Proceso de Suministro de Insumos en El Hospital de Yopal Ese

INTRODUCCIÓN
El tema de investigación para el presente trabajo, llama la atención por que su

problemática toca un punto álgido y fundamental del funcionamiento de la
institución. La gestión adecuada del suministro de insumos hospitalarios es uno de
los factores determinantes en la calidad del producto final, que es la esencia de
ser de la institución: La prestación de servicios médico – asistenciales de calidad,
con alto contenido humano y sentido social, pero además, teniendo en cuenta la
satisfacción del cliente interno, visto no solo desde su dimensión productiva, sino
ante todo humana.
Se encontró que la información existente sobre el tema era fraccionada. En la

mayoría de los casos las fechas de publicación no son muy recientes, no se
encuentran muchas publicaciones sobre el tema aplicado al caso particular
colombiano, sino en general. Las pocas publicaciones, por no ser muy recientes,
están desactualizadas desde el punto de vista jurídico - normativo; prácticamente
no se encuentran publicaciones referentes al tema de la implementación de
procesos de gestión de suministro de insumos hospitalarios de fechas recientes,
para hospitales de segundo nivel de complejidad.
No existen antecedentes, en los datos de la ESAP, de estudios sobre el tema que

nos ocupa.
Se evidenció cierta dificultad a determinado nivel institucional para la obtención de

la información y recolección de los datos necesarios, pero al final logramos
nuestro objetivo.
El trabajo se centró en el análisis de los procesos que se consideran

fundamentales para la gestión de insumos y suministros de la institución, también
por fines prácticos dictados por la necesidad de abarcar un limitado número de
objetivos y desarrollarlos a cabalidad en un tiempo prudencial.
Al iniciar la ejecución del presente trabajo, la institución contaba con un manual de

procesos y procedimientos del almacén, el cual fue tomado como base, norma
institucional o punto de partida, pero la institución contrató una asesoría externa ,
con el fin de actualizar sus procesos, con miras a obtener la habilitación de sus
servicios. Cuando los asesores externos abordaron la problemática de los
procesos de gestión de suministros e insumos hospitalarios y posteriormente
entregaron sus recomendaciones, las cuales fueron adoptadas como norma, ya
era imposible tomar este resultado como punto de referencia, por lo cual se
decidió continuar el estudio de manera independiente.
Se espera que este trabajo sirva de referente para estudios posteriores; y a la

institución, como punto de partida para abordar el perfeccionamiento de los
procesos.
1. PROYECTO
1.1 TITULO
Procesos de suministro de insumos en el Hospital de Yopal ESE.

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Los recursos físicos son una parte fundamental para garantizar la calidad de la
atención hospitalaria. La infraestructura, los equipos y los insumos, son una parte
importante del valor de una institución y condición básica para la prestación
oportuna de los servicios, los cuales repercuten directamente en la calidad de los
mismos y en la competitividad del centro hospitalario.
El suministro de insumos hospitalarios es un problema complejo desde los puntos

de vista tecnológico y financiero. Para seleccionar correctamente los insumos, se
requieren amplios conocimientos sobre la tecnología y los medicamentos
apropiados para el medio y las características epidemiológicas de la población. No
siempre la tecnología de punta es la más adecuada para una determinada
institución, hay que tener en cuenta la infraestructura, los requerimientos
sanitarios, la disponibilidad de talento humano, recursos técnico y financiero,
además de tener en cuenta la relación costo beneficio.
Los suministros son el segundo rubro, después de los costos de personal, en la

estructura de gastos presupuestales. Pero con un manejo adecuado, desde el
punto de vista técnico - asistencial y - gerencial - administrativo, pueden
convertirse en una importante fuente de ingresos para la institución, en especial
los elementos médico - quirúrgicos y los medicamentos. Para lograr esto, es
necesario analizar las necesidades de la institución, prever en el tiempo el flujo del
suministro, seleccionar los mejores proveedores, establecer y observar los
protocolos y procesos de requisición, compra, ingresos, recepción,
almacenamiento, distribución, manejo ético y control de los mismos.
A la luz de los planteamientos anteriores, se detectan dificultades en el área de

logística, en el Hospital de Yopal ESE, relacionadas con los insumos, como son su
requerimiento, compra, recepción, almacenamiento y distribución, que dificultan la
óptima utilización de los recursos afectando la oportunidad y la calidad de los
servicios. En el área de requisición existe un retraso en el requerimiento de
elementos médico - quirúrgicos; específicamente de materiales de consumo. Se
detectan algunos casos de requisiciones inadecuadas, no pertinentes o
sobredimensionadas. Existen pequeños depósitos paralelos, no sujetos a control,
los cuales contribuyen a agravar el problema.
No existe la sistematización completa de los procesos ni claridad de los mismos.

Se detectan inconsistencias y fallas en los procesos del almacén. Posiblemente se
desconocen aspectos importantes de los proveedores, que conllevan a fallas en la
calidad y oportunidad de los suministros, en la garantía postventa, la asistencia
técnica postgarantía, el suministro de repuestos, capacitación de personal en
manejo de equipos, medidas de seguridad y protección de los mismos
En cuanto al almacenamiento, se observa desarticulación de los sitios de

bodegaje, ambiente inadecuado, consistente en deficiencias de la ventilación,
exposición a temperaturas extremas, oscuridad y humedad, cercanía a la morgue
del hospital, espacio reducido y mal distribuido, lo cual dificulta la conservación, el
control y manejo adecuado de las existencias. Esto se debe a que en el diseño del
hospital (instalaciones obsoletas), no hay un área arquitectónicamente diseñada a
los requerimientos técnicos del almacén.
Se han presentado casos reiterados de pérdida de equipos costosos y elementos

médico quirúrgicos, sin que hasta el momento se haya podido establecer a ciencia
cierta un responsable dentro del personal que labora en la institución, o por lo
contrario, si estos hechos son imputables a terceros, quienes ingresan
aprovechando fallas en la seguridad del hospital. Todo lo anterior supone una falla
en el control interno de la institución.
Resumiendo lo expuesto anteriormente, la formulación del problema a investigar

es: "Análisis de las deficiencias en los procesos de suministro de insumos
en el Hospital de Yopal ESE".
Figura 1
ÁRBOL DEL PROBLEMA
ALTERACIÓN DETERIORO DETRIMENTO

DE LA LUCRO DE LA ECONÓMICO
CALIDAD DE CESANTE IMAGEN DE DE LA
E LOS LA INSTUCIÓN INSTITUCIÓN
F SERVICIOS
E
C
T
O
S
DETERIORO SUBUTILIZACIÓN
FÍSICO DEL DE LOS
INVENTARIO RECURSOS
P
R
ANÁLISIS DE LAS DEFICIENCIAS EN LOS
O
B PROCESOS DE SUMINISTRO DE INSUMOS EN EL
L
E HOSPITAL DE YOPAL ESE.
M
A
C
A FALLAS EN EL FALLAS EN EL FALLAS EN EL FALLAS EN EL FALLAS EN EL
U PROCESO DE PROCESO DE PROCESO DE PROCESO DE PROCESO DE
S REQUISICIÓN COMPRA INGRESOS RECEPCIÓN EGRESOS
A
S
FALLAS EN EL CONTROL INTERNO

1.3 JUSTIFICACIÓN
Al realizar el diagnóstico inicial de la gestión de insumos y suministros, se detectó

la existencia de fallas y deficiencias en sus procesos, lo cual ameritó una
investigación más a fondo, llegando a la conclusión que era necesario realizar un
trabajo de estudio sobre la problemática, centrando los esfuerzos en los procesos
más importantes con el fin de encontrar soluciones que sirvan de modelo para
reestructurar todo el sistema.
La realidad de la problemática del suministro de insumos del Hospital de Yopal

ESE, requiere de un estudio del entorno, de la normativa, de los procesos y
procedimientos y del personal que los ejecuta, para poder encontrar las
soluciones. Se detectaron efectos nocivos sobre los inventarios por deterioro de
los mismos, debido a múltiples factores, de tipo arquitectónico, estructural, de
almacenamiento, ambiental, y otros.
La subutilización de los recursos o su uso inadecuado, debido fallas en el sistema

de garantía, asistencia postventa, o a su no disponibilidad por deterioro o robo. La
ejecución voluntariosa, pero no siempre eficiente de los procesos, conlleva a
disminución ostensible de la calidad de los servicios prestados, deterioro del
ambiente de trabajo, deterioro de la imagen institucional pérdidas económicas, que
deben ser atenuadas o eliminadas.
Debemos tener en cuenta también la prevención del lucro cesante, como resultado
del perfeccionamiento de los procesos.
Al centrar los esfuerzos en el mejoramiento de los procesos y procedimientos, en

especial, del control y del aspecto ético, tendremos como resultado una mejoría en
la imagen de la institución, una repercusión en la parte económica y una mejor
satisfacción de los usuarios, tanto internos como externos.
El desarrollo del presente trabajo de investigación permite conocer a fondo el

funcionamiento del almacén, con su recurso humano, normativa, entorno,
infraestructura, procesos y procedimientos, sus deficiencias y fallas en todos los
aspectos y se llega a la conclusión que para la superación de las mismas, se
requiere de un ejercicio de perfeccionamiento de los procesos y procedimientos en
sus diferentes etapas.
La utilidad social del estudio es tangible por cuanto el trabajo de la institución es
netamente social. Se beneficia la población total de usuarios de los servicios de la
institución con funcionarios comprometidos en el manejo de los insumos en todas
sus etapas, aparte de la mejoría del aspecto ético.
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 GENERAL
Investigar y analizar las deficiencias en los procesos de suministro de insumos en

el Hospital de Yopal ESE
1.4.2 ESPECÍFICOS
Investigar y analizar el proceso de adquisición de insumos hospitalarios, para

detectar fallas y debilidades y proponer soluciones.
Investigar y analizar el proceso de compras de insumos hospitalarios para detectar

fallas y debilidades y proponer soluciones.
Investigar y analizar el proceso de ingresos de insumos hospitalarios para detectar

fallas y debilidades y proponer soluciones.
Investigar y analizar el proceso de recepción de insumos hospitalarias para

detectar fallas y debilidades y proponer soluciones.
Investigar y analizar el proceso de egresos de insumos hospitalarios para detectar

fallas y proponer soluciones.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS
Al investigar y analizar las deficiencias en los procesos de suministro de insumos

en el Hospital de Yopal ESE, centrándose en el estudio y análisis de los procesos
y procedimientos más importantes, se espera encontrar sus fallas y debilidades,
para proponer soluciones que sirvan de modelo para un ejercicio similar, pero más
amplio.
1.6 MARCO REFENCIAL
1.6.1 CONTEXTO DEL ESTUDIO. Casanare, según el DANE, es el segundo

departamento más poblado de la Orinoquia después del Meta. El Departamento
de Casanare esta conformado por diez y nueve (19) Municipios: El Yopal,
Aguazul, Chámeza, Hato Corozal, La Salina, Maní, Monterrey, Nunchía, Orocué,
Paz de Ariporo, Pore, Recetor, Sabanalarga, Sácama, San Luis de Palenque,
Támara, Tauramena, Trinidad y Villanueva. Cuenta con una extensión territorial de
44.640 kilómetros cuadrados en donde prima la explotación del petróleo, la
agricultura y la ganadería.
La población estimada para el año 2.004 corresponde a 317.406 habitantes, con

un incremento del 2.59%. La distribución por sexo, muestra que el 52.16% son
hombres y el 47.84% mujeres. La ubicación de la población según zona muestra
que el 62% habita en el área urbana y el 38% en la zona rural.
1.6.1.1 PIRÁMIDE POBLACIONAL, CASANARE, 2.001 1
Figura 2.
*
Fuente: DANE, 2.001
Las zonas urbanas de los municipios de El Yopal, Aguazul y Tauramena gozan de

agua potable de aceptable, con cobertura del 97%. En el área rural del
departamento, la cobertura de acueducto es del 36% y la calidad en la totalidad de
las veredas es mala.
La cobertura de alcantarillado es del 50%. El municipio de El Yopal, solo tiene el

69% de cubrimiento. Municipios como San Luis de Palenque y Trinidad, no tienen
alcantarillado.
El servicio de aseo urbano cubre el 88% de los barrios del municipio de El Yopal.
En municipios como Nunchía, Tauramena, Maní, Hato Corozal, Paz de Ariporo,
Tamara y Sabanalarga, la cobertura de este servicio es del 100%. El 70% de los
municipios hacen una disposición de los desechos sólidos a cielo abierto y solo los
municipios de El Yopal, Tauramena y Aguazul cuentan con relleno sanitario.
En el 2.001, al cobertura en salud de consulta externa alcanzó el 29%. Existe

menos de medio centro de atención ambulatorio urbano público por cada 1.000
habitantes en el departamento, y en el área rural, existe un puesto de salud por
cada 1.000 habitantes. La cobertura de atención prenatal alcanzo un 6% 20.6
mujeres de cada 100 acuden a las instituciones de salud a solicitar la atención del
parto.
La cobertura de vacunación en el departamento lo clasifican como de mediano

riesgo en cuanto al esquema completo de dosis en niños y niñas de un año de
edad, alcanzando cifras superiores al 80% durante los años 2.000 y 2.001, con un
déficit del 15% para alcanzar las coberturas útiles. Las coberturas de vacunación
en menores de un año, con los biológicos que componen el Programa Ampliado
de Inmunizaciones, también superan el 80%, en los años analizados. Para toxoide
1
Pirámide poblacional, DANE, 2.001
tetánico, en gestantes, las coberturas solo alcanzaron el 23% y en mujeres en
edad fértil, la cobertura con este biológico, fue inferior.
A diciembre de 2.003 la población objeto del Sistema General de Seguridad Social

en Salud fue de 317.000 personas afiliadas; de las cuales el 19.59% pertenecen al
régimen contributivo y 56.99% al subsidiado; a los regímenes especiales el 2.84%;
la población pobre y vulnerable no cubierta con subsidio a la demanda constituye
el 20.58% de la población (vinculados).
En la morbilidad del departamento por consulta externa, urgencias y

hospitalización, las enfermedades infecciosas tienen un gran peso porcentual. Las
condiciones climáticas, las bajas coberturas de alcantarillado y agua potable, la
construcción inadecuada de viviendas, alta migración poblacional son las causas
que mejor explican este fenómeno en la región.
La primera causa de morbilidad por consulta externa para los años 2.000-2.001,
son las enfermedades de los dientes y sus estructuras de sosté n. Las
enfermedades infecciosas y parasitarias ocuparon el segundo lugar.
Enfermedades como hepatitis A, dengue, paludismo, TBC y sífilis Incluidas en
estas agrupaciones, aportaron el 5%; y se destacan por su interés en salud
pública.
La primera causa de morbilidad por urgencias, en el 2.000, lo ocupó el trauma, con

un aporte del 25 % al total de causas. El segundo lugar lo ocuparon las
enfermedades respiratorias.
En el año 2.000, Las causas relacionadas con el embarazo, la atención del parto
institucional y el puerperio ocuparon el primer lugar dentro de la morbilidad
hospitalaria, con el 18.2 %. Las enfermedades respiratorias y el trauma, también
estuvieron dentro de las primeras causas.
Las enfermedades de interés en salud pública, son de gran importancia dentro del
perfil epidemiológico del departamento. El dengue, se ha clasificado como
endémico en la zona, con un número constante de casos por periodo
epidemiológico. La presencia de algunas enfermedades, por su modo de
transmisión y grado de virulencia, reflejan el estado de los servicios de
saneamiento básico como las hepatitis víricas. Otras, son altamente contagiosas y
pueden incapacitar temporalmente, como la varicela.
Durante el año 2.000, se reportaron 1.780 casos de enfermedades infecciosas de
interés en salud pública, de las cuales, la varicela fue la primera causa de
notificación obligatoria con, una tasa de incidencia de 17 casos por 10.000
habitantes, seguida del dengue clásico con una tasa de incidencia de 14 casos por
10.000 habitantes.
En el 2.000 el trauma ocupó el primer lugar dentro de la mortalidad del

departamento, con una tasa de 14 muertes por 10.000 habitantes, seguida de lo
tumores malignos con una tasa de 3 muertes por 10.000 habitantes. La tasa de
mortalidad general para este año fue de 30 muertes por 10.000 habitantes.
La distribución de la mortalidad según sexo en los años 2.000-2.001, permitió

establecer que son los hombres quienes mas mueren por trauma y causas
violentas y las mujeres quienes más mueren por enfermedades crónicas y
degenerativas.
La mortalidad materna e infantil, no supera la tasa nacional, sin embargo, es alta

teniendo en cuenta la población del departamento. La mortalidad materna del
departamento correspondió a una muerte por cada 1.000 nacidos vivos durante el
2.001 y la mortalidad infantil 12 muertes en menores de un año por cada 1.000
nacidos vivos, muy alta respecto a la nacional, si se tiene en cuenta la población
total del departa mento, que tan solo representa el 1% de la población total del
país.
1.6.2 MARCO INSTITUCIONAL. El trabajo tiene como base de investigación el

Hospital de Yopal ESE, institución de segundo nivel, único en su género en el
Departamento de Casanare, punto de referencia del departamento y poblaciones
vecinas de Pajarito (Boyacá), Paratebueno (Meta) Puerto Rondón y Tame
(Arauca), Santa Rosalía (Vichada), presta servicios a la población de El Yopal y es
centro de referencia de los restantes 18 municipios del Departamento.
El Hospital de Yopal fue creado en 1.954 bajo el gobierno del Teniente General
Gustavo Rojas Pinilla.
Según Ordena nza 060, promulgada por la Asamblea Departamental de Casanare

el 25 de septiembre de 1.995, la Empresa Social del Estado Hospital de Yopal, es
una entidad pública, descentralizada, del orden departamental, con personería
jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa , sometida al régimen jurídico
previsto en la ley 100 de 1.993 y sus decretos reglamentarios, adscrita a la
secretaría de salud de la administración central del departamento de Casanare.
Mediante e l acuerdo 001 de mayo de 1.996, la junta directiva del Hospital de Yopal
aprobó los estatutos para su organización y funcionamiento. En el año 2.000 y
según acuerdo 001, se reformaron los estatutos del Hospital.
Tienen referencia a su financiación y funcionamiento, la ley 715 del 2.001, la

resolución número 1439 del 2.002, por la cual se adoptan los formularios de
inscripción y de novedades, para el registro especial de prestadores de servicios
de salud, los manuales de estándares y de procedimientos, y se establecen las
condiciones de suficiencia patrimonial y financiera del sistema único de
habilitación de prestadores de servicios de salud y los definidos como tales. El
decreto número 2309 del 2.002, por el cual se define el sistema obligatorio de
garantía de calidad de la atención de salud del Sistema General de Seguridad
Social en Salud .
El 30 de diciembre del 2.002 por decreto Nº 0248, el gobernador del departamento

de Casanare, adoptó el estatuto orgánico del Hospital de Yopal ESE, y entre otras
disposiciones estableció las funciones, órganos de dirección y administración, y el
patrimonio del hospital.
La visión de la institución es: “Consolidarnos en el 2.007 como Empresa Líder en

Casanare y Departamentos vecinos, en la prestación integral de los servicios de
salud con Excelencia, Calidad, Efectividad, y Calidez; apoyados en tecnología de
punta, investigación científica y talento humano calificado, logrando autosuficiencia
y rentabilidad social” 2.
La misión de la institución dice: “Nuestra razón de ser es ofrecer servicios de salud

integral de nivel básica y especializado a toda la población casanareña y regiones
vecinas, con ética, calidez, equidad y oportunidad, utilizando alta tecnología y
promoviendo el desarrollo permanente del talento humano, con gran compromiso
social”3.
Los objetivos corporativos de la institución son: “Posicionar el Hospital de Yopal

ESE, como IPS líder en la prestación de los servicios de salud en la región”.
2
Plan de desarrollo institucional, 2.004 -2.007, Hospital de Yopal ESE.
3
Ibíd.
“Mejorar la calidad, oportunidad y efectividad de la atención que se le brinda al
paciente, familia y comunidad”.
“Ofrecer servicios de salud a clientes, garantizando efectividad, ética y calidez en

la atención, siempre en la búsqueda de satisfacción a usuarios”.
“Ser una empresa sostenible económica y financieramente en el mercado de los

servicios de salud”4.
La estructura orgánica y funcional consta de dos niveles jerárquicos: uno de

dirección, planeación y coordinación, y otro de administración, ejecución y control;
contando con los respectivos grupos funcionales que hacen posible la función de
ejecución, pero sin constituirse en nivel jerárquico de la estructura por ser
netamente operativos. El primer nivel está conformado por la junta directiva, la
gerencia, dos subgerencias, cuatro oficinas asesoras y los comités técnicos. Un
segundo nivel conformado por las unidades de negocio direccionadas y
establecidas en función de las áreas de prestación de servicios y de
administración, incluyendo en estas las actividades de comercialización y venta de
los productos.
1.6.2.1 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL HOSPITAL DE YOPAL ESE5
Figura 3
4
5
JUNTA DIRECTIVA
JURIDICA
REVISOR FISCAL
PLANEACION
GERENCIA CONTROL INTERNO

MERCADEO
SUBGERENCIA DE
SUBGERENCIA PRESTACION
ADMINISTRATIVA DE SERVICIOS
COMITÉ :
CIENTIFICO/
ETICA
UNIDAD DE SERVICIOS AMBULATORIOS

DIVISION DE TALENTO HUMANO
UNIDAD DE SERVICIOS DE INTERNACION

DIVISION DE SUMINISTROS
UNIDAD DE SERVICIOS QUIRURGICOS

DIVISION DE APOYO LOGISTICO
UNIDAD DE SERVICIOS EXTRAMURALES

DIVISION FINANCIERA
UNIDAD DE SERVICIOS APOYO

DIAGNOSTICO TERAPEUTICO
Y COMPLEMENTARIOS
Fuente: Plan de Desarrollo Institucional, 2,004- 2,007
La Gerencia dispondrá de cuatro oficinas asesoras: planeación, jurídica, mercadeo

y control interno.
Cada unidad de negocio, asistencial y administrativa, está conformada por

divisiones y grupos funcionales.
La institución cuenta con los siguientes servicios: Consulta externa, con consulta
médica especializada, servicio de urgencias, servicio de cirugía, unidad de
cuidados intermedios, servicios de apoyo diagnóstico, servicios de hospitalización.
1.6.3 MARCO JURÍDICO. Constitución Política de Colombia: Artículo 83: -Las

actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los
postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que
aquellos adelanten ante éstas.
Artículo 90: El Estado responderá patrimonialmente por los daños antijurídicos

que le sean imputables, causados por la acción o la omisión de las autoridades
públicas. En el evento de ser condenado el Estado a la reparación patrimonial de
uno de tales daños, que haya sido consecuencia de la conducta dolosa o
gravemente culposa de un agente suyo, aquél deberá repetir contra éste.
Artículo 150: Corresponde al Congreso hacer las leyes…….Compete al Congreso
expedir el estatuto general de contratación de la administración pública y en
especial de la administración nacional.
Artículo 209: La función administrativa está al servicio de los intereses generales

y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la
delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas
deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del
Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno
que se ejercerá en los términos que señale la ley.
Artículo 333: La actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de

los límites del bien común. Para su ejercicio, nadie podrá exigir permisos previos
ni requisitos, sin autorización de la ley. La libre competencia económica es un
derecho de todos que supone responsabilidades. La empresa, como base del
desarrollo , tiene una función social que implica obligaciones. El Estado fortalecerá
las organizaciones solidarias y estimulará el desarrollo empresarial. El Estado, por
mandato de la ley, impedirá que se obstruya o se restrinja la libertad económica y
evitará o controlará cualquier abuso que personas o empresas hagan de su
posición dominante en el mercado nacional. La ley delimitará el alcance de la
libertad económica cuando así lo exijan el interés social, el ambiente y el
patrimonio cultural de la Nación.
Artículo 365: - Los servicios públicos son inherentes a la finalidad social del
Estado. Es deber del Estado asegurar su prestación eficiente a todos los
habitantes del territorio nacional. Los servicios públicos estarán sometidos al
régimen jurídico que fije la ley, podrán ser prestados por el Estado, directa o
indirectamente, por comunidades organizadas, o por particulares. En todo caso, el
Estado mantendrá la regulación, el control y la vigilancia de dichos servicios. Si
por razones de soberanía o de interés social, el Estado, mediante ley aprobada
por la mayoría de los miembros de una y otra cámara, por iniciativa del Gobierno
decide reservarse determinadas actividades estratégicas o servicios públicos,
deberá indemnizar previa y plenamente a las personas que en virtud de dicha ley,
queden privadas del ejercicio de una actividad lícita.
La ley 100 Y El Desarrollo Hospitalario. Competencia: Calidad y precio: La
excelencia en la atención se convierte en el elemento clave para incorporarse al
nuevo Sistema de Seguridad Social en Salud. Todos los proveedores están en
igualdad de condiciones ante el Sistema, pues los recursos se adjudicarán, en un
contexto de competencia, a aquellos proveedores que estén en capacidad de
ofrecer el mejor servicio. Y mejor servicio tiene dos significados: calidad y precio.
Se consolidará toda IPS que pueda demostrar ante las EPS que sus servicios son
los mejores y sus precios los más razonables del mercado. Pero, las EPS tendrán
que demostrar ante sus asociados actuales y potenciales, que la atención que les
ofrece y los servicios que les brinda a través de sus IPS contratadas, son los
mejores que el usuario puede encontrar. Será la satisfacción del usuario,
respaldada por los instrumentos de vigilancia y control del Estado, el criterio final
de éxito de cualquier Institución Prestadora de Servicios o IPS.
La ley 100 requiere del papel racionalizador y regulador del sector público, que por
no pretender el lucro, está en capacidad de garantizar un compromiso sanitario
absolutamente transparente.
Ley 100, artículo 162: Para los afiliados cotizantes, según las normas del régimen
contributivo, el contenido del Plan Obligatorio de Salud que defina el Consejo
Nacional de Seguridad Social en Salud será el contemplado por el decreto - ley
1650 de 1.977 y sus reglamentaciones, incluyendo la provisión de medicamentos
esenciales en su presentación genérica. (...) Para los afiliados según las normas
del régimen subsidiado, el CN de SSS diseñará un programa para que sus
beneficiarios alcancen el plan obligatorio del sistema contributivo, en forma
progresiva antes del 2.001.
Por medio del decreto 1938 de 1.995 y del Acuerdo 83 de 1.997, el Sistema de
Seguridad Social se ha dotado de un listado de medicamentos, elaborado en
forma técnica e independiente de cualquier interés comercial; este listado estará
siempre sometido a procesos de evaluación y adaptación a las nuevas
necesidades y los nuevos productos.
La ley 100, por medio del artículo 245 crea el Instituto de Vigilancia de
Medicamentos y Alimentos INVIMA. El INVIMA vigila y controla la fabricación y
comercialización de medicamentos, material médico-quirúrgico y productos
similares, utilizados como insumos para la Salud. Expide el Registro Sanitario, sin
el cual no puede colocarse ningún producto de estos en el mercado. Establece y
hace respetar las normas para las Buenas Prácticas de Manufactura y realiza
análisis periódicos de laboratorio a los productos utilizados en el país, para
verificar que estén cumpliendo las normas bajo las cuales se les autorizó el
Registro Sanitario.
El decreto 677 de 1.995, regula las Normas de Buenas Prácticas de Manufactura
expedidas por la OMS. A partir de ese año todos los laboratorios farmacéuticos
están en la obligación de obtener del INVIMA el certificado de cumplimiento de las
BPM.
La ley 100 de 1.993 por medio del decreto reglamentario 1876 de 1.994, crea
las Empresas Sociales del Estado. Mediante su constitución en ESE el hospital
público adquiere autonomía administrativa y financiera, pasando a depender de
las directrices trazadas por su Junta Directiva y de las autoridades del nivel local.
Como ESE deben constituir tres grandes áreas:
La dirección (encabezada por el gerente de la entidad); la atención al usuario

(dentro de la cual estarán los servicios de apoyo como la farmacia), el área
logística (de la cual dependerá la gestión de suministro).
También como ESE deberán crear su sistema de control interno, a través del cual
se garantice no sólo el cumplimiento de los objetivos de la institución, sino también
que todos los procesos y procedimientos y sus costos estén acordes con las
normas constitucionales y legales y con los sanos principios administrativos. Parte
de este seguimiento estará representado por adecuados instrumentos de
evaluación interna, de los cuales no serán ajenos los programas de auditoría
médico-científica.
La ley 100 de 1.993, en el artículo 194, estipula que la prestación de los servicios
de salud en forma directa por la nación, se hará principalmente a través de las
Empresas Sociales del Estado.
En el artículo 195, numeral 6 dice: En materia contractual se regirá por el

derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes
previstas por el estatuto general de contratación de la administración pública Se
cambia así pues el régimen de contratación de los hospitales públicos,
permitiéndoles regirse por el derecho privado en lo que hace referencia a la
contratación.
El numeral 7 estipula que el régimen presupuestal será el que se prevea, en

función de su especialidad, en la ley orgánica de presupuesto, de forma que se
adopte un régimen de presupuestación con base en el sistema de reembolso
contra prestación de servicios. Se crea pues, en materia presupuestaria, un
vínculo entre el rubro de ingresos y los reembolsos provenientes de la facturación
de servicios.
Ley 80 de Octubre 28 de 1.993, Por la cual se expide el estatuto general de la

contratación de la administración pública, establece:
Artículo 2: 1°.Denominación de entidades estatales.

2°. Denominación de servidores públicos.
3°. Denominación de servicios públicos.
Artículo 3: De los fines de la contratación estatal.
Artículo 4: De los derechos y deberes de las entidades estatales.
Artículo 5: De los derechos y deberes de los contratistas.
Artículo 6: De la capacidad para contratar.
Artículo 7: De los consorcios y uniones temporales.

Artículo 8: De las inhabilidades e incompatibilidades para contratar.
Artículo 9: De las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes.
Artículo 10: De las excepciones a las inhabilidades e incompatibilidades.
Artículo 11: De la competencia para dirigir licitaciones o concursos y para

celebrar contratos estatales en las entidades estatales a que se refiere el artículo
2.
Artículo 12: De la delegación para contratar.

Artículo 13: De la normatividad aplicable a los contratos estatales.
Artículo 14: De los medios que pueden utilizar las entidades estatales para el
cumplimiento del objeto contractual.
Artículo 15: De la interpretación unilateral.
Artículo 16: De la modificación unilateral del objeto del mismo.
Artículo 17: De la terminación unilateral
Artículo 18: De la caducidad y sus efectos.
Artículo 22: De los registros de proponentes.
Artículo 23: De los principios en las actuaciones contractuales de las entidades

estatales.
Artículo 24: Del principio de transparencia.
Artículo 25: Del principio de economía.
Artículo 26: Del principio de responsabilidad.
Artículo 27. De la ecuación contractual
Artículo 39. De la forma del contrato estatal.
Decreto 855 de abril 28 de 1.994: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley

80 de 1.993 en materia de contratación directa.
Circular 08 de 1.997 de Min. Salud: Instrucciones respecto a transformación,

estipula que las normas aplicables para efectos de la contratación serán las
contenidas en los códigos civil y de comercio, teniendo en cuenta que la entidad
puede hacer uso, de acuerdo a su conveniencia, de las cláusulas especiales
previstas en la Ley 80 de 1.993.
Código de procedimiento civil colombiano.
Código de comercio colombiano.
Ley 599 del 2.000: Código Penal. Capítulo de la celebración indebida de

contratos.
Art. 408. Violación al régimen de Inhabilidades e incompatibilidades.
Art. 409. Interés Indebido para Contratar.
Art. 410. Suscripción de contratos sin los requisitos legales.
Ley 610 del 2.000: Procesos de responsabilidad fiscal. Artículos 60 y 61.
Ley 678 del 2.001: Acción de repetición. Reglamenta el artículo 90 de la

Constitución Nacional. Especialmente artículos 2 a 6.
Ley 734 del 2.002: Régimen disciplinario. Especialmente artículos. 34, 35, 38, 48,
50 y 160.
Ley 598 del 2.000: Por la cual se crean el Sistema de Información para la
Vigilancia de la Contratación Estatal, SIC E, el catálogo único de bienes y servicios,
CUBS, y el registro único de precios de referencia, RUPR, de los bienes y
servicios de uso común en la administración pública y se dictan otras
disposiciones.
Ley 715 del 2.001. Sistema General de Participaciones, por la cual se

desarrolla legalmente el Sistema General de Participaciones Territoriales para
Inversión Social (Art. 356 y 357 de la Constitución Política), tiene carácter orgánico
y por lo tanto sus normas poseen un nivel jerárquico superior a la ley 100 de
1.993. Esta ley deroga y sustituye íntegramente a la ley 60 de 1.993, y modifica el
sistema de competencias y recursos generado por la ley 10 de 1 .990.
Decreto 2170 del 2.002: Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1.993, se modifica
el decreto 855 de 1.994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527
de 1.999.
Artículo 1: Publicidad de proyectos de pliegos de condiciones y términos de

referencia. Parágrafo 1. Lo previsto en este artículo se aplicará a los casos de
contratación directa a que se refiere el literal a) del numeral 1 del artículo 24 de la
Ley 80 de 1.993, con excepción de los procesos cuyo valor sea igual o inferior al
diez por ciento de la menor cuantía.
Artículo 2: Publicidad de los pliegos de condiciones o términos de referencia.

Parágrafo 1. Lo previsto en este artículo se aplicará a los casos de contratación
directa a que se refieren los literales a), g) y h) del numeral 1 del artículo 24 de la
Ley 80 de 1.993, con excepción de los procesos de contratación directa cuyo valor
sea igual o inferior al diez por ciento de la menor cuantía.
Artículo 3: Audiencias de Adjudicación.
Artículo 4: Del deber de selección objetiva.
Artículo 6: De la consulta de precios o condiciones del mercado.
Artículo 7: Del anticipo en la contratación.
Artículo 8: De los estudios previos.
Artículo 9: De las veedurías ciudadanas en la contratación estatal.
Artículo 10: Contenido mínimo de los pliegos de condiciones o términos de

referencia.
Artículo 11: Menor Cuantía.
Parágrafo. Cuando el valor del contrato por celebrar sea igual o inferior al 10% de
la menor cuantía a que se refiere el literal a) del numeral 1 del artículo 24 de la Ley
80 de 1.993, las entidades podrán celebrarlo tomando como única consideración
los precios del mercado, sin q ue se requiera obtener previamente varias ofertas.
Artículo 12: Del sistema de conformación dinámica de la oferta y de su
adjudicación.
Artículo 14: De los contratos interadministrativos con cooperativas y asociaciones

conformadas por entidades territoriales.
Artículo 16: Contratación directa en los casos de declaratoria de desierta de la

licitación o concurso, cuando no se presente oferta alguna o ninguna oferta se
ajuste al pliego de condiciones o términos de referencia.
Artículo 17: De la contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes.
Artículo 21: De la información contractual por medios electrónicos.
Decreto Nº 2309 del 2.002, Por el cual se define el Sistema Obligatorio de

Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad
Social en Salud
Resolución Nº 1439 del 2.002, Por la cual se adoptan los formularios de

inscripción y de novedades para el registro especial de prestadores de servicios
de salud, los manuales de estándares y de procedimientos, y se establecen las
condiciones de suficiencia patrimonial y financiera del sistema único de
habilitación de prestadores de servicios de salud y los definidos como tales.
Resolución Nº 001474 del 2.002, Por la cual se definen las funciones de la

entidad acreditadora y se adoptan los manuales de estándares del sistema único
de acreditación.
1.7 MARCO CONCEPTUAL
INSUMOS HOSPITALARIOS: Son los elementos requeridos por la institución para

garantizar la prestación efectiva de los servicios que ofrece.
NOMBRE GENÉRICO DE LOS MEDICAMENTOS O INSUMOS: O denominación
común internacional (DCI), es el nombre real del medicamento o insumo, que
corresponde a sus características físicas, químicas o propiedades y no a un
nombre de marca o comercial.
EL MERCADO DE INSUMOS HOSPITALARIOS: Los medicamentos y los demás

insumos hospitalarios tienen que adquirirse a través de un mercado y por lo tanto
debemos comprender algunas reglas básicas que rigen el mercado de los insumos
hospitalarios:
DESEQUILIBRIO OFERTA DEMANDA: Lo primero que debemos constatar es el

desequilibrio que existe entre quienes venden estos insumos y quienes los
compran. Quienes venden son, casi siempre, empresas multinacionales muy
poderosas, capaces de manejar el mercado de acuerdo a sus intereses. Quienes
los compran han sido, hasta ahora, pequeños compradores atomizados, sin
información suficiente del mercado y sin poder económico importante. Por lo tanto,
el mercado de insumos hospitalarios ha estado hasta ahora dominado y
manipulado por los vendedores
OFERTA MONOPÓLICA: El primer factor que tiene a su favor el vendedor es su

posibilidad de ser (o parecer) exclusivo. Hay casos más evidentes que otros: en
Colombia son prácticamente monopólicos los mercados de productos anestésicos
o de medicamentos psiquiátricos. Pero, incluso cuando los oferentes son dos o
tres, tienen la posibilidad de ponerse de acuerdo y fijar precios de referencia muy
por encima de sus costos de producción. En ocasiones pareciera haber
competencia en el mercado porque los oferentes son numerosos, pero a través de
la publicidad se convence a prescriptores, pacientes y administradores de que una
marca en especial sería la única alternativa legítima.
DEMANDA DISPERSA: Mientras los compradores permanezcan atomizados y

cada uno de ellos comprando pequeñas cantidades, su posibilidad de incidir sobre
los precios vigentes en el mercado será nula. Si los hospitales públicos se
organizan, esta organización y fortalecimiento de la capacidad de compra los
dotará de un gran poder de negociación, que se traduce a su vez, en
competitividad para cada uno de ellos.
FORTALECER Y CALIFICAR LA DEMANDA: Tres estrategias de la compra de

insumos y medicamentos: La primera estrategia de las instituciones compradoras
debe ser fortalecer su capacidad de negociación, organizándose en instrumentos
de compra como las Cooperativas; la posibilidad de consolidar las escalas de
demanda y compra no sólo garantiza la posibilidad de obtener precios excelentes
sino de ser estrictos en la selección de productos de calidad y de asegurar
cumplimiento y seriedad en las entregas. La segunda estrategia debe ser una
buena selección de los productos que se van a adquirir, para lo cual el listado de
medicamentos esenciales de la seguridad social, y el propio listado de insumos
hospitalarios de cada institución, es el instrumento definitivo. En tercer lugar, el
manejo de los medicamentos por su nombre genérico, con lo cual garantizan
condiciones de competencia entre los distintos proveedores de cada
medicamento.
EL COMITÉ DE FARMACIA Y TERAPÉUTICA: Es la instancia responsable de

fijar la política farmacoterapéutica oficial de la entidad, y por ende, del manejo
técnico de los suministros. El comité debe estar encabezado por el área sanitaria
del hospital, contando, eso sí, con participación del área administrativa. La función
central del comité de farmacia y terapéutica es definir los protocolos de tratamiento
de la entidad y los insumos que se derivan de ellos, así como las políticas de
adquisición y uso de tales insumos.
SISTEMA DE SUMINISTRO HOSPITALARIO: Es la técnica mediante la cual la

institución identificará los insumos necesarios para su funcionamiento, garantizará
su oportuna, óptima adquisición y conservación; y mediante tales procedimientos,
brindará las mejores condiciones de abastecimiento para la calidad de la atención
a los pacientes. El sistema de suministro será un instrumento para la implantación
del plan de desarrollo.
PLAN DE DESARROLLO ESTRATÉGICO: De una institución, parte de la

identificación de las fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas que la
institución enfrenta y que, en adelante, guiarán su proceso de fortalecimiento. De
este análisis interno y del entorno surgirá la selección de los servicios que prestará
el hospital, de los servicios o atenciones que dejará de prestar en el futuro y de los
que fortalecerá y convertirá en instrumentos claves para su consolidación en el
mercado.
DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DEL SUMINISTRO: Es el método utilizado para

identificar los procesos y procedimientos, responsables, dependencias y
documentación utilizada por la entidad para la gestión de insumos y suministro y
para la evaluación de las variables determinantes en la calidad del abastecimiento.
MÉTODOS PARA CALCULAR LAS NECESIDADES DE LOS INSUMOS

HOSPITALARIOS:
EL MÉTODO DE PERFIL EPIDEMIOLÓGICO: parte del perfil poblacional de los
beneficiarios del hospital, estableciendo las intervenciones que tal población
probablemente demande; y deduciendo de allí, los insumos necesarios para
practicarlas. Es un método muy útil sobre todo para calcular los insumos que se
van a requerir en instituciones nuevas, sin series históricas de demanda: se
espera que de una población con una cierta conformación por sexo, edad,
condiciones ambientales, etc. se derive una cierta estructura de demanda de
servicios. Es un método muy sólido, pero es difícil calcular las necesidades reales
de insumos basados sólo en un cálculo tan teórico.
EL MÉTODO DE CONSUMOS HISTÓRICOS: consiste en estimar las

necesidades futuras de insumos con base en los consumos de los mismos durante
periodos anteriores; permite hacer un cálculo mas o menos preciso de
necesidades, pero perpetúa los errores de cálculo y de usos del pasado.
EL MÉTODO DE ANÁLISIS HISTÓRICO DE DEMANDA POR

