Evento

Se refiere a cualquier acontecimiento, circunstancia, suceso o caso posible. Así,

se dice eventualmente o ante todo evento en previsión de algo que, conjetural o
previsiblemente, pudiera ocurrir en una circunstancia determinada.

Cualidades del organizador de un evento

 Organizado
 Líder
 Responsable
 Emprendedora
 Amable
 Carismática
 Con dominio de público relacionado con la actividad de los operadores
profesionales de congresos, ferias y convenciones.

Tipos de eventos
 Sociales
 Empresariales
 Deportivos
 Académicos
 Episcopales
 Gubernamentales
 Comerciales
 Congresos

Etapas de un evento
PREVISION: Acción de disponer lo conveniente para atender a
contingencias o necesidades previsibles.

PLANEACIÓN: Planear, pensar imaginar qué? Se puede hacer

ORGANIZACIÓN: Asociación de personas regulada por un conjunto de

normas en función de determinados fines.

INTEGRACIÓN: Constituir un todo

OPERACIÓN: Ejecución de algo

DIRECCIÓN: Encaminar la intención y las operaciones a determinado fin.

CONTROL: Comprobación, inspección, fiscalización, intervención.

 EVALUACIÓN: El paso a paso del proceso para obtener los mejores
resultados.

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Dentro de un hotel, el Departamento de banquetes será el responsable
de la organización de diferentes tipos de eventos, tales como:
cócteles, bodas, graduaciones, cenas, comidas, desayunos,
conferencias, seminarios, , etc., ya sean de carácter social o
empresarial.

De esta forma se ponen a disposición del cliente los salones, la

infraestructura del hotel, su material y equipo y sobre todo, el
conocimiento y la experiencia del personal, tanto administrativo como
operacional, en este tipo de eventos, lo cual tiende a garantizar un
desarrollo impecable.

Este tipo de departamento permite planificar de ante mano los

horarios, cantidad y honorarios de su personal al hotel y mantener un
mejor control de costos en la mercancía; para así obtener una alta
rentabilidad. Esto se hace aún más evidente, si este punto de venta
se compara con otros dentro del Departamento de alimentos y
bebidas, como pueden ser: los restaurantes, bares o room-
service. En realidad, es relativamente más fácil administrar un
Departamento de banquetes que un restaurante.

Un evento se debe organizar, tomando en cuenta hasta el más

pequeño de los detalles. Tanto la experiencia como la intuición juegan
un papel fundamental, pues se deben tomar en cuenta las
contingencias inherentes al personal y al establecimiento.

En varios hoteles, una reservación de más de diez personas es

considerada como un banquete. E inclusive pueden llegar a planearse
eventos con cientos o miles de personas, donde éstas conocerán el
establecimiento, para convertirse en clientes potenciales de los
diferentes tipos de servicio que éste ofrece.
La anterior, es una de las razones por la cual la calidad del servicio y
la cocina deben ser muy buenas. Esto se logrará solamente gracias a
una adecuada organización.

Diferentes tipos de Banquetes

 Celebraciones de carácter social.

Bautizos.
Primeras comuniones.
Confirmaciones.
Fiestas de quince años.
Bodas.
Aniversarios.
Graduaciones.
Bar Mitzvah o Bat Mitzvah
Fiestas de fin de año.
Compromisos matrimoniales.
Fiestas navideñas.
Desayunos, comidas, cenas.

 Celebraciones de carácter empresarial.

Fiestas de empresas.
Conferencias.
Ferias.
Seminarios.
Exposiciones.
Asambleas.
Congresos.

Por lo general, el organizador del evento posee una idea bastante

precisa de lo que desea. La tarea del ejecutivo de ventas de
banquetes consiste en satisfacer los deseos del cliente, en la
medida de lo posible, en cuanto a las capacidades del establecimiento
y los medios financieros de los que dispone el organizador (cliente).

Con el fin satisfacer las demandas del cliente, parte de una adecuada
organización por medio del hotel, incluye el formular una serie de
preguntas específicas, generalmente incluidas en las listas de control
(check – lists), donde se incluyen detalles como:

 Pasteles de cumpleaños.
 Mesas para los regalos.
 Bases o jarrones para las flores.
 Medios de transporte para los invitados.
 Entretenimiento, etc.

