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DESABASTECIMIENTO DE INSUMOS (Y/O MATERIALES) EN EL ALMACEN GENERAL DE GASES DEL CARIBE

SA ESP.

Trabajo como almacenista para Gases del Caribe S.A.E.S.P, tengo ya varios años de experiencia, he aprendido
muchas cosas, pero me parece una gran oportunidad esta tarea de observación que se nos ha encomendado,
en ella quisiera aprovechar para abordar un tema muy crítico que en algunas veces, pone en riesgo el buen
funcionamiento de proceso logístico del almacén y es la escasez de de materiales requeridos por los
contratistas.

En este trabajo de observación pude notar que influyen más factores de los que creía, y me emociona el hecho
de que por medio de un proyecto, se pueda avanzar a búsqueda de una posible solución del mismo.

A continuación presentaré los puntos de mi trabajo de observación.

 se evidencia que existen falencias en los controles de materiales con mayor rotación. así como,
deficiencias en la programación de compra de insumos y recursos requeridos lo que afecta el stock de
reserva.

 las solicitudes de compra o de pedido (solped) se basan en la programación establecida por la empresa
(servicios) y el inventario existente en el Almacen. debido a requerimientos fuera de la programación, el
registro el consumo de los materiales es mayor y su identificación se da hasta cierre del mes. una
comunicación entre las áreas permitiría tener elementos de contingencia para mitigar consumos no
programados.

 el responsable de validar y analizar la proyección de consumos en el almacén no esta reportando dicha


información en los tiempos establecidos por ende, la información es inconclusa y deficiente a la hora de
proyectar las compras.

 actualmente existe una responsabilidad compartida entre la coordinación de almacén y el área de


comprar sin embargo la comunicación entre estas áreas es algo compleja por o que es necesario elaborar
estrategias de fácil acceso a la información y mejora en la toma de decisiones según su criticidad.

 en los últimos meses se ha encontrado una alta rotación de personal en los cargos de compras, razón por
la cual algunos trámites asociados a dichos cargos se hayan tornado lentos y en ocasiones errados,
generado reproceso

 en lo que va corrido del mes se han aumentado los incumplimientos en la entregas de recursos a los
contratistas, esto ha aumentado el número de pqrs al área de almacén.

 gases de caribe posee un almacen de trabajo y de acopio en la ciudad de barranquilla y este a su vez
abastece los procesos contractuales en almacenes en otras ciudades, debido que el momento no hay un
control sistematico de los inventarios asociados a la programacion de los servicios que ofrecen los
contratistas es comun que existan stock de reserva superiores en esas ciudades y estos a su vez afecten
el inventario del almacen de acopio.

 por otro lado, los requerimientos de las catidades de materiales no son claras, por lo que se podria estimar
que hay dificulatades en la asignacion de recursos para cada tarea programada.
Afectación
del stock
ÁRBOL DE PROBLEMA

Impide la
creación de
estrategias para
Mal mitigar riesgos
funcionamiento
del sistema de
compras
Dificultad en la
entrada de los Falta de
diversos comunicación
materiales del entre los Dptos.
almacén.

DESABASTECIMIENTO
DE INSUMOS EN EL
ALMACEN GENERAL
DE GASES DEL CARIBE
SA ESP.

Falta de control Demora en la


y seguimiento en asignación de los
la proyección de recursos a las
consumo áreas del almacén

Alta rotación de
personal en los
cargos de
Información compras Entorpece la
inexacta y poco entrega de
confiable materiales e
insumos

Reproceso en
trámites asociados
al área
ÁRBOL DE OBJETIVO

Estabilizar el Fomentar la creación


Optimizar el stock del almacén de estrategias que
Nor
tiempo de entrega general aumenten el nivel de
de los materiales eficiencia del proceso

Estimular el ingreso Lograr el buen Promover la


oportuno de la funcionamiento adecuada
mercancía que del Dpto. de comunicación
llega al Dpto. de compras. entre los Dptos.
almacén implicados

REDUCIR EL DESABASTECIMIENTO DE
INSUMOS EN EL ALMACEN GENERAL DE
GASES DEL CARIBE SA ESP

Implementar un Disminuir rotación de


Mejorar la
formato de personal en el área
asignación de los
seguimiento y control de compras
recursos en el
de inventarios área de almacén

Suministrar Efectuar la entrega


Atenuar los
información veraz y de los insumos
tiempos en los
confiable del requeridos en su
procesos
consumo de totalidad
asociados
inventario
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA APLICACIÓN

AREAS DE CONOCIMIENTO.

Alcance, tiempos, costos, recursos, comunicación

PROCESOS.

 Iniciación
 Planificación
 Ejecución
 Seguimiento y control
 Cierre.

FECHA DE INICIO DE PROYECTO

20 abril de 2018

FECHA TENTATIVA DE FINALIZACIÓN DE PROYECTO.

20 julio de 2018

OBJETIVOS GENERAL.

Diseñar e implementar una herramienta informática basada en un modelo de APP para desarrollar
una comunicación interna y externa entre los departamentos de almacén, compras Y Departamento
de construcción, que permita mitigar el desabastecimiento en las bodegas de GASES DEL CARIBE S.A

OBJETIVOS ESPECÍFICO.
Mejorar la asignación de los recursos en el área de almacén

Suministrar información veraz y confiable del consumo de inventario

Atenuar los tiempos en los procesos asociados

Efectuar la entrega de los insumos requeridos en su totalidad

ALCANCE DEL PRODUCTO.

