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Microsoft

Office 2010

AUMENTA TU PRODUCTIVIDAD
Centro de Educación Continua
Universidad Continental de Ciencias e Ingeniería
Material para fines de Estudio del Programa: Microsoft Office
Elaborado por: Ing. Félix Guevara Gamboa

Queda prohibida la reproducción total o parcial del contenido de este documento en


cualquiera de sus formas, sean electrónicas o mecánicas, sin el consentimiento previo y
por escrito del autor y el Centro de Educación Continua.

SESIÓN
AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIÓN, EL PARTICIPANTE ESTARÁ EN LA CAPACIDAD DE:

 Realizar operaciones básicas con hojas de cálculo.

TEMAS:

 Introducción a Excel.
 Comparación con las versiones anteriores.
 Descripción del entorno de trabajo.
 Desplazamiento y Selección.
 Operaciones Básicas con hojas de cálculo.

INTRODUCCIÓN
Las hojas de cálculo, permiten realizar todo tipo de operaciones aritméticas, estadísticas,
financieras, contables, etc. Existen muchos programas para este fin; sin embargo, Microsoft Excel

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 1


se ha posicionado muy bien a nivel mundial, permitiendo que el usuario emplee muchas
funciones que faciliten su trabajo.
El archivo principal de Excel es un Libro, y éste se encuentra conformado por varias hojas de
cálculo.
Los libros de Excel también pueden ser programados mediante Macros. La programación de la
Hoja de cálculo se realiza mediante el lenguaje de Programación Visual Basic for Applications VBA.

1. Ejecución

a. Haga click sobre el botón Inicio de Windows, Ejecutar.


b. Escriba Excel y pulse Enter.

2. Requerimientos mínimos

a. Procesador Pentium IV
b. 512 MB. RAM

c. Sistema Operativo Windows 2000 - SP4 o Sistema Operativo Windows XP –


SP2
d. Office 2010 Profesional (DVD)

3. Comparación con versiones anteriores


Existen diferencias muy marcadas entre las versiones antiguas y las recientes, obsérvese
en el siguiente recuadro la diferencia entre el número de filas, columnas y hojas:
Versión de Excel Excel 97-2003 Excel 2007-2010
Filas 65536 1048576
Columnas 256 16384
Hojas 256 Ilimitado

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4. Descripción de la Pantalla Principal
Al iniciar MS Excel 2010 se genera automáticamente un nuevo Libro. La pantalla principal
que aparece es similar a la que se muestra a continuación:

1
3

4
5

10 9

11

1. Cinta de Opciones o Fichas de 6. Celdas


Agrupación 7. Filas
2. Grupos 8. Puntero del mouse
3. Barra de Fórmulas 9. Zoom
4. Columnas 10. Grupo de Hojas
5. Cuadro de Nombres 11. Botones de desplazamiento del visor de
hojas

5. Configurar compatibilidad con versiones anteriores


Este procedimiento es importante para que los libros creados en esta versión sean
compatibles con las versiones antiguas; sin embargo, el inconveniente es que muchos
formatos se pierden y además se deshabilitan una serie de opciones que son propias de la
versión 2010.

a. Dar click en la Ficha Archivo, Opciones

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b. Elegir la opción “Guardar” del panel izquierdo

c. Finalmente en la opción Guardar archivos en formato (panel derecho) elija:


Libro de Excel 97-2003 (*.xls)
d. Aceptar

6. Configurar barra de acceso rápido

a. Dar click derecho en la barra de acceso rápido

b. Elegir la opción “Personalizar barra de herramientas de acceso rápido”

c. Elegir los botones que desea mostrar en la barra de acceso rápido, para
ello seleccione los botones del cuadrante izquierdo y dando 2click y
muévalos al cuadrante derecho. Puede agregar botones como vista
preliminar, impresión rápida, configurar página, corrección de ortografía,
abrir documentos, etc.

