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TEMA 1

Plan de acogida

 La empresa y candidato seleccionado. Plan de Acogida.


 Análisis de expectativas y consecución de objetivos.

OBJETIVOS:
 Conocer qué es un plan de acogida, sus objetivos y requisitos.
 Identificar qué elementos debe incluir un plan de acogida.
 Analizar qué es un manual de acogida, cómo debe ser elaborado y qué información debe
incluir.
 Entender qué es el mentoring y cómo influye en la incorporación de nuevos empleados en
la empresa.
 Valorar la importancia de analizar si tanto la empresa como el nuevo empleado han
alcanzado sus objetivos y expectativas durante el periodo de prueba para decidir si
continuan la colaboración profesional entre ambos.
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Tema 1. Plan de acogida

LA EMPRESA Y EL CANDIDATO SELECCIONADO. PLAN DE ACOGIDA


El proceso de selección no finaliza cuando se selecciona al candidato que va a cubrir un puesto vacante, sino que
empieza otra fase importante que es la integración del candidato a la empresa.

La forma en que se realice esta integración permitirá retener el talento en la empresa y rentabilizar el proceso de
selección.

Muchas empresas invierten muchos recursos en conseguir al candidato ideal para un puesto de trabajo realizando
reclutamientos y procesos de selección muy rigurosos y exhaustivos, pensando que eso les asegurará el éxito. Sin embargo
se producen muchos fracasos en los seis primeros meses desde la incorporación del candidato seleccionado a la empresa.
Por lo tanto hay que tener en cuenta que después de un proceso de selección hay una fase muy importante que es el
proceso de acogida del nuevo trabajador a la empresa.

El momento de incorporación del nuevo empleado en la empresa es muy importante tanto para la empresa como para
el nuevo empleado y de ahí la importancia de establecer un plan de acogida.

Este plan de acogida consiste en diseñar un procedimiento relacionado con la contratación, recepción y acogida de los
nuevos empleados en la empresa.

El plan de acogida tiene dos objetivos fundamentales:

- Rentabilizar la inversión realizada en el proceso de selección.

- Facilitar una integración rápida del nuevo empleado en la empresa.

El proceso de selección supone una gran inversión en:

- Tiempo: Los procesos de selección pueden durar desde varios días a varias semanas.

- Recursos humanos: En los procesos de selección hay varias personas implicadas realizando distintas tareas:
convocar a los candidatos, diseñar y desarrollar las pruebas de selección, realizar entrevistas de selección, elaborar
informes de selección, etc.

- Recursos económicos: Si la empresa realiza por sí misma el proceso de selección supone un coste económico en
términos de tiempo, recursos humanos y materiales destinados a ese proyecto. Si la empresa tiene que contratar
servicios externos de selección de personal supondrá un coste económico importante.

Si no se realiza una adecuada integración del nuevo trabajador en la empresa por no tener un buen plan de acogida se
corre el riesgo de perder a esa persona y de no asegurar la inversión realizada en el proceso de selección.
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El segundo objetivo del plan de acogida es facilitar una rápida integración en la empresa de nuevo trabajador. Hay que
conseguir que el nuevo trabajador entienda los objetivos, la cultura, los valores, las políticas de recursos humanos de tal
forma que se comprometa en el logro de los objetivos de la empresa.

Según Manuel Labrado: "una integración inadecuada puede terminar con la salida no deseada del empleado y ello
implica unos coses directos de reposición-finiquito, costes de selección, formación para el nuevo puesto, tiempo invertido
en el proceso de acogida por las personas implicadas- y unos costes indirectos- baja productividad del titular, pérdida de
productividad mientras el puesto esté vacante, productividad que se pierde por la curva de aprendizaje en el nuevo puesto,
posible impacto que su no integración y/o baja productividad pueda tener sobre las demás personas de su entorno".

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Selección de personal. Módulo V

Un plan de acogida exige tres requisitos:

- Debe ser diseñado específicamente para cada empresa y debe ser dinámico.

Para que un plan de acogida sea válido tiene que ser diseñado por cada empresa en función de sus características
y debe ser dinámico y cambiante, adaptándose a los cambios que se produzcan en la empresa.

- Debe existir una implicación total de todas las personas que intervengan en el plan de acogida.

Para que un plan de acogida que tenga éxito es importante la implicación de todas las personas que intervienen
tanto en su diseño, preparación y aplicación.

En la acogida en la empresa interviene el departamento de Recursos Humanos, el jefe inmediato y los compañeros.

El departamento de Recursos Humanos o la dirección tendrán que encargarse de la acogida del nuevo trabajador
desde el primer día hasta el final. Tendrá que elaborar un plan de acogida en el que se definan una serie de
actividades y las personas que deben desempeñarlas y deberá hacer reuniones cada cierto para analizar en qué
medida se está integrando el nuevo trabajador en la empresa.

