ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO Y VALORES NEGOCIABLES

ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO

El término efectivo se refiere a los fondos que una empresa conserva y que puede utilizar para su
desembolso inmediato. Esto incluye la cantidad que una empresa tiene en su cuenta de cheques,
así como la cantidad de monedas y billetes reales que posee. El efectivo es un activo ocioso que no
genera utilidades y que se requiere para pagar cuentas. Cuando es posible, se debe “poner a
trabajar” el dinero, invirtiéndolo en activos con rendimientos esperados positivos. Por ende, la
meta del gerente de efectivo es reducir al mínimo el monto del mismo que la empresa debe
conservar para usarlo cuando lleva a cabo sus actividades de negocios normales y, al mismo
tiempo, debe contar con efectivo suficiente para:

1) Pagar a los proveedores.

2) Mantener la calificación de crédito de la empresa y
3) Satisfacer las necesidades inesperadas de efectivo.

Las empresas en general conservan efectivo por las siguientes razones:

1. Los saldos de efectivo son necesarios para las operaciones de negocios porque los pagos
se deben hacer en efectivo y las entradas de efectivo se depositan en una cuenta. Los
saldos de efectivo asociados a los pagos y la cobranza de rutina se conocen como saldos
de transacciones.
2. Un banco a menudo requiere que una empresa mantenga un saldo compensador en
depósito para ayudar a solventar los costos de la prestación de servicios como
compensación de los cheques y asesoría de administración del efectivo.
3. Dado que los flujos de entrada y salida de efectivo son bastante impredecibles, las
empresas en general tienen algo de efectivo en reserva para las fluctuaciones aleatorias
imprevistas de los flujos de efectivo. Estas exigencias de seguridad se denominan como
saldos preventivos, entre menos predecibles sean los flujos de efectivo de la empresa,
tanto más altos deberán ser los referidos saldos.
4. En ocasiones, la empresa tiene saldos de efectivo para poder aprovechar las compras de
oportunidad que pudieran surgir. Estos fondos se llaman saldos especulativos.

TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO

La administración eficiente del efectivo abarca la adecuada administración de los flujos de entrada
y salida de efectivo de una empresa, lo que implica tomar en cuenta los factores que se analizan a
continuación:

Sincronización del flujo de efectivo

Sería ideal si la recepción de un pago de efectivo de un cliente ocurriera justo al mismo tiempo
que se debe pagar una cuenta:; la suma recibida jamás estaría inactiva y todo exceso se podría
invertir con rapidez para reducir el tiempo de inactividad. El hecho de tener flujos de efectivo
sincronizados permite a la empresa reducir sus saldos de efectivo, préstamos bancarios y pago de
intereses, así como aumentar las utilidades. Entre más predecible sea la programación de los flujos
de efectivo, tanto mayor será la sincronización que se pueda lograr.
Proceso de compensación de cheques

Una empresa puede necesitar algo de tiempo para procesar los cheques que recibe y poder utilizar
el efectivo. Un cheque debe ser expedido y enviado y después debe pasar por el sistema bancario
de compensación para que se pueda disponer del efectivo.

Uso de la flotación

La flotación se define como la diferencia entre el saldo que aparece en la cuenta de cheques de
una empresa (o un individuo) y el saldo en los registros del banco. Cuando la empresa expide
cheques que tardan en ser compensados esta diferencia se conoce como flotación por
desembolsos. Cuando la empresa recibe un cheque que tarda en ser compensado se conoce como
flotación por cobranza. A la diferencia entre estas dos flotaciones se le conoce como flotación
neta, que puede ser tanto positiva como negativa.

Aceleración de las entradas de fondos

Una empresa no puede usar los pagos de los clientes mientras no se hayan recibido y convertido a
una forma que se puede gastar, como efectivo o un incremento en el saldo de una cuenta de
cheques. Por lo tanto para la empresa sería provechoso acelerar la cobranza de los pagos de los
clientes y la conversión en efectivo de estos pagos.

