FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

ESTUDIO DE CASO ENCUADERNADORA S.A.

Jimmy Alexander Parra Bohórquez - 1611023188

Wilson Alfredo Caro Salamanca - 1521024367

Jimmy Alveiro Velásquez - 1611021559

Julián Andrés Álvarez Angulo - 1311020378

Carlos Andrés Chiquillo López - 1521022343

Omar Alejandro Villalobos Oliveros - 1611024967

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Notas del Autor

Facultad Tecnología en Logística, Módulo Compras y Aprovisionamiento, Tutor Francy

Moreno, Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

2018
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Contenido

1. INTRODUCCIÓN ......................................................... Error! Bookmark not defined.

1.1. OBJETIVO PRINCIPAL ....................................... Error! Bookmark not defined.
1.2. JUSTIFICACIÓN................................................... Error! Bookmark not defined.
1.3. METODOLOGÍA .................................................. Error! Bookmark not defined.
1.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ................. Error! Bookmark not defined.
2. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN ...................9
2.1. Alternativas construidas ......................................... Error! Bookmark not defined.
2.2. Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativaError! Bookmark not
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3. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES ............................................................ 12
3.1. Recomendación para la empresa ............................................................................12
3.2. Conclusiones ..........................................................................................................12
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................. 13
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1. INTRODUCCIÓN

En las últimas décadas la función de compras y aprovisionamiento de una compañía ha tomado

su debido lugar de importancia por el impacto que tiene en el costo del producto final y por ende

en las finanzas de cualquier negocio, de lado a quedado la imagen que tenia de ser una labor

netamente burocrática.

Dicho esto, con el presente proyecto se analiza el caso de estudio de la empresa Encuadernadora

S.A, la cual atraviesa por una problemática por el paro de la asociación de corteros de caña, que

afectara el abastecimiento de su principal materia prima, el papel; lo que ocasionara problemas

operacionales y de cumplimiento con los clientes, y que implica de manera inmediata levantar

una solución que garantice el cumplimiento en la entrega de los productos según los acuerdos

que haya establecido la Encuadernadora.

Remitiéndonos a los objetivos de las funciones de compras y abastecimiento se identificarán las

causas del problema y se planteara una solución, como también medidas para evitar futuras

contingencias de este tipo.

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1.1 OBJETIVO PRINCIPAL

Desarrollar un plan de contingencia que permita mantener el suministro continuo de la materia

prima en cuestión y así evitar parar el proceso de producción e incurrir en pérdidas

1.2. JUSTIFICACIÓN

En toda compañía es de vital importancia el análisis detallado de las políticas de compra y

aprovisionamiento porque de allí se derivarán las decisiones que pueden marcar el éxito o
fracaso del negocio. Una mala o buena decisión afectara directamente los costos del producto o
servicio que se ofrece, como ejemplo está el contar con un único proveedor para un tipo de
insumo, genera una dependencia total a este, y cualquier contratiempo que el tenga se trasladara
inmediatamente a la compañía, tener un excesivo inventario golpea los costos, como también lo
haría un incorrecto almacenaje que puede generar daños, lo anterior son solo algunos ejemplos
de muchas variables que pueden generar perdidas o impedir que la compañía sea competitiva. En
este proceso se debe evaluar objetivamente las posibles alternativas.
Se debe encontrar un punto intermedio entre los escases y el exceso para no incurrir en costos
que afecten el flujo de caja y por ende la rentabilidad de la compañía.

1.3 METODOLOGÍA
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Para desarrollar el plan de contingencia requerido en La Encuadernadora S.A se llevarán a cabo

los siguientes pasos:

 Confirmar niveles de inventario disponibles: Se debe hacer un inventario físico para

saber exactamente el stock disponible.

 Confirmar la cantidad de papel a recibir por parte del proveedor: Se debe

determinar exactamente la cantidad de papel que nos suministrara el proveedor habitual

hasta que se quede sin su materia prima.

 Análisis de materia prima disponible: Tomar el stock disponible en planta más las

cantidades que nos podrá suministrar el proveedor y determinar hasta donde se podrá

cubrir los compromisos, ahí determinar la cantidad faltante y las fechas en que se

requiere la MP.

 Búsqueda de alternativas de proveeduría local: Se hará una lista de todos los

proveedores existentes de papel en el país, ya sean fabricantes o importadores, se tomarán

datos como precio, lead time, calidad y capacidad de suministro.