PROCEDIMIENTOS: Se centra en el análisis de los procedimientos que el hospital
presta a través de cada uno de los servicios. Se trabaja a nivel de cada servicio y
el primer paso consiste en identificar los procedimientos más frecuentes que el
servicio presta. Identificados los procedimientos de mayor importancia se define
un período de trabajo y se determina la frecuencia de cada procedimiento. El
período de trabajo puede ser de un mes. En todos los servicios del hospital se
hará un trabajo semejante, hasta tener un listado por servicio de los
procedimientos más frecuentes practicados históricamente.
LISTADO HOSPITALARIO: identifica los medicamentos, los elementos de

material medico quirúrgico, los reactivos de laboratorio, el material de rayos X y el
material de odontología que va a requerir el hospital para atender adecuadamente
cada uno de los procedimientos.
PROGRAMACIÓN DE NECESIDADES: Es el proceso mediante el cual la

institución, teniendo en cuenta el listado hospitalario, los servicios que presta,
clasificados por procedimientos, la frecuencia de los mismos, los protocolos de
manejo de las patologías mas frecuentes, planifica sus compras para un
determinado tiempo y las proyecta a un año.
EL COMITÉ DE COMPRAS: Es la instancia responsable de evaluar los oferentes

de cada insumo y construir un kárdex de proveedores; realizar las compras
regulares, a las cotizaciones vigentes y de acuerdo a las necesidades reales
programadas para el período.
PROCEDIMIENTO DE COMPRA: Dota al comité de compras de una
reglamentación interna precisa y transparente, que señala los procedimientos
establecidos para el proceso de compra.
PROCESO DE SELECCION DE PROVEEDORES: Selecciona los proveedores

que por la calidad de sus productos y de su atención, su cumplimiento y los
precios, garanticen un suministro adecuado.
KÁRDEX DE PROVEEDORES: Dota a la institución de un listado de proveedores

seleccionados por su calidad, por fuera del cual la entidad no adquiera ningún
insumo, a no ser por vía de excepción debidamente reglamentada.
CALIDAD DE LOS INSUMOS HOSPITALARIOS: Tres son los requisitos básicos

que hay que garantizar en materia de calidad:
REGISTRO SANITARIO: Todo fabricante, antes de poder colocar un producto en

el mercado debe demostrar ante el Instituto de Vigilancia de Medicamentos y
Alimentos INVIMA, que el producto es efectivo y seguro, y que el laboratorio está
en capacidad de fabricarlo adecuadamente. En esta materia, existen estándares
de fabricación y normas de calidad muy bien establecidos, consignadas en las
diversas farmacopeas. Una vez lo demuestre, obtiene el Registro Sanitario
correspondiente.
BUENAS PRÁCTICAS DE MANUFACTURA: Se entiende por buenas prácticas

de manufactura las normas, procesos y procedimientos de carácter técnico, que
aseguran la calidad de los medicamentos, los cosméticos y las preparaciones
farmacéuticas a base de recursos naturales. Las técnicas adecuadas de
fabricación de medicamentos están igualmente normatizadas, de acuerdo al tipo
de producto farmacéutico de que se trate. Colombia adoptó en 1995 las normas de
buenas prácticas de manufactura expedidas por la OMS.
ANÁLISIS DE LABORATORIO: El tercer instrumento para garantizar la calidad de

un producto es el análisis de laboratorio. Todo comprador que quiere tener certeza
de que los medicamentos que adquiere son de calidad, debe disponer de un
método sistemático de verificación de calidad mediante análisis de laboratorio.
CUMPLIMIENTO: El proveedor debe garantizar su seriedad comercial y la

oportunidad en la entrega de los insumos y suministros. En los servicios de
atención en salud los agotamientos de los insumos pueden tener implicaciones
mortales.
PRECIO: El proveedor debe ofrecer un precio acorde a la calidad del producto, la

cantidad comprada y la oportunidad en el pago de la requisición. La institución
debe analizar las propuestas de los proveedores, para elegir la más ventajosa en
términos precio, calidad, oportunidad y garantía.
PROCESOS DE SELECCIÓN: Es importante definir prioridades en el proceso de

adquisición: el mayor esfuerzo de selección y definición deberá estar guiado por
criterios de importancia terapéutica y económica de cada uno de los insumos. Con
frecuencia las restricciones presupuestales pueden impedir la adquisición de los
productos señalados en el programa de compras. Existen dos criterios para
asignar prioridades a los distintos insumos que maneja el hospital:
LA CLASIFICACIÓN VEN.: La clasificación VEN establece esos indicadores de

prioridad; Los medicamentos clasificados como “V” son los considerados como
vitales - esenciales, de los cuales dependerá la vida de muchos pacientes que
ingresen a la institución. El segundo grupo, los productos “E” o esenciales, son
medicamentos e insumos de enorme importancia, que tampoco deben faltar en la
institución, pero no son tan definitivos como los anteriores. El tercer grupo,
llamado “N”, son los productos no tan esenciales, que representarían, dentro del
listado hospitalario, los de menor prioridad.
LA CLASIFICACION ABC: El criterio económico puede llegar a tener un peso

definitivo en las decisiones de compra. El sistema más conocido y posiblemente el
más útil para definir prioridades de acuerdo al criterio económico es el llamado
ABC, de acuerdo a esta metodología se clasifican los insumos en relación al peso
económico que cada uno tiene en la canasta de compras de la institución. Es
probable que una entidad maneje 150 medicamentos diferentes y como el doble
de ítems en material médico-quirúrgico; sin embargo, de todos ellos no más de 20
representarán por lo menos el 75% o el 80% del valor de las compras en cada
grupo. Estos 20 o 25 productos se clasifican como productos A. Un segundo
grupo, que pueden ser 30 o 40 productos adicionales podrían representar un 16%
o 17% más de las compras, para ajustar así un 90% a 97% de las compras, estos
serán los productos clasificados como B. El resto, los productos C, pueden ser
más de cien, pero no representan entre todos más del 5% a 10% del valor de las
compras.
PROCESO DE ALMACENAMIENTO: Dota al almacén del personal idóneo, de la
estructura institucional y de la organización más adecuada para el cumplimiento
de su papel protagónico en el sistema de suministro del hospital y como instancia
básica del servicio farmacéutico.
BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAMIENTO: Garantiza que en el

almacenamiento se brinde a todos los insumos condiciones adecuadas y seguras
para su conservación, así como un contexto locativo eficiente para su manejo:
ADECUADAS CONDICIONES AMBIENTALES: Garantizan que las condiciones

ambientales de la farmacia aseguren la conservación adecuada de los insumos en
ella almacenados.
TEMPERATURA: La temperatura es la variable de mayor incidencia sobre la

conservación de los medicamentos en la farmacia o almacén. Las temperaturas
extremas, y sobre todo el calor, pueden echar a perder lotes muy costosos de
medicamentos. No exponer los productos a los rayos solares en forma directa, no
colocarlos en áreas cercanas a las calderas, etc. La farmacia o almacén debe
estar dispuesta de tal forma que los productos queden protegidos de los rayos
solares. Es importante que toda farmacia, y en particular las de climas cálidos
dispongan de termómetros adecuados, y se lleve un control diario de la
temperatura, poniendo particular atención a las horas de mayor calor y a las áreas
más expuestas al calentamiento.
HUMEDAD: El segundo factor que incide sobre la calidad de estos productos es la

humedad. El ambiente tropical es especialmente severo, pues los niveles de
humedad pueden alcanzar cifras cercanas al 90%, con lo cual muchos productos
pueden llegar a perder sus propiedades químicas. De hecho, no siempre las
condiciones de empaque de los medicamentos y otros insumos, ofrecen
suficientes garantías para un almacenamiento prolongado en estas condiciones,
perdiéndose así la estabilidad del producto. En los climas más severos sería muy
conveniente disponer de higrómetros sencillos que permitan evaluar la severidad
de condiciones en esta materia y realizar un control diario de humedad.
LUZ: Muchos reactivos de laboratorio y algunos medicamentos son muy sensibles

a la luz. Buena parte de esta variable se trata de controlar mediante envases y
empaques adecuados. Sin embargo, no siempre se garantiza la hermeticidad de
los envases y empaques y, en muchas ocasiones debe garantizarse un control a
la luz ambiental, que le de al producto una protección adicional.
VENTILACIÓN: Una adecuada ventilación es el complemento ideal para
garantizar buenas condiciones de temperatura y humedad. Con frecuencia se
elige para la farmacia o almacén locales sin ventilación alguna, localizados en
sótanos o locales interiores.
OTROS FACTORES: Finalmente debemos subrayar la importancia de elementos

como una adecuada señalización, estantes sólidos que garanticen la seguridad de
las personas y productos que permanecen dentro de la farmacia, estibas que
protejan los productos de la humedad y mejoren su ventilación, extinguidores
contra incendio adecuadamente mantenidos y una buena colocación y distribución
de los productos de forma tal, que la circulación del personal sea cómoda y
segura.
PROCESO DE MANEJO DE INVENTARIOS: Dota a la entidad de un manejo

técnico de sus inventarios, capaz de combinar la disponibilidad y oportunidad de
los insumos con la disminución del costo del stock y asegura la articulación del
movimiento de los insumos en el almacén, con los sistemas administrativos y
contables del hospital.
LOS ACTIVOS CORRIENTES: DE UNA EMPRESA SON: Los inventarios, el

efectivo, las inversiones, las cuentas por cobrar, los deudores varios, los
documentos por cobrar y los gastos pagados por a nticipado.
INVENTARIOS: Son las cuentas que representan el valor de los bienes

producidos o adquiridos a cualquier título, y que comprenden todos aquellos
artículos, materiales, insumos, productos y recursos renovables y no reno vables,
para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta
dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios de la institución
prestadora de servicios de salud.
PRINCIPIO “JUSTO A TIEMPO”: Establece criterios de rotación en los

inventarios y sus correspondientes indicadores cuantitativos, que garantizan
niveles mínimos de stock para cada insumo, compatibles con la adecuada
disponibilidad y oportunidad cuando sean requeridos para la atención de los
pacientes.
La práctica razonable del “Justo a Tiempo” en una entidad hospitalaria nos debe
llevar a definir, para cada ítem del inventario:
-Los niveles óptimos de stock.
-Los niveles mínimos en los cuales se hace imperativo hacer reposición del ítem.
-Los niveles máximos permisibles.
-El punto de reposición del insumo.
-El período de reposición, o sea, cada cuánto se deben renovar las existencias del
producto, cada cuánto comprar.
KÁRDEX DE INSUMOS: dispone por medios manuales o computarizados de un

sistema de control de movimientos y existencias para cada insumo del listado
hospitalario.
SISTEMA DE INVENTARIOS: Para el manejo de los inventarios, las instituciones

prestadoras de servicios de salud deberán manejar el sistema de inventario
permanente: una vez que se produce un movimiento, el saldo ha de coincidir en
cualquier momento con el registro en el kárdex.
PROCESO DE RECEPCIÓN: Establece procedimientos de recepción de los

insumos en el almacén, que garantizan los controles administrativos y técnicos
necesarios, y generan automáticamente la información requerida para el manejo
de inventarios y para las instancias administrativas y contables de la institución.
PROCESO ENTREGA DE INSUMOS: Por medio del cual se garantiza que la

salida de cada insumo del almacén, cumpla con los requerimientos básicos de tipo
administrativo y técnico establecidos por la entidad y genere la información
requerida para el manejo de los inventarios y del sistema administrativo y contable
del hospital.
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN: Dota al hospital de sistemas de distribución de

insumos capaces de optimizar la calidad del servicio farmacéutico, el uso racional
y el control de los insumos:
PROCESO DE INFORMACIÓN: produce la información requerida sobre el

comportamiento de los suministros, que permite a administradores y personal de
salud, hacer un análisis gerencial y epidemiológico. La información juega hoy un
papel clave en el proceso de desarrollo institucional.
Dos aspectos del manejo de la información: un primer bloque básico hace

referencia al conocimiento que debe tener la entidad acerca de cómo está
manejando sus suministros. El segundo hará referencia a los indicadores que
construya para evaluar el impacto que sobre sus objetivos de servicio, está
teniendo ese manejo.
SOFTWARE DE GESTIÓN: Provee de un software capaz de manejar el

movimiento diario de insumos y producir reportes con importancia administrativa y
epidemiológica. El software de gestión debe ofrecer a la institución información
clara sobre ciertas variables cla ves: Qué insumos se están gastando, en qué
cantidades, a qué costo, para resolver qué necesidades. Debe además ofrecer
información complementaria sobre prácticas de prescripción.
PROGRAMACIÓN DE COMPRAS Y PRESUPUESTO DE COMPRAS: El manejo

de la información en la institución debe partir de su programación de compras y
del presupuesto de compras que de ella se desprende. El poder sistematizar y
computarizar estos procesos va a garantizar un seguimiento eficiente y simple del
comportamiento de los insumos hospitalarios. Un adecuado programa de compras
se convertirá en la guía que a lo largo del año servirá como parámetro de los
“consumos esperados”; y a su vez el presupuesto de compras hará lo propio en
materia de los recursos financieros.
PROCESO DE ENTRADAS: Provee de información oportuna y precisa sobre los

insumos que ingresan a la institución, en lo referente a cantidades, precios,
proveedores, etc. Las entradas de los insumos a almacén se convierten en acceso
al sistema informativo de la institución, pues definirán el universo dentro del cual
se habrá de mover la institución. La entrada de productos a almacén debe
constituir la materia prima de todo el sistema de información sobre suministros de
la institución: qué llega, en qué cantidad, con qué especificaciones, de qué
proveedor, a qué precio y plazo, etc.
INVENTARIO, INFORMES DE DISPONIBILIDAD: Las informaciones

provenientes de las entradas alimentan el sistema informativo de inventarios y de
allí se obtiene una información absolutamente clave para la estrategia de servicio
del hospital, la información sobre disponibilidad.
MANEJO DE PROVEEDORES: Derivado también de la información de entradas o

salidas; se tiene al día la información sobre los proveedores y sus cuentas por
pagar. Cada entrada a almacén genera automáticamente un asiento contable
referente a un proveedor. De aquí se derivan informes sobre gasto de almacén o
farmacia, costo comparativo y total de suministros por proveedor, gastos por
categoría de insumo y por grupo terapéutico.
PROCESO DE SALIDAS: Provee de información oportuna y precisa sobre uso de
los insumos, en términos de costos globales, cantidades utilizadas, prácticas de
prescripción, costos de prescripción, etc. Las salidas de almacén o bajas,
constituirán la materia para todo lo relacionado con el uso de los insumos, tanto en
el área sanitaria como en el área administrativo -financiera.
CUENTAS POR COBRAR: La salida de almacén genera información acerca del

gasto y los ingresos ocasionados a propósito del servicio. Sobre la base de esta
información se generan informes de costos, de cuentas por cobrar, de ventas y
rentabilidad por EPS, de ventas (consumo) por ítem del inventario, de ingresos
netos generados por almacén o farmacia, flujo de fondos de almacén o farmacia y
contribución a la liquidez de la institución, costo por prescripción, ingresos por
copagos, etc.
ESTUDIOS DE UTILIZACIÓN: Los estudios de utilización se basan en las mismas

fuentes de información contables. Una salida de almacén adecuadamente
diseñada permite consignar la información básica para estudios de utilización de
enorme importancia:
REPORTE MENSUAL A PRESCRIPTORES: Suministra periódicamente al

personal de salud información sobre uso de medicamentos e insumos sanitarios,
de forma tal que conozcan las disponibilidades en materia de insumos, que sirva
de punto de partida para análisis epidemiológicos y para revisión de sus prácticas
de uso de insumos.
AJUSTES PERIÓDICOS AL PROGRAMA DE COMPRAS: EL MES ANTERIOR

AJUSTA EL MES SIGUIENTE: El mismo informe de consumos permite en todo
momento hacer ajustes al programa de compras y a su presupuesto. Toda
modificación al programa de compras debe combinar dos tipos de ajustes: el
programa de inventarios define los volúmenes máximos y mínimos de cada ítem
del inventario así como los puntos de reposición.
PROCESO DE EVALUACION: Provee de indicadores precisos que permitan

evaluar la calidad del sistema de suministros y la calidad del servicio farmacéutico
de la entidad.
INDICADORES DE LA CALIDAD DEL SISTEMA: El verdadero indicador es el

que evalúa el impacto de las acciones propuestas y realizadas sobre la atención
en salud y, sobre todo, sobre la salud de la comunidad.
UTILIZACIÓN DE MEDICAMENTOS ESENCIALES: Para aplicar este indicador
se toma una muestra aleatoria de prescripciones realizadas durante un período, se
cuenta el número total de medicamentos prescritos y se identifican los
medicamentos que pertenecen al listado de la entidad. Se divide el segundo
número por el primero y nos da el porcentaje que representaron en la prescripción
los medicamentos esenciales de la institución. Mientras el indicador más se
aproxime a 100% el resultado será más positivo. De hecho, con un buen software,
basta con identificar previamente en las tablas cuáles son los medicamentos
esenciales, para que el computador en forma automática nos presente el
indicador.
UTILIZACIÓN DE LA DENOMINACIÓN GENÉRICA EN LA PRESCRIPCIÓN:

Puede utilizarse la misma muestra del indicador anterior. Se cuenta el total de
medicamentos prescritos y de ellos se toma el número que utiliza el nombre
genérico. Se divide el segundo número por el primero y tenemos así el porcentaje
de medicamentos prescritos bajo su nombre genérico.
GESTIÓN DEL COMITÉ DE FARMACIA Y TERAPÉUTICA: Es un típico indicador

de proceso, pero nos indica en qué medida se “está haciendo algo” por mejorar el
uso de los insumos hospitalarios. Si no hay reuniones del Comité, quiere decir que
no hay seguimiento alguno al programa de racionalización de los suministros
hospitalarios y que lo que se logre, más se logra por inercia que por una real
incidencia del equipo hospitalario sobre el tema.
PRESCRIPCIONES ADECUADAMENTE DISPENSADAS: El mejor indicador de

la calidad de la atención farmacéutica. Hace referencia al porcentaje de pacientes
que obtuvo efectivamente los medicamentos prescritos. Se debe tomar una
muestra de prescripciones despachadas en la farmacia del hospital.
COSTO PROMEDIO POR PROCEDIMIENTO Y POR PRESCRIPCION: Una

buena gestión de suministros debe mantener controlados los costos de los
insumos utilizados en cada procedimiento y por cada prescripción. El costo
unitario por prescripción es muy sencillo, pues el software permite valorizar los
medicamentos entregados por cada prescripción. Este control requiere cierta
organi zación y esfuerzo, pero bien vale la pena, si tenemos en cuenta los
recursos que se pierden en un hospital por no llevarlo adecuadamente.
ESQUEMAS DE TRATAMIENTO: Este indicador es un buen complemento del
anterior y apunta mucho más hacia la evaluación de la calidad de la prescripción.
Requiere de más información que la que ofrece el software tradicional, pues se
hace necesario empalmar el medicamento despachado al paciente con el
diagnóstico del mismo y para aplicarlo se requiere de personal capacitado, con
conocimientos suficientes para evaluar si la guía de tratamiento se aplicó
correctamente o no.
EVALUACIÓN DE STOCKS: Un grupo de indicadores tienen que ver con el

comportamiento de los stocks:
PRODUCTOS AGOTADOS: El indicador más crítico en este aspecto será,

ciertamente, el de los insumos que por uno u otro motivo se agotaron en algún
momento; un producto que esté en el listado de insumos hospitalarios es
considerado como esencial para una prestación de calidad del servicio; por lo
tanto no hay justificación alguna para que en un determinado momento ese
insumo no esté a disposición del personal sanitario de la institución.
SOBREABASTECIDOS (MÁXIMOS, COSTOS FINANCIEROS): Es un error

mantener niveles de stock por encima de los recomendables, pues el costo
financiero de ese comportamiento puede ser muy elevado para el hospital.
INSUMOS VENCIDOS: En productos como medicamentos y reactivos de

laboratorio, las fechas de vencimiento son asunto de vital importancia, porque
cualquier descuido puede terminar costando miles de pesos. Es muy importante
mantener actualizada la información sobre fechas de vencimiento por lotes de
medicamento y hacer seguimiento de posibles vencimientos. El indicador
respectivo hace referencia al costo de los medicamentos dados de baja por
vencimiento.
RELACIÓN POR LOTES: PRODUCTOS CON MENOS DE SEIS MESES DE

VIDA ÚTIL: Informa sobre lotes con menos de seis meses de vida y con menos de
tres meses.
COSTO DE PRODUCTOS DETERIORADOS, EXTRAVIADOS, ETC. Los

productos no sólo se pierden por fecha de vencimiento. También se pierden
porque se deterioran (por malas condiciones de almacenamiento, mala
manipulación, etc.) o porque se extravían. También aquí intentaremos medir la
calidad de la gestión en almacén, teniendo como meta el valor cero en pérdidas
por deterioro o extravío.
ANÁLISIS DE COMPETITIVIDAD FRENTE A COMPETIDORES: PRECIOS

COMPARATIVOS: Un indicador de competitividad que da información acerca de
la competitividad en precios de compra y en precios de venta. Sólo mediante
buenos precios de compra se ofrecen servicios y productos competitivos a las
EPS y a los pacientes individuales, pero también los precios de venta indican
hasta qué punto se es competitivo en el mercado.
PROCESO DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE INSUMOS Y SUMINISTRO:

Para la institución hospitalaria analizar, evaluar y controlar el desempeño de su
gestión de insumos y de suministro, es una labor de suma importancia, por cuanto
del sistema depende la calidad de sus productos o servicios y por ende, la salud,
el bienestar y hasta la vida de los usuarios. Calificar el desempeño de suministros
en sus diferentes etapas y de los responsables de cada una de ellas es tarea de
Control Interno.
1.8 PROCEMIENTO METODOLÓGICO
El presente trabajo se desarrolla con aplicación de metodología analítico -

explicativa. Estudia una problemática organizacional, que parte de un diagnóstico
general del problema, el cual establece los diferentes factores que inciden en el
problema, para ser analizados, buscar una explicación y plantear soluciones.
Se elige el tema y objeto del estudio; un acercamiento preliminar determina que el

problema muy posiblemente existe.
Se buscó y recopiló, la información necesaria relativa al tema de suministro de
insumos hospitalarios. Se estudió esta información y se extractó la información
pertinente.
Luego, se recopila la normativa. Se estudia, analiza y resumen las normas

relacionadas al tema.
En el paso siguiente se elige un instrumento para hacer el diagnóstico general del

almacén. Se analiza la información obtenida y se verifica que efectivamente el
problema existe. Ante la magnitud del problema a analizar, se decide centrar los
esfuerzos del estudio en los 5 procesos más importantes del almacén.
A este punto se estudia y analiza el manual de procesos y procedimientos del
Hospital de Yopal ESE. Este manual es descriptivo, no tiene flujogamas de los
procedimientos, por lo tanto , fue necesario elaborarlos, para alcanzar una mejor
comprensión de la problemática a abordar.
Paso siguiente se determina que el estudio puede abarcar a la totalidad de los
funcionarios del almacén, debido a su número reducido. Se realizan entrevistas
para contrastar la teoría y la normativa estudiada y analizada, con la aplicación en
la práctica, Se identifican los principales agentes responsables de los procesos.
Se procede en un primer paso a recopilar la información concerniente a cómo

perciben los funcionarios que están ejecutando estos procesos Los procesos de
ésta manera levantados son contrastados y analizados contra la norma contenida
en el manual de procesos y procedimientos del almacén. Se elaboran, para estos
procesos así levantados, los respectivos flujogramas.
Luego se procede a observar a los funcionarios ejecutando los procesos. Estos

procesos levantados se contrastan contra los que ellos perciben ejecutar y contra
la norma del manual. También para estos procesos se hace necesario elaborar los
respectivos flujogramas. Se realiza el análisis correspondiente.
Teniendo en cuenta que los procesos ejecutados en realidad por los funcionarios
son en un momento dado la “norma”, se procede a tomar como base estos
procesos y a contrastarlos contra los que se proponen como alternativa de
mejoramiento.
2 DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DE SUMINISTRO DE INSUMOS HOSPITALARIOS DEL HOSPITAL DE
YOPAL ESE
Se realiza el diagnóstico de la gestión de suministro de insumos en el hospital de Yopal ESE para el momento en
que se inició el presente trabajo; se obtiene mediante el método de utilización de un formato que contiene
estándares que corresponden a la norma y estándares a cada proceso o sector analizar. Su levantamiento se
realiza mediante entrevista a los principales responsables de los procesos.
RECURSO HUMANO
Estándar: El personal que labora en el almacén, cumple con los requisitos exigidos por el Estado para ejercer la
profesión u oficio y ocupar el cargo a desempeñar.
CRITERIO C NC NA OBSERVACIONES
¿Con cuánto persona l cuenta el almacén? 8 funcionarios.
¿El jefe de almacén es químico – farmaceuta? X La Q F no es jefe.
El jefe del almacén, tecnólogos, técnicos y auxiliares asistenciales cuentan X En farmacia hay
con el título formal expedido por una institución educativa debidamente regente. Supervisión
reconocida por el Estado. En caso de estudios en el exterior, cuentan con la de Químico –
respectiva convalidación por el ICFES. farmaceuta.
El proceso de selección del personal del almacén incluye la verificación de X
los títulos de grado profesional, técnico, tecnológico y los certificados de
aptitud ocupacional de auxiliar, previo a su vinculación.
C: Cumple. NC: No cumple. NA: No aplica. Nota: La farmacia de la institución se encuentra en outsorcing.
GENERALIDADES DE INFRAESTRUCTUIRA FÍSICA E INSTALACIONES
Estándar: Las condiciones y el mantenimiento de la infraestructura física de las áreas del almacén, son adecuadas al
tipo de servicios ofrecidos.
La institución garantiza el suministro de agua, energía eléctrica, sistemas de X
comunicaciones según disponibilidad tecnológica y el manejo y evacuación
adecuado de residuos sólidos y líquidos.
La institución no se encuentra localizada en lugares con un riesgo continuo e X Alto riesgo, procede
inminente de desastres naturales, o con riesgos de salubridad grave e traslado de la
incorregible que impiden mantener las condiciones internas de la institución y institución a lugar
acordes con los manuales de bioseguridad y las definidas por el comité de seguro..
infecciones.
Bodega de insumos
médicos, entre la
entrada principal y
administración. De
insumos de aseo y
¿En que sector de la institución está ubicado el almacén? oficinales entre
administración y
oficinas varias.
Farmacia entre
urgencias y el área
de hospitalización.
X Fraccionada,
¿Es esta ubicación adecuada para la prestación de los servicios? Cercana a la
morgue.
¿Con qué área física cuentan el almacén? 52 m2
¿Es esta área adecuada y de acuerdo a los requerimientos técnicos exigidos X Es insuficiente,
para el nivel de complejidad de la institución? (Hospitales < 250 camas, área arquitectónicamente
mínima de 420 mts2. más 2 mts2 adicionales de área administrativa por cada obsoleta y no cumple
persona que labore en el almacén, altura mínima de 2,5 mts. Técnicas con los mínimos
modernas de construcción, estructura antisísmica, antiincendios, facilidad de estándares exigidos
evacuación, plan de evacuación de emergencia, diseño técnico de redes por la norma.
eléctricas, hidráulicas y de drenaje, ventilación e iluminación, servicios
sanitarios para el área, personal, por sexo y baño para visitantes, áreas
señalizadas, botiquín de primeros auxilios)
GESTIÓN DE SUMINISTROS
Estándar. Se tienen diseñados y se aplican procesos para la requisición, el manejo de los insumos cuyas condiciones
de recepción, almacenamiento y distribución impliquen directamente riesgos para la salud y vida de los pacientes, por
posibles alteraciones de calidad del insumo durante el proceso de almacenamiento.
PROCESO DE REQUISICIÓN DE INSUMOS
¿Cuenta La institución con un manual de insumos y medicamentos X No hay manual de
hospitalarios, debidamente codificado; está armonizado con los protocolos insumos y
estandarizados y con las guías de manejo; está debidamente socializado y medicamentos.
en el sistema, para fácil acceso por parte de los profesionales de la salud?
¿Utiliza la institución el concepto de “medicamentos esenciales” y los aplica X No, por la misma
en la elaboración del listado de insumos hospitalarios? razón que la anterior.
¿Utiliza la institución el concepto de “nombre genérico o denominación X No hay listado.
común internacional” en la elaboración del listado de medicamentos,
elementos médico – quirúrgicos y demás insumos hospitalarios?
¿Cuenta la institución con protocolos estandarizados y guías de manejo para X
las principales patologías? ¿Están debidamente socializados y en el sistema,
para fácil acceso por parte de los profesionales de la salud que laboran en la
institución?
¿Utiliza la institución el concepto de “mercado de insumos hospitalarios”, X No es utilizado ni
analiza la situación del mercado antes de la requisición? analizada.
¿Utiliza la institución los conceptos de “desequilibrio oferta-demanda”, X No son utilizados.
“demanda dispersa”, “oferta monopólica” y de que estrategias se vale para
neutralizar sus efectos negativos en el costo y la calidad de los insumos con
el fin de “fortalecer y calificar la demanda”?
¿Cuenta la institución con un comité de farmacia y terapéutica que estudie, X
analice y regule la utilización de los elementos médico-quirúrgicos, que
determine los protocolos de manejo de las patologías mas frecuentes, que
revise su aplicación, analice las fallas y aplique correctivos?
¿Quiénes integran el comité de farmacia y terapéutica, es un comité con Médico, científico y
funciones propias y con que frecuencia se reúne? especialista.
¿Tiene la institución un plan de desarrollo estratégico que oriente sus X
acciones con el fin de lograr su misión y sus objetivos a corto, mediana y
largo plazo?
La institución cuenta con un plan de mejoramiento continúo de la calidad del X Está en etapa de
sistema de suministro y con que regularidad lo aplica. implementación.
¿Utiliza la institución un método específico o una combinación de los X Consumo Histórico.
siguientes: método del perfil epidemiológico, método de consumos históricos Los cálculos son
o el método de análisis histórico de demanda por procedimiento, para hacer anuales.
el cálculo de sus necesidades de insumos y para qué períodos de tiempo
realiza el cálculo de sus necesidades?
¿El cálculo de las necesidades de la institución se consolida en un plan anual X No se ciñe
de adquisiciones, el cual se ciñe estrictamente al listado de insumos estrictamente al
hospitalarios? listado.
¿El listado de insumos hospitalarios está priorizado de acuerdo a las X Se prioriza en
clasificaciones VEN y ABC? épocas de crisis.
¿Utiliza la institución las clasificaciones VEN o ABC para priorizar las X No son utilizados.
requisiciones de insumos hospitalarios?
¿El presupuesto para insumos se elabora teniendo en cuenta el plan anual X No todos los
de necesidades, las cotizaciones obtenidas, los costos del año anterior con anteriores son
corrección de la inflación, las clasificaciones VEN y ABC u otros métodos? utilizados.
PROCESO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES
¿Cuenta la institución con un proceso de selección de proveedores de X Selección individual.
insumos hospitalarios?
¿Cuenta la institución con un kárdex actualizado de proveedores de insumos X Selección individual.
hospitalarios, hace sus compras a los proveedores incluidos en el kárdex?
¿Qué requisitos deben cumplir los proveedores para ser incluidos en el El proveedor elegido
kárdex? los cumple.
¿Se compran los insumos hospitalarios a proveedores que garanticen X El proveedor elegido
productos con registro sanitario, buenas prácticas de manufactura, análisis debe cumplir los
de laboratorio, certificaciones del INVIMA? requisitos de ley.
¿Está afiliada la institución a una cooperativa de hospitales? X
PROCEDIMIENTO DE COMPRA
¿La institución compra sus insumos como Empresa Social del Estado? X Compras mixtas.
Del total de las compras de insumos hospitalarios: ¿Cuáles se hicieron No hay indicadores
mediante licitación, concurso, a la cooperativa de hospitales, a proveedores ni datos
directos mayoristas, a proveedores directos minoristas, en qué porcentajes? consolidados..
¿Cuenta la institución con un comité de compras, por quienes está X Existe en el papel.
integrado, que funciones desempeña, con que regularidad se reúne y quién
guarda las actas de sus reuniones?
¿Se rige estrictamente este comité por el procedimiento de compras No tiene reglamento.
elaborado para su funcionamiento?
PROCESO DE ALMACENAMIENTO
¿Cuenta el almacén con un Manual de Procedimientos? X
¿El almacén desarrolla sus procesos bajo normas de Buenas Prácticas de X Las fallas
Almacenamiento? arquitectónicas no lo
permiten.
¿Tienen el almacén y la farmacia higrómetro, termómetro, sistemas de frío X
para garantizar la conservación de los insumos que así lo requieran? ¿Se
llevan los registros periódicos de estos instrumentos?
¿Tienen el almacén buenas condiciones de luminosidad, temperatura, X Las fallas
humedad y ventilación? arquitectónicas no lo
permiten.
¿Están separados los medicamentos de los demás insumos hospitalarios? X
¿Se almacenan bajo condiciones especiales de seguridad los medicamentos X
de control y los insumos y medicamentos que tiene un alto costo?
¿Poseen el almacén y la farmacia estanterías abiertas, alacenas cerradas, X
estibas, tarimas?
¿El almacén y la farmacia manejan los insumos y medicamentos por su X
nombre genérico?
¿El almacén y la farmacia clasifican los insumos y medicamentos por qué X Por tipo y principio
método? activo.
¿Se organizan los insumos y medicamentos de tal manera que roten primero X
los próximos a vencerse?
PROCESO DE INVENTARIO
¿Es el proceso de inventarios de la institución sistematizado? X
¿Con qué regularidad se realiza el inventario en la institución o este es X

llevado de manera permanente?
¿Lleva el almacén actas de recepción de manera sistematizada? X
¿Lleva el almacén órdenes de altas sistematizadas? X
¿Lleva el almacén un kárdex de productos sistematizado? X
¿Lleva el almacén inventarios de insumos requeridos para las jornadas X No hay control.
médico-quirúrgicas?
¿Utiliza y maneja sistematizadamente el almacén el principio de “justo a X El manejo es más
tiempo”: Niveles máximos, niveles mínimos, puntos de reposición, niveles manual..
óptimos?
¿Lleva el almacén las órdenes de baja de manera sistematizada por entrega X
a otros centros de costos, pérdidas, deterioro y vencimiento?
¿Lleva el almacén la relación de los medicamentos e insumos de próximo X
vencimiento de manera sistematizada?
¿Generan los procesos sistematizados de inventario reportes de interés X No se poseen
epidemiológico, administrativo y económico, así como reportes para los indicadores ni
prescriptores? reportes.
PROCESO DE RECEPCIÓN
¿Cómo maneja el almacén el proceso de recepción, está sistematizado y X
genera automáticamente la información requerida para el manejo de
inventarios y para las instancias administrativas y contables de la institución.
¿Mediante el proceso de recepción de los insumos se cumplen dos pasos X
básicos: Procedimientos comerciales y técnicos de verificación y
procedimientos de incorporación al sistema?
¿Está sistematizado el proceso entrega de insumos, cumple con los X
requerimientos básicos de tipo administrativo y técnico establecidos por la
entidad y genera la información requerida para el manejo de los inventarios y
del sistema administrativo y contable del hospital?
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN
¿En el proceso de distribución de los insumos hospitalarios, qué métodos Mixta.
utiliza la institución: Farmacia central vs. Farmacia por servicio, farmacia
central y distribución por prescripción, dosis unitaria vs. Dosis diaria por
paciente u otros métodos?
¿En que servicios existen stocks de insumos y medicamentos, mediante qué X Stocks únicamente
procedimientos se entregan y controlan? en carro de paro.
¿Qué procedimiento se utiliza para la devo lución de insumos no utilizados? X Acta sistematizada.
PROCESO DE INFORMACIÓN
¿Cuenta la institución con un software de gestión capaz de manejar el X Pero está
movimiento diario de insumos y producir reportes administrativos, subutilizado, no
económicos y epidemiológicos, qué insumos ingresan, se están gastando, en genera indicadores
qué cantidades, a qué costo, para resolver qué necesidades, y ofrece ni los reportes en
información complementaria sobre prácticas de prescripción a la institución? mención.
¿Se utiliza el software de gestión para la programación de compras y X Por subutilización del
presupuesto de compras? mismo
¿El software de gestión maneja la información generada por el proceso de X
entrada de insumos que ingresan a la institución, en lo referente a
cantidades, precios, proveedores, etc.?
¿Maneja la institución por medio del software de gestión su proceso de X No se generan
inventario y los informes de disponibilidad de insumos? reportes ni
indicadores.
¿Se generan, con la utilización del software, informes para el manejo de X No se generan
proveedores, sobre gasto de almacén, costo comparativo y total de indicadores ni
suministros por proveedor, gastos por categoría de insumo y por grupo reportes.
terapéutico?
¿Maneja la institución, mediante el software la información generada por el X
proceso de salida de los insumos, en términos de costos globales,
cantidades utilizadas, prácticas de prescripción, costos de prescripción,
estudios de utilización etc.?
¿Genera el software de gestión, periódicamente al personal de salud, X No se generan
información sobre uso de medicamentos e insumos sanitarios, de forma tal indicadores de
que cono zcan las disponibilidades en materia de insumos, que sirva de punto ningún tipo ni se
de partida para análisis epidemiológicos y para revisión de sus prácticas de producen informes
uso de insumos?
PROCESO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE INSUMOS HOSPÌTALARIOS
¿Utiliza la institución un proceso de evaluación de la calidad del sistema y de X No existe evaluación
la eficiencia de desempeño, para hacer los correctivos necesarios para ni indicadores.
obtener el máximo rendimiento, óptima utilización de los insumos y minimizar
las pérdidas?
¿Utiliza la institución, en el proceso de evaluación de la gestión de insumos X No existen
algunos de los siguientes indicadores: Utilización de medicamentos indicadores.
esenciales, utilización de la denominación genérica en la prescripción,
gestión del comité, de farmacia y terapéutica, prescripciones adecuadamente
dispensadas, costo promedio por procedimiento y por prescripción,
esquemas de tratamiento, análisis de competitividad frente a competidores,
Evaluación de stocks (productos agotados, sobreabastecidos o máximos
costos financieros, insumos vencidos, relación por lotes, costo de productos
deteriorados, extraviados, etc.) u otros, cuáles?
PROCESO DE CONTROL DEL SISTEMA DE SUMINISTRO
¿Cuenta control interno con un proceso de evaluación de insumos y X
suministros?
¿Qué procedimientos utiliza para realizar el control del sistema de X Revisa procesos.
suministro?
¿Aplica de manera regular estos instrumentos? X Irregularmente.
¿Qué impacto tienen estas acciones en la economía de la empresa? X No indicadores..
ASPECTOS ÉTICOS DEL SISTEMA DE SUMINISTRO
¿Cuáles son las faltas éticas más frecuentes en el manejo de los insumos? Robos.
¿Qué procedimiento se sigue por parte de control interno ante estas faltas? No datos
¿Qué medidas preventivas se toman al respecto? Requisas.
¿Qué correctivos se aplican? Ninguno.
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
Estándar: Son los equipos indispensables, sus condiciones y mantenimiento adecuado, Para laborar en el Almacén –
farmacia.
CRITERIO C NC NA OBSERVACIONES
Sólo utiliza equipos de calidad, con respaldo y soporte técnico – científico. X
La institución garantiza el mantenimiento de los equipos del almacén, con X
sujeción a un programa de revisiones periódicas de carácter preventivo?
El anterior diagnóstico confirma la existencia de problemas en diferentes niveles y
la pertinencia del estudio. En la columna de observaciones se realiza el
correspondiente comentario sobre la falla o problema encontrado. Se considera
que los problemas detectados son de una magnitud muy amplia, por lo cual se
decide centrarse en los principales procesos del almacén para estudiar sus fallas y
debilidades particulares, para determinar sus causas y proponer posibles
soluciones
2.1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL HOSPITAL DE

YOPAL ESE: A continuación se toma la norma adoptada por la institución para el
manejo de los procesos y procedimientos del almacén, con el fin de analizarlos,
por cuanto son la norma y proporcionan la información inicial para proseguir
adelante con este estudio. Se encontró que no tenían los flujogramas de los
procesos y procedimientos, tarea que fue necesario realizar.
2.1.1 NORMALIZACION DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2.003
2.1.1.1 PROCESOS FORMAS DE ADQUISICIÓN
DEPENDENCIA: Grupo Almacén.
UNIDAD FUNCIONAL: Unidad de Apoyo Administrativo.
NOMBRE DEL PROCESO: Formas de adquisición.
CODIGO DEL PROCESO:
RESPONSABLE DEL PROCESO: Comité de compras.
PROPOSITO DEL PROCESO: Organizar el trabajo previendo las actividades y los

recursos humanos, físicos y financieros necesarios en un periodo de tiempo
determinado para cumplir con los objetivos del servicio.
PRODUCTO: Elementos adquiridos.

CLIENTE: Usuarios.
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO:
1. Adquisición de bienes de poca rotación.

2. Adquisición de bienes por stock mínimo.
2.1.1.1.1 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES DE POCA

ROTACIÓN: Se utiliza para la adquisición de bienes que por ser de poca rotación,
no se mantienen en existencia.
Cuadro 1
Nº ACTIVIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE
Efectúa n pedidos periódicos de Todas las Jefe de Grupo,
1
elementos necesarios para el servicio. dependencias. Jefes de Unidad
Recibe la solicitud y firma con fecha Almacén. Auxiliar
2.
de recibido. Administrativo.
Entrega al Jefe de Grupo de Almacén. Almacén. Auxiliar
3.
Administrativo.
Revisa la solicitud. Almacén. Jefe Grupo
4.
Almacén.
Cotiza telefónicamente. Almacén. Jefe Grupo
5.
Almacén.
Recibe cotización. Almacén. Jefe Grupo
6.
Almacén.
Analiza cotizaciones, define la compra
y autoriza inclusión en el plan de
compras en caso de no encontrarse
previsto allí y determina el
Comité de
7. procedimiento por el cual se hace Gerencia. Compras.
adquisición (orden de compra o
contrato con formalidades, aunque
este no exceda el monto fijado en el
estatuto de contratación).
Fuente: Manual de procesos y procedimientos del Hospital de Yopal ESE. 2.003
Figura 4
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES DE POCA ROTACIÓN

JEFE DE GRUPO, JEFES DE UNIDAD AUXILIAR ADMINISTRATIVO JEFE GRUPO ALMACÉN COMITÉ DE COMPRAS
EFECTÚAN PEDIDOS
PERIÓDICOS DE INSUMOS RECIBE LA SOLICITUD
Y SUMINISTROS
ENTREGA SOLICITUD AL REVISA LA SOLICITUD

JEFE ALMACÉN
COTIZA TELEFÓNICAMENTE
ANALIZA COTIZACIÓN
Y DEFINE COMPRA
RECIBE COTIZACIÓN
Fuente: Trabajo de campo.

