Lic.

José Huapaya Gómez - curso de Excel 2010 – lección 4

Competencias de la lección 4

 Conoce el concepto de función y sus aplicaciones.

 Aplicar funciones sencillas e intermedias en la práctica.

Tiempo aproximado
 60 min.

Número de prácticas

 Test: 1
 Práctica: 2

Observaciones

Índice general de materias

LECCIÓN 4___________________________________________________________________25

FUNCIONES_____________________________________________________________________26
SINTAXIS DE UNA FUNCIÓN________________________________________________________26
LA FUNCIÓN AUTOSUMA__________________________________________________________26
LA FUNCIÓN PROMEDIO________________________________________________________27
EL ASISTENTE PARA FUNCIONES____________________________________________________27
OTRAS FUNCIONES: MAX, MIN____________________________________________________28
SUGERIR UNA FUNCIÓN___________________________________________________________28
FUNCIONES ANIDADAS____________________________________________________________31
LA FUNCIÓN =SI( )______________________________________________________________32
LA FUNCIÓN =SI(Y)______________________________________________________________32
LA FUNCIÓN =SI(O)_____________________________________________________________32
LA FUNCIÓN =SI(Y(O)___________________________________________________________32
LIC. JOSÉLUIS HUAPAYA GÓMEZ
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 Lección 4
En esta lección veremos una de las posibilidades más potentes de Excel: las
funciones. Veremos algunos ejemplos prácticos para comenzar.

Funciones
Una función es una fórmula ya escrita y preparada para realizar cálculos y
simplificar el uso de fórmulas extensas. Las funciones tienen un nombre propio y
existen multitud de funciones. Imagínate sumar un rango de 200 celdas con una
fórmula del tipo =A1+A2+A3+A4...
Existen funciones que realizan complejos cálculos financieros, estadísticos,
matemáticos, etc, y que permiten ahorrar trabajo y tiempo en la escritura de una
fórmula.

Sintaxis de una función

Las funciones deben mantener unas reglas de sintaxis tal y como se indica en
el siguiente ejemplo:

=SUMA (A1:A200;100)
Rango indicando el inicio y Argumentos separados por punto y
Signo Nombre de fin de un grupo de celdas coma (a veces solo lleva coma) y
igual la función afectadas encerrados entre paréntesis

En el ejemplo, se sumará todo el rango A1:A200 y aparte el número 100. Es

decir, que dentro de los paréntesis que forman el contenido de la función, hay dos
argumentos a sumar.

La función Autosuma
Es quizá la función más utilizada en una hoja de cálculo. Por ello, Excel
proporciona un botón exclusivo para la función Autosuma en la barra de herramientas.
Para utilizar una función, podemos escribirla manualmente o bien utilizar el
Asistente para funciones que veremos posteriormente y que nos irá guiando paso a
paso en la construcción de la función.

 Práctica 1
1. Escribe en una hoja nueva unos cuantos números y después
coloca el cursor bajo esa misma lista:

2. Pulsa el botón Autosuma situado en la barra de herramientas

estándar

Observa que Excel detecta lo que queremos sumar y lo marca

con puntos suspensivos intermitentes. Ahora podemos aceptar
pulsando Intro o bien seleccionar con el mouse la zona que queremos sumar.
3. Pulsa Intro.
Otra forma de hacerlo es la siguiente:
4. Borra el contenido de la celda que contiene la fórmula.
5. Selecciona toda el área numérica, última celda incluida:
6. Pulsa el botón Autosuma.
En este caso marcamos directamente el rango que
queremos sumar, por lo que Excel lo suma directamente.

Con el cursor situado en la celda que contiene la fórmula,

observa la barra de fórmulas.
La función tiene entre paréntesis la celda inicial del rango a sumar y la
celdaLIC.
finalJOSÉLUIS
separadasHUAPAYA
por dos puntos.
GÓMEZ Desde aquí podemos modificar
manualmente el rango. 26 -
- Página
La función PROMEDIO
Otra interesante función es la llamada =PROMEDIO (). Funciona exactamente
igual que la suma, y podemos acceder a ella directamente desde el botón sumatoria, o
introducirla manualmente cuando hay que promediar por separado ciertas celdas.
Cuando introducimos una función mediante el teclado, podemos escribirla por
completo o hacer lo siguiente:

1. Borra el contenido de la última fórmula va tomando dicho rango y se

fórmula va escribiendo sola.
2. Escribe lo siguiente: 4. Cierra el paréntesis escribiéndolo a
=PROMEDIO ( mano.
3. Selecciona con el mouse el 5. El resultado obtenido es la
rango de números. Fíjate como la media de los datos numéricos.

