GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE ACTAS DE ENTREGA:

1. Norma que regula las actas de Entrega

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2. ¿Quiénes son los responsables de la elaboración de las Actas?

Deber de hacer entrega

Artículo 3.
Todo servidor público que administre, maneje o custodie recursos o bienes públicos, al cesar en su
empleo, cargo o función deberá entregar formalmente el órgano, entidad, oficina o dependencia de
la cual sea responsable.

Materialización de la entrega

Artículo 4.
La entrega se efectuará mediante acta elaborada por el servidor público saliente en la fecha en que
el servidor público que lo sustituya en sus funciones tome posesión del cargo, o en un plazo que no
excederá de tres (3) días hábiles contados a partir de la toma de posesión.

Si para la fecha en que el servidor público saliente se separa del cargo no existiere nombramiento
o designación del funcionario que lo sustituirá, la entrega se hará al funcionario público que la
máxima autoridad jerárquica del respectivo ente u organismo designe para tal efecto.

3. Contenido del Acta

Artículo 10 El acta de entrega deberá contener lo siguiente:

1) Lugar y fecha de la suscripción del acta.

2) Identificación del órgano, entidad, oficina o dependencia que se entrega.

3) Identificación de quien entrega y de quien recibe.

4) Motivo de la entrega y su fundamentación legal.

5) Relación de los anexos que acompañan al acta y que se mencionan en los artículos 11 al
17 de las presentes Normas, según sea el caso, con mención expresa de que forman parte
integrante del acta.

6) Suscripción del acta por parte de quien entrega y de quien recibe.

Ver en el formato de Acta de entrega anexo las referencias indicadas en el Artículo 10°

VER MODELO DE ACTA DE ENTREGA

Al momento de la suscripción se deberá eliminar los números referenciados, ya que

sólo son para guiar a los empleados que están elaborando y suscribiendo el acta.
4. Anexos del Acta

Artículo 11
El acta de entrega a que se refiere el artículo anterior deberá acompañarse de los anexos
siguientes:

1) Estado de las cuentas que refleje la situación presupuestaria, financiera y patrimonial,

cuando sea aplicable.

2) Mención del número de cargos existentes, con señalamiento de si son empleados u obreros,
fijos o contratados, así como el número de jubilados y pensionados, de ser el caso.

3) Inventario de los bienes muebles e inmuebles actualizado.

4) Situación de la ejecución del plan operativo de conformidad con los objetivos propuestos y las
metas fijadas en el presupuesto correspondiente.

5) Índice general del archivo.

6) Cualquier otra información o documentación que se considere necesaria.

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5. Otros anexos del Acta de Entrega:

Artículo 12

Unidades Administradoras

El acta de entrega correspondiente a una unidad administradora, deberá acompañarse, además de

los anexos mencionados en el artículo 11 de las presentes Normas, de los anexos que establezca
el Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, Sobre
el Sistema Presupuestario.

Ver Artículo 53 del Reglamento N°1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público, Sobre el Sistema Presupuestario:

Artículo 53. Cuando por cualquier causa, el funcionario responsable de una unidad administradora
cese en el ejercicio de sus funciones, se suscribirá un acta que señale:

1. Monto de los fondos y bienes asignados a la respectiva unidad administradora.

2. Saldo en efectivo de dichos fondos a la fecha de entrega de la gestión

3. Estados bancarios actualizados y conciliados. (SI APLICA)

4. Lista de comprobantes de gastos. (PEGAR PANTALLAS SAP DONDE SE

EVIDENCIE LA COINCIDENCIA ENTRE
EXTRACCIÓN DE EJECUCIÓN
PRESUPUESTARIA Y LO ESPECIFICADO EN
EL NUMERAL 1 DEL ARTÍCULO 7)

5. Cheques emitidos pendientes de cobro. (SI APLICA)

Artículo 13
Otros Anexos del Acta: Órganos o Entidades que Manejan Ramos Específicos
Al acta de entrega correspondiente a las oficinas o dependencias de los órganos o entidades
previstos en el artículo 5 de estas Normas a quienes corresponda el manejo de ramos específicos
se incorporará, además de los anexos previstos en el artículo 11 de estas Normas, el detalle de lo
liquidado y recaudado por los rubros respectivos, y de los derechos pendientes de recaudación de
años anteriores.

Artículo 14
Otros Anexos del Acta: Órganos de Control Fiscal
En el caso específico del acta de entrega correspondiente a los órganos de control fiscal, se
deberá incorporar además de los anexos previstos en el artículo 7 de estas Normas, la relación de
los expedientes abiertos con ocasión del ejercicio de la potestad de investigación, así como de los
procedimientos administrativos para la determinación de responsabilidades según las
disposiciones contenidas en el Título III de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, con indicación del estado en que se
encuentran.

Los anexos especificados en los Artículos 15, 16 y 17 no aplican en el ámbito de la C.A.

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6. Datos e Información que deben Incluirse en los Anexos

Artículo 18
Los anexos del acta de entrega deberán incluir datos e información, con fecha de corte al momento
del cese en el ejercicio del empleo, cargo o función pública del funcionario o empleado que
entrega.