7. Desplazamiento y Selección
a. Desplazamiento
Flechas direccionales  Desplazamiento a través de celdas (distancias cortas)
F5  Ir a celda específica (distancias prolongadas)
Ctrl+Inicio  1ra celda de la hoja
Inicio  Inicio de fila
Ctrl+Flecha derecha  Final de fila
Ctrl+Flecha arriba  Inicio de columna
Ctrl+Flecha abajo  Final de columna

Av.Pag. y Re.Pag.  Permiten avanzar o retroceder a través de los paneles de


pantalla.
Ctrl+Av.Pag y Ctrl+Re.Pag.  Permiten avanzar o retroceder de hoja en hoja.

b. Selección
Selección contínua  Arrastrar el mouse.
Selección discontínua  Ctrl + Arrastre de mouse.
Fila  Dar click en el nombre de la fila.
Columna  Click en el nombre de la columna.

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Hoja  Click en la intersección del nombre de las filas y columnas (esquina
superior izquierda de la hoja de la hoja de cálculo). Con el teclado pulse Ctrl+E
8. Operaciones Básicas con Hojas de Cálculo

a. Insertar Hojas

Dar click en el botón Insertar Hoja de cálculo (extremo derecho del grupo
de hojas)

b. Eliminar Hojas
Dar click derecho sobre la hoja que desea borrar y elegir la opción Eliminar

Nota: Las hojas eliminadas, no podrán ser recuperadas.

Renombrar Hojas

Dar 2click en el nombre de la hoja y escribir el nuevo nombre.

c. Mover u Ordenar Hojas

Ubicar el puntero del mouse en el nombre de la hoja, y arrastrar a la nueva

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posición.

d. Ver u Ocultar Hojas


Dar click derecho en el nombre de la hoja y elegir (Mostrar u Ocultar)

e. Dar énfasis a Hojas

Dar click derecho en el nombre de la hoja y elegir Color de Etiqueta


Asignar el color que indique peligro o cuidado.

f. Proteger Hojas

Dar click derecho en el nombre de la hoja, Proteger hoja

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Asignar una clave secreta y repetir la clave secreta.

Aceptar

Nota: En caso de olvidar una contraseña, descargue el programa Microsoft Office


Password Recovery.

SESIÓN

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Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 7
AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIÓN, EL PARTICIPANTE ESTARÁ EN LA CAPACIDAD DE:

 Realizar operaciones básicas con hojas de cálculo.

TEMAS:

 Aplicar formatos elementales


 Ley de Datos de Excel.
 Listas automáticas y personalizadas.

APLICACIÓN DE FORMATOS ELEMENTALES, LEY DE DATOS Y USO


DE LISTAS AUTOMÁTICAS

1. Aplicación de Formatos diversos


Deseamos obtener una hoja como la que se muestra en la imagen:

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 8


Para lograr este acabado, ingrese los datos que se muestran en la imagen anterior:
En la celda A1 escriba American Airlines.
En A2 escriba De Lima a:
En A3 escriba Santiago
En A4 escriba Buenos Aires y así sucesivamente.
En B2 escriba Salidas: Las horas ingréselas en formato de 24 horas. Ejm. 14:30
En C2 escriba Fecha: e ingrese la fecha en formato dd/mm/aaaa Ejm. 23/11/2011
En D2 escriba Precio: y usando el teclado numérico y el punto decimal ingrese los
diferentes montos allí mostrados.
a. Aplicar formato de fuente
Seleccione la celda A1 donde escribió American Airlines y usando la barra de
fórmulas, seleccione solo la palabra American, a continuación elija color de
fuente rojo. Luego seleccione la palabra Airlines y elija color azul. Seguidamente
pulse la tecla ENTER.
Si desea modificar el tipo de fuente, vuelva a seleccionar la celda A1 y elija tipo de
Fuente Arial y aplíquele efecto de negrita.
b. Centrar en celda
Seleccione el rango de celdas que desea centrar. Para el ejemplo seleccione desde
la celda A2 hasta la celda A7. De click en el botón centrar en celda.
c. Combinar y centrar

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 9


Seleccione desde la celda A1 hasta E1 y de click en el botón Combinar y centrar
Repita el mismo procedimiento para el rango de A8
hasta E8 y para el rango de E2 hasta E7
d. Aplicar formato de hora
Seleccione las celdas que contienen horas y de click en el Botón de grupo
Número.