 Búsqueda de alternativas de proveeduría en el exterior: Se hará una lista de

proveedores del exterior que tengan capacidad de abastecernos en el menor tiempo

posible, se tomaran datos como precio, lead time, calidad y capacidad de suministro.

 Revisión de los tiempos de producción: Debe revisarse cuál es la capacidad y tiempo

máximo de producción, para estar preparados ante la eventualidad de que se levante el

paro o se consiga un proveedor dispuesto a atender la demanda, esto quizás obligue la

empresa a reducir los tiempos de producción del producto.

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1.4 DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN.

El problema a tratar es el presentado en la compañía La Encuadernadora S.A, ésta es una

empresa especializada en el diseño, producción y distribución de productos de papelería escolar.

Ofrece a estudiantes de preescolar, primaria, bachillerato, universitarios, profesionales y

consumidores de distintas edades una gama completa de productos, que ayudan a hacer más fácil

y productiva la labor de registro, archivo, escritura, manejo de información y comunicación.

Tiene presencia en doce países de América y se encuentra en la temporada alta de producción.

Su principal materia prima es el papel, y lo suministra la empresa Papelitos S.A quien le

incumplirá con las entregas por el paro nacional decretado por los corteros de caña del Valle del

Cauca.

No se tiene certeza de cuanto llegue a durar el paro por lo que se deben estudiar todas las

posibilidades, por esta razón se cita a Papelitos S.A para que informen la situación del

suministro, con preocupación encuentran que tan solo tendrán despachos continuos y normales

de materia prima por quince días, después de esa fecha el suministro se reduce drásticamente

porque solo podrán despacharles la producción de un solo de los molinos de Papelitos S.A, con

esto solo recibirán el 25% de la materia prima requerida semanalmente. Con el parte entregado

por su único proveedor de papel entraron a revisar sus niveles de inventario, allí la situación no
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es mejor, La Encuadernadora S.A maneja dos referencias de papel de 64,5 cm y de 124,5 cm,

solo tienen inventario para 0,7 semanas del primero y 1,25 semanas del segundo. Si no se toma

una acción rápida afectara a 400 empleados fijos y 700 empleados temporales.

La principal materia prima para la elaboración de los cuadernos es el cartón y el papel, los

cuales representan un 10% y 80% respectivamente sobre el costo final de sus productos. El

papel que utiliza la empresa es fabricado y suministrado por Papelitos S.A. ya que es a base

de fibra de caña de azúcar, papel que está catalogado como amigo de la naturaleza

internacionalmente, por la calidad de este papel y los beneficios ecológicos la fibra de caña

de azúcar es el recurso alternativo de mayor demanda en el mundo.

Decretado el paro nacional de corteros de caña representados por Asocaña, la empresa

ENCUADERNADORA S.A. entro en alerta ya que de la producción de estos ingenios

depende su abastecimiento, por tal motivo consulto a su ejecutivo de cuenta de la empresa

Papelitos quien les manifiesta que el primer molino tiene materia para 15 días y que el

segundo molino no parará su producción debido a que el ingenio que lo abastece no

participará del paro y que el paro no durara más de 8 días de igual forma su empresa no le ha

comunicado nada al respecto.

Preocupados por la producción de materia prima ya que se sabe que el segundo molino no

lograra satisfacer sus necesidades y que a la fecha no tienen más proveedores, a esto también

se le suma el ambiente y rumores que corren por la compañía se ha optado por convocar a

una reunión de suma urgencia en las instalaciones de la ENCUADERNADORA S.A. para

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analizar cuál es el estado actual de su inventario y cuál es la meta de producción para de este

modo conocer el déficit que van a adquirir y tomar medidas de choque para enfrentar esta

situación.
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2. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN.

En las circunstancias actuales es imposible cumplir con la producción para la temporada ya que
no se puede mantener el abastecimiento, por tal motivo La encuadernadora se ve forzada a tomar
las siguientes decisiones:

2.1 Alternativas construidas.

 Para garantizar la confiabilidad y la imagen de la compañía en el mercado, la empresa

comprara a otros países el material terminado necesarios para garantizar la producción y
cumplimiento a los clientes.
Esto garantizará el material para la temporada y de igual manera se tendrá margen de utilidad,
ganancia y se sostendrá la confiabilidad de la compañía antes sus clientes.
-Los riesgos que hay que asumir es pagar un costo adicional lo que conlleva a tener menor
ganancia.
-Cabe la posibilidad de una baja en la calidad del producto.
-La empresa se expone al divulgamiento de información en sus procesos.

