerente predial,
pode ser uma ótima forma de saber do que o condomínio está precisando”, aponta
Nilton Savieto.
 Veja e baixe aqui um roteiro para inspeção predial de condomínios
 Veja também como analisar a gravidade de trincas, fissuras e rachaduras nas paredes

5) PLANTAS DO CONDOMÍNIO
O síndico deve ter acesso às plantas elétricas e hidráulicas do condomínio. É
importante saber, em caso de edificações antigas, onde estão esses papéis.
Empreendimentos mais novos costumam ter esses dados em CD ou pendrive.
“O síndico deve ter esses documentos para pode auxiliar quando um condômino
precisar fazer uma reforma e saber onde passa um cano, por exemplo”, alerta Hamilton.
6) FOTOS DAS ÁREAS COMUNS
Registrar itens das áreas comuns é importante tanto para efeito de comparação como
para alertar os moradores sobre a situação de itens que não estejam muito à mostra.
“Tirar fotos também ajuda quando houver uma assembleia, fica mais fácil para o
síndico não apenas aprovar benfeitorias como dividir a responsabilidade caso os
condôminos se oponham em executar a melhoria em questão”, aponta Rosely.
Segurança do condomínio
Saber como estão os equipamentos de segurança contra invasões do condomínio ajuda
o síndico e a equipe gestora a manter a coletividade mais segura, e também a propor
melhorias nesse aspecto para o condomínio.
 Veja aqui nosso guia sobre segurança em condomínios
 Faça nosso teste online para identificar o nível de segurança do seu condomínio
 Cuidados ao adquirir equipamentos de segurança
Convocar assembleia para apresentação
Após realizar essa análise inicial de todos os itens, chamar uma assembleia após um ou
dois meses no condomínio é importante para mostrar em que pé está o condomínio.
“É fundamental que aquela coletividade entenda como o síndico pegou o condomínio
no primeiro momento, até para saber qual o melhor caminho a ser tomado”, explica a
professora do curso de administração condominial da Escola Paulista de Direito,
Rosely Schwartz.
 Convocação de assembleia: como fazer?

Vídeo sobre troca de síndicos

Checklist para download

Como visto, são muitas tarefas e procedimentos para o novo síndico iniciar a sua gestão
com pé direito, rumo a uma administração de sucesso.
Por isso, para te ajudar, criamos um modelo de checklist com um resumo dos principais
itens elencados nessa matéria para você seguir assim que assumir o cargo. Veja no link
abaixo:
 Veja e baixe aqui o Checklist do Síndico Eleito

Fontes consultadas: Alexandre Marques, advogado especialista em condomínios e colunista do

SíndicoNet, Gabriel Karpat, diretor da administradora GK,Nilton Savieto, síndico profissional,
Rosely Schwartz, professora do curso de administração condominial da Escola Paulista de Direito,
Hamilton Quirino, advogado especialista em direito imobiliário, Julio Paim, diretor do SíndicoNet
Checklist do síndico eleito
Use esse modelo de checklist para iniciar com pé direito a sua gestão no condomínio
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Checklist do síndico eleito

Checklist do síndico eleito
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