El jefe inmediato debe presentar al nuevo trabajador a las personas con las que va a trabajar y le dará las
indicaciones necesarias para desempeñar adecuadamente su puesto de trabajo.

Los compañeros pueden enseñarle al nuevo trabajador las instalaciones de la empresa y las áreas de descanso y
harán posible que se cree un buen clima laboral en el que el nuevo trabajador se encuentre a gusto.

- Evaluar el plan de acogida.

Es importante hacer una evaluación de la eficacia del plan de acogida para detectar sus errores o puntos débiles y
realizar las modificaciones necesarias para asegurar su eficacia y calidad.

Aunque se ha dicho que el plan de acogida tiene que ser elaborado específicamente para cada empresa pero hay una
serie de elementos que debería incluir: (Figura 1)

- Preparación de la incorporación. Pasos a seguir cada vez que se produzca una nueva incorporación.

- Oferta de trabajo. Incluye las condiciones del puesto de trabajo, retribución, categoría profesional, tipo de contrato,
fecha de incorporación, periodo de prueba, etc.

- Contrato. Fecha de firma de contrato.

- Información básica: horario, convenio colectivo de referencia, vacaciones, etc.


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- Presentación en la empresa: dónde presentarse, a qué hora y por quién preguntar.

- Indumentaria: Especificar las reglas sobre la forma de vestir, si las hay.

- Ubicación: El nuevo empleado debe tener una ubicación física determinada y debe disponer de todos los medios
materiales necesarios para el desempeño de su puesto de trabajo (ordenador, teléfono, impresora, material de
oficina, etc.).

También es importante facilitarle cuanto antes las claves de acceso al ordenador, las extensiones de teléfono, las
tarjetas de visita, dirección de correo electrónico, etc. ya que de esta forma se dará una buena imagen de empresa.

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Tema 1. Plan de acogida

- Presentaciones: Una vez que el nuevo empleado conoce cómo, dónde, cuándo y por quién preguntar en la
empresa se debe proceder a la acogida formal.

El superior inmediato y la persona de recursos humanos que le haya conocido durante el proceso de selección le
esperarán en recepción, se presentarán y posteriormente se le presentará al equipo con el que trabajará:
superiores, colaboradores y subordinados.

- Manual de Acogida: Después de la recepción física y haber preparado la ubicación del puesto de trabajo así como
sus materiales se le entregará al nuevo empleado el manual de acogida. El manual de acogida es un documento
en el que se explica toda la información relevante para entender el funcionamiento de la empresa.

En las empresas donde se realizan incorporaciones masivas de personal a la vez se suelen realizar unas jornadas
de acogida donde se realizan charlas sobre la empresa, se les enseñan videos corporativos y se les entrega el
manual de acogida. Estas jornadas pueden durar varios días y aparte de dar información relevante sobre la
empresa también fomentan las relaciones interpersonales entre los nuevos empleados.

Figura 1
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Aunque podamos planificar la acogida del nuevo empleado hay variables que no podremos controlar. En toda empresa
donde trabajan distintas personas cada una con su propia personalidad y que se interrelacionan entre sí pueden surgir
distintos sentimientos o comportamientos positivos o negativos: empatía, compañerismo o ausencia del mismo, envidias,
afinidades, distintas formas de trabajar, etc. que pueden influir en que el nuevo empleado se plantee continuar o no en la
empresa.

Estos aspectos no se pueden controlar y lo único que se puede hacer es conocer la existencia de esas variables y
prevenir en la medida de lo posible que influyan negativamente en el nuevo empleado. Por lo tanto aunque con un plan de
acogida no se pueden eliminar todos los problemas que puedan surgir en la incorporación del nuevo empleado lo que sí se
puede hacer es minimizar esas consecuencias negativas que pueden influir en el abandono de la empresa por parte del
nuevo empleado.

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Selección de personal. Módulo V

El manual de Acogida

El manual de acogida es un manual escrito que se entrega a los nuevos trabajadores con la información más relevante
sobre la empresa, procedimientos internos que el empleado deba conocer y que le sirva de referencia en su labor diaria.

El manual de acogida deberá entregarse bien durante las jornadas de acogida o en el momento de recibir al nuevo
empleado. Suele realizarlo el departamento de Recursos Humanos junto con la dirección y con la colaboración de los
distintos departamentos de la empresa.

El manual de acogida tiene que ser actualizado cada cierto tiempo incluyendo las novedades que se produzcan tanto en
la cultura y objetivos de la empresa como en sus procedimientos de trabajo.

El manual de acogida será diseñado específicamente para cada empresa pero a grandes rasgos el manual puede incluir:
(Figura 2)

Figura 2

- La empresa:
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- Carta de bienvenida de la dirección.

- Objetivos, valores y misión de la empresa.

