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Herramientas y técnicas para la mejora de procesos

Comprender los procesos para que puedan mejorarse mediante un enfoque sistemático requiere la
conocimiento de un simple kit de herramientas o técnicas. El uso efectivo de estas herramientas y
técnicas requiere su aplicación por las personas que realmente trabajan en los procesos, y su
compromiso con esto solo ser posible si se les asegura que a la gerencia le importa mejorar la
calidad. Los gerentes deben mostrar que se comprometen al proporcionar la capacitación y el
apoyo necesario para la implementación.

Las herramientas y técnicas más comúnmente utilizadas en la mejora de procesos son:


• Metodología de resolución de problemas, como DRIVE
• Mapeo de procesos
• Diagrama de flujo del proceso
• Análisis de campo de fuerza
• Diagramas de causa y efecto
• CEDAC
• Lluvia de ideas
• Análisis de Pareto
• Control de proceso estadístico (SPC)
• Gráficos de control
• Hojas de verificación
• Gráfica de barras
• Diagramas de dispersión
• Análisis de matriz
• Diagrama de puntos o gráfico de conteo
• Histogramas

DRIVE es un enfoque para la resolución de problemas y el análisis que se puede utilizar como
parte de la mejora del proceso.

Defina el alcance del problema, los criterios por los cuales se medirá el éxito y acordar los
entregables y los factores de éxito.

Revise la situación actual, comprenda los antecedentes, identifique y recopile información,


incluyendo el rendimiento, identificar áreas problemáticas, mejoras y "ganancias rápidas"

Identificar mejoras o soluciones al problema, cambios necesarios para habilitar y sostener las
mejoras

Verificar que las mejoras produzcan beneficios que cumplan con los requisitos definidos
criterios de éxito, priorizar y pilotear las mejoras

Ejecutar planificar la implementación de las soluciones y mejoras, acordar e implementar


ellos, planificar una revisión, recopilar comentarios y revisar
Uno de los pasos iniciales para comprender o mejorar un proceso es el Mapeo de procesos. Al
recopilar información podemos construir un modelo "dinámico", una imagen de las actividades
que tienen lugar en un proceso. Mapas de proceso son herramientas de comunicación útiles que
ayudan a los equipos de mejora a comprender el proceso e identificar oportunidades para
mejorar.

ICOR (insumos, productos, controles y recursos) es una metodología de análisis de procesos


aceptada internacionalmente para mapeo de procesos. Permite que los procesos se dividan en
simples, manejables y más fáciles unidades comprensibles. Los mapas definen las entradas,
salidas, controles y recursos para el alto nivel proceso y los subprocesos.

CUADRO DE PROCESOS

El mapeo de procesos proporciona un marco común, disciplina e idioma, permitiendo una


forma sistemática de trabajando. Las interacciones complejas se pueden representar de una
manera lógica, altamente visible y objetiva. Se define donde existen problemas o "puntos de
pellizco" y proporciona a los equipos de mejora una toma de decisiones en común marco de
referencia.

Para construir un mapa de proceso:

• Haga una lluvia de ideas sobre todas las actividades que ocurren rutinariamente dentro del
alcance del proceso

• Agrupe las actividades en 4-6 subprocesos clave

• Identificar la secuencia de eventos y enlaces entre los subprocesos

• Definir como un mapa de procesos de alto nivel y mapas de subprocesos usando ICOR
Los mapas de procesos proporcionan una vista dinámica de cómo una organización puede
ofrecer un valor comercial mejorado.

Los escenarios "¿Qué pasa si?" Se pueden desarrollar rápidamente comparando los mapas del
proceso "Tal como está" con el proceso
"Ser".

Otra herramienta utilizada en la construcción de mapas de procesos es el Diagrama de flujo del


proceso. Este es una poderosa técnica para grabar, en forma de una imagen, exactamente lo
que se hace en un proceso.
Procedimiento
Capacidad
Salidas Clientes
Recursos
Interno
Físico
Mecánico
Máquina
Sitio
Conocimiento
Habilidades

Hay ciertos símbolos estándar utilizados en los diagramas de flujo clásicos, y estos son:

comienzo
Paso de proceso (operación)
Decisión
Información bloquear
Fin
Fluir
Archivos

Si no se puede dibujar un diagrama de flujo usando estos símbolos, entonces el proceso no se


entiende completamente. El propósito del diagrama de flujo es aprender por qué el proceso
actual funciona de la manera en que lo hace y llevar a cabo un objetivo análisis, para identificar
problemas y debilidades, pasos innecesarios o duplicación y los objetivos de la esfuerzo de
mejora.

