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PROCEDIMIENTO:
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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Supervisor SSOMA Jefe SSOMA Gerente General

Nombre
Nombre: Nombre:
:
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la elaboración, revisión, identificación, aprobación,

distribución, actualización, almacenamiento y protección de los documentos y
registros del Sistema Integrado de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente de la empresa MAGNIPLASTIC S.A.C

2. ALCANCE

Es de aplicación en todas las áreas de la MAGNIPLASTIC S.A.C.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- Norma ISO 14001:2015

- Norma OHSAS 18001:2007

4. DEFINICIONES

4.1. Anexos: Son guías establecidas para ayudar a la comprensión de un

procedimiento
4.2. Backup: Respaldo de la información en medios electrónicos.

4.3. Copia Controlada: Copia de documento original que al entregarse a

una persona se registra en un formato.

4.4. Copia No Controlada: Copia de documento original que al entregarse a

una persona no es necesario registrarlo.

4.5. Copia dura: Copia física impresa.

4.6. Documento: Información y su medio de soporte, este medio puede ser

papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón, o
una combinación de estos.

4.7. Documento Externo: Son documentos que no son generados por la

misma empresa, pero que por su información específica es adoptado como
parte del sistema de gestión y debe ser controlado. Son documentos
externos las normas legales aplicables, normas técnicas, MSDS, manuales
de equipo, guías técnicas, información de clientes, entre otros.
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4.8. Documento Interno: Documento generado para su uso dentro del

sistema de gestión. Son documentos internos las políticas, reglamentos,
manuales, procedimientos, instrucciones, diagramas, formatos de registros
y planos.

4.9. Documento Obsoleto: Documento que ha sido reemplazado por una

nueva versión actualizada o retirado porque la actividad que lo originó se ha
suspendido o es controlada por otro documento.

4.10. Formato: Es un documento en el que se consignarán datos como

resultado de una verificación o control, convirtiéndose de esa manera en un
registro.

4.11. Instructivo o Instrucción: Documento que detalla la forma de “como”

desarrollar una actividad específica en un proceso determinado, puede
incluir gráficos, esquemas, dibujos, fotografías, etc. para ayudar a la
comprensión del usuario

4.12. Manual: Documento que especifica la forma de administrar una

organización. El manual puede variar en cuanto a detalle y formato para
adecuarse al tamaño y complejidad de cada organización en particular.

4.13. Plan: Es el documento de gestión mediante el cual se describe a

grandes rasgos las ideas que van a orientar y condicionar el desarrollo de
los niveles de la planificación para el mismo. Sería el nivel estratégico, con
unas metas genéricas que dan sentido al resto de los niveles, de forma que
no se hagan acciones aisladas sino que todas tengan una coherencia, una
finalidad.

Para que un plan se lleve a cabo se requiere que se desglose en las

acciones específicas que son necesarias para lograr lo que en el plan se
propone hacer. Esto se hace a través del uso del programa.

4.14. Política: Es una declaración de principios generales que la empresa u

organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y
directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus
empleados y fija las bases sobre cómo realizar las actividades de la
empresa

4.15. Procedimiento: Descripción específica para llevar a cabo una actividad

o un proceso

4.16. Programa: Documento que establece una serie de pasos en secuencia

para llevar a cabo un plan. El programa está compuesto de acciones,
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responsabilidades, medios y plazos a seguir para alcanzar los objetivos y

metas de una organización.

4.17. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas

4.18. Reglamento: Es el conjunto de disposiciones obligatorias para

trabajadores y patrones en el desarrollo de los trabajos en la empresa, así
como las consecuencias al infringir las reglas establecidas

4.19. SSOMA: Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

5. RESPONSABILIDADES

5.1. Jefes SSOMA:

 Revisar los documentos establecidos según la Matriz de Elaboración y

Aprobación de Documentos del Sistema de Gestión.
 Encargado de revisar y dar el V°B° al documento para que sea revisado por
el Jefe de Área, según el documento que corresponda.
 Es responsable que se cumplan los lineamientos del presente instructivo.