- Productos o servicios que ofrece.

- Historia, situación actual y futuro.

- Organigrama.

- Situación geográfica.

- Centros de trabajo.

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Tema 1. Plan de acogida

- Selección y contratación.

- Descripción de puestos de trabajo.

- Procedimientos de reclutamiento y selección.

- Prácticas en la empresa.

- Contratación.

- Convenio colectivo.

- Periodo de prueba.

- Rescisión de contrato.

- Política retributiva:

- Salarios.

- Retribución fija y variable.

- Vehículo empresa.

- Tickets restaurant.

- Tickets guardería.

- Beneficios sociales: plan de pensiones, seguro de vida, seguro médico.

- Gastos de viaje.

- Condiciones de trabajo:

- Horarios.

- Flexibilidad horaria.

- Calendario laboral.

- Permisos.

- Bajas por enfermedad, maternidad, paternidad, etc.


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- Vacaciones.

- Ausencias.

- Procedimientos internos:

- Acceso a los centros y oficinas.

- Normas de comportamiento en el lugar de trabajo.

- Prevención de riesgos.

- Servicio médico.

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Selección de personal. Módulo V

- Servicio de guardería.

- Confidencialidad de la información.

- Seguridad informática.

- Utilización del correo electrónico y teléfonos de empresa.

- Utilización del vehículo de empresa.

- Utilización del comedor o cafetería.

- Políticas de Recursos humanos:

- Planificación de carreras.

- Promoción.

- Sucesiones.

- Formación.

- Evaluación del rendimiento.

- Datos de contacto:

- Relación de oficinas y centros.

- Relación de teléfonos y personas de cada departamento.

- Actividades corporativas:

- Actividades deportivas.

- ONG.

- Voluntariado.

- Fiestas.

- Encuentros familiares.

- Guía rápida: Qué hacer en determinadas situaciones


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Mentoring

El mentoring consiste en la asignación de un mentor, una persona con más experiencia, que enseña, guía y ayuda al
desarrollo personal y profesional de otra.

Las situaciones en las se utiliza el mentoring son:

- Nuevas incorporaciones a la empresa.

- Rotación del personal.

- Construcción de nuevos equipos de trabajo.

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Tema 1. Plan de acogida

- Conservar el know-how.

- Desarrollo de líderes.

- Acelerar la transferencia de conocimientos y habilidades.

El mentoring consigue que el rendimiento, la productividad y la motivación del personal aumenten y se consiga una
mayor retención del talento en la empresa.

El mentoring es uno de los medios más efectivos para facilitar la incorporación de un nuevo empleado en la empresa.

A través del mentoring el empleado:

- Se adaptará más rápidamente al entorno de la empresa.

- Será productivo en un periodo de tiempo menor.

- Se identificará más rápidamente con la empresa.

- Adquiere una visión más clara de la empresa.

- Aprende a enfrentarse con la estructura formal e informal de la empresa.

- Aprende la cultura, valores y estilos de gestión de la empresa.

El mentoring supone muchas horas de dedicación al nuevo empleado pero no debe considerarse como una pérdida de
tiempo ya que se reduce bastante el periodo de adaptación del nuevo empleado y permite que supere la fase de integración
más rápidamente para pasar a una fase de producción.

ANÁLISIS DE EXPECTATIVAS Y CONSECUCIÓN DE OBJETIVOS


Como hemos visto anteriormente el diseño y puesta en marcha de un plan de acogida es una herramienta muy útil para
conseguir la integración del nuevo empleado en la empresa y obtener la mayor productividad del mismo en el menor tiempo
posible.

Las consecuencias de carecer de un plan de acogida son:

- El nuevo empleado se va en los seis primeros meses de su incorporación, por lo que no se amortizarán los costes
económicos del proceso de selección y se producirán aún más pérdidas económicas (finiquito del nuevo empleado,
el tiempo invertido en la adaptación del nuevo empleado, la pérdida de productividad durante el tiempo que está
sin cubrir el puesto, etc.)
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- El periodo de adaptación se alarga y no se alcanza el nivel deseado. El tiempo pasa y el nuevo empleado sigue sin
adaptarse a la empresa y sin ser productivo para la misma.

- La inadaptación del nuevo empleado. Se pueden producir bajas por ansiedad, depresión, estrés, absentismo, etc.
debido a que el nuevo empleado no consigue adaptarse a la empresa.

- Baja productividad del nuevo empleado. El nuevo empleado no se adapta al puesto de trabajo ni a la empresa y
por lo tanto no desempeña su puesto de trabajo con eficacia.

- Se perjudica la imagen de la empresa. El nuevo empleado que abandona el puesto en los primeros seis meses
volverá al mercado de trabajo e informará a sus conocidos, compañeros, clientes las causas de que se marchara

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de la empresa. Esto perjudicará a la empresa que puede perder clientes y candidatos para cubrir puestos de trabajo
vacantes en un futuro.

