TEMA 6.

LAS COMUNICACIONES

6.1. INTRODUCCION
6.2. LAS COMUNICACIONES
6.2.1 CONCEPTO
6.2.2 ELEMENTOS DE COMUNICACIÓN
6.2.3 CLASES DE COMUNICACIÓN
6.3. TRATAMIENTO DE LA INFORMACION ORAL
6.4. PROCEDIMIENTOS EN LA COMUNICCION ORAL
6.4.1. LOS PRINCIPIOS DE LA COMUNICACIÓN ORAL
6.4.2. LOS PROBLEMAS DE LA COMUNICACIÓN ORAL
6.4.3. CLASES DE COMUNICACIÓN ORAL
6.4.4. LA COMUNICACIÓN ORAL
a) COMUNICACIÓN ORAL INTERNA EN LA EMPRESA. TIPOS.
TÉCNICAS.
b) COMUNICACIÓN ORAL EXTERNA EN LA EMPRESA.
6.5. NECESIDAD DE LA CONFIDENCIALIDAD EN LA EXPRESION Y
COMUNICACIÓN
6.6. DESCRIPCION Y UTLIDAD DE LOS MEDIOS OFIMATICOS EN LA
EMPRESA.
6.6.1. CONCEPTO DE OFIMATICA
6.6.2. MEDIOS INFORMATICOS EN LA OFICINA
6.7. RESUMEN
6.8. RELACIÓN CON EL CURRÍCULUM Y LAS UNIDADES DIDÁCTICAS.
6.9. BIBLIOGRAFÍA.

6.1. INTRODUCCIÓN
Mediante la comunicación, bien sea oral, escrita, de gestos, etc nos podemos
relacionar con los demás.
Pero la comunicación no es sólo el fenómeno humano. También los animales se
comunican con los semejantes cuando, por ejemplo, delimitan mediante su olor su
territorio demuestran su fiereza y agresividad, etc.
En este tema, vamos a analizar la comunicación. Así como sus elementos y su
clases, refiriéndonos sobre todo a la comunicación oral y su tratamiento sobre todo en el
mundo relacionado con la empresa.

6.2. LAS COMUNICACIONES

6.2.1. Concepto
La comunicación es el proceso que tiene por finalidad transmitir, compartir o
intercambiar con otras personas cualquier tipo de información mediante signos.
La parte principal de la comunicación es la información
Las comunicaciones permiten relacionar al hombre con los demás con su
entorno próximo o lejano.
El desarrollo de la sociedad está basado en la comunicación, siendo la palabra el
medio más eficaz para que pueda llevarse a cabo.
6.2.2. Elementos de la comunicación.
a) Emisor: de quien parte la información
b) Mensaje: que quiere dar a conocer el emisor al receptor.
c) Receptor: quien recibe la información.
d) Código: signos, símbolos, sonidos o señales conocidas por el emisor y receptor
e) Soporte o Canal: elemento físico mediante el cual se envía el mensaje..
f) Contexto: es la situación o circunstancias en las que se produce la comunicación.

6.2.3 Clases de comunicación.

a) Según el medio o canal de transmisión:
*Comunicación por gestos
* Comunicaciones orales
* Comunicaciones escritas
* Comunicaciones por símbolos.
b) Según la localización física:
* Entre presentes
* Entre ausentes
c) Según los sentidos en la refección
* Auditivas
* Visuales
* Audiovisuales
d) Según el tiempo que hay entre emisor y receptor
* Inéditas
* Diferidas
e) Según su dirección
* Unidireccionales
* Bidireccionales
* Multidireccionales
f) Según el interés de su contenido
* Públicas
* Privadas.

6.3. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ORAL

La comunicación oral es el medio más eficaz para relacionarnos con los demás y
la eficacia comunicativa dependerá en gran parte de la correcta utilización del lenguaje
oral.
Se suele emplear en aquellos casos en los que los interlocutores se encuentran
presentes, incluso cuando esta no es una persona física como en las conversaciones
telefónicas.
Para facilitar el entendimiento en las comunicaciones orales son necesarias unas
Normas:
-El lenguaje debe ser conocido por los interlocutores.
-El emisor debe emitir mensajes cortos y concisos.
- El receptor debe escuchar con atención y sin distracciones.
- El emisor debe expresarse con claridad
- El receptor no debe dejarse llevar por los sentimientos que tenga hacia el
emisor.
- El emisor debe si es posible reforzar el mensaje con gestos.
- El emisor debe asegurarse de que el mensaje es comprendido por el receptor.
-El receptor debe mostrar interés y hacer ver al emisor que esté o no
comprendido el mensaje.
- Pedir la palabra antes de hacer uso de la misma.
En toda comunicación oral, la entonación el volumen y la pronunciación ayudan a que
una comunicación oral sea correcta, amena y comprensible.