Enseguida seleccione la categoría Hora y elija el formato deseado.

e. Aplicar símbolo de moneda


El símbolo de moneda es en sí un efecto visual, es decir es un formato que
físicamente no existe, solo se visualiza para temas de impresión o visión en la
hoja, pero nunca se escribe en la celda.
Siempre que ingrese montos, ingréselos con el teclado numérico. Al final se le
asigna el símbolo de moneda.

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 10


Continuando con el ejemplo anterior. Seleccione desde la ceda D3 hasta D7
seguidamente de click en el Botón de grupo Número y seleccione la categoría
Moneda, a continuación elija el símbolo de moneda deseado.

f. Dar alineación especial


En la celda E2 combinada escriba en mayúsculas la palabra VUELOS, presione
ENTER.
A continuación vuelva a seleccionar la celda E2 combinada y vaya al Botón de
grupo Alineación, en la opción de Orientación gire el rombo rojo 90 grados hacia
abajo.
En alineación de texto Horizontal, asigne: Centrar

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 11


En alineación de texto Vertical, asigne: Centrar

g. Aplicar formato de fecha


Se trata de otro formato visual.
Para aplicar formato de fecha seleccione las celdas que contienen fechas, vaya al
Botón de grupo Número, seleccione la categoría Fecha y asígneles el formato de
fecha deseado.

h. Insertar filas
Para insertar filas en una zona
específica, simplemente de click
derecho sobre la fila y elija
Insertar.

i. Insertar columnas
Para insertar columnas en una zona específica, simplemente de click derecho
sobre la columna y elija Insertar.

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j. Dar Estilos de Celda
Seleccione las celdas a las que desea aplicarles bordes y sombreado
A continuación vaya a la Ficha Inicio, Grupo Estilos y de click en el botón Estilos
de Celda.

k. Dar formato como Tabla


Permite que el conjunto de celdas sea tratado como una tabla de datos y da la
posibilidad de ejecutar filtros a los datos de la tabla.
Seleccione desde la celda A2 hasta D7
Seguidamente vaya a la Ficha Inicio, Grupo Estilos y de click en el botón Dar
formato como tabla. A continuación, seleccione el formato deseado.
2. Ley de Datos
Todo dato ingresado a una celda tiene un tratamiento especial por la hoja de cálculo.
Si ingresa un dato y éste se alinea a la izquierda, sin discusión se trata de texto.
Si ingresa un dato y éste se alinea hacia la derecha, se trataría de un número, fecha u
hora.

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 13


Las fechas en sí son números que representan los días transcurridos desde la primera
fecha válida para Excel (01/01/1900). En consecuencia se pueden hacer operaciones
aritméticas con fechas.
Si usted desea verificar esto, seleccione una celda que contenga fecha y vaya al Botón de
Grupo Número, finalmente seleccione categoría General y Aceptar.
En el ejemplo de la figura anterior aparece en la celda C3 la fecha 05/03/1990, ubíquese
en esa celda y aplique el formato de número general.

Se obtiene el número 32937, eso significa que desde el 01/01/1900 hasta el 05/05/1990
han transcurrido 32937 días.
3. Listas automáticas y personalizadas
Excel posee 8 listas automáticas: Enero, Ene, Lunes, Lun, January, Jan, Monday, Mon.

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 14


Para crear listas personalizadas, ejecute los siguientes pasos: Ficha Archivo, Opciones.
Elegir la categoría Avanzadas y bajar hasta el final; a continuación dar click en el botón
Modificar listas personalizadas y en la caja Entradas de lista, proceda a escribir las
palabras claves que conformarán la nueva lista. Agregar, Aceptar.
Notas:
a. Si desea crear una secuencia de números, deberá ingresar un número cualquiera
en una celda vacía y manteniendo presionada la tecla Ctrl, proceda a realizar la
copia relativa.

b. Si desea crear progresiones aritméticas o sucesiones, deberá escribir un número


cualquiera en una celda vacía; en la celda adyacente, escriba un segundo número
que determine una relación. Seleccione ambas celdas y proceda a realizar la copia
relativa.

c. Para crear códigos alfanuméricos auto incrementables, deberá escribir un código


que comience en letra y termine en número.

