4/15/2015 Business Analysis ­ Excel with Business

Once data has been collected and organised, business analysts generally have to perform some key
matching and ranking tasks with that data.

Typical matching tasks might be:

Finding the address of the customer with ID 2234

Finding the cumulative return on stock XYZ

Finding the customers that are in both the delinquent list and the top purchasing list

Typical ranking tasks might be:

Finding the cash management fund with the highest return

Finding the three worst performing rental properties on an industrial park

Finding where the Net Present Value return for an investment ranks in its portfolio

This module explains how to use the Excel functions for both matching (MATCH, INDEX, VLOOKUP and
OFFSET) and ranking (RANK, LARGE, SMALL).

With these functions in their toolkit, a business analyst can add value to the original data by matching and
ranking it to derive further insights.

Functions for matching data

MATCH

When working with business and financial data, you often want to locate where in a set of data you can
find the best result, the worst result etc.

The MATCH function picks the row or column where a particular result can be found.

For example, to find out in which row the best result can be found, use:

MATCH can be used to find an exact match or, if the original data is sorted in order, the nearest match

https://excelwithbusiness.com/user/course/VpdPhXBFcm/946fDKkBpP/PnMNzyghGt 1/7
4/15/2015 Business Analysis ­ Excel with Business

(larger or smaller).

INDEX

INDEX returns a value from a list or an array (a table), providing you know the ‘coordinates’ of the data ­
i.e. which row and column the data is in.

For example, if you know that the data is in row 2 and column 3, and the table is called ‘mytable’, the
appropriate item from the table can be selected by the formula =INDEX(mtyable,2,3).

INDEX and MATCH are often used together as a finding tool, with MATCH used to find the ‘coordinates’
and INDEX used to retrieve the desired item from the array.

 DASHBOARD
 SUPPORT
ὐ ❓  
Balaji

COURSE
Matching and Ranking Data

SHOW SYLLABUS
VLOOKUP

MODULES
VLOOKUP is used to extract data from a table using a 'key'.

✓✓✓✓✓
For example, we may want to find the phone number of a person with a particular PIN from the following
table.  [Here the PIN is the 'key'].

   

Module Key
 
Modules included

Modules excluded
 
✓ Modules completed

Current module
 

The VLOOKUP function has
the following structure:

 
=VLOOKUP(key, table,
column, type)

https://excelwithbusiness.com/user/course/VpdPhXBFcm/946fDKkBpP/PnMNzyghGt 2/7
4/15/2015 Business Analysis ­ Excel with Business

The key, as explained above, is our PIN.

Table refers to the range name we have given our table ­ in this case ‘members’.

Column refers to which column in the table contains the data we are looking for – in our case
column 4.

Type indicates whether we want an exact or an approximate match for our key.  In our case, we will
By using this site, you agree to the use of
always be looking for an exact match, so the type is set to FALSE.
cookies. Click here to find out more about
our policy.   Accept

To select the phone number of the member with PIN 9521, then, we use the formulation:

                      =VLOOKUP(9521,members, 4,FALSE)

To select the address of the member with PIN 6422 (this will be in column 5 of the table):

                      =VLOOKUP(6422,members, 5,FALSE)

If the lookup value can’t be found, the error #N/A is returned (we will learn how to deal with that in a later
module).

Since VLOOKUP relies on having the key in the left­most column, INDEX and MATCH may be used as an
alternative to the VLOOKUP function when data isn't in the first column of a worksheet.

OFFSET

OFFSET is a lookup function that selects a cell or a range in a spreadsheet by counting a number of
steps.

 OFFSET can select a single cell for lookup functions similar to VLOOKUP, or a range of cells for
averaging, charting or further data­analysis applications.

The OFFSET function is generally used to work with data in tables that are sequentially indexed (i.e. they
have key numbers in sequence, or the data is arranged in a strict daily order, order of merit  etc).

The OFFSET function has the following structure:

            =OFFSET(reference, rows, columns, height, width)

Reference is the place on the spreadsheet from where to start counting

Rows is the number of rows down from that position to count

Columns is the number of columns across from that position to count

Height is the number of cells high that the result is to be

Width is the number of cells wide that the result is to be

For example, given a table of fund performance scores in order:

https://excelwithbusiness.com/user/course/VpdPhXBFcm/946fDKkBpP/PnMNzyghGt 3/7
4/15/2015 Business Analysis ­ Excel with Business

To find the name of the fund with the highest score:

      =OFFSET(anchor,1,1,1,1)

To find the code of the fund with the third highest score:

      =OFFSET(anchor,3,2,1,1)

To find the distribution of the fund with the second highest score:

      =OFFSET(anchor,2,4,1,1)

And using OFFSET to return a range . . .

To find the average price of the top five funds:

      =AVERAGE(OFFSET(anchor,1,3,5,1))

To find the average distribution of the top ten funds:

      =AVERAGE(OFFSET(anchor,1,4,10,1))

The OFFSET function can refer to data items above, below, to the left or to the right of the reference cell 
(unlike VLOOKUP).

The OFFSET function is important for selecting data for Dynamic Ranges and for Dynamic Charting, which
we will address later in this course.

Functions for ranking data

RANK

Often you need to identify the largest (or smallest) number in a list without sorting or moving the list.The
RANK function can do this dynamically, as shown in the example:

https://excelwithbusiness.com/user/course/VpdPhXBFcm/946fDKkBpP/PnMNzyghGt 4/7
4/15/2015 Business Analysis ­ Excel with Business

LARGE and SMALL

LARGE and SMALL can identify, in order, the largest or smallest numbers in a range.

They are especially useful if you need to identify the first, second, third etc. or the bottom one, second
bottom, third bottom etc. items from a list.

As this course progresses, we will be working with these matching and ranking
functions in the way that they are used in the analysis of business and financial data.

​
Method in Action

https://excelwithbusiness.com/user/course/VpdPhXBFcm/946fDKkBpP/PnMNzyghGt 5/7
4/15/2015 Business Analysis ­ Excel with Business

05:20

Practice Task

Experience using the VLOOKUP, OFFSET and RANK functions on data tables. See exercise sheet 1.

 Download .xlsx file

Synoptic Task

Development of an analysis table using OFFSET to calculate a chain of averages in price data. See
exercise sheet 2.

 Download .xlsx file

PLEASE SELECT

I've completed this module I'll come back to it later I want to filter it out

https://excelwithbusiness.com/user/course/VpdPhXBFcm/946fDKkBpP/PnMNzyghGt 6/7
4/15/2015 Business Analysis ­ Excel with Business

https://excelwithbusiness.com/user/course/VpdPhXBFcm/946fDKkBpP/PnMNzyghGt 7/7