Departamento de Banquetes.

Normalmente, el Departamento de banquetes tiende a dividirse en

dos áreas principales

 Una administrativa
 operativa.

Dentro de un hotel con un importante Departamento de banquetes, se

puede encontrar que la cabeza de éste último es el director de
banquetes, quien reporta directamente al director de alimentos y
bebidas y tiene a su cargo las dos áreas, es decir, tanto al Maître-
D’Hotel, meseros de eventos (extra-eventuales) y encargados de
montaje (parte operativa), así como los gerentes de ventas, de
actividades y secretarias, (parte administrativa).

A continuación se van a presentar las descripciones de puesto de las

tres posiciones, que se pueden encontrar en el sector administrativo
de un Departamento de banquetes.

Director de Banquetes.

Función principal

Este profesional administra la operación de eventos privados dentro y

fuera del hotel, con el fin de maximizar sus utilidades.
 Funciones:

 Administrativas

 Desarrolla el plan de ventas y promociones de banquetes.

 Desarrolla, recomienda e implementa el presupuesto del
Departamento de banquetes y monitorea su progreso a lo largo
de todo el año.
 Desarrolla y recomienda metas a corto y largo plazo.
 Prepara y evalúa el pronóstico de ingresos.
 Otorga la aprobación final para las reservaciones de
salones, realizadas por los gerentes de ventas de banquetes.
 Atiende reuniones regulares junto con otros directores del hotel,
en representación del departamento de banquetes.

 Supervisión

 Supervisa a los gerentes de banquetes, entrevista y recomienda

tanto para contratar personal, como para promociones.
 Realiza las llamadas de atención necesarias, establece las
metas y se encarga del entrenamiento y desarrollo del personal
que tiene a su cargo.
 Se asegura de que las necesidades de los clientes se satisfagan
y resuelve problemas que puedan tener los gerentes a su
responsabilidad.
 Supervisa la operación de los eventos, tanto en montaje como en
servicio.
 Monitorea los horarios y coberturas por parte de los gerentes para
la supervisión de los eventos.

 Ventas:

 Asigna cuentas de clientes a los diferentes gerentes de

banquetes.
 Se asegura de que haya un contacto personal con los
clientes, durante la realización de los eventos.
 Le da seguimiento a los clientes y resuelve quejas.
 Responde las cotizaciones para eventos; ya sea por teléfono,
correo o por contacto personal. Luego, lleva a cabo las
 reservaciones y confirma las contrataciones que quedaron en
firme con depósito.
 Brinda la misma calidad de servicio; tanto a los clientes existentes
como a los clientes potenciales.
 Promueve el desarrollo de la comunidad en donde se encuentra
el establecimiento.
 En caso de no contar con suficiente equipo audiovisual para
ofrecer a sus clientes, establece adecuadas relaciones
comerciales con proveedores de este tipo de material y
se asegura de que los estándares de servicio ofrecidos por
propiedad se mantengan.

 Planeación y coordinación

 Planea, costea y establece precios para los distintos menús que

se ofrecen.
 Se encarga de mantener una buena comunicación con otros
departamentos del hotel, para facilitar y garantizar el éxito de
cada evento.
 Coordina los requerimientos de cada cliente con los servicios y
facilidades que puede ofrecer la propiedad.
 Monitorea que los salones con reservación, sean confirmados por
los clientes, dentro de un determinado margen de tiempo. De lo
contrario, libera los espacios para asegurarse de que el hotel
siempre acepte el negocio que le traerá mayores ganancias.
 Prepara contratos, hojas de función y cualquier correspondencia
relativa a los eventos.

 Otro

 Funge como Gerente interino del hotel, en caso de estar de turno.

(Guardias Ejecutivas).
 Participa del establecimiento y control del inventario general del
departamento de alimentos y bebidas.
 Trabaja de acuerdo con las políticas y procedimientos del hotel.
 Ejecuta otras tareas que le son asignadas por la gerencia.
Descripción de puesto del Gerente de Ventas de eventos o Banquetes.

Función principal:

La función principal de este profesional se refiere a la venta y servicio

de eventos.

