Contenido

Auditoría Operativa..............................................................................................................................1
Introducción......................................................................................................................................1
Conceptos Básicos............................................................................................................................2
Definición.....................................................................................................................................2
Objetivos de la Auditoria Operativa.............................................................................................2
Característica de la Auditoria Operativa......................................................................................2
Metodología de la Auditoria Operativa........................................................................................3
La Auditoria y el Control de la Empresa......................................................................................3
Normas y Herramientas de la Auditoria Operativa..........................................................................4
Normas de la Auditoria.................................................................................................................4
Normas de la Auditoria Operativa................................................................................................4
Normas Relativas al Informe........................................................................................................6
Técnicas, Procedimientos y Programas de Auditoria.......................................................................7
Tipos de Técnicas.........................................................................................................................7
Criterios de Auditoria...................................................................................................................9
Papeles de trabajo...........................................................................................................................10
Introducción................................................................................................................................10
Disposiciones generales.............................................................................................................10
Objetivo......................................................................................................................................11
Definiciones................................................................................................................................11
Metodología para la realización de papeles de trabajo...................................................................11
Clasificación de los papeles de trabajo.......................................................................................12
Expediente continuo de auditoría o archivo permanente...........................................................12
Fases de la auditoria.......................................................................................................................19
Primera Fase Planeación:...........................................................................................................19
Segunda fase Ejecución:.............................................................................................................21
Tercera Fase Preparación del Informe:.......................................................................................26
 Auditoría Operativa

Introducción
La auditoria inicialmente se encargaba de revisar las anotaciones contables de un negocio, y se le
otorgaba una importancia fundamental a los aspectos matemáticos de la contabilidad, también
detectaba fraudes y malversación de fondos.
La auditoria se orientaba a los aspectos de la contabilidad (mostrar la situación del capital
aportado por los inversionistas). Cuando cambio la visión de la contabilidad, se considero como
una información que permite una buena gestión administrativa, los auditores ampliaron su ámbito
de revisión, como a los análisis financieros y las evaluaciones de control interno.
De aquí la Auditoria Operativa surge como necesidad de evaluar las decisiones adoptadas en los
distintos niveles jerárquicos respectos de los objetivos, políticas, planes, estructuras, presupuesto,
canales de comunicación, sistemas de información, procedimientos, controles ejercidos, etc.
A través de la auditoria operativa se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones
de los planes originales trazados. La administración superior necesita conocer objetivamente en
que medida se están cumpliendo los objetivos y como se están utilizando los recursos en todas
las unidades de la empresa. Por esto se necesitan profesionales que informen en forma objetiva e
independiente de la situación de la empresa.
Entonces la atención de la auditoria operativa recae sobre el ejecutivo, entendiendo como este la
persona que toma decisiones y por ende determina, afecta o encauza el desempeño de un grupo
humano que persigue un objetivo.
De esto trata este trabajo de explicar que es la Auditoria Operativa, se trataran temas como las
normas y las metodologías, tratando una en particular.

Conceptos Básicos
Definición
Hay muchas definiciones de auditoria operativa, pero la que ocuparemos en este trabajo será:
“El examen crítico, sistemático e imparcial de la administración de una entidad, para determinar la
eficacia con que logra los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economía con que se utiliza y
obtiene los recursos, con el objeto de sugerir las recomendaciones que mejoraran la gestión en el
futuro.”(Sita textual del libro de Nudman-Puyol “Manual de Auditoria Operativa).

Objetivos de la Auditoria Operativa

La auditoria operativa es:
 Critica: el auditor no debe aceptar lo que se le presente a la primera, debe buscar todas las
evidencias posibles para tener un buen juicio.
 Sistemático: porque se elabora un plan para lograr los objetivos (este plan debe ser
coherente).
 Imparcial: nunca debe dejar de ser objetivo e independiente (tanto en lo económico como
en lo personal).
Si por cualquier motivo no se examina toda la empresa el auditor debe considerar que la
organización es un sistema, por lo que el estudio debe ser completo.
La auditoria operativa necesita determinar la eficiencia (grado de cumplimiento de la meta) en el
logro de los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economía en la obtención y uso de los
recursos.
La eficiencia busca medir como los ejecutivos utilizan los recursos que disponen.
Medir eficiencia es más complejo que medir eficacia, ya que no existe un padrón de comparación.
El auditor debe apoyarse en la teoría sobre la administración de los recursos humanos y
financieros para saber si están o no bien, además debe tener criterio experiencia para poder
comparar la teoría con la realidad.
  Economía: saber si los recursos se obtienen con los menores costos posibles. Por lo tanto
el auditor debe conocer los precios del medio y la tecnología que existe y además de otros
valores políticos, sociales, culturales, etc.
 Evaluar (diagnostico): conocer las verdaderas causas de los problemas.
 Estimar (pronostico): la situación administrativa futura.

Característica de la Auditoria Operativa
i. Ayuda a reformular los objetivos y políticas de la organización.
ii. Ayuda a la administración superior a evaluar y controlar las actividades de la organización.
iii. Ayuda a tener una visión de largo plazo a quienes toman la decisión, así ellos pueden
planificar mejor.
iv. De acuerdo a las circunstancias puede practicarse la auditoria operativa en forma parcial,
considerando una o más áreas especificas periódica y rotativamente.
v. La Auditoria Operativa debe ser hecha por un grupo multidisciplinario, donde cada
profesional se debe incorporar en la medida que se necesiten sus conocimientos.
El Auditor Operativo, debe basar su preparación en administración general, teoría de la
organización, auditoria, economía, costos, psicología general y social, comercialización,
finanzas, administración de personal, producción política y estrategia de empresas entre
otras mas.
vi. No debe entorpecer las operaciones normales de la empresa.
Las características del medio externo y sus iteraciones con la empresa, caen dentro del ámbito de
la auditoria operativa.

Metodología de la Auditoria Operativa

Si suponemos que se trata de auditores externos sin un conocimiento detallado de la entidad
auditada y sin que sus ejecutivos manifiesten preferencia alguna para el examen recaiga en un
determinado subsistema de la organización, la metodología que usaremos pera examinar la
entidad será:
i. Etapa Preliminar: conocimiento previo de la empresa.
ii. Etapa de Estudio General: definir las áreas críticas, para así llegar a establecer las causas
últimas de los problemas. Se debe poner hincapié en los sistemas de control internos
administrativos y gestión de cada área.
iii. Etapa de Estudio Especifico: se puede establecer la relación entre los problemas visibles y
potenciales y las causas que en verdad lo originaron
El auditor debe generar un modelo de control.
Con el material ordenado se procede aun análisis del problema, con el fin de formular los
juicios que conozcan al diagnostico real de la situación y también a un pronostico.
iv. Etapa de Comunicación de Resultados: es un informe que proporciona una opinión
meditada, experta e independiente en relación a la materia sometida a examen, con su
evidencia correspondiente.
La estructura del informe debe contener:
 Objetivo de la auditoria.
 Metodología.
 Alcance del trabajo.
 Diagnostico.
 Recomendaciones.
 Pronostico.
 Anexos.
v. Etapa de Seguimiento: el auditor debe ver que las debilidades han sido solucionadas.
Si el auditor es de la empresa no tiene para que conocer y se salta esta etapa.

La Auditoria y el Control de la Empresa

Se pueden dar varias definiciones de lo que es el control de empresas:
  Es la verificación de sí todo ocurre en una empresa conforme al programa
adoptado, a las ordenes dadas y a los principios admitidos.
 Es el análisis permanente de las desviaciones entre objetivos y realizaciones y la
adopción de las medidas correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos
o bien su adaptación necesaria.
Las formas de control mas utilizadas pueden ser:
 Intervención
 Inspección
 Control interno
 Auditoría externa: Es el examen de los estados financieros realizado de acuerdo
con ciertas normas por un profesional cualificado e independiente con el fin de
expresar su opinión sobre ellos.
 Auditoría interna: Es el examen de las actividades contables financieras y de otro
tipo, echo de la organización de la empresa, para ayudar a la dirección general.
Ante esta gran diversidad de formas de control, en la actualidad se consideran como las formas
mas sustantivas de control, las siguientes:
 Control de gestión: Función de síntesis realizada en el mas alto nivel de la
estructura.
 Auditoría interna: Labor de análisis que completa en extensión y profundidad la
labor del control de gestión.
 Auditoría externa : Labor de comprobación posterior, realizada por una persona u
organismo externo a la empresa

Normas y Herramientas de la Auditoria Operativa.

