MANUAL DE FUNCIONES”
pasos:
1. DEFINICIÓN
Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene
el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada
funcionario en sus actividades cotidianas, el mismo que
será elaborado técnicamente basados en los respectivos
procedimientos, sistemas,
normas y que resumen el establecimiento de guías y
orientaciones para desarrollar las rutinas o labores
cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales,
ni en la autonomía propia e independencia mental o
profesional de cada uno de los trabajadores u operarios
de una empresa. ya que estos podrán tomar las
decisiones más acertadas apoyados por las directrices
de los superiores, y estableciendo con claridad la
responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los
cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo
informes de labores que deben ser elaborados por lo
menos anualmente dentro de los cuales se indique
cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores
realizadas en el periodo, los problemas e inconvenientes
y sus respectivas soluciones tanto los informes como los
manuales deberán ser evaluados permanentemente por
los respectivos jefes para garantizar un adecuado
desarrollo y calidad de la gestión.
Engloba el diseño y descripción de los diferentes puestos
de trabajo estableciendo normas de coordinación entre
ellos. Es un documento que especifica requisitos para el
cargo, interacción con otros procesos, responsabilidades
y funciones.
2. PASOS PARA ELABORAR UN
MANUAL DE FUNCIONES
1
La elaboración de un manual de funciones consta de seis
medir o especificar lo esperado en términos de
1) Definir la estructura organizacional de la
empresa.
2) Definir la denominación y número de cargos que
conformarán la estructura.
3) Asignar a cada cargo las funciones que le
corresponden.
4) Establecer los requisitos (estudios, experiencia, perfil)
necesarios para desempeñar las funciones
asociadas.
5) Establecer las relaciones jerárquicas entre los
diferentes cargos. 6) Aprobar y divulgar el manual en
la empresa.
3. COMPONENTES DEL MANUAL DE
FUNCIONES
• Identificación del empleo o puesto:
En la identificación del puesto de trabajo por parte del
profesional de Recursos Humanos se procede a determinar
los atributos puesto de trabajo, como pueden ser nombre
del puesto diseñado y / o escrito, perfil del ocupante del
puesto y de quien depende jerárquicamente el puesto de
trabajo.
• Propósito principal del cargo:
Son los objetivos y condiciones para el cargo que se está
ejerciendo.
• Funciones esenciales:
Es decir especificar que se debe hacer y para que hacerlo
de conformidad con la misión institucional, las actividades
de la dependencia, los planes y programas.
• Contribuciones individuales:
Conjunto de resultados laborales que permitan
resultados observables.
• Conocimientos básicos:
Conjunto de técnicas, normas, principios y demás
aspectos para alcanzar las contribuciones
individuales. No se refieren a títulos o certificados.
• Competencias laborales:
Tiene que ver con los valores, habilidades,
responsabilidad frente al proceso de toma de
decisiones, iniciativa de innovación, conocimientos,
destreza, entre otros.
• Requisitos de estudio y experiencia del cargo:
Se refiere a los estudios mínimos que se
necesitan haber realizado para ejercer el
cargo, así como experiencias anteriores
desempeñando el mismo.
4. EL PERFIL DEL PUESTO Y LOS
PASOS PARA HACERLO
Es un proceso mediante el cual se busca
determinar las actitudes, cualidades y
capacidades que son fundamentales para
una adecuada ocupación. Para la elaboración del
perfil es conveniente tomar en cuenta la experiencia
laboral el nivel de formación adquirida y las
condiciones de trabajo.
Primer paso
 • Análisis de Jerarquización.
• Luego de reunir la información requerida se revisa la
estructura orgánica para determinar la dependencia
jerárquica del puesto y con qué unidades orgánicas
mantiene una relación directa de coordinación.
Segundo paso
• Análisis desde los objetivos institucionales.