6.4. PROCEDIMIENTOS EN LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA

Para que el mensaje sea eficaz es necesario adaptarlo a quien lo escucha.

El mensaje es eficaz cuando es interno, duradero y posee un tono afectivo,
positivo, agradable. El tono es agradable si el mensaje crea seguridad, simpatía,
autonomía. El tono es desagradable si el mensaje genera inseguridad, hostilidad,
dependencia, etc.

6.4.1 Los principios de la comunicación

- Definición: Indicar brevemente el motivo de la exposición
- Estructura: mensaje bien ordenado.
- Énfasis: resaltar ciertos aspectos.
- Repetición
- Sencillez: vocabulario accesible para el interlocutor.
- Claridad: evitar expresiones técnicas y mensajes cortos
- Brevedad: centrarse en el tema
- Cortesía: saludar, presentarse, ….
- Cercanía: tratar de una forma personal el interlocutor

6.4.2 Problemas de comunicación

En el proceso de la comunicación existe una pérdida de información desde quien
recibe y desde quien emite. Se piensa decir un 100 %, , se transmite un 80%, se recibe
un 60% y se interpreta un 50% y ¿cuánto de esto aceptará y pondrá en práctica el
receptor?

6.4.3 Clases de comunicación oral

a) Según la categoría
- Ascendente, emisor subordinado y receptor un superior.
- Descendente
- Horizontal, misma categoría profesional
b) Por la pertenencia o no a la empresa
- Interna: comunicación entre miembro de la misma empresa
- Externa: entre miembros de la empresa c on otros que no lo son
c) Por el número de personas que intervienen
- Individual: entre un emisor y un receptor
- Colectiva: existen varios emisores y/o receptores. En este caso se puede
varios más:
*Un solo emisor con varios receptores
* Varios emisores con un solo receptor
* Varios emisores y varios receptores
d) Según el momento en que se recibe el mensaje
- Directa: cuando llega el receptor en el mismo instante que el emisor la
transmite.
- Diferida: no llega en el mimo momento sino más tarde.

6.4.4 La comunicación oral en la empresa.

La comunicación oral es importante en una organización empresarial, ya que de la
correcta transmisión de órdenes del empresario a sus subordinados, así como de las
buenas relaciones existentes entre todo el personal, dependerán en gran medida sus
resultados.
Debemos distinguir entre dos tipos de comunicaciones:
a) Comunicaciones orales internas en la empresa.
b) El establecimiento de unos buenos canales de comunicación entre los directivos y
los empleados, y también dentro de cada uno de ellos, sobre todo en lo referente a
la comunicación oral, ocasionará unos buenos resultados en la empresa.
Dentro de la empresa hay distintas clases de comunicación oral en función de la
categoría de la persona con la que se hable.
Comunicación ascendente: subordinado-----superior
Comunicación descendente: superior------rango inferior
Comunicación horizontal---misma categoría

Tipos de comunicación en las organizaciones:

*Comunicación formal: se da mediante comunicados y es la ofrecida por los
supervisores en forma jerárquica.
* Comunicación informal: realizada por los empleados referente a asuntos y
situaciones reales o percibidas.
* Comunicación verbal y no verbal:
-Verbal: es tanto formal como informal que incluye el dialogo, la
discusión, etc.
-No verbal: son actitudes y mensajes que no se expresan con palabras, pero
que se pueden interpretar.