Es responsabilidad de quien entrega, la exactitud del acta y sus anexos tanto cualitativa como
cuantitativamente.
IMPORTANTE:

7. Si no se cumple con algún anexo indicado en los artículos 10,11,12,13,y/o 14, el acta deberá
contener:

Artículo 19

Inexistencia de la Información Requerida

Cuando por cualquier causa el acta de entrega y/o sus anexos, no contengan la información o los
documentos requeridos en los artículos 10 al 17 de las presentes Normas, según corresponda, se
dejará constancia de tal condición y de los motivos que impidieron su incorporación.

8. Errores, Deficiencias u Omisiones

Artículo 20

En el acta de entrega se especificarán los errores, deficiencias u omisiones que se advirtieren en el

levantamiento de la misma, así como cualquier otra situación que sea necesario señalar en
resguardo de la delimitación de responsabilidades de quien entrega y de quien recibe.

9. Plazo para entregar el Acta a la Dirección de Auditoria Interna

Artículo 21

Original y Copias del Acta y sus Anexos

El acta de entrega y sus anexos se elaborarán en original y tres (3) copias certificadas. Una vez
suscrita el acta, el original se archivará en el despacho de la máxima autoridad jerárquica del
órgano o entidad, o en la oficina o dependencia que se entrega; una (1) copia certificada se
entregará al funcionario o empleado que recibe; una (1) al funcionario o empleado que entrega; y
una (1) a la unidad de auditoría interna del órgano o entidad, dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes de la fecha de suscripción de la mencionada acta.

ANEXO MODELO DE ACTA DE ENTREGA

ACTA DE ENTREGA

En la ciudad de Caracas, Distrito Capital, a los XXXXX (XX) días del mes de XXXXXXXX de
200X (1), constituidos en la Gerencia de XXXXXXX, ubicada en el Piso X del Edificio Sede
de XXXXXX, Av. XXXXXXXXX (Dirección) (3), los ciudadanos XXXXXXXX y XXXXXXXXX,
titulares de las cédulas de identidad Nos. XX.XXX.XXX y XX.XXX.XXX, en sus condiciones
de Gerente de XXXXX (Saliente) y Gerente de XXXXX (Entrante), tal y como consta en
Actas de Junta Directiva Nos. XXXXXXX y XXXXXXXX de fechas XXXX y XXXXX (2),
respectivamente; con el objeto de dejar constancia de la “Entrega del Cargo” de Gerente
de XXXXXXXXX, (4) motivado a la (RENUNCIA; JUBILACIÓN; TRANSFERENCIA RETIRO o
REMOCIÓN) del ciudadano XXXXXXX, suficientemente identificado, actuando de
conformidad con lo previsto en la Resolución N 01-00-000162 de fecha 27 de julio de
2009, emanada de la Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela y
publicada en Gaceta Oficial No. 39.229 de fecha 28 de julio de 2009, a través de la cual se
dictan las “Normas para Regular la Entrega de los Órganos y Entidades de la
Administración Pública y de sus respectivas Oficinas o Dependencias”, publicadas en la
Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela No. 39.229 de fecha 28 de julio de
2009, en concordancia con lo establecido en el artículo 54 del Reglamento No. 1 de la Ley
Orgánica de Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de
Presupuesto, el cual prevé textualmente que “El funcionario responsable de una unidad
administrativa que cese en el ejercicios de sus funciones suscribirá con el funcionario
sustituto un acta (…)”. La presente Acta contará con los Anexos relacionados a
continuación:

(Aquí se relacionan los datos que apliquen de acuerdo a lo exigido en la Resolución

emanada de la CGR Artículos 10 al 13) (5)

La exactitud del Acta y sus anexos tanto cualitativa como cuantitativamente, es

responsabilidad de quien entrega, tal como se establece en el artículo 18 de la Resolución
por la cual se dictan las Normas para Regular la Entrega de los Órganos y Entidades de la
Administración y de sus respectivas Oficinas o Dependencias.

El Gerente XXXXXXXX que recibe deberá, de considerarlo pertinente, dentro de ciento

veinte (120) días hábiles siguientes a la fecha de suscripción de la presente Acta, informar
por escrito a la Dirección de Auditoría Interna de la (describir el ENTE), las observaciones
que tenga sobre con el contenido de la misma, que pudieran dar lugar al ejercicio de la
potestad de la investigación y, de ser el caso, al inicio para el procedimiento administrativo
de determinación de responsabilidades, actuando de conformidad con lo establecido en el
artículo 22 la citada Resolución de Contraloría General.

Se levanta la presente Acta en original y tres (03) copias certificadas. Una vez suscrita el
Acta, el original se archivará en el despacho de la máxima autoridad jerárquica de
(Describir en ente: Ejemplo: C.A. La Electricidad de Caracas (EDC)) o en los archivos de la
Gerencia XXXXXXX del (Describir el ENTE); una (1) copia se entregará al Gerente de XXXX
Entrante; una (1) copia se entregará al Gerente de XXXXXX Saliente y una (1) copia
deberá ser remitida a la Dirección de Auditoría Interna de (Describir el ENTE), dentro de
los cinco (5) días hábiles siguientes de la fecha de su suscripción.

Es todo, se leyó y conformes firman.

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Gerente de XXXXXX Gerente de XXXXXX
(Saliente) (Entrante)