• A partir de la información recogida se revisará si el
análisis de cargos realizado corresponde realmente al
perfil que la institución desea y necesita para mejorar el
desarrollo de sus funciones, se revisará la conducta
requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y
los requerimientos humanos.
Tercer paso
• Elaborar la descripción del puesto con la información y
el análisis realizado.
• La descripción del puesto incluye las
responsabilidades inherentes al mismo así
como las características importantes y las
condiciones de trabajo.
• La especificación del puesto resume las
cualidades personales necesarias para el
desempeño del puesto.
5. BENEFICIOS Y UTILIDAD
QUE TIENE UN MANUAL DE
FUNCIONES
• Al determinar y delimitar los campos de
actuación de cada colaborador, permite que las
personas interaccionen con un mayor
conocimiento de su rol dentro de la empresa, lo
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que ayuda en el proceso de comunicación,
integración y desarrollo.
• Elimina desequilibrios en cargas de trabajo,
omisiones, duplicidad de funciones, cuellos de
botella, circuitos de trabajos irracionales, etc…
• Es un instrumento muy útil para planificar la
plantilla de la empresa y la posible variación de
los puestos de trabajo, así como para definir
planes de carrera.
• Facilita el proceso de inducción del personal y
permite el perfeccionamiento y/o orientación de
las funciones
y responsabilidades del cargo al que han sido asignados,
así como aplicar programas de capacitación.
• Determina las funciones específicas, responsabilidad y
autoridad de los cargos dentro de la estructura orgánica de
cada dependencia.
• Proporciona información a los funcionarios y servidores
sobre sus funciones específicas, su dependencia
jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus
funciones.
6. IMPORTANCIA DEL MANUAL DE
FUNCIONES
Hoy en día las herramientas de gestión han
tomado una enorme relevancia en la consecución
de la productividad en las organizaciones a todo
nivel, dentro de estas herramientas el Manual de
funciones de la empresa cobra una enorme
relevancia al convertirse en una herramienta de
toma de decisiones y el ordenamiento de la
organización en sus diferentes niveles
jerárquicos. También es muy importante
mencionar que actualmente se hace mucho más
necesario tener este tipo de documentos, porque
todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS,
etc), lo requieren, a su vez por su uso interno y
diario, minimiza los conflictos de áreas, marca
responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el
orden, etc. Además, es el factor fundamental para
implementar otros sistemas organizacionales
muy efectivos como: evaluación de
desempeño, escalas salariales, líneas
de carrera y otros. El Manual de
Organización y Funciones debe de estar
en constante modificación y
actualización para adaptarse a los
nuevos tiempos, esto permite una mejor
selección y desempeño del personal y la
consolidación de la cultura
organizacional; en los últimos años esta
herramienta viene siendo usada por
grandes corporaciones a nivel mundial
basada en el nuevo enfoque en la Gestión del
Talento Humano en las empresas.
El propósito del manual de funciones consiste en
orientar sobre la forma en que una institución se
organiza para cumplir con su objetivo, clarificar los
grados de responsabilidad de las diferentes áreas
administrativas que la integran y sus relaciones de
autoridad y dependencia. Para conservar su
vigencia, este documento se actualiza cada
ocasión que la institución implementa cambios en
su estructura o en las funciones que desarrolla. En
caso de que no ocurran estos cambios, se
recomienda someter a revisión este documento
cada dos años con la participación de quienes
cuenten con un conocimiento pleno de las
condiciones de operación de la institución, de los
lineamientos normativos que regulan su
funcionamiento e integración, así como de sus
necesidades y sus oportunidades de desarrollo.
7. VENTAJAS DEL MANUAL DE
FUNCIONES
• Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la
ejecución de las mismas.
• No hay conflictos de autoridad ni fugas de
responsabilidad.
• La disciplina es fácil de mantener.
• Presenta una visión de conjunto de la unidad
administrativa
• Precisa las funciones encomendadas a la unidad
administrativa, para evitar duplicidad, detectar
omisiones y deslindar responsabilidades.
