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PROCESOS SISTEMICOS EN EL PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

Autor: JUAN CARLOS FAJARDO OCHOA

RESUMEN

Los profesionales de gestión humana deben ser unos expertos administrativos para llegar a tal fin se deben diseñar e implementar procesos sistémicos, en aras de mejorar la efectividad de los procesos del área de gestión humana, generando valor de los productos y servicios entregados, esto se logra diseñando los procesos del área haciéndolos más efectivos. El siguiente ensayo está enfocado a comprender la administración sistémica y como el profesional de gestión humana a través del proceso de selección de personal atiende las necesidades estratégicas mediante un proceso efectivo en costos y tecnología.

MARCO CONCEPTUAL

Para poder implementar un proceso sistémico, se debe iniciar comprendiendo que es la administración sistémica, en la actualidad gracias a la globalización, y a las economías a escala las empresas deben cumplir con las expectativas de los clientes, satisfaciendo sus necesidades, para tal fin, se debe tener en cuenta el entorno social, los factores económicos, socioculturales, tecnológicos, y político - legales (Wheelen & Hunger, 2012).

Los profesionales de gestión humana deben estar en capacidad de comprender los sistemas, y cuál es el impacto de sus planes y acciones, para poder aplicar la estrategia con resultados. (Nieto Licht, 2011)

Según, Juan Pablo Aljure León (2009), el pensamiento sistémico, es la capacidad de comprender la relación entre los diversos componentes de un sistema organizacional que obtienen resultados deseados e indeseados. El pensador sistémico en vez de buscar culpar, se enfoca en comprender, si se enfoca en culpar puede traer consecuencias negativas para la organización y sobre todo en las personas, en cambio sí comprende la dinámica de la organización, entiende cómo funcionan los sistemas y los subsistemas dentro de esta.

Para trabajar bajo un pensamiento sistémico Forrester (1971) citado por (Nieto Licht, 2011) identificó las características de un sistema complejo, causa y efecto están separadas por tiempo y espacio, la solución de problemas en el corto plazo, usualmente generan problemas en el largo plazo, como resultado de las dos primeras las personas no aprenden de sus errores, subsistemas y partes de un sistemas interactúan y estos comportamientos nos son intuitivos, lo que desencadena que una decisión obvia generalmente termina siendo una mala decisión.

Los seres humanos están expuestos a los cambios que ha sufrido el entorno a través del tiempo, el desarrollo de las nuevas tecnologías de comunicación, cambios sociales, cambio de leyes, según Cesar Nieto (2011) estos cambios son inevitables, y el ser humano debe ser capaz de adaptarse y aprender de la situación, por eso es importante entender los sistemas para entender cómo afectan las variables.

Las organizaciones de hoy buscan cumplir con sus objetivos estratégicos, para lo cual permiten al hombre trabajar en grupo para lograr sus objetivos individuales, los cuales no se podrían lograr en forma individual. De esta forma las organizaciones son capaces de manejar tecnologías simples y complejas para lograr objetivos compartidos. En este sentido las organizaciones se han adaptado a los cambios en el entorno, han desarrollado sistemas los cuales han tenido un papel fundamental para la generación de nuevos conocimientos y por lo tanto para el desarrollo de la humanidad. (Vázquez, Martínez, & Monroy, 2009)

PERSPECTIVAS ERA DE LA MÁQUINA.

La primer forma de entender las organizaciones se puede relacionar era de la máquina, como lo postulo Ackoff (1994) el origen de esta se basó en dos creencias la primera era el hombre fue creado a imagen y semejanza de Dios y la segunda que el hombre debía crear maquinas que hicieran su trabajo.

Así comenzó a dividirse el trabajo en tareas simples que eran realizadas por seres humanos y las otras por maquinas, este fue el eslabón para que se iniciara lo que hoy vemos de las fabricas modernas. (Nieto Licht, 2011)

La revolución industrial dejo aportes buenos y significativos, pero deshumanizo el trabajo, ya que las tareas simples que eran hechas por seres humanos terminaron siendo realizadas por maquinas (Ackoff, 1994) citado por Cesar Nieto (2011). Las herramientas usadas en la era de la maquina son:

Análisis: consiste en separar las partes para inferir como funcionan y de ahí extraer una comprensión del todo.