LIC. JOSÉLUIS HUAPAYA GÓMEZ

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El asistente para funciones
Existen muchos tipos de funciones; matemáticas, estadísticas, de fecha,
científicas, etc, alguna de las cuales contiene una sintaxis bastante más difícil que la
autosuma, por ejemplo. Existen funciones que realizan complejos cálculos y que tan sólo
nos piden unos datos específicos.
Si no recordamos la sintaxis de una función, podemos hacerlo con el Asistente
de funciones el cual, nos guiará paso a paso hasta obtener el resultado buscado.
1. Borra el contenido de la última fórmula y sitúa el cursor en ella.
2. Pulsa el botón Pegar función de la barra de herramientas estándar
3. Pulsa a la izquierda la opción Estadísticas.
4. Sube la lista deslizable de la ventana derecha hasta encontrar la función
PROMEDIO y pulsa un click sobre ella.
5. Observa la línea de estado de la ventana; nos explica para qué sirve esa
función. Acepta.
6. Ahora nos pide qué celdas o rango de celdas queremos utilizar para saber el
resultado del promedio de datos. Podemos pulsar click en las celdas que nos
interesen, escribirlas a mano o bien seleccionar un rango de datos de la hoja.
Selecciona el rango adecuado y acepta.

Otras funciones: MAX, MIN

1. Haz una sencilla hoja de cálculo por
ejemplo Hoja2 y escribe los datos como la
que sigue:

2. Sitúa el cursor en D4 y escribe la

fórmula: =B4*C4. En esta misma celda al
salir esa pequeña crucecita, Cópiala hacia
abajo, arrastrando.

3. Escribe al lado de la hoja las

nuevas celdas de texto con la información
que aparece de color azul, así como muestra la imagen de abajo:

4. Escribe las fórmulas de las celdas correspondientes:

Celda Fórmula Celda Fórmula
F3 =SUMA(D4:D9) F5 =MAX(B4:D9)
F4 =PROMEDIO(D4:D9) F6 =MIN(B4:D9)
F7 =CONTAR(D4:D9)
5. Selecciona el rango de los resultados del Precio total y conviértelo en formato
moneda.
Como habrás imaginado, hemos obtenido el valor máximo, mínimo y además
hemos contado el número de elementos numéricos que aparecen en el rango D4:D9.

Sugerir una función

En ocasiones, podemos conocer el cálculo que queremos realizar, pero no si existe
alguna función que Excel nos pueda aportar para obtener el resultado.
 En este caso, podemos hacer que sea el propio Excel el que nos sugiera una
función a utilizar. Cuando ocurra esto, podemos pulsar el botón Pegar función y
seguidamente pulsar el botón de ayuda que aparece en la parte inferior del cuadro de
diálogo. Aparecerá el asistente de Excel
Pulsando el botón Ayuda con esta característica podemos escribir una
descripción de lo que queremos hacer y posiblemente Excel nos ayude. Por ejemplo:
1. Pulsa dicho botón y escribe en la casilla que aparece: Desviación típica.
Excel nos muestra una lista de funciones recomendadas para obtener los resultados
que buscamos.

Funciones Iniciales

En este ejemplo, realizaremos la aplicación de Funciones de cuenta, reforzando

los ejemplos anteriores.

 Práctica 2
Escribe en una hoja nueva los datos que aparecen abajo y desarrolla:

Función

=contar (rango): cuenta el número de celdas que contienen valores numéricos

=contara (rango): cuenta el número de celdas no vacías de un rango

=contar. Blanco (rango): cuenta el número de celdas en blanco dentro de un

rango especificado

=contar. Si (rango, criterio): cuenta las celdas en el rango que coinciden con la
condición dada

Escribe las fórmulas de las celdas:

Celda Fórmula Celda Fórmula
K4 =CONTARA(A3:A12) K7 =CONTAR.SI(H3:H12,”>10.4”)
K5 =CONTARA(D3:D12) K8 =CONTAR.SI(H3:H12,”<10.5”)
K6 =CONTAR.BLANCO(D3:D12) K9 =MAX(H3:H12)
K10 =MIN(H3:H12)

