Definición de Departamento

De acuerdo a los célebres teóricos de la Administración, Koontz y Weihrich

(1990) se puede definir como Departamento al área administrativa bien
definida y delimitada, en cuanto a sus funciones, alcance y recursos, el cual
se concibe como resultado de un proceso organizativo.
Definición de Departamentalización
Por otro lado Robbins (1996) señala que el proceso organizativo, consistente
en agrupar funciones, recursos, personal y metas en unidades
diferentes, a fin de propiciar la organización y el cumplimiento de metas,
puede ser denominado Departamentalización, cuyo propósito inmediato es
estimular la especialización de cada unidad, liberándolo de las obligaciones
globales administrativas, a fin de que se dediquen a una sola área, lo cual –
según el señalamiento de la Teoría de la Administración- incidirá en la
eficacia, rapidez y cumplimiento de las metas administrativas trazadas. En
otras palabras la Departamentalización es un proceso de agrupación de
especialistas y división de tareas, a fin de conseguir un sistema
administrativo organizado y eficiente.
No obstante, la Administración también reconoce varios tipos de
Departamentalización, los cuales se diferencian de acuerdo al criterio sobre
el cual se haya llevado a cabo la división y agrupación organizativa. A
continuación, resulta pertinente entonces describir brevemente cada una de
ellas:
Departamentalización por funciones
Este tipo de Departamentalización se basa específicamente en agrupar
recursos y personal, en base a funciones específicas y especializadas, que
vengan a cubrir cada una de las tareas que practica la Empresa. Por ejemplo,
si se trata de una Editorial, cuya función es recibir textos, editarlos,
imprimirlos y distribuirlos para su venta, una Departamentalización por
funciones cónsona a las tareas de esta empresa contemplaría entonces un
Departamento de recepción de manuscritos, un departamento de corrección
y edición, departamento de diseño e impresión y departamento de
distribución y ventas, o mucho más global, un Departamento de Edición, un
Departamento de Producción y un Departamento de Mercadeo
1. 2. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES Ventajas Es un reflejo lógico de
las funciones. Se conserva tanto la autoridad como la responsabilidad de las
funciones principales. Se sigue el principio de la especialización profesional. Se
 simplifica la capacitación. Se cuenta con medios para un riguroso control desde la
cima.
2. 3. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES Desventajas Se resta importancia
a los objetivos generales de la empresa.  El punto de vista del personal clave se
especializa en exceso y se limita. Se reduce la coordinación entre funciones.  La
responsabilidad de las utilidades se concentra exclusivamente en la cima. Hay lenta
adaptación a los cambios. Se limita el desarrollo de gerentes generales

1. Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las

actividades análogas según su función principal.

Departamentalización

Se entiende por departamentalización la acción de organizar la actividad empresarial por

departamentos.
Departamento es un área, división o sucursal específica de la empresa donde se agrupan
distintas funciones y trabajos que desarrollan las personas asignadas al mismo y en el que
una persona desempeña tareas directivas y ejerce su autoridad.La departamentalización es la
actividad de formalizar la distribución del trabajo en departamentos con el fin de coordinar
sus relaciones. El departamento es una consecuencia inmediata de la división de trabajo y el
agrupamiento de funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.
Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:
• Listar todas las funciones de la empresa.
• Clasificarlas.
• Agruparlas según un orden jerárquico.
• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y
los puestos.
• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse
con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.
De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de departamentalización
más usuales son:

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2. Departamentalización por funciones.
Se realiza la división del trabajo de acuerdo a la capacidad y habilidades de cada persona,
algunas de las personas se ocuparán de las finanzas, otras de administración de personal y
otras de producción. La departamentalización funcional también consiste en agrupar
 actividades y tareas en relación a las funciones que se desarrollan en la empresa. La división
del trabajo hace que la organización se departamentalice de acuerdo con el criterio de
similitud de funciones, en actividades agrupadas e identificadas por la misma clasificación
funcional.
La departamentalización por funciones es el criterio más utilizado para
organizar actividades empresariales. Esta departamentalización abarca loque las empresas
normalmente hacen, un agolpamiento de las actividades de acuerdo con las funciones de una
empresa. Puesto que todas las empresas llevan a cabo la creación de algo útil y deseado por
otros, las funciones básicas de la empresa son producción venta y finanzas. Ha sido lógico
agrupar estas actividades en departamentos tales como ingeniería, producción, ventas o
mercadotecnia y finanzas. Dependiendo del rubro de la empresa estas designaciones
cambian. Una segunda razón para esto es que con frecuencia las actividades básicas difieren
en importancia. Un tercer motivo de la ausencia de los departamentos de ventas, producción
o finanzas en muchos organigramas es que quizá se hayan escogido deliberadamente otros
métodos de departamentalización en base aproductos, clientes, territorios o canales de
comercialización. La base más ampliamente utilizada para organizar es la
departamentalización funcional y se encuentra presente en casi toda empresa y en algún nivel
en la estructura de la organización. Las características de las funciones de las empresas de
ventas, producción y finanzas, están tan ampliamente reconocidas y profundamente
comprendidas que son la base no solo de la organización departamental sino también, con
mayor frecuencia, de la departamentalización a nivel superior.

Ejemplo:
Un ejemplo de departamentalización por función de la empresa es Coca-Cola porque se
organizan las actividades de comercialización, ingeniería, producción y
finanzas. Las funciones empresariales básicas son producción, vender y financiar estas
funciones son muy reconocidos por lo que son la base para organizar las actividades.