Reduccionismo, todos los elementos reducen a su mínima partícula, en esta época los objetos tenían dos propiedades intrínsecas denominadas masa y energía

Determinismo, todos los acontecimientos están determinados por la cadena de causa efecto, el libre albedrío y la voluntad propia no son necesarios para explicar fenómenos naturales (incluso el comportamiento humano).

Mecanicismo, fusión doctrinas reduccionismo y determinismo, el universo es una maquina

Revolución industrial, Sustitución del hombre por maquinas, esto desencadeno en el análisis de los procesos productivos se redujeran a sus elementos más sencillos.

LA ERA DE LOS SISTEMAS

Un sistema es un conjunto de dos o más elementos, que cumplen las siguientes condiciones, cada elemento tienen efecto en el comportamiento del sistema, los efectos y comportamientos de estos son interdependientes es decir que el sistema no se puede separar en partes, y así se formen subgrupos estos también tienen efecto en el sistema (Nieto Licht, 2011).

La clave del pensamiento sistémico, es poner todos los elementos juntos de la Era de sistemas y el análisis de la era de la máquina. La era de la maquina se enfoca en la estructura y cómo funcionan los elementos y el sistémico se enfoca en el propósito, y en el por qué los elementos operan como lo hacen (Nieto Licht, 2011).

Tipos de sistemas y modelos

Sistemas y modelos

Partes

Todo

Determinista

No intencionadas

No intencionado

Animado

No intencionadas

Intencionado

Social

Intencionadas

Intencionado

Ecológico

Intencionadas

No intencionado

Fuente (Nieto Licht, 2011) basado en (Ackoff, 2004, pág. 29)

Deterministas, sistemas y modelos no intencionados la función es servir de finalidad externa, ejemplo computadoras, carros.

Animados, son sistemas en que el todo es intencionado, pero las partes no.

Sociales, son sistemas en el que todo es intencionado, todos tienen elección.

Ecológicos, son sistemas mecanicistas, interactúan entre sí pero no tiene finalidad.

Aplicaciones del pensamiento sistémico (Nieto Licht, 2011) tomado de (Ackoff, 2004):

Expansionismo: se puede comprender mejor el sistema si se expande la compresión del mismo, incluye supra sistemas.

Productor-producto, reemplazo el proceso de causa efecto al no tener un medio. Se debe intervenir al productor, se deberá intervenir el medio para lograr el producto

Teleología Este enfoque teleológico igualmente significa, que si bien algunas partes del sistema no tienen finalidades propias, la organización y el ser humano sí las tienen y debe entenderse su intervención de manera general y no particular

La revolución postindustrial, desarrollo nuevos mecanismos que, causados por el avance de la ciencia, permitieron analizar y conocer otros elementos del sistema que en la Revolución Industrial no se consideraba.

Organizaciones sistémicas: Según Cesar Nieto, (Nieto Licht, 2011) el profesional de gestión humana debe diseñar, e implementar una organización sistémica que cumpla con las siguientes características:

Organizaciones democráticas, todos los trabajadores puedan tomar decisiones, dentro de cargo influenciado por personas con más autoridad, pero tiene autonomía, y decidirá bajo sus criterios.

Ostentan economía interna de mercado, las áreas pueden comprar o vender su producto a los clientes internos, rigiéndose por entregar un producto con calidad, precio y el más importante el valor agregado, que todos esperamos.

Poseen una estructura organizacional multidimensional, hace referencia que las organizaciones se estructuran por la función que desempeñan.

Utilizan un proceso de planeación interactiva, los procesos deben estar estructurados por una cadena de suministros, procesos y procedimientos establecidos, y medición de la efectividad del proceso.

Mantienen sistemas de apoyo a las decisiones, mediante un sistema de retroalimentación sobre decisiones importantes y como aportan a la organización y también como estas afectan la organización.

Para mejorar la efectividad de los procesos, Cesar Nieto (2011) afirma que consiste en eliminar, suprimir, simplificar y optimizar tareas de gestión humana que no generen valor. El mejoramiento de los procesos es el desarrollo de un método sistemático con la finalidad de realizar avances significativos aumentando la eficiencia de una organización, así se logra cumplir con los requisitos del cliente para tener un patrón de pensamiento enfocado a los procesos, lo que implica un cambio cultural, y se necesita trazar un cambio en el manejo de la organización. (Murúa, 2006).