Nota: cabe resaltar que en las funciones se usara, (coma) o ;(punto y coma).
Para ello el asistente de funciones nos mostrara como debemos escribirlo
 Asistente de funciones
La función =SUMAR.SI ()

Nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de
esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación.
Sintaxis: =sumar.si (rango, criterio, rango suma)
Ejemplo =sumar.si (rango de los productos, “cereales”, rango de los stocks)

Aplicación Por ejemplo, podríamos aplicar la función:

Celda Fórmula Celda Método abreviado
I8 =sumar.si(C6:C23,”cereales”,E6:E23) I8 =sumar.si(C:C,H8,E:E)
I9 =sumar.si(C6:C23,”Dulces”,E6:E23) Arrastrar la función
I10 =sumar.si(C6:C23,”Licor”,E6:E23) Arrastrar la función
I11 =sumar.si(C6:C23,”Bebidas”,E6:E23) Arrastrar la función
Explicación del Método Abreviado:

En este método abreviado, se está considerando la función Sumar. Si donde el rango de los productos es toda
la columna c (C:C), el criterio hace referencia a la celda (H8), donde se encuentra la categoría Cereales y por
último el rango de suma, se considera toda la columna e (E:E)

Luego de introducir dicha función se arrastrara hacia I11, de esta manera la función se copiara actualizando los
datos para los demás valores de Dulces, Licor y Bebidas

Funciones anidadas
Se llaman así aquellas funciones que actúan como argumento de otra función, es
decir, que se encuentran dentro de otra función. En el proceso de cálculo, Excel realiza
primero el cálculo de la función interior y después, el resultado de la función exterior
teniendo ya en cuenta el resultado que se ha obtenido con la función interior.
Por ejemplo, la función:
=RAIZ (POTENCIA (20;3))
Primero calculará el resultado de la función interior, o sea, de la potencia, cuyo
resultado es 8.000 y luego se calculará el resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya
este resultado.
 Por ejemplo, la función:
=REDONDEAR (PROMEDIO (C4:F4) ,0)
Primero calculará el resultado de la función interior, o sea, hallara el promedio, y
luego se redondeara el resultado hacia el exterior, teniendo en cuenta de este resultado
el redondeo a 0 decimales.

Ejemplo: la función Redondear y

promedio, se colocara en la
celda G4, y luego arrastraremos
para obtener los demás
promedios.

Colocar o Anteponer el 0 a las notas desaprobatorias:

Procedimiento:
1. Seleccionar el rango de C4:G9 4. Clic en la categoría personalizada
2. Clic derecho en cualquier área 5. Sombrear donde dice Tipo:
sombreada general y escribir dos ceros
3. Seleccionar la opción formato de 6. Luego presionar el botón aceptar
celdas
La función =SI ()
Una de las funciones más potentes que se utilizan en Excel es la función =SI().
Esta función tiene la siguiente estructura:
=SI (condición; verdadero; falso)
=SI (condición, verdadero, falso)
Donde condición es una condición que se tiene que cumplir. Si ésta se cumple,
se ejecutará verdadero, o en caso contrario, se ejecutará falso.
Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes operadores de
comparación:
SI (Pregunta lógica; Acción en caso verdadero; Acción en caso falso)

= para preguntar si dos valores son iguales,

> para saber si un valor es mayor que otro,
< para preguntar por menor,
>= con este podremos conocer si es mayor o igual,
<= preguntamos por menor o igual,
o si deseamos mirar sin son diferente utilizaremos <>

Por ejemplo:

=SI (A3>B12;”Correcto”;”Incorrecto”)

Si la celda A3 es mayor que la celda B12, aparecerá la palabra Correcto, en caso

contrario, aparecerá la palabra Incorrecto.

=SI (A1=”Bajo mínimos”;”Quiebra”;”Normal”)

Si la celda A1 contiene la palabra Bajo mínimos, en la celda actual aparecerá la palabra

Quiebra, en caso contrario, aparecerá la palabra Normal.

