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Desarrollo Organizacional
Es un esfuerzo planificado de toda organización, dirigido desde la alta gerencia y destinado a incrementar la eficiencia y
bienestar de la organización
Esfuerzo consciente, deliberado y cooperativo para mejorar la organización y funcionamiento del sistema empresarial
mediante la aplicación del conocimiento científico y tecnológico
El recurso más importante es el RRHH.
El tiempo es el recurso más precioso, más limitado
Técnicas de decisión
La toma de decisiones constituye la actividad central de los directivos y gerentes de todos los niveles de una
organización. La decisión consiste en el proceso de elección de uno o más cursos de acción, de entre las opciones
encontradas, para la solución de un problema
El proceso de la toma de decisión consta de las siguientes etapas:
Determinación del problema: que genera el problema
Clasificación y descripción del problema
Análisis de las relaciones causa –efecto.
Definición de la alternativa u opciones de solución.
Evaluación de las diferentes opciones y seleccionar la mejor opción para la solución del problema (toma de
decisión).
Programación y ejecución de las acciones para la solución del problema (objetivo).
Toda decisión comprende tres actividades principales, que están íntimamente relacionadas entre sí
La actividad intelectual: que consiste en la búsqueda de condiciones que determinen las decisiones a tomar;
La actividad creadora: que consiste en desarrollar y analizar los diferentes cursos de acción.
La actividad de elección: que tiene por finalidad escoger un curso de acción entre los identificados y analizados
por la actividad creadora.
Las decisiones programadas: son aquellas que se aplican a los problemas rutinarios
Las decisiones no programadas: son aquellas que se aplican en casos de problemas no rutinarios o excepcionales
Cultura Organizacional
Como toda organización está conformada por un conjunto de individuos y grupos de personas, de ahí la importancia de
comprender las actitudes y comportamientos de las personas.
Cualquiera fuere la organización, es útil concebirla como constituida por tres elementos interrelacionados:
Un sistema socioestructural
Un sistema cultural
Los empleados como individuos
La cultura organizacional puede definirse como el conjunto de creencias, valores, hábitos, paradigmas y pautas de
comportamiento de3 los individuos y grupos que conforman una organización así como las normas y procedimientos,
orales y escritos, que deben ser administrados para el logro de los objetivos empresariales.
III. Planificación
La planificación o planeamiento es un proceso consistente y sistemático que define y desarrolla los cursos de acción
futura, los recursos necesarios y las contingencias o situaciones imprevistas que pueden presentarse.
Niveles y características de la planificación
El proceso organizativo consiste en ordenar y agrupar las tareas individuales en unidades de trabajo, determinar las
relaciones e interacciones entre las mismas y crear condiciones para el trabajo en equipo, de manera a conseguir
objetivos comunes.
El objetivo del proceso organizativo es proporcionar a las personas las condiciones adecuadas para que puedan
desarrollar sus tareas de la mejor forma que saben hacer para lograr los resultados deseados
La organización es esencial para la adecuada utilización de los recursos disponibles y para el gerenciamiento eficiente y
eficaz con miras al logro de los objetivos empresariales
Diagnostico empresarial
Análisis y evaluación de la situación actual y futura deseada
Diseño y desarrollo de la estructura organizacional, funciones, sistemas y procesos operacionales
Capacitación de los recursos humanos
Prueba en paralelo de la estructura organizacional, funcional, sistemas y procesos operacionales
Implementación de las estructura organizacional, funciones, sistemas y procesos operacionales
Gerenciamiento
Control y evaluación de resultados
Seguimiento y mejora continua
Organización Virtual
La Empresa virtual es toda organización en que su estructura de negocios es operacionalizada a través del proceso
electrónico, donde las informaciones fluyen por cualquier lugar y en cualquier instante
Calidad de la organización
Visión, misión y filosofía empresarial claramente definidas.
Objetivos claros y precisos.
Políticas y estrategias de gestión y control claramente definidas.
Estructura organizacional acorde a las necesidades – flexible
Canales y sistemas de comunicación claramente definidos
Infraestructura tecnológica bien dimensionada
Métodos, sistemas y procesos operacionales actualizados – flexibles.
Niveles de responsabilidad claramente definidos.
Adecuado soporte para la toma de decisiones, en tiempo y forma.
Sistema de información gerencial eficaz.
Recursos humanos calificados y motivados
Clima laboral apropiado.
Trabajo en equipo
Estilo gerencial participativo
Capacitación y desarrollo continuo de recursos humanos.
Mecanismo de coordinación y control claros y precisos.
Atención preferencial a todo lo relacionado con clientes y proveedores.
Atención y adaptación a los cambios ambientales.
Organización Informal es el resultado del interrelacionamiento espontaneo de los miembros de una organización. Es
aquella en la que no existe una organizacional formalmente definida.
Centralización y descentralización
Grado de delegación de la autoridad y responsabilidad de los distintos niveles de organización y consecuentemente de la
toma de decisiones.
Centralización: todas o la mayoría de las decisiones son tomadas en el nivel superior de una organización, ya sea una
persona o un grupo de personas.