PROYECCIONES FINANCIERAS Y PLANEACIÓN FINANCIERA

Los pilares fundamentales de la planeación financiera de la empresa son la técnica de proyección
de estados financieros, el presupuesto de efectivo y el proceso general presupuestario. a través de
estos tres elementos la administración llega a conformar el paquete de información necesaria para
el adecuado control y toma de decisiones.

El uso de cifras proyectadas permite al gerente tomar decisiones más ajustadas a la realidad de la
empresa en la medida en que la obtención de dichas cifras obedece a la confrontación de la
información histórica con las expectativas futuras de la empresa y los objetivos que con base en
ellas se ha trazado la gerencia.
 PROCESO DE
PLANEACIÓN FINANCIERA

PROYECCIÓN DE PROCESO GENERAL DE PRESUPUESTO

ESTADOS FINANCIEROS PRESUPUESTACIÓN DE EFECTIVO

 Requerimiento de fondos a  Requerimiento de fondos a

mediano y largo plazo corto plazo
 Política de dividendos  Reparto de dividendos
 Empleo de las matemáticas  Empleo de las matemáticas
financieras en la toma de financieras en la toma de
decisiones. decisiones
 Definición estructura  Control de las operaciones
financiera  Atención del servicio a la
 Evaluación de proyecto deuda en el corto plazo
 Decisión con respecto a las  Política de pago a
líneas de productos proveedores
 Valoración de la empresa  Política de cuentas por cobrar

El objetivo principal de la proyección de estados financieros es la medición del efecto que sobre la
situación financiera de la empresa puede tener diferentes alternativas de decisión que en un
momento determinado tenga la gerencia.

Aunque uno de los objetivos del proceso general de presupuestación de la empresa también es
obtener los estados financieros existe una gran diferencia entre éstos dos métodos.

En la proyección de estados financieros se utilizan cifras globales referentes a los diferentes

aspectos de la empresa, es decir, no requiere de muchos detalles en las cifras. Además, considera
periodos de tiempo relativamente amplios. Esto debido a que su objetivo no es el control de las
operaciones.

En cambio, en el proceso general de presupuestación se calcula con el máximo detalle todos los
rubros que incidirán en la obtención de los estados financieros. Esto debido a que su objetivo
fundamental es permitir el control de las operaciones a través de la comparación de las cifras que
periódicamente produce la contabilidad, con las que previamente y con el mencionado detalle, ha
preparado el departamento de planeación financiera o su equivalente.

EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO
Razones para mantener el efectivo

Antes de abordar el tema del presupuesto del efectivo, debe estudiarse un elemento teórico
importante de considerar y es el relacionado con las razones por las cuales una empresa debe
mantener el efectivo.

 Razón operativa. Se refiere al hecho de que la empresa, para poder llevar a cabo sus
operaciones en forma normal, debe garantizar la financiación de un volumen determinado
de efectivo que le permita atender el pago de las cuentas al momento de su vencimiento.
 Razón de seguridad. Se refiere al hecho de que, además de la inversión promedio,
requerida para garantizar la operación del negocio y con el fin de atender desembolsos
imprevistos, la empresa establece como política mantener una cantidad adicional mínima
que la proteja de dicho riesgo.
 Razón especulativa. Es aplicable en aquellas empresas con altos excedentes de efectivo
que al decidir no invertirlos en la operación misma, y no requiriéndolos para el pago de
dividendos o cancelación de pasivos, se convierten en inversiones temporales con
vencimiento a corto plazo que la empresa establece no solo con el fin de devengar un
interés, sino también con el fin de tenerlos disponibles para efectuar transacciones de tipo
especulativo en cualquier momento que se le puedan presentar, ya sea en el mercado
financiero o en el comercio mismo.

¿Qué es y para qué sirve el presupuesto del efectivo?