Comunicaciones orales externas de la empresa

En una empresa deben mantenerse relaciones de comunicación oral con las
siguientes personas:
- Proveedores de nuestra empresa: la comunicación oral con estos debe ser
constante, bien a través del teléfono o personalmente, con los propietarios o sus
representantes comerciales.
- Clientes: los clientes deben estar asesorados sobre los distintos productos o
servicios ofrecidos por nuestra empresa. Para ello, el personal deberá estar
siempre a su servicio tratando de ofrecerle un trato lo más personalizado posible.
También es importante que la empresa mantenga un sistema de comunicación oral
capaz de captar posibles clientes potenciales
- Comunicación con empresas de nuestro entorno y
competencia
- Comunicación con distintos organismos oficiales, para estar el día en cuanto a
legalidad, tributos y otros impuestos, contratos de trabajo con el personal, etc.

6.5. NECESIDAD DE LA CONFIDENCIALIDAD EN LA EXPRESIÓN Y

COMUNICACIÓN.
Según su importancia y naturaleza la información dentro de la empresa se divide
en:
* Secreta: solo conocida por dirección y por persona o personas que deben hacer
uso de ella.
* Confidencial: utilizada con mucha reserva y limitado todo lo posible su
conocimiento.
 * Ordinaria: usada sin limitación, con un propósito determinado y por las
personas con anterioridad a ello.
Se debe guardar la mayor reserva posible sobre la información secreta y
confidencial, por tal de evitar que ésta pueda llegar a manos de personas que no deben
tener acceso a ella.
Por ejemplo deben ser confidenciales las fórmulas utilizadas para la obtención
de un producto, por tal de que lleguen a la competencia.
Los datos personales y particulares de cada empleado serán siempre
confidenciales.
La información confidencial que posee la empresa se debe guardar de forma que
solo acceden o la conozcan las personas que necesiten utilizarla. Para ello, habrá que
limitar su acceso mediante claves.
Asimismo, se procederá a la destrucción la información confidencial que no
necesite la empresa, para evitar problemas futuros.

6.6. DESCRIPCION Y UTILIDAD DE MEDIOS OFIMÁTICOS EN LA

EMPRESA

6.6.1. Concepto de la ofimática.

La ofimática en sus orígenes surge como la necesidad de mecanizar las tareas más
repetitivas y costosas del trabajo propio de una oficina y con este objetivo aparecieron
las primeras máquinas de escribir y calculadoras. Con el avance de la tecnología y
durante los años 70 las oficinas se van dotando de máquinas de tratamiento de textos.
Este concepto, hoy en día es completamente obsoleto, fue transformándose gracias a la
entrada de los ordenadores personales en la oficina.
Actualmente la mayoría de las empresas han automatizado muchas de sus tareas de
tipo administrativo.
Los medios informáticos utilizados en la mecanización y automatización de las
oficinas constituyen lo que se llama ofimática.
La ofimática ha incrementado la velocidad de transmisión en las comunicaciones.
Existen paquetes integrados que hacen posible un mejor archivo de los datos, mayor
rapidez y eficiencia en la elaboración de pedidos, albaranes, facturas, nóminas,
recibos, cartas, etc.
Actualmente, el paquete Office, que está formado por tratamiento de textos (Word),
hoja de cálculo (Excel) y base de datos (Access) entre otros, es posiblemente el
conjunto de programas que más ayuda a la empresa en la informatización de todos los
datos que estime oportunos.

6.6.2. Medios informáticos en la oficina

a) Correo electrónico (Outlook): se transmiten y distribuyen mensajes a una o más
personas desde un ordenador, los cuales son enviados a través de Internet.
b) Telecomunicación: se reproducen y transmiten documentos, fotografías, gráficos, etc.
A larga distancia mediante telegrafía, telefonía….
c) Agenda electrónica: facilita la programación del trabajo laboral del usuario y conocer
las obligaciones contraídas con anterioridad.
d) Internet: es el mayor avance de la informática, ya que permite consultar datos de todo
tipo, enviar correo electrónico, intercambio de mensajes.
e) Office 2007 (Word, Access, Excel, Powerpoint, Outlook,…): es posiblemente el
paquete integrado más utilizado dentro de la empresa.
En este paquete cabe destacar los programas más utilizados por las empresas:
 * Word: es el procesador de textos de Office y con él se realizan por ejemplo las
cartas comerciales documentos de orden interno, tablas,etc.
* Access: es la base de datos de Office. Se utiliza para almacenar datos por
ejemplo todos los relacionados con los proveedores y clientes de la empresa
* Excel: es la hoja de cálculo de Office. Permite la realización de presupuestos,
facturas, albaranes y cálculos en general.
* Powerpoint: estos permiten crear presentaciones y páginas web.
* Outlook: es el correo electrónico, calendario, contacto, tareas. Permite
intercambio de mensajes electrónicos a través del correo. El calendario, la agenda, los
contactos permiten almacenar datos como direcciones y teléfono de los mismos y tareas
permiten anotaciones como avisos.
* Programas de gestión: son programas de contabilidad (contaplus), de
facturación (factuplus), de nóminas y seguridad social (nóminaplus); también se utilizan
los programas para el cálculo de impuestos y retenciones en las nóminas de los
trabajadores, etc.