Ejemplo explicativo: Realizar el ingreso de datos del modelo en una hoja de cálculo:
 Celda Fórmula
G4 =REDONDEAR(PROMEDIO(D4:F4),0)
H4 =SI(G4>10,”Aprobado”,”Desaprobado”)
Arrastrar dichas funciones hacia abajo para obtener el resto de los resultados, es decir la
función si nos servirá para evaluar las celdas y aplicar diversas acciones de acuerdo a la
necesidad del usuario, si el promedio es mayor a 10 nos indicara en la columna
evaluación aprobado en caso contrario desaprobado.

Utilizar Si (Y)
=SI (Y (A1>17;C1>50);”Becado”; “Pago Normal”)
Aquí ha de cumplirse las dos condiciones. Nótese la utilización del operador Y, es decir,
es incluyente por lo que se tiene que cumplir las dos condiciones.
Utilizar Si (O)
=Si (O (A1=B1; C1=D1);”Bien”; “Mal”)
Aquí ha de cumplirse una de las dos condiciones. Nótese la utilización del operador O, es
decir, que se tiene que cumplir una de las dos condiciones.

Aplicando Función Si (Y

Celda Fórmula

G6 =REDONDEAR(PROMEDIO(D6:F6),0)
I6 =SI(Y(G6>17,H6=”al dia”),”Becado”, “Normal”)
Arrastrar dichas funciones hacia abajo para obtener el resto de los resultados, es decir la
función si (y) nos servirá para evaluar las celdas donde se encuentran los promedios y
donde se encuentra el control de pagos, aplicando el estado del usuario

Aplicando Función Si (O
 Celda Fórmula
G6 =REDONDEAR(PROMEDIO(D7:F7),0)
I6 =SI(O(G7>17,H7>55), “Otorgar Descuento”, “Pago Normal”)
Arrastrar dichas funciones hacia abajo para obtener el resto de los resultados, es decir la
función si (y) nos servirá para evaluar las celdas donde se encuentran los promedios y
donde se encuentra el control de pagos, aplicando el estado del usuario

La FUNCION SI () ANIDADA CON LA FUNCION Y () y O ()

La función SI es una de las que más se usa para el anidamiento ya que su
estructura es muy adecuada para esto:

1. En el parámetro 1 hay que poner una fórmula lógica, un anidamiento con funciones lógicas o la
propia función si actuando como función lógica.

2. En los parámetros 2 y 3 se pueden anidar una multitud de funciones, como funciones lógicas,
la función si () actuando como función condicional o lógica etc.
Ahora vamos a ver un ejemplo relativamente simple de la situación del punto 1.
Una empresa quiere promover a una nueva sección a los empleados que cumplan con las
siguientes condiciones:

1. Pertenecer al turno mañana.

2. Ser de la categoría 1 o que su sueldo sea menor o igual a 7000 soles.

Para esto cuenta con la siguiente tabla que

debe ser completada;

Donde los turnos son:

M, T, N,
Correspondientes a mañana, tarde y noche
y las secciones van de 1 a 4

Que se resuelve utilizando la fórmula

=SI (Y(O(E2=4;D2<=7000);Y(C2="M"));"PROMUEVE";"NO PROMUEVE")
Como se ve, en el 1º parámetro tenemos
una función Y que tiene anidadas en sus
parámetros, una función O y otra función
Y, lo que aumenta el número de
posibilidades que se están evaluando o
condiciones que se tienen que cumplir
como:

Ser del turno mañana (se tiene que cumplir

siempre).

Ser de la categoría 1 o que su sueldo sea

<=7000 soles o ambas cosas.

Este es un ejemplo relativamente simple, anidando en el parámetro 1 y sin anidar nada

en los otros dos, pero la complejidad puede aumentar grandemente.
La FUNCION SI () ANIDADA

La función SI es una de las funciones que más se usa para el anidamiento ya que
su estructura es muy adecuada para esto, por lo cual nos permite hacer más de una
selección de opciones:

1. En el parámetro 1 hay que poner una fórmula lógica, un anidamiento con funciones
lógicas o la propia función si actuando como función lógica.

=Si (B4=”B”,”Bueno”, Si (B4=”R”,”Regular”, ”Malo”))

2. Arrastrar el código, Obtener el promedio redondeado y luego hallar el comentario de

acuerdo al cuadro de la derecha, utilizando si anidado

=Si (G6<6,”Muy Malo”, Si (G6<11,”Insuficiente”, Si (G6<15,”Regular”, Si (G6<18,”Notable”,”Excelente”))))