2.1.1.1.2 ADQUISICIÓN DE BIENES POR STOCK MÍNIMO: Proveer
oportunamente de aquellos elementos necesarios para el normal desarrollo de la
empresa.
Cuadro 2
Solicita relación de elementos existentes Almacén. Jefe Grupo
1
en bodega cuyo stock sea mínimo. Almacén.
Hace verificación y elabora relación de Almacén. Bodeguero.
2.
elementos con stock mínimo en bodega.
Recibe listado de elementos próximos a Almacén. Jefe Grupo
3.
agotarse. Almacén.
Estudia listado de elementos. Determina Almacén. Jefe Grupo
4.
cantidades de compra. Almacén.
Solicita cotizaciones. Almacén. Jefe Grupo
5.
Almacén.
Estudia cotizaciones. Comité de
6.
Compras.
Selecciona proveedor, ordena compra Comité de
7.
(contrato, orden de compra). Compras.
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES POR STOCK MÍNIMO
JEFE DE GRUPO ALMACÉN BODEGUERO COMITÉ DE COMPRAS
SOLICITA VERIFICACIÓN
ELEMENTOS STOCK MÍNIMO VERIFICA Y ELABORA RELACIÓN
RECIBE LISTADO
SOLICITA COTIZACIÓN
ESTUDIA COTIZACIÓN
SELECCIONA PROVEEDOR
Figura 5
2.1.1.2 PROCESO DE COMPRAS
DEPENDENCIA: Grupo de Almacén.
UNIDAD FUNCIONAL: Unidad Apoyo Administrativo.
NOMBRE DEL PROCESO: Compras.
RESPONSABLE DEL PROCESO: Comité de Compras.
PROPOSITO DEL PROCESO: Obtener elementos en cantidad, calidad y

oportunidad y precios razonables para el normal funcionamiento de la institución.
PRODUCTO: Compra de bienes e insumos.
CLIENTE: Cliente interno y externo.
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO: Las compras se realizarán mediante:
1. Adquisiciones por caja menor.
2. Adquisiciones por orden de compra.
3. Adquisiciones por contrato con formalidades plenas.
4. Convocatoria.
2.1.1.2.1 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES POR CAJA MENOR
Cuadro 3
Envía solicitud al Jefe de Unidad Unidades Jefes Unidad, Jefes
de Apoyo Administrativo del bien Funcionales, de Grupo, de
1.
que sea necesario adquirir. Oficinas, Jefes de Oficina, Enfermeras
Grupo. Jefes.
Recibe solicitud y verifica que el
bien solicitado no se encuentre en Unidad de Apoyo Jefe Unidad Apoyo
2.
existencias en bodega. Administrativo. Administrativo.
Verifica que el bien solicitado se Unidad Apoyo Jefe Unidad Apoyo

3. pueda adquirir por los rubros Administrativo. Administrativo.
disponibles en caja menor.
Ordena al mensajero cotizar el Unidad Apoyo Jefe Unidad Apoyo
4.
elemento solicitado. Administrativo. Administrativo.
Recibe la cotización y verifica que
el valor del bien no sea mayor al Unidad Apoyo Jefe Unidad Apoyo
5. máximo de compra autorizado por Administrativo. Administrativo.
la caja menor.
Si el valor es menor al máximo
autorizado por caja menor y el
bien se puede adquirir por los
Unidad Apoyo Unidad Apoyo
6. rubros disponibles en la caja
Administrativo. Administrativo.
menor, autoriza la compra
plasmando su visto bueno en la
cotización.
Envía la cotización autorizada al Unidad Apoyo Jefe Unidad Apoyo
7.
responsable de caja menor. Administrativo. Administrativo.
Hace la compra del bien, verifica
si es devolutivo, caso afirmativo,
Unidad Apoyo Responsable de
8. lo envía al almacén con la Administrativo. Caja Menor.
respectiva factura para el
correspondiente ingreso.
Envía al Responsable de Caja
Jefe Grupo
9. Menor la factura y copia del Almacén.
Almacén.
ingreso.
Hace entrega del bien y hace Almacén. Jefe Grupo
10.
firmar el egreso correspondiente. almacén.
Archiva factura para la respectiva Unidad Apoyo Responsable Caja
11.
legalización de caja meno r. Administrativo. Menor.
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES POR CAJA MENOR
JEFES DE UNIDAD, DE GRUPO, JEFE DE UNIDAD DE APOYO
RESPONSABLE DE CAJA MENOR JEFE DE GRUPO ALMACÉN
ENFERMERAS ADMINISTRTIVO
SOLICITAN SUMINISTRO VERIFICA EXISTENCIAS

NECESARIO
BIEN EN
EXISTENCIA
SI
NO
VERIFICA POSIBILIDAD
COMPRA POR CAJA MENOR
COMPRA
CAJA
MENOR
NO
SI
ORDENA COTIZACIÓN
1
1
RECIBE COTIZACIÓN, VERIFICA

COMPRA X
CAJA MENOR
NO
SI
ENVÍA COTIZACIÓN HACE LA COMPRA Y ENVÍA EL ENVÍA FACTURA Y COPIA

RESPONSABLE CAJA MENOR INSUMO AL JEFE ALMACÉN INGRESO AL
RESPONSABLE CAJA
MENOR
ENTREGA INSUMO.
ARCHIVA FACTURA
LEGALIZA EGRESO
Figura 6
2.1.1.2.2 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES POR ORDEN DE COMPRA
Procedimiento mediante el cual se busca proveer a la empresa en forma oportuna

de elementos que pueden ser adquiridos mediante compra directa, sin que medie
contrato con formalidades plenas con el proveedor.
Cuadro 4
Con la cotización diligencia Jefe de Almacén, Jefe
1. ficha de solicitud de CDP para Almacén. Unidad Apoyo
autorización por Gerencia. Administrativo.
Radica internamente le ficha
2. Almacén. Auxiliar Administrativo.
solicitud CDP.
Remite solicitud de CDP a
Gerencia.
Entrega solicitud a Gerencia
4. firma de recibido, en libro de Gerencia. Secretaria Gerencia.
radicación.
4.1 Firma solicitud de CDP. Gerencia. Gerente.
Remite solicitud de CDP a Gerencia. Secretaria Gerencia.
4.2
presupuesto .
Recibe solicitud de CDP junto Presupuesto. Jefe de Presupuesto.
4.3
con cotización.
4.4 Expide CDP. Presupuesto. Jefe de Presupuesto.
Envía CDP junto con la
4.5 cotización a la oficina de Presupuesto. Jefe de Presupuesto.
Almacén
Recibe CDP junto con
cotización.
Revisa CDP que coincida con lo
6. Almacén. Auxiliar Administrativo
solicitado.
Elabora orden de compra con
original y tres copias para:
Original y copia para la
elaboración de la orden de
pago.
Segunda copia para el
proveedor
Tercera copia para archivo.
8. Radica orden de compra. Almacén. Auxiliar Administrativo.
8.1 Firma libro radicación recibido. Gerencia. Secretaria Gerencia.
8.2 Firma orden de compra. Gerencia. Gerente.
Envía orden de compra firmada
8.3 a Presupuesto para su registro Gerencia. Secretaria Gerencia.
en compromisos.
Envía al Almacén la orden de
8.4 compra con el respectivo Presupuesto. Jefe de Presupuesto.
registro en compromisos.
Recibe de presupuesto orden de
9 compra con registro en Almacén. Auxiliar Administrativo.
compromiso
Archiva copia de orden de Almacén. Auxiliar Administrativo.
9.1
compra
Entrega al Jefe de Grupo de
9.2 Almacén las ordenes de compra Almacén. Auxiliar Administrativo.
para su respectivo seguimiento.
Envía fax de la orden de compra
Jefe de Grupo
10 al proveedor o entrega copia en Almacén.
Almacén.
el caso de proveedores locales.
Figura 7
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR ORDEN DE COMPRA
JEFE GRUPO ALMACÉN Y DE
AUXILIAR
UNUIDAD DE APOYO SECRETARIA GERENCIA GERENTE JEFE PRESUPUESTO
ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO
CON LA COTIZACIÓN RADICA SOLICITUD RECIBE, RADICA Y FIRMA SOLICITUD

SOLICITA CDP CDP ENTREGA CDP A CDP
GERENTE
RECIBE SOLICITUD
REMITE SOLICITUD REMITE SOLICITUD A CDP Y COTIZACIÓN
CDP A GERENCIA PRESUPUESTO
EXPIDE CDP
RECIBE CDP Y ENVÍA CDP Y

COTIZACIÓN COTIZACIÓN AL
ALMACÉN
REVISA COINCIDA
CDP - SOLICITADO
ELABORA ORDEN FIRMA LIBRO

COMPRA, CC: PAGO, RADICACIÓN
PROVEEDOR,
ARCHIVO
ENVÍA ORDEN
ENVÍA ORDEN DE FIRMA ORDEN DE COMPRA Y REGISTRO
RADICA ORDEN DE COMPRA A COMPRA EN COMPROMISOS AL
COMPRA PRESUPUESTO ALMACÉN
1
1
RECIBE ORDEN DE
COMPRA Y REGISTRO
EN COMPROMISO
ARCHIVA COPIA DE
ORDEN DE
COMPRA
ENTREGA ENTREGA ORDEN

COPIA AL COMPRA A JEFE
PROVEEDOR ALMACÉN

2.1.1.2.3 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES POR CONTRATO CON
FORMALIDADES PLENAS
Cuadro 5
1. El comité de compras define la
Comité de
adquisición por contrato con Gerencia.
compras.
formalidades.
2. Solicita reserva presupuestal la cual
Gerencia. Gerente.
debe ir firmada por el Gerente.
3. Envía a la oficina de presupuesto junto
Gerencia. Gerente.
con cotización.
4. Expide reserva presupuestal Jefe de
Presupuesto.
Presupuesto.
5. Envía la reserva presupuestal junto con Jefe de
Presupuesto.
la cotización a la Gerencia. presupuesto .
6 Remite la cotización con el CDP al Gerente.
Gerencia.
Asesor Jurídico.
7. Elabora la minuta de contrato . Jurídica. Jurídico.
8. Remite la minuta de contrato a
Jurídico. Jurídico.
Gerencia.
9. Revisa minuta modifica o firma. Gerencia. Gerente.
10. Envía al Proveedor para que lo firme y
adquiera la respectiva póliza y demás Gerencia. Gerente.
requisitos de ley.
11. Recibe contrato con firma del
Proveedor y demás requisitos (pólizas, Gerencia. Gerente.
publicación en diario oficial).
12. Firma aceptación de póliza . Gerencia. Gerente.
13. Duplica el contrato. Secretaria de
Gerencia.
Gerencia.
14. Envía copia a Financiera, Almacén y Secretaria de
Proveedor. Gerencia. Gerencia.
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR CONTRATO CON FORMALIDADES PLENAS
COMITÉ DE COMPRAS GERENTE JEFE PRESUPUESTO JURÍDICO SECRETARIA GERENCIA
DEFINE COMPRA CFP SOLICITA RESERVA

PRESUPUESTAL
ENVÍA RP Y COTIZACIÓN EXPIDE RESERVA

PRESUPUESTAL
REMITE COTIZACIÓN + ENVÍA RP Y COTIZACIÓN

CDP AL JURÍDICO A GERENCIA
ELABORA MINUTA DE
CONTRATO
REVISA MINUTA, REMITE MINUTA A

MODIFICA O FIRMA GERENCIA
ENVÍA AL PROVEEDOR
PARA FORMALIDADES
RECIBE CONTRATO CON DUPLICA CONTRATO

FORMALIDADES
FIRMA ACEPTACIÓN ENVÍA COPIAS A

PÓLIZA FINANCIERA, ALMACÉN
Y PROVEEDOR.
Figura 8
2.1.1.3 PROCESO DE INGRESOS
DEPENDENCIA: Grupo Almacén
UNIDAD FUNCIONAL: Unidad de Apoyo Administrativo
NOMBRE DEL PROCESO: Ingresos.
RESPONSABLE DEL PROCESO: Jefe Grupo Almacén
NOMBRE DEL PROCESO: Ingresos.
PROPOSITO DEL PROCESO: El recibo de bienes en el almacén se registrará

con el comprobante de entrada, enumerado en consecutivo.
PRODUCTO: Bienes ingresados.
CLIENTE:
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO:
1. Ingreso por compra de bienes.
2. Ingreso por traspaso u obsequio.
3. Ingreso por bienes recibidos en préstamo o comodato.
4. Ingreso por reposición.
5. Ingreso por sobrante de inventario.
6. Ingreso por desmantelamiento de equipos.
7. Ingreso por devolución de bienes en uso o reintegrados.
8. Ingreso por compra de caja menor.

2.1.1.3.1 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR COMPRA DE BIENES
Cuadro 6
Hace entrega de los elementos de
1. acuerdo a lo pactado en la orden de Proveedor. Proveedor.
compra o contrato formal.
Recibe del proveedor junto con la
factura y copia del contrato u orden de
compra los elementos, quien ordena al
bodeguero efectuar la respectiva
verificación, que los elementos
coincidan con lo relacionado en los
documentos en cuanto a cantidad,
calidad y marcas, presentación, fecha
de vencimiento y estado del producto,
los cuales serán supervisados Jefe Grupo
2. Almacén.
posteriormente por el Jefe de Grupo de Almacén.
Almacén. Cuando se trata de
elementos con especificaciones
técnicas especiales o equipos
sofisticados, se requerirá la presencia
de un técnico o profesional idóneo
para el caso o interventor, quien
elaborará un acta de recibo en la que
dejará constancia que los bienes son
los requeridos por la empresa.
3. Firma copia de la factura. Bodega. Bodeguero.
Informa al Jefe de almacén resultado
4. de la recepción y entrega factura. Bodega. Bodeguero.
Ordena elaborar el documento de Jefe Grupo

5. Almacén.
ingreso. Almacén.
Elabora el ingreso en original y tres
copias, así:
Original y copia para la elaboración de
Auxiliar
6. la orden de pago Almacén.
Administrativo.
Segunda copia para archivo de cuenta
de almacén
Tercera copia para contabilidad.
Jefe Grupo
7. Revisa y firma documento del ingreso. Almacén.
Almacén.
Radica el ingreso para la oficina de
elaboración de orden de cuentas, el
cual debe ir acompañado de original y
Auxiliar
9. copia de la orden de compra o Almacén.
Administrativo
contrato, original y copia de factura y
original del CDP cuando se está
causando el valor total de la compra.
Registra en Kárdex manual con copia Auxiliar
10. Almacén.
del ingreso. Administrativo.
Archiva copia del ingreso con copia de Auxiliar
11. Almacén.
factura. Administrativo.
Fuente: Manual de procesos y procedimientos del Hospital de Yopal ESE. 2.003.
PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR COMPRA DE BIENES
PROVEEDOR JEFE GRUPO ALMACÉN BODEGUERO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECIBE ELEMENTOS CON FACTURA

ENTREGA ELEMENTOS SEGÚN Y COPIA DE CONTRATO. ORDENA
PACTADO EN ORDEN DE FIRMA COPIA DE LA FACTURA.
VERIFICIÓN SEGÚN PROTOCOLOS
COMPRA O CONTRATO
ORDENA ELABORAR INFORMA AL JEFE ALMACÉN

DOCUMENTO DE INGRESO RESULTADO DE RECEPCIÓN Y
ENTREGA FACTURA
ELEBORA INGRESO C. C. PARA

PAGO, ARCHIVO Y
CONTABILIDAD
REVISA Y FIRMA DOCUMENTO

DE INGRESO RADICA INGRESO PARA
ELABORACIÓN DE CUENTA CON
ORDEN COMPRA, FACTURA Y CDP
ENTREGA INGRESO FIRMADO A

AUXILIAR PARA DISTRIBUCIÓN
Y ARCHIVO
REGISTRA KARDEX MANUAL
CON COPIA DE INGRESO
ARCHIVA COPIA DE
INGRESO CON COPIA DE
FACTURA
Figura 9
2.1.1.3.2 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR TRASPASO U OBSEQUIO:
Existe donación cuando una persona natural o jurídica, por voluntad propia y de
manera gratuita e irrevocable, transfiere a favor del Hospital de Yopal ESE, la
propiedad de un bien que le pertenece, previa aceptación.
Cuadro 7
El Jefe de Almacén recibe Gerencia, Gerente y
notificación o documento que Subgerencia, o Subgerente de
1.
haga sus veces de donación o interesado en la Recursos.
traspaso. donación.
Recibe y verifica condiciones
2. de la mercancía o acuerdan Almacén. Jefe Grupo Almacén.
fecha de recibo.
Elabora acta de recibido de los
elementos, especificando las
condiciones de los mismos, con
3. Almacén. Jefe Grupo Almacén.
el valor suministrado por el
donante o asignado por los
participantes.
Firman acta de recibo de los Jefe Grupo Almacén
4. elementos. Almacén. Jefe Unidad Apoyo
Administrativo.
Asigna el Nº de placa de
identificación para el caso de
5. los devolutivos Almacén. Bodeguero.
bienes
donados.
Elabora ingreso con original
Auxiliar
6. para archivo de almacén, copia Almacén.
Administrativo.
para contabilidad.
Registra en kárdex con copia Auxiliar
7. Almacén.
del ingreso. Administrativo.
Archiva en la cuenta de Almacén. Auxiliar
8.
almacén. Administrativo
PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR TRASPASO U OBSEQUIO
JEFE GRUPO ALMACÈN Y
GERENTE Y SUGERENTE DE
JEFE GRUPO ALMACÈN JEFE UNIDAD APOYO BODEGUERO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECURSOS
ADMINISTRATIVO
RECIBE DOCUMENTO DE
DONACIÒN O TRAPASO
RECIBE Y VERIFICA
CONDICIONES DE LA
MERCANCÌA, ACUERDA
FECHA DE RECIBO
ELABORA ACTA RECIBIDO, FIRMAN ACTA DE ASIGNA Nº DE PLACA ELABORA INGRESO CON
ESPECIFICA CONDICIONES DE RECIBIDO DE LOS SI ES ELEMENTO COPIAS A ARCHIVO Y
RECEPCIÒN, TASA VALOR
SEGÙN RPRECIOS ELEMENTOS DEVOLUTIVO CONTABILIDAD
COMERCIALES
REGISTRA EN KARDEX
CON COPIA DE INGRESO
ARCHIVA EN LA
CUENTA DEL
ALMACÈN
Figura 10
2.1.1.3.3 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR BIENES RECIBIDOS EN
PRÉSTAMO O COMODATO: Se entiende que hay un préstamo cuando se recibe
un bien de otra entidad pública para que temporalmente el Hospital de Yopal ESE,
haga uso de él, con la obligación de devolverlo.
Cuadro 8
Envía al Jefe de Grupo de
Almacén un convenio de Gerencia,
Gerente, Subgerente
préstamo o Comodato, en el cual Subgerencia.
1. de Recursos ,
se detallan y especifican los Entidad
Entidad Interesada
elementos y el tiempo de Interesada.
duración del préstamo.
Coordina el recibo de los bienes. Jefe Grupo
2. Almacén.
Almacén.
Recibe y verifica el estado de los
bienes, los cuales deben coincidir
Jefe Grupo
3. con las especificaciones Almacén. Almacén.
relacionadas en el convenio de
comodato.
Asigna plaqueta la cual identifica Auxiliar
4. Almacén.
la procedencia del bien. Administrativo.
Realiza ingreso al Almacén el
cual es procesado en el programa
de CNT especial para bienes en Auxiliar
5. Almacén.
comodato, con original para Administrativo.
archivo de Almacén, copia del
convenio para contabilidad.
Envía copia ingreso con copia de Auxiliar
6. Almacén.
convenio para contabilidad. Administrativo.
Registra en kárdex manual con Auxiliar.
7. Almacén.
el original del ingreso. Administrativo.
Archiva en la cuenta de almacén. Auxiliar
9. Almacén.
Administrativo.
PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR BIENES RECIBIDOS EN PRÈSTAMO O COMODATO
GERENTE, SUGERENTE DE RECURSOS Y ENTIDAD
JEFE GRUPO ALMACÉN AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INTERESADA
COORDINA EL RECIBO DE LOS BIENES

ENVÍAN AL JEFE DE GUPO
ALMACÉN
ENVÍAN CONVENIO
AL JEFE GRUPODE
PRÉSTAMO
ALMACÉN DETALLADO
CONENIO DE
PRÉSTAMO DETALLADO
RECIBE Y VERIFICA EL ESTADO DE LOS ASIGNA PLAQUTA PARA IDENTIFICAR

BIENES DE ACUERDO AL CONVENIO DE PROCEDENCIA DEL ELEMENTO EN
PRÉSTAMO PRÉSTAMO
ELEBORA EL DOCUMENTO DE INGRESO,

COPIA ARCHIVO Y CONTABILIDAD.
ENVÍA COPIA DE INGRESOA

CONTABILIDAD.
REGISTRA EN KARDEX CON EL ORIGINAL

DE INGRESO.
ARCHIVA EN LA CUENTA DE
ALMACÉN
Figura 11
2.1.1.3.4 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR REPOSICIÓN: Efectuar el
ingreso físico de bienes devolutivos cuando son perdidos o averiados y se
reponen por parte del funcionario, si al final de un inventario y un proceso de
investigación se determinó que el funcionario es el responsable de reponer el bien.
De la compañía de seguros después de aceptar la reposición de los bienes, en
caso de hurto, incendio o terremoto.
Cuadro 9
Autoriza al Jefe de Grupo de
Almacén para recibir y dar ingreso a
los bienes dados en reposición. Con
Gerencia, Unidad Gerente, Jefe
la autorización debe ir: Cuando es
1. Apoyo unidad Apoyo
de la compañía de seguros, oficio
informando la reposición. Cuando es
del funcionario, documento que
indique la responsabilidad.
Recibe los bienes del responsable Jefe Grupo
2. Almacén.
de la reposición. Almacén.
Verifica y asigna plaqueta a los
3. Almacén. Bodeguero.
bienes dados en reposición.
Elabora documento de ingreso así:
copia del ingreso y copia de los Auxiliar
4. demás documentos para Almacén.
Administrativo.
contabilidad. Original y copia para
archivo de almacén.
Firma el documento de ingreso. Jefe Grupo
5. Almacén.
Almacén.
Registra en Kárdex manual. Auxiliar
6. Almacén.
Administrativo.
Archiva original del documento
acompañado de los demás Auxiliar
7. Almacén.
documentos relacionados en el ítem Administrativo.
No. 4 en la cuenta de almacén.
PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR REPOSICIÓN
GERENTE Y JEFE UNIDAD APOYO
JEFE GRUPO ALMACEN AUXILIAR DE ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRATIVO
AUTORIZAN POR ESCRITO AL JEFE

GRUPO ALMACÉN PARA RECIBIR E RECIBE LOS BIENES DEL RESPONSABLE VERIFICA Y ASIGNA PLAQUETA A LOS
INGRESAR ELEMENTOS EN DE LA REPOSICIÓN BIENES DADOS EN REPOSICIÓN
REPOSICIÓN
ELABORA INGRESO CON COPIA PARA

FIRMA DOCUMENTO DE INGRESO
ARCHIVO Y CONTABILIDAD
REGISTRA EN KARDEX MANUAL
ARCHIVA DOCUMENTACIÓN
RELACIONADA EN CUENTA ALMACÉN
Figura 12
Fuente: Trabajo de campo
2.1.1.3.5 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR SOBRANTES DE INVENTARIO:
Hay sobrante de inventario cuando se encuentra que el número de unidades es
superior al que muestra la tarjeta de kárdex de almacén. El jefe de grupo de
almacén debe coordinar el inventario, cada 6 meses. También se pueden obtener
al realizar pruebas selectivas
Cuadro 10
Esclarece las causas de los
sobrantes y elabora acta, Jefe Grupo Almacén,
Almacén, Control
con características de las Jefe de Control Interno,
Interno, Revisor
1. unidades, precios tomados Fiscal, Subgerente Revisor Fiscal, Jefe de
de compras anteriores o unidad de apoyo
de Recurso.
tasados por una persona Administrativo.
idónea.
Recibe del funcionario
responsable copia de acta.
Ordena dar ingreso a los
bienes y egreso a nombre
del funcionario que posee
el bien.
Para el caso de bienes
4. devolutivos se debe colocar Almacén. Bodeguero.
plaqueta de identificación.
5. Elabora Ingreso a almacén. Almacén. Auxiliar de Almacén.
Firma documento de
ingreso.
Firma de documento de
7. Responsable del bien.
egreso.
Envía copia de ingreso, de
8. acta y de egreso a Almacén. Jefe Grupo Almacén.
contabilidad
Registra en Kárdex el
ingreso y egreso
Archiva original del ingreso
y egreso
PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR SOBRANTES DE INVENTARIO
JEFE GRUPO ALMACÉN, CONTROL
INTERNO, REVISOR FISCAL, JEFE JEFE GRUPO ALMACÉN AUXILIAR ADMINISTRATIVO RESPONSABLE DEL BIEN
UNIDAD APOYO ADMINISTRATIVO
ESTABLECEN CAUSAL DE RECIBE COPIA DEL ACTA

SOBRANTE, ELABORAN
ACTA, ASIGNAN VALOR
ORDENA INGRESO DE LOS COLOCA PLAQUETA DE

ELEMENTOS IDENTIFICACIÓN DEL
ELEMENTO
FIRMA DOCUM ENTO DE

INGRESO ELABORA INGRESO DE
ELEMENTOS
ENVÍA COPIAS DE INGRESO, REGISTRA EN KARDEX

EGRESO Y ACTA A INGRESO Y EGRESO
CONTABILIDAD FIRMA DOCUMENTO DE
EGRESO
ARCHIVA DOCUMENTOS
Figura 13
2.1.1.3.6 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR DESMANTELAMIENTO DE
EQUIPOS: Se produce cuando se ha dado de baja un equipo inservible y partes
del mismo son reutilizables en la reparación o mantenimiento de equipos similares.
Cuadro 11
Solicita a la persona idónea la
revisión de los equipos dados Gerente, Jefe Grupo
1. de baja e informe de los Almacén, Jefe Recursos
repuestos sensibles de ser Físicos.
reutilizados.
Informa qué repuestos son Jefe de Mantenimiento,
2. susceptibles de extraer para Ingeniera Biomédica,
reutilizarlas. Técnico en Sistemas.
Extrae los repuestos de los
3. Ingeniería . Ingeniera Biomédica.
equipos.
Entrega al Jefe Grupo Almacén
4. los repuestos y el listado con Ingeniaría . Ingeniera Biomédica.
precio sugerido de ingreso.
Elabora Ingreso a almacén de
los bienes relacionados en el
documento enviado por la
Ingeniera Biomédica.
6. Firma documento de ingreso Almacén. Jefe Grupo Almacén.
Envía copia de ingreso con
copia del acta o documento
que haya hecho llegar la
persona idónea.
8. Registra en Kárdex el ingreso. Almacén. Auxiliar Administrativo.
Envía a contabilidad copia del
ingreso con copia del
ingeniera Biomédica.
Archiva en la cuenta mensual
original del ingreso.
PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR DESMANTELAMIENTO DE EQUIPOS
GERENTE, JEFE GRUPO JEFE MANTENIMIENTO,
ALMACÉN, JEFE RECURSOS INGENIERA BIOMÉDICA, INGENIERA BIOMÉDICA AUXILIAR DE ALMACÉN JEFE GRUPO ALMACÉN
FÍSICOS TÉCNICO EN SISTEMAS
RINDEN INFORME EXTRAE ELEMENTOS

SOLICITAN REVISIÓN ELEMENTOS REUTILIZABLES,
ELEMENTOS A DAR REUTILIZABLES Y DE ELABORA ACTA
DE BAJA BAJA
ENTREGA AL JEFE ELABORA INGRESO

GRUPO ALMACÉN FIRMA DOCUMENTO
DE ELEMENTOS
REUTILIZABLES, INGRESO
ACTA, TASA VALOR
REGISTRA EN
KERDEX INGRESO ENVÍA COPIA
INGRESO Y ACTA DE
ELEMENTOS
REUTILIZABLES
ARCHIVA COPIA DEL ENVÍA COPIA DE

INGRESO INGRESO A
CONTABILIDAD
Figura 14
2.1.1.3.7 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR DEVOLUCIÓN DEBIENES EN
USO O REINTEGRADOS: El objetivo es reintegrar los elementos devolutivos en
servicio, servibles o inservibles entregados a los funcionarios para el desempeño
de sus funciones.
Cuadro 12
Recibe del funcionario responsable de
los elementos, el bien o los bienes junto
con un oficio en el que se explican las
causas de la devolución; en el que se Jefe Grupo
1. Almacén.
debe relacionar nombre del bien, Almacén.
cantidad, marca, número de inventario
nombre del responsable con su
respectiva identificación.
Verifica que estos bienes no estén Jefe Grupo
2. Almacén.
siendo solicitados en otra dependencia. Almacén.
Una vez verificado lo anterior y
comprobando que no se necesitan en
Jefe Grupo
3. otra dependencia coordina el retiro de Almacén. Almacén.
los bienes y ordena la elaboración del
documento de reintegro.
Elabora el documento de ingreso por
reintegro a almacén en original y copia: Auxiliar
4. Ø Primera copia para contabilidad Almacén. Administrativo.
Ø Original para archivo almacén.
Con base en el documento de reintegro
Auxiliar
5. se hace el descargue de los inventarios Almacén.
Administrativo.
de la dependencia.
Archiva reintegro. Auxiliar
6. Almacén.
Administrativo.
PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR DEVOLUCIÓN DE BIENES EN USO O REINTEGRADOS
RECIBE EL BIEN EN ELABORA INGRESO, COPIAS

DEVOLUCIÓN CON OFICIO ARCHIVO Y CONTABILIDAD
DETALLADO
VERIFICA QUE LOS DEVOLUTIVOS DESCARGA LOS ELEM ENTOS DEL

NO SE REQUIREN EN OTRA INVENTARIO DE LA DEPENDENCIA
DEPENDENCIA
REQUERIDOS ARCHIVA REINTEGRO
SI
NO
COORDINA RETIRO DE
ELEMENTOS, ORDENA
ELABORACIÓN REINTEGRO
Figura 15
2.1.1.3.8 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR COMPRA DE CAJA MENOR:
Cuando se adquieren elementos que la empresa los considera devolutivos deben
ser ingresados por almacén para lo cual el funcionario encargado del manejo de
caja menor debe hacer llegar a la oficina de almacén los bienes junto con la
factura para su respectivo trámite.
Cuadro 13
Recibe del funcionario responsable

Jefe Grupo
1. del manejo de caja menor, junto con el Almacén.
Almacén.
bien original y dos copias de factura.
Verifica que el bien coincida con lo Jefe Grupo
2. Almacén.
facturado. Almacén.
Coloca plaqueta de identificación
interna del bien.
Ordena al Auxiliar Administrativo
elaborar los documentos de ingreso y
egreso en original y copia:
4. Original para archivo de Almacén y Almacén. Jefe Grupo.
registro en kárdex
Copia con copia de factura para
contabilidad.
Se remite el comprobante de salida
Jefe Grupo
5. para la firma del jefe de la Almacén.
Almacén.
dependencia que recibe el bien.
Envía copia a contabilidad del ingreso Jefe Grupo
6. Almacén.
y egreso del bien. Almacén.
Archiva . Auxiliar
7. Almacén.
Administrativo.

PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR COMPRA DE CAJA MENOR
JEFE GRUPO ALMACÉN BODEGUERO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECIBE ELELEMENTO CON

FACTURA Y DOS COPIAS
VERIFICA QUE EL BIEN COINCIDA COLOCA PLACA DE

IDENTIFICACIÓN
CON LO FACTURADO
ORDENA AL AUX. ADM.

ELABORAR INGRESO Y EGRESO
CON COPIASPARA ARCHIVO Y
CONTABILIDAD
REMITE SALIDA A JEFE

DEPENDENCIA RECEPTORA DEL
ELEMENTO
ARCHIVA DOCUMENTOS
ENVÍA COPIA A CONTABILIDAD
DE INGRESO Y EGRESO
Figura 16
2.1.1.4 PROCESO DE RECEPCIÓN
DEPENDENCIA: Suministros e Inventarios
UNIDAD FUNCIONAL: Unidad Apoyo Administrativo
NOMBRE DEL PROCESO: Recepción de elementos
RESPONSABLE DEL PROCESO: Bodeguero
PROPOSITO DEL PROCESO: Recibir de manera apropiada previa verificación los

bienes que ingresen al Hospital de Yopal ESE. Garantizar la preservación del los
elementos y equipos adquiridos de acuerdo a las normas establecidas para el
almacenamiento.
PRODUCTO: Elementos recibidos y almacenados.
CLIENTE: Almacén
PROCEDMIENTO DEL PROCESO:
1. Verificación y conteo.
2. Almacenamiento.
2.1.1.4.1 PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN Y CONTEO
Cuadro 14
Recibe del proveedor o l s bienes junto
con la respectiva factura los cuales
debieron ser previamente requeridos
mediante orden de compra o contrato.
Verifica los bienes de consumo con la
factura y la orden de compra o contrato
2. los cuales deben cumplir todos los Almacén. Bodeguero.
requisitos y cantidades descritas en la
orden de compra o contrato.
Firma la factura con fecha y hora de
3. recibo indicando que todo está en Almacén. Bodeguero.
perfectas condiciones.
4. Reporta la recepción al Jefe de Grupo Almacén. Jefe Grupo
de Almacén quien en un término no Almacén.
mayor a un día la verificará.
Para el caso de los bienes devolutivos
que se consideren de tecnología
especial deben ser recibidos
personalmente por el Jefe de Grupo de
Almacén, el Ingeniero Biomédico, el Jefe Grupo
5. Almacén.
Técnico en Sistemas o en su defecto Almacén.
una persona idónea según sea el caso,
igualmente se suscribirá un acta en la
que conste que los bienes son recibidos
satisfactoriamente.
Con copia del acta ordena el ingreso a Jefe Grupo
6. Almacén.
Almacén. Almacén.
PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN Y CONTEO
BODEGUERO JEFE DE GRUPO ALMACÉN
RECIBE LOS ELEMENTOS REQUERIDOS

CON FACTURA
VERIFICA LOS ELEMENTOS, FIRMA

FACTURA. VERIFICA QUE SE
CUMPLAN REQUISITOS DE LEY
REPORTA AL JEFE GRUPO ALMACÉN

FIRMA FACTURA Y RECIBIDO LA RECEPCIÓN PARA SER
CONFORME VERIFICADA
PARA DEVOLUTIVOS Y ELEMENTOS

DE ALTA TECNOLOGÍA VERIFICAN EL
JEFE ALMACÉN, INGENIERO
BIOMÉDICO, SISTEMAS. ACTA
ORDENA INGRESO AL ALMACÉN CON

COPIA DEL ACTA
Figura 17
2.1.1.4.2 PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO
Cuadro 15
Prepara el espacio asignado para el
almacenamiento de los insumos o
bienes a recibir de acuerdo a las
compras de cada mes.
Debe tener en cuenta la rotación de los
elementos para su almacenamiento, los
elementos que más se mueven se
deben ubicar de manera accesible.
Los estantes deben estar debidamente
limpios.
Deben estar debidamente rotulados los
4. lugares en los que se debe ordenar los Almacén. Bodeguero.
elementos.
Las cajas que no se van a ordenar en la
5. estantería deben colocarse en las Almacén. Bodeguero.
estibas dispuestas para ello.
6. Debe quedar fácil acceso. Almacén. Bodeguero.
PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO
BODEGUERO
PREPARA EL ESPACIO PARA

UBICAR LOS ELEMENTOS
ORDENA LOS ELEMENTOS DE ACUERDO A

SU ROTACIÓN
MANTIENE LOS ESTANTES LIMPIOS
DEBE ROTULAR LOS ESTANTES
COLOCA LAS CAJAS DE ELEMENTOS NO

DISPUESTOS EN ESTANTES EN ESTIVAS
DEBE QUEDAR FACIL ACCESO
Figura 18
2.1.1.5 PROCESO DE EGRESOS
DEPENDENCIA: Suministros e Inventarios.
UNIDAD FUNCIONAL: Unidad Funcional Apoyo Administrativo.
NOMBRE DEL PROCESO: Egreso.
RESPONSABLE DEL PROCESO: Jefe Grupo Almacén.
PROPOSITO DEL PROCESO: Proveer a las diferentes dependencias de la

empresa elementos o equipos necesarios para la prestación del servicio.
PRODUCTO: Egreso.
CLIENTE: Dependencia Hospital Yopal.
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO
1. Egreso por suministro de bienes a las dependencias.
2. Egresos de bienes dados en comodato o préstamo.
2.1.1.5.1 PROCEDIMIENTO DE EGRESO POR SUMINISTRO DE BIENES A LAS

DEPENDENCIAS
Cuadro 16
Recibe de las diferentes dependencias
1. en los cinco últimos días de cada mes Almacén. Jefe Grupo.
las solicitudes de pedidos.
Revisa y autoriza la requisición de
Jefe Grupo
2. acuerdo a los consumos del mes Almacén.
Almacén.
anterior.
Entrega a bodega la requisición Jefe Grupo
3. autorizada para el despacho de los Almacén. Almacén.
elementos.
4. Prepara los elementos a entregar. Bodega. Bodeguero.
Elabora el documento de egreso en
Auxiliar
5. original y dos copias: Almacén.
Administrativo.
Ø Original para archivo en la cuenta
de Almacén.
Ø Primera copia para el responsable
de los bienes.
Ø Segunda copia para contabilidad.
Entrega los elementos al funcionario
Auxiliar
6. responsable de recibirlos, haciendo Almacén.
Administrativo.
firmar el respectivo egreso.
Con el documento de egreso se Auxiliar
7. Almacén.
Registra en kárdex. Administrativo.
Archiva original del egreso con el
Auxiliar
8. original del pedido que hizo la Almacén.
Administrativo.
respectiva dependencia.
PROCEDIMIENTO DE EGRESO |POR SUMINISTRO DE BIENES A LAS DEPENDENCIAS
JEFE GRUPO ALMACÈN BODEGUERO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECIBE SOLICTUDES DE PEDIDOS

DE LAS DEPENDENCIAS
REVISA Y AUTORIZA LA REQUISICIÒN
ENTREGA A BODEGA REQUISICIÒN PREPARA LOS ELEMENTOS A ELABORA DOCUMENTO DE EGRESO,

PARA DESPACHO ENTREGAR C. C. RESPONSABLE DEL BIEN Y
CONTABILIDAD
ENTREGA ELEMENTOS A FUNCIONARIO

RECEPTOR DEL BIEN Y HACE FIRMAR
EGRESO
CON EL DOCUMENTO DE EGRESO

REGISTRA EN KARDEX
ARCHIVA EGRESO CON

DOCUMENTO DE PEDIDO
Figura 19
Fuente: trabajo de campo.
3 CÓMO DICEN LOS FUNCIONARIOS QUE EJECUTAN LOS PROCESOS
Se procede a entrevistar a los funcionarios responsables de los procesos para

obtener de ellos la información acerca de cómo ejecutan los mismos, pero sin
observarlos durante su ejecución.
Se elaboran cuadros comparativos en base a esta información, para contrastarla

con los procesos contenidos en el manual de la institución. Con la letra en color
negro se registran las tares y actividades, tal cual aparecen en el manual de
procesos de la institución y que no se modifican en el relato de los funcionarios
acerca de cómo ejecutan los procesos. En marrón se destacan las tareas y
actividades que no coinciden con el manual, pero que dicen ser ejecutadas por los
funcionarios en desarrollo de la secuencia de los procesos. Se elaboran los
respectivos flujogramas.
3.1 PROCESO FORMAS DE ADQUISICIÒN
3.1.1 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES DE POCA ROTACIÓN
Cuadro 17
N ACTIVIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE
Hacen pedidos periódicos de Jefe Grupo, Jefe
Todas las
1. elementos necesarios para el servicio. Unidad,
dependencias.
Enfermeras Jefes.
Recibe y digita pedidos. Entrega
Unidad de
2. solicitud de pedidos al Auxiliar Secretaria Unidad.
internación.
Administrativo del almacén.
Recibe la solicitud y firma con fecha Auxiliar
3. Almacén.
Entrega al Jefe de Grupo de Almacén. Auxiliar
4. Almacén.
Administrativo.
Recibe y revisa la solicitud. Jefe Grupo
5. Almacén.
Almacén.
Ordena verificar existencias. Si el
elemento solicitado existe, ordena Jefe Grupo
6. Almacén.
despachar pedido, de lo contrario Almacén.
continúa con el procedimiento.
Cotiza telefónicamente. Jefe Grupo
7. Almacén.
Almacén.
Recibe cotizaciones, mínimo de tres. Jefe Grupo
8. Almacén.
Almacén.
y autorizan inclusión en el plan de
previsto allí y determinan el
Comité de
contrato con formalidades aunque
estatuto de contratación) .
ENFERMERAS JEFES,
AUXILIAR DE
JEFES DE GRUPO, JEFES SECRETARIA DE UNIDAD JEFE DE GRUPO ALMACÉN COMITÉ DE COMPRAS
ADMINISTRACIÓN
DE UNIDAD
HACEN PEDIDOS
PERIÓDICOS DE RECIBE Y DIGITA RECIBE Y REVISA LA
RECIBE PEDIDO
INSUMOS Y PEDIDO. SOLICITUD
SUMINISTROS
ENTREGA SOLICTUD ORDENA VERIFICAR

