EL CONTROL INTERNO Y

LAS OPERACIONES EN
EFECTIVO

MSc. Gabriela Vilela Govea 29/01/2015

Es una expresión usada con el fin de
describir las acciones adoptadas por los
directores de entidades, gerentes o
administradores, para evaluar y
monitorear las operaciones en sus
entidades.

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El sistema de control interno
comprende el plan de la
organización y todos los métodos
coordinados y medidas adoptadas
dentro de una empresa con el fin de
salvaguardar sus activos y verificar la
confiabilidad de los datos contables.

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Medidas tomadas para el cumplimiento de:

Dar una protección a los recursos de la

empresa contra robos, despilfarro,
negligencia.

Asegurar que los resultados contables y

operacionales sean exactos y verdaderos.

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 Cumplimiento de las leyes internas
y externas de la compañía.

Evaluación permanente del

rendimiento en las áreas
administrativas.

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CONTROL CONTABLE:

Conjunto de métodos y procedimientos que

se orientan en la autorización de las
operaciones, la protección de los activos y
la exactitud y legalidad de los registros
contables, basados en transacciones reales
relacionadas con la finalidad misma de la
empresa.

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CONTROL CONTABLE:

Un buen control contable evita el fraude y

refuerza la eficiencia laboral, consigue
minimizar el error y disminuir el
desperdicio.

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CONTROL ADMINISTRATIVO:

Comprende todo el plan de organización de

la empresa, determinando en la misma, las
funciones del personal y sus
responsabilidades; además, contempla los
métodos y procedimientos que se orienten a
planificar y controlar las operaciones
empresariales.

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Cuanto mayor y compleja sea una empresa, mayor
será la importancia de un adecuado sistema de control
interno. Pero cuando tenemos empresas que tienen
mas de un dueño, muchos empleados, y muchas
tareas delegadas, es necesario contar con un
adecuado sistema de control interno.

Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según

se requiera en función de la complejidad de la
organización.

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 Promover la efectividad, eficiencia y economía en
las operaciones y la calidad en los servicios;

 Proteger y conservar los recursos contra

cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal;

 Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas

gubernamentales

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Elaborar información financiera válida y confiable,
presentada con oportunidad; y,

Promover la efectividad, eficiencia y economía en

las operaciones y la calidad en los servicios.

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El control interno no significa dotar al personal de
armas para eliminar al primer sospechoso de fraude
en la empresa.

Las decisiones de control interno cubren campos

amplios, desde el simple hecho de autorizar el cambio
de horario de un trabajador hasta el cambio de tipo
de negocio de la compañía, de adquirir una
maquinaria en compra directa o en arrendamiento
mercantil.

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El hecho de fundamentar el control interno en
resultados contables significa un doble
compromiso relacionado con la responsabilidad
que implica para contabilidad entregar datos
apegados a la verdad de las transacciones y la
capacidad de permitir la confiabilidad absoluta en
dichos resultados.

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Hay muchas fases para reforzar el control
interno como las siguientes:

Pronósticos financieros

Auditoría interna

Garantías de fidelidad

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Es la programación del presupuesto de la compañía
para un año determinado donde a cada división se
le establecen las metas a cumplir.

Ejemplos:
Para la división de ventas  el volumen de ventas
esperado.
Para la división de personas o recursos humanos
 el pago a los empleados.
Para las demás divisiones  el gasto a realizar
tanto en operaciones como inversión.

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Está conformada por profesionales que se encargan
del análisis de todas las transacciones que realiza
diariamente la compañía. Éstos se preocupan del
control previo y posterior de los gastos.

El personal de auditoría estudia diariamente el

cumplimiento de todo lo relacionado con el control
interno, administrativo y contable de la compañía,
pasando por la revisión matemática de las
operaciones, el registro contable y finalmente, se
lleva la información a la gerencia sobre algún error
encontrado.

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Para el manejo de bienes o valores de la
compañía se requiere la presentación por
parte del empleado de una caución otorgada
por las compañías de seguro por medio de
una póliza de fidelidad que respalda a la
empresa sobre posibles fraudes que cometan
los empleados.

* Caución: seguridad personal de que se

cumplirá lo pactado.

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Ningún control interno es infranqueable.

Por más seguridades que se contemplen,

siempre habrán personas deshonestas
que rompan todas las seguridades del
control interno.

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Un fuerte control interno no
contempla únicamente la manera de
evitar fraudes sino un medio
aceptable de incrementar la
eficiencia operacional.

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Para diseñar un sistema de control interno deben
contemplarse dos partes:

1. La fluidez de los trámites, sin entorpecerlos, evitando

que una sola persona tome las decisiones absolutas y
que en ausencia de un directivo, otra persona lo
reemplace.

2. El costo: Si el costo de un trámite complicado es alto,

debe contemplarse un sistema de control interno más
rápido y sin dificultades en el trámite.

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Para obtener un buen control interno, debemos
observar los siguientes componentes:

 Ambiente de control
 Valoración del riesgo
 Actividades de control
 Información y
comunicación
 Monitoreo

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Consiste en aquellos principios que deben
normar en la organización como el buen
trato para con los clientes, la atención
oportuna y con esmerada educación en la
solución de las operaciones regulares de
la empresa, presentación oportuna de los
requerimientos internos, entre otros.

