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PERIODO 3 - 2017
ACCESS BÁSICO
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así
conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que
se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede
decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
Seleccionamos una base de datos en blanco y automáticamente se nos muestra la opción de nombrar y crear la nueva
bb.dd.
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La barra de Título
La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento
actual.
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar , Imprimir o
Deshacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha
desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para elegir.
Pulsando en Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir otras acciones que iremos
viendo a lo largo del curso:
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La Banda de Opciones
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Crear, por
ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en
Access.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la
barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.
El botón de Office
Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar
un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores
de Access es el sustituto del menú Archivo.
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Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de
éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos seleccionar todos
los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto
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Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. En el marco
Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el
valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y sólo
tendrás que rellenarla con sus datos.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura
de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves, etc...
Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo clic
en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado:
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En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha
asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para
cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo
es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo.
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto
nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable
de la derecha y elegir otro tipo.
Tipos de datos.
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A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar
en ese campo.
Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene
una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza
para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números
de teléfono o códigos postales.
Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud
máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear
un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.
En Access 2007 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access sólo utiliza los 255 primeros
caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.
Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo
número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos
Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple,
Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves
autonuméricas en bases réplicas.
Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén
implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del
separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda
tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda
ocupa 8 bytes de espacio en disco.
Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft
Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden
actualizar.
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Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft
Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.
Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de
hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:
Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor
de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta
opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos
basándose en los valores seleccionados en él.
Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo
avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una, si le decimos que Sí nos añade un campo
de tipo autonumérico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya
que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.
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3. Agregue la tabla: HOTELERIA en la vista Diseño. La Clave Principal es el campo Ciudad del tipo texto, tamaño 10. El
resto de los campos son tipo Número.
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EJERCICIO 3: Bibliotec a
1. Cree una base de datos nueva con el nombre: “Biblioteca”
2. Agregue las siguientes tablas definidas a continuación:
Tabla: Libros
Tabla: Lectores
Tabla: Préstamos
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1. Cree la consulta: “Lista Completa de Contactos” que incluya todos los nombres de los contactos en orden alfabético
más su teléfono.
2. Crea la Consulta: “Contactos con teléfono fijo” que incluya los contactos que tienen teléfono fijo (que comienzan
con el dígito 4). Debe listar el nombre del contacto y su teléfono
3. Cree la consulta: “Contactos con celular” que liste a los contactos con teléfono celular (que comienza con el dígito
7). Debe incluir nombre y teléfono.
1. Cree una consulta que incluya todas las ciudades con su nombre y la cantidad de hoteles ordenados de mayor a
menor cantidad.
2. Crea una consulta que incluya a las ciudades y la cantidad de residenciales ordenado de menor a mayor.
3. Cree una consulta con la cantidad de alojamientos en Cochabamba y Chuquisaca.
4. Cree una consulta con la cantidad de hostales en ciudades altas (La Paz, Oruro y Potosí).
5. Cree una consulta de los ingresos terrestres el 1er Trimestre de 2010 con las cantidades respectivas.
6. Cree una consulta de la cantidad de ingresos aéreos ocurridos el 2do Trimestre de 2010.
EJERCICIO 6: Bibliotec a
Abra la base de datos: “Biblioteca” y realice las siguientes consultas
1. Ubique todos los libros del autor Gabriel García Márquez, con toda la información de los mismos.
2. Liste a los lectores de apellido “Pérez” con su teléfono y carnet de identidad.
3. Confeccione una lista de préstamos efectuados el mes pasado con los datos de préstamo.
4. Cree una lista de los libros que están en calidad de prestados.
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EJERCICIO 7: Bibliotec a
1. Abra la base de datos: “Biblioteca” y establezca las relaciones entre sus tablas.
EJERCICIO 8: Gimnasi o
1. Cree una base de datos nueva con el nombre: “Gimnasio”
2. Agregue las siguientes tablas definidas a continuación:
Tabla: Cliente
Tabla: Instructor
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Tabla: Grupo
Tabla: Inscripción
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EJERCICIO 9:
1. Cree un formulario para la tabla de la base de datos: Contactos Personales.
2. Cree un formulario para cada tabla de la base de datos: Turismo Bolivia.
3. Cree un formulario para cada tabla de la base de datos: Biblioteca y personalice según plantillas prediseñadas.
4. Cree formularios con formato personalizado incluyendo logotipo en cada uno, para las tablas de la base de datos
Gimnasio.
EJERCICIO 10:
1. Cree reportes para cada consulta de la base de datos: Contactos Personales.
2. Cree reportes para cada consulta de la base de datos: Turismo Bolivia.
3. Cree reportes para cada consulta de la base de datos: Biblioteca y personalice según plantillas prediseñadas.
4. Cree reportes con formato personalizado incluyendo logotipo en cada uno, para las consultas de la base de datos
Gimnasio.