Normas de la Auditoria.
i. Necesidad de las Normas
La auditoria es una actividad profesional, por lo tanto el auditor debe procurar que sus servicios
sean de calidad y alto nivel.
Se podría pensar que el nivel profesional se obtiene estudiando y estableciendo procedimientos
mínimos obligatorios, pero la auditoria no es una actividad mecánica que acepte la aplicación de
reglas o formas de actuar rígidas.
El ser auditor exige un juicio profesional, sólido y maduro para:
 Determinar los procedimientos a seguir.
 Juzgar los resultados obtenidos.
 Adaptarse a circunstancias cambiantes de los negocios.
Para satisfacer la necesidad de asegurar un servicio sobre bases mínimas de calidad, rigidizarlo
mediante la exigencia de cumplir con determinados procedimientos, se acordó establecer
principios mínimos fundamentales que puedan definirse en términos generales, a los cuales se les
llamo normas de auditoria.
A medida que la auditoria fue evolucionando, los organismos pertinentes tomaron conciencia de la
necesidad de establecer estas normas a las cuales debían ajustarse los profesionales dedicados a
esta labor. Y ello porque la adopción de normas en materia de informes y demás aspectos
importantes de esta actividad, contribuyen a mejorar el servicio que los auditores prestan a sus
clientes.
Las normas hacen comprensibles el alcance de los auditores y su responsabilidad, tanto para los
auditores como para los clientes. Pero de ninguna manera estas normas implican restringir la
libertad del auditor.
La definición de norma en la auditoria se puede expresar como lo siguiente:
Normas de auditoría son los requisitos mínimos de calidad relativos a la persona del auditor y al
trabajo que desempeña, los que se derivan de la naturaleza profesional de la actividad de
auditoria y de sus características específicas.
En conclusión, la normalización de una actividad establece un conjunto de formalidades y
características fundamentales que forman la identidad de dicha disciplina y constituyen los
requisitos de calidad que rigen la actividad del auditor, el desarrollo del trabajo, las conclusiones y
recomendaciones que deben comunicarse a las personas u organismos respectivos.

Normas de la Auditoria Operativa

En un inicio no había normas para esta auditoria, la operativa pero si se sabia lo que se
necesitaba y su marco conceptual, se empezaron a adaptar las normas de la auditoria tradicional.
La auditoria operativa necesita para evaluar normas o estándares de comparación para juzgar y
medir la función que se esta analizando.
Por ejemplo para evaluar la función administrativa se necesita, al igual que la Auditoria de Estados
Financieros que la contabilidad se realice con respecto a lo establecido por la contabilidad
general.
Debido a que no existen normas, cualquier persona que audite puede estar confundida ante que
decisiones tomar o que juzgar. Por este motivo desde ahora, las normas serán las exigencias que
enmarcan el trabajo profesional del auditor y que le plantean en su que hacer requisitos de
calidad, respetando en esto el nombre de la auditoria tradicional otorga a estas reglas de conducta
personal.

 Normas Personales
Estas normas son las más inconmovibles, ya que son propias de las personas. En toda labor de
auditoria, el profesional debe tener adiestramiento, pericia, idoneidad, independencia y
experiencia.
Las normas que a continuacion se mencionaran son adaptadas de la Auditoria de Estados
Financieros:
a. El auditor debe ser una persona que, teniendo titulo profesional oficialmente
reconocido y o la habilitación legal correspondiente, debe tener entrenamiento
técnico, experiencia y capacidad profesional para ejercer la auditoria operativa.
En Chile no existe jurisprudencia explicita de que un auditor operativo deba tener el
titulo de Auditor, como si es el caso de la Auditoria de Estados Financieros, pero se
considera que si debe tenerlo ya que este profesional tiene especialización en este
área, aunque un ingeniero también tiene especialización en cuanto a la parte
administrativa.
La especialización técnica y profesional es imprescindible para el auditor
operacional.
b. El auditor debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y diligencia
profesional.
Cuando el auditor entrega su informe, tiene que avalar todas las conclusiones que
en el se encuentran.
c. El auditor debe mantenerse en una posición de independencia a fin de garantizar la
imparcialidad y objetividad de sus juicios.
La independencia del auditor debe abarcar los aspectos económicos como el
personal (mental), es decir no tener influencias.
Esta norma es difícil de implementar si el auditor operacional es interno, por que él
conoce a sus compañeros además por la dependencia económica o jerárquica que
él tenga.
d. El auditor debe ser responsable de transmitir y difundir sus conocimientos y
experiencia, con el objeto de perfeccionar y prestigiar la profesión.
Ya que como esta disciplina es relativamente nueva necesita de un cuerpo teórico
integral que la norme, describa y explique.

 Normas a la Realización del Trabajo

a. El trabajo de auditoría debe comprender una adecuada planeación y supervisión de
los colaboradores.
 Toda auditoria representa la realización de un proceso que debe ser orgánico y
coherente, a desarrollarse en un periodo determinado y condicionado a las
características de la empresa que se audita y a los objetivos que se persiguen con
el examen. Para la realización de estos objetivos el auditor debe tener trabajadores
dependientes a él para controlar y planificar las actividades, además si tiene
colaboradores también se deben controlar. Para lo anterior se debe preparar un
plan general de auditoria que incluirá, como mínimo:
o Los objetivos del trabajo
o Los aspectos fundamentales del control interno y del control de gestión a
evaluar.
o El alcance del trabajo que se considera necesario para permitir al auditor
emitir responsable y documentadamente su informe.
o Los procedimientos de auditoria y el momento que se aplicaran.
o Los recursos materiales y humanos necesarios a su distribución.
b. El trabajo de auditoria debe comprender un estudio y evaluación adecuados de los
sistemas de control internos y de control de gestión vigentes en la entidad
examinada, para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los
procedimientos de auditoria a aplicar.
Para el auditor operativo, la evaluación del sistema de control interno le ayudara a
establecer en principio, las causas de los problemas en la gestión analizada.
También el auditor operacional debe evaluar el sistema de control de gestión
existente para saber como es la calidad de la administración y eficacia, eficiencia y
economicidad de la empresa.
c. El trabajo de auditoría debe comprender la obtención, mediante la aplicación de
procedimientos de auditoria, de evidencia comprobatoria valida, pertinente y
suficiente, que permita respaldar las aseveraciones contenidas en el informe.
Toda conclusión debe estar respaldada, ya que se esta evaluando las decisiones
administrativas.

Normas Relativas al Informe

El auditor operacional tiene que emitir un informe en cambio el auditor de estados financieros
debe emitir un dictamen.
En este informe se exponen la evaluación, sugerencias y recomendaciones para mejorar la
gestión administrativa
a. El informe debe contener un pronunciamiento respecto de la eficiencia, eficacia y
economía de la gestión administrativa en la materia o área sometida a examen.
La auditoria operativa busca evaluar estos tres componentes y por lo tanto se
deben decir como están funcionando.
Toda la información que se pone en el informe debe ser justificada ya que esta será
leía por los directivos superiores para ocuparlos como retroalimentación.
b. El informe debe contener como mínimo lo siguiente:
 Objetivo da la auditoria y motivo de su realización.
 Metodología utilizada, enfatizando los procedimientos que permitieron reunir
la evidencia sustentatoria.
 Alcance y limitaciones del examen.
 Hechos o circunstancias importantes analizados o diagnostico.
 Sugerencias y recomendaciones necesarias.
 Pronostico de la información.
 Y todo otro elemento o información que, a juicio del auditor, mejore la
comprensión del informe.
Esta norma muestra la estructura y contenido del informe.
c. El informe debe ser entregado oportunamente para asegurar su óptima utilización.
 La dinámica en que se desarrollan las empresas, las decisiones que se toman,
tienen que ser rápidas, ya que las organizaciones cambian muy rápido. Es por este
motivo que el informe debe estar en el momento preciso para que se tomen las
decisiones pertinentes.
d. El informe debe reunir, como mínimo, las características de: materialidad, precisión,
practicabilidad, integridad, veracidad, concisión, claridad, oportunidad, prudencia.
 Materialidad: El informe debe estar enfocado hacia los aspectos
fundamentales de la materia bajo examen, sin detenerse en errores o
deficiencias que no son significativos en el contexto total.
 Precisión: La información debe ser apta y convenientes para los
requerimientos del usuario.
 Suficiencia: La información, debe además, reunir los atributos necesarios
para transmitir su utilización, esto es, resolver problemas y mejorar la
gestión administrativa.
 Integridad: El contenido del informe ha de ser exhaustivo, en el sentido de
incluir, por lo menos, todos los elementos esenciales de la situación
auditada.
 Veracidad: La información presentada debe expresar fielmente los
acontecimientos reales, sin omisiones ni deformaciones de ningún tipo.
 Concisión: La exposición requiere estar sintetizada en grado tal que sea
compatible con el tiempo disponible de quien lo va a leer y analizar, sin
perder por ello la claridad de las ideas y conceptos vertidos.
 Claridad: El informe debe ser redactado en lenguaje de fácil comprensión,
para evitar problemas de comunicación derivados de una excesiva
especialización de la fuente y/o del receptor.
 Oportunidad: La información debe emitirse en tiempo y lugar conveniente
para el usuario.
 Prudencia: El auditor debe ser cauto en la información entregada, evitando
infidencias y riesgos innecesarios.