5.2. Supervisor SSOMA:

 Elaborar los documentos establecidos según la Matriz de Elaboración y

Aprobación de Documentos del Sistema de Gestión.
 Codificar y comunicar los documentos del Sistema de Gestión.
 Archivar, conservar, mantener y disponer los documentos y registros del
sistema Integrado de Gestión.

6. DESARROLLO

6.1. Estructura del Documento

6.1.1. Encabezado de Documento:

 El logo de la empresa se ubica en la primera columna.

 El tipo de documento y el nombre del documento se ubica en la

segunda columna. El tipo de letra será Arial, tamaño 12.

 En la primera celda de la tercera columna de coloca el código de

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documento. El tipo de letra será Arial, tamaño 11.

 En la celda Versión, debe escribirse el número de versión del

documento con dos (2) dígitos. Se debe comenzar con la versión 00. El
tipo de letra será Arial, tamaño 11.

 En la celda Fecha, debe escribirse el día, mes y año en el que

aprobado documento. Ejemplo: 02/04/2017. El tipo de letra será Arial,
tamaño 11.

 En la celda Página, debe escribirse con 02 dígitos el número de página

en referencia al total de páginas que contiene el documento. Ejemplo:
01 de 20. El tipo de letra será Arial, tamaño 11.

Código: “Código”

“TIPO DE DOCUMENTO” Versión “Numero de versión”

“NOMBRE DE DOCUMENTO” Fecha: XX/XX/XXXX
Página: XX de XX

6.1.2. Carátula de Documento

 El logo de la empresa y el nombre del documento se ubicará según la

siguiente estructura. El tipo de letra será Arial, el tamaño de
preferencia será 28 o 38.

“TIPO DE DOCUMENTO”

“NOMBRE DEL DOCUMENTO”

 En el Cuadro de Revisiones del Documento, se tiene 3 columnas, la
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primera columna es “Elaborado por”, donde se coloca la firma de la

persona quien lo elaboró, el cargo, Nombre, y fecha; de igual forma se
realiza para la segundo columna de “Revisado por” y la tercera
columna de “Aprobado por”. El tipo de letra será Arial, tamaño 10.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

“Firma” “Firma” “Firma”

“Cargo” “Cargo” “Cargo”

Nombre: “Nombre y Apellido” Nombre: “Nombre y Apellido” Nombre: “Nombre y Apellido”

Fecha: XX/XX/XX Fecha: XX/XX/XX Fecha: XX/XX/XX

6.1.3. Encabezado de Registros

 El logo de la empresa se ubica en la primera columna.

 El nombre del registro se ubica en la segunda columna. El tipo de letra

será Arial, tamaño 12.
 El código del registro, el número de versión, Fecha y Página se ubica
en la tercera columna. El tipo de letra será Arial, tamaño 11.
 El número de versión debe escribirse con dos (2) dígitos. Ejemplo 00.

 La fecha debe indicar el día, mes y año en 02 dígitos cada uno. Ejemplo;
01/01/17.

Código: “Código”

“NOMBRE DE REGISTRO” Versión “Numero de versión”

Fecha: XX/XX/XX

6.1.4. Tabla de Contenido del Manual:

 La tabla de contenido del Manual se inicia en la página 2 que preferentemente

cumplirá con la siguiente estructura. El tipo de letra será Arial, tamaño 11
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6.1.5. Tabla de Contenido del Plan de Gestión:

 La tabla de contenido del Plan de Gestión se inicia en la página 2 que
preferentemente cumplirá con la siguiente estructura. El tipo de letra
será Arial, tamaño 11.

6.1.1. Tabla de Contenido del Procedimiento:

 La tabla de contenido del Procedimiento de Gestión y el Procedimiento
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de Control Operativo se inicia en la página 2 que preferentemente

cumplirá con la siguiente estructura. El tipo de letra será Arial, tamaño
11.