• Colabora en la ejecución correcta de las
actividades encomendadas al personal y proporcionar
la uniformidad.
• Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en
la ejecución de las funciones, evitando la repetición
de instrucciones y directrices.
• Proporciona información básica para la planeación
e instrumentar medidas de modernización
administrativa.
• Sirve como medio de integración al personal de
nuevo ingreso, facilitando su incorporación e
inducción a las distintas áreas.
3
• Es un instrumento útil de orientación e información
sobre las funciones o atribuciones asignadas a las
unidades responsable
8. EJEMPLO DE MANUAL DE
FUNCIONE
II.PROCESO-DE PLANIFICACIÓN
1. DEFINICIÓN
La planificación es un proceso integral, continuo y analítico
que establece los objetivos, las estrategias, las actividades y
los recursos necesarios para el logro de los fines
establecidos por la organización.
Requiere de un análisis de la realidad o diagnóstico, que
contiene: fortalezas y debilidades, y oportunidades y riesgos
del desarrollo de una organización.
Además incluye la formación de planes que definen:
políticas, objeticos, metas y estrategias del plan.
Este proceso seria incompleto si no incluye:
programas y presupuestos, para la asignación
de recursos humanos, materiales, financieros y
tecnológicos para el cumplimiento de los
objetivos señalados.
También comprende la evaluación de planes,
programas y presupuestos, que consiste en la
verificación del cumplimiento de los planes,
programas, y presupuestos, y su impacto en la
sociedad y economía.
Finalmente, está la reformulación de planes,
programas y presupuestos, que consiste en su
modificación y ajuste por situaciones
estructurales y coyunturales.
El proceso de planificación sirve para:
• Mejorar la toma de decisiones
orientadas a un mejor desempeño de la
organización.
• Dotar a la organización de metas que
se conviertan en fines.
• Establecer prioridades,
concentrándose en las fortalezas de la
organización y ayudando a tratar los
problemas de cambios en el entorno externo e
interno.
• Diseñar estrategias que se concreten
en proyectos de actuación.
• Definir las actividades que deben
realizarse, cuándo hacerlas, qué medios son
necesarios y cuáles están disponibles.
• Garantizar y brindar sostenibilidad del
centro de información.
 • El cual incluye una estimación del futuro sobre
la base de cursos de acción alternativos, en un
escenario temporal.
2. PRINCIPIOS DEL PROCESO
PLANIFICACIÓN:
Normas básicas de aplicación para facilitar y optimizar la
toma de decisiones y las acciones administrativas.
• Factibilidad: todo plan debe ser realizable.
• Objetividad: utilización de datos reales en la
elaboración del plan.
• Cuantificable: expresión en términos cuantificables del
plan para facilitar su evaluación. Flexibilidad: un plan
debe formularse con márgenes de error, para
reconducir las actuaciones ante cualquier nueva
situación.
• Unidad: todos los planes de la organización deben ser
coherentes entre sí.
3. COMPONENTES DEL PROCESO
PLANIFICACIÓN:
• Misión:
Es la razón de ser de la empresa. También se dice que es
la labor, el encargo o servicio especial que una empresa se
propone lograr hacia el largo plazo. ¿Para qué existe la
organización? ¿Propósito? ¿Clientes? ¿Productos?
(PRESENTE)
Por ejemplo, la misión de una universidad es la formación
superior, enseñanza y la investigación
Características :
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 Es una declaración de actitud: la misión debe
plantearse de forma amplia, de manera que muestre las
principales características de la organización y permita
atraer a los grupos de interés.
 Presenta una orientación hacia el cliente: una buena
misión describe también los clientes, los mercados o la
tecnología.
 Es una declaración de la política social: la misión
debe integrar las actuaciones en materia social que lleve a
cabo la organización.