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El riesgo forma parte de la organización, los riesgos son muchos. Por ejemplo:

Robos
Terremotos
Incendios Toda empresa debe contemplar en sus
Desfalcos normas de control interno todos estos
Cambios económicos
riesgos, con la finalidad de que cuando
se presenten no produzcan cambios
Subida salarios
violentos en la estructura administrativa
Falta mano de obra y financiera de la misma.

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Comprenden las políticas y los procedimientos
establecidos para asegurar el control del personal,
desde la parte superior hasta la parte inferior, con
el objeto de que todos se sientan controlados y
desempeñen sus funciones adecuadamente.

Ejemplo:
Todo el personal, sin excepción, debe marcar su
tarjeta de entrada y salida.

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Los medios de comunicación establecidos en las
empresas, deben mantener un flujo de información
adecuada, capaz de que no se interrumpa de
manera alguna dicha información.

Se inicia este flujo en las decisiones tomadas por

los ejecutivos para que sean cumplidas por los
subalternos, si hay interrupción en ese flujo, las
disposiciones no se cumplen y se producen los
problemas.

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La auditoría interna se encarga del
monitoreo del control interno y describe
los procedimientos empleados para
determinar que la estructura de control
interno está trabajando adecuadamente.

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 Elefectivo es el activo de mayor liquidez, sin
embargo las empresas por lo general
mantienen este activo en cuentas bancarias,
ya que los bancos mantienen mayor sistemas
de control y salvaguarda. Asi mismo los bancos
ofrecen a sus depositantes intereses por
mantener sus dineros en dichos
establecimientos.

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 Los
documentos usados para controlar una
cuenta bancaria son:
 Tarjetas de firmas
 Fichas de depósitos (papeletas)
 Cheque
 Estado de Cuenta bancario

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 El
cuenta habiente gira un cheque, que es un
documento que indica que el banco debera
pagar el importe del cheque (en el caso de
haber fondo y de que cumpla con ciertas
especificaciones)

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 Beneficiario
Fecha

Cantidad (letra)

Cantidad ($)

Firma
Numero Numero de cuenta
Talonario Cheque

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 Losbancos envían estados de cuentas
mensuales a sus cuenta habientes. Este
documento muestra la información financiera
del cuenta habiente. Aquí se reflejan los
depósitos, retiros, cargos o abonos de efectivo
en la cuenta del cliente. Los modelos
dependerán del país, y de las políticas de cada
banco.

29/01/2015
29/01/2015
 La conciliación bancaria es el documento
con el que se explica las razones de las
diferencias entre los registros de efectivos
del depositante y su saldo de efectivo en la
cuenta bancaria
 Algunas razones comunes para que existan
estas diferencias:
 La transacción se registro en la compañía, pero
no aun en el banco
 La transacción se registro en el banco, pero no
en la compañía

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 Depósitos en tránsito.- Cuando la empresa
deposita cheques de otros bancos, la empresa
los registra desde el momentos que lo envía al
banco, pero debido a que es otra entidad
financiera, el proceso de cruce de valores
toma al menos 24 horas

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 Cheques en tránsito.- La empresa gira un
cheque y lo anota como salida de efectivo, sin
embargo, para el banco anotarlo como salida,
debe ser cobrado, el tiempo puede depender
de la disponibilidad o uso que le de el
beneficiario del cheque.

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 Cobros efectuados por el banco.- Algunas
empresas cobran directamente desde el banco
ciertas deudas, como tarjetas de créditos,
celulares, impuestos, etc.
 Transferencias electrónicas de fondo.- Así
mismo como cobran también puede recibirse
transferencia de fondos de otras cuentas

29/01/2015
 Cargos por servicios.- Por lo general por
mantenimiento de cuentas, el banco cobra
al cuenta habiente ciertos valores.
 Ingresos por intereses.- El banco también
abona a la cuenta del cuenta habiente los
valores de intereses generados por los
saldos en cuenta.
 Cheques devueltos por fondos
insuficientes.- Los cheques devueltos en
estos casos, son entradas de efectivos que
carecen de valor

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 Cheques cobrados, depositados y devueltos,
por otras razones.- Ademas de por
insuficiencia de fondos, el banco puede no
pagar un cheque por:
 Insuficiencia de firmas
 Alteracion fisica del cheque
 Reporte de robo o extravio del cheque

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 Errores
del depositante o banco.- También
puede darse el caso de que el banco cargue o
abone ciertos valores de forma errónea. Así
como la empresa, a las cuentas bancarias.

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1. Se parte de dos montos, el saldo de efectivo
en el estado de cuenta, y el saldo de efectivo
en las cuentas de la empresa
2. Se suman, el saldo según el banco (o se restan
de el) las partidas que aparecen en los libros y
no están en el estado de cuenta:
- Se suman los depósitos en tránsito.
- Se restan los cheques en tránsito.

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3. Se suman el saldo según los libros (o se
restan de el) las partidas que aparecen en
el estado de cuenta y no en los libros:
- Se suman al saldo en libros los cobros
efectuados por el banco, las transferencias
electrónicas, los ingresos por intereses
ganados.
- Se restan del saldo en libros salidas de
efectivos por transferencias, cargos por
servicios, costos de cheques, cheque
devueltos por insuficiencia de fondos, u
otras razones.
29/01/2015
4. Se calcula el saldo, según banco ajustado y
libro ajustado de efectivo. Deben ser iguales
5. Se prepara el asiento de diario de cada
partida del paso 3
6. Se corrigen los errores del libro y se notifica
al banco los errores cometidos.

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