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 15


SESIÓN

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AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIÓN, EL PARTICIPANTE ESTARÁ EN LA CAPACIDAD DE:

 Emplear funciones básicas.

TEMAS:

 Operadores matemáticos, lógicos y de comparación.


 Operaciones Combinadas.
 Funciones Básicas: =Suma(), =Promedio(), =Redondear(), =Min(), =Max()

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 16


OPERADORES DE MATEMÁTICOS, DE COMPARACIÓN Y LÓGICOS
Para trabajar en Excel es necesario conocer los diversos operadores para poder dar instrucciones
correctas.

Siempre antes de cualquier operación o función debe anteponer el signo = (igual), de no ser así,
lo que digite será considerado texto.

A continuación la lista de operadores con los que se trabajará de aquí en adelante:

1. Operadores Matemáticos
^ Potenciar (alt+94)
* Multiplicar
/ Dividir
+ Sumar
- Restar
() Agrupar
% Porcentajes

2. Operadores de Comparación
> Es mayor que
>= Es mayor o igual que
< Es menor que
<= Es menor o igual que
= Es igual a
<> Es diferente de, No es igual a

3. Operadores Lógicos
Y Conjunción
O Disyunción

OPERACIONES COMBINADAS
Para poner en práctica los operadores antes mencionados pasaremos a resolver algunas
operaciones combinadas, pero para facilitar este trabajo, tome en cuenta el siguiente formulario:

𝑛 𝑦⁄
1) √𝑥 𝑦 = 𝑥 𝑛

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 17


𝑛
2) √𝑥 𝑛 = 𝑥
𝑛
3) ( √𝑥 )𝑛 = 𝑥
𝑛 𝑚 𝑦
√ √ √𝑥 𝑦 = 𝑥
𝑜 ⁄(𝑛.𝑚.𝑜)
4)

5) ((𝑥 𝑎 )𝑏 )𝑐 = 𝑥 (𝑎.𝑏.𝑐)
𝑏𝑐 𝑅
6) 𝑥𝑎 = 𝑥 𝑎 = 𝑥 𝑅2
𝑥
𝑦 𝑥.𝑤
7) 𝑣 =
𝑦.𝑣
𝑤

𝑥 −𝑎 1 𝑎
8) =( )
𝑥

EJERCICIOS PROPUESTOS

3 54 5 3
+ √ √3√4
5 √3
3 = 3
4 √2 5
( + 13)
2
1 5
3 ⁄2 5 1
2 +3 ( + + 3)
4 3 2
2 8
1 3 3 + .5
( 2) 3
2

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 18


FUNCIONES
Las funciones simplifican el trabajo del usuario, por tanto mientras más funciones conozca, el
trabajo cada vez será mucho más simple.

Excel posee muchas funciones, a continuación aprenderemos las funciones más usadas en el día a
día.

FUNCIONES BÁSICAS
1. Función =Suma()

=SUMA(RANGO)
: Hasta
, Luego
Descripción.- Suma rangos de celdas continuas y discontínuas.

2. Función =Promedio()

=PROMEDIO(RANGO)
: Hasta
, Luego

Descripción.- Devuelve el promedio de un rango de celdas. En la zona de rango; no deje nunca


celdas vacías, rellénelas con ceros.

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 19


1. Función =Redondear()
=REDONDEAR(VALOR DECIMAL,# DECIMALES)
Descripción.- Devuelve un decimal redondeado a “N” decimales.

2. Función =Max()
=MAX(RANGO)
Descripción.- Devuelve el máximo valor de un rango de celdas.

3. Función =Min()
=MIN(RANGO)
Descripción.- Devuelve el mínimo valor de un rango de celdas.

PRÁCTICA
1. Abra el archivo max2011.xls y proceda a resolver la primera hoja de cálculo.