• Visión:
Es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa
en el futuro, donde deseamos estar de aquí a cinco
años. Enunciado deseado en el futuro para la
organización.Fija el rumbo de la organización y
plantea nuevos retos. ¿Qué queremos llegar a ser?
¿Quiénes deberían ser nuestros clientes? ( FUTURO)
Por ejemplo, un banco puede tener como visión "ser
la empresa líder en la prestación de servicios
financieros en toda Europa".
Características:
 Debe ser positiva, atractiva, alentadora e inspiradora
 Debe estar alineada y ser coherente con la
cultura de la organización
 Debe ser clara y comprensible para todos
 Debe ser ambiciosa, pero no imposible de
alcanzar
 Debe ser realista, considerando el entorno y
los recursos de la organización
 Breve, fácil de captar, recordar e inspiradora.
• Objetivos: son el resultado que se espera
obtener, y hacia el cual se encaminan los
esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de
una empresa comercial puede ser aumentar las
ventas del año 2004 con respecto a las del 2003.
Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta
un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo
plazo (más de 3 años).
• Metas:
los diferentes propósitos que se deben cumplir
para lograr el objetivo. Las metas son fines más
específicos que integran el objetivo de la empresa.
Por ejemplo, para la empresa comercial que
desea incrementar sus ventas, una meta podría
ser capacitar al equipo de vendedores durante los
primeros dos meses del año 2004, con lo que se
busca alcanzar el objetivo planteado.
• Políticas: son guías o lineamientos de carácter
general, que indican el marco dentro del cual los
empleados de una empresa pueden tomar
decisiones usando su iniciativa y buen juicio. Por
ejemplo, competir en base a precios en el
mercado.
• Reglas:
son normas precisas que regulan una situación en
particular. Aquí se exponen acciones u omisiones
específicas, y no dan libertad de acción. Ejemplos
de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos
en este sitio", etc.
• Estrategias:
la acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos
para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se
comporte como se determinó. Se puede decir entonces que
estrategias son los cursos de acción, preparados para
enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y
externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una
estrategia podría se "realizar investigaciones de mercado
permanentemente, y proveer de eficiente información al
equipo de venta, a fin de aumentar las ventas".
 • Programas:
son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias,
procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos,
y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos,
estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada
una de las etapas de operación.
• Presupuestos:
es un plan que representa las expectativas para un período
futuro, expresados en términos cuantitativos tales como
dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los
presupuestos pueden ser de operación (ventas, producción,
inventarios, etc.) y financieros (de efectivo, de capital,
estados financieros pro forma, etc.).
• Procedimientos:
son planes que señalan una serie de labores concatenadas que
deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para
alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo
de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago
de sueldo a los empleados.
4. ETAPAS DEL PROCESO DE
PLANIFICACIÓN:
1) Evaluar las condiciones actuales
Esta evaluación incluye los recursos de la empresa, las
tendencias del mercado, los indicadores económicos y los
factores competitivos. En la planificación estratégica se adopta
una visión panorámica del entorno de la organización. Los
planes estratégicos expresan la finalidad de organización y fijan
un conjunto de objetivos a largo plazo, que la organización debe
tratar de alcanzar para sacar provecho de las oportunidades y
evitar las hipotéticas amenazas.
2) Determinar objetivos y metas
Los objetivos son fines específicos, medibles, planteados a corto
plazo y su consecución previa es precisa para poder alcanzar las
metas de la organización. Los objetivos deben ser desafiantes,
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relevantes y bien enfocados. Las metas hacen referencia a los 5.TIPOS DE PLANIFICACIÓN:
que es importante para una organización y dan al personal de
plantilla un sentido de propósito.