6.1.1. Tabla de Contenido del Plan de Emergencia:

 La tabla de contenido del Plan de Emergencia se inicia en la página 2

que preferentemente cumplirá con la siguiente estructura. El tipo de
letra será Arial, tamaño 11.
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6.1.1. Tabla de Contenido del Instructivo de Control Operativo:

 La tabla de contenido del Instructivo de Control Operativo se inicia en la
página 2 que preferentemente cumplirá con la siguiente estructura. El
tipo de letra será Arial, tamaño 11.
 Código: P-SSM-01
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6.1.1. Contenido del Documento:

 El contenido del cada documento se inicia en la página 3, cumpliendo
con la secuencia indicada en la tabla de contenido del documento. El
tipo de letra para toda la documentación será Arial, tamaño 11.
 Todos los documentos del Sistema de Gestión de SSOMA se presentan
en papel tamaño A4.
 En algunas ocasiones los Programas de Gestión se presentan en papel
tamaño A3, así como algunos registros.

6.2. Matriz para Elaboración y Aprobación de Documentos del Sistema de

Gestión

Los niveles de elaboración, revisión y aprobación establecidos en la organización

se detallan a continuación:
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DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA

Política del Sistema de Gestión de Sub-Gerente /
Área SSOMA Gerente General
SSOMA Jefe de Área

Departamento o
Reglamento Interno de la Gerente de Área
Área de la Gerente General
Organización
Organización

Reglamento Interno de Seguridad y

Área SSOMA Jefe SSOMA Comité SST
Salud en el Trabajo

Manual del Sistema Integrado de Supervisor Jefe SSOMA

Gestión SSOMA SSOMA Gerente General

Jefe SSOMA y Comité SST o

Área SSOMA
COO Gerente General

Departamento o Gerente de Área

Área de la Gerente General
Plan del Sistema de Gestión
Organización

Jefe SSOMA y
Supervisor
Sub-Gerente / Jefe Gerente de Área
SSOMA
de Área

Jefe SSOMA y Comité SST o

Área SSOMA
COO Gerente General

CFO / CAO o COO

Departamento o
y Gerente General
Área de la
Programa del Sistema de Gestión
Organización
Gerente de Área

Jefe SSOMA y
Supervisor
Sub-Gerente / Jefe Gerente de Área
SSOMA
de Área

Jefe SSOMA y
Área SSOMA Gerente General
COO

CFO / CAO o COO

Departamento o
y Gerente General
Procedimiento del Sistema de Área de la
Gestión Organización Gerente de Área

Jefe SSOMA y
Supervisor
Sub-Gerente / Jefe Gerente de Área
SSOMA
de Área
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DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA

Jefe SSOMA y
Área SSOMA COO o Gerente Gerente General
de Área / Sede
Plan de Respuesta de Emergencias
Jefe SSOMA y
Área SSOMA Sub-Gerente / Gerente de Área
Jefe de Área

Jefe SSOMA y
Área SSOMA Gerente General
COO

Líder o Supervisor Sub Gerente / Jefe

Gerente de Área
de Área de Área
Procedimiento de Control Operativo
Líder o Supervisor
Jefe SSOMA y
de Área o Gerente de Área
Sub-Gerente / Jefe
Supervisor
de Área
SSOMA

Jefe SSOMA y
Área SSOMA Gerente General
COO

Líder o Supervisor Sub Gerente / Jefe

Gerente de Área
de Área de Área
Instructivo de Control Operativo
Líder o Supervisor
Jefe SSOMA y
de Área o Gerente de Área
Sub-Gerente / Jefe
Supervisor
de Área
SSOMA

6.3. Codificación del Documento del Sistema de Gestión

6.3.1 Política del Sistema de Gestión:

La Política del Sistema de Gestión no requiere codificación, ni número de revisión,

sólo se mencionará la fecha de aprobación y la firma de aprobación.
6.3.2 Documentos del Sistema de Gestión:
Los códigos de los documentos (excepto la Política) se asignaran de acuerdo a
las pautas detalladas en el siguiente cuadro:

DOCUMENTO CODIGO SIGNIFICADO DEL CODIGO

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TIPO DE DOCUMENTOS:
REG : Reglamento