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 20


2. Proceda a resolver la 2da hoja, para ello calcule el promedio de los alumnos en función a
las cuatro notas más altas. Deberá crear una sola fórmula que copiándola hacia debajo de
solución al problema.

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 21


SESIÓN

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AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIÓN, EL PARTICIPANTE ESTARÁ EN LA CAPACIDAD DE:

 Emplear funciones estadísticas.

TEMAS:

 La función =Contar() y sus variantes.

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 22


FUNCIONES ESTADÍSTICAS
3. Función =Contar()
=CONTAR(RANGO)
Descripción.- Cuenta celdas que contienen datos numéricos, fechas u horas.

En este ejemplo el resultado será de “8” pues en este rango de celdas existen 8 celdas que
contienen números, fechas u horas.

4. Función =Contara()
=CONTARA(RANGO)
Descripción.- Cuenta celdas que contienen cualquier tipo de dato.

En este ejemplo el resultado será de 12, pues esta función cuenta todos los datos que cuenta
a su paso, no interesa el tipo de datos.

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 23


5. Función =Contar.blanco()
=CONTAR.BLANCO(RANGO)
Descripción.- Cuenta celdas vacías.

En este ejemplo se obtendrá 4, pues sólo existen cuatro celdas vacías.

6. Función =Contar.si()
=CONTAR.SI(RANGO, “CRITERIO”)
Descripción.- Cuenta celdas en base a una condición o criterio. Si el criterio es de tipo
texto, puede emplear caracteres comodines (*,?).

El comodín * reemplaza de cero a un conjunto de elementos.

El comodín ? reemplaza un solo carácter.

En este ejemplo el resultado será 3, sin embargo la orden puede abreviarse usando caracteres
comodines en la zona de criterios. Ejm.

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 24


Todos esos criterios son válidos; sin embargo hay que tener mucho cuidado de no colocar un
criterio que pueda hacer una mala cuenta de datos; por ejemplo, si escribe “*a”, esa orden
contaría todas las celdas que cuyo texto termine en “a”, en consecuencia contaría también las
celdas que contienen la palabra “beta”.

7. Función =Contar.si.conjunto()
=CONTAR.SI.CONJUNTO(RANGO1, “CRITERIO1”, RANGO_N, “CRITERIO_N”)
Descripción.-Es idéntica a la función =Contar.si(); con la única diferencia que soporta más
de una condición o criterio.

Este ejemplo contará aquellas celdas que contengan un valor numérico de 100 a 200 en un
intervalo cerrado, por tanto devolverá 2.

Esta función es efectiva ya que soporta varias condiciones, el único problema es que al ser una
función nueva; propia de Excel 2007 y 2010, las computadoras con versiones antiguas no soportan
esta función.

Entonces ¿Cómo se resolvería el mismo problema usando la función =contar.si() ?

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 25


La solución sería esta:

PRÁCTICA DIRIGIDA:
1. Abrir el archivo Funcion_contar2011.xls y resolver la 1ra hoja.

Calcular:

¿Cuántos alumnos matriculados hay?

¿Cuántos asisten con frecuencia?

¿Cuántos faltan a clases?

¿Qué población de alumnos existe por facultad?

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 26


2. Posteriormente resolver la 2da y 3ra hoja, empleando caracteres comodines para abreviar
los criterios.

SESIÓN

Modulo: Ms. Excel 2010 5 Pag. 27


AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIÓN, EL PARTICIPANTE ESTARÁ EN LA CAPACIDAD DE:

 Aplicar porcentajes, incrementos y decrementos.

TEMAS:

 Porcentajes e Incrementos
 Referencias Absolutas.

PORCENTAJES, INCREMENTOS Y DECREMENTOS


Vivimos en un mundo donde cotidianamente estamos calculando porcentajes, incrementos o
decrementos.