Técnicas, Procedimientos y Programas de Auditoria

i. Concepto de Técnica
Como se ha dicho el auditor emite un juicio de la empresa de una parte o en su totalidad, y estos
juicios deben sustentarse en evidencias sustentables (los esfuerzos del auditor deben dirigirse
hacia la obtención de esta evidencia).
En la auditoria las técnicas son, métodos o modos de actuar que permiten al auditor obtener
información destinada a sustentar, con evidencia suficiente y pruebas autenticas, su opinión o
juicio sobre alguna materia objeto de su análisis e investigación.
En consecuencia, no es la técnica misma la importante, sino que lo es su validez como
herramienta de investigación seria y confiable, y la propiedad y oportunidad de su aplicación a
cada circunstancia en especial.
La norma es, en consecuencia, una regla de aceptación general que, sin rigidizar el trabajo del
auditor, lo condiciona sanamente. Esto significa que, en su labor de búsqueda de evidencias a
través de los cumplimientos de los procedimientos apropiados, debe aplicar aquellas técnicas que
la practica y su ideonidad profesional le indiquen como convenientes, enmarcando en las normas
de auditoría.

Tipos de Técnicas
Los tipos de técnicas pueden ser:

a. Estudio General
Es el estudio y análisis de los aspectos generales del problema, situación y/o empresa, que
puedan ser significativos en su calidad de información para el auditor.
Se concentrara mediante:

 El examen de la documentación:
Revisión de escrituras, actas de directorio, juntas o comités; manuales de organización, de
descripción de cargos, de procedimientos; correspondencia relacionada con la organización y
marcha del ente; organigramas; declaraciones de políticas y filosofía de administración, todo lo
cual debe otorgar conocimiento del área o entidad examinada.

 La información ocular:
Apreciación real, obtenida por el auditor.

 Descripciones Escritas:
Son las características del sistema o de una situación especifica a evaluar, pueden ser
explicaciones sobre las funciones de la empresa, procedimientos registros, formularios, archivos,
recursos, etc.
Lo importante es escribir lo visto aunque el auditor debe tener la habilidad de escribir en forma
clara y concisa.

b. Entrevista
Es recoger información formulando preguntas a los empleados relacionados con el problema.
Entonces el auditor debe tener mucho tacto para plantear las preguntas y dar validez a las
respuestas.
Se deben planificar las entrevistas a efectuar, y así aprovechar mas el tiempo. La respuesta a una
sola pregunta es una parte minúscula en la formación de la opinión, las respuestas a muchas
preguntas, relacionadas entre si, pueden suministrar elementos de juicio muy satisfactorios.
El único problema de planificar las entrevistas es que pueden mecanizar la información.
También si el auditor no desea tener un cuestionario en la entrevista, hace la entrevista más
amena y puede tener un clima mas grato, además si hace esto debe tomar buenas notas
resumidas que después le ayuden en su labor.
c.Correlación con Información Conexa
Cada vez que el auditor obtenga información que le sirva de evidencia para la formación de un
juicio, deberá relacionarla con la información conexa de la propia empresa y/o del medio
relacionado, con el objetivo de constatar tanto su confiabilidad y validez como que sea
concordante con el concepto, políticas, filosofía de administración y cultura organizacional del ente
examinado. Servirá para tal constatación que ya estuvo en vista al practicar el examen general,
en especial manuales y documentos emitidos por la empresa sobre su organización y modo de
administrar.

d. Confirmación
Es para tener la confirmación de las entidades ajenas a la organización respectos de ciertos
temas que le interesen al auditor para que le ayuden a su trabajo.
Por ello estas entidades deben ser independientes de la empresa, además la información que
ellos emitan se debe entregar directamente al auditor.

e. Observación
El auditor debe estar alerta ante cualquier situación que se produzca y todas las actividades que
se llevan a cabo.
La idea es ver que nada este fuera de lo normal.
Es una técnica de aplicación muy general y su aporte no es muy concluyente, pues el auditor no la
puede vincular a procedimientos específicos de verificación.

f. Análisis
Se examina cuidadosamente la información recopilada. Se comprueba la calidad de la información
y su relevancia ante los hechos advertidos en las etapas de investigación, para poder definir el o
los problemas, precisar su significado y trascendencia, identificar sus causas y buscar las
soluciones.

g. Otras Técnicas
Técnicas tales como árboles de decisión, CPM, PERT y otras mas ayudados por las estadísticas,
matemáticas, probabilidades, programación lineal, la computación ,etc. ayudan a los
administradores a tomar mejores decisiones , estas técnicas también las utiliza el auditor
operativo, entonces, el debe saber como utilizarlos, además debe tener un asesor que tenga este
tipo de conocimientos.
Tanto las técnicas de proyección y de control mencionadas, como aquellas propias de la ciencias
de la administración o investigación operativa, que proporcionan un arsenal moderno,
principalmente matemático, y que permiten calcular eficazmente el valor de políticas directivas
alternativas, son herramientas o técnicas que el auditor debe poder utilizar cuando examina la
administración. Asimismo, también ellas pueden ser objeto de auditoria en cuanto a la
oportunidad, propiedad y eficacia con que se manejan.

iii. Procedimientos de Auditoria

El auditor en general, no forma a su juicio de una sola técnica, sino que aplica muchas de ellas
para un mismo hecho.
El Instituto Mejicano de Contadores Públicos, en su boletín numero 2 de octubre de 1956 ha
definido los procedimientos de auditoria, diciendo que son: “el conjunto de técnicas que forman el
examen de una partida o un conjunto de hechos o circunstancias”.
Se pueden formular programas generales y pormenorizados, según el grado de detalle. Los
primeros se limitan a un enunciado genérico de los procedimientos y técnicas a aplicar, los
segundos son mas detallados en la descripción de los procedimientos y técnicas de la auditoria
(procedimientos es el curso de acción y de las tareas a realizar).
El programa de auditoría es un excelente elemento de control de avance del equipo de auditores.

iv. Programas de Auditoria

Es planificar el trabajo general, además es debe ser una guía de las tareas del examen en forma
precisa y orientadas a hechos o áreas especificas, con explicación de lo que debe hacerse.
El programa de auditoría es un enunciado, lógicamente ordenado y clasificado, de los
procedimientos de auditoria que han de emplearse y en que oportunidad se aplicaran.