A JEFE ALMACÉN EXISTENCIAS
HAY BIEN
SI
NO
COTIZA
TELEFÓNICAMENTE
RECEPCIONA
ANALIZA
COTIZACIÓNES
COTIZACIÓNES Y
DEFINE COMPRA
Figura 20
3.1.2 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES POR STOCK MÍNIMO
Cuadro 18
Ordena verificar elementos existentes Almacén. Jefe Grupo
1.
Hace verificación y elabora relación de Almacén. Bodeguero.
2. elementos con stock mínimo en
bodega.
3. Elabora relación definitiva . Almacén. Bodeguero.
Recibe y analiza listado de elementos Almacén. Jefe Grupo
4.
próximos a agotarse. Almacén.
Determina cantidades de compra. Almacén. Jefe Grupo
5.
Almacén.
Solicita cotizaciones. Almacén. Jefe Grupo
6.
Almacén.
Recibe y estudia cotizaciones. Comité de
7.
Compras.
Selecciona proveedor ordenan compra Comité de
8.
(contrato, orden de compra). Compras.
PROC EDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES POR STOCK MÍNIMO
JEFE GRUPO ALMACÉN BODEGUERO COMITÉ DE COMPRAS
ORDENA VERIFICCIÓN DE REALIZA VERIFICACIÓN Y LISTA

ELEMENTOS DE STOCK MÍNIMO PRELIMINAR
ELABORA RELACIÓN DEFINITIVA

RECIBE Y ANALIZA LISTADO
DETERMINA CANTIDADES DE
COMPRA
SOLICTA COTIZACIÓNES
ESTUDIA COTIZACIÓNES
DEFINE MODALIDAD DE
COMPRA, SELECCIONA
PROVEEDOR, ORDENA COMPRA
Figura 21
3.2.1 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES POR CAJA MENOR
Cuadro 19
Envía n solicitud del bien que sea Unidades Jefes Unidad,
1. necesario adquirir al Jefe Grupo Funcionales, Jefes de
Almacén. Enfermeras jefes. Enfermería .
Recibe y ordena verificar Jefe Grupo
existencias en bodega. Si hay Almacén.
existencias, ordena proceder a
2. Almacén.
iniciar egreso por suministro. Si no
hay existencias, continúa
procedimiento.
Verifica que el bien solicitado se Jefe Grupo
pueda adquirir por los rubros Almacén.
disponibles en caja menor. Si el
3. Almacén.
monto es superior, inicia
procedimiento diferente. De lo
contrario continúa procedimiento.
Ordena cotizar el elemento Jefe Grupo
4. Almacén.
solicitado. Almacén.
Recibe la cotización y verifica que Jefe Grupo
el valor del bien no sea mayor al Almacén.
máximo de compra autorizado por
5. la caja menor. Si el monto es Almacén.
mayor, inicia procedimiento
diferente, de lo contrario, continúa
con procedimiento establecido.
Envía solicitud y cotización al Jefe Jefe Grupo
6. Almacén.
de Unidad Administrativa. Almacén.
Revisa solicitud y cotización, las Jefe Unidad
Unidad Apoyo
7. aprueba, dando su visto bueno. Apoyo
Administrativo.
Administrativo.
Envía solicitud y cotización Jefe Unidad
Unidad de Apoyo
8. aprobadas al Responsable de Caja Apoyo
Administrativo.
Menor. Administrativo.
Revisa documentación, autoriza Responsable Caja
9. Almacén.
compra. Menor.
Envía documentación al Jefe Grupo Responsable Caja
10. Almacén.
Almacén. Menor.
Recibe documentación y ordena Jefe Grupo
11. compra del bien solicitado y Almacén. Almacén.
cotizado.
Si el bien es devolutivo, ordena Jefe Grupo
12. Almacén.
elaborar el correspondiente ingreso. Almacén.
Revisa ingreso elaborado y envía Jefe Grupo
copia de la factura y del ingreso al Almacén.
13. Almacén.
Responsable de Caja Menor para
archivo.
Ordena entregar bien al solicitante y Jefe Grupo
14. hacer firmar el egreso Almacén. Almacén.
correspondiente.
Ordena archivar factura y egreso. Jefe Grupo
15. Almacén.
Almacén.
JEFES DE UNIDAD, JEFES DE JEFE DE UNIDAD DE APOYO
JEFE DE GRUPO ALMACÉN RESPONSABLE DE CAJA MENOR
ENFERMERÍA ADMINISTRTIVO
SOLICITAN SUMINISTRO
RECIBE SOLICITUD ORDENA
NECESARIO
VERIFICAR EXISTENCIAS
BIEN EN
EXISTENCIA
SI
NO
VERIFICA POSIBILIDAD COMPRA

POR CAJA MENOR
COMPRA X CAJA
MENOR
NO
SI
ORDENA COTIZACIÓN

COMPRA X CAJA
MENOR
NO
SI
1
1
ENVÍA SOLICITUD Y COTIZACIÓN AL REVISA Y APRUEBA

JEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITUD YCOTIZACIÓN
ENVÍA LOS DOCUMENTOS A REVISA DOCUMENTACIÓN Y

RESPOSABLE CAJA MENOR AUTORIZA COMPRA
RECIBE DOCUMENTACIÓN Y ENVÍA DOCUMENTACIÓN AL

ORDENA COMPRA DEL BIEN JEFE GRUPO ALMACÉN
ORDENA ELABORAR INGRESO
REVISA INGRESO, ENVÍA COPIAS A

RESPONSABLE CAJA MENOR
ORDENA ENTREGAR BIEN Y HACER

FIRMAR EGRESO
ORDENA ARCHIVAR
FACTURA Y EGRESO
Figura 22
3.2.2 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES POR ORDEN DE SUMINISTRO
Cuadro 20
Realiza estudio previo de la Jefe Grupo
1. Almacén.
necesidad a suplir. Almacén.
Firma estudio previo de la
Jefe Grupo
2. necesidad a suplir y lo envía al Jefe Almacén.
Almacén.
de la Unidad Administrativa.
Envía el estudio previo revisado y Unidad Jefe Unidad
3.
aprobado al Jefe Grupo Almacén. Administrativa. Administrativa.
Recibe el estudio previo revisado y
Jefe Grupo
4. aprobado y ordena elaborar Almacén.
Almacén.
solicitud de CDP.
Recibe documentos y solicitud de Unidad Jefe Unidad
5.
CDP, y autoriza su expedición. Administrativa. Administrativa.
Envía la documentación con la
Unidad Jefe Unidad
6. solicitud aprobada de CDP al Jefe
Administrativa. Administrativa.
de Presupuesto .
Recibe la documentación y solicitud Jefe de
7. Presupuesto.
de CDP. Ordena expedir CDP. Presupuesto.
Recibe la documentación con el
CDP. Solicita al Proveedor Jefe Grupo
8. Almacén.
documentación, según requisitos de Almacén.
ley.
Recibe del Proveedor la Jefe Grupo
9. Almacén.
documentación requerida. Almacén.
Revisa la documentación y la envía Jefe Grupo
10. Almacén.
al Jurídico. Almacén.
Recibe la documentación, la revisa
11. y verifica que esté ajustada a los Jurídica. Jurídico.
requisitos de ley.
Ordena elaborar minuta de orden
12. Jurídica. Jurídico.
de compra.
Revisa minuta de orden de compra
13. Jurídica. Jurídico
elaborada y la firma.
Ordena trasladar la documentación
a la Gerencia.
Recibe documentación y orden de
15. compra, ordena su radicación revisa Gerencia. Gerente.
y firma.
16. Ordena traslado de documentación Gerencia. Gerente.
y orden de compra firmada a
Presupuesto para registro
presupuestal.
Recibe documentación de compra
Jefe de
17. firmada y ordena elaborar registro Presupuesto
Presupuesto.
presupuestal.
Ordena traslado de documentación,
Jefe de
18. orden de compra y registro Presupuesto.
Presupuesto.
presupuestal al Jurídico.
Recibe la documentación y la
duplica.
Ordena archivar los originales en
20. jurídica y enviar las copias al Jefe Jurídica. Jurídico.
Grupo Almacén.
Recibe la documentación, entrega
Jefe Grupo
21. copia de orden de suministro al Almacén.
Almacén.
proveedor.
Ordena archivar la documentación Jefe Grupo
22. Almacén.
en el archivo del Almacén. Almacén.
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓNES POR ORDEN DE SUMINISTRO
JEFE UNIDAD
JEFE GRUPO ALMACÉN JEFE PRESUPUESTO JURÍDICO GERENTE
ADMINISTRATIVA
ESTUDIO PREVIO DE LA
NECESIDAD A SUPLIR
FIRMA ESTUDIO. LO ENVÍA ESTUDIO

ENVÍA AL JEFE UNIDAD APROBADO AL JEFE
ADMINISTRATIVA GRUPO ALMACÉN RECIBE Y REVISA
LOS DOCUMENTOS
RECIBE ESTUDIO RECIBE SOLICITUD CDP Y

APROBADO. ORDENA DOCUMENTOS AUTORIZA ORDENA ELABORACIÓN
ELABORAR SOLICITUD EXPEDICIÓN CDP DE MINUTA DE ORDEN
CDP DE COMPRA
ENVÍA DOCUMENTOS Y RECIBE DOCUMENTOS Y

SOLICTUD APROBADA SOLICITUD APROBADA REVISA MINUTA Y LA
CDP, ORDENA. EXPEDIR
CDP A PRESUPUESTO FIRMA
CDP
RECIBE DOCUMENTOS,
RECIBE DEL ORDENA TRASLADO ORDEN DE COMPRA,
PROVEEDOR DE DOCUMENTOS A ORDENA RADICAR,
REVISA Y FIRMA
DOCUMENTOS DE LEY GERENCIA
RECIBE CDP SOLIICTA

AL PROVEEDOER ORDENA TRASLADAR
DOCUMENTOS DE LEY DOCUMENTOS, ORDEN DE
COMPRA A PRESUPUESTO -
REGISTRO PRESUPUESTAL
REVISA DOCUMENTOS Y
LOS ENVÍA AL JURÍDICO
1
1
RECIBE DOCUMENTACIÓN
FIRMADA. ORDENA
ELAB ORAR RP
RECIBE ORDENA TRASLADO DE

DOCUM ENTACIÓN Y DOCUMENTOS, ORDEN DE
LA DUPLICA COMPRA Y RP A JURÍDICA
ORDENA ARCHIVAR
RECIBE DOCUMENTACIÓN,
ENTREGA ORDEN DE ORIGINALES Y ENVÍA
SUMINISTRO AL COPIAS AL ALMACÉN
PROVEEDOR
ENTREGA COPIA AL
PROVEEDOR
Figura 23
3.2.3 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES POR CONTRATO CON
FORMALIDADES PLENAS
Cuadro 21
El comité de compras define la
Comité de
1. adquisición por contrato con Gerencia.
Compras.
formalidades.
El jefe Grupo Almacén solicita al Jefe
Jefe Grupo
2. Unidad Administrativa la autorización Almacén.
Almacén.
de reserva presupuestal.
Jefe Unidad Administrativa autoriza Unidad Jefe Unidad
3.
solicitud de reserva presupuestal. Administrativa. Administrativa.
Recibe solicitud aprobada de reserva
Jefe Grupo
4. presupuestal y la envía a Almacén.
Almacén.
Presup uesto.
Recibe solicitud de reserva
Jefe de
5. presupuestal, realiza reserva Presupuesto.
Presupuesto.
presupuestal.
Ordena elaboración de CDP. Jefe de
6. Presupuesto.
Presupuesto.
Envía el CDP al Jefe Grupo
7. Presupuesto. Jefe Presupuesto.
Almacén.
Recibe CDP, informa al proveedor su Jefe Grupo
8. Almacén.
expedición. Solicita requisitos de ley. Almacén.
Recibe del proveedor documentación Jefe Grupo
9. Almacén.
para cumplir con requisitos de ley. Almacén.
Revisa y verifica que la
documentación aportada por el Jefe Grupo
10. Almacén.
proveedor esté ajustada a la ley. Si Almacén.
lo esta la envía a jurídica.
Recibe la documentación, revisa y
11. verifica. Si esta completa y se ajusta Jurídica Jurídico
a la ley procede al paso siguiente.
Si la documentación esta en regla, Jurídico.
12. Jurídica.
ordena la elaboración de la minuta.
Envía la minuta con la
documentación a Gerencia.
Recibe la documentación y la minuta,
14. Gerencia. Gerente.
la revisa y la firma.
Envía a presupuesto la minuta
15. firmada con la demás documentación Gerencia. Gerente.
para el registro presupuestal.
Realiza el registro presupuestal y

Jefe de
16. envía toda la documentación a Presupuesto.
Presupuesto.
Jurídica.
Recibe la documentación, la revisa y
17. contacta al proveedor para que Jurídica. Jurídico.
cumpla formalidades de ley.
Recibe del proveedor la
documentación requerida para
18. cumplir los documentos de ley Jurídica. Jurídico.
(pólizas, publicación en diario oficial,
impuestos etc.).
Revisa y verifica los documentos
aportados por el proveedor para
19. cumplir con los requisitos de ley. Si Jurídica. Jurídico.
están completos ordena elaborar la
aprobación de póliza.
Revisa la aprobación de póliza y
20. envía toda la documentación a Jurídica. Jurídico.
Gerencia.
Recibe y firma la aprobación de
póliza.
Envía la aprobación de póliza con los
22. demás documentos a jurídica. Gerencia. Gerente.
duplica.
Ordena archivar los originales y
24. envía copias al Jefe Grupo Almacén Jurídica. Jurídico.
y al proveedor.
Recibe copias de la documentación y
Jefe Grupo
25. espera el cumplimiento de lo pactado Almacén.
Almacén.
por parte del proveedor.
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES POR CONTRATO CON FORMALIDADES PLENAS
COMITÉ DE JEFE UNIDAD
JEFE GRUPO ALMACÉN JEFE DE PRESUPUESTO JURÍDICO GERENTE
COMPRAS ADMINISTRATIVA
DEFINE COMPRA SOLICITA AUTORIZACIÓN AUTORIZA

FORMALIDADES RESERVA PRESUPUESTAL SOLICITUD DE
PLENAS AL JEFE UNIDAD RESERVA
ADMINISTRATIVA PRESUPUESTAL
RECIBE SOLICITUD RP RECIBE SOLICITUD Y

APROBADA Y LA ENVÍA REALIZA RESERVA
A PRESUPUESTO PRESUPUESTAL
ORDENA
ELABORACIÓN DE
CDP
RECIBE CDP, SOLICITA ENVÍA EL CDP AL

AL PROVEEDOR JEFE GRUPO
CUMPLIR REQUISITOS ALMACÉN
VERIFICA AJUSTE DE
RECIBE DEL PROVEEDOR DOCUMENTACIÓN A
DOCUMENTACIÓN LA LEY
REQUERIDA
RECIBE
DOCUMENTACIÓN
ORDENA Y FIRMA MINUTA
REVISA ELABORACIÓN DE
DOCUMENTACIÓN. MINUTA
LA ENVÍA A JURÍDICA
ENVÍA MINUTA Y
DOCUMENTOS PARA
REGISTRO
ENVÍA MINUTA Y PRESUPUESTAL
DOCUMENTOS A PRESUPUESTAL
GERENCIA
1
1
REALIZA REGISTRO
PRESUPUESTAL Y ENVÍA
DCUMENTACIÓN A REVISA DOCUMENTOS
JURÍDICA EXIGE AL PROVEEDOR
CUMPLIR REQUISITOS
DE LEY
RECIBE DOCUMENTOS
REQUERIDOS DEL
PROVEEDOR
REVISA DOCUMENTOS
PROVEEDOR, AUTORIZA
ELABORAR
APROBACIÓN DE PÓLIZA
REVISA APR OBACIÓN RECIBE Y FIRMA

DE PÓLIZA Y LA APROBACIÓN DE
ENVÍA A GERENCIA PÓLIZA
RECIBE LA ENVÍA APROBACIÓN

DOCUMENTACIÓN DE PÓLIZA FIRMADA
Y LA DUPLICA A JURÍDICA
RECIBE COPIAS,
ESPERA CUMPLIMIENTO ORDENA ARCHIVAR
ORIGINALES Y ENVÍA
DE LO PACTADO POR
COPIAS AL PROVEEDOR
EL PROVEEDOR
Y A ALMACÉN
Figura 24
3.3 PROCESO DE INGRESOS
3.3.1 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR COMPRA DE BIENES
Cuadro 22
Recibe del proveedor la factura y copia
del contrato u orden de compra.
Ordena al bodeguero efectuar la
respectiva verificación: Que los
elementos coincidan con lo
Jefe Grupo
2. relacionado en los documentos en Almacén. Almacén.
cuanto a cantidad, calidad y marcas,
presentación, fecha de vencimiento y
estado del producto, los cuales serán
supervisados posteriormente por el
Jefe de Grupo de Almacén.
Recibe elementos con copias de
factura, orden de compra y
documentos relacionados. Realiza
verificación según protocolos. Cuando
se trata de elementos con
especificaciones técnicas especiales o
3. equipos sofisticados, se requerirá la Almacén. Bodeguero.
presencia de un técnico o profesional
idóneo para el caso o interventor, quien
elaborará un acta de recibo en la que
dejará constancia que los bienes son
los requeridos por la empresa.
Firma copia de la factura.

5. de la recepción y entrega factura y Almacén. Bodeguero.
documentos firmados.
Ordena elaborar el documento de Jefe Grupo
6. Almacén.
ingreso. Almacén.
Elabora el ingreso con copias para la Auxiliar
7. Almacén.
elaboración de la orden de pago y para Administrativo.
archivo de cuenta de almacén.
Revisa y firma documento del ingreso.
Jefe Grupo
8. Almacén.
Almacén.
Entrega el ingreso firmado al Auxiliar
Jefe Grupo
9. Administrativo para su distribución y Almacén.
archivo. Almacén.
Auxiliar
Administrativo.
11. Almacén.
factura. Administrativo.
PROVEEDOR JEFE GRUPO ALMACÉN BODEG UERO AUXILIAR DE ADMINISTRACIÓN
RECIBE FACTURA Y COPIA DE RECIBE ELEMENTOS CON COPIAS DE

ENTREGA ELEMENTOS SEGÚN CONTRATO. ORDENA RECEPCIÓN Y FACTURA, ORDEN DE COMPRA,
PACTADO EN ORDEN DE VERIFICIÓN SEGÚN PROTOCOLOS DOCUMENTOS RELACIONADOS. REALIZA
COMPRA O CONTRATO VERIFICACIÓN SEGÚN PROTCOLOS
FIRMA COPIA DE LA FACTURA.
ORDENA ELABORAR
INFORMA AL JEFE ALMACÉN
DOCUMENTO DE INGRESO
RESULTADO DE RECEPCIÓN Y
ENTREGA FACTURA
ELEBORA INGRESO C. C. PARA

PAGO Y ARCHIVO ALMACÉN
RADICA INGRESO PARA

REVISA Y FIRMA DOCUMENTO ELABORACIÓN DE CUENTA CON
DE INGRESO ORDEN COMPRA, FACTURA Y CDP
ENTREGA INGRESO FIRMADO A ARCHIVA COPIA DE

AUXILIAR PARA DISTRIBUCIÓN INGRESO CON COPIA DE
FACTURA
Y ARCHIVO
Figura 25
3.3.2 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR TRASPASO U OBSEQUIO
Cuadro 23
Reciben notificación detallada de los
elementos próximos a ingresar por Gerente Jefe Unidad
1. Gerencia.
donación. Notifican al Jefe del Administrativa.
almacén.
El Jefe de Almacén recibe Gerente y Jefe
2. notificación o documento que haga Gerencia. Unidad
sus veces de donación o traspaso. Administrativa.
Recibe y verifica condiciones de la
Jefe Grupo
3. mercancía o acuerdan fecha y hora Almacén.
Almacén.
de recibo de la mercancía .
Elabora un acta de recibido de los
elementos especificando las
condiciones en las que recibe la
mercancía, con el respectivo valor Jefe Grupo
4. Almacén.
en caso que el donante lo suministre Almacén.
o en su defecto los participantes
valorarán los elementos de acuerdo
a los precios comerciales
Firman acta de recibo de los Jefe Grupo Almacén
5. elementos. Almacén. y Jefe Unidad Apoyo
Administrativo.
Asigna el N° de placa de
6. identificación para el caso de los Almacén. Bodeguero.
bienes devolutivos donados.
Elabora ingreso. Auxiliar
7. Almacén.
Administrativo.
8. Almacén.
Administrativo.
GERENTE Y SUGERENTE DE JEFE GRUPO ALMACÈN JEFE GRUPO ALMACÈN Y BODEGUERO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECURSOS JEFE UNIDAD APOYO
ADMINISTRATIVO
RECIBE DOCUMENTO DE
RECIBEN NOTIFICACIÓN DONACIÒN O TRAPASO
DETALLADA DE ELEMENTO
PRÓXIMO A INGRESAR POR
DONACIÓN
RECIBE Y VERIFICA
CONDICIONES DE LA
MERCANCÌA, ACUERDA
FECHA DE RECIBO
ELABORA ACTA RECIBIDO, FIRMAN ACTA DE ASIGNA Nº DE PLACA ELABORA INGRESO

ESPECIFICA CONDICIONES DE
RECEPCIÒN, TASA VALOR RECIBIDO DE LOS SI ES ELEMENTO
SEGÙN RPRECIOS ELEMENTOS DEVOLUTIVO
COMERCIALES
ARCHIVA EN LA
CUENTA DEL
ALMACÈN
Figura 26
3.3.3 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR BIENES RECIBIDOS EN
PRÉSTAMO O COMODATO
Cuadro 24
Envía al Jefe de Grupo de almacén
un convenio de préstamo
Gerente, Jefe Unidad
(Comodato) en el cual se detallan y
1. Gerencia. Administrativa,
especifica los elementos a recibir
Entidad Interesada.
en préstamo y el tiempo de
Recibe convenio y revisa las
2. condiciones de préstamo de los Almacén. Jefe Grupo .Almacén.
bienes.
3. Coordina el recibo de los bienes. Almacén. Jefe Grupo Almacén.
Recibe y verifica el estado de los
bienes recibidos en préstamo, los
4. cuales deben coincidir con las Almacén. Jefe Grupo Almacén.
especificaciones relacionadas en el
convenio de comodato.
Asigna una plaqueta, la cual
Auxiliar
5. identifica la procedencia del bien Almacén.
Administrativo.
recibido en préstamo.
Realiza el documento de ingreso a Auxiliar
6. Almacén.
Almacén. Administrativo.
7. Almacén.
Administrativo.
GERENTE, SUGERENTE DE RECURSOS Y ENTIDAD
INTERESADA
RECIBE Y REVISA CONDICIONES DE

ENVÍAN AL JEFE DE GUPO
ALMACÉN CONVENIO DE DEPRÈSTAMO
PRÉSTAMO DETALLADO
COORDINA EL RECIBO DE LOS

BIENES
RECIBE Y VERIFICA EL ESTADO DE

LOS BIENES DE ACUERDO AL ASIGNA PLAQUETA PARA IDENTIFICAR
CONVENIO DE PRÉSTAMO PROCEDENCIA DEL ELEMENTO EN
PRÉSTAMO
ELEBORA EL DOCUMENTO DE INGRESO
ARCHIVA EN LA CUENTA DE
ALMACÉN
Figura 27
3.3.4 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR REPOSICIÓN
Cuadro 25
Autoriza por escrito al Jefe de Grupo
de Almacén para recibir y dar
ingreso a los bienes dados en
reposición los cuales deben ser de
igual o mejores condiciones técnicas
y físicas a los extraviados o
Gerencia y Gerente y Jefe
averiados. Junto con la autorización
1. debe ir: Cuando proviene de la Unidad Apoyo unidad Apoyo
compañía de seguros, oficio de la
compañía de seguros informando la
reposición.
Cuando es del funcionario
documento en el cual se indique la
responsabilidad de la reposición.
2. Almacén.
Ordena almacenamiento del Jefe Grupo
3. Almacén.
elemento. Almacén.
Verifica y adhiere plaqueta a los
Elabora documento de ingreso. Auxiliar
5. Almacén.
Administrativo.
6. Almacén.
Almacén.
Archiva documentos. Auxiliar
7. Almacén.
Administrativo.
ADMINISTRATIVO
AUTORIZAN INGRESO DE RECIBE LOS BIENESDEL

ELEMENTOS DADOS EN RESPONSABLE DE LA
REPOSICIÒN REPOSICIÒN
ORDENA
ALMACENAMIENTO DEL VERIFICA Y COLOCA ELABORA INGRESO
ELEMENTO PLAQUETA A LOS BIENES
DADOS EN REPOSICIÒN
FIRMA DOCUMENTO DE
INGRESO
ARCHIVA DOCUMENTOS
Figura 28
3.3.5 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR SOBRANTES DE INVENTARIO
Cuadro 26
Realiza las averiguaciones para
esclarecer las causales de los
sobrantes. El funcionario que
practicó las pruebas debe
elaborar acta detallando
Jefe Grupo Almacén,
características y unidades
Almacén, Control Jefe Control Interno,
sobrantes con precios, los cuales
1. Interno, Revisoría Revisor Fiscal, Jefe
pueden ser tomados como
Fiscal. Unidad Apoyo
referencia de compras anteriores
Administrativo.
de bienes con iguales
características o valorados por
una persona idónea para el caso
que sea, para lo cual deberá
firmar el acta.
responsable de la prueba
2. realizada en inventarios copia de Almacén. Jefe Grupo Almacén.
la respectiva acta.
Ordena dar ingreso a los bienes
relacionados en el acta como
3. sobrantes y a la vez egreso a Almacén. Jefe Grupo Almacén.
nombre del funcionario que
posee el bien.
4. Recibe elemento y verifica estado. Almacén. Bodeguero.
e informa resultado de la acción.
Elabora Ingreso a almacén de los Auxiliar
6. Almacén.
bienes relacionados en el acta Administrativo.
Firma de documento de egreso Responsable del
8.
Bien.
Archiva en la cuenta mensual Auxiliar
9. Almacén.
original del ingreso y egreso. Administrativo.
JEFE GRUPO ALMACEN,

CONTROL INTENO, REVISOR
JEFE GRUPO ALMACÈN BODEGUERO AUXILIAR ADMINISTRATIVO RESPONSABLE DEL BIEN
FISCAL, UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO
ESTABLECEN CAUSAL
DE SOBRANTE, RECIBE COPIA DEL
ELABORAN ACTA, ACTA
ASIGNAN VALOR
ORDENA INGRESO RECIBE ELEMENTO,

DE LOS ELEMENTOS VERIFICA ESTADO
FIRMA DOCUMENTO
COLOCA PLAQUETA ELABORA INGRESO
IDENTIFICACIÓN, DE EGRESO
DE ELEMENTOS
INFORMA RESULTADO
FIRMA DOCUMENTO
DE INGRESO
ENVÍA COPIAS DE
INGRESO, EGRESO Y ARCHIVA
ACTA A CONTABILIDAD DOCUMENTOS
Figura 29
3.3.6 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR DESMANTELAMIENTO DE
EQUIPOS
Cuadro 27
Solicita a la persona idónea para el
caso (jefe de mantenimiento, Ing.
Biomédica, Técnico en sistemas) la Gerente, Jefe Grupo
1. revisión de los equipos o vehículos Almacén, Jefe
dados de baja y su respectivo Recursos Físicos.
informe por escrito de los repuestos
sensibles de ser reutilizables.
Indica por escrito qué repuestos y
Jefe Mantenimiento,
de qué equipos son susceptibles de
2. Ingeniera Biomédica,
extraer partes para utilizarlas como
Técnico Sistemas.
repuestos posteriormente.
3. Extrae los repuestos de los equipos. Ingeniería . Ingeniera Biomédica.
Almacén los repuestos junto con el
4. Ingeniaría . Ingeniera Biomédica.
listado y el precio sugerido de
ingreso.
Recibe elementos, acta de relación
de partes reutilizables extraídas y Auxiliar
5. Almacén.
relación de valores asignados a las Administrativo.
mismas.
Elabora Ingreso a almacén de los
bienes relacionados en el Auxiliar
6. Almacén.
documento enviado por la Ingeniera Administrativo.
Biomédica.
Envía copia de ingreso con copia
del acta o documento que haya
8. hecho llegar la persona idónea Almacén. Jefe Grupo Almacén.
(Ingeniera Biomédica, Técnico en
Sistemas, jefe mantenimiento)
9. Almacén.
original del ingreso Administrativo.
PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE BIENES POR DESMANTELAMIENTO
ALMACÉN, JEFE RECURSOS INGENIERA BIOMÉDICA, INGENIERA BIOMÉDICA AUXILIAR ADMINISTRATIVO JEFE GRUPO ALMACÉN

DE BAJA BAJA
ENTREGA AL JEFE RECIBE ELEMENTOS,

GRUPO ALMACÉN ACTA Y RELACIÓN
REUTILIZABLES, VALORES
ACTA, TASA VALOR
FIRMA DOCUMENTO
ELABORA INGRESO
INGRESO
DE ELEMENTOS
ENVÍA COPIA
ARCHIVA COPIA DEL INGRESO Y ACTA DE
INGRESO ELEMENTOS
REUTILIZABLES
Figura 30
3.3.7 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR DEVOLUCIÓN DE BIENES EN USO
O REINTEGRADOS.
Cuadro 28
los elementos, el bien o los bienes junto
con un oficio en el que se explica las
causas de la devolución en el que se Jefe Grupo
1. Almacén.
debe relacionar nombre del bien, Almacén.
cantidad, Marca, número de inventario
2. Almacén.
siendo solicitados en otra dependencia. Almacén.
Jefe Grupo
3. otra dependencia Coordina el retiro de Almacén. Almacén.
documento de reintegro.
Recibe elementos retirados y ordena Jefe Grupo
4. Almacén.
almacenamiento. Almacén.
Recibe los elementos en uso Auxiliar
5. Almacén.
reintegrados y verifica su estado. Administrativo.
Elabora el documento de ingreso por Auxiliar
6. Almacén
reintegro a almacén. Administrativo
Auxiliar
7. se hace el descargue de los inventarios Almacén.
Administrativo.
de la dependencia.
Archiva reintegro Auxiliar
8. Almacén.
Administrativo.
PROCEDIMIENTO DE POR DEVOLUCIÓN DE BIENES EN USO O REINTEGRADOS
RECIBE EL BIEN EN RECIBE ELEMENTOS, VERIFICA

DEVOLUCIÓN CON OFICIO ESTADO
DETALLADO
VERIFICA QUE LOS DEVOLUTIVOS

NO SE REQUIREN EN OTRA ELABORA INGRESO
DEPENDENCIA
DESCARGA LOS ELEM ENTOS DEL

REQUERIDOS
INVENTARIO DE LA DEPENDENCIA
SI
NO
COORDINA RETIRO DE
ELEMENTOS, ORDENA
ELABORACIÓN REINTEGRO
ARCHIVA REINTEGRO
RECIBE ELEMENTOS RETIRADOS,

ORDENA ALMACENAMIENTO
Figura 31
3.3.8 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR COMPRA DE CAJA MENOR
Cuadro 29
Recibe del funcionario responsable del

Jefe Grupo
1. manejo de caja menor el bien junto con Almacén.
Almacén.
original y dos copias de factura.
Verifica que el bien coincida con lo Jefe Grupo
2. Almacén.
facturado. Almacén.
Ordena almacenamiento del bien. Jefe Grupo
3. Almacén.
Almacén.
Recibe el bien a almacenar y verifica su
estado.
interna del bien.
Ordena al auxiliar Administrativo
Jefe Grupo
6. elaborar los documentos de ingreso y Almacén.
Almacén.
egreso.
Se remite el comprobante de salida
Jefe Grupo
7. para la firma del jefe de la dependencia Almacén.
Almacén.
que recibe el bien.
Archiva . Auxiliar
8. Almacén.
Administrativo.
PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE BIENES ADQUI RIDOS POR CAJA MENOR
RECIBE ELELEMENTO CON FACTURA Y

DOS COPIAS
VERIFICA QUE EL BIEN COINCIDA CON LO RECIBE BIEN A ALMACENAR, VERIFICA

FACTURADO ESTADO
COLOCA PLACA DE IDENTIFICACIÓN

ORDENA ALMACENAMIENTO DEL BIEN
ARCHIVA DOCUMENTOS
ORDENA AL AUX. ADM. ELABORAR INGRESO
Y EGRESO
REMITE SALIDA A JEFE DEPENDENCIA

RECEPTORA DEL ELEMENTO
Figura 32
3.4 PROCESO DE RECEPCIÓN DE ELEMENTOS
3.4.1 PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN Y CONTEO
Cuadro 30
Recibe del proveedor los bienes junto
1. debieron ser previamente requeridos Almacén. Bodeguero.
mediante orden de compra o contrato.
Verifica cada uno de los bienes con la
factura y la orden de compra o contrato
2. los cuales deben cumplir todos los Almacén. Bodeguero.
requisitos y cantidades descritas en la
orden de compra o contrato.
Firma la factura con fecha de recibo
3. indicando que todo está en perfectas Almacén. Bodeguero.
condiciones.
Reporta la recepción al Jefe de Grupo
Jefe Grupo de
4. de Almacén quien en un término no Almacén.
Almacén.
5. Almacén.
Técnico en sistemas o en su defecto Almacén.
satisfactoriamente.
6. Almacén.
Almacén. Almacén.
PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN Y CONTEO

CON FACTURA

CUMPLAN REQUISITOS DE LEY.
FIRMA FACTURA Y RECIBIDO

CONFORME
PARA DEVOLUTIVOS Y ELEMENTOS

REPORTA AL JEFE GRUPO ALMACÉN DE ALTA TECNOLOGÍA VERIFICAN EL
LA RECEPCIÓN PARA SER JEFE ALMACÉN, INGENIERO
VERIFICADA BIOMÉDICO, SISTEMAS. ACTA.

COPIA DEL ACTA
Figura 33
3.4.2 PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO
Cuadro 31
1. Clasifica los bienes a almacenar. Almacén. Bodeguero.
Ubica los bienes en las estanterías de
acuerdo a la rotación y fechas de
vencimiento. Observa todos los
2. protocolos para almacenamiento sin Almacén. Bodeguero.
interrupción de la cadena de frío y de
bienes de alto costo o para mantener
bajo seguridad estricta .
Clasifica las cajas de los elementos que
no han sido dispuestos en estantes.
Ubica las cajas de elementos no
dispuestos en estantes en estivas,
4. observando los protocolos para Almacén. Bodeguero.
almacenamiento de frágiles, rotación y
fechas de vencimiento.
5. Archiva las copias de los documentos. Almacén. Bodeguero.
BODEGUERO
CLASIFICA BIENES A ALMACENAR
UBICA LOS BIENES DE ACUERDO A

ROTACIÒN Y FECHAS DE VENCIMIENTO
CLASIFICA LAS CAJAS DE ELEMENTOS QUE

NO HAN SIDO DISPUESTOS EN ESTANTES
UBICA LAS CAJAS DE ELMENTOS NO

DISPUESTOS EN ESTANTES EN LAS
ESTIVAS
ARCHIVA LAS COPIAS DE LOS

DOCUMENTOS
Figura 34
3.5 PROCESO DE EGRESO
3.5.1 PROCEDIMIENTO DE EGRESO POR SUMINISTRO DE BIENES A LAS

DEPENDENCIAS
Cuadro 32
Recibe de las diferentes dependencias
Jefe Grupo
1. en los cinco últimos días de cada mes Almacén.
Almacén.
las solicitudes de pedidos.
Jefe Grupo
Almacén.
anterior.
Entrega a bodega la requisición Jefe Grupo
3. autorizada para el despacho de los Almacén. Almacén.
elementos.
4. Recibe requisición autorizada. Almacén. Bodeguero.
5. Prepara los elementos a entregar. Almacén. Bodeguero.
Elabora el documento de egreso. Auxiliar
6. Almacén.
Administrativo.
Auxiliar
7. responsable de recibirlos, haciendo Almacén.
Administrativo.
Auxiliar
Administrativo.
PROCEDIMIENTO DE EGRESO POR SUMINISTROS
JEFE GRUPO ALMACÈN BODEGUERO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

DE LAS DEPENDENCIAS
RECIBE REQUISICIÒN AUTORIZADA

ENTREGA A BODEGA REQUISICIÒN

PARA DESPACHO PREPARA LOS ELEMENTOS A
ENTREGAR ELABORA EGRESO C. C. ALMACÉN,
RESPONSABLE DEL BIEN, ARCHIVO
ENTREGA ELEMENTOS A FUNCIONARIO

RECEPTOR DEL BIEN Y HACE FIRMAR
EGRESO
ELABORA DOCUMENTO DE EGRESO
ARCHIVA EGRESO CON

DOCUMENTO DE PEDIDO
Figura 35
4 CÓMO EJECUTAN EN LA REALIDAD LOS FUNCIONARIOS LOS PROCESO
En este paso se observa a los funcionarios responsables de los procesos

ejecutando los mismos. Los cambios o divergencias en comparación con los dos
pasos anteriores que se observan durante la ejecución, son resaltados en letra
fucsia. Se elaboran los cuadros correspondientes para cada procedimiento
conservando en letra negra la norma, en marrón lo correspondiente a cómo dicen
que lo hacen. Se procede a elaborar los respectivos flujogramas para cada
procedimiento.
4.1 PROCESO FORMAS DE ADQUISICIÓN
Cuadro 33
No ACTIVIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE
Hacen pedidos periódicos de Jefe de Grupo,
Todas las
1. elementos necesarios para el servicio. Jefe de Unidad,
dependencias.
Enfermeras Jefes
Recibe y digita pedidos. Entrega
Unidad de Secretaria de la
2. pedidos al auxiliar de administración
internación. Unidad.
del almacén.
Recibe la solicitud y firma con fecha Auxiliar
3. Almacén.
4. Almacén.
Administrativo.
Recibe y revisa la solicitud. Jefe Grupo
5. Almacén.
Almacén.
Ordena verificar existencias. Si el
elemento solicitado existe, ordena Jefe Grupo
6. Almacén.
despachar pedido, de lo contrario Almacén.
continúa con el procedimiento.
Revisa el Kárdex de proveedores y
Jefe Grupo
7. selecciona los idóneos para Almacén.
Almacén.
suministrar los bienes requeridos.
8. Almacén.
Almacén.
9. Recibe cotizaciones. Almacén. Jefe Grupo
Almacén.
Comité de
contrato con formalidades aunque
ENFERMERAS JEFES,
JEFES DE GRUPO, JEFES SECRETARIA DE UNIDAD AUXILIAR ADMINISTRATIVO JEFE GRUPO ALMACÉN COMITÉ DE COMPRAS
DE UNIDAD
RECIBE Y DIGITA RECIBE Y REVISA LA

HACEN PEDIDOS
PERIÓDICOS DE INSUMOS Y PEDIDOS. RECIBE PEDIDO SOLICITUD
SUMINISTROS
ORDENA VERIFICAR
ENTREGA SOLICTUD EXISTENCIAS
A JEFE ALMACÉN
HAY BIEN
SI
NO
REVISA KARDEX DE
PROVEEDORES Y
ELIGE IDONEOS
COTIZA
TELEFÓNICAMENTE
RECEPCIONA ANALIZA
COTIZACIÓN Y
COTIZACIÓN DEFINE COMPRA
Figura 36
Cuadro 34
No ACTIVIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE
Ordena verificar elementos existentes Jefe Grupo
1. Almacén.
Hace la verificación y elabora una
2. relación de elementos con stock Almacén. Bodeguero.
mínimo en bodega.
3. Elabora relación definitiva. Almacén. Bodeguero.
Recibe y analiza listado de elementos Jefe Grupo
4. Almacén.
próximos a agotarse. Almacén.
Determina cantidades de compra. Jefe Grupo
5. Almacén.
Almacén.
Revisa Kárdex de proveedores y elige
Jefe Grupo
6. los idóneos para suministrar los Almacén.
Almacén.
bienes requeridos.
Solicita cotizaciones. Jefe Grupo
7. Almacén.
Almacén.
Recibe y estudia cotizaciones. Comité de
8.
Compras.
Selecciona proveedor ordenan Comité de
9.
compra (contrato, orden de compra). Compras.
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR LÍMITE DE STOCK MÍNIMO
JEFE DE GRUPO ALMACÉN BODEGUERO COMITÉ DE COMPRAS
ORDENA VERIFICCIÓN DE REALIZA VERIFICACIÓN Y LISTA

ELEMENTOS DE STOCK MÍNIMO PRELIMINAR
RECIBE Y ANALIZA LISTADO ELABORA RELACIÓN DEFINITIVA
DETERMINA CANTIDADES DE
COMPRA
REVISA KARDEX DE
PROVEEDORES Y SELECIONA
IDONEOS
SOLICTA COTIZACIÓN
ESTUDIA COTIZACIÓN
DEFINE MODALIDAD DE
COMPRA, SELECCIONA
PROVEEDOR, ORDENA COMPRA
Figura 37
Cuadro 35.
Envían solicitud del bien que sea Unidades
Jefes Unidad,
necesario adquirir al Jefe Grupo Funcionales,
1. Jefes de
Almacén. Enfermeras
Enfermería .
Jefes.
Recibe y verifica existencias en bodega.
Si hay existencias, ordena proceder a Jefe Grupo
2. Almacén.
iniciar egreso por suministro. Si no hay Almacén.
existencias, continúa procedimiento.
Verifica que el bien solicitado se pueda
adquirir por caja menor. Si el monto es Jefe Grupo
3. Almacén.
superior, inicia procedimiento diferente. Almacén.
De lo contrario continúa procedimiento.
Ordena al mensajero cotizar el Jefe Grupo
4. Almacén.
elemento solicitado. Almacén.
Recibe la cotización y verifica que el
valor del bien no sea mayor al máximo
de compra auto rizado por la caja Jefe Grupo
5. Almacén.
menor. Si el monto es mayor, inicia Almacén.
procedimiento diferente, de lo contrario,
continúa con procedimiento establecido.
Envía solicitud y cotización al Jefe de Jefe Grupo
6. Almacén.
Unidad Administrativa. Almacén.
Revisa solicitud y cotización, Las Jefe Unidad
Unidad Apoyo
7. aprueba, dando su visto bueno. Apoyo
Administrativo.
Administrativo.
Envía solicitud y cotización aprobada al Unidad de Jefe Unidad
8. Responsable de Caja Menor. Apoyo Apoyo
Administrativo Administrativo
Revisa documentación, autoriza Responsable
9. Almacén.
compra. Caja Menor.
Envía documentación al Jefe Grupo Responsable
10. Almacén.
Almacén. Caja Menor.
Recibe documentación y ordena Jefe Grupo
11. Almacén.
compra del bien solicitado y cotizado. Almacén.
Recibe y revisa que el bien coincida con Jefe grupo
12. Almacén.
lo solicitado. Almacén.
Si el bien es devolutivo, ordena elaborar Jefe Grupo
13. Almacén.
el correspondiente ingreso. Almacén.
Revisa ingreso elaborado y envía copia
de la factura y del ingreso al Jefe Grupo
14. Almacén.
Responsable de Caja Menor para Almacén.
archivo.
Ordena entregar bien al solicitante y Jefe Grupo
15. Almacén.
hacer firmar el egreso correspondiente. Almacén.
Ordena archivar factura y egreso. Jefe Grupo
16. Almacén.
Almacén.
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR CAJA MENOR
JEFES UNIDAD, ENFERMERAS JEFE UNIDAD DE APOYO
JEFE GRUPO ALMACÉN RESPONSABLE CAJA MENOR
JEFES. ADMINISTRATIVO
RECIBE SOLICITUD ORDENA

