6.1.

Organigramas:

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra

organización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que
las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la
organización. El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea
uniforme y sintética de la estructura formal de una organización: Desempeña un papel
informativo. Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre
ellos. En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo es la
estructura total de la empresa. Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes
requisitos: Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar. Debe contener únicamente los
elementos indispensables. Tipos de organigrama: Vertical: Muestra las jerarquías según una
pirámide, de arriba abajo. Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha. Mixto: Es una
combinación entre el horizontal y el vertical. Circular: La autoridad máxima está en el centro, y
alrededor de ella se forman círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles
decrecientes. Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría,
menor es la autoridad de ese cargo. Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva
líneas que unen los mandos de autoridad.

6.2. Mapas de procesos:

El mapa de procesos es una representación gráfica que nos ayuda a visualizar todos los procesos
que existen en una empresa y su interrelación entre ellos. Antes de realizar el mapa de procesos
habrá que identificar todos los procesos. Los pasos para hacer un mapa de procesos serían los
siguientes: 1) Identificar a los actores Clientes, proveedores y otras organizaciones de su entorno
2) Identificar la línea operativa La línea operativa de nuestra organización está formada por la
secuencia encadenada de procesos que llevamos a cabo para realizar nuestro producto

3) Añadir los procesos de soporte a la línea operativa y los de Dirección Dirección, mejora
continua, estrategia, o lo que queramos

4) Añadir los procesos que afectan a todo el sistema Gestión de reclamaciones, recursos humanos,
auditorías internas. Los mapas de procesos son útiles para:

- conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente

- analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o aumentar localidad

- utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo proyectos de mejoramiento
del proceso

- orientar a nuevos empleados

- desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en momentos críticos

- evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados

6.3. Diagramas de flujos:

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es
representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de
proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la
dirección de flujo del proceso.

El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso
mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y
su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la
existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de
interdepartamentales Tipos de diagramas de flujo

 Formato vertical: En él, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo.
Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se
considere necesaria, según su propósito.
 Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a
derecha.
 Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede
apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su
comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino
también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto
o departamento que el formato vertical no registra.
 Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el
plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente
descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

Simbología y significado Óvalo o Elipse: Inicio y término (Abre y cierra el diagrama).

 Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o

procedimientos). Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión).
 Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un
procedimiento). Triángulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma
permanente).
 Triángulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento
del documento)

6.4. Manuales:

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca
de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:

6.4.1. Bienvenida:
El manual de bienvenida también conocido como manual de inducción, es un documento creado
por las empresas que apoya a la inducción del nuevo trabajador a la empresa, este manual le
presenta al trabajador toda la información relevante de la empresa de manera general, desde su
historia, dueños, objetivos, misión, visión, que se pretende como objetivo organizacional, y debe
dar respuestas a todas las inquietudes laborales del nuevo trabajador, facilitándole la integración
como uno más del equipo. El período de inducción junto con el Manual de bienvenida o acogida
como también se conoce, se han ido introducido paulatinamente en muchas empresas, con
resultados muy favorables, permitiendo:

Elevar la imagen de la empresa, ya que transmite a los nuevos colaboradores, Signos de seriedad
y organización y la creencia de valoración del personal.

Hacer sentir al nuevo colaborador más integrado en la empresa.

Conocer en profundidad las características legales y especiales de su relación Laboral con la

empresa.

Favorecer la comunicación interna.

Favorecer la comunicación social del individuo, al relacionarse correctamente en su entorno

laboral. CONTENIDO DE UN MANUAL DE BIENVENIDA1. Bienvenido/a. 2. Historia. 3. La cultura
corporativa de la empresa. 4. La organización. 5. El primer día en la empresa. 6. Anexos.

6.4.2. De políticas

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable
que se presenten en determinadas circunstancias. Las políticas son la actitud de la administración
superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal
operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según
convenga a las condiciones del organismo social. Objetivo del Manual de Políticas: Presentar una
visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad
administrativa. Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio. Ser instrumento útil
para la orientación e información al personal. Facilitar la descentralización, al suministrar a los
niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones. Servir de base
para una constante y efectiva revisión administrativa. Importancia de Manual de Políticas: Su
importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal
y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los
malos entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del
organismo. También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.
Ventajas de los manuales de Políticas: Las políticas escritas requieren que los administradores
piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas
circunstancias. Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente
los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos. Se proporciona un marco de
acción dentro del cual el administrador puede operar libremente. Las políticas escritas ayudan a
asegurar un trato equitativo para todos los empleados. Las políticas escritas generan seguridad de
comunicación interna en todos los niveles. El manual de políticas es fuente de conocimiento
inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.