Funciones:

 Cerrar los contratos de ventas con los clientes, en función con la

oferta de comida, bebidas y montaje.
 Buscar siempre la venta del menú de mayor precio ( up sell ) con
el fin de no sobrepasar el costo de alimentos y bebidas.
 Conocer el pronóstico de ingresos y el presupuesto del
Departamento de banquetes, al igual que el estado actual del
departamento de acuerdo con estos dos aspectos, con el fin de
saber dónde se necesitan “ rellenar espacios”; es decir, contar
con una conciencia de ganancia.
 Familiarizarse con los procedimientos operacionales estándares
de banquetes y trabajar de acuerdo con éstos.
 Ser rápido y preciso en el logro y terminación de los proyectos
asignados.
 Establecer y mantener contacto personal con los clientes durante
los eventos.
 Establecer una adecuada comunicación con el Chef Ejecutivo y
Sub-Chef, Maître-D’Hotel y todo el personal de banquetes.
 Identificar y recomendar nuevas ideas, métodos y mercados.
 Promocionar programas agresivos de hospitalidad, junto con el
logro de las metas en prevención de accidentes.
 Finalizar las hojas de función por medio de reuniones personales
o conversaciones telefónicas con los clientes.
 Llamar a cada cliente luego del evento, con el fin de determinar
su grado de satisfacción.
 Chequear los pagos por adelantado o crédito de los clientes, para
asegurarse el pago correcto de cada evento.
 Inspeccionar las distintas operaciones relacionadas con el
desarrollo de los eventos, que se tienen a su cargo.
 Establecer las listas de precios por exhibiciones, flores,
decoración de mesas y música.
Descripción de puesto de la secretaria o asistente
administrativa de banquetes

Función principal:

La función principal de esta profesional es: asistir al Director de

banquetes y a los gerentes de ventas de banquetes en la satisfacción
al cliente, completar toda la correspondencia, hojas de función y
mantener un buen sistema de archivo.

Funciones:

 Ser muy eficiente en el manejo de cómputo, de forma que toda la

correspondencia se lleve a cabo de manera profesional.
 Mantener un preciso y actualizado sistema de archivo.
 Encargarse de la cobertura telefónica para todo el Departamento
administrativo de banquetes. El teléfono debe ser contestado en
forma rápida y con un saludo que incluya: el nombre de la
persona y el nombre del Departamento de banquetes.
 Asegurarse de que toda la información concerniente a cada
evento sea conocida por los encargados dentro del hotel, y la
reciba el departamento indicado a tiempo, de forma que se pueda
facilitar el adecuado manejo de cada banquete.
 Actuar en forma rápida y precisa en el logro y terminación de los
proyectos asignados.
 Tomar todos los recados con la información pertinente, para que
así los gerentes pueden devolver la llamada.
 Ofrecer asistencia a las personas que llaman a la oficina y
conocer cómo enseñar los salones y el hotel a clientes, quienes
llegan personalmente a pedir información.
 Llamar a los clientes de los eventos con 72 horas de anticipación,
con el fin de que garanticen el número final de participantes a los
banquetes.
 Montar los “files” y hojas de seguimiento. Asegurarse que los
primeros sean apropiadamente archivados y las hojas de
seguimiento se saquen el día cuando hay que llamar la cliente de
nuevo.
 Asistir a los vendedores-promotores de ventas, si la cantidad de
su trabajo lo permite.
 Asistir con el diseño y preparación de reportes estadísticos y
presentaciones, cuando sea necesario.
 Poseer la madurez para evaluar, cuando una situación es
prioridad y cuando no.

Cabe aclarar que el perfil de requerimientos para cada uno de estos

puestos va a depender de cada hotel, donde unos pedirán diploma
universitario; mientras que otros solicitan experiencia en ventas.

Lo que sí se considera fundamental, sobre todo por tratarse de un

establecimiento dentro de la industria del turismo, es que todas
aquellas personas quienes sean contratadas en un hotel, manejen un
segundo idioma; de preferencia el inglés.

Otros dos puntos de mucha importancia son: el adecuado manejo de

computadoras y la habilidad de trabajar bajo estrés; ya que en un
hotel, por tratarse de un proveedor de servicios, los clientes tienden a
ser bastante exigentes y muchas veces, deberán lidiar con personas
difíciles, de diferentes culturas y educación.

Material y mobiliario de banquetes.

Los salones.