Criterios de Auditoria
i. Concepto
En mayo de 1968, John C. Burton escribió en “The Journal of Accountancy” un articulo
denominado “Auditoria Administrativa”, en el cual manifestaba que para delinear el marco dentro
del cual pudiera desenvolverse tal tipo de auditoria, debían considerarse varios aspectos, uno de
los cuales era el formular normas de desempeño del gerente si se quería algún sentido de la
evaluación de su conducta.
Es tas normas debían servirte para poder evaluar lo observado en la realidad.
Cualquier evaluación implica comparar, entonces hay que tener una norma o pauta contra la cual
comparar la situación real.
La auditoria operativa no tiene estas pautas que regulen en el desempeño administrativo, y para
comparar se han utilizado las experiencias personales de cada auditor.
Cada vez que el auditor operativo evalúa una situación especifica, una conducta, una decisión o
resultado determinado debe efectuar la comparación entre lo observado y un modelo, pauta,
norma o criterio de desempeño administrativo, lo que debiera permitirle emitir un juicio sobre la
materia observada que determine si el fenómeno o actividad bajo examen esta siendo bien
realizado o presenta errores o debilidades que es preciso sean corregidas.
En Estados Unidos y Canadá, han salido publicaciones con normas para ayudar a los auditores a
comparar lo observado.

ii. Formulación de Normas

El auditor operativo, en consecuencia, enfrentado a la necesidad de emitir un juicio, para lo cual
necesita practicar evaluaciones y por ende, también comparaciones, si no cuanta con normas o
criterios de auditoria formuladas previamente que regulen el desempeño administrativo que se
esta examinando, deberá abocarse a la tarea de definir tales normas, para lo cual es
recomendable sujetarse al siguiente itinerario:
 Primero: determinar las normas teóricas que rigen la materia o función en examen.
 Segundo: estas normas creadas serán sujetas a pruebas. La norma teórica afectada por
estas circunstancias y características, dará paso a la norma tipo.
 Tercero: la norma tipo a su vez es afectada por propias políticas, planes, programas y
estilo de las operaciones de la empresa o área auditada. Así, él auditor corrige la norma
tipo, adecuándola al ente o función específica que esta bajo examen.
La norma obtenida a esta altura se llama norma corregida.
 Cuarto: la norma corregida, apropiada para la empresa o función auditada, deberá
examinarse en relación a las condiciones que plantea el medio ambiente a dicha empresa
o función bajo examen,
La coyuntura política y económica y los factores externos tales como la competencia, la
moda, los cambios tecnológicos, etc., indudablemente que influyen, y darán origen a la
norma definitiva o criterio de auditoria, que utilizara el auditor en el proceso de evaluación
al que debe someterse el resultado de sus observaciones.
Esta metodología propuesta, no pretende ser el único camino para definir normas o
criterios de auditoria racionalmente formuladas, sino que significa una forma de eliminar la
subjetividad que afecta a las normas para la evaluación originadas solamente en la
experiencia y criterios del auditor.

Papeles de trabajo

Introducción
Es tarea importante de la Contraloría, verificar mediante la práctica de auditoría, el cumplimiento
de la legalidad en la actuación del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de
Datos Personales del Distrito Federal, y la aplicación de la normatividad para incrementar los
niveles de eficiencia, eficacia y productividad; motivo por el cual, se presenta esta guía sobre
papeles de trabajo, para uniformar los criterios en su elaboración, ya que son la principal
herramienta que respalda el trabajo profesional del auditor.

Los papeles de trabajo son un instrumento mediante el cual, el auditor respalda de manera
detallada y sistemática la descripción de las pruebas realizadas, después de la aplicación de
técnicas y procedimientos en los que sustenta y apoya los resultados obtenidos.

Cabe hacer mención, que para la elaboración de la presente Guía, se tomó como referencia lo
señalado en la norma Octava de las Normas Generales de Auditoría Pública emitidas por la
Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, ahora Secretaría de la Función Pública.

Disposiciones generales
La Contraloría del Instituto observará las Normas Generales de Auditoría Pública emitidas por la
Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, ahora Secretaría de la Función Pública, en
todo aquello que no se oponga a sus funciones y atribuciones previstas en la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal y el Reglamento Interior del
Instituto.

La presente guía es de observancia obligatoria para el personal del área de auditoría de la

Contraloría del Instituto, para la elaboración de papeles de trabajo.

El personal de auditoría deberá analizar la documentación existente en las áreas auditadas, a fin
de determinar el grado de razonabilidad de las operaciones, sustentando los resultados que sean
determinados, con la evidencia suficiente, competente, pertinente y relevante, e integrarla
debidamente a los expedientes de papeles de trabajo, mismos que serán exclusivos de la
instancia fiscalizadora de conformidad con la norma Octava de la Normas Generales de
Auditoría Pública.

Los auditores deberán realizar sus papales de trabajo considerando los siguientes aspectos:

 Las cédulas de trabajo deberán reflejar información clara y precisa para soportar
debidamente los juicios emitidos.
 Aprovechar la información proporcionada por el área.
 Escribir todos los datos que sean necesarios.
 Cruzar datos que aparecen simultáneamente en dos o más cédulas de auditoría.
 No repetir las cédulas ya realizadas para optimizar tiempos y esfuerzos.
 Las cédulas de auditoría deben formularse a tinta o bien generar impresiones claras de
computadora, y estar firmadas por el auditor.
 Una vez integrados los legajos de papeles de trabajo, deben ser entregados por el auditor
al área responsable para su conservación y custodia.
 El auditor deberá conservar la confidencialidad de su contenido.
 La redacción de las cédulas de auditoría debe ser clara.
 Se debe supervisar su formulación y contenido, dejando evidencia del hecho.

Objetivo
Uniformar los criterios para la elaboración, ordenamiento y consulta de las cédulas de trabajo y la
documentación soporte de las mismas, a fin de respaldar, debidamente los trabajos desarrollados
en cada revisión.

Definiciones
Papeles de Trabajo: Son el conjunto de cédulas y documentos que contienen datos e información
obtenida por el auditor en su revisión, mediante los cuales respalda de manera detallada y
sistemática la descripción de las pruebas realizadas, después de la aplicación de técnicas y
procedimientos en los que sustenta y apoya los resultados obtenidos, tales como: observaciones,
recomendaciones, acciones, opiniones y conclusiones incluidas en el informe.
Cédulas de Auditoría: Son las hojas en las que constan los procedimientos de auditoría
efectuados durante la revisión, así como los resultados obtenidos.

Documentación soporte: Son los documentos generados por las operaciones de las Unidades
Administrativas auditadas, que se anexan a las cédulas de trabajo como evidencia de los hechos
observados y/o análisis efectuado (facturas, resguardos, contratos, etc.).

Metodología para la realización de papeles de trabajo

Los papeles de trabajo serán elaborados de acuerdo a las necesidades de cada uno de los
auditores encargados de la auditoría.

Para asegurar que los papeles de trabajo estén completos, sean rápidos de localizar y fáciles de
comprender, es recomendable la aplicación de los siguientes aspectos:

I. Previo a su formulación:
 Determinar la necesidad de elaboración, teniendo presente que se alcancen los objetivos
de la auditoría.

 Establecer el diseño basado en la información a obtener, así como las pruebas de

cumplimiento y sustantivas que vayan a realizarse.

 Aprovechar, hasta donde sea posible y práctico, la documentación de las áreas auditadas,
como cédulas propias.

II. Al formularlos:
 Elaborar cédulas sumarias por cada área, capítulo o programa de trabajo.

 Utilizar letra legible

 Redactar en forma clara y precisa.

 Anotar en una columna la información que se va a revisar y en otra, las revisiones

efectuadas.

 Anotar la información conforme se obtenga.

 Respetar el orden en que aparece la información en los documentos fuente.

 Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas

realizadas.

 Anotar las marcas que sean necesarias.

 No pasar las cédulas en limpio, salvo casos excepcionales.

 Cruzar la información entre cédulas.

Clasificación de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo se clasifican en:

Expediente continuo de auditoría o archivo permanente.

Está integrado por un conjunto de documentos y cédulas que se localizan en uno o varios legajos
especiales y sirve de apoyo en auditorías posteriores; su consulta evita que se duplique la
trascripción innecesaria de cédulas, por lo que su conformación inicia desde la etapa de
planeación de la auditoría, al obtener información general de las áreas susceptibles a evaluar,
(direcciones de área) como: la estructura orgánica, funciones, procesos, sistema legal, fiscal y de
información; incorporando los objetivos de auditoría y el programa específico de revisión.

A. Expediente de papeles de trabajo actuales.

El auditor deberá elaborar los papeles de trabajo en el momento en que se realice la revisión y
sirven para:

 Construir una prueba de validez de la opinión plasmada en el informe de auditoría.