SOLICITAN SUMINISTRO
VERIFICAR EXISTENCIAS
NECESARIO
BIEN EN
EXISTENCIA
SI
NO
VERIFICA POSIBILIDAD COMPRA

POR CAJA MENOR
COMPRA X CAJA
MENOR
NO
SI
ORDENA COTIZACIÓN

1
1
COMPRA X CAJA REVISA Y APRUEBA

MENOR SOLICITUD YCOTIZACIÓN
NO
SI
ENVÍA LOS DOCUMENTOS A REVISA DOCUMENTACIÓN Y
RESPOSABLE CAJA MENOR AUTORIZA COMPRA
ENVÍA SOLICITUD Y COTIZACIÓN AL

JEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA
RECIBE DOCUMENTACIÓN Y ENVÍA DOCUMENTACIÓN AL

ORDENA COMPRA DEL BIEN JEFE GRUPO ALMACÉN
RECIBE Y REVISA QUE EL BI EN

COINCIDA CON LO SOLICITADO
ORDENA ELABORAR INGRESO
REVISA INGRESO, ENVÍA COPIAS A

RESPONSABLE CAJA MENOR
ORDENA ENTREGAR BIEN Y HACER

FIRMAR EGRESO
ORDENA ARCHIVAR
FACTURA Y EGRESO

Figura 38.
Cuadro 36
Realiza estudio previo de la Jefe Grupo
1. Almacén.
necesidad a suplir. Almacén.
Firma estudio previo y lo envía al Jefe Grupo
2. Almacén.
Jefe de la Unidad Administrativa. Almacén.
Recibe estudio previo, lo revisa, Unidad Jefe Unidad
3
verifica pertinencia y aprueba. Administrativa. Administrativa
Envía el estudio previo revisado y Unidad Jefe Unidad
4.
aprobado al Jefe Grupo Almacén. Administrativa. Administrativa.
Recibe el estudio previo aprobado y Jefe Grupo
5. Almacén.
ordena elaborar solicitud de CDP. Almacén.
Revisa solicitud de CDP elaborada
Jefe Grupo
6. y la envía al Jefe de la Unidad Almacén.
Almacén.
Administrativa.
Recibe documentos y solicitud de Unidad Jefe Unidad
7.
CDP, y autoriza su expedición. Administrativa. Administrativa.
Unidad Jefe Unidad
8. solicitud aprobada de CDP al Jefe
de Presupuesto.
Recibe la documentación y solicitud Jefe de
9. Presupuesto.
de CDP. Ordena expedir CDP. Presupuesto.
Revisa CDP elaborado. Lo envía
10. con los documentos al Jefe Grupo Presupuesto. Jefe Presupuesto.
Almacén.
Recibe la documentación con el
CDP. Solicita al Proveedor Jefe Grupo
11. documentación, según requisitos de Almacén. Almacén.
ley.
Recibe del Proveedor la Jefe Grupo
12. Almacén
documentación requerida. Almacén.
Revisa la documentación y la envía Jefe Grupo
13. Almacén.
al Jurídico. Almacén..
Recibe la documentación, la revisa
14. y verifica que esté ajustada a los Jurídica. Jurídico.
requisitos de ley.
Ordena elaborar minuta de orden
de compra.
Revisa minuta de orden de compra
elaborada y la firma.
Ordena trasladar la documentación
a la Gerencia.
Recibe documentación y orden de
18. compra, ordena su radicación revisa Gerencia. Gerente.
y firma.
Ordena traslado de documentación
y orden de compra firmada a
Presupuesto para registro
presupuestal.
Recibe documentación de compra
Jefe de
20. firmada y ordena elaborar registro Presupuesto
Presupuesto
presupuestal.
Ordena traslado de documentación,
Jefe de
21. orden de compra y registro Presupuesto.
Presupuesto.
presupuestal al Jurídico.
duplica.
23. jurídica y enviar las copias al Jefe Jurídica. Jurídico.
Grupo Almacén.
Recibe la documentación, entrega
Jefe Grupo
24. copia de orden de suministro al Almacén.
Almacén.
proveedor.
25. Almacén.
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓNES POR ORDEN DE COMPRA
JEFE UNIDAD
JEFE GRUPO ALMACÉN JEFE PRESUPUESTO JURÍDICO GERENTE
ADMINISTRATIVA
ESTUDIO PREVIO DE LA
RECIBE, REVISA Y
NECESIDAD A SUPLIR VERIFICA ESTUDIO
PREVIO.
FIRMA ESTUDIO. LO
ENVÍA AL JEFE UNIDAD APRUEBA
ADMINISTRATIVA
NO
SI
ENVÍA ESTUDIO
APROBADO AL JEFE
GRUPO ALMACÉN
RECIBE DOCUMENTOS Y
RECIBE ESTUDIO SOLICITUD APROBADA
APROBADO. ORDENA CDP, ORDENA. EXPEDIR
ELABORAR SOLICITUD CDP
CDP
REVISA CDP ELABORADO
Y LO ENVÍA AL JEFE
REVISA Y ENVÍA RECIBE SOLICITUD CDP Y GRUPO ALMACÉN
SOLICITUD DE CDP A L DOCUMENTOS AUTORIZA
JEFE UNIDAD EXPEDICIÓN CDP
ADMINISTRATIVA
ENVÍA DOCUMENTOS Y
SOLICTUD APROBADA 1
CDP A PRESUPUESTO
1 RECIBE Y REVISA
LOS DOCUMENTOS
ORDENA ELABORACIÓN
RECIBE CDP. SOLIICTA DE MINUTA DE ORDEN
AL PROVEEDOER DE COMPRA
DOCUMENTOS DE LEY
REVISA MINUTA Y LA
RECIBE DEL FIRMA
PROVEEDOR
DOCUMENTOS DE LEY
ORDENA TRASLADO RECIBE DOCUMENTOS,

REVISA DOCUMENTOS Y DE DOCUMENTOS A ORDEN DE COMPRA,
LOS ENVÍA AL JURÍDICO ORDENA RADICAR,
GERENCIA REVISA Y FIRMA
RECIBE DOCUMENTACIÓN ORDENA TRASLADAR

FIRMADA. ORDENA DOCUMENTOS, ORDEN DE
COMPRA A PRESUPUESTO -
ELABORAR RP
REGISTRO PRESUPUESTAL
ORDENA TRASLADO DE RECIBE

DOCUMENTOS, ORDEN DE
DOCUMENTACIÓN Y
COMPRA Y RP A JURÍDICA LA DUPLICA
RECIBE DOCUMENTACIÓN, ORDENA ARCHIVAR

ENTREGA ORDEN DE
SUMINISTRO AL
ORIGINALES Y ENVÍA
PROVEEDOR COPIAS AL ALMACÉN
ENTREGA COPIA AL
PROVEEDOR
Figura 39
4.2.3 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES POR CONTRATO CON
FORMALIDADES PLENAS
Cuado 37
El comité de compras define la
Comité de
1. adquisición por contrato con Gerencia.
Compras.
formalidades.
El Comité de Compras autoriza al
Comité de
2. Jefe Grupo Almacén para iniciar el Gerencia.
Compras.
proceso.
El jefe Grupo Almacén solicita al Jefe
Jefe Grupo
3. Unidad Administrativa la autorización Almacén.
Almacén.
de reserva presupuestal.
Jefe Unidad Administrativa autoriza Unidad Jefe Unidad
4.
solicitud de reserva presupuestal. Administrativa. Administrativa.
Recibe solicitud aprobada de reserva
Jefe Grupo
5. presupuestal y la envía a Almacén.
Almacén.
Presupuesto.
Recibe solicitud de reserva
Jefe de
6. presupuestal, realiza reserva Presupuesto.
Presupuesto.
presupuestal.
Ordena elaboración de CDP. Jefe de
7. Presupuesto.
Presupuesto.
8. Presupuesto. Jefe Presupuesto.
Almacén.
Recibe CDP e informa al proveedor
de su expedición. Le solicita al Jefe Grupo
9. Almacén.
proveedor cumplir los requisitos de Almacén.
ley.
Jefe Grupo
10. documentación necesaria para Almacén.
Almacén.
cumplir con los requisitos de ley.
Revisa y verifica que la
documentación aportada por el Jefe Grupo
11. Almacén.
proveedor esté ajustada a la ley. Si Almacén.
lo esta , la envía a jurídica.
Recibe la documentación, revisa y
12. verifica. Si esta completa y se ajusta Jurídica. Jurídico.
a la ley procede al paso siguiente.
Si la documentación esta en regla, Jurídico.
13. Jurídica.
ordena la elaboración de la minuta.
14. Revisa minuta elaborada. Jurídica. Jurídico.
Recibe la documentación y la minuta,
la revisa y la firma.
17. firmada con la demás documentación Gerencia. Gerente.
Realiza el registro presupuestal y
Jefe de
18. envía toda la documentación a Presupuesto.
Presupuesto.
Jurídica.
Recibe la documentación, la revisa y
19. contacta al proveedor para que Jurídica. Jurídico.
cumpla formalidades de ley.
documentación requerida para
20. cumplir los documentos de ley Jurídica. Jurídico.
(pólizas, publicación en diario oficial,
impuestos etc.).
21. cumplir con los requisitos de ley. Si Jurídica. Jurídico.
están completos ordena elaborar la
aprobación de póliza.
Revisa la aprobación de póliza y
22. envía toda la documentación a Jurídica. Jurídico.
Gerencia.
Recibe y firma la aprobación de
póliza.
Envía la aprobación de póliza con los
24. demás documentos a jurídica. Gerencia. Gerente.
25. duplica. Jurídica. Jurídico.

26. envía copias al Jefe Grupo Almacén Jurídica. Jurídico.
y al proveedor.
Recibe copias de la documentación y
Jefe Grupo
27. espera el cumplimiento de lo pactado Almacén.
Almacén.
por parte del proveedor.
COMITÉ DE JEFE UNIDAD
JEFE GRUPO ALMACÉN JEFE DE PRESUPUESTO JURÍDICO GERENTE
COMPRAS ADMINISTRATIVA
SOLICITA AUTORIZACIÓN AUTORIZA

DEFINE COMPRA RESERVA PRESUPUESTAL SOLICITUD DE
FORMALIDADES
PLENAS AL JEFE UNIDAD RESERVA
ADMINISTRATIVA PRESUPUESTAL
AUTORIZA AL RECIBE SOLICITUD RP RECIBE SOLICITUD Y

JEFE GRUPO APROBADA Y LA ENVÍA REALIZA RESERVA
ALMACÉN INICIO A PRESUPUESTO
DEL PROCESO PRESUPUESTAL
ORDENA
ELABORACIÓN DE
CDP
RECIBE CDP, SOLICITA ENVÍA EL CDP AL

AL PROVEEDOR JEFE GRUPO
CUMPLIR REQUISITOS ALMACÉN
VERIFICA AJUSTE DE
DOCUMENTACIÓN A
LA LEY
RECIBE DEL PROVEEDOR
DOCUMENTACIÓN
REQUERIDA
ORDENA RECIBE
ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
MINUTA Y FIRMA MINUTA
REVISA
DOCUMENTACIÓN.
LA ENVÍA A JURÍDICA REVISA MINUTA
ENVÍA MINUTA Y
ELABORADA DOCUMENTOS PARA
REGISTRO
PRESUPUESTAL
PRESUPUESTAL
ENVÍA MINUTA Y
DOCUMENTOS A
GERENCIA
1
1
REALIZA REGISTRO
PRESUPUESTAL Y ENVÍA
DCUMENTACIÓN A REVISA DOCUMENTOS
JURÍDICA EXIGE AL PROVEEDOR
CUMPLIR REQUISITOS
DE LEY
RECIBE DOCUMENTOS
REQUERIDOS DEL
PROVEEDOR
REVISA DOCUMENTOS
PROVEEDOR, AUTORIZA
ELABORAR
APROBACIÓN DE PÓLIZA
REVISA APROBACIÓN RECIBE Y FIRMA

DE PÓLIZA Y LA APROBACIÓN DE
ENVÍA A GERENCIA PÓLIZA
RECIBE LA ENVÍA APROBACIÓN

DOCUMENTACIÓN DE PÓLIZA FIRMADA
Y LA DUPLICA A JURÍDICA
ORDENA ARCHIVAR
RECIBE COPIAS, ORIGINALES Y ENVÍA
ESPERA CUMPLIMIENTO COPIAS AL PROVEEDOR
DE LO PACTADO POR Y A ALMACÉN
EL PROVEEDOR
Figura 40
Cuadro 38
Recibe del proveedor la factura y copia
del contrato u orden de compra.
Ordena al bodeguero efectuar la
respectiva verificación: Que los
elementos coincidan con lo
Jefe Grupo
2. relacionado en los documentos en Almacén. Almacén.
cuanto a cantidad, calidad y marcas,
presentación, fecha de vencimiento y
estado del producto, los cuales serán
supervisados posteriormente por el
Jefe de Grupo de Almacén.
Recibe elementos con copias de
factura, orden de compra y
documentos relacionados. Realiza
verificación según protocolos. Cuando
se trata de elementos con
especificaciones técnicas especiales o
3. Bodega. Bodeguero.
equipos sofisticados, se requerirá la
presencia de un técnico o profesional
idóneo para el caso o interventor,
quien elaborará un acta de recibo en la
que dejará constancia que los bienes
son los requeridos por la empresa.
4. Firma copia de la factura. Bodega. Bodeguero.
de la recepción y entrega factura.
Ordena elaborar el documento de Jefe de grupo de
6. Almacén.
ingreso. Almacén.
Elabora el ingreso con copias para la
Auxiliar
7. elaboración de la orden de pago y para Almacén.
Administrativo.
archivo de cuenta de almacén.
Revisa y firma documento del ingreso. Jefe de grupo de
8. Almacén.
Almacén.
Entrega el ingreso firmado al Auxiliar
Jefe Grupo
9. Administrativo para su distribución y Almacén.
Almacén.
archivo.
Recibe y revisa la documentación. Auxiliar de
10. Almacén.
administración.
Auxiliar
Administrativo.

12. Almacén.
factura Administrativo.
PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR COMPRA
PROVEEDOR JEFE GRUPO ALMACÉN BODEGUERO AUXILIAR DE ADMINISTRACIÓN
RECIBE FACTURA Y COPIA DE RECIBE ELEMENTOS CON COPIAS DE

ENTREGA ELEMENTOS SEGÚN CONTRATO. ORDENA RECEPCIÓN Y FACTURA, ORDEN DE COMPRA,
PACTADO EN ORDEN DE VERIFICIÓN SEGÚN PROTOCOLOS DOCUMENTOS RELACIONADOS. REALIZA
COMPRA O CONTRATO VERIFICACIÓN SEGÚN PROTCOLOS

INFORMA AL JEFE ALMACÉN RESULTADO
DE RECEPCIÓN Y ENTREGA FACTURA
ORDENA ELABORAR INFORMA AL JEFE ALMACÉN

DOCUMENTO DE INGRESO RESULTADO DE RECEPCIÓN Y
ENTREGA FACTURA
RECIBE ELEMENTOS CON COPIAS DE
REVISA Y FIRMA DOCUMENTO ELEBORA INGRESO C. C. PARA

PAGO, ARCHIVO ALMACÉN
DE INGRESO
ENTREGA INGRESO FIRMADO A RECIBE Y REVISA

AUXILIAR PARA DISTRIBUCIÓN DOCUMENTACIÓN
Y ARCHIVO
RADICA INGRESO PARA
ELABORACIÓN DE CUENTA CON
ORDEN COMPRA, FACTURA CDP
ARCHIVA COPIA DE INGRESO

CON COPIA DE FACTURA
Figura 41
Cuadro 39
Reciben notificación detallada de
los elementos próximos a ingresar Gerente y Jefe Unidad
1. Gerencia.
por donación. Notifican al Jefe del Administrativa.
Almacén.
El Jefe de Almacén recibe
notificación o documento que Gerente y Jefe Unidad
2. Gerencia.
haga sus veces de donación o Administrativa.
traspaso.
Recibe y verifica condiciones de la
3. mercancía o acuerdan fecha y Almacén. Jefe Grupo Almacén.
hora de recibo de la mercancía.
Elabora acta de recibido,
especifica las condiciones en las
que recibe, con el precio dado por
el donante o los participantes los
valorarán de acuerdo a los precios
comerciales
Firman acta de recibo de los Jefe Grupo Almacén y
5. elementos. Almacén. Jefe Unidad Apoyo
Administrativo.
Recibe y revisa elementos en
bodega.
Asigna el Nº de placa de
7. identificación para el caso de los Almacén. Bodeguero.
Firma copia de acta y la envía al
almacén.
Elabora ingreso. Auxiliar
9. Almacén.
Administrativo.
Archiva e n la cuenta de almacén. Auxiliar
10. Almacén.
Administrativo.
JEFE GRUPO ALMACÈN Y
GERENTE Y SUGERENTE DE
JEFE GRUPO ALMACÈN JEFE UNIDAD APOYO BODEGUERO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECURSOS
ADMINISTRATIVO
RECIBE DOCUMENTO DE RECIBE Y REVISA

RECIBEN NOTIFICACIÓN DONACIÒN O TRAPASO ELEMENTOS EN
DETALLADA DE ELEMENTO
PRÓXIMO A INGRESAR POR BODEGA
DONACIÓN
RECIBE Y VERIFICA
CONDICIONES DE LA ASIGNA Nº DE PLACA
MERCANCÌA, ACUERDA SI ES ELEMENTO
FECHA DE RECIBO DEVOLUTIVO
ELABORA ACTA RECIBIDO, FIRMAN ACTA DE FIRMA COPIA DE ACTA ELABORA INGRESO
ESPECIFICA CONDICIONES DE RECIBIDO DE LOS Y LA ENVÍA AL
RECEPCIÒN, TASA VALOR
SEGÙN RPRECIOS ELEMENTOS ALMACÉN
COMERCIALES
ARCHIVA EN LA
CUENTA DEL
ALMACÈN
Figura 42
4.3.3 PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE BIENES RECIBIDOS EN PRÉSTAMO
O COMODATO
Cuadro 40
Envía n al Jefe de Grupo Almacén
un convenio de préstamo
Gerente, Jefe Unidad
(Comodato) en el cual se detallan y
especifica los elementos a recibir
Entidad Interesada.
en préstamo y el tiempo de
Recibe convenio y revisa las
2. condiciones de préstamo de los Almacén. Jefe Almacén.
bienes.
Coordina el recibo de los bienes. Jefe de grupo
3. Almacén.
Almacén.
Recibe y Verifica el estado de los
bienes recibidos en préstamo, los
4. cuales deben coincidir con las Almacén. Jefe Grupo Almacén.
especificaciones relacionadas en el
Recibe el bien en almacén, verifica
su estado.
identifica la procedencia del bien
6. recibido en préstamo. Firma Almacén. Bodeguero.
documento y lo entrega al auxiliar
administrativo.
Realiza el documento de ingreso. Auxiliar
7. Almacén.
Administrativo.
8. Almacén.
Administrativo.
PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE BIENES RECIBIDOS EN PRÉSTAMO O COMODATO
GERENTE, SUGERENTE DE
RECURSOS Y ENTIDAD INTERESADA
ENVÍAN AL JEFE DE GUPO RECIBE Y REVISA

ALMACÉN CONVENIO DE CONDICIONES DE
PRÉSTAMO DETALLADO DEPRÈSTAMO
COORDINA EL RECIBO DE LOS

BIENES
RECIBE Y VERIFICA EL ESTADO DE

LOS BIENES DE ACUERDO AL RECIBE LOS BIENES EN
CONVENIO DE PRÉSTAMO ALMACÉN Y VERIFICA SU
ESTADO
ASIGNA PLAQUETA, FIRME ELEBORA EL DOCUMENTO DE

DOCUMENTO Y LO ENTREGA AL
INGRESO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ARCHIVA EN LA CUENTA
DE ALMACÉN
Figura 43
Cuadro 41
Autoriza por escrito al Jefe de Grupo
de Almacén para recibir y dar
ingreso a los bienes dados en
reposición los cuales deben ser de
igual o mejores condiciones técnicas
y físicas a los extraviados o
Gerencia y Gerente y Jefe
averiados. Junto con la autorización
1. debe ir: Cuando proviene de la Unidad Apoyo Unidad Apoyo
compañía de seguros, oficio de la
compañía de seguros informando la
reposición.
Cuando es del funcionario
documento en el cual se indique la
responsabilidad de la reposición.
2. Almacén.
3. Almacén.
elemento. Almacén.
Verifica y adhiere plaqueta a los
4. Almacén. Bodeguero
Informa resultado de la verificación y
5. firma documento, lo entrega al Almacén. Bodeguero.
auxiliar de administración.
Elabora documento de ingreso. Auxiliar
6. Almacén.
Administrativo.
7. Almacén.
Almacén.
8. Almacén.
Administrativo.
JEFE GRUPO ALMACÉN BODEG UERO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO
AUTORIZAN INGRESO DE RECIBE LOS BIENESDEL

ELEMENTOS DADOS EN RESPONSABLE DE LA
REPOSICIÒN REPOSICIÒN
ORDENA VFERIFICA Y COLOCA

ALMACENAMIENTO DEL PLAQUETA A LOS BIENES
ELEMENTO DADOS EN REPOSICIÒN
INFORMA RESULTADO ELABORA INGRESO

VERIFICACIÓN, FIRMA DOCUMENTO,
LO ENTREGA AL AUXILIAR DE
ADMINISTRACIÓN
FIRMA DOCUMENTO DE
ARCHIVA DOCUMENTOS
INGRESO
Figura 44
4.3.5 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR SOBRANTE DE INVENTARIO
Cuadro 42
Esclarece las causales de los
sobrantes. El funcionario que
practicó las pruebas debe
elaborar acta detallando las Jefe Grupo Almacén,
características y unidades Almacén, Control Jefe de Control
1. sobrantes con precios tomados Interno, Revisoría Interno, Revisor
de compras anteriores de bienes Fiscal. Fiscal, Jefe Unidad
con iguales características o Apoyo Administrativo ..
valorados por una persona
idónea, para lo cual deberá
firmar el acta.
responsable de la prueba
realizada en inventarios copia
de la respectiva acta.
Ordena dar ingreso a los bienes
relacionados en el acta como
3. sobrantes y a la vez egreso a Almacén. Jefe Grupo Almacén.
nombre del funcionario que
posee el bien.
Recibe elemento y verifica
estado.
e informa resultado de la acción.
Elabora Ingreso a almacén de los Auxiliar de
6. Almacén.
bienes relacionados en el acta Administración.
Entrega documento de ingreso
Auxiliar de
7. para firma por Jefe Grupo Almacén.
Administración.
Almacén.
Firma de documento de egreso Responsable del
9.
Bien.
10. Almacén.
original del ingreso y egreso Administrativo.
PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR SOBRANTE DE INVENTARIO
JEFE GRUPO ALMACEN,

CONTROL INTENO, REVISOR
JEFE GRUPO ALMACÈN BODEGUERO AUXILIAR ADMINISTRATIVO RESPONSABLE DEL BIEN
FISCAL, UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO
ESTABLECEN CAUSAL
DE SOBRANTE, RECIBE COPIA DEL
ELABORAN ACTA, ACTA
ASIGNAN VALOR
ORDENA INGRESO
DE LOS ELEMENTOS RECIBE ELEMENTO,
VERIFICA ESTADO
FIRMA DOCUMENTO
COLOCA PLAQUETA ELABORA INGRESO
IDENTIFICACIÓN, DE EGRESO
DE ELEMENTOS
INFORMA RESULTADO
FIRMA DOCUMENTO
ENTREGA INGRESO
DE INGRESO
PARA FIRMA
ARCHIVA
DOCUMENTOS
Figura 45
4.3.6 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR DESMANTELAMIENTO DE
EQUIPOS
Cuadro 43
Solicita a la persona idónea para
el caso la revisión de los equipos Gerente, Jefe Grupo
1. dados de baja e informe de los Almacén, Jefe
repuestos sensibles de ser Recursos Físicos.
reutilizables.
Indica por escrito qué repuestos y
Jefe de Mantenimiento,
de qué equipos son susceptibles
2. Ingeniera Biomédica,
de extraer partes para utilizarlas
Técnico en sistemas.
como repuestos posteriormente.
3. Ingeniería . Ingeniera biomédica.
equipos a dar de baja.
Almacén los repuestos con
4. Ingeniaría . Ingeniera Biomédica.
listado y precio sugerido de
ingreso.
Recibe elementos, acta de
relación de partes reutilizables
5. Almacén. Auxiliar Administrativo
extraídas y relación de valores
asignados a las mismas.
Elabora Ingreso a almacén de los
bienes relacionados en el
Ingeniera Biomédica.
Envía copia de ingreso con copia
del acta o documento que haya
8. hecho llegar la persona idónea Almacén. Jefe Grupo Almacén.
(Ingeniera Biomédica, Técnico en
Sistemas, jefe mantenimiento).
Archiva en la cuenta mensual
original del. Ingreso.
PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR DESMANTELAMIENTO DE EQUIPO
ALMACÉN, JEFE RECURSOS INGENIERA BIOMÉDICA, INGENIERA BIOMÉDICA AUXILIAR DE ALMACÉN JEFE GRUPO ALMACÉN

DE BAJA BAJA
ENTREGA AL JEFE RECIBE ELEMENTOS,

GRUPO ALMACÉN ACTA Y RELACIÓN
REUTILIZABLES, VALORES
ACTA, TASA VALOR
FIRMA DOCUMENTO
ELABORA INGRESO
INGRESO
DE ELEMENTOS AL
ALMACÉN
ENVÍA COPIA
ARCHIVA COPIA DEL INGRESO Y ACTA DE
INGRESO ELEMENTOS
REUTILIZABLES
Figura 46
4.3.7 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR DEVOLUCIÓN DE BIENES EN USO
O REINTEGRADOS
Cuadro 44
Nº. ACTIVIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE
los elementos, el bien o los bienes
junto con un oficio en el que se explica
las causas de la devolución en el que Jefe Grupo
1. Almacén.
se debe relacionar nombre del bien, Almacén.
cantidad, Marca, número de inventario
2. Almacén.
siendo solicitados en otra dependencia Almacén.
Jefe Grupo
3. otra dependencia Coordina el retiro de Almacén. Almacén.
documento de reintegro
Recibe elementos retirados y ordena Jefe Grupo
4. Almacén.
almacenamiento. Almacén.
Recibe los elementos en uso
reintegrados y verifica su estado.
6. Informa resultado de la verificación Almacén. Bodeguero.
Elabora el documento de ingreso por Auxiliar
7. Almacén.
reintegro a almacén. Administrativo.
Auxiliar
8. se hace el descargue de los inventarios Almacén
Administrativo
de la dependencia.
9. Almacén.
Administrativo.
PROCEDIMIENTO INGRESO DE BIENES POR DEVOLUCIÓN DE BIENES EN USO O REINTEGRADOS
RECIBE EL BIEN EN
DEVOLUCIÓN CON OFICIO
DETALLADO
VERIFICA QUE LOS DEVOLUTIVOS

NO SE REQUIREN EN OTRA
DEPENDENCIA
RECIBE ELEMENTOS, VERIFICA

ESTADO
REQUERIDOS
SI
INFORMA RESULTADO DE LA ELABORA INGRESO
VERIFICACIÓN, FIRMA
DOCUMENTO
NO
COORDINA RETIRO DE
ELEMENTOS, ORDENA
ELABORACIÓN REINTEGRO DESCARGA LOS ELEM ENTOS DEL
INVENTARIO DE LA DEPENDENCIA
RECIBE ELEMENTOS RETIRADOS,

ORDENA ALMACENAMIENTO
ARCHIVA REINTEGRO
Figura 47
Cuadro 45
1. Recibe del funcionario responsable del

Jefe Grupo
manejo de caja menor el bien junto con Almacén.
Almacén.
original y dos copias de factura.
2. Verifica que el bien coincida con lo Jefe Grupo
Almacén.
facturado Almacén.
3. Ordena almacenamiento del bien. Jefe Grupo
Almacén.
Almacén.
4. Recibe el bien a almacenar y verifica su
Almacén. Bodeguero.
estado.
5. Coloca plaqueta de identificación
interna del bien.
6. Informa resultado de la verificación,
firma y entrega documento al Jefe Almacén. Bodeguero.
Grupo Almacén.
7. Ordena al auxiliar Administrativo
Jefe Grupo
elaborar los documentos de ingreso y Almacén.
Almacén.
egreso.
8. Se remite el comprobante de salida
Jefe Grupo
para la firma del jefe de la dependencia Almacén.
Almacén.
que recibe el bien.
9. Archiva . Auxiliar
Almacén.
Administrativo.
RECIBE ELELEMENTO CON FACTURA Y

DOS COPIAS
VERIFICA QUE EL BIEN COINCIDA CON LO

FACTURADO
ORDENA ALMACENAMIENTO DEL BIEN

RECIBE BIEN A ALMACENAR, VERIFICA
ESTADO
ORDENA AL AUX. ADM. ELABORAR INGRESO

Y EGRESO
COLOCA PLACA DE IDENTIFICACIÓN
REMITE SALIDA A JEFE DEPENDENCIA INFORMA RESULTADO VERIFICACIÓN,

RECEPTORA DEL ELEMENTO FIRMA Y ENTREGA DOCUMENTO AL
AUXILIAR DE ADMINISTRACIÓN
ARCHIVA DOCUMENTOS
Figura 48
4.4 PROCESO DE RECEPCIÓN DE ELEMENTOS
Cuadro 46
Recibe del proveedor los bienes junto
1. debieron ser previamente requeridos Almacén. Bodeguero.
mediante orden de compra o contrato
Verifica cada uno de los bienes de
consumo con la factura y la orden de
compra o contrato los cuales deben
cumplir todos los requisitos y
cantidades descritas en la orden de
compra o contrato
Firma la factura con fecha y hora de
3. recibo indicando que todo está en Almacén. Bodeguero.
perfectas condiciones
Reporta la recepción al Jefe de Grupo
Jefe Grupo de
4. de Almacén quien en un término no Almacén.
Almacén.
5. Almacén.
Técnico en sistemas o en su defecto Almacén.
satisfactoriamente.
6. Almacén.
Almacén Almacén.
PROCEMIENTO DE VERIFICACIÓN Y CONTEO

CON FACTURA

CUMPLAN REQUISITOS DE LEY.
FIRMA FACTURA Y RECIBIDO

CONFORME
REPORTA AL JEFE GRUPO ALMACÉN

LA RECEPCIÓN PARA SER PARA DEVOLUTIVOS Y ELEMENTOS
VERIFICADA DE ALTA TECNOLOGÍA VERIFICAN EL
JEFE ALMACÉN, INGENIERO
BIOMÉDICO, SISTEMAS. ACTA.

COPIA DEL ACTA
Figura 49
Tabla 47
1. Clasifica los bienes a almacenar. Almacén. Bodeguero.

2. Ubica los bienes en las estanterías de
acuerdo a la rotación y fechas de
vencimiento. Observa todos los
protocolos para almacenamiento sin Almacén Bodeguero.
interrupción de la cadena de frío y de
bienes de alto costo o para mantener
bajo seguridad estricta.
3. Clasifica las cajas de los elementos
que no han sido dispuestos en Almacén Bodeguero
estantes.
4. Ubica las cajas de elementos no
dispuestos en estantes en estivas,
observando los protocolos para Almacén. Bodeguero.
almacenamiento de frágiles, rotación y
fechas de vencimiento.
5. Archiva las copias de los documentos. Almacén. Bodeguero.
BODEGUERO
CLASIFICA BIENES A ALMACENAR
UBICA LOS BIENES DE ACUERDO A

ROTACIÒN Y FECHAS DE VENCIMIENTO
CLASIFICA LAS CAJAS DE ELEMENTOS QUE

NO HAN SIDO DISPUESTOS EN ESTANTES
UBICA LAS CAJAS DE ELMENTOS NO

DISPUESTOS EN ESTANTES EN LAS
ESTIVAS
ARCHIVA LAS COPIAS DE LOS

DOCUMENTOS
Figura 50
Fuente: Trabajo de campo..
4.5 PROCESO DE EGRESO
4.5.1 PROCEDIMIENTO DE EGRESO POR SUMINISTRO DE BIENES A LAS

DEPENDENCIAS
Cuadro 48
Recibe de las diferentes

dependencias en los cinco últimos
1. Almacén. Jefe de Grupo.
días de cada mes las solicitudes de
pedidos.
Jefe Grupo
Almacén.
anterior.
Entrega a bodega la requisición
Jefe Grupo
3. autorizada para el despacho de los Almacén.
Almacén.
elementos.
4. Recibe requisición autorizada. Almacén. Bodeguero.
5. Prepara los elementos a entregar. Almacén. Bodeguero.
Informa al auxiliar de administración
resultado de la preparación.
Elabora el documento de egreso. Auxiliar
7. Almacén.
Administrativo.
Ordena al bodeguero entregar bienes. Auxiliar
8. Almacén.
Administrativo.
9.
responsable de recibirlos, haciendo Almacén. Bodeguero.
Auxiliar
Administrativo.
PROCEDIMIENTO DE EGRESO POR SUMINISTRO DE BIENES A LAS DEP ENDENCIAS
JEFE GRUPO ALMACVÈN BODEGUERO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

DE LAS DEPENDENCIAS RECIBE REQUISICIÒN AUTORIZADA

PREPARA LOS ELEMENTOS A
ENTREGAR
ENTREGA A BODEGA REQUISICIÒN

INFORMA AL AUXILIAR ELABORA EGRESO
PARA DESPACHO
ADMINISTRATIVO LOS RESULTADOS
DE LA PREPARACIÓN
ENTREGA ELEMENTOS A FUNCIONARIO ORDENA AL BODEGUERO ENTREGAR

RECEPTOR DEL BIEN Y HACE FIRMAR BIENES
EGRESO
ARCHIVA EGRESO CON

DOCUMENTO DE PEDIDO
Figura 51
5 ANALISIS DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE SUMINISTRO DE INSUMOS DEL HOSPITAL YOPAL ESE:
Se realiza el análisis comparativo de los cambios que tienen lugar en los procesos y procedimientos según narran
los funcionarios como los ejecutan y según se observa la ejecución de los mismos, comparándolos contra la norma
y entre si.
5.1 PROCESO FORMAS DE ADQUISICIÓN
Cuadro 49
LO QUE DICE EL LO QUE HACE EN LA
Nº NORMA FUNCIONARIO QUE REALIDAD EL DEPENDENCIA RESPONSABLE
HACE FUNCIONARIO
Efectúan pedidos Hacen pedidos Hacen pedidos Todas las Jefe de Grupo,
periódicos de periódicos de periódicos de dependencias. Jefes de Unidad.
1. elementos necesarios elementos necesarios elementos necesarios
para el servicio. para el servicio. para el servicio.
Recibe y digita Recibe y digita Unidad de Secretaria
pedidos. Entrega pedidos. Entrega Internación. Unidad.
* solicitud de pedidos al pedidos al auxiliar de
Auxiliar Administrativo administración del
del almacén. almacén.
Recibe la solicitud y Recibe la solicitud y Recibe la solicitud y Almacén. Auxiliar
2. firma con fecha de firma con fecha de firma con fecha de Administrativo.
recibido. recibido. recibido.
Entrega al Jefe de Entrega al Jefe de Entrega al Jefe de Almacén. Auxiliar
3.
Grupo de Almacén. Grupo de Almacén. Grupo de Almacén. Administrativo.
Recibe y revisa la Recibe y revisa la Almacén. Jefe Grupo
*
solicitud. solicitud. Almacén.
Revisa la solicitud. Almacén. Jefe Grupo
4.
Almacén.
Ordena verificar Ordena verificar Almacén. Jefe Grupo
existencias. Si el existencias. Si el Almacén.
elemento solicitado elemento solicitado
* existe, ordena existe, ordena
despachar pedido, de despachar pedido, de
lo contrario continúa lo contrario continúa
con el procedimiento. con el procedimiento.
Revisa el Kárdex de Almacén. Jefe Grupo
proveedores y Almacén.
* selecciona los idóneos
para suministrar los
bienes requeridos.
Cotiza Cotiza Cotiza Almacén. Jefe Grupo
5.
telefónicamente. telefónicamente. telefónicamente. Almacén.
Recibe cotización. Recibe cotizaciones, Recibe cotizaciones, Almacén. Jefe Grupo
6.
mínimo de tres. cómo mínimo tres. Almacén.
Analiza cotizaciones, Analiza cotizaciones, Analiza cotizaciones, Gerencia. Comité de
define la compra y define la compra y define la compra y Compra.
autorizan inclusión en autorizan inclusión en autorizan inclusión en
7.
el plan de compras en el plan de compras en el plan de compras en
caso de no caso de no caso de no
encontrarse previsto encontrarse previsto encontrarse previsto
allí y determina el allí y determinan el allí y determinan el
procedimiento por el procedimiento por el procedimiento por el
cual se hace cual se hace cual se hace
adquisición (orden de adquisición (orden de adquisición (orden de
compra o Contrato con compra o contrato con compra o contrato con
formalidades, aunque formalidades aunque formalidades aunque
este no exceda el este no exceda el este no exceda el
monto fijado en el monto fijado en el monto fijado en el
estatuto de estatuto de estatuto de
contratación). contratación). contratación).
De la anterior tabla se observa que aparece una nueva actividad entre las actividades 1 y 2 que refleja la corrección
de una falencia en la norma que adolece de secuencia en la acción y que los funcionarios dicen ejecutar y en la
realidad ejecutan este paso adicional y que involucra un nuevo actor en la secuencia del procedimiento. La
Secretaria de Unidad recibe los borradores de los pedidos, los digita y los entregan en almacén.
Entre las actividades 3 y 4 aparece una nueva actividad ejecutada por el Jefe del Grupo Almacén que corrige otra
falencia de secuencia en la acción del procedimiento, consistente en la recepción y revisión de las solicitudes.
Entre las actividades 4 y 5 en la columna correspondiente a cómo dicen los funcionarios que hacen, aparece una
nueva actividad que corrige una falencia de la norma, donde no se ordena verificar si el bien requerido está en
existencia; esta actividad es ejecutada por el Jefe del Grupo Almacén.
En la columna correspondiente a cómo dicen los funcionarios que hacen en la realidad los procesos, aparece una
actividad adicional que corrige otra fale ncia del proceso, reflejada en la columna anterior, consistente en la revisión
del kárdex de proveedores y selección de los proveedores, acción ejecutada por el Jefe del Grupo Almacén.
Cuadro 50
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES POR STOCK MÍNIMO
HACE FUNCIONARIO
Solicita relación de Ordena verificar Ordena verificar
elementos existentes elementos existentes elementos existentes en Jefe Grupo
1 en bodega cuyo en bodega cuyo stock bodega cuyo stock sea Almacén. Almacén.
stock sea mínimo. sea mínimo. mínimo.
Hace verificación y Hace verificación y Hace la verificación y
elabora relación de elabora relación de elabora una relación de
elementos con stock elementos con stock elementos con stock
mínimo en bodega. mínimo en bodega. mínimo en bodega.
Elabora relación Elabora relación
definitiva. definitiva.
Recibe listado de Recibe y analiza listado Recibe y analiza listado
Jefe Grupo
3. elementos próximos de elementos próximos de elementos próximos Almacén.
Almacén.
a agotarse. a agotarse. a agotarse.
Estudia listado de Determina cantidades Determina cantidades
elementos. de compra. de compra.
Jefe Grupo
4. Determina Almacén. Almacén.
cantidades de
compra.
Revisa Kárdex de
proveedores y elige los Jefe Grupo
Almacén.
idóneos para suministrar Almacén.
los bienes requeridos.
5. Solicita cotizaciones. Solicita cotizaciones. Solicita cotizaciones. Almacén. Jefe Grupo
Almacén.
Estudia cotizaciones. Recibe y estudia Recibe y estudia Comité de
6.
cotizaciones. cotizaciones. Compras.
Selecciona Selecciona proveedor Selecciona proveedor Comité de
proveedor ordenan ordenan compra ordenan compra Compras.
7. compra (contrato, (contrato, orden de (contrato, orden de
orden de compra). compra). compra).
Al analizar el procedimiento de adquisición de bienes por stock mínimo del proceso formas de adquisición, se
detecta la aparición de una nueva actividad que refleja la culminación de la verificación de elementos en stock.
Actividad realizada por el Bodeguero.
En la actividad 3 se refleja un mejoramiento, consistente en la ejecución del análisis del listado recibido por parte del
Jefe Grupo Almacén.
Entre las actividades 4 y 5 en la columna correspondiente a lo que ejecutan los funcionarios en realidad, aparece
una nueva actividad que corrige una falencia de la norma, la cual no contempla la revisión del kárdex de
proveedores y la selección de los más idóneos para realizar el suministro. Acción realizada por el Jefe Grupo
Almacén.
La actividad 6 contempla una mejora que suple una falla en la secuencia de la acción del procedimiento.
5.2 PROCESO DE COMPRAS
Cuadro 51
HACE FUNCIONARIO
Envía solicitud al
Unidades Jefes Unidad,
Jefe de Unidad de
Funcionales, Jefes de Grupo,
1. Apoyo Administrativo
Oficinas, Jefes de Oficina,
del bien que sea
de Grupo. Enfermeras Jefes.
necesario adquirir.
Recibe solicitud y
verifica que el bien
Jefe Unidad
solicitado no se Unidad de Apoyo
2. Apoyo
encuentre en Administrativo.
Administrativo.
existencias en
bodega.
Verifica que el bien
solicitado se pueda Jefe Unidad
Unidad Apoyo
3. adquirir por los Apoyo
Administrativo.
rubros disponibles en Administrativo.
caja menor.
Ordena al mensajero Jefe Unidad
Unidad Apoyo
4. cotizar el elemento Apoyo
Administrativo.
solicitado. Administrativo.
5. Recibe la cotización Unidad Apoyo Jefe Unidad
y verifica que el valor Administrativo. Apoyo
del bien no sea Administrativo.
mayor al máximo de
compra autorizado
por la caja menor.
Si el valor es menor
al máximo autorizado
por caja menor y el
bien se puede
adquirir por los Unidad Apoyo Unidad Apoyo
6. rubros disponibles en
la caja menor,
autoriza la compra
plasmando su visto
bueno en la
cotización.
Envía la cotización
Jefe Unidad
autorizada al Unidad Apoyo
7. Apoyo
responsable de caja Administrativo.
Administrativo.
menor.
Hace la compra del
bien, verifica si es
devolutivo, caso
afirmativo, lo envía al Unidad Apoyo Responsable de
8. almacén con la
Administrativo. Caja Menor.
respectiva factura
para el
correspondiente
ingreso.
Envía al Jefe Grupo
9. Almacén.
Responsable de Almacén.
Caja Menor la
factura y copia del
ingreso.
Hace entrega del
bien y hace firmar el Jefe Grupo
10. egreso Almacén. Almacén.
correspondiente
Archiva factura para
la respectiva Unidad Apoyo Responsable Caja
11.
legalización de caja Administrativo. Menor.
menor.
Envían solicitud del Envían solicitud del Unidades
Jefes Unidad,
bien que sea bien que sea Funcionales,
Jefes de
necesario adquirir al necesario adquirir al Enfermeras
Enfermería .
Jefe Grupo Almacén. Jefe Grupo Almacén. Jefes.
Recibe y ordena Recibe y verifica
verificar existencias en existencias en bodega.
bodega. Si hay Si hay existencias,
existencias, ordena ordena proceder a Jefe Grupo
proceder a iniciar iniciar egreso por Almacén.
Almacén.
egreso por suministro. suministro. Si no hay
Si no hay existencias, existencias, continúa
continúa procedimiento.
procedimiento.
Verifica que el bien Verifica que el bien
solicitado se pueda solicitado se pueda
adquirir por los rubros adquirir por los rubros
Jefe Grupo
disponibles en caja disponibles en caja Almacén.
Almacén.
menor. Si el monto es menor. Si el monto es
superior, inicia superior, inicia
procedimiento procedimiento
diferente. De lo diferente. De lo
contrario continúa contrario continúa
procedimiento. procedimiento.
Ordena cotizar el Ordena al mensajero
elemento solicitado. cotizar el elemento Jefe Grupo
solicitado. Almacén. Almacén.
Recibe la cotización y Recibe la cotización y