MAN : Manual

PLG : Plan de Gestión

PRG : Programa de Gestión

T P : Procedimiento de Gestión

PO : Procedimiento de Control
Operativo

Reglamento PL : Plan

I : Instructivo de Control Operativo

Manual
INF : Informe
Plan de Gestión
PROCESO O ÁREA QUE GENERA EL
Programa de Gestión
DOCUMENTO:
Procedimiento de SSM : Seguridad, Salud Ocupacional y
Gestión Medio Ambiente
T – P - XX
Procedimiento de ADM : Administración
Control Operativo
CO : Compras
Plan de Emergencia
CC : Control de Calidad
Instructivo de Control
Operativo CON : Contabilidad

Informe P : Producción
P
FIN : Finanzas

LEG : Legal

RRHH : Recursos Humanos

MKT : Marketing

RRHH : Recursos Humanos

VT : Ventas

SIST : Sistemas
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CORRELATIVO DEL DOCUMENTO DE

XX ACUERDO A LA LISTA MAESTRA

R REGISTRO

PROCESO O ÁREA QUE GENERA EL

Registro R – P - XX P
DOCUMENTO

CORRELATIVO DEL REGISTRO DE

XX ACUERDO A LA LISTA MAESTRA

6.4. Conservación de los Documentos del Sistema de Gestión:

Los documentos originales actualizados (firmados) se conservarán en físico en los

files correspondiente y por medio electrónico.

En cuanto a los documentos obsoletos serán almacenados electrónicamente

teniendo acceso solamente el Área SSOMA.

Los documentos obsoletos en físico se guardarán en un almacén por un período

de 1 año y luego se podrá eliminar.

Todos los documentos del Sistema de Gestión de SSOMA serán incluidos en el

registro Lista Maestra de Documentos Internos: R-SSM-01, en la cual se describe
el código, nombre, revisión y fecha de aprobación.

6.5. Revisión de los Documentos

Los documentos del Sistema de Gestión de SSOMA serán revisados de manera

periódica, asegurando la mejora continua de acuerdo al presente cuadro:

DOCUMENTO FRECUENCIA DE REVISIÓN

Política del Sistema de Gestión de SSOMA Un (01) año.

Reglamento Interno de Seguridad y Salud en Dos (02) años o cada vez que sea necesario.
el Trabajo

Dos (02) años o cada vez que sea necesario.

Manual del Sistema Integrado de Gestión

Plan del Sistema de Gestión Un (01) año.

Programa del Sistema de Gestión Un (01) año.

Dos (02) años o cada vez que sea necesario.

Procedimiento del Sistema de Gestión

Plan de Emergencia Un (01) año o cada vez que sea necesario.

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Dos (02) años o cada vez que sea necesario.

Procedimiento de Control Operativo

Dos (02) años o cada vez que sea necesario.

Instructivo de Control Operativo

Tener en cuenta que los documentos nuevos empiezan con la revisión cero
(“Versión: 00”) y la numeración aumenta cada vez que se realiza algún
cambio o modificación al documento.

6.6. Control de Cambios

Los cambios que se realicen en un documento con respecto a la revisión

anterior, serán identificados escribiendo el párrafo modificado y/o palabra;
con letra cursiva y negrita en el documento.

En el cuadro “Cambios en el presente documento desde la última revisión”

ubicado en el ítem 08 sólo se escribirá los títulos, subtítulos, capítulo,
subcapítulos y/o artículos con letra cursiva y negrita.

6.7. Solicitud de Elaboración y/o Modificación

Cualquier persona que forma parte del sistema de gestión puede plantear la
elaboración y/o modificación de un documento, el mismo que será solicitado
a la jefatura de SSOMA, adjuntando un borrador del documento propuesto.

La elaboración, revisión y aprobación del documento se realizara de acuerdo

a lo descrito en el ítem 6.1 Estructura del Documento.

6.8. Distribución de Documentos Internos

6.8.1 Generación de Copias Controladas

 El área de SSOMA es responsable de:

 Generar copias controladas de los documentos del sistema de gestión.

