REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TENOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA VENEZUELA (IUTV)
ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE OFICINA II
GERENCIA ADMINISTRATIVA 5° SEMESTRE

Luis Casique
C.I.: V-23.634.831
Código: 1036151

Caracas, mayo de 2018

 ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 3
¿QUÉ ES LA OFICINA Y CUÁL ES SU IMPORTANCIA? ............................................ 4
IMPORTANCIA DEL PROCESO DE INFORMACIÓN EN LA OFICINA ..................... 4
TIPOS DE OFICINAS ............................................................................................................ 4
UBICACIÓN DE LA OFICINA SEGÚN SU TIPO ............................................................. 5
¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN SU IMPORTANCIA Y VENTAJAS? ...................... 5
IMPORTANCIAS DE LOS PROCEDIMIENTOS .............................................................. 6
TIPOS DE PRESENTACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO ............................................... 6
CONCLUSIÓN........................................................................................................................ 8
BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................................... 9
 INTRODUCCIÓN

A través del presente trabajo abordaremos temas de vital importancia

para la organización como lo son, la definición de oficina su importancia, sus
tipos, su ubicación según sus tipos al igual que la definición de la
administración, su importancia y ventajas, la importancia de los procedimientos
y sus tipos.

Todos estos conceptos se deben tener claros para su uso dentro de la

organización, esto permite el la utilización de los espacios, materiales,
recursos, entre otros de manera inteligente al igual de cómo se debe
desempeñar cada actividad para optimizar la productividad.

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 ¿Qué es la Oficina y Cuál es su Importancia?

La oficina es un espacio físico dedicado al trabajo, este espacio puede

ser modificado según la actividad que se va a realizar. Es de vital importancia
para la empresa ya que esto permite la organización tanto de sus elementos
materiales como humanos.

Importancia del Proceso de Información en la Oficina

Toda oficina debe tener un proceso de información eficiente. Esto

permite el registro, organización y análisis de toda la información que se utilice
en la misma, haciendo que el trabajo sea eficiente y a la vez mejorando los
tiempos de respuesta en los procesos.

Tipos de Oficinas

Los tipos de oficinas son los siguientes:

 Oficinas Abiertas: Son aquellos espacios de trabajo donde los

empleados tienen constante interacción con el público.
 Oficinas Cerradas: Son aquellos espacios de trabajo donde solo tienen
interacción los individuos de la organización.
 Oficinas Ejecutivas: Son aquellos espacios adquiridos por grandes
empresas para ser alquiladas a distintas organizaciones, estas son
amuebladas según lo deseado por ellas.
 Oficinas Virtuales: Puede definirse como espacios de trabajo
equipados con tecnología o brindarle al trabajador la opción de laborar
desde su casa con un equipo remoto.
 Oficinas Modernas: Son aquellas que están equipadas con recursos
materiales de última tecnología para mejorar la productividad.

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 Ubicación de la Oficina Según su Tipo

 Las oficinas abiertas suelen ubicarse en los espacios de libre acceso

de una organización esto permite la fácil circulación del público.
 Las oficinas cerradas se encuentran en espacios restringidos de la
organización, esto por la información que puede manejarse en ellas.
 Las oficinas ejecutivas son grandes espacios donde esta divididos por
segmentos de una o varias organizaciones.
 Las oficinas virtuales suelen tener espacios según lo defina el individuo
que realiza la actividad.
 Oficinas modernas suelen estar en espacios amplios dentro de la
organización y estas están destinas a un personal en específico.

¿Qué es la administración su importancia y ventajas?

La administración es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de

las organizaciones y la técnica encargada de la planificación, organización,
integración, dirección y control de los recursos (humanos, financieros,
materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el
fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser social,
económico, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

La importancia de la administración, está en que imparte efectividad a los

esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales,
dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones
cambiantes y proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su
consigna constante.

Dentro de las ventajas de la administración esta:

 Claridad en los objetivos.

 Perfeccionamiento de la planificación.

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  Estándares claros para el control.
 Aumento de la motivación.
 Evaluación más objetiva.
 Incremento de la moral.

Importancias de los Procedimientos

Los procedimientos son de gran de importancia para una organización ya

que estos permiten la realización de actividades de forma ordenada, esto
mejora la productividad dentro de la organización y disminuyen los posibles
errores en los que puedan incurrir los individuos. Los procedimientos permiten:

 Establecer el orden lógico que deben seguir las actividades.

 Promueven la eficiencia y la optimización.
 Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe
ejecutarlas y cuándo.

Según Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la empresa de forma

ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor
función en cuanto a las actividades dentro de la organización".

Tipos de Presentación de un Procedimiento

 Procedimiento Interno: Se refiere a los actos que se establecen de

manera previa al acto administrativo o que se requieren primero llevar
a cabo éste.
 Procedimiento Externo: Se refiere a los actos que se tienen que llevar
a cabo de manera voluntaria y si no, la administración pública, a través
de su poder coactivo, obligará al administrado al cumplimiento del acto
administrativo.

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 Procedimiento Previo: Se refiere a la serie de actividades o actos que
tiene que realizar la actividad administrativa para llegar a la culminación
del acto administrativo.
 Procedimiento de Ejecución: Se refiere a la imposición que establece
el estado a través de la administración pública para el cumplimiento del
acto administrativo.
 Procedimiento de Oficio: Se establece como aquel procedimiento que
llevan a cabo las autoridades, en cumplimiento de sus obligaciones.
 Procedimiento a Petición de Parte: Se requiere el impulso del
particular para la expedición del acto administrativo.

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 CONCLUSIÓN

La oficina es un lugar de trabajo donde los trabajadores cumplen las

actividades asignadas para el logro de los objetivos de una empresa .Es
decir, que en la oficina se cumple la delegación de poderes y
responsabilidades para proyectar y preparar registros, correspondencia,
logros, cambios y movimientos en los planes de trabajo, reglamentos,
instructivos, manejo de papelería e insumos, así como adiestramiento y
capacitación de personal.

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 BIBLIOGRAFÍA

 https://es.slideshare.net/miriandnp/mi-presentacin-de-la-oficina-
46663275
 http://www.monografias.com/trabajos95/procedimientos/procedimiento
s.shtml#descripcia
 https://es.slideshare.net/MelissaSalvatore/procedimiento-
administrativo-14839531
 http://www.monografias.com/trabajos95/procedimientos/procedimiento
s.shtml
 https://sites.google.com/site/herramientasinformanivel2akp/ventajas-y-
desventajas
 http://marinabello177.blogspot.com/2012/11/desarrollo.html
 https://www.uv.es/gotor/Transparencias/TR3-PROC_INFORM.pdf
 https://www.clubensayos.com/Temas-Variados/Importancia-De-La-
Oficina/513231.html