6.4.3. De organización

Aspectos Positivos Del Uso De Manual De Organización Contribuye a formular y crear la

organización, así como al análisis de esta, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o
totales. La descripción de los puestos y unidades de la organización contribuye a facilitar el
conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o institución. Los manuales de
organización suministran información sobre las relaciones de las distintas unidades y especifican la
autoridad. Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la preparación de cuadros
directivos y empleados.

6.4.4. De procedimientos

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que

deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de
ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando
su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se
encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al
funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la
evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el
trabajo se está realizando o no adecuadamente.

2. Utilidad Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción
del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las
actividades de cada puesto. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificación de
trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. Para establecer un sistema de
información o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las
rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Determina en forma más sencilla las
responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria, evaluación del control
interno y su evaluación. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer
y cómo deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. Construye
una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y
métodos.

6.4.5. De calidad:

El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde se especifican la misión y

visión de una empresa con respecto a la calidad así como la política de la calidad y los objetivos
que apuntan al cumplimiento de dicha política. El Manual de Calidad expone además la estructura
del Sistema de Gestión de la Calidad y es un documento público, si la empresa lo desea, cosa que
no ocurre con los manuales o de instrucciones. Es un documento "Maestro" en cual la
Organización (empresa) establece como dar cumplimiento a los puntos que marca la Norma (por
ejemplo ISO 9001:2008) y de él se derivan Instructivos de uso de equipos, Procedimientos,
Formatos. etc. El Manual de Calidad entendido como tal, únicamente es de obligada realización en
la implantación de la norma ISO 9001, en el cual se recoge la gestión de la empresa, el
compromiso de éste hacia la calidad, la gestión de recursos humanos, materiales... Ha de ser un
documento público frente a clientes y proveedores, con una extensión preferiblemente no
superior a las 20 páginas y se suele redactar al final de la implantación una vez documentados los
procedimientos que la norma exige. Respecto a otras normas como pueden ser las desarrolladas
por el ICTE; la norma Q del sector turístico, no exige la realización de un Manual de Calidad,
aunque sí ayuda a la implantación de la misma. Lo mismo sucede con el EFQM que es el modelo de
excelencia europeo, que actualmente se está implantando con bastante éxito en España. Es un
modelo que tampoco exige el desarrollo de un Manual de Calidad entendido como tal. El Manual
de la Calidad es un documento donde se menciona con claridad lo que hace la organización para
alcanzar la calidad mediante la adopción del correspondiente sistema de Gestión de la Calidad.

6.5. Distribución de espacios de trabajo:

Concepto: La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de

sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto
para el personal, como para los clientes Objetivos: El estudio de la distribución de espacio busca
contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que
conforman una organización; así como también proporcionar a los directivos y empleados el
espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y
eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organización obtener los servicios y
productos que demandan bajo la mejores condiciones; y procurar que el arreglo del espacio
facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo y
además, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para
llevarlos a cabo. Podemos utilizar guías que favorecen el desarrollo de una distribución eficaz y
ayudan a alcanzar los objetivos establecidos. Algunas de estas guías pueden ser: Concentrar al
personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación,
ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio. Evitar superficies en que trabaje un número
excesivo de personas. Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea necesario.
Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una línea recta. Colocar las unidades orgánicas
que tengan funciones similares y estén relacionadas entre sí adyacentemente. Utilizar escritorios
de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. Ubicar los
escritorios de manera que permitan que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada
persona.

Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el área de trabajo deben tener una altura
uniforme. Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para
poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones. Aislar en áreas a prueba de
sonidos las unidades que utilizan máquinas y equipos ruidosos. Aquellas unidades que estén en
contacto frecuente con los clientes deben estar ubicadas en áreas accesibles, cerca de las
entradas, ascensores y zonas de recepción. Al personal cuyo trabajo requiere de máxima
concentración, se le deberá situar dentro de divisiones parciales o completas. Usar
preferentemente paneles o divisiones como paredes y divisiones parciales con vidrio plano u
opaco que permitan buena luz y ventilación. Instalar suficientes contactos eléctricos de piso para
equipos y maquinas. Proporcionar al personal y a los visitantes de servicios, sanitarios, espacios
para los periodos de descanso y espera y suficientes tomas de agua. Disponer de un lugar
destinado a bodega o almacén de utensilios de limpieza, papelería y suministros. La imagen de la
organización debe transmitir orden y confianza.