Nuestra plataforma nos recibe con la pantalla de bienvenida, en esta podemos observar el logo de
la app y dos cajitas para darnos ingreso a la misma, estas debemos rellenarlas con NOMBRE DE
USUARIO Y CONTRASEÑA, debajo de estas habrá una breve leyenda preguntándonos si queremos
CREAR UN NUEVO USUARIO, en esta solo debemos introducir datos tales como: Nombre, cargo,
departamento, correo corporativo, el Nickname y la contraseña con la cual manejaremos la
seguridad de nuestro dominio.

Una vez creado nuestro usuario y tendremos acceso a la plataforma nos encontraremos con un
pantalla muy intuitiva, en donde podremos observar un botón de inicio, uno de chat privado, uno
de búsqueda, uno de foro, redes sociales, cerrar sesión, uno que será el menú principal, el cual al
darle clip desplegara sus tres funciones las cuales son: PRESUPUESTO, PROYECTOS ESPECIALES Y
CATALOGO.

A continuación le daremos la conceptualización de cada uno:

PRESUPUESTO: En esta función del menú principal podremos visualizar los trabajos próximos que
se realizaran en nuestra empresa, dichos datos son alimentados en ese mismo espacio por el Área
Comercial la cual sabe cuál es el número de ventas que se han realizado y por otro lado este mismo
departamento sabe en qué momento deben ser ejecutadas, el usuario podrá ser informado de esta
manera o también podrá ser avisado por medio de un mensaje a su correo electrónico empresarial,
esto con el fin de evitar al máximo que usted como usuario no quede desinformado de estas
actividades. La información deberá ser actualizada a criterios del directo responsable, el cual es el
Jefe de Ventas.

PROYECTOS ESPECIALES: Este es un espacio de mucha importancia, debido a que en el podremos


como usuarios los trabajos que realiza el departamento de ingeniería, estos trabajos en su mayoría
pueden ser de mantenimiento de subestaciones, puestos de telemetría o proyecto que manejan el
uso materiales especiales tales como tubería de acero revestido, válvulas de control de gran tamaño
y elementos electrónicos. En otras palabras, nos visualizara, los proyectos de infraestructura interna
de nuestra empresa, los cuales ayudan a que esta siga su óptimo funcionamiento. El responsable de
la alimentación de datos será en ingeniero en jefe del Departamento de Ingeniería y lo hará
periódicamente a criterio.

CATALOGO: En esta parte podremos manejar información visual y descriptiva de los materiales
contenidos en nuestro almacén, así también usted como usuario podrá encontrarlos por medio del
código SAP. Sin duda será una herramienta que le ayudara a saber si lo que estás buscando servirá
para su proyecto o no. La app garantiza una pantalla amigable a la vista, con fotos en diferentes
perspectivas del ítem y una descripción detallada de sus atributos. Como es de esperarse este
catálogo es alimentado y actualizado por el Jefe de Almacén y lo hará dependiente de la llegada de
nuevos materiales al centro de acopio.

Al lado del menú principal, en la parte derecha, podrás notar que hay tres opciones las cuales fueron
nombradas al principio y las cuales te detallaremos a continuación.

CHAT: Aquí podrás escoger entre cualquier usuario de la app e iniciar una conversación de índole
privada, ofrecemos una pequeña pantalla con lo básico para enviar y recibir burbujas de
comentarios.

FORO: Contrario a los que es el chat, en esta opción los usuarios podrá crear un foro con un tema
de interés que él considere relevante para el resto del grupo. Estará compuesto por una ventana
de tamaño medio, en el cual podrán ser reflejadas de buena forma las burbujas con las opiniones
de los integrantes.

CERRAR SESIÓN: Para salir de la app, simplemente oprimimos el botón cerrar sesión, el cual está
ubicado en la parte superior derecha de nuestra pantalla y el cual se denota con una x, este nos
dejara nuevamente en la pantalla de bienvenida, indicando que nuestra salida ha sido exitosa

En todo momento nuestra app le enseñará en la parte inferior un botón de retorno, el cual tendrá
la imagen de una flecha señalando de derecha a izquierda obviamente, esto le facilitara devolverse
hasta donde usted quiera sin oprimir el botón inicio el cual lo retornaría a la pantalla principal. Por
último queremos decirles que nuestra app usará colores tales como el azul, verde y blanco, los
cuales son pertenecientes al logo de la empresa y consideramos agradables a su vista, nuestro menú
será completamente intuitivo para su fácil y rápido uso, brindándole así la mejor experiencia cada
vez que ingreses a la app.
ALCANCE DEL PROYECTO.

Para realizar una aplicación web se debe tener en cuenta el funcionamiento, es decir como se iban
a ejecutar los procesos.

Es importante adaptar el sistema operativo del cliente a modo que cualquiera sea compatible con
los navegadores más recientes: Chrome , safari , Mozilla , opera , Edge

Luego de tener definido esta parte se realizo un bosquejo (diseño) , el cual requiere unos parámetros
para la construcción de la aplicación

La aplicación web es con diseño responsive para adaptarse a diferentes tamaños de pantalla

El lenguaje de programación a escoger es el Beckend: PHP

Lenguaje de programación para el fronted: JavaScript, HTML5, CSS

Servidor de aplicaciones :

Servidor NGINX

Sistema operativo del servidor: Linux

Servidor de aplicaciones: Servidor Apache

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