TRABAJO PRÁCTICO 1
AGENCIA DE VIAJES
Tabla: Turista
Tabla: Tours
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3. Realice las relaciones entre tablas por medio del campo Tour.
4. Agregue datos a las tablas de acuerdo a la siguiente información:
Turistas
Tours
INSTITUTO DE COMPUTACION
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Tabla: Estudiante
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ACCESS AVANZADO
EJERCICIO 1: Vi deo Cl ub
1. Cree una base de datos nueva con el nombre: “Video Club”
2. Agregue la siguiente tabla:
Tabla: Película
Campo: Id Película
Propiedad Valor
Máscara de entrada L0000
Título Código Película
Regla de validación P*
Texto de validación Escriba como primera letra P
Campo: Título
Propiedad Valor
Requerido Sí
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Campo: Tipo
Propiedad Valor
Valor predeterminado Comedia
Requerido Sí
Opciones de Búsqueda
Origen de la fila Comedia; Acción; Terror
Limitar a la lista Sí
Permitir varios valores No
Permitir edición de lista de Sí
valores
Campo: Categoría
Propiedad Valor
Valor predeterminado Normal
Requerido Sí
Opciones de Búsqueda
Origen de la fila Normal; Estreno; Clásico
Limitar a la lista Sí
Permitir varios valores No
Permitir edición de lista de No
valores
Campo: Stock
Propiedad Valor
Valor predeterminado 1
Regla de validación >=1 y <=5
Texto de validación Stock no válido: Ingrese en el Stock un número
entre 1 y 5
Requerido Sí
Campo: Saldo
Propiedad Valor
Regla de validación >=0
Texto de validación No puede existir un Saldo menor que 0.
Requerido Sí
Tabla: Cliente
Campo: Nombre
Propiedad Valor
Título Apellidos y Nombres
Requerido Sí
Permitir longitud cero No
Campo: Documento
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Propiedad Valor
Título Carnet de Identidad
Regla de validación >99999
Texto de validación El Documento de Identidad debe tener al
menos 6 dígitos
Campo: Dirección
Propiedad Valor
Requerido Sí
Permitir longitud cero No
Campo: Teléfono
Propiedad Valor
Máscara 4-000000
Campo: Celular
Propiedad Valor
Máscara 700-00000
Tabla: Boleta
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Campo: Id Cliente
Propiedad Valor
Título Cliente
Requerido Sí
Opciones de Búsqueda
Tipo de origen de la fila Tabla Cliente: mostrar campo Nombre
Tabla: DetalleBoleta
Campo: Id Película
Propiedad Valor
Título Película
Requerido Sí
Opciones de Búsqueda
Tipo de origen de la fila Tabla Película: mostrar campo Título
Campo: Mora
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Propiedad Valor
Formato Estándar/Moneda
Lugar decimales 2
Regla de validación >=0
Texto de validación Ingrese en Mora un número mayor o igual que
0.
10. Establezca las relaciones entre tablas cuidando exista integridad referencial.
11. Agregue 25 registros a la tabla Boleta y 30 registros a la tabla Detalle Boleta.
12. Pruebe la integridad referencial intentando borrar registros de una tabla que son referenciados en otra tabla.
13. Mejore la estructura de la tabla Película, agregándole los siguientes campos:
EJERCICIO 2: Consultas
Abra la base de datos Video Club y realice las siguientes consultas:
Consultas básicas
1. Mostrar el Título, Tipo y Actor Principal de las películas en Estreno. El resultado debe estar ordenado por el Título.
2. Mostrar los clientes cuyo Apellido empieza con F. El resultado debe obtener todos los campos.
3. Mostrar los clientes que no tienen Teléfono y además viven en la calle Heroínas
4. Mostrar la lista de películas de Acción, Terror y Drama. El resultado mostrará los campos Título, Tipo y Stock
ordenado por el campo Tipo.
5. Mostrar las Boletas emitidas la primera semana del mes en curso. El resultado debe incluir: Nro Boleta y Fecha de
Alquiles de la tabla Boleta y Id Película y Precio Alquilado de la tabla DetalleBoleta.
6. Mostrar la lista de Boletas emitidas a cada cliente, obteniendo como resultado los campos Documento y Nombre del
cliente, además de Nro de Boleta y la Fecha de Alquiler.
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13. Crear una consulta que elimine las películas de Drama de la tabla PelículaStock1y2.
1. Crear un formulario personalizado para ingreso de información de las películas, incluyendo imagen de la portada y
resumen. Los elementos del formulario deberán estar debidamente ordenados y gozar de buen aspecto en el
diseño.
2. Crear un formulario que permita ver las películas y que incluya un subformulario para observar el movimiento de
préstamos de cada película.
3. Cree el formulario de clientes y agregue botones de control para desplazamiento de registros (primero, anterior,
siguiente y último) y actualización de datos (nuevo, eliminar, guardar y deshacer modificaciones).
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