verifica que el valor del verifica que el valor del
bien no sea mayor al bien no sea mayor al
máximo de compra máximo de compra
autorizado por la caja autorizado por la caja
menor. Si el monto es menor. Si el monto es Jefe Grupo
Almacén.
mayor, inicia mayor, inicia Almacén.
diferente, de lo diferente, de lo
contrario, continúa con contrario, continúa con
establecido. establecido.
Envía solicitud y Envía solicitud y
Jefe Grupo
cotización al Jefe de cotización al Jefe de Almacén.
Almacén.
Unidad Administrativa. Unidad Administrativa.
Revisa solicitud y Revisa solicitud y
Jefe Unidad
cotización, las cotización, Las Unidad Apoyo
Apoyo
aprueba, dando su aprueba, dando su Administrativo.
Administrativo.
visto bueno. visto bueno.
Envía solicitud y Envía solicitud y
Jefe Unidad
cotización aprobadas cotización aprobada al Unidad de Apoyo
Apoyo
al Responsable de Responsable de Caja Administrativo.
Administrativo.
Caja Menor. Menor.
Revisa Revisa
Responsable
documentación, documentación, Almacén.
Caja Menor.
autoriza compra. autoriza compra.
Envía documentación Envía documentación
Responsable
al Jefe Grupo al Jefe Grupo Almacén.
Caja Menor.
Almacén. Almacén.
Recibe documentación Recibe documentación
y ordena compra del y ordena compra del Jefe Grupo
Almacén.
bien solicitado y bien solicitado y Almacén.
cotizado. cotizado.
Recibe y revisa que el
Jefe grupo
bien coincida con lo Almacén.
Almacén.
solicitado.
Si el bien es Si el bien es
devolutivo, ordena devolutivo, ordena
Jefe Grupo
elaborar el elaborar el Almacén. Almacén
correspondiente correspondiente
ingreso. ingreso.
Revisa ingreso Revisa ingreso
elaborado y envía elaborado y envía
copia de la factura y copia de la factura y Jefe Grupo
Almacén.
del ingreso al del ingreso al Almacén.
Responsable de Caja Responsable de Caja
Menor para archivo. Menor para archivo.
Ordena entregar bien Ordena entregar bien
al solicitante y hacer al solicitante y hacer Jefe Grupo
Almacén.
firmar el egreso firmar el egreso Almacén.
correspondiente. correspondiente.
Ordena archivar Ordena archivar Jefe Grupo
Almacén.
factura y egreso. factura y egreso. Almacén.
Durante el desarrollo del presente trabajo, al hacer el levantamiento del proceso de compras, en lo concerniente al
procedimiento de adquisiciones por caja menor, en los paso correspondientes a cómo dicen los funcionarios que
ejecutan el procedimiento y cómo lo ejecutan en la realidad, se observa una total divergencia entre lo que está
normatizado en el Manual de Procesos y Procedimientos y lo que se encuentra de hecho. Esto obligó a dejar la
norma tal cual como está al principio de esta tabla y hacer el levantamiento total del procedimiento.
La explicación que se da para esta divergencia total, radica en el crecimiento de la institución, el aumento de su
complejidad, el aumento en el número de funcionarios, el mejor conocimiento de la norma, la implementación de
tecnología de sistemas a los procesos, la normatización de los procesos de manera esporádica a medida que estos
cambios si van sucediendo, la imposición de estos cambios de arriba hacia abajo, sin tener en cuenta la opinión de
quienes ejecutan los procedimientos, cambios que no fueron reflejados en dicho Manual y que el personal mecanizó
de tanto ejecutarlos. Por ahora no más comentarios al respecto.
5.2.2 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES POR ORDEN DE COMPRA
Cuadro 52
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES POR ORDEN DE COMPRA
HACE FUNCIONARIO
Con la cotización
diligencia ficha de Jefe de Almacén,
1. solicitud de CDP Almacén. Jefe Unidad Apoyo
para autorización Administrativo.
por Gerencia.
Radica internamente
Auxiliar
2. le ficha solicitud Almacén.
Administrativo.
CDP.
Remite solicitud de Auxiliar
3. Almacén.
CDP a Gerencia. Administrativo.
Entrega solicitud a
Gerencia firma de Secretaria
4. recibido, fecha y Gerencia.
Gerencia.
hora en libro de
radicación
Firma solicitud de
4.1 Gerencia. Gerente.
CDP.
Remite solicitud de Secretaria
4.2 Gerencia.
CDP a presupuesto. Gerencia.
Reciben solicitud de
Jefe de
4.3 CDP junto con Presupuesto.
Presupuesto.
cotización.
Expide CDP. Jefe de
4.4 Presupuesto.
Presupuesto.
Envía CDP junto
Jefe de
4.5 con la cotización a Presupuesto.
Presupuesto.
la oficina Almacén.
Reciben CDP con Auxiliar
5. Almacén.
cotización. Administrativo.
Revisa CDP que
Auxiliar
6. coincida con lo Almacén.
Administrativo.
solicitado.
Elabora orden de
compra con original
y tres copias para:
Auxiliar
7. Original y copia para Almacén.
Administrativo.
la elaboración de la
orden de pago.
Segunda copia para
el proveedor.
Tercera copia para
archivo.
Radica orden de Auxiliar
8. Almacén.
compra. Administrativo.
Firma libro Secretaria
8.1 Gerencia.
radicación recibido. Gerencia.
Firma orden de
8.2 Gerencia Gerente
compra
Envía orden de
compra firmada a
Secretaria
8.3 Presupuesto para su Gerencia. Gerencia.
registro en
compromisos.
Envía al Almacén la
orden de compra
Jefe de
8.4 con el respectivo Presupuesto. Presupuesto.
registro en
compromisos.
Recibe de
presupuesto orden
Auxiliar
9 de compra con Almacén. Administrativo.
registro en
compromiso.
Archiva copia de Auxiliar
9.1 Almacén.
orden de compra Administrativo.
Entrega al Jefe de
Grupo de Almacén
Auxiliar
9.2 las ordenes de Almacén. Administrativo.
compra para su
respectivo
seguimiento.
Envía fax de la
orden de compra al
Jefe de Grupo
10 proveedor o entrega Almacén. Almacén.
copia en el caso de
proveedores locales.
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES POR ORDEN DE SUMINISTRO
Realiza estudio previo Realiza estudio previo
Jefe Grupo
de la necesidad a de la necesidad a Almacén.
Almacén.
suplir. suplir.
Firma estudio previo de Firma estudio previo de
la necesidad a suplir y la necesidad a suplir y Jefe Grupo
Almacén.
lo envía al Jefe de la lo envía al Jefe de la Almacén.
Unidad Administrativa. Unidad Administrativa.
Recibe estudio previo,
Unidad Jefe Unidad
lo revisa, verifica
pertinencia y aprueba.
Envía el estudio previo Envía el estudio previo
Unidad Jefe Unidad
revisado y aprobado al revisado y aprobado al
Jefe Grupo Almacén. Jefe Grupo Almacén.
Recibe el estudio Recibe el estudio
previo revisado y previo revisado y Jefe Grupo
aprobado y ordena aprobado y ordena Almacén.
Almacén.
elaborar solicitud de elaborar solicitud de
CDP. CDP.
Revisa solicitud de
CDP elaborada y la Jefe Grupo
Almacén.
envía al Jefe de la Almacén.
Unidad Administrativa.
Recibe documentos y Recibe documentos y Unidad Jefe Unidad
solicitud de CDP, y solicitud de CDP, y Administrativa. Administrativa.
autoriza su expedición. autoriza su expedición.
Envía la Envía la
documentación con la documentación con la
Unidad Jefe Unidad
solicitud aprobada de solicitud aprobada de Administrativa. Administrativa.
CDP al Jefe de CDP al Jefe de
Presupuesto. Presupuesto.
Recibe la Recibe la
documentación y documentación y Jefe de
Presupuesto.
solicitud de CDP. solicitud de CDP. Presupuesto.
Ordena expedir CDP. Ordena expedir CDP.
Revisa CDP elaborado.
Lo envía junto con los
Presupuesto. Jefe Presupuesto.
demás documentos al
Recibe la Recibe la
documentación con el documentación con el
CDP. Solicita al CDP. Solicita al Jefe Grupo
Almacén.
Proveedor. Proveedor. Almacén.
Documentación, según Documentación, según
requisitos de ley. requisitos de ley.
Recibe del Proveedor Recibe del Proveedor
Jefe Grupo
la documentación la documentación Almacén.
Almacén.
requerida. requerida.
Revisa la Revisa la
Jefe Grupo
documentación y la documentación y la Almacén.
Almacén.
envía al Jurídico. envía al Jurídico.
Recibe la Recibe la
documentación, la documentación, la
revisa y verifica que revisa y verifica que Jurídica. Jurídico.
esté ajustada a los esté ajustada a los
Ordena elaborar Ordena elaborar
minuta de orden de minuta de orden de Jurídica. Jurídico.
compra. compra.
Revisa minuta de Revisa minuta de
orden de compra orden de compra Jurídica. Jurídico.
elaborada y la firma. elaborada y la firma.
Ordena trasladar la Ordena trasladar la
documentación a la documentación a la Jurídica. Jurídico.
Gerencia. Gerencia.
y orden de compra, y orden de compra,
Gerencia. Gerente.
ordena su radicación ordena su radicación
revisa y firma. revisa y firma.
Ordena traslado de Ordena traslado de
documentación y orden documentación y orden
de compra firmada a de compra firmada a Gerencia. Gerente.
Presupuesto para Presupuesto para
registro presupuestal. registro presupuestal.
de compra firmada y de compra firmada y Jefe de
Presupuesto.
ordena elaborar ordena elaborar Presupuesto.
registro presupuestal. registro presupuestal.
documentación, orden documentación, orden Jefe de
de compra y registro de compra y registro Presupuesto.
Presupuesto.
presupuestal al presupuestal al
Jurídico. Jurídico.
Recibe la Recibe la
documentación y la documentación y la Jurídica Jurídico
duplica. duplica.
Ordena archivar los Ordena archivar los Jurídica. Jurídico.
originales en jurídica y originales en jurídica y
enviar las copias al enviar las copias al
Jefe Grupo Almacén. Jefe Grupo Almacén.
Recibe la Recibe la
documentación, documentación,
Jefe Grupo
entrega copia de orden entrega copia de orden Almacén.
Almacén.
de suministro al de suministro al
proveedor. proveedor.
Ordena archivar la Ordena archivar la
Jefe Grupo
documentación en el documentación en el Almacén.
Almacén.
archivo del Almacén. archi vo del Almacén.
Analizando el procedimiento de adquisiciones por orden compra del proceso de compras, se observa que sucede lo
mismo que con el procedimiento anterior. La información obtenida acerca de cómo dicen ejecutar el procedimiento
los funcionarios difiere total y absolutamente. Se llega a la conclusión que las causas son las mismas que para el
procedimiento anterior. Al hacer el levantamiento del proceso se nota más consistencia, mejor secuencia en las
acciones que dicen realizar los funcionarios. Es más, al observar como ejecutan el procedimiento en la realidad se
observa, que inclusive, en este tercer paso se ejecutan tareas que mejoran la secuencia en las actividades del
procedimiento.
Difiere tanto lo que dicen hacer y ejecutan en la realidad los funcionarios, que se observó durante el levantamiento
del procedimiento que el mismo había adoptado una nueva denominación: “procedimiento de adquisiciones por
orden de suministros”, el cual se ejecuta como tal y estos cambios no se ven reflejados en la norma.
5.2.3 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES POR CONTRATO CON FORMALIDADES PLENAS
Cuadro 53
HACE FUNCIONARIO
Una vez el comité
de compras defina
la adquisición por
Comité de
1. contrato con Gerencia.
Compras.
formalidades se
procede al
siguiente paso.
Solicita reserva
presupuestal la
2. cual debe ir Gerencia. Gerente.
firmada por el
Gerente.
Envía a la oficina
de presupuesto
junto con
cotización.
Expide reserva Jefe de
4. Presupuesto.
presupuestal Presupuesto.
Envía la reserva
presupuestal junto Jefe de
5. Presupuesto.
con la cotización a Presupuesto.
la Gerencia.
6 Remite la Gerencia. Gerente.
cotización con el
CDP al Asesor
Jurídico.
Elabora la minuta
de contrato.
Remite la minuta
8. de contrato a Jurídico. Jurídico.
Gerencia.
Revisa minuta
modifica o firma.
Envía al Proveedor
para que lo firme y
adquiera la
respectiva póliza y
demás requisitos
de ley.
Recibe contrato
con firma de
Proveedor y
Gerente.
11. demás requisitos Gerencia.
(pólizas,
publicación en
diario oficial).
Firma aceptación
de póliza.
Duplica el contrato. Secretaria de
13. Gerencia.
Gerencia.
Envía copia a
Financiera, Secretaria de
14. Gerencia.
Almacén y Gerencia.
Proveedor.
El comité de compras El comité de compras
define la adquisición por define la adquisición por Comité de
Gerencia.
contrato con contrato con Compras.
formalidades. formalidades.
El Comité de Compras
autoriza al Jefe Grupo Comité de
Gerencia.
Almacén para iniciar el Compras.
proceso.
El jefe Grupo Almacén El jefe Grupo Almacén
solicita al Jefe Unidad solicita al Jefe Unidad
Jefe Grupo
Administrativa la Administrativa la Almacén. Almacén.
autorización de reserva autorización de reserva
presupuestal. presupuestal.
Jefe Unidad Jefe Unidad
Administrativa autoriza Administrativa autoriza Unidad Jefe Unidad
solicitud de reserva solicitud de reserva Administrativa. Administrativa.
Recibe solicitud Recibe solicitud
aprobada de reserva aprobada de reserva Jefe Grupo
Almacén.
presupuestal y la envía a presupuestal y la envía a Almacén.
Presupuesto. Presupuesto.
Recibe solicitud de Recibe solicitud de
reserva presupuestal, reserva presupuestal, Jefe de
Presupuesto.
realiza reserva realiza reserva Presupuesto
Ordena elaboración de Ordena elaboración de Jefe de
Presupuesto.
CDP. CDP. Presupuesto.
Envía el CDP al Jefe Envía el CDP al Jefe Jefe
Grupo Almacén. Grupo Almacén. Presupuesto. Presupuesto.
Recibe CDP e informa al Recibe CDP e informa al Almacén. Jefe Grupo

proveedor de su proveedor de su Almacén.
expedición. Le solicita al expedición. Le solicita al
proveedor cumplir los proveedor cumplir los
Recibe del proveedor la Recibe del proveedor la
documentación documentación
Jefe Grupo
necesaria para cumplir necesaria para cumplir Almacén. Almacén.
con los requisitos de con los requisitos de
ley. ley.
Revisa y verifica que la Revisa y verifica que la
documentación documentación
aportada por el aportada por el Jefe Grupo
Almacén.
proveedor esté proveedor esté Almacén.
ajustada a la ley. Si lo ajustada a la ley. Si lo
esta la envía a jurídica. esta, la envía a jurídica.
Recibe la Recibe la
documentación, revisa y documentación, revisa y
verifica. Si esta completa verifica. Si esta completa
Jurídica. Jurídico.
y se ajusta a la ley y se ajusta a la ley
procede al paso procede al paso
siguiente. siguiente.
Si la documentación esta Si la documentación esta
Jurídico.
en regla, ordena la en regla, ordena la Jurídica.
elaboración de la minuta. elaboración de la minuta.
Revisa minuta
elaborada.
Envía la minuta con la Envía la minuta con la
documentación a documentación a Jurídica. Jurídico.
Gerencia. Gerencia.
Recibe la documentación Recibe la documentación
Gerencia. Gerente.
y la minuta, la revisa y y la minuta, la revisa y
la firma. la firma.
Envía a presupuesto la Envía a presupuesto la
minuta firmada con la minuta firmada con la
demás documentación demás documentación Gerencia. Gerente.
para el registro para el registro
Realiza el registro Realiza el registro
presupuestal y envía presupuestal y envía Jefe de
Presupuesto.
toda la documentación a toda la documentación a Presupuesto.
Jurídica. Jurídica.
Recibe la Recibe la
documentación, la revisa documentación, la revisa
y contacta al proveedor y contacta al proveedor Jurídica. Jurídico.
para que cumpla para que cumpla
formalidades de ley. formalidades de ley.
documentación requerida documentación requerida
para cumplir los para cumplir los
documentos de ley documentos de ley Jurídica. Jurídico.
(pólizas, publicación en (pólizas, publicación en
diario oficial, impuestos diario oficial, impuestos
etc.). etc.).
Revisa y verifica los Revisa y verifica los
documentos aportados documentos aportados
por el proveedor para por el proveedor para
cumplir con los requisitos cumplir con los requisitos
de ley. Si están de ley. Si están
completos ordena completos ordena
elaborar la aprobación elaborar la aprobación
de póliza. de póliza.
Revisa la aprobación de Revisa la aprobación de Jurídica. Jurídico.
póliza y envía toda la póliza y envía toda la
documentación a documentación a
Gerencia. Gerencia.
Recibe y firma la Recibe y firma la
Gerencia. Gerente.
aprobación de póliza. aprobación de póliza.
Envía la aprobación de Envía la aprobación de
póliza con los demás póliza con los demás Gerencia. Gerente.
documentos a jurídica. documentos a jurídica.
Recibe la documentación Recibe la documentación
y la duplica. y la duplica.
Ordena archivar los Ordena archivar los
originales y envía copias originales y envía copias
al Jefe Grupo Almacén y al Jefe Grupo Almacén y
al proveedor. al proveedor.
Recibe copias de la Recibe copias de la
documentación y espera documentación y espera
Jefe Grupo
el cumplimiento de lo el cumplimiento de lo Almacén. Almacén.
pactado por parte del pactado por parte del
proveedor. proveedor.
Al realizar el análisis del procedimiento de adquisiciones con formalidades plenas del proceso de compras, se
observa el mismo fenómeno encontrado al hacer el levantamiento de los demás procedimientos del proceso de
compras: El procedimiento que dicen ejecutar y que ejecutan en la realidad los funcionarios difiere totalmente del
consignado en el Manual de Procesos y Procedimientos de la institución.
Las causas son las mismas para todos los procedimientos del proceso de compras, por lo cual no se redunda en
más explicaciones.
Cuadro 54
HACE FUNCIONARIO
Hace entrega de los Hace entrega de los Hace entrega de los
elementos de acuerdo elementos de acuerdo elementos de acuerdo
1. a lo pactado en la a lo pactado en la a lo pactado en la Proveedor. Proveedor.
orden de compra o orden de compra o orden de compra o
contrato formal. contrato formal. contrato formal.
Recibe del proveedor Recibe del proveedor la Recibe del proveedor la
junto con la factura y factura y copia del factura y copia del
copia del contrato u contrato u orden de contrato u orden de
orden de compra los compra. Ordena al compra. Ordena al
elementos, quien bodeguero efectuar la bodeguero efectuar la
ordena al bodeguero respectiva verificación: respectiva verificación:
efectuar la respectiva Que los elementos Que los elementos
Jefe Grupo
2. verificación que los coincidan con lo coincidan con lo Almacén. Almacén.
elementos coincida con relacionado en los relacionado en los
lo relacionado en los documentos en cuanto documentos en cuanto
documentos en cuanto a cantidad, calidad y a cantidad, calidad y
a cantidad, calidad y marcas, presentación, marcas, presentación,
marcas, presentación, fecha de vencimiento y fecha de vencimiento y
fecha de vencimiento y estado del producto, los estado del producto, los
estado del producto, cuales serán cuales serán
los cuales serán supervisados supervisados
supervisados posteriormente por el posteriormente por el
posteriormente por el Jefe de Grupo de Jefe de Grupo de
Jefe de Grupo de Almacén. Almacén.
Almacén. Cuando se
trata de elementos con
especificaciones
técnicas especiales o
equipos sofisticados,
se requerirá la
presencia de un
técnico o profesional
idóneo para el caso o
interventor, quien
elaborará un acta de
recibo en la que dejará
constancia que los
bienes son los
requeridos por la
empresa.
Recibe elementos con Recibe elementos con
copias de factura, copias de factura,
orden de compra y orden de compra y
documentos documentos
relacionados. Realiza relacionados. Realiza
verificación según verificación según Almacén. Bodeguero.
protocolos. Cuando se protocolos. Cuando se
trata de elementos con trata de elementos con
especificaciones especificaciones
técnicas especiales o técnicas especiales o
equipos sofisticados, se equipos sofisticados, se
requerirá la presencia requerirá la presencia
de un técnico o de un técnico o
profesional idóneo para profesional idóneo para
el caso o interventor, el caso o interventor,
quien elaborará un acta quien elaborará un acta
de recibo en la que de recibo en la que
dejará constancia que dejará constancia que
los bienes son los los bienes son los
requeridos por la requeridos por la
empresa. empresa.
Firma copia de la Firma copia de la Firma copia de la
factura. factura. factura
Informa al Jefe de Informa al Jefe de Informa al Jefe de
almacén resultado de almacén resultado de la almacén resultado de la
4. la recepción y entrega recepción y entrega recepción y entrega Bodega. Bodeguero.
factura. factura y documentos factura.
firmados.
Ordena elaborar el Ordena elaborar el Ordena elaborar el Jefe Grupo
5. Almacén.
documento de ingreso. documento de ingreso. documento de ingreso. Almacén.
Elabora el ingreso en
original y tres copias,
así:
Ø Original y copia para
Elabora el ingreso con Elabora el ingreso con
la elaboración copias para la copias para la
de la orden de Auxiliar
6. elaboración de la orden elaboración de la orden Almacén.
pago Administrativo.
de pago y para archivo de pago y para archivo
Ø Segunda copia para
de cuenta de almacén. de cuenta de almacén.
archivo de
cuenta de
almacén
Ø Tercera copia para
contabilidad.
Revisa y firma Revisa y firma Revisa y firma Jefe Grupo
7. Almacén.
documento del ingreso. documento del ingreso. documento del ingreso. Almacén.
Entrega el ingreso Entrega el ingreso
firmado al Auxiliar firmado al Auxiliar Jefe Grupo
Almacén.
Administrativo para su Administrativo para su Almacén.
distribución y archivo. distribución y archivo.
Recibe y revisa la Auxiliar
Almacén.
documentación. Administrativo.
Radica el ingreso para Radica el ingreso para Radica el ingreso para
la oficina de la oficina de la oficina de
elaboración de orden elaboración de orden elaboración de orden
de cuentas, el cual de cuentas, el cual de cuentas, el cual
debe ir acompañado de debe ir acompañado de debe ir acompañado de
original y copia de la original y copia de la original y copia de la
Auxiliar
9. orden de compra o orden de compra o orden de compra o Almacén.
Administrativo.
contrato, original y contrato, original y contrato, original y
copia de factura y copia de factura y copia de factura y
original del CDP original del CDP original del CDP
cuando se está cuando se está cuando se está
causando el valor total causando el valor total causando el valor total
de la compra. de la compra. de la compra.
Registra en Kárdex
Auxiliar
10. manual con copia del Almacén.
Administrativo.
ingreso.
Archiva copia del Archiva copia del Archiva copia del
Auxiliar
11. ingreso con copia de ingreso con copia de ingreso con copia de Almacén.
Administrativo.
factura. factura. factura.
Al efectuar el análisis del procedimiento de ingreso por compra de bienes del proceso de ingresos se ve una
variación en el contenido de lo que dicen hacer los funcionarios en la segunda actividad. El cambio, básicamente
consiste en que el Jefe del Grupo Almacén no recibe en la práctica ningún elemento en su oficina, sino que el
bodeguero realiza la recepción física e informa a su jefe el resultado de la misma, lo cual se ve reflejado en el paso
adicional que aparece entre las actividades 2 y 3 de la norma.
La variación reflejada en el paso 6 con respecto a la norma se da debido a la simplificación del procedimiento por
implementación de tecnología de sistemas al procedimiento. El programa automáticamente genera los cambios
necesarios.
Las actividades adicionales a que aparecen entre las actividades 7 y 8 de la norma en los pasos correspondientes a
como dicen efectuar y como ejecutan en la realidad el procedimiento los funcionarios, reflejan mejoras en la
secuencia del procedimiento.
Cuadro 55.
HACE FUNCIONARIO
Reciben notificación Reciben notificación
detallada de los detallada de los Gerente y Jefe
elementos próximos a elementos próximos a
Gerencia Unidad
ingresar por donación. ingresar por donación. Administrativa.
Notifican al Jefe del Notifican al Jefe del
almacén. almacén.
El Jefe de Almacén El Jefe de Almacén El Jefe de Almacén
recibe notificación o recibe notificación o recibe notificación o Gerente y Jefe
1. documento que haga documento que haga documento que haga Gerencia Unidad
sus veces de sus veces de donación sus veces de donación Administrativa.
donación o traspaso. o traspaso. o traspaso.
Recibe y verifica Recibe y verifica Recibe y verifica
condiciones de la condiciones de la condiciones de la
mercancía o mercancía o acuerdan mercancía o acuerdan Jefe Grupo
2. Almacén.
acuerdan fecha y fecha y hora de recibo fecha y hora de recibo Almacén.
hora de recibo de la de la mercancía . de la mercancía .
mercancía.
Elabora un acta de Elabora un acta de Elabora un acta de
recibido de los recibido de los recibido de los
elementos elementos elementos
especificando las especificando las especificando las
condiciones en las condiciones en las que condiciones en las que
que recibe la recibe la mercancía, recibe la mercancía,
mercancía, con el con el respectivo valor con el respectivo valor
respectivo valor en en caso que el donante en caso que el donante Jefe Grupo
3. Almacén.
caso que el donante lo suministre o en su lo suministre o en su Almacén.
lo suministre o en su defecto los participantes defecto los participantes
defecto los valorarán los elementos valorarán los elementos
participantes de acuerdo a los de acuerdo a los
valorarán los precios comerciales precios comerciales
elementos de acuerdo
a los precios
comerciales.
Firman acta de recibo Firman acta de recibo Firman acta de recibo Jefe Grupo
de los elementos. de los elementos. de los elementos. Almacén y Jefe
4. Almacén.
Unidad Apoyo
Administrativo..
Recibe y revisa
elementos en bodega.
Asigna el Nº de placa Asigna el No de placa Asigna el No de placa
de identificación para de identificación para el de identificación para el
el caso de los bienes caso de los bienes caso de los bienes
devolutivos donados. devolutivos donados. devolutivos donados.
Firma copia de acta y la
envía al almacén.
Elabora ingreso con
original y copia, así:
Ø Original para
Auxiliar
6. archivo de Elabora ingreso. Elabora ingreso. Almacén.
Administrativo.
almacén
Ø Copia para
contabilidad
Registra en Kárdex
7.
con copia del ingreso.
Archiva en la cuenta Archiva en la cuenta de Archiva en la cuenta de Auxiliar
8. Almacén.
de almacén. almacén. almacén. Administrativo.
Al analizar el procedimiento de ingreso por traspaso u obsequio del proceso de ingreso, se encuentra la primera
variación con respecto a la norma, antes de la primera actividad, lo cual refleja que los funcionarios dicen ejecutar y
ejecutan una acción previa que es lógica y que mejora la secuencia del procedimiento.
Entre las actividades 4 y 5, aparece una actividad adicional ejecutada por e bodeguero, en el paso de cómo se
ejecuta el procedimiento en realidad, que refleja la existencia de un paso lógico de recepción física del bien que no
está contemplada en la norma.
Entre la actividades 5 y 6, la actividad que en realidad es ejecutada por el funcionario, en este caso el bodeguero es
un trámite obligatorio y también ha sido obviado en los pasos anteriores.
La divergencia existente en el punto 6 refleja los cambios introducidos en el procedimiento debido a la