 Respaldar el avance del programa de auditoría y el logro de los objetivos de la revisión.

 Determinar el grado de eficiencia, eficacia, economía y efectividad del trabajo realizado.

Los papales de trabajo se clasifican en cédulas sumarias, analíticas, subanalíticas, cédulas de

discusión de observaciones y cédula de marco conceptual.

Cédula sumaria.- Contiene los datos en forma general de las cifras, procedimientos, conclusiones
o de las observaciones determinadas, correspondientes a un grupo de conceptos o cifras
homogéneos cuyo análisis se encuentra en otras cédulas.

Cédula analítica.- Describe un procedimiento de auditoría desarrollado o aplicado sobre aquellas

partidas que han sido seleccionadas para su revisión y comprobación en los diversos tipos de
auditoría que se practican, mostrando la razonabilidad o irregularidad mediante su contenido, así
como las marcas y notas explicativas de auditoría.

Cédula subanalítica.- Se elabora para examinar con mayor detalle, algún concepto y para
explicar otros procedimientos adicionales contenidos en una u otra cédula analítica de auditoría.

Cédula de discusión de observaciones.- Sólo se debe formular previa autorización del superior
jerárquico, en ella se describe con claridad y objetividad las decisiones que se consideren
necesarias a seguir en relación con el resultado obtenido de la auditoría; siendo útil al área
auditada para mejorar sus sistemas operativos o de administración.

También se señalan los puntos de vista del titular del área auditada y las diferencias con lo
sustentado por el auditor a fin de determinar la pauta a seguir en su caso.

El contendido de las cédulas debe darse a conocer a los titulares de las áreas auditadas, a través
del informe de auditoría respecto al resultado de la revisión efectuada y poder decidir cuál será la
opción tomada, para corregir las irregularidades que se detectaron durante la revisión.
Cédula de marco conceptual.- Es la cédula por medio de la cual el auditor da a conocer en
forma general el objetivo, alcance, plan de trabajo, estrategia y cualquier otro recurso del cual se
valdrá para lograr el objetivo deseado, adicionalmente, deberá prepararse al inicio de la auditoría
por cada uno de los auditores que integran el grupo de trabajo de la revisión.

Es importante señalar que cualquier modificación significativa en la revisión realizada deberá ser
considerada en esta cédula, por lo que debe estar actualizada conforme a la revisión que se llevó
a cabo.

III.2 Características de las cédulas de auditoría.

Completa.- Que incluya el desahogo de los procedimientos aplicados, la totalidad de las

observaciones encontradas, la conclusión a que se llegó, la fuente de datos, marcas e índices, así
como el cruce o conexión con otras cédulas.

Que se entienda.- Deberá ser de fácil interpretación al enfoque de la revisión, de los

procedimientos que se aplicaron, así como su alcance y el motivo de aplicar determinados
procedimientos, los resultados que se obtuvieron, si estos constituyen irregularidades o
deficiencias y las pruebas que lo respaldan.

De fácil lectura.- Debe incluir los datos por orden de importancia e identificables y escribir con
letra legible, a fin de facilitar la lectura.

Objetiva.- Se tiene que asentar únicamente los hechos y cifras que consten efectivamente en los
registros contables o en la documentación comprobatoria que demuestre el resultado de la
aplicación de los procedimientos efectuados, si contienen las cédulas suposiciones, sospechas o
consideraciones personales se indicarán claramente en la misma situación.

III.3 Elementos que integran las cédulas de trabajo

Las cédulas de auditoría deben contener datos que permitan conocer de manera clara y precisa
qué se revisó y cuáles fueron los resultados obtenidos, y deberá utilizarse el formato señalado en
el anexo I, sus componentes son:

Encabezado.- Incluye los datos de identificación que deben anotar en la parte superior de las
cédulas y contiene los siguientes datos:

 Nombre del área sujeta a revisión.

 Nombre específico del rubro, concepto u operación a revisar.
 Nombre específico del procedimiento.
 Tipo de cédula que se elabora.
 Iniciales del auditor que elaboró la cédula.
 Iniciales del auditor que supervisó la cédula.

Cuerpo de la cédula.- Comprende el resultado de la revisión, indicando entre otros aspectos, las
partidas y los resultados a que se llegaron, las pruebas que apoyan los resultados, la conclusión
obtenida, y en su caso, notas complementarias o aclaratorias que tienen por objeto ampliar,
explicar o complementar la información solo cuando se considere necesario.

Pie.- Al calce de la cédula se anotará la fuente de datos y significado de las marcas, así como la
firma del auditor que elaboró y supervisó el papel de trabajo.
La fuente de datos es toda clase de documentos, libros de contabilidad, registros, contratos,
expedientes, etc., de donde provienen los datos de los hechos, firmas de la persona que elaboró
y supervisó la cédula y observaciones anotadas en la cláusula de auditoría.

III.4 Índices de auditoría

Todos los documentos que integran el trabajo desarrollado en la auditoría se integrarán en

expedientes o legajos de papeles de trabajo, los cuales, para su distinción o clasificación, se
señalan mediante un clave escrita en todos y cada uno de los documentos que lo integran en el
ángulo superior derecho con lápiz de color (rojo preferentemente); estas marcas, se conocen con
el nombre de índices.

Es mediante el uso de índices como se pueden distinguir unas cédulas de otras así como
clasificarlas por grupos homogéneos. De la sola lectura del índice se puede saber o identificar de
que cédulas se trata y el lugar que le corresponde en los expedientes. Los índices deberán ser
alfanuméricos, teniendo un orden lógico y flexible.

El uso de los índices cruzados en los papeles de trabajo sirve para relacionar las cédulas. Ésta,
es una de las fases principales del trabajo del auditor y facilita la revisión de los expedientes o la
consulta de determinado renglón, cifra o concepto.

A continuación se señala los índices a utilizar en la integración de los expedientes de papeles de

trabajo que generan las revisiones efectuadas al Instituto.

ÍNDICES CONCEPTO
A ANTECEDENTES DE LA REVISIÓN
INFORME DEFINITIVO, BORRADOR DEL INFORME
B
Y COPIA DE LAS OBSERVACIONES
C SERVICIOS PERSONALES
D RUBRO ADQUISICIONES
E RUBRO DE OBRA PÚBLICA
F FONDOS Y VALORES
G CASOS ESPECIALES
H SEGUMIENTOS DE OBSERVACIONES
I REVISIONES DE CONTROL
J SEGUIMIENTO DE REVISIONES DE CONTROL

A. Antecedentes de la revisión.- Es toda aquella documentación que puede ser utilizada para
conocer, planear y dirigir la revisión a efectuar, por ejemplo: orden de auditoría, carta
planeación, cronograma de actividades, acta de inicio de auditoría, informes de auditorías
anteriores, seguimiento de observaciones, comunicaciones sobre problemática, etc.

B. Informe definitivo, borrados del informe y copia de las observaciones comentadas.-

Comprende el informe donde se señala el resultado de la auditoría practicada, así como las
observaciones que se determinaron y que fueron comentadas con el personal autorizado del
área revisada.

C. Servicios personales.- Comprende toda aquella revisión sobre estructura orgánica,

manual de organización y procedimientos, estructura básica y no básica, control de personal,
 expedientes, confronta de tabuladores de sueldos autorizados contra nómina, verificación de
pagos y estructura funcional, etc.

E. Rubro de adquisiciones.- Comprende el análisis de funciones y actividades en el ámbito

de suministro, manejo y adquisiciones tales como: presupuesto autorizado, programa anual,
licitaciones en sus diferentes modalidades, inventarios, pago de prestaciones y servicios,
verificaciones físicas, comités, subcomités de compras y manuales que regulen la actividad,
etc.

F. Rubro de obras pública.- Integra la documentación respecto a la autorización y ejercicio

del presupuesto asignado a esta actividad, licitaciones, manejo y control de estimaciones, así
como manuales que regulen la actividad.

G. Fondos y valores.- Comprende la revisión a los renglones o áreas de contabilidad, tesorería,

presupuesto, fondos creados y manuales que regulen la actividad, etc.

