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Marco Vaca

Resumen

“Preparativos”(Kubr 1997)

Preparativos – primera fase de la consultoría

1. Contactos iniciales
2. Diagnóstico preliminar de los problemas
3. Mandato
4. Estrategia y planificación de la tarea
5. Propuesta presentada al cliente
6. Contrato de consultoría
Primera fase de la consultoría
Tiene el propósito de establecer contactos iniciales, crear confianza mutua y empatía, así
como establecer las reglas del juego.
Contactos iniciales
La inician el consultor o el cliente en base a recomendaciones, conferencias. Las
primeras reuniones son para familiarizarse con la organización (personas, actividades,
materias primas, productos y servicios, tecnología, métodos, proveedores, clientes,
entorno y competencia externa). Análisis preliminar del problema y plan de trabajo.
Evitar prácticas indeseables.
Contrato inicial contempla:

 El consultor establece el contacto

 El cliente establece el contacto
 Primeras reuniones
 Preparación de las reuniones iniciales
 Objeto de a reunión
 Acuerdo sobre como proceder.
 Concertar primera reunión
 Explorar cual es el problema
 Definir si se es el consultor adecuado
 Establece expectativas del cliente
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 Como iniciar la labor de consultoría

Un contrato es un convenio explícito sobre lo que el consultor y el cliente esperan uno

del otro y de cómo han de trabajar juntos. (Block 1999)

Diagnóstico inicial ¿Qué quiere el cliente?

El consultor debe de saber con exactitud que espera el cliente de él.
a) Alcance del diagnostico
b) Algunas pautas metodológicas
c) La utilización de comparaciones
d) La participación del cliente
e) Fuentes de información
Alcance y objetivos, acceso a registros, actitudes de las personas, remuneración.
Diagnóstico preliminar de problemas yendo de lo general a lo particular, establecer
diversas relaciones y proporciones (entre procesos, insumos y productos, indicadores,
contribuciones), comparando presente contra pasado, estrategias e información
especializada del sector correspondiente.
El diagnóstico incluye, el análisis de información sobre las actividades, el
rendimiento y las perspectivas del cliente, reuniones con determinados directores y otros
empleados esenciales. Relaciones: adoptar una visión dinámica y global de la
organización, su medio ambiente, recursos, metas, actividades y logros. Pasar de lo
general a lo particular, de objetivos globales a un examen con cierto detalle de
determinadas esferas de las actividades de la organización.
Mandato
Declaración inicial del trabajo que ha de realizar el consultor.
Se trata de un método adoptado por una categoría de clientes que prefieren determinar un
propio problema y hacer su diagnostico antes de hablar con el consultor. Existe una
segunda categoría la cual redacta el mandato después de que e consultor haya realizado
el diagnóstico preliminar. Y la tercera categoría de clientes no elabora ningún mandato
oficial.
Estrategia y planificación de la tarea
Durante sus contactos iniciales con el cliente y en el diagnóstico preliminar del
problema, el consultor debe de haber reunido y evaluado suficiente información para
poder planificar su tarea, esto consiste en elegir la estrategia para la asignación de tareas
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y en presentar al cliente un plan de trabajo. Resumen de la identificación del problema

Objetivos que han de alcanzar y medidas que se han de adoptar.
Resumen de identificación del problema, fases y programa temporal de trabajo, definición
de funciones, establecimiento de recursos necesarios.
Propuesta presentada al cliente
Sección técnica: evaluación preliminar del problema, objetivos y métodos.
Personal involucrado; currículum del consultor; condiciones financieras y otras.
Presentación de propuestas: entrega personalmente, reacción del cliente (10-20%
experiencia de la empresa consultora; 25-40% plan de trabajo; 40-60% consultor).
Negociación de la propuesta y aspectos excluidos de la propuesta.
Por regla general, el cometido propuesto se describirá en un documento que se somete a
la decisión y aprobación del cliente.
 Secciones de la propuesta
 Sección técnica
 Sección relativa al personal
 Sección relativa a los antecedentes del consultor
 Sección de las condiciones financieras y de otra índole.
Fuentes de información
Publicaciones de información financiera, económica, estadística. Registros
internos de la organización. Observación de actividades y entrevistas con el personal
clave. Reuniones especiales y encuestas a directivos. Mandato (anexo al contrato). Es un
acuerdo del alcance de la tarea a desarrollar, incluye declaración del trabajo realizar;
problemas a resolver; objetivos y resultados a alcanzar; información de apoyo;
presupuestos; programa de trabajo; exclusiones; restricciones; etc.

Contrato
Se considera que la fase inicial del proceso de consultoría ha quedado terminada con éxito
si el consultor y el cliente conciertan un contrato en el que acuerdan trabaja untos en un
proyecto.
a) Acuerdo verbal c) Presentación de la propuesta
b) Carta de acuerdo d) Reacción del cliente
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e) Negociación de la propuesta g) Contrato psicológico

f) Contrato escrito
Componentes del contrato
 Los límites del proyecto (que NO incluye)
 Objetivo del proyecto
 Tareas a realizar por el consultor
 Qué apoyo y compromiso necesita del cliente
 Condiciones necesarias para trabajar
 Producto final esperado (características del informe, capacitación, etc.)
 Plazos (cronograma)
 Retribución (honorarios)
 Confidencialidad de los resultados
 Información posterior para el consultor
Normas para la contratación
 La responsabilidad es mitad y mitad
 El contrato debe celebrarse libremente
 La retribución debe ser justa para ambas partes
 Todas las necesidades son legítimas
 Uds. pueden decir “no”
 No se puede pedir lo que el otro no posee
 No prometer lo que no se puede cumplir No contratar con alguien ausente
 Todos los contratos son renegociables

Fuente:
Block, Peter. 1999. Consultoría sin fisuras. Ediciones Granica SA.
Kubr, Milan. 1997. La consultoría de empresas: guía para la profesión. Ginebra:
Oficina Internacional del Trabajo.