 Según provengan del sector público o
3) privado:
E
stablecer un plan de acción
Para el logro de los objetivos se necesita un plan de acción, en • Público:
el cual se especifiquen las acciones que han de llevarse a El sujeto que define los planes de acción a
cabo. Las acciones son medios específicos prescritos para el seguir es el Estado, sea Nacional, Provincial o
logro de los objetivos. Los cursos de acción bien planificados Municipal, incluyendo a los organismos
reciben el nombre de estrategias y tácticas, y suelen estatales descentralizados (por ejemplo,
diferenciarse en razón de su ámbito y de su marco temporal. Educación, Vialidad, Economía, etc.).
4) • Privado: A
signar recursos A diferencia del caso anterior, los
protagonistas en la toma de decisiones son
Asignar recursos está relacionada con la presupuestación y
personas físicas o jurídicas que no guardan
posterior entrega de recursos. Los recursos se definen como
relación con el Estado, como las empresas,
los activos financieros, físicos, humanos, de tiempo o de otra
organizaciones sin fines de lucro (ONG),
índole con lo que cuenta una organización. Un presupuesto es
asociaciones, fundaciones, etc.
una cantidad predeterminada de recurso relacionada con una
actividad. Existe una relación entre la presupuestación como
técnica de planificación y la presupuestación como técnica de
 Según el nivel de planificación:
control.
• Estratégico:
5) Ejecución Define los objetivos a largo plazo, las
políticas de la organización misma.
La ejecución tiene que ver con la delegación de tareas, con la Funciona a nivel macro o global.
acción impulsada por los objetivos y con la obtención de datos
para la retroalimentación.
• Táctico:
6) Control Se trazan los objetivos de la empresa, y
se formulan estrategias y planes
Se debe controlar la decisión de planificación. La organización
específicos, con un detalle mayor al del
ha de dirigir las actividades del trabajo en progreso para
nivel estratégico y de menor alcance. Se
asegurar que se cumplan los objetivos, o en algunos casos,
realiza un plan táctico por cada área de
se reajusten para poder cumplirlos.
la organización, a realizarse a mediano
plazo.
 • Operativo:
Funciona a nivel micro, y consiste en el
CONCLUSIONES
desempeño de las tareas (“día a día”)
que realizan los trabajadores de la
empresa u organización.
 Según el plazo:
• Planificación a corto plazo:
Se fija un objetivo a cumplirse al término de
1 año. (Ejemplo: obras públicas de menor
envergadura (como la creación de una
estatua).
• Planificación a mediano plazo:
Se establece con un límite de 5 años.
(Ejemplo: la creación de una nueva
empresa).
• Planificación a largo plazo: Los objetivos en
este caso superan los 5 años (Ejemplo: las
empresas que buscan eliminar o
apoderarse de su competencia en el
mercado).
6. VENTAJAS DEL PROCESO
PLANIFICACIÓN:
El propósito del manual de funciones consiste en
orientar sobre la forma en que una institución se
organiza para cumplir con su objetivo, clarificar los
grados de responsabilidad de las diferentes áreas
administrativas que la integran y sus relaciones de
autoridad y dependencia.
El Manual de Funciones es el factor fundamental
para implementar otros sistemas
organizacionales muy efectivos como: evaluación
de desempeño, escalas salariales, líneas de
carrera y otros. esto permite una mejor selección
y desempeño del personal y la consolidación de
la cultura organizacional; en los últimos años esta
herramienta viene siendo usada por grandes
corporaciones a nivel mundial basada en el
nuevo enfoque en la Gestión del Talento Humano
en las empresas.
La Planificación es una actividad inherente a la
actividad gerencial, permite transformar la visión
de una organización en una realidad, facilita la
previsión y la proyección a la largo plazo, por lo
que permite una optimización de los recursos,
minimiza los riesgos los riesgos y permite
aprovechar las oportunidades.

 Apoyo a las demás funciones

administrativas: organización, dirección y
control.

 Proyección de la organización hacia el

futuro.

 La planificación facilita el éxito de la

organización, si bien no lo garantiza.

 Con la planificación se introduce la

racionalidad en la toma de decisiones