H. Revisiones especiales.- Comprende la documentación de aquellas revisiones que no están

consideradas en los rubros mencionados, así como auditorías no financiera tales como:
Desempeño, Administrativas, Operacionales, etc.

I. Seguimiento de observaciones.- Comprende toda aquella documentación utilizada para dar

seguimiento y comprobar el cumplimiento por parte de las áreas auditadas a las
observaciones determinadas.

J. Revisiones de control.- Comprende la documentación de las revisiones efectuadas con

carácter preventivo, orientadas a fortalecer el control interno del Instituto.

K. Seguimiento de revisiones de control.- Comprende toda aquella documentación utilizada

para dar seguimiento y comprobar el cumplimiento por parte de las áreas revisadas, a las
recomendaciones de control determinadas por la Contraloría.

Las cédulas de seguimiento deben contener, además de la identificación de la auditoría y/o

revisión de control, los siguientes datos:

 La observación y/o recomendación de control a la cual se da seguimiento.

 Las acciones realizadas por el área operativa para dar solución a la problemática planteada.
 El juicio u opinión del personal comisionado para considerar solventada o no la irregularidad.
 En caso de no estar solventada la observación, incluir el replanteamiento que propone el
auditor, mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventar.
 La fecha compromiso en la que el área auditada considera resolver las irregularidades.

Al igual que las cédulas de observaciones, las cédulas de seguimiento deben ser comentadas con
el responsable del área auditada, antes de incluirse formalmente en el informe de
correspondiente.

Estos conceptos no son limitativos y estarán sujetos a la situación y criterios de los responsables
de las auditorías practicadas.

El anexo II se muestra la carátula e índices que debe integrase a los expedientes o legajos de
auditoría.

Si la revisión comprende más de un ejercicio y se integra por más de un expediente, al índice del
rubro se agregará un dígito comenzando por el número 1 (uno) para identificar cada período o
expediente adicional generado, mismo que se asignará del ejercicio más antiguo al más reciente.
Ejemplo:

D Adquisiciones
D1 Adquisiciones de 2004

La clave de las cédulas sumarias, analíticas y subanalíticas, así como de la documentación

soporte de las mismas se formará con el índice alfanumérico del rubro a que correspondan, más
un dígito consecutivo progresivo iniciando con el No. 1 (uno).

Ejemplo:

D1-1 Estos índices en las cédulas, significarán que corresponde al expediente del rubro
de adquisiciones (D), año de 2004 (D1) y que es la primera hoja del expediente
(D1-1)
D1-2 Se pondrá un número consecutivo-progresivo si se integran más cédulas (D1-2,
D1-3 D1-3), etc.

Cuando en una revisión no se utilizan todos los índices; en el formato índice general del
expediente manejado se mencionan como no utilizados y se respetará el orden general.

III.5 Marcas de auditoría

Son signos que al auditor anota en sus cédulas para señalar o resaltar un hecho o prueba
efectuada, describiendo al calce de la misma el significado de la misma.

Marca Significado

Cálculo verificado.

Cifra cuadrada.

Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en

tabulaciones, sumatorias, inventarios, etc.

Documento o punto pendiente por aclarar, revisar o localizar.

Documento o punto pendiente que fue aclarado, verificado o

comprobado.

Nota: Estas dos marcas de pendiente sólo son temporales.

De hecho, no deben existir puntos pendientes de verificar,
solicitar o revisar en los papeles de trabajo, pues éstos deben
ser completos.
 Confrontado contra registro.

Confrontado contra documentación comprobatoria en original.

e  Expediente revisado.

d  Documento integrado en expediente.

dc  Documentación comprobatoria revisada.

Confrontado contra evidencia física. Se utiliza cuando algún

dato o cifra que conste en la cédula se compara contra bienes
o artículos tangibles, ejemplo: Bienes inventariados o fondos
arqueados.

 Pedido, contrato o dato por confirmar mediante compulsa.

Obs. Referencia de alguna irregularidad en el papel de trabajo, que

posteriormente se describirá en una cédula de observación.

 Muestra seleccionada para revisión.

Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al auditor
referenciar y comentar la información contenida en sus papeles de trabajo:

Conectores Notas

1 1 2 2 A B C

III.6 Cruce de papeles de trabajo

Es la técnica mediante la cual se relacionan los índices de las cédulas de auditoría y es una de las
fases principales para facilitar la revisión de los papeles de trabajo del auditor, así como la
consulta de un determinado renglón o concepto que se quiere conocer.

Una de las formas más sencillas de cruzar las cédulas de auditoría es el método de las flecha es
decir, mediante el uso de una flecha de color (rojo preferentemente), se cruzarán o relacionarán
los datos o cifras entre las cédulas de trabajo del auditor.

Ejemplo:
Viene de (índice)

Cédula D-1

Va hacia (índice)

Como se puede observar la punta de la flecha indica el destino de la relación en la información, lo

cual permite conocer el origen o base de datos, cifras, opiniones o información reflejada en las
cédulas de auditoría o entre ellas.

Fases de la auditoria.
1- Planeación
2- Ejecución
3- Informe

Primera Fase Planeación:

En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad, para determinar alcance y
objetivos. Se hace un bosquejo de la situación de la entidad, acerca de su organización, sistema
contable, controles internos, estrategias y demás elementos que le permitan al auditor elaborar el
programa de auditoría que se llevará a efecto.

Elementos Principales de esta Fase

1. Conocimiento y Comprensión de la Entidad

2. Objetivos y Alcance de la auditoria
3. Análisis Preliminar del Control Interno
4. Análisis de los Riesgos y la Materialidad
5. Planeación Específica de la auditoria
6. Elaboración de programas de Auditoria

1) Conocimiento y Comprensión de la Entidad a auditar.

Previo a la elaboración del plan de auditoría, se debe investigar todo lo relacionado con la entidad
a auditar, para poder elaborar el plan en forma objetiva. Este análisis debe contemplar: su
naturaleza operativa, su estructura organizacional, giro del negocio, capital, estatutos de
constitución, disposiciones legales que la rigen, sistema contable que utiliza, volumen de sus
ventas, y todo aquello que sirva para comprender exactamente cómo funciona la empresa.

Para el logro del conocimiento y comprensión de la entidad se deben establecer diferentes

mecanismos o técnicas que el auditor deberá dominar y estas son entre otras:

a) Visitas al lugar
b) Entrevistas y encuestas
c) Análisis comparativos de Estados Financieros
d) Análisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas)
e) Análisis Causa-Efecto o Espina de Pescado
f) Árbol de Objetivos.- Desdoblamiento de Complejidad.
g) Árbol de Problemas
h) Etc.

2) Objetivos y Alcance de la auditoria.

Los objetivos indican el propósito por lo que es contratada la firma de auditoría, qué se persigue
con el examen, para qué y por qué. Si es con el objetivo de informar a la gerencia sobre el estado
real de la empresa, o si es por cumplimiento de los estatutos que mandan efectuar auditorias
anualmente, en todo caso, siempre se cumple con el objetivo de informar a los socios, a la
gerencia y resto de interesados sobre la situación encontrada para que sirvan de base para la
toma de decisiones.

El alcance tiene que ver por un lado, con la extensión del examen, es decir, si se van a examinar
todos los estados financieros en su totalidad, o solo uno de ellos, o una parte de uno de ellos, o
más específicamente solo un grupo de cuentas (Activos Fijos, por ejemplo) o solo una cuenta
(cuentas x cobrar, o el efectivo, etc.)

Por otro lado el alcance también puede estar referido al período a examinar: puede ser de un año,
de un mes, de una semana, y podría ser hasta de varios años.

3) Análisis Preliminar del Control Interno

Este análisis reviste de vital importancia en esta etapa, porque de su resultado se comprenderá la
naturaleza y extensión del plan de auditoría y la valoración y oportunidad de los procedimientos a
utilizarse durante el examen.

4) Análisis de los Riesgos y la Materialidad.

El Riesgo en auditoria representa la posibilidad de que el auditor exprese una opinión errada en su
informe debido a que los estados financieros o la información suministrada a él estén afectados
por una distorsión material o normativa.

En auditoria se conocen tres tipos de riesgo: Inherente, de Control y de Detección.

El riesgo inherente es la posibilidad de que existan errores significativos en la información

auditada, al margen de la efectividad del control interno relacionado; son errores que no se
pueden prever.