2.1 Ventajas de la departamentalización por función


Es reflejo lógico de las funciones
 Se mantiene el poder y prestigio de las funciones principales
 Se sigue el principio de la especialización ocupacional
 Se simplifica la capacitación
 Se cuenta con medios para un riguroso control desde la cima
2.2 Desventajas
 Se resta importancia a los objetivos generales de la empresa
 El punto de vista del personal clave se sobre especializa y estrecha
 Se reduce la coordinación entre funciones
 La responsabilidad de las utilidades se concentran exclusivamente en la cima
 Lenta adaptación a nuevas condiciones
 Se limita el desarrollo de gerentes generales
2.3Caracteristicas
 Agrupación por actividades o funciones principales
 División del trabajo interno por especialidad

Departamentalización por proceso

Este tipo de Departamentalización se conoce en el mundo de la
Administración también como Departamentalización por Fases del
Proceso, además puede tomar como criterio distintos aspectos del proceso,
por ejemplo cuáles son las fases que presenta el proceso empresarial, e
incluso –la cual es la más empleada- el tipo de máquinas utilizadas, en caso
de que sea una Empresa de tipo industrial. De esta forma se busca
implementar el concepto de fabricación en serie a la organización de la
Empresa, haciendo que esta se divida y se agrupe según las fases que
implican la fabricación de su producto.
Sin embargo, algunos expertos en Administración han señalado que en la
actualidad, en donde la tecnología se revoluciona constantemente, haciendo
que las empresas deban mantenerse actualizadas, a fin de poder seguir el
ritmo de los avances, y estar a la altura de las demandas del mercado, este
tipo de Departamentalización puede resultar un poco inflexible, o por el
contrario llevar a la empresa a que cada vez que introduce nueva tecnología
también deba cambiar o modificar la organización administrativa de su
empresa.

5. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en

distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como
también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.
Departamentalización por Proceso o Equipo: Suele ser utilizada en la gran
mayoría de empresas manufactureras, especialmente en los niveles
inferiores de manufacturación, como por ejemplo en los procesos de
galvanoplastia, los procesamientos de tipo electrónico de datos siendo
común en las empresas el departamento de procesamiento de ellos. En
cierta manera, este modelo organizacional se enruta hacia la
especialización en tareas específicas en las que se involucran tanto el
talento humano como las materias utilizadas en el proceso. Otro ejemplo
de esta modalidad organizacional, lo es el conjunto conformado por la
maquinaria y el elemento humano que hacen parte del departamento de
mantenimiento mecánico de una empresa.

Esquema De La Departamentalización Por Proceso

Es otra variante del enfoque divisional. En la departamentalización por procesos, la organización

se estructura en unidades que acompañan la secuencia de ejecución de sus principales procesos.
La organización se amolda al proceso organizacional que debe completar. Lo importante es
desarrollar el proceso de la mejor manera, para aumentar la eficiencia y la calidad, y reducir los
costos.

Ventajas de la Departamentalización Divisional basada en

Procesos
· Focalización en el Proceso

. La estructura por procesos sigue el flujo natural de trabajo en la organización. La secuencia del
proceso facilita el trabajo desde el comienzo hasta la finalización. Cada unidad organizacional es
una etapa en el desarrollo del trabajo. Así es fácil saber dónde está el pedido de un cliente.

· Cadena de Valor

. Cada unidad tiene un proveedor y un cliente encada uno de sus extremos. El intercambio es
horizontal y forma una verdadera cadena de valor a lo largo de la organización, si hubiese
coordinación entre las unidades. Si cada uno mejorara su servicio para facilitar el trabajo de la
unidad siguiente, el cliente (situado en el extremo final de la cadena) se convertirá en el mayor
beneficiarlo del sistema. Esta preocupación interna por prestar un servicio mejor a la unidad
siguiente se traduce en una preocupación externa por prestar un servicio mejor al cliente.

· Costos Operacionales Bajos

. Los costos operacionales son relativamente más bajos porque las personas trabajan enfocadas en
la marcha del proceso, en un conjunto de departamentos.

Desventajas de la Departamentalización Divisional basada en

Procesos

· Coordinación Interdepartamental

. Como en la estructura funcional, no existe buena coordinación entre las diversas unidades
organizacionales. La interdependencia secuencial es la base de este sistema, pero la coordinación
y la comunicación entre los departamentos son precarias. Pueden surgir conflictos entre los
departamentos, si éstos se ven sometidos a presiones.

· Fragmentación

. Cada departamento ejecuta una fracción del proceso. Cada gerente tiene autoridad limitada para
tomar decisiones

· Aislamiento de las Unidades. Existe poca comunicación y poca cooperación entre las diversas
unidades, y se pueden presentar dificultades para desarrollar nuevas formas integradas de
gestionar el negocio.

· Objetivos Específicos

. Cada departamento tiene diferentes objetivos y prioridades. La solución de conflictos entre los
departamentos puede costar tiempo y dinero a la organización y provocar el distanciamiento de
los intereses de los clientes. De nuevo, ocurre la misma limitación de la estructura funcional.
· Indefinición de la Responsabilidad General

. La fragmentación dificulta la responsabilidad en los resultados globales. Cada departamento

puede echar la culpa de los errores a otro, como ocurre en la estructura funcional. Ninguno asume
la culpa.

· Especialización

. Cada gerente es especialista en una parte del proceso y no es capaz de abarcar el proceso
completo. Es difícil sustituir al director general, pues cada gerente de unidad tiene experiencia
específica en una etapa particular del proceso.