Resaltamos que a mediano plazo esto conllevara a reducir personal por la poca demanda de labor
al interior de la compañía al comprar el producto terminado.

 La empresa podrá comprar los insumos en otros países y de este modo cumplir con la
demanda de sus clientes para la temporada.

- La gran falencia de esta decisión será la demora en la llegada de los insumos ya que se
traen de afuera y los tramites de importación son bastantes.
- El sobrecosto que esto requiere ya que el insumo es más costos en otros países y el
margen de ganancia sería menor.
- La empresa se arriesga a incumplimientos y baja de la calidad en los insumos.
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2.2 CRITERIOS DE EVALUACION PARA SELECCIONAR LA MEJOR ATERNATIVA

Beneficios:
Se podrá abastecer del papel necesario para la demanda estimada según la temporada del año,
realizando la producción normal satisfaciendo los pedidos a los clientes y manteniendo la marca.
Con la compra de papel en el exterior como solución a la falta de materia prima, se podrían
consolidar un proveedor alternativo frente a estas dificultades que se presentan al tener un solo
proveedor nacional para la materia prima.

Riesgos:

Genera sobrecostos de producción (el papel en otros países es más costoso), lo que conlleva
disminución de utilidades. Tiempo de espera de llegada de la materia prima (papel) se
incrementa, ya que se debe tener en cuenta tiempos de importación, transporte y nacionalización
de mercancía, es superior a las reservas existentes, lo que generara un atraso en la producción en
los productos, por el hecho de tener que implementar un mayor tiempo utilizado en la
negociación de las compras Internacionales Puede generar una disminución en la calidad,
incumplimiento de los pedidos de los clientes, afectando la imagen de la marca y la posibilidad
de pérdida en el mercado, el cual puede ser aprovechado por la competencia para superar a la
empresa. Hay que tener el personal Idóneo para realizar las comprar Internacionales.

Beneficios:

Aprovechar al máximo la poca materia prima con la cual el proveedor de papel nacional informó
que puede suplir, lo cual ayudaría a cumplir con una parte de la demanda de papel de la empresa.
Se podrían negociar fecha de entrega con los clientes, con esto se ganaría algo de tiempo, en el
cual se podrían realizar mantenimiento preventivos a la maquinas, personal podría salir a
vacaciones, con el fin de que se llegue el momento en que deba implementar más turnos de
producción, la planta físicamente esté en condiciones óptimas para su funcionamiento. Avisar de
la situación en Colombia a las demás plantas de producción con el objetivo de buscar en las otras
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plantas la forma de aumentar la producción, haciendo intercambios de pedidos posibles para la

planta de Colombia. Buscar papel hecho de otros insumos alternativos.
Riesgos:
Se cuenta con demasiada incertidumbre, lo que indica que es una alternativa de preparación
frente a la problemática existente. Se presenta una sobrecarga administrativa al área de
abastecimiento y compras, ya que el trabajo se incrementa al buscar materia prima en menor
proporción con un número elevado de proveedores pequeños. Un alto sobrecosto por la reventa
de la materia prima, pero se ganaría el tiempo en comparación de las soluciones con el exterior.

BIBLIOGRAFÍA

Cartillas semana 1 y 2 teleconferencias semanas 1,2 y3.

https://poli.instructure.com/courses/3895

AUTORES DEL CASO: Oscar, OSPINA, Jefferson, PEREZ Y Juan Guillermo, URIBE. Estudiantes del
Postgrado en Gerencia Logística Promoción 13. Universidad ICESI. Cali: Colombia. Dic. 18 de 2008.
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3. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES
3.1. Recomendación para la empresa

ENTREGA 3:
Indique de las alternativas propuestas en la entrega 2, cuál consideraría la mejor para la
Encuadernadora S.A.
3.2. Conclusiones

ENTREGA 3:
Mencione las conclusiones a las que su equipo de trabajo haya encontrado al desarrollar este
proyecto.
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BIBLIOGRAFÍA

Va en todas las entregas: ENTREGA 1 & ENTREGA 2 &ENTREGA 3:

Cartillas semana 1 y 2 teleconferencias semanas 1,2 y3.

https://poli.instructure.com/courses/3895