El riesgo de control está relacionado con la posibilidad de que los controles internos
imperantes no prevén o detecten fallas que se están dando en sus sistemas y que se
pueden remediar con controles internos más efectivos.

El riesgo de detección está relacionado con el trabajo del auditor, y es que éste en la utilización de
los procedimientos de auditoría, no detecte errores en la información que le suministran.

El riesgo de auditoría se encuentra así: RA = RI x RC x RD

La Materialidad es el error monetario máximo que puede existir en el saldo de una cuenta sin dar
lugar a que los estados financieros estén sustancialmente deformados. A la materialidad también
se le conoce como Importancia Relativa.

5) Planeación Específica de la Auditoria.

 Para cada auditoria que se va a practicar, se debe elaborar un plan. Esto lo contemplan las
Normas para la ejecución. Este plan debe ser técnico y administrativo. El plan administrativo debe
contemplar todo lo referente a cálculos monetarios a cobrar, personal que conformarán los
equipos de auditoría, horas hombres, etc.

6) Elaboración de Programa de Auditoria

Cada miembro del equipo de auditoría debe tener en sus manos el programa detallado de los
objetivos y procedimientos de auditoría objeto de su examen.
Ejemplo: si un auditor va a examinar el efectivo y otro va a examinar las cuentas x cobrar, cada
uno debe tener los objetivos que se persiguen con el examen y los procedimientos que se
corresponden para el logro de esos objetivos planteados. Es decir, que debe haber un programa
de auditoría para la auditoria del efectivo y un programa de auditoría para la auditoría de cuentas x
cobrar, y así sucesivamente. De esto se deduce que un programa de auditoría debe contener dos
aspectos fundamentales: Objetivos de la auditoria y Procedimientos a aplicar durante el examen
de auditoría.

También se pueden elaborar programas de auditoría no por áreas específicas, sino por ciclos
transaccionales.

Segunda fase Ejecución:

En esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y análisis a los estados financieros para
determinar su razonabilidad. Se detectan los errores, si los hay, se evalúan los resultados de las
pruebas y se identifican los hallazgos. Se elaboran las conclusiones y recomendaciones y se las
comunican a las autoridades de la entidad auditada.

Aunque las tres fases son importantes, esta fase viene a ser el centro de lo que es el trabajo de
auditoría, donde se realizan todas las pruebas y se utilizan todas las técnicas o procedimientos
para encontrar las evidencias de auditoría que sustentarán el informe de auditoría.

Elementos de la fase de ejecución

1. Las Pruebas de Auditoria

2. Técnicas de Muestreo
3. Evidencias de Auditoria
4. Papeles de Trabajo
5. Hallazgos de Auditoria

Las Pruebas de Auditoria

Son técnicas o procedimientos que utiliza el auditor para la obtención de evidencia comprobatoria.

Las pruebas pueden ser de tres tipos:

i) Pruebas de Control
j) Pruebas Analíticas
k) Pruebas Sustantivas

Las pruebas de control están relacionadas con el grado de efectividad del control interno
imperante.
Las pruebas analíticas se utilizan haciendo comparaciones entre dos o más estados financieros o
haciendo un análisis de las razones financieras de la entidad para observar su comportamiento.

Las pruebas sustantivas son las que se aplican a cada cuenta en particular en busca de
evidencias comprobatorias. Ejemplo, un arqueo de caja chica, circulación de saldos de los
clientes, etc.

Técnicas de Muestreo.

Se usa la técnica de muestreo ante la imposibilidad de efectuar un examen a la totalidad de los

datos. Por tanto esta técnica consiste en la utilización de una parte de los datos (muestra) de una
cantidad de datos mayor (población o universo).

El muestreo que se utiliza puede ser Estadístico o No Estadístico.

Es estadístico cuando se utilizan los métodos ya conocidos en estadística para la selección de

muestras:

a) Aleatoria: cuando todos los datos tienen la misma oportunidad de ser escogidos o
seleccionados. Ejemplo se tiene una lista de 1000 clientes y se van a examinar 100 de ellos. Se
introducen los números del 1 al mil en una tómbola y se sacan 100. Los 100 escogidos serán los
clientes revisados.

b) Sistemática: se escoge al azar un número y luego se designa un intervalo para los siguientes
números. Ejemplo: se tiene una lista de 1000 clientes, entre los primeros 20 se escoge al azar uno
de ellos. Si resulta el 12, se puede designar los siguientes 4 números de la lista con intervalos de
50. Los clientes a examinarse serían: 12(escogido al azar), 13, 14, 15 y 16. Luego el 62(12 +50),
63, 64,65 y 66. Luego el 112(62 + 50), 113, 114,115 y 116. Luego el 162, 163, 164, 165 y 166, y
así sucesivamente hasta completar los 100 de la muestra.

c) Selección por Celdas: se elabora una tabla de distribución estadística y luego se selecciona una
de las celdas. Ejemplo:
Una lista de 1000 clientes puede dividirse en 5 grupos (celdas) de 200:

Del 1 al 200 Del 201 al 400 Del 401 al 600 Del 601 al 800 Del 801 al 1000

Se puede escoger una de las celdas como muestra para ser examinadas.

d) Al Azar: es el muestreo basado en el juicio o la apreciación. Viene a ser un poco subjetivo, sin
embargo es utilizado por algunos auditores. El auditor puede pensar que los errores podrían estar
en las partidas grandes, y de estas revisar las que resulten seleccionadas al azar.

e) Selección por bloques: se seleccionan las transacciones similares que ocurren dentro de un
período dado. Ejemplo: seleccionar 100 transacciones de ventas ocurridas en la primera semana
de Enero, o 100 de la tercera semana, etc.

Evidencia de Auditoria

Se llama evidencia de auditoría a " Cualquier información que utiliza el auditor para determinar si
la información cuantitativa o cualitativa que se está auditando, se presenta de acuerdo al criterio
establecido".
La Evidencia para que tenga valor de prueba, debe ser Suficiente, Competente y Pertinente.

También se define la evidencia, como la prueba adecuada de auditoría. La evidencia adecuada es

la información que cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la
auditoria y que cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y
fiabilidad...

La evidencia es suficiente, si el alcance de las pruebas es adecuado. Solo una evidencia

encontrada, podría ser no suficiente para demostrar un hecho.

La evidencia es pertinente, si el hecho se relaciona con el objetivo de la auditoria.

La evidencia es competente, si guarda relación con el alcance de la auditoria y además es creíble

y confiable.

Además de las tres características mencionadas de la evidencia (Suficiencia, Pertinencia y

Competencia), existen otras que son necesarias mencionar, porque están ligadas estrechamente
con el valor que se le da a la evidencia: Relevancia, Credibilidad, Oportunidad y Materialidad.

Tipos de Evidencias:

1. Evidencia Física: muestra de materiales, mapas, fotos.

2. Evidencia Documental: cheques, facturas, contratos, etc.
3. Evidencia Testimonial: obtenida de personas que trabajan en el negocio o que tienen relación
con el mismo.
4. Evidencia Analítica: datos comparativos, cálculos, etc.

Técnicas para la Recopilación de Evidencias

Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público utiliza para
comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir su opinión
profesional.

1.- ESTUDIO GENERAL.- Apreciación sobre la fisonomía o características generales de la

empresa, de sus estados financieros de los rubros y partidas importantes, significativas o
extraordinaria. Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del Contador Público, que
basado en su preparación y experiencia, podrá obtener de los datos e información de la empresa
que va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención
especial. Por ejemplo, el auditor puede darse cuenta de las características fundamentales de un
saldo, por la simple lectura de la redacción de los asientos contables, evaluando la importancia
relativa de los cargos y abonos anotados. En esta forma semejante, el auditor podrá observar la
existencia de operaciones extraordinarias, mediante la comparación de los estados de resultados
del ejercicio anterior y del actual. Esta técnica sirve de orientación para la aplicación antes de
cualquier otra.

El estudio general, deberá aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su
aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación, experiencia y madurez, para asegurar un
juicio profesional sólido y amplio.
2.- ANÁLISIS. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una
cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades
homogéneas y significativas.

El análisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer
cómo se encuentran integrados y son los siguientes:

a) Análisis de saldos

Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas son
compensaciones unos de otros, por ejemplo, en una cuenta de clientes, los abonos por pagos,
devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o parciales de los cargos por
ventas. En este caso, el saldo de la cuenta está formado por un neto que representa la diferencia
entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este caso, se pueden analizar
solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta. El detalle de las partidas
residuales y su clasificación en grupos homogéneos y significativos, es lo que constituye el
análisis de saldo.

b) Análisis de movimientos

En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensación de partidas, sino
por acumulación de ellas, por ejemplo, en las cuentas de resultados; y en algunas cuentas de
movimientos compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos
acreedores contra los movimientos deudores, o bien. Por razones particulares no convenga
hacerlo. En este caso, el análisis de la cuenta debe hacerse por agrupación, conforme a
conceptos homogéneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que
constituyen el saldo de la cuenta.

3.- INSPECCION. Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de
cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los
estados financieros.

En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo, los datos de la
contabilidad están representados por bienes materiales, títulos de crédito u otra clase de
documentos que constituyen la materialización del dato registrado en la contabilidad.

En igual forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones de trabajo, pueden
estar amparadas por títulos, documentos o libros especiales, en los cuales, de una manera
fehaciente quede la constancia de la operación realizada. En todos estos casos, puede
comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operación realizada o de la
circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen físico de los bienes o documentos
que amparan el activo o la operación.

4.- CONFIRMACIÓN. Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la

empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de
la operación y, por lo tanto, confirmar de una manera válida.

Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pode
la confirmación, para que conteste por escrito al auditor, dándole la información que se solicita y
puede ser aplicada de diferentes formas:

Positiva.- Se envían datos y se pide que contesten, tanto si están conformes como si no lo están.
Se utiliza este tipo de confirmación, preferentemente para el activo.
Negativa.- Se envían datos y se pide contestación, sólo si están inconformes. Generalmente se
utiliza para confirmar pasivo o a instituciones de crédito.

5.- INVESTIGACIÓN. Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y

empleados de la propia empresa.

Con esta técnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos
u operaciones realizadas por la empresa. Por ejemplo, el auditor puede formarse su opinión sobre
la contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios que obtenga de
los jefes de los departamentos de crédito y cobranzas de la empresa.

6.- DECLARACIÓN. Manifestación por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las
investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa.

Esta técnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones
realizadas lo ameritan.

Aun cuando la declaración es una técnica de auditoría conveniente y necesaria, su validez está
limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que participarlo en las operaciones
realizadas o bien, tuvieron injerencia en la formulación de los estados financieros que se está
examinando.

7.- CERTIFICACIÓN. Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho,

legalizado por lo general, con la firma de una autoridad.

8.- OBSERVACIÓN. Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o hechos.

El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dándose cuenta

ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor puede
obtener la convicción de que los inventarios físicos fueron practicados de manera satisfactoria,
observando cómo se desarrolla la labor de preparación y realización de los mismos.

9.- CALCULO. Verificación matemática de alguna partida.

Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cómputos realizados sobre bases
predeterminadas. El auditor puede cerciorarse de la corrección matemática de estas partidas
mediante el cálculo independiente de las mismas.

En la aplicación de la técnica del cálculo, es conveniente seguir un procedimiento diferente al

ampliado originalmente en la determinación de las partidas. Por ejemplo, el importe de los
intereses ganados originalmente calculados sobre la base de cómputos mensuales sobre
operaciones individuales, se puede comprobar por un cálculo global aplicando la tasa de interés
anual al promedio de las inversiones del periodo.

Papeles de Trabajo
Son los archivos o legajos que maneja el auditor y que contienen todos los documentos que
sustentan su trabajo efectuado durante la auditoria.

Estos archivos se dividen en Permanentes y Corrientes; el archivo permanente está conformado

por todos los documentos que tienen el carácter de permanencia en la empresa, es decir, que no
cambian y que por lo tanto se pueden volver a utilizar en auditorias futuras; como los Estatutos de
Constitución, contratos de arriendo, informe de auditorías anteriores, etc.

El archivo corriente está formado por todos los documentos que el auditor va utilizando durante el
desarrollo de su trabajo y que le permitirán emitir su informe previo y final.

Los papeles de trabajo constituyen la principal evidencia de la tarea de auditoría realizada y de las
conclusiones alcanzadas que se reportan en el informe de auditoría.

Los papeles de trabajo son utilizados para:

a) Registrar el conocimiento de la entidad y su sistema de control interno.

b) Documentar la estrategia de auditoría.
c) Documentar la evaluación detallada de los sistemas, las revisiones de transacciones y las
pruebas de cumplimiento.
d) Documentar los procedimientos de las pruebas de sustentación aplicadas a las operaciones de
la entidad.
e) Mostrar que el trabajo de los auditores fue debidamente supervisado y revisado
f) Registrar las recomendaciones para el mejoramiento de los controles observados durante el
trabajo.

El formato y el contenido de los papeles de trabajo es un asunto relativo al juicio profesional del
auditor; no hay sentencias disponibles que indiquen lo que se debe incluir en ellos, sin embargo,
es esencial que contengan suficiente evidencia del trabajo realizado para sustentar las
conclusiones alcanzadas. La efectividad de los papeles de trabajo depende de la calidad, no de la
cantidad.

En las cédulas que se utilizan para soportar el trabajo realizado se debe considerar la
Referenciación de los papeles de trabajo y las Marcas.

Hallazgos:
Se considera que los hallazgos en auditoria son las diferencias significativas encontradas en el
trabajo de auditoría con relación a lo normado o a lo presentado por la gerencia.

Atributos del hallazgo:

1. Condición: la realidad encontrada

2. Criterio: cómo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe ser)
3. Causa: qué originó la diferencia encontrada.
4. Efecto: qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada.

Al plasmar el hallazgo el auditor primeramente indicará el título del hallazgo, luego los atributos, a
continuación indicarán la opinión de las personas auditadas sobre el hallazgo encontrado,
posteriormente indicará su conclusión sobre el hallazgo y finalmente hará las recomendaciones
pertinentes. Es conveniente que los hallazgos sean presentados en hojas individuales.

Solamente las diferencias significativas encontradas se pueden considerar como hallazgos

(generalmente determinadas por la Materialidad), aunque en el sector público se deben dar a
conocer todas las diferencias, aun no siendo significativas.
Una vez concluida la fase de Ejecución, se debe solicitar la carta de salvaguarda o carta de
gerencia, donde la gerencia de la empresa auditada da a conocer que se han entregado todos los
documentos que oportunamente fueron solicitados por los auditores.

Tercera Fase Preparación del Informe:

El informe de Auditoría debe contener a lo menos:

1- Dictamen sobre los Estados Financieros o del área administrativa auditada.

2- Informe sobre la estructura del Control Interno de la entidad.
3- Conclusiones y recomendaciones resultantes de la Auditoría.
4- Deben detallarse en forma clara y sencilla, los hallazgos encontrados.

En esta fase se analizan las comunicaciones que se dan entre la entidad auditada y los auditores,
es decir:

a) Comunicaciones de la Entidad, y
b) Comunicaciones del auditor

Entre las primeras tenemos:

a) Carta de Representación
b) Reporte a partes externas

En las comunicaciones del auditor están:

a) Memorando de requerimientos
b) Comunicación de hallazgos
c) Informe de control interno

Y siendo las principales comunicaciones del auditor:

a) Informe Especial
b) Dictamen
c) Informe Largo

Si en el transcurso del trabajo de auditoría surgen hechos o se encuentran algunos o algún

hallazgo que a juicio del auditor es grave, se deberá hacer un informe especial, dando a conocer
el hecho en forma inmediata, con el propósito de que sea corregido o enmendado a la mayor
brevedad.

Así mismo, si al analizar el sistema de control interno se encuentran serias debilidades en su

organización y contenido, se debe elaborar por separado un informe sobre la evaluación del
control interno.

El informe final del auditor, debe estar elaborado de forma sencilla y clara, ser constructivo y
oportuno.

Las personas auditadas deben estar siendo informadas de todo lo que acontezca alrededor de la
auditoria, por tanto, podrán tener acceso a cualquier documentación relativa a algún hecho
encontrado.