Force Field Analysis es una técnica para identificar fuerzas que pueden ayudar u obstaculizar el
logro de un cambio o mejora. Al evaluar las fuerzas que impiden hacer el cambio, se pueden
desarrollar planes para superar ellos. También es importante identificar aquellas fuerzas que
ayudarán con el cambio. Una vez que estas fuerzas han sido identificadas y analizadas, es
posible determinar si un cambio propuesto es viable.

Una forma útil de mapear las entradas que afectan la calidad es el Diagrama de Causa y
Efecto, también conocido como el
Diagrama de Fishbone o Ishikawa. También es una técnica útil para abrir el pensamiento en la
resolución de problemas.

El efecto o problema es investigado se muestra en el final de una flecha horizontal; causas


potenciales son entonces se muestra como flechas etiquetadas ingresando la flecha de causa
principal. Cada flecha puede tener otra flechas que lo ingresan como el las principales causas
o factores son reducido a sus sub-causas; tormenta de ideas puede ser efectivamente utilizado
para generar las causas y sub-causas.

Con CEDAC - Diagrama de causa y efecto con la adición de tarjetas, el lado del efecto del
diagrama es un descripción cuantificada del problema, y el lado de la causa del diagrama utiliza
dos tarjetas de colores diferentes para escribir los hechos y las ideas. Los hechos se recopilan
y escriben a la izquierda de los lomos, y las ideas para mejorar a la derecha de la causa
espinas. Las ideas son evaluadas y seleccionadas por su contenido y practicidad.

La lluvia de ideas se puede usar junto con la herramienta Causa y efecto. Es una técnica de
grupo utilizada para genere una gran cantidad de ideas rápidamente y puede usarse en una
variedad de situaciones. Cada miembro de la grupo, a su vez, puede presentar una idea sobre
el problema que se está considerando. Ideas salvajes son bienvenidas y no se produce crítica o
evaluación durante la lluvia de ideas, todas las ideas se registran para su posterior análisis.
El proceso continúa hasta que no se reciben más ideas y aumenta la posibilidad de originalidad
y innovación. Se puede usar para:

Identificar áreas problemáticas


• Identificar áreas para mejorar
• Diseñar soluciones a problemas
• Desarrollar planes de acción

El análisis de Pareto se puede utilizar para analizar las ideas de un lluvia de ideas. Se usa para
identificar los pocos vitales problemas o causas de problemas que tienen el mayor impacto. Un
diagrama de Pareto o gráfico representa pictóricamente datos en forma de un gráfico de barras
clasificadas que muestra el frecuencia de aparición de elementos en orden descendente. Por lo
general, los diagramas de Pareto revelan que el 80% del efecto es atribuido al 20% de las
causas; por lo tanto, es a veces conocida como la regla 80/20.

Statistical Process Control (SPC) es un conjunto de herramientas para la gestión de procesos.


También es una estrategia para reducir el
variabilidad en productos, entregas, materiales, equipos, actitudes y procesos, que son la
causa de
la mayoría de los problemas de calidad. SPC revelará si un proceso está "en control", es
estable y solo exhibe variación aleatoria, o "fuera de control" y que requieren atención. También
advierte automáticamente cuando el rendimiento se deteriora y puede ayudar con la reducción
de defectos a largo plazo, la identificación de causas especiales o asignables, reducción o
eliminación de causas de variación y logro de un nivel de rendimiento lo más cercano posible al
objetivo como sea posible.

En SPC, los números y la información forman la base de las decisiones y acciones, y una
grabación de datos exhaustiva sistema es esencial. Además de las herramientas necesarias
para registrar los datos, también existe un conjunto de herramientas para analizar e interpretar
los datos, algunos de los cuales se tratan en las siguientes páginas. Una comprensión de las
herramientas y cómo usarlas no requieren conocimiento previo de las estadísticas.