6.7. RESUMEN

El objetivo de la comunicación es, en general, dar información, ofrecer datos.

Esto se traduce, después, en una opinión, en un juicio de valores, en una norma.
La comunicación oral suele emplearse en aquellos casos en los que los
interlocutores se encuentran presentes o incluso cuando la presencia no es física.
En las relaciones empresariales la comunicación oral es una herramienta muy
eficaz para el funcionamiento de la empresa y para lograr los objetivos, ya que ello
puede ser utilizado para dar órdenes, distribuir tareas, aportar información, promocionar
productos,etc.
La comunicación oral, además de utilizarla en las comunicaciones informales,
también se utiliza en las relaciones empresariales para transmitir información mediante
las conversaciones telefónicas, reuniones, entrevistas, etc.
Además, el nivel de confidencialidad de la información de una empresa viene
establecido por su dimensión, su sistema jerárquico y su grado de responsabilidad
otorgado a su personal.

Los trabajos en la empresa (trabajos que una ve elaborados van a aportar

información valiosa para el desarrollo de las actividades empresariales de la empresa)
han de disponer de medidas de seguridad para su transmisión.
La ofimática en sus orígenes, surgió como la necesidad de mecanizar las tareas
más repetitivas y costosas del trabajo de una oficina y con este objetivo aparecieron las
primera máquinas de escribir y las calculadoras. Con el avance de la tecnología y
durante los años 70, las oficinas se fueron dotando de maquinaria para tratar los textos,
que pueden además realizar cálculos, almacenar datos,etc.

6.8. RELACIÓN CON EL CURRÍCULUM Y LAS UNIDADES DIDÁCTICAS.

Esta unidad posee una ubicación concreta en el currículum del módulo de

Comunicación, archivo de la Información y la Operatoria de Teclados, donde veremos
el concepto de la comunicación, la comunicación oral y también veremos la
descripción o la utilidad de los medios ofimáticos en la empresa o en la oficina.
Así, este módulo se verá en el primer curso del Ciclo Formativo de Grado Medio de
Técnico en Gestión Administrativa.
Este tema se encontrará en las unidades iniciales del eje temporal del módulo, donde
pretendemos que el alumnado adquiera gran soltura con los distintos conceptos
señalados, además de familiarizarse con el vocabulario y con las características que lo
definen y a su vez conozca diferentes características y conceptos de la Administración
central. Además, deben ser capaces de afianzar y ampliar los conceptos a partir de
situaciones cotidianas o de noticias de la realidad.
Los objetivos didácticos de esta unidad en el módulo indicado son:

- Saber diferenciar el concepto de comunicación y los elementos que la

componen.
- Conocer las clases de comunicación, además de sus características.
- Definir y enumerar las diferentes normas necesarias para el tratamiento de la
información.
- Diferenciar entre los principios y los problemas de la comunicación, además de
enumerarlos.
- Clasificar las clases de comunicación oral que existen.
- Definir la comunicación oral en la empresa y las respectivas clases y tipos que
existen (interna y o externa)
- Ser capaz de establecer una definición y clasificación de la confidencialidad de
la expresión y comunicación en la empresa.
- Conocer la utilidad de los medios de la ofimática y la disposición de los medios
informáticos en la oficina.

6.9. BIBLIOGRAFIA

- Economía y gestión de la empresa. Autor: Fernández Pirla.

- Técnicas de comunicación. Editorial: Lavarri.
- Comunicación, archivo de la información y la operatoria de teclados. Editorial:
Santillana y también el mismo libro editorial Editex.
- Servicios auxiliares de Oficina. Editorial: McGraw-Hill.