Los grandes establecimientos pueden recibir un número importante de

personas en sus salones, los cuales pueden dividirse en salas más
pequeñas, por medio de paredes corredizas a prueba de sonido.

El área de banquetes también debe estar equipada de un “ lobby

antesala), baños y vestidores.

Mobiliario.

 Las mesas tanto de invitados como de buffet, deben ser de

diferentes tamaños, y formas, sólidas, ligeras y plegables.
 Las sillas deben ser cómodas, fáciles de transportar y que sean
estibables, una encima de otra.
 Los carritos de servicio y las estaciones de bar-móviles también
forman parte del mobiliario del Departamento de banquetes.
Material.

 La mantelería debe ser igual y de diferentes formas y tamaños de

acuerdo con las mesas. De cada tamaño o forma debe existir el
triple del número de mesas, por si se presentan diferentes
eventos al mismo tiempo; mientras otra parte de la mantelería
puede estarse lavando.
 Todo el material de mesa, por ejemplo: la vajilla, los cubiertos y
la cristalería, entre otros, debe ser duradera, de diferentes
tamaños y fácil de limpiar, fácil de reponer y de mantener.
 Todo el material técnico; es decir: pistas de baile, tarimas,
pódiums, equipo audiovisual, etc.; también es parte del
Departamento de banquetes y su tipo y cantidad, van a ir de
acuerdo con la capacidad del establecimiento.

El montaje de los salones.

Los salones para eventos deben permitir diferentes disposiciones en

cuanto a montaje, para satisfacer los gustos y preferencias de los
clientes.

La forma y el tamaño del salón, el número de personas, los espacios

libres necesarios entre las mesas y las entradas y salidas del personal,
influyen en la forma como se llevará cabo el montaje para un evento.

La reservación de un evento.

Para no olvidar ningún detalle o pedido especial, en el momento

cuando se reserva y planea un evento, el personal del Departamento
de banquetes se ayuda por medio de una lista de control (check list).

A continuación se describen todos sus detalles, los cuales se anotan

con los siguientes objetivos:
1. No olvidar nada.
2. Obtener el ingreso de ventas deseado.
3. Satisfacer al cliente.
Los primeros pasos.

El inicio de la celebración comienza muchas veces con una llamada

telefónica, por parte del cliente. Es el momento cuando éste desea
saber, si el salón que mejor se ajusta a su evento está disponible en
la fecha deseada.

Además, da a conocer al hotel lo que necesita y deja su

información, con el fin de recibir pronto la documentación
correspondiente.

Cabe aclarar, que a esto se le llama “cotización”.

Las primeras preguntas por lo general son:

 Día, fecha, hora y número de invitados.

 Tipo de celebración.
 Nombre completo, dirección y número de teléfono para
contactarle.

Es aconsejable, consultar con el libro de reservaciones o en el

programa de cómputo, en ese mismo instante para conocer la
disposición de los salones en determinada fecha.

En caso de que el salón esté libre, se procederá a reservarlo en

calidad “tentativa” y se le va a dar un plazo al cliente, en el cual deberá
confirmar la realización del evento. De ser así, deberá dar un adelanto
de por lo menos un 30% de la cantidad total aproximada.

Una vez que se ha investigado si el salón está libre o no, se le envía la

documentación al cliente para que se informe de las posibilidades y
servicios disponibles del hotel. En ella se incluye:

 Diferentes propuestas de menús y bebidas.

 Información general del establecimiento.
 Plano de los salones y la disposición posible, del montaje de las
mesas.
 Descripción de los medios de acceso o medios de transporte al
establecimiento.
 La oferta de otros servicios como: equipo audiovisual, valet
parking, decoración, etc.

Seguidamente, se hace una cita con el cliente para planear el evento

personalmente. En ese momento se aclararan los siguientes detalles:
 Reservación definitiva del salón(es).
 Disposición de las mesas.
 Hora de inicio del evento en general y del aperitivo, cena, comida,
desayuno, etc.
 Menú.
 Bebidas.
 Café y digestivos.
 Cigarros, puros.
 Niños: necesidad de niñeras, sillas especiales, atracciones, etc.
 Equipo especial: audiovisual, luces, etc.
 Música, tarimas, estrados y pista de baile.
 Apertura prolongada: bocadillos a media noche, servicio de
desayuno, etc.
 Decoración, flores, fotógrafos y números en las mesas.
 Traductores y edecanes.
 Cómo se pagará la cuenta.
 Persona encargada de cambios de última hora.
 Qué tipo de servicio se desea
 Varios.