8. Porcentajes

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 28


Un porcentaje hace referencia a una porción de un todo. La fórmula general para calcular
porcentajes es la siguiente:

Monto*%

Ejemplo.
Un equipo de sonido cuesta S/. 1800.00; por la compra en campaña navideña tendrá un
descuento del 12%. ¿Cuál es el descuento?
Solución:
Remplazamos los datos del problema en la fórmula general e ingresamos en una celda
vacía la siguiente formula:

=1800*12%
El resultado es: S/. 216.00
9. Incremento
Viene a ser la variación de un Monto en el tiempo, pero en aumento. La fórmula general
es:

Monto+Monto*%

Ejemplo.
Juan Pérez percibe un sueldo de S/.2300; por ser eficiente y un buen profesional, la
gerencia le envía una carta donde le comunica que a fin de mes su sueldo será
incrementado en un 20%. ¿Cuál es el nuevo sueldo?
Solución:
Remplazamos los datos del problema en la fórmula general e ingresamos en una celda
vacía la siguiente formula:

=2300+2300*20%
El resultado es: S/. 2760.00
10. Decrementos
Viene a ser la variación de un Monto en el tiempo, pero en disminución. La fórmula
general es:

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 29


Monto-Monto*%

Ejemplo.
Un equipo de sonido cuesta S/. 1800.00; por la compra en campaña navideña tendrá un
descuento del 12%. ¿Cuánto pagará finalmente por el equipo?
Solución:
Remplazamos los datos del problema en la fórmula general e ingresamos en una celda
vacía la siguiente formula:

=1800-1800*12%
El resultado es: S/.1584.00

PRÁCTICA:
Abra el archivo Porcentajes e Incrementos 2011.xls y resuelva la hoja porcentajes1. Tome en
cuenta que en los diversos meses los precios oscilan (suben y bajan) Calcule los incrementos y
decrementos respectivos, tomando como referencia el precio del mes anterior; es decir, para
calcular la tarifa de Junio, deberá trabajar con la tarifa de Mayo.

REFERENCIAS ABSOLUTAS
Las referencias absolutas permiten que se “congele” el contenido de una determinada celda o
enunciado de fórmula para que al momento de efectuar una copia relativa de fórmulas, ésta
se mantenga constante.
Para “Congelar” celdas use la barra de fórmulas o de 2click en la celda.
A continuación de click sobre el enunciado que desea “congelar”

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 30


Finalmente presione la tecla “F4” una vez.

Nro. de veces Enunciado Significado


La tecla F4
1 $A$5 Celda Absoluta
2 A$5 Fila Absoluta
3 $A5 Columna Absoluta
4 A5 Referencia Relativa

A continuación un ejemplo para verificar el uso de este importante procedimiento.

En la hoja porcentajes2 se pide resolver la columna AFP, IES y S.Neto.


En la columna AFP deberá sumar el S.Básico con los Incentivos y el resultado de esa suma,
multiplicarlo por el contenido de la celda C11, que es el porcentaje de AFP.
¿Qué pasaría si simplemente realizo la copia de esta fórmula sin congelar C11?, pues
simplemente al no estar congelado; en la celda adyacente, estará multiplicando por C12, C13,
C14 y así sucesivamente, devolviendo un error. Por ese motivo, para que el enunciado C11 se
mantenga constante e inalterable al momento de copiar, debe congelarlo presionando la
tecla F4 sobre dicho enunciado.
A continuación presentamos una tabla de multiplicar que podría haber sido diseñada para un
niño que recién está aprendiendo a multiplicar.
En esta Tabla obsérvese la fórmula y fíjese como se da solución a este ejemplo fácilmente.
Cuando el niño modifique el contenido de la celda B1 (multiplicando), se actualizará toda la
tabla.

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 31


Si desea resolver una tabla de multiplicar de doble entrada, en este caso si será necesario
congelar fila y columna de celda. Observe en el siguiente ejemplo que los factores se
encuentran en columna B y fila 2 respectivamente. En consecuencia, debemos congelar la
columna B y la fila 2 para que la fórmula de solución a toda la tabla.

EJERCICIOS
Resolver las hojas Ejercicio1 y Ejercicio2

Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 32


Modulo: Ms. Excel 2010 Pag. 33

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