sistematización del mismo.
5.3.3 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR BIENES RECIBIDOS EN PRÈSTAMO O COMODATO
Cuadro 56
HACE FUNCIONARIO
Envía al Jefe de Grupo Envía al Jefe de Grupo Envían al Jefe de Grupo
de almacén un de almacén un Almacén un convenio
convenio de préstamo convenio de préstamo de préstamo
Gerente, Jefe
o Comodato, en el cual (Comodato) en el cual (Comodato) en el cual
Unidad
se detallan y se detallan y especifica se detallan y especifica
especifican los los elementos a recibir los elementos a recibir
Entidad
elementos a recibir en en préstamo y el en préstamo y el tiempo
Interesada.
préstamo y el tiempo tiempo de duración del de duración del
de duración del préstamo. préstamo.
préstamo.
Recibe convenio y Recibe convenio y
revisa las condiciones revisa las condiciones
Almacén. Jefe Almacén.
de préstamo de los de préstamo de los
bienes. bienes.
2. Coordina el recibo de Coordina el recibo de Coordina el recibo de Almacén. Jefe de grupo
los bienes los bienes. los bienes. Almacén.
Recibe y verifica el Recibe y verifica elRecibe y Verifica el
estado de los bienes, estado de los bienesestado de los bienes
los cuales deben recibidos en préstamo,
recibidos en préstamo,
coincidir con las los cuales deben
los cuales deben Jefe Grupo
3. Almacén.
especificaciones coincidir con las
coincidir con las Almacén.
relacionadas en el especificaciones especificaciones
convenio de comodato. relacionadas en el relacionadas en el
Recibe el bien en
almacén, verifica su Almacén. Bodeguero
estado.
Asigna plaqueta la cual Asigna una plaqueta, Asigna una plaqueta, la
identifica la la cual identifica la cual identifica la
procedencia del bien procedencia del bien procedencia del bien
4. recibido en préstamo. recibido en préstamo. recibido en préstamo. Almacén. Bodeguero.
Firma documento y lo
entrega al auxiliar
administrativo.
Realiza el documento
de ingreso al Almacén
el cual es procesado en
el programa de CNT
especial para bienes en
comodato, en original y Realiza el documento Realiza el documento Auxiliar
5. Almacén.
copia así: de ingreso a Almacén. de ingreso. Administrativo.
Ø Original para
archivo de
Almacén
Ø Copia del
ingreso con
copia del
convenio para
contabilidad.
Envía copia ingreso
6. con copia de convenio
para contabilidad.
Registra en Kárdex
7. manual con el original
del ingreso
Archiva en la cuenta Archiva en la cuenta Archiva en la cuenta de Auxiliar
9. Almacén.
de almacén de almacén. almacén. Administrativo.
El análisis del procedimiento de ingreso por bienes recibidos en préstamo o comodato del proceso de ingresos,
refleja cambios en el procedimiento que dicen ejecutar los funcionarios que corresponden a mejoras en la secuencia
de las actividades 1 y 2 del procedimiento.
Entre las actividades 3 y 4 en el paso correspondiente a cómo ejecutan los funcionarios el procedimiento, se nota
otro cambio, el cual también corresponde a mejoras en la secuencia de las actividades.
En la actividad 4 en el mismo paso que el anterior, se encue ntra una complementación de la actividad que la mejora
sustancialmente en cuanto a la actividad ejecutada y la secuencia o dinámica de la misma.
En la actividad 5 en el paso correspondiente a lo que dicen los funcionarios ejecutar, la simplificación de la actividad
corresponde a la ejecución de gran parte de la actividad por parte del sistema implementado.
Cuadro 57
HACE FUNCIONARIO
Autoriza por escrito al Autoriza por escrito al Autoriza por escrito al
Jefe de Grupo de Jefe de Grupo de Jefe de Grupo de
Almacén para recibir Almacén para recibir y Almacén para recibir y
y dar ingreso a los dar ingreso a los bienes dar ingreso a los bienes
bienes dados en dados en reposición los dados en reposición los
reposición los cuales cuales deben ser de cuales deben ser de
deben ser de igual o igual o mejores igual o mejores
mejores condiciones condiciones técnicas y condiciones técnicas y
técnicas y físicas a físicas a los extraviados físicas a los extraviados
los extraviados o o averiados. Junto con o averiados. Junto con
averiados. Junto con la autorización debe ir: la autorización debe ir: Gerencia y Gerente y Jefe
1. la autorización debe ir Cuando proviene de la Cuando proviene de la Unidad Apoyo Unidad Apoyo
: compañía de seguros, compañía de seguros, Administrativo. Administrativo.
Ø Cuando proviene oficio de la compañía oficio de la compañía
de la compañía de de seguros informando de seguros informando
seguros, oficio de la reposición. la reposición.
la compañía de Cuando es del Cuando es del
seguros funcionario documento funcionario documento
informando la en el cual se indique la en el cual se indique la
reposición. responsabilidad de la responsabilidad de la
Ø Cuando es del reposición. reposición.
funcionario
documento en el
cual se indique la
responsabilidad
de la reposición.
Recibe los bienes del Recibe los bienes del Recibe los bienes del
Jefe Grupo
2. responsable de la responsable de la responsable de la Almacén.
Almacén.
reposición. reposición. reposición.
Ordena Ordena
Jefe Grupo
almacenamiento del almacenamiento del Almacén.
Almacén.
elemento. elemento.
Verifica y asigna Verifica y adhiere Verifica y adhiere
3. plaqueta a los bienes plaqueta a los bienes plaqueta a los bienes Almacén. Bodeguero.
dados en reposición. dados en reposición. dados en reposición.
Informa resultado de la
verificación y firma
documento, lo entrega Almacén. Bodeguero.
al auxiliar de
administración.
Elabora documento
de ingreso en original
y copia, así:
Ø Primera copia del
ingreso con copia
de los demás
documentos Elabora documento de Elabora documento de Auxiliar
4. Almacén.
relacionados en el ingreso. ingreso. Administrativo.
ítem 1, se pasa a
contabilidad
Ø Original y copia
con los mismos
documentos para
archivo de
almacén
Firma el documento Firma el documento de Firma el documento de Jefe Grupo
5. Almacén.
de ingreso ingreso. ingreso. Almacén.
Registra en Kárdex
6.
manual
7. Archiva original del
documento
acompañado de los
demás documentos Archiva documentos. Auxiliar
Archiva documentos. Almacén.
en la cuenta de Administrativo.
almacén
El análisis del procedimiento de ingreso por reposición, del proceso de ingresos, tiene cambios entre las actividades
2 y 3 en lo correspondiente a lo que dicen ejecutar los funcionarios, cambio que es fundamental en la secuencia del
procedimiento.
Entre las actividades 3 y 4 del paso correspondiente a lo que los funcionarios hacen en la realidad, el cambio es de
fondo y perfecciona la secuencia del procedimiento.
En la actividad 4, en el paso correspondiente a lo que dice el funcionario que hace, la simplificación corresponde a la
implementación del sistema.
Cuadro 58
HACE FUNCIONARIO
Realiza las Realiza las respectivas Realiza las respectivas
respectivas averiguaciones averiguaciones
averiguaciones tendientes a tendientes a
tendientes a esclarecer las esclarecer las
esclarecer las causales de los causales de los
causales de los sobrantes y de ser sobrantes y de ser
sobrantes y de ser realmente sobrantes, realmente sobrantes el
realmente sobrantes el funcionario que funcionario que
el funcionario que practicó las pruebas practicó las pruebas
Jefe Grupo
practicó las pruebas debe elaborar el acta debe elaborar el acta Almacén,
Almacén, Jefe de
debe elaborar el acta respectiva detallando respectiva detallando Control Control Interno,
1. respectiva detallando las características y las características y Interno,
Revisor Fiscal,
las características y unidades sobrantes unidades sobrantes Revisoría
Jefe Unidad Apoyo
unidades sobrantes con sus respectivos con sus respectivos Fiscal.
Administrativo.
con sus respectivos precios los cuales precios los cuales
precios los cuales pueden ser tomados pueden ser tomados
pueden ser tomados como referencia de como referencia de
como referencia de compras anteriores de compras anteriores de
compras anteriores bienes con iguales bienes con iguales
de bienes con iguales características o características o
características o valorados por una valorados por una
valorados por una persona idónea para el persona idónea para el
persona idónea para caso que sea, para lo caso que sea, para lo
el caso que sea, para cual deberá firmar el cual deberá firmar el
lo cual deberá firmar acta. acta.
el acta.
Recibe del funcionario Recibe del funcionario Recibe del funcionario
responsable de la responsable de la responsable de la
Jefe Grupo
2. prueba realizada en prueba realizada en prueba realizada en Almacén.
Almacén.
inventarios copia de inventarios copia de la inventarios copia de la
la respectiva acta. respectiva acta. respectiva acta.
Ordena dar ingreso a Ordena dar ingreso a Ordena dar ingreso a
los bienes los bienes los bienes
relacionados en el relacionados en el acta relacionados en el acta
acta como sobrantes como sobrantes y a la como sobrantes y a la Jefe Grupo
3. Almacén.
y a la vez egreso a vez egreso a nombre vez egreso a nombre Almacén.
nombre del del funcionario que del funcionario que
funcionario que posee posee el bien. posee el bien.
el bien.
Recibe elemento y Recibe elemento y
Bodega. Bodeguero.
verifica estado. verifica estado.
Para el caso de bienes Coloca plaqueta de Coloca plaqueta de
devolutivos se debe identificación e informa identificación e informa
4. colocar plaqueta de resultado de la acción. Bodega. Bodeguero.
resultado de la acción.
identificación.
Elabora Ingreso a Elabora Ingreso a Elabora Ingreso a
almacén de los bienes almacén de los bienes almacén de los bienes Auxiliar de
5. Almacén.
relacionados en el relacionados en el acta relacionados e n el acta. Administración.
acta.
Entrega documento de
Auxiliar de
ingreso para firma por Almacén.
Administración.
Firma documento de Firma documento de Firma documento de Jefe Grupo
6. Almacén.
ingreso. ingreso ingreso. Almacén.
Firma de documento Firma de documento Firma de documento Responsable del
7.
de egreso. de egreso de egreso. Bien.
Envía copia de
ingreso con copia del
acta y copia del
8.
egreso a contabilidad
para su respectiva
contabilización
Registra en Kárdex el
9.
ingreso y egreso.
Archiva en la cuenta Archiva en la cuenta Archiva en la cuenta
Auxiliar
10. mensual original del mensual original del mensual original del Almacén.
Administrativo.
ingreso y egreso. ingreso y egreso. ingreso y egreso
El análisis del procedimiento de ingreso por sobrantes de inventario, tiene cambios entre la actividad 3 y 4 en el
paso correspondiente a como dicen los funcionarios que lo ejecutan y corresponde a una acción que complementa
la secuencia del procedimiento.
En la actividad 4 el cambio no es muy claro y corresponde al mismo paso que el anterior. La norma es más clara al
hacer énfasis en la necesidad de identificar si el bien es devolutivo o no .
El cambio reflejado entre las actividades 5 y 6 del paso correspondiente a como ejecutan en realidad los
funcionarios el procedimiento, la complementación es importante, por cuanto determina la firma de un documento
esencial del procedimiento.
5.3.6 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR DESMANTELAMIENTO DE EQUIPOS
Cuadro 59
HACE FUNCIONARIO
Solicita a la persona Solicita a la persona Solicita a la persona
idónea para el caso idónea para el caso idónea para el caso
(jefe de (jefe de (jefe de
mantenimiento, Ing. mantenimiento, Ing. mantenimiento, Ing.
Biomédica, Técnico en Biomédica, Técnico en Biomédica, Técnico en
Gerente, Jefe
sistemas) la revisión sistemas) la revisión sistemas) la revisión Grupo Almacén,
1. de los equipos o de los equipos o de los equipos o Jefe Recursos
vehículos dados de vehículos dados de vehículos dados de
Físicos.
baja y su respectivo baja y su respectivo baja y su respectivo
informe por escrito de informe por escrito de informe por escrito de
los repuestos los repuestos los repuestos
sensibles de ser sensibles de ser sensibles de ser
reutilizados. reutilizables. reutilizables.
Indica por escrito qué Indica por escrito qué Indica por escrito qué
Jefe de
repuestos y de qué repuestos y de qué repuestos y de qué
Mantenimiento,
equipos son equipos son equipos son
Ingeniera
2. susceptibles de extraer susceptibles de extraer susceptibles de extraer
Biomédica,
partes para utilizarlas partes para utilizarlas partes para utilizarlas
Técnico en
como repuestos como repuestos como repuestos
sistemas.
posteriormente. posteriormente. posteriormente.
Extrae los repuestos Extrae los repuestos Extrae los repuestos
Ingeniera
3. de los equipos a dar de los equipos a dar de los equipos a dar Ingeniería .
biomédica.
de baja. de baja. de baja.
Entrega al Jefe Grupo Entrega al Jefe de Entrega al Jefe de
Almacén los Grupo de Almacén los Grupo de Almacén los
repuestos junto con el repuestos junto con el repuestos junto con el Ingeniera
4. Ingeniaría .
listado de los mismos listado de los mismos listado de los mismos Biomédica.
al igual que el precio al igual que el precio al igual que el precio
sugerido de ingreso. sugerido de ingreso. sugerido de ingreso.
Recibe elementos, Recibe elementos,
acta de relación de acta de relación de
partes reutilizables partes reutilizables Auxiliar
Almacén.
extraídas y relación de extraídas y relación de Administrativo..
valores asignados a valores asignados a
las mismas. las mismas.
Elabora Ingreso a Elabora Ingreso a Elabora Ingreso a
almacén de los bienes almacén de los bienes almacén de los bienes
relacionados en el relacionados en el relacionados en el Auxiliar
5. Almacén.
documento enviado documento enviado documento enviado Administrativo.
por la Ingeniera por la Ingeniera por la Ingeniera
Biomédica. Biomédica. Biomédica.
Firma documento de Firma documento de Firma documento de Jefe Grupo
6. Almacén.
ingreso ingreso ingreso Almacén.
Envía copia de ingreso Envía copia de ingreso Envía copia de ingreso
con copia del acta o con copia del acta o con copia del acta o
documento que haya documento que haya documento que haya
hecho llegar la hecho llegar la hecho llegar la Jefe Grupo
7. Almacén.
persona idónea persona idónea persona idónea Almacén.
(Ingeniera Biomédica, (Ingeniera Biomédica, (Ingeniera Biomédica,
Técnico en Sistemas, Técnico en Sistemas, Técnico en Sistemas,
jefe mantenimiento). jefe mantenimiento). jefe mantenimiento).
Registra en Kardex el
8.
ingreso.
9. Envía a contabilidad
copia del ingreso con
copia del documento
enviado por la
ingeniera Biomédica
Archiva en la cuenta Archiva en la cuenta Archiva en la cuenta Almacén.
Auxiliar
10. mensual original del mensual original del mensual original del
Administrativo.
ingreso. ingreso. ingreso.
El procedimiento de ingreso por desmantelamiento de equipos, según se pudo constatar, no es muy frecuente en la
institución, sin embargo se realizó su levantamiento, en todos los pasos correspondientes para poderlo analizar.
Contiene una variación entre las actividades 4 y 5, que reflejan complementación en la secuencia del procedimiento
en lo correspondiente a cómo dicen ejecutar los funcionarios el procedimiento.
5.3.7 PROCEDIMIENTO INGRESO POR DEVOLUCIÓN DE BIENES EN USO O REINTEGRADOS
Cuadro 60
PROCEDIMIENTO INGRESO POR DEVOLUCIÓN DE BIENES EN USO O REINTEGRADOS
HACE FUNCIONARIO
Recibe del Recibe del funcionario Recibe del funcionario
funcionario responsable de los responsable de los
responsable de los elementos, el bien o los elementos, el bien o los
Jefe Grupo
1. elementos, el bien o bienes junto con un bienes junto con un Almacén.
Almacén.
los bienes junto con oficio en el que se oficio en el que se
un oficio en el que se explica las causas de la explica las causas de la
explican las causas devolución en el que se devolución en el que se
de la devolución; en debe relacionar nombre debe relacionar nombre
el que se debe del bien, cantidad, del bien, cantidad,
relacionar nombre del Marca, número de Marca, número de
bien, cantidad, inventario nombre del inventario nombre del
marca, número de responsable con su responsable con su
inventario nombre del respectiva identificación. respectiva identificación.
responsable con su
respectiva
identificación.
Verifica que estos Verifica que estos Verifica que estos
bienes no estén bienes no estén siendo bienes no estén siendo Jefe Grupo
2. Almacén.
siendo solicitados en solicitados en otra solicitados en otra Almacén.
otra dependencia. dependencia. dependencia.
Una vez verificado lo Una vez verificado lo Una vez verificado lo
anterior y anterior y comprobando anterior y comprobando
comprobando que no que no se necesitan en que no se necesitan en
se necesitan en otra otra dependencia otra dependencia
dependencia Coordina el retiro de los Coordina el retiro de los Jefe Grupo
3. Almacén.
coordina el retiro de bienes y ordena la bienes y ordena la Almacén.
los bienes y ordena la elaboración del elaboración del
elaboración del documento de reintegro. documento de reintegro.
documento de
reintegro.
Recibe elementos Recibe elementos
Jefe Grupo
reintegrados y ordena reintegrados y ordena Almacén.
Almacén.
almacenamiento. almacenamiento.
Recibe los elementos en
Auxiliar
uso reintegrados y Almacén.
Administrativo.
verifica su estado.
Recibe los elementos en
uso reintegrados y
verifica su estado.
verificación.
Elabora el documento
de ingreso por
reintegro a almacén
en original y copia:
Elabora el documento de Elabora el documento de
Ø Primera copia Auxiliar
4. ingreso por reintegro a ingreso por reintegro a Almacén.
para Administrativo.
almacén. almacén.
contabilidad
Ø Original para
archivo
almacén
Con base en el Con base en el Con base en el
documento de documento de reintegro documento de reintegro
reintegro se hace el se hace el descargue de se hace el descargue de Auxiliar
5. Almacén.
descargue de los los inventarios de la los inventarios de la Administrativo.
inventarios de la dependencia. dependencia.
dependencia.
Archiva reintegro Archiva reintegro Archiva reintegro Auxiliar
6. Almacén.
Administrativo.
El procedimiento de ingreso por devolución de bienes en uso o reintegrados, tiene cambios entre las actividades 3 y
4 que son fundamentales para la adecuada recepción de estos bienes y la verificación de su estado al ingresar al
almacén. Los cambios están reflejados en el paso correspondiente a cómo dicen los funcionarios que ejecutan el
procedimiento.
Hay otro cambio que se refleja en lo que hacen los funcionarios en la realidad, pues se detectan 2 actividades más
que obligan a involucrar un nuevo actor en la ejecución del procedimiento.
La simplificación de la actividad 4 en el paso correspondiente a como dicen los funcionarios que ejecutan el
procedimiento, corresponde a la sistematización del mismo.
Cuadro 61
HACE FUNCIONARIO
Recibe del funcionario Recibe del funcionario Recibe del funcionario
responsable del responsable del manejo responsable del manejo
manejo de caja de caja menor el bien de caja menor el bien Jefe Grupo
1. Almacén.
menor, junto con el junto con original y dos junto con original y dos Almacén.
bien, original y dos copias de factura. copias de factura.
copias de factura.
Verifica que el bien Verifica que el bien Verifica que el bien
Jefe Grupo
2. coincida con lo coincida con lo coincida con lo Almacén.
Almacén.
facturado. facturado facturado.
Ordena almacenamiento Ordena almacenamiento Jefe Grupo
Almacén.
del bien. del bien. Almacén.
Recibe el bien a Recibe el bien a
almacenar y verifica su almacenar y verifica su Almacén. Bodeguero.
estado. estado.
3. Coloca plaqueta de Coloca plaqueta de Coloca plaqueta de Almacén. Bodeguero.
identificación interna identificación interna del identificación interna del
del bien. bien. bien.
verificación, firma y
entrega documento al
Ordena al Auxiliar
Administrativo elaborar
los documentos de
ingreso y egreso en
Ordena al auxiliar Ordena al auxiliar
original y copia:
Administrativo elaborar Administrativo elaborar Jefe Grupo
4. Original para archivo Almacén.
los documentos de los documentos de Almacén.
de Almacén y registro
ingreso y egreso. ingreso y egreso.
en kárdex
Copia con copia de
factura para
contabilidad.
Se remite el Se remite el Se remite el
comprobante de comprobante de salida comprobante de salida
salida para la firma para la firma del jefe de para la firma del jefe de Jefe Grupo
5. Almacén.
del jefe de la la dependencia que la dependencia que Almacén.
dependencia que recibe el bien. recibe el bien.
recibe el bien.
Envía copia a
contabilidad del
6. ingreso y egreso del
bien
Archiva . Auxiliar
7. Archiva . Archiva . Almacén.
Administrativo.
El procedimiento de ingreso por compra por de caja menor, tiene dos variaciones en el paso correspondiente a
cómo dicen ejecutar el procedimiento los funcionarios y corresponden a 2 actividades que no están claras en la
norma y que son fundamentales en la ejecución del mismo.
El cambio detectado en el paso correspondiente a como ejecutan en la realidad el procedimiento los funcionarios,
entre las actividades 3 y 4, también es fundamental en la calidad del mismo y en su secuencia.
La simplificación del procedimiento en la activad 4, con respecto a la norma corresponde a la sistematización del
mismo.
5.4 PROCESO RECEPCIÓN DE ELMENTOS
Cuadro 62
HACE FUNCIONARIO
Recibe del proveedor Recibe del proveedor Recibe del proveedor
de manera personal o de manera personal o de manera personal o
por correo los bienes por correo los bienes por correo los bienes
1. junto con la respectiva junto con la respectiva junto con la respectiva Almacén. Bodeguero.
factura los cuales factura los cuales factura los cuales
debieron ser debieron ser debieron ser
previamente requeridos previamente requeridos previamente requeridos
mediante orden de mediante orden de mediante orden de
compra o contrato. compra o contrato. compra o contrato.
Verifica cada uno de los Verifica cada uno de los Verifica cada uno de los
bienes de consumo con bienes de consumo con bienes de consumo con
la factura y la orden de la factura y la orden de la factura y la orden de
compra o contrato los compra o contrato los compra o contrato los
2. cuales deben cumplir cuales deben cumplir cuales deben cumplir Almacén. Bodeguero.
todos los requisitos y todos los requisitos y todos los requisitos y
cantidades descritas en cantidades descritas en cantidades descritas en
la orden de compra o la orden de compra o la orden de compra o
contrato. contrato. contrato.
Firma la factura con Firma la factura con Firma la factura con
fecha y hora de recibo fecha y hora de recibo fecha y hora de recibo
3. indicando que todo está indicando que todo está indicando que todo está Almacén. Bodeguero.
en perfectas en perfectas en perfectas
condiciones. condiciones. condiciones.
Reporta la recepción al Reporta la recepción al Reporta la recepción al
Jefe Grupo de
4. Almacén quien en un Almacén quien en un Almacén quien en un Almacén. Almacén.
término no mayor a un término no mayor a un término no mayor a un
día la verificará. día la verificará. día la verificará.
Para el caso de los Para el caso de los Para el caso de los
bienes devolutivos que bienes devolutivos que bienes devolutivos que
se consideren de se consideren de se consideren de
tecnología especial tecnología especial tecnología especial
deben ser recibidos deben ser recibidos deben ser recibidos Jefe Grupo
5. Almacén.
personalmente por el personalmente por el personalmente por el Almacén.
Almacén, el Ingeniero Almacén, el Ingeniero Almacén, el Ingeniero
Biomédico, el Técnico Biomédico, el Técnico Biomédico, el Técnico
en sistemas o en su en sistemas o en su en sistemas o en su
defecto una persona defecto una persona defecto una persona
idónea según sea el idónea según sea el idónea según sea el
caso, igualmente se caso, igualmente se caso, igualmente se
suscribirá un acta en la suscribirá un acta en la suscribirá un acta en la
que conste que los que conste que los que conste que los
bienes son recibidos bienes son recibidos bienes son recibidos
satisfactoriamente. satisfactoriamente. satisfactoriamente.
Con copia del acta Con copia del acta Con copia del acta
Jefe Grupo
6. ordena el ingreso a ordena el ingreso a ordena el ingreso a Almacén.
Almacén.
Almacén. Almacén. Almacén.
Al hacer el análisis del procedimiento de verificación y conteo del proceso de recepción, se nota que la norma no
difiere de cómo dicen los funcionarios ejecutarlo y como lo ejecutan en la realidad. Esto puede deberse a que el
procedimiento es sencillo, se le aplica poca tecnología y es de fácil ejecución.
Cuadro 63
NORMA LO QUE DICE EL LO QUE HACE EN LA DEPENDENCIA RESPONSABLE
Nº FUNCIONARIO QUE REALIDAD EL
HACE FUNCIONARIO
Prepara el espacio
asignado para el
1. almacenamiento de Almacén. Bodeguero.
los insumos o bienes
a recibir de acuerdo a
las compras de cada
mes.
Debe tener en cuenta
la rotación de los
elementos para su
almacenamiento, los
elementos que más
se mueven se deben
ubicar de manera
accesible.
Los estantes deben
3. estar debidamente Almacén. Bodeguero.
limpios
Deben estar
debidamente
rotulados los lugares
en los que se debe
ordenar los
elementos.
Las cajas que no se
van a ordenar en la
estantería deben
colocarse en las
estibas dispuestas
para ello.
Debe quedar fácil
acceso
Clasifica los bienes a Clasifica los bienes a
almacenar. almacenar.
Ubica los bienes en las Ubica los bienes en las
estanterías de acuerdo a estanterías de acuerdo a
la rotación y fechas de la rotación y fechas de
vencimiento. Observa vencimiento. Observa
todos los protocolos todos los protocolos
para almacenamiento para almacenamiento
sin interrupción de la sin interrupción de la
cadena de frío y de cadena de frío y de
bienes de alto costo o bienes de alto costo o
para mantener bajo para mantener bajo
seguridad estricta. seguridad estricta.
Clasifica las cajas de los Clasifica las cajas de los
elementos que no han elementos que no han
sido dispuestos en sido dispuestos en
estantes. estantes.
Ubica las cajas de Ubica las cajas de
elementos no dispuestos elementos no dispuestos
en estantes en estivas, en estantes en estivas,
observando los observando los
protocolos para protocolos para
almacenamiento de almacenamiento de
frágiles, rotación y frágiles, rotación y
fechas de vencimiento. fechas de vencimiento.
Archiva las copias de los Archiva las copias de los
documentos. documentos.
El análisis del procedimiento de almacenamiento del proceso de recepción de elementos arroja una diferencia total
entre lo escrito en la norma y lo que dicen ejecutar y ejecutan en realidad los funcionarios. La norma no resiste
ningún análisis, sus actividades parecen más bien un manual de funciones y no las actividades de un procedimiento.
Por lo tanto se debió realizar el levantamiento del proceso de nuevo con los ejecutores, para poder reflejar su acción
real.
5.5 PROCESO DE EGRESOS
5.5.1 PROCEDIMIENTO DE EGRESO POR SUMINISTRO DE BIENES A LAS DEPENDENCIAS
Cuadro 64
PROCEDIMIENTO DE EGRESO POR SUMINISTRO DE BIENES A LAS DEPENDENCIAS
HACE FUNCIONARIO
Recibe de las Recibe de las diferentes Recibe de las diferentes
diferentes dependencias en los dependencias en los
dependencias en los cinco últimos días de cinco últimos días de
1. Almacén. Jefe de Grupo.
cinco últimos días de cada mes las cada mes las
cada mes las solicitudes de pedidos. solicitudes de pedidos.
solicitudes de pedidos.
Revisa y autoriza la Revisa y autoriza la Revisa y autoriza la
requisición de acuerdo requisición de acuerdo requisición de acuerdo Jefe
2. Almacén.
a los consumos del a los consumos del mes a los consumos del mes Grupo Almacén.
mes anterior. anterior. anterior.
Entrega a bodega la Entrega a bodega la Entrega a bodega la
Jefe Grupo
requisición para el requisición para el requisición para el
3. Almacén. Almacén.
despacho de los despacho de los despacho de los
elementos. elementos. elementos.
Recibe requisición Recibe requisición
autorizada. autorizada.
Prepara los elementos Prepara los elementos a Prepara los elementos a
a entregar. entregar. entregar.
Informa al auxiliar de
administración resultado
de la preparación.
Elabora el documento
de egreso en original y
dos copias:
Original para archivo
en la cuenta de
Elabora el documento Elabora el documento Auxiliar
5. Almacén Almacén.
de egreso. de egreso. Administrativo.
Primera copia para el
responsable de los
bienes
Segunda copia para
contabilidad
Ordena al bodeguero Auxiliar
Almacén.
entregar bienes. Administrativo.
Entrega los elementos Entrega los elementos Entrega los elementos
al funcionario al funcionario al funcionario
responsable de responsable de responsable de
recibirlos, haciendo recibirlos, haciendo recibirlos, haciendo
firmar el respectivo firmar el respectivo firmar el respectivo
egreso. egreso. egreso.
Con el documento de
7. egreso se Registra en
kárdex
Archiva original del Archiva original del Archiva original del
egreso con el original egreso con el original egreso con el original
Auxiliar
8. del pedido que hizo la del pedido que hizo la del pedido que hizo la Almacén.
Administrativo.
respectiva respectiva dependencia. respectiva dependencia.
dependencia
El procedimiento de egreso por suministro de bienes a las dependencias tiene cambios entre las actividades 3 y 4
en el paso correspondiente a lo que dicen ejecutar los funcionarios. Es una actividad que complementa la
secuencia.
El cambio que observamos entre las actividades 4 y 5 en el paso correspondiente a lo que hacen en realidad los
funcionarios es importante como actividad esencial del procedimiento.
La simplificación observada en la actividad 5 refleja la implementación de sistemas al procedimiento que no se ha

reformulado en la norma.
El cambio observado entre las actividades 5 y 6 del paso correspondiente a lo que hace el funcionario en realidad es
esencial para la correcta ejecución del procedimiento.
6. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO
Al finalizar el trabajo de campo, y habiendo revisado los conceptos y las normas, se decide hacer la presenta
propuesta de mejoramiento. Para empezar, si se compara la denominación del proceso “formas de adquisición”, (el
cual se compone de dos procedimientos a saber: Adquisición de bienes de poca rotación y adquisición por stock
mínimo), con el proceso “compras” (el cual se compone de cuatro procedimientos: Adquisiciones por caja menor,
adquisiciones por orden de compra. adquisiciones por contrato con formalidades plenas y convocatoria), es evidente
la confusión que se suscita , por lo cual se propone en adelante denominar al proceso “formas de adquisición” como
“proceso de requisición”, lo cual cambia la denominación de los respectivos procedimientos.
Se hace la propuesta de cambiar la denominación de “proceso de compras”, por la de “proceso de adquisiciones
Para elaborar la propuesta de mejoramiento de los procesos y procedimientos de la institución, se toma la

información levantada en el paso correspondiente a “lo que hace en realidad el funcionario” y se somete al análisis y
crítica, a la luz de los conocimientos teóricos y normativos adquiridos; prácticos obtenidos en el trabajo de campo y
de la observación y análisis de los cambios que se han generado en la institución, a partir del inicio de la elaboración
del presente trabajo y hasta la fecha .
La propuesta de mejoramiento es:
6.1 PROCESO DE REQUISICIÓN
6.1.1 PROCEDIMIENTO DE REQUISICIÓN DE BIENES DE POCA ROTACIÓN

Cuadro 65
PROCEDIMIENTO DE REQUISICIÓN DE BIENES DE POCA ROTACIÓN
LO QUE HACE EN LA REALIDAD EL
Nº PROPUESTA DEPENDENCIA RESPONSABLE
FUNCIONARIO
Hacen pedidos periódicos de Verifican inexistencia de
elementos necesarios para el servicio. elementos necesarios para el
Almacenista
servicio. Realizan requisición Todas las
1. General, Líderes
en el sistema. Envían copia dependencias.
de Programa.
impresa al Almacenista
General.
Recibe y digita pedidos. Entrega al Unidad de Secretaria
Auxiliar de Administración del A lmacén. Internación. Unidad.
Recibe la solicitud y firma con fecha de Auxiliar
Almacén.
recibido. Administrativo.
Almacén.
Administrativo.
Recibe y revisa la solicitud. Recibe, revisa solicitud,
entrega copia al Auxiliar de Almacenista
2. Almacén.
Bodega, ordenando verificar General.
existencias.
Verifica existencias. Informa
Auxiliar de
3. sobre inexistentes al Almacén.
Bodega.
Almacenista General.
Ordena verificar existencias. Si el Recibe informe de verificación.
elemento solicitado existe, ordena Ordena procedimiento de Almacenista
4. Almacén.
despachar pedido, de lo contrario entrega de elementos General.
continúa con el procedimiento. existentes.
Realiza estudio previo de la
necesidad a suplir, lo envía al Almacenista
5. Almacén.
Subgerente Administrativo General.
para autorización de
adquisición.
Autoriza adquisición y solicita
expedición de reserva Subgerente
6. Administración.
presupuestal al Profesional Administrativo.
Universitario de Presupuesto.
Recibe solicitud, expide Profesional
Oficina de
7. reserva presupuestal y la envía Universitario de
Presupuesto.
al Subgerente Administrativo. Presupuesto.
Recibe reserva presupuestal y
Subgerente
8. la envía junto con el estudio Administración.
Administrativo.
previo al Almacenista General.
Recibe los documentos y
Almacenista
9. solicita propuestas Almacén.
General.
comerciales.
Recibe y analiza propuestas
comerciales y de acuerdo al
Almacenista
10. monto del valor de los Almacén. General.
elementos, define
procedimiento de compra.
Revisa el Kárdex de proveedores y
Jefe Grupo
selecciona los idóneos para suministrar Almacén.
Almacén.
Almacén.
Almacén.
Recibe cotizaciones, cómo mínimo Jefe Grupo
Almacén.
tres. Almacén.
Comité de
compras en caso de no encontrarse Gerencia. Compras.
procedimiento por el cual se hace
contrato con formalidades aunque este
no exceda el monto fijado en el
1. Se propone este cambio en atención a la implementación del sistema e n los procesos hospitalarios. Se refleja
la actualización de los cargos en la planta del hospital. Se aprecia la simplificación de las actividades iniciales del
procedimiento.
2. Se propone el cambio para darle secuencia a las actividades del proceso.
3. Se propone este cambio porque refleja una secuencia lógica en el desarrollo de las actividades del proceso.
4. El cambio propuesto es más de forma que de fondo, pero delimita la actividad presente de la siguiente.
5. En esta actividad se propone el cambio para cumplir con un requisito de ley, que hace necesario realizar el
estudio previo de la necesidad a suplir. El cambio de la ruta del procedimiento se hace en atención a que estas
requisiciones deben ser aprobadas por el Subgerente Administrativo. Se continúa reflejando en adelante la nueva
denominación de los cargos del personal de planta.
6. El cambio propuesto refleja la secuencia lógica de las actividades.
7. Esta actividad refleja la necesidad de soporte presupuestal y de la supervisión por parte del Subgerente
Administrativo.
8. Refleja la secuencia lógica de las actividades del procedimiento.

9. Refleja la actualización de la terminología técnica del procedimiento. Ahora no se habla de cotizaciones sino
de propuestas comerciales.
10. Proponemos que el procedimiento se cierre en esta actividad, por cuanto el Almacenista General, a esta
altura, tiene los suficientes criterios de juicio para encausar el proceso hacia otros procedimientos, de acuerdo a lo
establecido por la ley.
6.1.2 PROCEDIMIENTO DE REQUISICIÓN DE BIENES POR STOCK MÍNIMO
Cuadro 66
PROCEDIMIENTO DE REQUISICIÓN DE BIENES POR STOCK MÍNIMO
LO QUE HACE EN LA REALIDAD
EL FUNCIONARIO
Ordena verificar elementos Ordena verificar elementos
Almacenista
1. existentes en bodega cuyo stock existentes en bodega cuyo stock Almacén.
General.
sea mínimo. sea mínimo.
Hace la verificación y elabora una Hace la verificación visual y
Auxiliar de
2 relación de elementos con stock corrobora en el sistema elementos Almacén.
Bodega.
mínimo e n bodega. con stock mínimo.
Elabora relación definitiva. Ingresa al sistema el consolidado
de elementos con stock mínimo. Auxiliar de
3. Almacén.
Imprime copia y la entrega al Bodega.
Recibe y analiza listado de Recibe y analiza el consolidado.
elementos próximos a agotarse. Realiza estudio previo y lo envía al Almacenista
4. Almacén.
Subgerente Administrativo para General.
autorización de adquisición.
Autoriza adquisición. Firma solicitud Subgerente
5. Administración.
de expedición de reserva Administrativo.
presupuestal y la envía al
Profesional Universitario de
Presupuesto.
Recibe solicitud, expide reserva Profesional
Oficina de
6. presupuestal y la envía al Universitario de
Presupuesto.
Subgerente Administrativo. Presupuesto.
Recibe reserva presupuestal y la Subgerente
7. Administración.
envía al Almacenista General. Administrativo.
Determina cantidades de compra. Jefe Grupo
Almacén.
Almacén.
Revisa Kárdex de proveedores y
Jefe Grupo
elige los idóneos para suministrar Almacén.
Almacén.
Solicita cotizaciones. Recibe los documentos y solicita
Almacenista
8. propuestas comerciales a los Almacén.
General.
proveedores.
Recibe y estudia cotizaciones. Recibe y analiza propuestas
comerciales y de acuerdo al monto Almacenista
9. Almacén.
del valor de los elementos, define General.
procedimiento de compra.
Selecciona proveedor ordenan
Comité de
compra (contrato, orden de
Compras.
compra).
1. La propuesta de mejoramiento se hace para actualizar la denominación del cargo.
2. La mejora propuesta se hace para darle una mayor utilización al sistema, por cuanto al tener sistematizado el
inventario y crear en el mismo los puntos máximos, de reposición y de stock mínimo, este trabajo se facilita.
3. Se propone también la utilización máxima de los recursos del sistema. Se propone dinamizar la secuencia de
actividades del procedimiento.
4. Se propone armonizar la secuencia de actividades y realizar el estudio previo, paso obligatorio contemplado
por la ley.
5. Esta secuencia de actividad nueva se propone para iniciar el cumplimiento de trámites de ley para obtener la
reserva presupuestal.
6. Se continúa la secuencia del paso de la documentación por presupuesto.
7. Es actividad obligada para armonizar la secuencia del procedimiento.
8. La mejora propuesta refleja los cambios en la terminología técnica
9. Se propone esta actividad como secuencia lógica, por cuanto a esta altura del procedimiento, ya en la
actividad 4, se determinaron las cantidades de compra y de acuerdo a la ley, el Almacenista General no está
facultado para elegir al proveedor sin el respectivo análisis del monto del valor de los elementos a comprar. Una vez
se determina este, ahora si puede seleccionar el procedimiento de compra.
6.2 PROCESO DE ADQUISICIONES

Cuadro 67
EL FUNCIONARIO
Envían solicitud del bien que sea Determinan necesidad de
necesario adquirir al Jefe Grupo elementos requeridos. Realizan Líderes de
Unidades de
1. Almacén. requisición en sistema. Imprimen y Servicios. Programa, Jefes
envían copia al Almacenista de Enfermería .
General.
Recibe y verifica existencias en Recibe y revisa solicitud de
bodega. Si hay existencias, ordena elementos requeridos. Entrega
Almacenista
2.. proceder a iniciar egreso por copia de la solicitud al Auxiliar de Almacén. General.
suministro. Si no hay existencias, Bodega, ordena ndo verificar
continúa procedimiento. existencias.
Verifica que el bien solicitado se
pueda adquirir por los rubros de
caja menor. Si el monto es Jefe Grupo
Almacén.
superior, inicia procedimiento Almacén.
diferente. De lo contrario continúa
procedimiento.
Verifica visualmente y corrobora en
el sistema existencias. Informa el Auxiliar de
3. Almacén.
resultado de la verificación al Bodega.
Recibe resultado de la verificación,
ordena iniciar procedimiento de
suministro a las dependencias de Almacenista
4. Almacén.
los existentes. Determina General.
cantidades de compra de los
inexistentes.
5. Ordena al mensajero cotizar el Solicita propuestas comerciales a Almacén. Almacenista
elemento solicitado. los proveedores. General.
Recibe la cotización y verifica que Recibe y analiza las propuestas
el valor del bien no sea mayor al comerciales, verificando el monto
máximo de compra autorizado por del valor de los elementos. Si este
la caja menor. Si el monto es excede el monto autorizado para Almacenista
6. Almacén.
mayor, inicia procedimiento caja menor, define procedimiento General.
diferente, de lo contrario, continúa diferente; si está dentro del monto
con procedimiento establecido. autorizado para caja menor,
continúa procedimiento.
Envía solicitud y cotización al Jefe Envía solicitud y propuestas
de Unidad Administrativa. comerciales al Subgerente Almacenista
7. Almacén.
Administrativo. General.
Revisa solicitud y cotización, Las Recibe, revisa solicitud y

aprueba, dando su visto bueno. propuestas comerciales. La
Subgerente
8. aprueba y envía documentación Administración. Administrativo.
aprobada al Responsable de Caja
Menor.
Envía solicitud y cotización Unidad de Jefe Unidad
aprobada al Responsable de Caja Apoyo Apoyo
Menor. Administrativo. Administrativo.
Revisa documentación, autoriza Revisa documentación, autoriza
Responsable
9. compra. compra. Envía documentación al Almacén.
Caja Menor.
Envía documentación al Jefe Responsable
Almacén.
Grupo Almacén. Caja Menor.
Recibe documentación y ordena Recibe documentación y ordena
Almacenista
10 compra del bien solicitado y compra del elemento solicitado Almacén.
General.
cotizado.
Recibe y revisa que el bien Recibe y revisa que el elemento Almacenista
11. Almacén.
coincida con lo solicitado. comprado coincida con lo General.
solicitado.
Si el bien es devolutivo, ordena Si el elemento es devolutivo,
elaborar el correspondiente ordena ingresar al sistema el Almacenista
12. Almacén.
ingreso. correspondiente ingreso e imprimir General.
copia.
Revisa ingreso elaborado y envía Revisa ingreso elaborado, lo firma
copia de la factura y del ingreso al y envía la factura y copia del Almacenista
13. Almacén.
Responsable de Caja Menor para ingreso al Responsable de Caja General.
archivo. Menor para archivo.
Ordena entregar bien al solicitante Ordena ingresar al sistema el
y hacer firmar el egreso egreso del elemento devolutivo e
Almacenista
14. correspondiente. imprimir copia para efectuar Almacén. General.
entrega al solicitante y hacer firmar
el egreso correspondiente.
Ordena archivar factura y egreso. Ordena archivar copia de factura y Almacenista
15. Almacén.
egreso. General.
1. Se propone la mejora, para reflejar la utilización del sistema, la nueva denominación de los cargos y de las
unidades.
2. Igual que la propuesta anterior la mejora es más de forma que de fondo. En todo caso se propone la entrega
de elementos existentes en bodega para una actividad más adelante.
3. Se da continuación lógica a la actividad anterior.
4. Se propone la mejora por las mismas razones que para la actividad anterior.
5. Se refleja la actualización de la terminología técnica.

6. Se propone por las mismas razones que la actividad anterior.
7. Se propone por las mismas razones que la actividad anterior.
8. Se propone por que mejora la secuencia y armoniza las actividades del procedimiento.
9. Se propone por que armoniza la secuencia del procedimiento.
12. La mejora refleja la optimización de los recursos del sistema.
13. Se propone armonizar la secuencia de la actividad.
14. Se propone una secuencia lógica en la actividad, con utilización del sistema lo cual produce cambios
automáticamente en los estados de inventario cargando el elemento a la cuenta del nuevo responsable, si este es
de carácter devolutivo.
15. El cambio es mínimo, pero refleja que en realidad se entrega al archivo físico del almacén copia de la factura
y no la original.
Cuadro 68
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES POR ORDEN DE SUMINISTRO
LO QUE HACE EN LA
REALIDAD EL FUNCIONARIO
Realiza estudio previo de la Realiza estudio previo de la Almacenista
1. Almacén.
necesidad a suplir. necesidad a suplir. General.
Firma estudio previo de la Firma estudio previo de la Almacenista
2. Almacén.
necesidad a suplir y lo envía al necesidad a suplir y lo envía al General.
Jefe de la Unidad Administrativa. Subgerente Administrativo.
Recibe estudio previo, lo revisa, Recibe estudio previo, lo revisa, Subgerente
3. Administración.
verifica pertinencia y aprueba. verifica pertinencia y aprueba. Administrativo.
Envía el estudio previo revisado y Envía el estudio previo revisado y Subgerente
4. Administración.
aprobado al Jefe Grupo Almacén. aprobado al Almacenista General. Administrativo.
Recibe el estudio previo revisado Recibe el estudio previo revisado
Almacenista
5. y aprobado y ordena elaborar y aprobado y ordena elaborar Almacén.
General.
solicitud de CDP. solicitud de CDP.
Revisa solicitud de CDP Revisa solicitud de CDP
elaborada y la envía al Jefe de la elaborada y la envía al Almacenista
6. Almacén.
Unidad Administrativa. Subgerente Administrativo. General.
Recibe documentos y solicitud de

CDP y autoriza su expedición.
Recibe documentos y solicitud de Envía la documentación con la Subgerente
7. Administración.
CDP, y autoriza su expedición. solicitud aprobada de CDP al Administrativo.
Profesional Universitario de
Presupuesto.
Unidad Jefe Unidad
solicitud aprobada de CDP al Jefe
de Presupuesto.
Recibe la documentación y Recibe la documentación y Profesional
Oficina de
8. solicitud de CDP. Ordena expedir solicitud de CDP. Ordena expedir Universitario de
Presupuesto.
CDP. CDP. Presupuesto.
Revisa CDP elaborado. Lo envía Revisa CDP elaborado. Lo envía Profesional
Oficina de
9. junto con los demás documentos junto con los demás documentos Universitario de
Presupuesto.
al Jefe Grupo Almacén. al Almacenista General. Presupuesto.
Recibe la documentación con el Recibe la documentación con el
CDP. Solicita al Proveedor CDP. Solicita al Proveedor Almacenista
10. Almacén.
documentación, según requisitos documentación, según requisitos General.
de ley. de ley.
Recibe del Proveedor la Recibe del Proveedor la
Almacenista
11. documentación requerida. documentación requerida, la Almacén.
General.
revisa y la envía al Jurídico.
Revisa la documentación y la Jefe Grupo
Almacén.
envía al Jurídico. Almacén.
Recibe la documentación, la Recibe la documentación, la
12. revisa y verifica que esté ajustada revisa y verifica que esté ajustada Jurídica. Jurídico.
a los requisitos de ley. a los requisitos de ley.
Ordena elaborar minuta de orden Ordena elaborar minuta de orden
de compra. de compra.
Revisa minuta de orden de
Revisa minuta de orden de compra elaborada, la firma y
compra elaborada y la firma. ordena trasladar la
documentación a la Gerencia.
Ordena trasladar la
documentación a la Gerencia.
Recibe documentación y orden de Recibe documentación y orden de
15. compra, ordena su radicación compra, ordena su radicación, Gerencia. Gerente.
revisa y firma. revisa y firma.
documentación y orden de documentación y orden de
16. compra firmada a Presupuesto compra firmada a la Oficina de Gerencia. Gerente.
para registro presupuestal. Presupuesto para registro
presupuestal.
Recibe documentación de compra Recibe documentación de compra Profesional
Oficina de
17. firmada y ordena elaborar registro firmada y ordena elaborar registro Universitario de
Presupuesto.
presupuestal. presupuestal. Presupuesto.
Ordena traslado de Ordena traslado de Profesional
Oficina de
18. documentación, orden de compra documentación, orden de compra Universitario de
Presupuesto.
y registro presupuestal al Jurídico. y registro presupuestal al Jurídico. Presupuesto.
19 Recibe la documentación y la Recibe la documentación y la Jurídica. Jurídico.
duplica. duplica. Ordena archivar los
originales en jurídica y enviar las
copias al Almacenista General.
jurídica y enviar las copias al Jefe Jurídica. Jurídico.
Grupo Almacén.
Recibe la documentación, entrega Recibe la documentación, entrega
copia de orden de suministro al copia de orden de suministro al
Almacenista
20. proveedor. proveedor y ordena archivar la Almacén. General.
documentación en el archivo del
Almacén.
Almacén.
1. hasta numeral 6 inclusive, reflejan cambios que se proponen para armonizar el lenguaje del procedimiento
con la terminología usada en la actualidad.
7. La mejora propuesta consiste en armonizar la secuencia de la actividad.
8. hasta numeral 10 inclusive, reflejan los cambios dados en la denominación de los cargos.
11. La propuesta armoniza la secuencia de la actividad.
14. La propuesta armoniza la secuencia de la actividad.
16. Refleja únicamente el cambio en la denominación actual de la dependencia.
17. y 18, reflejan cambios en la denominación actual de las dependencias y los cargos.
19. se propone la armonización de la actividad.
20. Se propone por las mismas razones que la anterior.
6.2.3 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES POR CONTRATO CON FORMALIDADES PLENAS
Cuadro 69
LO QUE HACE EN LA
El Comité de Compras realiza el
estudio previo de la necesidad a Comité de
1. Gerencia.
suplir mediante adquisición con Compras.
formalidades plenas.
El comité de compras define la El comité de compras define la Comité de
2. Gerencia.
adquisición con formalidades. adquisición con formalidades. Compras.
El Comité de Compras ordena la
publicación de los términos de
referencia del concurso público a Comité de
3. Gerencia.
realizarse para seleccionar al Compras.
proveedor dentro de los términos
de ley.
El comité de compras conforma la
Comité de
4. lista de posibles proveedores, de Gerencia.
Compras.
acuerdo a los términos de ley.
El Comité de Compras selecciona
al proveedor de acuerdo a las Comité de
5. Gerencia.
condiciones y requisitos Compras.
establecidos por la ley.
El Comité de Compras autoriza El Comité de Compras autoriza al
Comité de
6. al Jefe Grupo Almacén para Almacenista General para solicitar Gerencia.
Compras.
iniciar el proceso. la reserva presupuestal.
El jefe Grupo Almacén solicita al El Almacenista General solicita al
Jefe Unidad Administrativa la Subgerente Administrativo la Almacenista
7. Almacén.
autorización de reserva autorización de reserva General.
Jefe Unidad Administrativa El Subgerente Administrativo
autoriza solicitud de reserva autoriza solicitud de reserva Subgerente
8. Administración.
presupuestal. presupuesta y la envía al Administrativo.
Recibe solicitud aprobada de Recibe solicitud aprobada de
reserva presupuestal y la envía reserva presupuestal y la envía al Almacenista
9. Almacén.
a Presup uesto. Profesional Universitario de General.
Presupuesto.
Recibe solicitud de reserva Recibe solicitud de reserva Profesional
Oficina de
10. presupuestal, realiza reserva presupuestal, realiza reserva Universitario de
Presupuesto.
presupuestal. presupuestal. Presupuesto.
Ordena elaboración de CDP. Ordena elaboración de CDP, Profesional
Oficina de
11. envía el CDP al Almacenista Universitario de
Presupuesto.
General. Presupuesto.
Presupuesto. Jefe Presupuesto.
Almacén.
Recibe CDP e informa al Recibe CDP e informa al
proveedor de su expedición. Le proveedor de su expedición. Le Almacenista
12. solicita cumplir los requisitos de solicita cumplir los requisitos Almacén. General.
ley. precontractuales de ley.
Recibe del proveedor la Recibe del proveedor
documentación necesaria para documentación necesaria para Almacenista
13. Almacén.
cumplir con los requisitos de ley. cumplir con los requisitos General.
precontractuales de ley.
Revisa y verifica que la Revisa y verifica que la
documentación aportada por el documentación aportada por el Almacenista
14. Almacén.
proveedor esté ajustada a la ley. proveedor esté ajustada a la ley. General.
Si lo está, la envía a jurídica. Si lo está, la envía a jurídica.
Recibe la documentación, revisa Recibe la documentación, revisa y
y verifica. Si está completa y se verifica. Si está completa y se
15. ajusta a la ley procede al paso ajusta a la ley, ordena la Jurídica. Jurídico.
siguiente. elaboración de la minuta.
Si la documentación esta en
Jurídico.
regla, ordena la elaboración de Jurídica.
la minuta.
Revisa minuta elaborada. Revisa minuta elaborada y la
16. envía junto con la documentación Jurídica. Jurídico.
a Gerencia.
Recibe la documentación y la Recibe la documentación y la
minuta, la revisa y la firma. minuta, la revisa, la firma y la
17. envía a la Oficina de Presupuesto , Gerencia. Gerente.
junto con la demás documentación
firmada con la demás
Gerencia. Gerente.
documentación para el registro
presupuestal.
Realiza el registro presupuestal Realiza el registro presupuestal y Profesional
Oficina de
18. y envía toda la documentación a envía toda la documentación a Universitario de
Presupuesto.
Jurídica. Jurídica. Presupuesto.
Recibe la documentación, la Recibe documentación, revisa,
revisa y contacta al proveedor contacta proveedor para que
para que cumpla formalidades cumpla formalidades contractuales
de ley. de ley.
documentación reque rida para documentación requerida con
20. cumplir los requisitos de ley cumplimiento de los requisitos de Jurídica. Jurídico.
(pólizas, publicaciones, ley. Verifica y ordena elaborar la
impuestos etc.). aprobación de póliza.
cumplir con los requisitos de ley. Jurídica. Jurídico.
Si están completos ordena
elaborar la aprobación de póliza.
Revisa la aprobación de póliza y Revisa la aprobación de póliza y
21. envía toda la documentación a envía toda la documentación a Jurídica. Jurídico.
Gerencia. Gerencia.
Recibe y firma la aprobación de Recibe y firma la aprobación de
22. póliza. póliza y la envía junto con los Gerencia. Gerente.
demás documentos a jurídica.
Envía la aprobación de póliza
con los demás documentos a Gerencia. Gerente.
jurídica.
Recibe la documentación y la Recibe la documentación y la
duplica. duplica. Ordena archivar los
23. originales y envía copias al Jurídica. Jurídico.
Almacenista General y al
proveedor.
envía copias al Jefe Grupo
Almacén y al proveedor. Jurídica. Jurídico.
Recibe copias de la Recibe copias de la
documentación y espera el documentación y espera el
cumplimiento de lo pactado por cumplimiento de lo pactado por Almacenista
27 Almacén.
parte del proveedor. parte del proveedor, previa General.
elaboración de acta de inicio
firmada por las dos partes.
1. hasta el numeral 5, inclusive . la propuesta de mejoramiento de estas actividades, están sujetas a los
requerimientos de la Ley 80 de 1.993, el Decreto 855 de 1.994 y el Decreto 2170 del 2.002.
6. y 7, las mejoras se proponen para armonizar el lenguaje utilizado con las actuales denominaciones de las
dependencias y los cargos.
8. Se propone la mejora para armonizar la secuencia de la actividad.
9. y 10, se propone actualizar denominación de dependencias y cargos.
12. Se propone puntualizar el propósito de la actividad.
13. La propuesta tiene por objeto la misma causa de la anterior.