Este es el momento de hacer uso de una lista de control, para así

poder organizarse mejor. Sin duda esto ayudará a ofrecer el mejor
servicio posible.

La confirmación de un evento.

Cuando se confirma un evento, por parte del cliente u organizador, la

persona encargada en el hotel procederá con la presentación de un
contrato que será firmado por ambas partes. Ésta es la última
oportunidad para aclarar cualquier duda en forma general con el
cliente y así tener muy en claro lo que éste contrata con el hotel.

También se va a elaborar una hoja de función, o servicio (Ditto) que se

utiliza de forma interna en el establecimiento, la cual se reparte a
todos los departamentos involucrados en la realización del evento: con
el fin de que estos puedan organizarse en sus responsabilidades y
sobre todo en los horarios de trabajo.

Entre los puntos que comprende el formulario se incluyen los

siguientes:

 Nombre, número de teléfono y dirección del organizador.

 Día de la semana, fecha, mes y año del evento.
 Hora de comienzo y duración aproximada.
 Número de personas.
 Tipo de evento.
 Forma de pago.
 Disposición de las mesas y plano del salón.
 Disposición de mesas especiales o de honor, si son necesarias.
 Composición del aperitivo, menú de alimentos y de bebidas.
 Impresión de menús o invitaciones.
 Mantelería y servilletas.
 Números en las mesas y su ubicación.
 Decoración (persona encargada).
 Discursos y horas de descanso para el servicio.
 Animador, música y entretenimiento.
 Tarimas-estrados y pistas de baile con su debida ubicación.
 Instalaciones técnicas.
 Servicio de vestidor.
 Tabaco, cigarros y puros.
 Permisos de las autoridades o de cualquier otro tipo.
 Medios de transporte y lugar previsto para estacionarse.
 Comida y bebidas para el personal y los músicos.
 Alojamiento.
 Instrucciones especiales.

La distribución de responsabilidades por departamento.

El personal necesario para llevar a cabo cada evento debe definirse

antes que cualquier otro aspecto. Si surge la necesidad, se
contratarán personal extras-eventual por ese día. Luego se
determinará qué actividad hace cada cual, cómo y dónde. Por ejemplo:
 Limpieza del salón.
 Disposición de las mesas.
 Estaciones de servicio/ bar/ buffet/ aperitivos.
 Pulida y limpieza de la mise en place.
 Vestida de las mesas, del buffet, de las estaciones, etc.
 Mise en place en la sala y en área de Stewart.
 Montaje del buffet.
 Limpieza de los baños y áreas cercanas a los salones.
 Mantenimiento de los salones; por ejemplo, verificar que no haya
ninguna lámpara o foco quemado, etc.

La mise en place.
La organización de la mise en place la lleva a cabo el Departamento
de banquetes operativo. Para ello, a continuación se presenta una
guía:

Check list para la mise en place.

Como ya se mencionó anteriormente, es muy útil ayudarse de una

“Check list” o lista de control.
Con el fin de llevar a cabo una adecuada mise en place, de acuerdo
con su respectiva lista de control, se necesita:
 Obtener todos los datos sobre la preparación y presentación de
los platos.
 Decidir cuál es el tipo de servicio óptimo.
 Hacer una lista de todo el material necesario.

El Maître-D’Hotel y el Chef ejecutivo deciden sobre la presentación de

los platos, tomando en consideración claro está, los gustos y
preferencias del cliente.
Con esta información el Maître D’ Hotel puede hacer una lista más
completa del material necesario, para el servicio de cada uno de los
platos. A ésta se le agregará un 10% de más del material como
reserva, de garantía para el cliente en caso de necesitarse a última
hora.
La persona responsable debe coordinar con la cocina y con todos los
departamentos involucrados.
Se aconseja preparar previamente una mesa piloto, junto con un plano
del montaje del salón, de forma que los requerimientos del cliente
queden bien claros.
Cabe aclarar, que la lista de control o “check list” de la mise en place
de material y mobiliario para un banquete, es muy similar a la de un
evento de servicio a domicilio.

FRANCISCO A TORRES DURAN