Una de las herramientas clave de SPC es una carta de control. Es usado para monitorear
procesos que están bajo control, usando medios y rangos. Representa datos, por ejemplo,
ventas, volumen, quejas de los clientes, en orden cronológico, mostrando cómo los valores
cambian con el tiempo. en un gráfico de control de cada punto se le da significado individual
y se une a sus vecinos. Por encima y debajo del media, líneas de advertencia y acción superior
e inferior (UWL, LWL, UAL, LAL) están dibujados. Estos actúan como señales o reglas de
decisión, y dar operadores información sobre el proceso y su estado de control.
Los cuadros son útiles como un registro histórico de la proceso como sucede, y como una
ayuda para detectar y prediciendo cambio

Una hoja de control es una forma organizada de recopilación y estructurar los datos, su
propósito es recopilar los hechos en la forma más eficiente. Asegura que la información que se
recoge es lo que se pidió y que todos lo hacen de la misma manera. Los datos son
ecolectados y se ordena sumando marcas o marcas de cheques contra categorías
predeterminadas de elementos o medidas. Simplifica la tarea de análisis.
Los gráficos de barras son visualizaciones de datos en los que la altura de las barras se usa
para mostrar el tamaño relativo de la cantidad medida Las barras se pueden separar para
mostrar que los datos no están directamente relacionados o continuo. Se pueden usar para dar
impacto visual a datos, comparar diferentes tipos de datos y comparar datos recopilados en
diferentes momentos.

Un diagrama de dispersión es una representación gráfica de cómo una variable cambia con
respecto a otra. las variables se trazan en ejes en ángulo recto entre sí y la dispersión en los
puntos da una medida de confianza en cualquier correlación mostrada.

Muestran si 2 variables están relacionadas, o demuestran que no lo son, el tipo de relación, si


existe, entre las variables y cómo se puede controlar una variable, controlando adecuadamente
la otra. Ellos también hacer predicciones de valores que se encuentran fuera del rango medido
..

En su forma más simple, Matrix Analysis es una forma de presentando datos en una cuadrícula
rectangular, con datos se muestra en la parte superior y en el lateral.

Los símbolos colocados en las intersecciones de la cuadrícula permiten relaciones que se


establecerán entre los dos conjuntos de datos. Resume todos los datos conocidos en una tabla
y resalta las lagunas en el conocimiento y las relaciones entre artículos. Es una herramienta de
enfoque de atención valiosa para equipos, y simplifica la tarea de priorizar una clasificación
conjunto de elementos.

El Dot Plot o Tally Chart es una distribución de frecuencia. Muestra con qué frecuencia (la
frecuencia) un particular valor ha ocurrido. La forma de la trama puede revelar mucho acerca
de un proceso, dando una imagen de la variación, destacando valores inusuales e indicando la
probabilidad de que ocurran valores particulares

Un histograma es una imagen de variación o distribución, donde los datos se han agrupado en
celdas y su frecuencia representada como barras. Es conveniente para grandes cantidades de
datos, particularmente cuando el rango es amplio. Da una imagen del grado de variación,
resalta áreas inusuales e indica la probabilidad de valores particulares que ocurren.

Con tal lista de compras de herramientas y técnicas, puede no ser fácil saber cuál usar cuando.
A superar este problema, la siguiente matriz se refiere a la metodología de seis pasos para la
mejora del proceso e indica las herramientas y técnicas clave que podrían usarse en cada
paso. Sin embargo, esta lista no es exhaustivo y las herramientas se deben utilizar junto con
técnicas de medición.

Herramienta / Técnica
Paso de metodología de mejora de procesos (consulte la sección sobre Procesos)
Seleccione Entender el rendimiento Revisar la captura de cambio

MANEJAR
Cartografía
Diagrama de flujo
Campo de fuerza
Causa efecto
/ CEDAC
Reunión creativa
Análisis de Pareto
SPC
Gráficos de ejecución / control
Hojas de verificación
Gráfica de barras
Diagrama de dispersión
Análisis de matriz
Gráfica de puntos
Histograma