18. Se propone actualizar las denominaciones de dependencias y cargos.
19. La propuesta se hace para puntualizar el objeto de la actividad, lo cual tiene importancia Jurídica.
20. Se propone para armonizar la secuencia de la actividad.
22. La propuesta es para armonizar la secuencia de la actividad.
24. La propuesta se hace para puntualizar el objetivo de la actividad, lo cual tiene implicaciones Jurídicas.
Cuadro 70
EL FUNCIONARIO
Hace entrega de los elementos de Hace entrega de los elementos de Proveedor. Proveedor
1. acuerdo a lo pactado en la orden de acuerdo a lo pactado en la orden de
compra o contrato formal. compra o contrato formal.
Recibe del proveedor la factura y Recibe del proveedor la factura y Almacén. Almacenista
copia del contrato u orden de copia del contrato u orden de General.
compra. Ordena al bodeguero compra. Ordena al Auxiliar de
2.
efectuar la respectiva verificación: Bodega efectuar la respectiva
Que los elementos coincidan con verificación: Que los elementos
lo relacionado en los documentos coincidan con lo relacionado en los
en cuanto a cantidad, calidad y documentos en cuanto a cantidad,
marcas, presentación, fecha de calidad y marcas, presentación,
vencimiento y estado del producto, fecha de vencimiento y estado del
los cuales serán supervisados producto, los cuales serán
posteriormente por el Jefe de supervisados posteriormente por el
Grupo de Almacén. Almacenista General.
Recibe elementos con copias de Recibe elementos con copias de Almacén. Auxiliar de
factura, orden de compra y factura, orden de compra y Bodega.
documentos relacionados. Realiza documentos relacionados. Realiza
verificación según protocolos. verificación según protocolos.
Cuando se trata de elementos con Cuando se trata de elementos con
especificaciones técnicas especificaciones técnicas
especiales o equipos sofisticados, especiales o equipos sofisticados,
3.
se requerirá la presencia de un se requerirá la presencia de un
técnico o profesional idóneo para técnico o profesional idóneo para
el caso o interventor, quien el caso o interventor, quien
elaborará un acta de recibo en la elaborará acta de recibo en la que
que dejará constancia que los dejará constancia que los bienes
bienes son los requeridos por la son los requeridos por la empresa.
empresa.
Firma copia de la factura. Firma copia de la factura e informa Almacén. Auxiliar de
4. al Almacenista General el resultado Bodega.
de la recepción y entrega factura.
Informa al Jefe de almacén Bodega. Bodeguero.
resultado de la recepción y entrega
factura
Ordena elaborar el documento de Recibe resultado de la verificación y Almacén. Almacenista
5. ingreso factura. Ordena elaborar ingreso. General.
Elabora el ingreso con copias para Realiza el ingreso en el sistema, Almacén. Auxiliar
6.
la elaboración de la orden de pago imprime copias para la elaboración Administrativo.
y para archivo de cuenta de de la orden de pago y para archivo
almacén. de cuentas del Almacén. Las
entrega al Almacenista General.
Revisa y firma documento del Revisa y firma las copias del Almacén. Almacenista
ingreso. ingreso y las entrega al Auxiliar General.
7. Administrativo para su distribución y
archivo.
Entrega el ingreso firmado al Almacén. Jefe Grupo
Auxiliar Administrativo para su Almacén.
distribución y archivo.
Recibe y revisa la documentación. Almacén. Auxiliar
Administrativo.
Radica el ingreso en la oficina de Radica el ingreso en la oficina de Almacén. Auxiliar
elaboración de orden de cuentas, el radicación de cuentas, junto con Administrativo.
cual debe ir acompañado de original y copia de la orden de
original y copia de la orden de compra o contrato, original y copia
8.
compra o contrato, original y copia de factura y original del CDP
de factura y original del CDP cuando se está causando el valor
cuando se está causando el valor total de la compra. Archiva copia
total de la compra. del ingreso con copia de factura.
Archiva copia del ingreso con copia Almacén Auxiliar
de factura Administrativo
2. y 3, Se propone actualizar denominación de dependencias y cargos.
5. Por las mismas causas que la anterior.

6. La propuesta se hace para armonizar la secuencia de la actividad y optimizar la utilización del sistema.
7. Se propone para actualizar la secuencia de la actividad.
8. Se propone para actualizar la denominación de las dependencias y los cargos; y para armonizar la secuencia
de la actividad.
Cuadro 71
EL FUNCIONARIO
Reciben notificación detallada de Reciben notificación detallada de
Gerente y
los elementos a ingresar por los elementos a ingresar por
1. Gerencia. Subgerente
donación. Notifican al Jefe del donación. Notifican al
Administrativo.
Almacén. Almacenista Ge neral.
El Jefe de Almacén recibe El Almacenista General recibe
Gerente y
notificación o documento que haga notificación, o documento que
2. sus veces, de donación o traspaso. haga sus veces, de donación o Gerencia. Subgerente
Administrativo.
traspaso.
Recibe y verifica condiciones de la Recibe y verifica condiciones de
Almacenista
3. mercancía o acuerdan fecha y hora la mercancía o acuerdan fecha y Almacén.
General.
de recibo de la mercancía hora de recibo de la mercancía.
Elabora acta de recibido de los Elabora acta de recibido de los
elementos, especificando las elementos, especificando las
condiciones en las que recibe la condiciones en las que recibe la Almacenista
4. Almacén.
mercancía, con el respectivo valor mercancía, con el respectivo General.
en caso que el donante lo valor en caso que el donante lo
suministre, o en su defecto, los suministre, o en su defecto, los
participantes valorarán los participantes valorarán los
elementos de acuerdo a los precios elementos de acuerdo a los
comerciales precios comerciales
Firman acta de recibo de los Firman acta de recibo de los Almacenista
elementos. elementos y ordenan recepción General y
5. Almacén.
física de los mismos en bodega. Subgerente
Administrativo.
Recibe y revisa elementos en Recibe y revisa elementos en
bodega. bodega. Asigna el número de
placa de identificación, para el
6. Almacén. Auxiliar de Bodega.
caso de los elementos
devolutivos donados. Firma copia
de acta y la envía al Almacén.
Asigna el número de la placa de
identificación para el caso de los Almacén. Bodeguero.
Firma copia de acta y la envía al
Almacén. Bodeguero..
almacén.
Elabora ingreso. Elabora ingreso en el sistema.
Archiva acta en la cue nta de Auxiliar
7. Almacén.
Almacén. Administrativo.
Archiva en la cuenta de almacén Auxiliar

Almacén.
Administrativo.
1. hasta el numeral4 inclusive , se proponen para actualizar las denominaciones de dependencias y cargos.

6.3.3 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR BIENES RECIBIDOS EN PRÈSTAMO O COMODATO
Cuadro 72
LO QUE HACE EN LA
Nº REALIDAD EL PROPUESTA DEPENDENCIA RESPONSABLE
FUNCIONARIO
Envían al Jefe Grupo Almacén Envían al Almacenista General un
un convenio de préstamo, en convenio de préstamo, en el cual se Gerente, Subgerente
1. el cual se detallan los detallan los elementos a recibir en Gerencia. Administrativo,
elementos a recibir y el tiempo préstamo y el tiempo de duración del Entidad Interesada
de duración del mismo. mismo.
Recibe convenio y revisa las Recibe convenio y revisa las
condiciones de préstamo de condiciones de préstamo de los Almacenista
2. Almacén.
los elementos. elementos. Coordina el recibo de los General.
mismos.
Coordina el recibo de los
Almacén. Jefe Grupo Almacén.
bienes.
Recibe y Verifica el estado de Recibe y Verifica el estado de los
los bienes dados en préstamo, elementos dados en préstamo, los
los cuales deben coincidir con cuales deben coincidir con las
Almacenista
3. las especificaciones especificaciones relacionadas en el Almacén.
General.
relacionadas en el convenio de convenio de comodato. Ordena
comodato. recepción física de los mismos en
bodega.
4. Recibe el bien en almacén, Recibe el bien en almacén, verifica Almacén. Auxiliar de Bodega.
verifica su estado. su estado. Asigna una plaqueta, la
cual identifica la procedencia del
bien recibido en préstamo. Firma
documento y lo entrega al auxiliar
administrativo.
identifica la procedencia del
bien recibido en préstamo. Almacén. Bodeguero.
Firma documento y lo entrega
al auxiliar administrativo.
Realiza el documento de Realiza en el sistema el ingreso del
ingreso. elemento recibido en comodato o Auxiliar
5. Almacén.
préstamo. Archiva documento en la Administrativo.
cuenta de almacén.
Archiva en la cuenta de Auxiliar
Almacén.
almacén. Administrativo.
1. Se propone actualizar la denominación de los cargos.

Cuadro 73
EL FUNCIONARIO
Autoriza por escrito al Jefe de Autoriza por escrito al Almacenista
Grupo de Almacén para recibir y General para recibir y dar ingreso
dar ingreso a los bienes dados en a los elementos dados en
reposición los cuales deben ser de reposición los cuales deben ser de
igual o mejores condiciones igual o mejores condiciones
técnicas y físicas a los extraviados técnicas y físicas a los extraviados
Gerente y
o averiados. Junto con la o averiados. Junto con la
1. Gerencia. Subgerente
autorización debe ir: Cuando autorización debe ir: Cuando
Administrativo.
proviene de la compañía de proviene de la compañía de
seguros, oficio de la compañía de seguros, oficio de la compañía de
seguros informando la reposición. seguros informando la reposición.
Cuando es un funcionario, Cuando es de un funcionario,
documento en el cual se indique la documento en el cual se indique la
responsabilidad de la reposición. responsabilidad de la reposición.
Recibe los bienes del responsable Recibe los bienes del responsable
Almacenista
2. de la reposición. de la reposición. Ordena recepción Almacén.
General.
física del mismo.
Almacén.
elemento. Almacén.
Verifica y adhiere plaqueta a los Verifica y adhiere plaqueta a los
bienes dados en reposición. bienes dados en reposición.
Auxiliar de
3. Informa resultado de la verificación Almacén.
Bodega.
y firma documento, lo entrega al
Auxiliar de Administración.
Informa resultado de la verificación
y firma documento, lo entrega al Almacén Bodeguero.
auxiliar de administración.
Elabora documento de ingreso. Realiza en el sistema el ingreso
del elemento. Imprime copia del Auxiliar
4. Almacén.
ingreso y la entrega al Almacenista Administrativo.
General.
Firma el documento de ingreso. Firma la copia del ingreso y ordena Almacenista
5. Almacén.
archivar los documentos. General.
Almacén.
Administrativo
1. Se propone la mejora para actualizar la denominación de dependencias y cargos.
2. La mejora se propone para armonizar la secuencia de la actividad.
4. La mejora se propone para optimizar la utilización del sistema.
Cuadro 74
LO QUE HACE EN LA
1. Realiza las respectivas Realiza las respectivas Almacén, Control Almacenista
averiguaciones tendientes a averiguaciones tendientes a Interno, Revisoría General, Jefe de
esclarecer las causales de los esclarecer las causales de los Fiscal. Control Interno,
sobrantes y de ser realmente sobrantes y de ser realmente Revisor Fiscal,
sobrantes, el funcionario que sobrantes, el funcionario que Subgerente
practicó las pruebas debe practicó las pruebas debe Administrativo.
elaborar acta respectiva, elaborar acta respectiva,
detallando las características y detallando las características y
unidades sobrantes, sus precios, unidades sobrantes con sus
los cuales pueden ser tomados precios, los cuales pueden ser
como referencia de compras tomados como referencia de
anteriores de elementos con compras anteriores de bienes
iguales características o con iguales características o
valorados por una persona valorados por una persona
idónea, para lo cual deberá idónea, para lo cual deberá firmar
firmar acta. acta.
Recibe del funcionario Recibe del funcionario
responsable de la prueba responsable de la prueba Almacenista
2. Almacén.
realizada en inventarios, copia realizada en inve ntarios, copia de General.
de acta. acta.
Ordena dar ingreso a los Ordena recepción física de los
elementos relacionados en acta elementos relacionados en acta
Almacenista
3. como sobrantes y a la vez como sobrantes. Almacén. General.
egreso a nombre del funcionario
que posee el elemento.
Recibe elemento y verifica Recibe elemento, verifica su
estado. estado en el sitio donde se
encuentra. Coloca plaqueta de
4. identificación, firma la copia de Almacén. Auxiliar de Bodega.
acta e informa resultado de la
acción.
Coloca plaqueta de
identificación e informa Bodega. Bodeguero.
resultado de la acción.
Elabora Ingreso a almacén de Realiza en el sistema el ingreso
los bienes relacionados en acta . de los elementos relacionados en
acta .Realiza el egreso
correspondiente, si el elemento
Auxiliar
5. es asignado o se encuentra ya a Almacén. Administrativo.
nombre de un funcionario.
Imprime copias de los mismos y
las entrega al Almacenista
General para su firma.
Entrega documento de ingreso
Auxiliar de
para firma por Jefe Grupo Almacén.
Administración.
Almacén.
Firma documento de ingreso. Firma los documentos y ordena Almacenista
6. Almacén.
archivo de los mismos. General.
Firma de documento de egreso. Responsable del
Bien.
Almacén.
original del ingreso y egreso. Administrativo.
1. y 2, La propuesta se hace para actualizar la denominación de los cargos.
3. La propuesta se hace para darle más sentido a la actividad, resaltando que únicamente se ordena la
recepción física de los elementos.
4. Se propone armonizar la dinámica de la actividad para darle coherencia al procedimiento.

5. Se propone para optimizar la utilización de los recursos del sistema y a la vez, generar los cambios
correspondientes que afectan automáticamente el inventario.
6. Se propone para simplificar el sentido de las tareas ejecutadas en esta actividad.
6.3.6 PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR DESMANTELAMIENTO DE EQUIPOS
Cuadro 75
LO QUE HACE EN LA
Solicita a la persona idónea Solicita a la persona idónea para Gerente, Almacenista
para el caso la revisión de los el caso, la revisión de los equipos General, Jefe de
equipos o vehículos dados de o vehículos dados de baja, para Mantenimiento.
1. baja y su respectivo informe por identificar y extraer de los
escrito de los repuestos mismos, los repuestos o partes
sensibles de ser reutilizables. sensibles de ser reutilizados.
Solicita relación.
Indica por escrito qué repuestos La persona responsable realiza Jefe de
y de qué equipos son revisión de los equipos o Mantenimiento,
susceptibles de extraer partes vehículos dados de baja. Ingeniero Biomédico,
2.
para utilizarlas como repuestos Identifica y extrae los repuestos o Ingeniero de
posteriormente. partes sensibles de ser Sistemas.
reutilizados.
Ingresa en el sistema acta de Jefe de
relación, con precios sugeridos. Mantenimiento,
3. Imprime copias y las entrega al Ingeniero Biomédico,
Almacenista General. Ingeniero de
Sistemas.
Recibe acta de relación de
elementos retirados, con precios
4. Almacén. Almacenista General.
sugeridos y ordena su recepción
física en bodega.
Recibe elementos extraídos y
5. firma la copia de la relación. La Almacén. Auxiliar de Bodega.
entrega al Auxiliar Administrativo.
Ingeniería . Ingeniera biomédica.
equipos a dar de baja.
Almacén los repuestos junto
con el listado de los mismos al Ingeniaría . Ingeniera Biomédica.
igual que el precio sugerido de
ingreso.
Recibe elementos, acta de
relación de partes reutilizables Auxiliar
Almacén.
extraídas y relación de valores Administrativo.
asignados a las mismas.
Elabora Ingreso a almacén de Elabora en el sistema el ingreso
los bienes relacionados en el de los elementos retirados.
Auxiliar
6. documento enviado por la Imprime copia y la entrega junto Almacén.
Administrativo.
Ingeniera Biomédica. con la relación al Almacenista
General.
Firma documento de ingreso Firma la copia y ordena archivar
7. Almacén. Almacenista General.
los documentos.
Envía copia de ingreso con |
copia del acta o documento que
haya hecho llegar la persona
Almacén. Jefe Grupo Almacén.
idónea (Ingeniera Biomédica,
Técnico en Sistemas, jefe
mantenimiento).
Almacén.
original del ingreso. Administrativo.
1. Se propone para dinamizar las tareas ejecutadas en esta actividad y para simplificar la misma.
2. Se propone por las mismas causas que se describen para la anterior.
3. Se propone para optimizar la utilización de los recursos del sistema.
4. 5, se proponen los cambios por ser consecuencia lógica de las mejoras propuestas anteriormente.
6. Se propone para optimizar la utilización de los recursos del sistema y generar automáticamente los cambios
correspondientes en el inventario.
7. Se propone para puntualizar a finalidad de esta actividad.
6.3.7 PROCEDIMIENTO INGRESO POR DEVOLUCIÓN DE BIENES EN USO O TRASLADOS
Cuadro 76
PROCEDIMIENTO INGRESO POR DEVOLUCIÓN DE BIENES EN USO O TRASLADOS
Nº LO QUE HACE EN LA REALIDAD
PROPUESTA DEPENDENCIA RESPONSABLE
EL FUNCIONARIO
Recibe del funcionario responsable Recibe del funcionario
de los elementos, los mismos, junto responsable de los elementos, los
Almacenista
1. con un oficio en el que se explican mismos, junto con un oficio en el Almacén. General.
las causas de la devolución, en el que se explican las causas de la
que se debe relacionar nombre del devolución, en el que se debe
elemento, cantidad, marca, número relacionar nombre del elemento,
de inventario, nombre del cantidad, marca, número de
responsable con su respectiva inventario, nombre del
identificación. responsable con su respectiva
identificación.
Verifica que estos bienes no estén Verifica que estos bienes no estén
siendo solicitados en otra siendo solicitados en otra Almacenista
2. dependencia dependencia. Coordina el retiro de Almacén.
General
los bienes y ordena recepción
física de los mismos en bodega.
Una vez verificado que no se
necesitan en otra dependencia,
coordina el retiro de los elementos y Jefe Grupo
Almacén.
ordena la elaboración del documento Almacén.
de reintegro.
Recibe elementos reintegrados y Jefe Grupo

Almacén.
ordena almacenamiento. Almacén.
Recibe los elementos en uso Recibe los elementos en uso
reintegrados y verifica su estado. reintegrados y verifica su estado.
Informa resultado de la Auxiliar de
3. Almacén.
verificación, firma y entrega oficio Bodega.
de reingreso al Auxiliar
Administrativo.
Informa resultado de la verificación. Almacén. Bodeguero.
Elabora el documento de ingreso por Realiza en el sistema documento
reintegro a almacén. de reintegro. Se realiza el
descargue sistematizado del Auxiliar
4. Almacén.
elemento del inventario de la Administrativo.
dependencia a cargo de la cual
estaba. Imprime copia del
reingreso.
Con base en el documento de Archiva copia y oficio del reintegro.
Auxiliar
5. reintegro se hace el descargue de Almacén.
Administrativo.
los inventarios de la dependencia.
Almacén.
Administrativo.
1. La mejora propuesta es para reflejar los cambios en la denominación de los cargos.
2. La propuesta de mejoramiento se hace para darle sentido dinámico a la actividad.
3. Esta propuesta se hacer para dinamizar la actividad y optimizar su ejecución.
4. La propuesta se hace para optimizar la utilización de los recursos del sistema y para generar
automáticamente los cambios en el inventario.
5. La mejora se propone para simplificar la formulación de la actividad.
Cuadro 77
LO QUE HACE EN LA REALIDAD EL
FUNCIONARIO
Recibe del funcionario responsable del Recibe del funcionario
Almacenista
1. manejo de caja menor el elemento junto responsable del manejo de caja Almacén.
General.
con original y dos copias de factura. menor el elemento junto con
original y dos copias de factura
Verifica que el elemento coincida con lo Verifica que el elemento
facturado. coincida con lo facturado y Almacenista
2. Almacén.
ordena recepción física del General.
mismo en bodega.
Ordena almacenamiento del elemento. Jefe Grupo
Almacén.
Almacén.
Recibe el bien a almacenar y verifica su Recibe el elemento , verifica su
estado. estado, coloca plaqueta de Auxiliar de
3. Almacén.
identificación, si el bien es Bodega.
reintegrable.
Coloca plaqueta de identificación interna del
elemento. Almacén. Bodeguero.
Informa resultado de la verificación, firma y

entrega documento al Jefe Grupo Almacén verificación, firma y entrega Auxiliar de
4. Almacén.
documento al Auxiliar Bodega
Administrativo.
Ordena al auxiliar Administrativo elaborar Realiza en el sistema ingreso y
los documentos de ingreso y egreso. egreso de los elementos.
Almacenista
5. Imprime copias y las entrega al Almacén.
General.
Almacenista General para su
firma.
Se remite el comprobante de salida para la Firma documentos. Ordena al
firma del jefe de la dependencia que recibe Auxiliar de Bodega el inicio de
Almacenista
6. el elemento. procedimiento de suministro del Almacén.
General.
elemento a la dependencia
solicitante.
Archiva Auxiliar
Almacén.
Administrativo
1. La propuesta se hace para actualizar la denominación del cargo.
2. Se propone para dinamizar la ejecución de tareas de la actividad.
3. La propuesta mejora la dinámica de la actividad.
4. Se propone para cambiar la ruta del procedimiento, por cuanto la próxima actividad debe ser ejecutada por el
Auxiliar Administrativo y no por el Almacenista General.
5. Se propone para optimizar la utilización de los recursos del sistema y para generar automáticamente los
cambios en el inventario.
6. Se propone terminar el procedimiento con esta actividad, por cuanto luego debe iniciarse otro procedimiento
diferente.
6.4 PROCESO DE RECEPCIÓN
Cuadro 78
EL FUNCIONARIO
Recibe del proveedor de manera Recibe del proveedor de manera
personal o por correo los elementos personal o por correo los elementos
junto con la respectiva factura, los junto con la respectiva factura, los Auxiliar de
1. Almacén.
cuales debieron ser previamente cuales debieron ser previamente Bodega.
requeridos mediante orden de requeridos mediante orden de
compra o contrato. compra o contrato.
Verifica cada uno de los elementos Verifica cada uno de los elementos
con la factura y la orden de compra con la factura y la orden de compra
o contrato, los cuales deben cumpliro contrato, los cuales deben cumplir Auxiliar de
2. Almacén.
todos los requisitos y cantidades todos los requisitos y cantidades Bodega.
descritas en la orden de compra o descritas en la orden de compra o
contrato. contrato.
Firma la factura con fecha y hora de Firma la factura con fecha y hora de
recibo indicando que todo está en recibo indicando que todo está en
perfectas condiciones. perfectas condiciones. Reporta la Auxiliar de
3. Almacén.
recepción al Almacenista General. Bodega.
Entrega la factura y la copia de la
orden de suministro o contrato.
Reporta la recepción al Jefe de En el término no mayor a un día
Grupo de Almacén quien en un verificará los elementos recibidos.
término no mayor a un día la Para el caso de los bienes
verificará. devolutivos que se consideren de
tecnología especial esta verificación Almacenista
4. debe ser realizada personalmente Almacén.
General.
por una persona idónea según sea
el caso, igualmente se suscribirá
acta en la que conste que los
elementos son recibidos
satisfactoriamente.
Para el caso de los elementos
devolutivos que se consideren de
tecnología especial deben ser
recibidos personalmente por el Jefe Jefe Grupo
Almacén.
de Grupo de Almacén, el Ingeniero Almacén.
Biomédico, el Técnico en sistemas
o en su defecto una persona idónea
según sea el caso, igualmente se
suscribirá acta en la que conste que
los elementos son recibidos
satisfactoriamente.
Con copia de acta ordena el ingreso Con copia de acta y demás
Almacenista
a Almacén documentos, ordena el ingreso a Almacén.
General.
Almacén
1. y 2, la propuesta se hace para actualizar la denominación de los cargos.
3. La propuesta se hace para puntualizar las tareas de la actividad y darle sentido dinámico.
4. La propuesta de mejoramiento se hace para resaltar la importancia de hacer una recepción técnica, por parte
de una persona idónea, de los elementos que incorporan tecnología .
Cuadro 79
EL FUNCIONARIO
Clasifica los elementos a Clasifica los elementos a Auxiliar de
1. Almacén
almacenar. almacenar. Bodega.
Ubica los elementos en las Ubica los elementos en las
estanterías de acuerdo a la rotación estanterías de acuerdo a la rotación
Auxiliar de
2. y fechas de vencimiento, sin y fechas de vencimiento, sin Almacén Bodega.
interrupción de la cadena de frío, interrupción de la cadena de frío,
custodia de elementos de alto costo custodia de elementos de alto costo
o para mantener bajo seguridad o para mantener bajo seguridad
estricta. estricta.
Clasifica las cajas de los elementos Clasifica las cajas de los elementos
Auxiliar de
3. que no han sido dispuestos en que no han sido dispuestos en Almacén
Bodega.
estantes. estantes.
Ubica los elementos no dispuestos Ubica los elementos no dispuestos
en estantes en estivas, observando en estantes en estivas, observando Auxiliar de
4. los protocolos para almacenamiento los protocolos para almacenamiento Almacén
Bodega.
de frágiles, rotación y fechas de de frágiles, rotación y fechas de
vencimiento. vencimiento.
Archiva las copias de los Archiva las copias de los Auxiliar de
5. Almacén
documentos. documentos. Bodega.
1. hasta numeral 5 inclusive, se propone actualizar la denominación de los cargos.
6.5 PROCESO DE EGRESOS
6.5.1 PROCEDIMIENTO DE EGRESO POR SUMINISTRO DE BIENES A LAS DEPENDENCIAS
Cuadro 80
PROCEDIMIENTO DE EGRESO POR SUMINISTRO DE BIENES A LAS DEPENDENCIAS
LO QUE HACE EN LA
Recibe de las diferentes Recibe cada 8 días de las diferentes
Almacenista
1. dependencias en los cinco dependencias las requisiciones, Las Almacén
General.
últimos días de cada mes las revisa y autoriza, de acuerdo a los
solicitudes de pedidos. consumos del mes anterior.
Revisa y autoriza la requisición
Jefe
de acuerdo a los consumos del Almacén
Grupo Almacén
mes anterior.
Entrega a bodega la requisición Ordena al Auxiliar de Bodega entregar Almacenista
2. autorizada para el despacho de los elementos requeridos. Almacén. General.
los elementos.
Recibe requisición autorizada. Recibe requisición autorizada. Prepara
los ele mentos a entregar e informa al Auxiliar de
3. Almacén.
Auxiliar de Administración resultado Bodega.
de la preparación.
Prepara los elementos a
Almacén Bodeguero
entregar.
Informa al auxiliar de
administración resultado de la Almacén Bodeguero
preparación.
Elabora el documento de Realiza en el sistema el egreso,
egreso. ordena al Auxiliar de Bodega entregar Auxiliar
4. Almacén
a las dependencias los bienes Administrativo
requeridos.
Ordena al bodeguero entregar Auxiliar
Almacén.
bienes. Administrativo
Entrega los elementos al Suministra los elementos al
funcionario responsable de funcionario responsable de recibirlos, Auxiliar de
5. Almacén.
recibirlos, haciendo firmar el haciendo firmar el respectivo egreso y Bodega.
respectivo egreso. lo entrega al Auxiliar Administrativo.
Archiva original del egreso con Recibe el documento de egreso

Auxiliar
6. el original del pedido que hizo la firmado y lo archiva. Almacén.
Administrativo
1. La propuesta se hace para reducir la periodicidad de los requerimientos, además le da dinámica a las tareas
de la actividad.
2. La propuesta puntualiza la acción ejecutada por el Almacenista General.
3. La propuesta dinamiza las tareas ejecutadas durante la actividad.
4. La propuesta busca optimizar la utilización de los recursos del sistema y generar los cambios automáticos en
el inventario.
5. La propuesta puntualiza y dinamiza las tareas realizadas.
6. Propone simplificar la formulación de la actividad.

CONCLUSIONES
Mediante la elaboración del presente trabajo, se logró hacer un estudio general de

la problemática de la gestión de suministro de insumos, extractando la información
pertinente para luego aplicarla al estudio y análisis del problema.
Se recopiló y se analizó la mayor cantidad posible de normas relacionadas con la

gestión de suministro de insumos, se resumió la información pertinente y
posteriormente se aplicó al estudio, análisis y propuesta de mejoramiento de la
problemática estudiada.
Se diseñó un instrumento para realizar el diagnóstico de la gestión de suministro

de insumos de la institución, con el fin de tener una perspectiva global de la
problemática, para así poder aplicar los esfuerzos a un determinado número de
objetivos a desarrollar.
Fue posible obtener la información de las fuentes primarias concerniente a los

procesos elegidos como objetivos, a través de entrevistas con los principales
responsables de ejecutarlos, para establecer la percepción teórica que los
funcionarios tenían de cómo ejecutarlos.
Se consiguió, en la mayoría de los casos, el levantamiento de las principales

tareas y actividades, de los procedimientos ejecutados en la práctica por los
funcionarios responsables.
A medida que se desarrollaba el trabajo, se hizo seguimiento de los avances

tecnológicos de la institución, para así, poder proyectar el estudio adecuadamente.
Al investigar y analizar el proceso denominado, en el manual del almacén de la

institución, como proceso “formas de adquisición, se hizo evidente, que esta
denominación suscitaba confusión con la denominación de los procedimientos del
proceso de compras. Se propone, utilizar la denominación de “proceso de
requisición”.
En el procedimiento de requisición de bienes de poca rotación, para la propuesta
de mejoramiento, se identifica la dinámica del proceso, se estructuran sus tareas
en actividades coherentes, se enfatiza en la utilización del sistema. Al hacerlo se
complementan algunas actividades de lo realizado por los funcionarios, se
desechan otras, se simplifican sus enunciados y se armonizan con las normas, la
terminología actual y la nueva denominación de los cargos.
Para el procedimiento de requisición de bienes por stock mínimo se identifica la

particularidad del mismo por tratarse de un procedimiento que parte del almacén y
de sus necesidades. En lo demás, la mecánica de la propuesta de mejoramiento
es similar al anterior.
Se propone cambiar la denominación del proceso de “compras”, por el de

“adquisiciones”, para darle mayor claridad y hacerlo más concordante con la
denominación de sus procedimientos. Para el procedimiento de adquisiciones por
caja menor, la mecánica de la propuesta es similar a los anteriores, pero tiene la
particularidad de que el elemento que se adquiere, ingresa y se entrega al
requiriente. Tiene además la particularidad de la normativa, que estipula el tope
del monto de la adquisición y de la persona que maneja la caja menor. Al hacer la
propuesta , se ajusta a los actuales requisitos de ley.
El procedimiento por orden de suministro para su propuesta sufre todos los ajustes
anunciados a los anteriores procedimientos y tiene la particularidad del monto
estipulado por la ley, para su aplicación.
Para el procedimiento de adquisiciones de contrato con formalidades plenas,

además de todo lo anterior en la propuesta, se ajusta su dinámica a los requisitos
de ley, que exige ante todo, el cumplimiento de la etapa precontractual con
publicación de términos de referencia de concurso público, selección imparcial del
proveedor y el estricto cumplimiento de los requerimientos contractuales de ley.
Para el proceso de ingresos la propuesta de mejoramiento se hace más en

relación al mejoramiento del enunciado, la dinámica, la coherencia de sus tareas y
actividades así como el énfasis que se hace en la utilización de los recursos del
sistema para generar automáticamente los cambios requeridos. La propuesta en
definitiva, hace más racionales los procedimientos de éste proceso.
El proceso de recepción para sus procedimientos de verificación y conteo y
almacenamiento, tiene cambios más de forma que de fondo, pero aun así, la
propuesta racionaliza el enunciado y la ejecución del mismo.
El mejoramiento del proceso de egresos enfatiza en la dinámica del

encadenamiento lógico y secuencial de las actividades, para darle sentido al
mismo.
En resumen, se puede decir que al realizar el trabajo : “Procesos de suministro de

insumos en el Hospital de Yopal ESE”, se logran los objetivos específicos
planteados en el mismo, y el general de “Investigar y analizar las deficiencias en
los procesos de suministro de insumos en el Hospital de Yopal ESE”.
RECOMENDACIONES
La elaboración de un Trabajo de Grado, relacionado a una temática con difícil

acceso a información actualizada de carácter general y de manera particular
aplicada a la realidad de las instituciones hospitalarias colombianas, requiere de
mantener renovada la bibliografía y las direcciones de páginas “Web”,en la base
de datos de la ESAP, para agilizar la búsqueda. Pero ésta es una labor difícil, por
cuanto los logros fueron escasos a pesar de dos visitas concienzudas a la
biblioteca del Ministerio de la Protección Social.
En lo concerniente al aspecto normativo - jurídico, vale la pena destacar la

abundancia de información y la facilidad de obtener la misma. Para quienes están
inmersos en el tema de contratación, el seguimiento y la actualización en los
cambios normativos son necesarios, entre otros, de las propuestas de reforma del
Estatuto de Contratación.
Durante el desarrollo del trabajo, se hace evidente , que la norma se queda

obsoleta en comparación a los ajusten dictados, de manera imperativa por el
desarrollo jurídico.-. normativo, tecnológico y estructural, lo cual resulta en la
implementación de facto de nuevos procesos poco estructurados y que son una
colcha de retazos, con la cual se pretende llenar este vació normativo. La solución
está en la aplicación de normas de Calidad Total y de Políticas de Mejoramiento
Continúo , aplicadas a los procesos de la institución.
El hecho de encontrar las fallas e inconsistencias anotadas en el diagnóstico

general, realizado a la gestión de suministro de insumos y en particular, a los
proceso analizados, incluyendo los aspectos éticos mencionados en este trabajo ,
hacen patente la necesidad de fortalecer las funciones y acciones de Control
Interno.
BIBLIOGRAFIA
ARÉVALO HERNÁNDEZ, Carlos Julio, Diseño de proyectos de investigación y

acción. Bogotá, 2.004.
CASTRO DÍAZ, Jaime Alberto, “Epidemiología aplicada a la gerencia. Módulo de

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CHIAVENATO Adalberto, Administración. Proceso administrativo. Editorial Mc.

Graw Hill, Tercera edición, Bogotá, 2.004.
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proyectos en salud. Postgrado de Gerencia Hospitalaria, Bogotá, 2.003.
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INSUMOS HOSPITALARIOS, GUIA METODOLÓGICA, Programa de
mejoramiento de los servicios de salud, Unidad técnica de gestión, Ministerio de
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GIRÓN AGUILAR, Nora y D’ Alessio, Rosario, Organización Panamericana de la

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Yopal, agosto del 2.005.
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MEJÍA GARCÍA, Braulio, Gerencia de procesos para la organización y el control

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MÉNDEZ A, Carlos E, Metodología – diseño y desarrollo del proceso de

investigación. Editorial Mc Graw Hill. Bogotá, 2.003.
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Fundamentos y metodología. Manual de referencia. Washington D.C. Mayo de
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Selección y Formulario de Medicamentoso octubre 1997.
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PEÑA PINEDA, Efraín, Material del módulo de insumos y suministros, Postgrado

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REYNALES LONDOÑO, Jairo, Sistemas de Información, material del módulo, del

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Disponibles en Internet.
www.col.ops-oms.org.
www: col.ops-oms.org/medicamentos_old/acceso.htm
www.sice-cgr.gov.co.
www.gerenciasalud.com.
www.tablero-decomando.com.
www.minproteccionsocial.gov.co.
www.presidencia.gov.co.

Proceso de Suministro de Insumos en El Hospital de Yopal Ese

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Proceso de Suministro de Insumos en El Hospital de Yopal Ese

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INTRODUCCIÓN

El tema de investigación para el presente trabajo, llama la atención por que su

Se encontró que la información existente sobre el tema era fraccionada. En la

No existen antecedentes, en los datos de la ESAP, de estudios sobre el tema que

Se evidenció cierta dificultad a determinado nivel institucional para la obtención de

El trabajo se centró en el análisis de los procesos que se consideran

Al iniciar la ejecución del presente trabajo, la institución contaba con un manual de

Se espera que este trabajo sirva de referente para estudios posteriores; y a la

Procesos de suministro de insumos en el Hospital de Yopal ESE.

El suministro de insumos hospitalarios es un problema complejo desde los puntos

Los suministros son el segundo rubro, después de los costos de personal, en la

A la luz de los planteamientos anteriores, se detectan dificultades en el área de

No existe la sistematización completa de los procesos ni claridad de los mismos.

En cuanto al almacenamiento, se observa desarticulación de los sitios de

Se han presentado casos reiterados de pérdida de equipos costosos y elementos

Resumiendo lo expuesto anteriormente, la formulación del problema a investigar

ALTERACIÓN DETERIORO DETRIMENTO

FALLAS EN EL CONTROL INTERNO

Al realizar el diagnóstico inicial de la gestión de insumos y suministros, se detectó

La realidad de la problemática del suministro de insumos del Hospital de Yopal

La subutilización de los recursos o su uso inadecuado, debido fallas en el sistema

Al centrar los esfuerzos en el mejoramiento de los procesos y procedimientos, en

El desarrollo del presente trabajo de investigación permite conocer a fondo el

Investigar y analizar las deficiencias en los procesos de suministro de insumos en

Investigar y analizar el proceso de adquisición de insumos hospitalarios, para

Investigar y analizar el proceso de compras de insumos hospitalarios para detectar

Investigar y analizar el proceso de ingresos de insumos hospitalarios para detectar

Investigar y analizar el proceso de recepción de insumos hospitalarias para

Investigar y analizar el proceso de egresos de insumos hospitalarios para detectar

1.5 RESULTADOS ESPERADOS

Al investigar y analizar las deficiencias en los procesos de suministro de insumos

1.6 MARCO REFENCIAL

1.6.1 CONTEXTO DEL ESTUDIO. Casanare, según el DANE, es el segundo

La población estimada para el año 2.004 corresponde a 317.406 habitantes, con

Las zonas urbanas de los municipios de El Yopal, Aguazul y Tauramena gozan de

La cobertura de alcantarillado es del 50%. El municipio de El Yopal, solo tiene el

En el 2.001, al cobertura en salud de consulta externa alcanzó el 29%. Existe

La cobertura de vacunación en el departamento lo clasifican como de mediano

A diciembre de 2.003 la población objeto del Sistema General de Seguridad Social

En la morbilidad del departamento por consulta externa, urgencias y

La primera causa de morbilidad por urgencias, en el 2.000, lo ocupó el trauma, con

En el 2.000 el trauma ocupó el primer lugar dentro de la mortalidad del

La distribución de la mortalidad según sexo en los años 2.000-2.001, permitió

La mortalidad materna e infantil, no supera la tasa nacional, sin embargo, es alta

1.6.2 MARCO INSTITUCIONAL. El trabajo tiene como base de investigación el

Según Ordena nza 060, promulgada por la Asamblea Departamental de Casanare

Tienen referencia a su financiación y funcionamiento, la ley 715 del 2.001, la

El 30 de diciembre del 2.002 por decreto Nº 0248, el gobernador del departamento

La visión de la institución es: “Consolidarnos en el 2.007 como Empresa Líder en

La misión de la institución dice: “Nuestra razón de ser es ofrecer servicios de salud

Los objetivos corporativos de la institución son: “Posicionar el Hospital de Yopal

“Ofrecer servicios de salud a clientes, garantizando efectividad, ética y calidez en

“Ser una empresa sostenible económica y financieramente en el mercado de los

La estructura orgánica y funcional consta de dos niveles jerárquicos: uno de

1.6.2.1 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL HOSPITAL DE YOPAL ESE5

GERENCIA CONTROL INTERNO

UNIDAD DE SERVICIOS AMBULATORIOS

UNIDAD DE SERVICIOS DE INTERNACION

UNIDAD DE SERVICIOS QUIRURGICOS

UNIDAD DE SERVICIOS EXTRAMURALES

UNIDAD DE SERVICIOS APOYO

Fuente: Plan de Desarrollo Institucional, 2,004- 2,007

La Gerencia dispondrá de cuatro oficinas asesoras: planeación, jurídica, mercadeo

Cada unidad de negocio, asistencial y administrativa, está conformada por