Cuando se habla de la actividad de un proceso que genere valor se hace referencia a aquella que el cliente pagaría con gusto para que se lleve a cabo y proporciona a la organización una ventaja competitiva(Harrington, 2005, pág. 23) para generar valor hay que sepáralo en tres formas elementales, agregar valor de tiempo, hace referencia entregar a tiempo lo solicitado por el cliente; agregar valor de lugar, hace referencia a que las salidas se suministran donde se requieren, y agregar valor de forma cuando se entrega lo que realmente solicita el cliente, contribuyendo a su satisfacción. (Serrano & Ortiz, 2012).

cuando se entrega lo que realmente solicita el cliente, contribuyendo a su satisfacción. (Serrano & Ortiz,

Figura 1 Jerarquía de los procesos de la empresa, fuente (Harrington, 2005, pág. 34).

El enfoque basado en procesos de la norma ISO 9001, V2008 está enfocada a generar valor a través los procesos, con el fin de satisfacer a los clientes. para que una organización funcione de una manera eficaz tiene que determinar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí, una actividad o varias actividades que necesitan recursos y que se gestionan con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados se puede considerar como un proceso (ISO, 2009) 1 . Un enfoque de este tipo enfatiza en la importancia de:

1. Cumplir con los requisitos del cliente

2. La necesidad de considerar los procesos que generen valor

3. Obtención de resultados de desempeño y eficacia del proceso

4. La mejora continua de los procesos mediante mediciones objetivas.

continua de los procesos mediante mediciones objetivas. Figura 2: enfoque basado en procesos fuente (ISO, 2009,

Figura 2: enfoque basado en procesos fuente (ISO, 2009, pág. 9).

PROCESOS DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN EFECTIVOS

Con la evolución de los últimos años de los sistemas de la información y las comunicaciones las tareas que demandaban muchos recursos de tiempo y hombres, se han reducido drásticamente, en la actualidad ya los trabajadores de las empresas tiene acceso a la

1 ISO Organización Internacional de Normalización, s el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales

información de manera inmediata, así se reducen las tareas, del área de Gestión Humana. (Nieto Licht, 2011).

El proceso de adquisición de talento se está convirtiendo en un punto neurálgico de la gestión humana ya que el modelo de contratación tradicional ha cambiado, este cambio se atribuye tanto a la evolución tecnológica como también a mas modificaciones en leyes laborales, ya vemos contratos por prestación de servicios, contratos a término indefinido, o la tercerización del talento mediante un outsoursing. La incidencia que más ha tenido que ver con el cambio ha sido el cambio del paradigma mental de muchos trabajadores, que ya no solo buscan contratarse por periodos largos sino están buscando mejorar su calidad de vida (Nieto Licht, 2011). En la actualidad, las personas ya no solo buscan retribución por su trabajo, sino esperan cumplir sus metas profesionales, y personales, tanto así que si la empresa no ofrece retos o el trabajo es muy monótono o no cumple con sus expectativas para cumplir su proyecto de vida es muy probable que estos trabajadores no duren más de dos años en una empresa.

El tema de la retribución juega un papel importante en el tema de adquisición de talento, las nuevas generaciones de trabajadores buscan paquetes salariales que incluyen un salario variable por cumplimiento de metas, una compensación flexible para mejorar sus ingresos netos y un tema de salario emocional para tener más tiempo en familia, buscando mejorar su calidad de vida. Este ensayo no entrara en detalle al proceso de compensación ya que el foco es el proceso de selección de talento, esto no quiere decir que no sea importante ya que para atraer talento el tema de compensación debe ser atractivo para que las personas participen de las convocatorias.

Los pasos para iniciar con la consecución de talento es definir el perfil, definiendo sus competencias, cuál va a ser el valor que va agregar a la empresa para cumplir los objetivos organizacionales, la cultura deseada y los roles a desempeñar. Se busca primero que la persona tenga principios morales, éticos, respetuosos, en relación con los valores corporativos, lo que se busca es tenga facilidad de trabajo en equipo, compromiso, orientación a resultados, en cuanto a las competencias según el cargo se requiere que el candidato cumpla con estas. (Calderón, Naranjo, & Alvarez, 2011).

El problema en la vinculación de personal es la incertidumbre frente a la adaptación de la persona contratada a la cultura organizacional, para esto se debe implementar varias pruebas, para identificar cual es el candidato que más se ajusta al perfil. (Calderón, Naranjo, & Alvarez,

2011).