El componente más importante para la correcta administración del efectivo de una empresa tal
vez sea la capacidad para estimar sus flujos de efectivo, de modo que pueda hacer planes para
solicitar préstamos cuando no tiene suficiente efectivo o para invertir cuando tiene más del que
necesita. La herramienta más importante para la administración del efectivo es el presupuesto. El
presupuesto de efectivo ayuda a la gerencia a planear las estrategias de inversión y de solicitud
de préstamos y se utiliza también para proporcionar retroalimentación y control para mejorar la
eficiencia de la administración de efectivo en el futuro.

El presupuesto de efectivo es la planeación del movimiento del efectivo de la empresa (entradas y

salidas) para un periodo futuro determinado.

El presupuesto de efectivo es útil en la medida en que refleja el efecto que sobre la liquidez de la
empresa tendrán las decisiones que se tomarán como consecuencia de los objetivos trazados por
ésta. Estos objetivos a su vez determinan las decisiones que se deberán tomar para alcanzarlos, las
cuales afectan la liquidez y la rentabilidad de la empresa.
 OBJETOS

DETERMINAN

DECISIONES
AFECTAN

LIQUIDEZ RENTABILIDAD
(Corto plazo) (Largo plazo)

PRESUPUESTO DE EFECTIVO PROYECCIÓN DE

LOS ESTADOS
FINANCIEROS

CONTROL DE LAS OPERACIONES

En cuanto a la decisión de dividendos, puede decirse que éste presupuesto da la puntada final
para tomarla. Si bien el Estado de Resultados al mostrar la utilidad da una idea del monto que
eventualmente se podría repartir como dividendo, esta decisión debe ser sometida a un proceso
de decantación en dos etapas la primera, analizando donde han quedado invertidas esas
utilidades, lo cual se determina a través del Análisis del Modelo Combinado de Caja y Recursos. La
segunda, determinar si a corto plazo esas utilidades podrán convertirse en efectivo de forma que
puedan repartirse, lo cual se hace con el presupuesto de efectivo y depende necesariamente del
resultado que arroje el MCCR.

PERIODO DE PRESUPUESTACIÓN
Aunque el Presupuesto de Operación de la Empresa o Presupuesto Maestro, que se obtiene
elaborando el presupuesto de ventas por línea de producto, por sucursal, etc. Y presupuestando
los costos de producción por departamento y por cada tipo de costo, y que normalmente cubre un
periodo de un año, detallado por meses, incluye un presupuesto de efectivo, éste solo sirve para
efectos de planeación mas no para efectos de control.

Para efectos de controlar al momento del desembolso, deberán usarse periodos más cortos de
tiempo, cuya dimensión ésta determinada por factores cualitativos y cuantitativos.

Factores cualitativos:

 Tipo de actividad que desarrolla la empresa

 Vulnerabilidad a los cambios en el entorno
 Expectativas futuras.

Factores cuantitativos:

 Rotaciones de cartera y cuentas por pagar

 La situación financiera actual de la empresa

En la medida en que los plazos de crédito y /o cuentas por pagar sea más amplio, el periodo de
presupuestación podrá ser, igualmente mayor.

Aunque la situación financiera de la empresa no necesariamente determina el periodo de

presupuestación del efectivo, es importante en la determinación de la amplitud de los
subperíodos que cubre el periodo total (meses, quincenas, semanas o días).

Cuando la situación de liquidez es muy apremiante, es posible que deba hacerse una
presupuestación que cubra subperiodos muy cortos, tales como semanas o días.

A medida que transcurre un periodo determinado de tiempo, se agrega al presupuesto un periodo

igual, de forma que siempre se tenga cubierto el periodo establecido.

De todo lo anterior se concluye que en el escritorio del administrador financiero siempre deberá
existir un folder denominado “Presupuesto de Efectivo” que contiene los siguientes cuadros:

1. El presupuesto de efectivo del año, detallado por meses, que coincide con el presupuesto
maestro establecido para ese mismo lapso.
2. El presupuesto de efectivo, detallado por meses, quincenas o semanas, preparado con
base a las rotaciones de cartera y/o cuentas por pagar.
3. Si la situación de liquidez lo exige, un detalle diario de los ingresos y desembolsos de las
dos o tres semanas inmediatas por transcurrir.