En toda contratación existe un periodo de prueba, que suele variar en función del puesto o del tipo de contrato, en el
que tanto la empresa como el nuevo empleado analizan sus expectativas y el cumplimiento de sus objetivos.

En el periodo de prueba se implantará el plan de acogida y en los algunos casos se utilizará el mentoring para facilitar
la integración del nuevo empleado en la empresa.

Durante ese tiempo tanto la empresa como el nuevo empleado deberán responder a unas preguntas: (Figura 3).

Figura 3
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En función de las respuestas a esas preguntas la empresa decidirá si el nuevo empleado ha cumplido los objetivos y
debe continuar en la empresa o si no los ha cumplido deberá rescindir su contrato.

Respecto al candidato éste deberá valorar si se han cumplido las expectativas que tenía respecto de la empresa y al
puesto de trabajo y deberá decidir si continuar o no en la empresa.

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Tema 1. Plan de acogida

 LO QUE HEMOS APRENDIDO: tema 1

 El proceso de selección no finaliza cuando se selecciona al candidato que va a cubrir un puesto vacante, sino que
empieza otra fase importante que es la integración del candidato a la empresa. La forma en que se realice esta
integración permitirá retener el talento en la empresa y rentabilizar el proceso de selección.
 El plan de acogida consiste en diseñar un procedimiento relacionado con la contratación, recepción y acogida de
los nuevos empleados en la empresa y tiene como objetivos: rentabilizar la inversión realizada en el proceso de
selección y facilitar una integración rápida en la empresa.
 Un plan de acogida debe cumplir tres requisitos: debe ser diseñado específicamente para cada empresa y debe
ser dinámico, debe existir una implicación total de las personas que intervengan en el plan de acogida y debe ser
evaluado.
 Aunque el plan de acogida es diseñado específicamente para cada empresa los elementos que debe incluir son:
Preparación de la incorporación, Oferta de trabajo, Contrato, Información básica sobre horario, convenio colectivo
de referencia, vacaciones, etc.; Presentación en la empresa, Indumentaria, Ubicación, Presentaciones y Manual de
acogida.
 Hay variables que influyen positivamente o negativamente en la incorporación del nuevo empleado y que surgen
de la interrelación de las distintas personas que hay en la empresa, por ejemplo: empatía, compañerismo o
ausencia del mismo, envidias, afinidades, distintas formas de trabajar, etc. que pueden influir en que el nuevo
empleado se plantee continuar o no en la empresa. Con el plan de acogida no se pueden eliminar todos los
problemas que puedan surgir pero sí minimizar esas consecuencias negativas que pueden influir en el abandono
de la empresa por parte del nuevo empleado.
 El manual de acogida es un manual escrito que se entrega a los nuevos trabajadores con la información más
relevante sobre la empresa, procedimientos internos que el empleado deba conocer y que le sirva de referencia en
su labor diaria. Suele realizarlo el departamento de Recursos Humanos junto con la dirección y con la colaboración
de los distintos departamentos de la empresa. El manual de acogida tiene que ser actualizado cada cierto tiempo
incluyendo las novedades que se produzcan tanto en la cultura y objetivos de la empresa como en sus
procedimientos de trabajo.
 El manual de acogida será diseñado específicamente para cada empresa pero a grandes rasgos el manual puede
incluir información sobre: La empresa, Selección y contratación, política retributiva, condiciones de trabajo,
procedimientos internos, políticas de Recursos humanos, datos de contacto, actividades corporativas y una guía
rápida sobre qué hacer en determinadas situaciones. Incluye información sobre la empresa, selección y
contratación, política retributiva, condiciones de trabajo, procedimientos internos, políticas de rrhh, datos de
contacto, actividades corporativas y una guía rápida de qué hacer en determinadas situaciones.
 El mentoring es uno de los medios más efectivos para facilitar la incorporación de un nuevo empleado en la
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empresa y consiste en la asignación de un mentor que enseña, guía y ayuda al desarrollo personal y profesional
de otra. A través del mentoring el empleado se adaptará más rápidamente al entorno de la empresa, será
productivo en un periodo de tiempo menor, se identificará más rápidamente con la empresa, adquiere una visión
más clara de la empresa, aprende a enfrentarse con la estructura formal e informal de la empresa, aprende la
cultura, valores y estilos de gestión de la empresa.
 En toda contratación existe un periodo de prueba, que suele variar en función del puesto o del tipo de contrato, en
el que tanto la empresa como el nuevo empleado analizan sus expectativas y el cumplimiento de sus objetivos para
decidir si sigue manteniendo o no la colaboración profesional entre ambos.

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Selección de personal. Módulo V

 ANOTACIONES
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