Para Margaret Butteriss (2001) la selección de personal basado en las competencias da la las empresas una ventaja competitiva ya que se pueden evaluar las capacidades individuales, que se relacionan directamente con el éxito en el trabajo, con esto se logra que la curva de aprendizaje sea menor ya que las competencias necesarias ya están desarrolladas, reduce la

rotación del personal al satisfacer al trabajador ya que hay un emparejamiento de persona puesto.

Y por último se debe diseñar el proceso de evaluación durante el proceso de selección, la idea es establecer distintas fases durante el proceso de selección, con el fin de ir filtrando los candidatos que más se ajustan al perfil, con el fin de reducir los costos del proceso.

PROPUESTA.

Después de entender que son los procesos sistémicos, el profesional de gestión humana, debe pensar sistémicamente para mejorar los procesos, la propuesta de este ensayo es mediante el proceso de selección de talento, atender las necesidades estratégicas de la organización, mediante un proceso eficiente, aprovechando las tecnologías de la información que generen valor.

ARGUMENTACIÓN

Becker, Huseled y Ulrich (2007) afirman que los profesionales de Gestión Humana deben adoptar una perspectiva que se enfoque en como el área de gestión humana juega un papel importante en la implementación de la estrategia de la organización, esto impacta la forma de pensar de los directivos, ya que podrán comprender como el área de gestión humana genera valor, y como se puede medir la generación de valor.

Para poder cumplir las necesidades estratégicas desde el proceso de selección el profesional de gestión humana debe entender su rol como líder estratégico implementando procesos eficientes, y determinando el alcance y el impacto de la implementación de estos, teniendo un pensamiento sistémico, primero analizando cómo funcionan los procesos, para comprender la estructura, y como funciona cada elemento del proceso, y luego enfocar el propósito de cada proceso en aras de cumplir con los objetivos estratégicos.

MAPA ESTRATÉGICO DEL PROCESO RECLUTAMIENTO Y SELECCION DE PERSONAL POR COMPETENCIAS

RECLUTAMIENTO Y SELECCION DE PERSONAL POR COMPETENCIAS Figura 3, Fuente: elaboración propia basada en la gestión

Figura 3, Fuente: elaboración propia basada en la gestión por procesos de la norma ISO.

Jesús Salgado Y Silvia Moscoso (2008) afirman que se puede hacer un proceso de selección de personal bajo el modelo estratégico, o el modelo de selección tradicional, el modelo tradicional se caracteriza por tener una concepción del mercado, económico y laboral basado en la estabilidad productiva, este modelo asume que el trabajador hará las mismas tareas durante mucho tiempo, en este modelo se eligen las personas por su conocimiento técnico y la experiencia en el cargo, el proceso de selección estratégico se mira el entorno global, los cambios del mercado y como el candidato puede aportar a la consecución de los objetivos organizacionales mediante sus competencias.

En este sentido el profesional de gestión humana debe comprender como funciona el entorno laboral (tener pensamiento sistémico) y como este afecta el proceso de selección de talento, las organizaciones se han transformado gracias a la globalización, actualmente se habla de

mercados emergentes, economías a escala, por eso es de gran importancia saber cómo estos cambios afectan el mercado laboral, antes los candidatos llegaban a las empresas, y su idea era trabajar toda la vida en una empresa, en la actualidad toca robarseel talento de otras empresas, o de la competencia, además de esto la llegada de nuevos competidores hace que el talento escasee.

Las competencias son características de aptitudes, actitudes y los rasgos de personalidad y conocimientos adquiridos, de las personas que están casualmente relacionadas con los comportamientos y la acción exitosa en su actividad profesional (Mcclelland, 1973), para resumir las competencias son la suma de conocimientos, habilidades y actitudes, que requiere una persona para desempeñar una tarea con el estándar requerido.

McClelland (1973) también afirma que todas las personas repiten en mayor o en menor medida una serie de pautas o comportamientos clave que separan la personas que triunfan y las que no. Por lo anterior es importante que el proceso de selección de personal se haga bajo el modelo de competencias, con el fin de contratar los mejores talentos que se ajusten a los objetivos organizacionales y a los objetivos del cargo mediante sus competencias.

La selección de personal es el proceso mediante la cual las organizaciones deciden cuál de los aspirantes es el que más se ajusta al perfil, es una toma de decisión y esta decisión repercute en la estrategia de la organización (Salgado & Moscoso, 2008).