 Distribuir a los representantes de las unidades de negocio o

encargados de las áreas en copia dura o copia electrónica,
registrando su firma como constancia de la entrega del documento
en el registro Distribución de Copias Controladas: R-SSM-03

 Al distribuirse una nueva versión del documento y registrarlo, el usuario

deberá devolver la copia de la versión anterior.
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 La identificación de Copia Controlada en el documento se realiza

mediante el sello de agua que dice Copia Controlada.

6.8.2 Generación de Copias No Controladas

 El área de SSOMA pueden distribuir los documentos del sistema de

gestión a cualquier persona solicitante en copia dura o copia
electrónica.

6.8.3 Documento en la Intranet

 El documento del sistema de gestión que se requiere dar a conocer a

todo el personal se entregará en archivo electrónico con extensión PDF
al responsable del área de Sistemas.

 El encargado de Sistemas publicará el documento a través de la red

interna de ORACLE – intranet.

 Todos los usuarios de ORACLE con acceso a la intranet tendrán

acceso sólo a la lectura de los documentos del sistema de gestión

6.9 Documento Externo

Todos los documentos de origen externo serán remitidos a la Jefatura de

SSOMA para su registro en la Lista Maestra de Documentos Externos: R-
SSM-02

El responsable del área que emplea los documentos de origen externo es el

encargado de asegurarse que los documentos que se emplean sean los
vigentes.

6.10 Control de Registros

6.10.1 Identificación del Formato de Registro

Los registros se mantendrán legibles, identificables y recuperables. Estos,

serán controlados mediante el registro Lista Maestra de Registros: R-
SSM-03, en la cual se considera el código del documento, nombre del
registro, número de revisión, fecha de actualización, ubicación física o ruta
electrónica y disposición final.

Los registros se identifican mediante el título del formato y la

codificación, en aquellos casos en los que no exista código se
identificara sólo por el título.
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6.10.2 Almacenamiento del Registro

Los responsables de las diferentes áreas:

 Mantendrán archivados y actualizados sus respectivos registros.

 Deberán garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y

seguros, con el fin de evitar su deterioro.

6.10.3 Protección del Registro

Cada responsable de las diferentes áreas define las medidas de control

apropiados para proteger los registros a fin de evitar daño, pérdida o deterioro.

Los registros electrónicos, serán protegidos mediante tecnologías de la

información (antivirus, password, etc.).

6.10.4 Recuperación del Registro

Los registros deben ser almacenados en forma ordenada para facilitar el

acceso a ellos durante su tiempo de retención.

Los registros podrán ser almacenados en dispositivos electrónicos (CD, USB,

etc.).

6.10.5 Tiempo de Conservación del Registro

El tiempo de conservación del registro se indicará en la Lista Maestra de

Registros (R-SSM-03)

6.10.6 Disposición del Registro

ORACLE define la forma en que se disponen los registros, tomando en

consideración:

 Los registros confidenciales en papel deben ser destruidos.

 Los registros no confidenciales en papel podrán ser destinados

para reutilización.

6.10.7 Retiro del Registro Obsoleto

El registro obsoleto es retirado al momento de distribuir el documento vigente.

6.11 Control de Documentos y Registros del cliente externo

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REGISTROS
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Cuando el cliente requiera que el área SSOMA desarrolle documentos y

registros de acuerdo al sistema de gestión del cliente, el área SSOMA
elaborará los documentos y registros solicitados. Los cuales serán
registrados en la lista maestra de documentos internos.

7. REGISTROS

Responsable
Nombre del Registro
del Control
Jefatura
R-SSM-01: Lista Maestra de Documentos Internos SSOMA
Jefatura
R-SSM-02: Lista Maestra de Documentos Externos SSOMA
Jefatura
R-SSM-03: Lista Maestra de Registros SSOMA
Jefatura
R-SSM-04: Distribución de Copias Controladas SSOMA

8. CONTROL DE CAMBIOS

No Aplica

9. ANEXOS

No Aplica