Para Jesús Salgado Y Silvia Moscoso (2008) para que un proceso de selección sea eficiente se deben tener en cuenta tres aspectos,

1. Se debe tener procesos evaluativos, si nos hay seria solo sería un proceso de incorporación.

2. Estos instrumentos sirven para la toma de una decisión correcta

3. Se requiere un profesional capacitado en la utilización de estos instrumentos (Salgado & Moscoso, 2008).

Por lo anterior es importante contar con personas capacitadas para realizar este proceso, que tengan experiencia, en lectura de pruebas psicotécnicas de personalidad, en entrevistas conductuales, y Assessment center. Muchas empresas en la actualidad tercerizan este proceso con empresas especializadas, que se dedican a encontrar el talento, empresas como HAYS, MICHAEL PAGE, son líderes en este mercado.

En caso de realizar el proceso directamente Butteriss (2001) propone algunas herramientas que permitan evaluar las competencias clave y están catalogadas en las siguientes categorías:

Test estandarizados, sirven para medir capacidad mental, test de personalidad y

evaluación de competencias personales. Es el primer filtro para reducir el número total

de

candidatos.

Cuestionarios de evaluación de competencias, estos son métodos eficaces para medir las competencias relativas al cargo normalmente se realizan mediante tests, unos ejemplos serian, competencias de pensamiento analítico, trabajo bajo presión, orientación de servicio al cliente. (en la actualidad hay empresas como psigma que tienen test estandarizadas para cada tipo de cargo)

Entrevistas de acontecimientos conductuales, mediante esta entrevista el candidato demuestra cómo ha aplicado las competencias en su experiencia laboral.

Simulaciones relevantes para el trabajo, lo que en la actualidad se conoce como assement center, la finalidad de esta práctica es poner al candidato en una simulación del cargo, que sirven para evaluar competencias.

Esto ratifica que proceso de selección, es una proceso importante ya que si no se escoge el candidato adecuado, es decir que no tenga las competencias requeridas para el cargo, las competencias personales que se ajusten a la cultura deseada, o no tenga los conocimientos técnicos requeridos, se puede convertir en trabajador desmotivado, que no genere valor a las actividades y tareas asignadas, al no encajar de la manera correcta al puesto de trabajo, generando insatisfacción por parte del cliente interno.

GRAFICO PROCESO DE SELECCIÓN

por parte del cliente interno. GRAFICO PROCESO DE SELECCIÓN Fuente Elaboración propia Una manera de volver

Fuente Elaboración propia

Una manera de volver los procesos eficientes es aprovechar las tecnologías de la información Rosamaría Giacomelli (2009) afirma que el desarrollo de las nuevas tecnologías, específicamente el desarrollo de la internet, ha desencadenado que los métodos de reclutamiento se hayan expandido drásticamente, ayudando a conseguir candidatos, a costo

relativamente bajo, la gestión de la información, se ha convertido en un recurso valioso y estratégico para cualquier organización, estas tecnologías afectan interna y externamente a los procesos y productos generando valor a las actividades, el buen aprovechamiento de estas tecnologías aportan a la competitividad de la empresa, además de aportar a posicionar la empresa dentro del mercado laboral.

Gracias al desarrollo de tecnologías de la información los procesos se han vuelto más eficientes, tecnologías como la internet se usan con más frecuencia , es así que ya podemos publicar las vacantes vía internet en varias fuentes de talentos como lo son, las universidades, las redes sociales especializadas en negocios como linkedin, portales de publicación de empleos masivos como lo es en Colombia El empleo.com, en redes sociales como facebook, gracias a estos la información llega a miles de personas, que están disponibles en el mercado laboral.

Otros de los beneficios del uso de la tecnología en el proceso de selección es recibir solicitudes en menor tiempo, reclutar personal dentro y fuera de la cuidad o país, personalizar los formularios de solicitud de empleo, filtrar candidatos, realizar entrevistas virtuales y pruebas psicotécnicas en línea.

CONCLUSIONES:

Para que el proceso de selección de personal sea eficiente es importante que el profesional de gestión humana tenga pensamiento sistémico, con el fin de poder entender los procesos y el propósito de estos con el fin de atender las necesidades estratégicas, y volviendo los procesos más eficientes, aprovechando las nuevas tecnologías de la información. Un proceso de selección es eficiente cuando el candidato seleccionado, cumple con los objetivos estratégicos genera valor a la organización a través de sus tareas y objetivos del cargo.

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