Ventajas
Las decisiones son tomadas por personas que tienen la visión global de la organización
Facilita la coordinación de actividades
Permite el control centralizado sobre las actividades
Evita la duplicación de funciones
Representa menor costo operativo para la empresa
Desventajas
Lentitud para reaccionar ante los cambios del entorno de la organización porque las comunicaciones son lentas
Invalida las actividades creativas e innovadoras del personal
No permite la capacitación ni el desarrollo de los recursos humanos
Dificulta el progreso de la empresa u organización
Descentralización: gran parte de las decisiones relacionadas con el funcionamiento de la organización se toman en los
niveles inferiores o de ejecución
Ventajas
Permite a los directivos y gerentes de los niveles superiores dedicar más tiempo a sus tareas como la
planificación, coordinación, evaluación de resultados.
Facilita la toma de decisiones
Estimula la capacidad creativa e innovadora del personal
Permite mayor flexibilidad ya rapidez para la adaptación a los cambios del entorno empresarial.
Estimula el trabajo en equipo
Aumenta la eficacia de la organización
Desventajas
El órgano de organización y procesos debe estar a disposición de todos los sectores que componen la estructura
organizacional, por esta razón no es recomendable la dependencia de ningún sector específico de la misma
Clientes internos es el empleado, jefe, gerente, directorio o sectores de la empresa que recibe el producto o servicio
que produce o presta otros empleados o sectores de la misma
Clientes externos son los consumidores de los productos que produce o los usuarios de los servicios que brinda la
empresa.
Preguntas abiertas son aquellas que ayudan a conocer las ideas y la capacidad de las personas
Preguntas cerradas son aquellas que exigen una respuesta directa e inmediata.
Asegurar de que el personal comprenda cuales son los objetivos del estudio
Destacar la importancia que tiene las informaciones proporcionadas por el personal para el éxito del estudio
No criticar ni corregir al entrevistado
Fluxograma o flujograma: En este tipo de diagrama los pasos u operaciones de un proceso o procedimiento son
representados gráficamente por medio de signos convencionales o simples dibujos
Fluxograma o flujograma vertical : muestra la sucesión cronológica de los pasos de un proceso o procedimiento,
en forma específica y detallada
Fluxograma o flujograma horizontal: Se utiliza preferentemente para mostrar los pasos u operaciones de
procesos o procedimientos del método propuesto, según el sistema tradicional
El diagrama de flujos, al igual que el fluxograma, tiene por objeto mostrar las secuencias de un determinado proceso o
procedimiento. Este tipo de grafico puede ser utilizado con cualquier sistema operativo, es decir, manual y/o
electrónico.
No obstante, con el uso intensivo de la tecnología de la información y los sistemas integrados en red, este es uno de los
tipos de diagramas que puede ser utilizado para ilustrar el flujo de trabajos
Clasificar y ordenar los datos, las informaciones y los documentos de cada proceso
Efectuar el análisis de los procesos o procedimientos
Se efectúa mediante el Cuadro de Distribución del Trabajo, del cual se pueden obtener las siguientes informaciones
básicas:
De estructura y funciones: se debe conocer con exactitud la visión, misión, filosofía, objetivos, políticas,
estrategias, tácticas, operaciones y las normas o reglamentos.
De sistemas y procesos: si se realizan cambios parciales de los métodos, sistemas y/o procesos operacionales en
algunos sectores de la organización, deben ser compatibles con los demás sistemas y procesos utilizados en los
demás sectores.
Estudio de la propuesta con los usuarios
Preparación de la propuesta final
La “prueba en paralelo” es fundamental para comprobar el correcto funcionamiento de las políticas, estrategias,
estructura organizacional, sistemas y procesos operacionales diseñados y desarrollados, de manera a evitar
inconvenientes durante la implementación definitiva. A tales efectos el analista de Organización y Procesos debe seguir
los siguientes pasos:
En base a los objetivos previstos el analista de O. y P. debe prever todas las posibles dificultades y estar preparado para
cualquier deficiencia durante el procedimiento en prueba. La función principal del analista es aconsejar o recomendar
sobre la aplicación de las diferentes propuestas en modo de mejorar u optimizar la organización y el funcionamiento de
la empresa y lograr los objetivos.
Durante la realización de la prueba, el analista de Organización y Procesos debe proceder del siguiente modo:
Supervisar la aplicación de las nuevas políticas, estrategias, funciones y cada paso del nuevo proceso.
Obtener el feedback constante del personal en ejecución, para evitar posibles convenientes.
Seguir correctamente los pasos planificados a los efectos de facilitar la coordinación y supervisión.
Revisar constantemente y en detalle las operaciones o procesos.
Estar atento para cualquier dificultad que pudiera presentarse e indicar inmediatamente las modificaciones o
correcciones que sean necesarias.
Acompañar y estar dispuesto a aceptar las sugerencias de todos los sectores, para realizar cambios de último
momento.
Explicar a los mismos los pasos de cada proceso o procedimiento y proporcionarles las informaciones sobre cada
etapa de la prueba.
En cada caso estudiar las sugerencias de todos los sectores e incluirlas en la versión final de las propuestas, si es
factible.
Implementación de la Propuesta
El contenido de un informe puede variar de acuerdo con la naturaleza y características del estudio realizado.
Diferenciación: es la manera cómo se agrupan las actividades homogéneas y se los colocan en un sector, con una
denominación referencial.
Integración: es el proceso de coordinar e integrar los esfuerzos de las personas y sectores de la organización para la
consecución de objetivos comunes.
Una estructura organizacional bien diseñada permite determinar con exactitud la calidad y cantidad de recursos
humanos necesarios para el funcionamiento de la organización, la infraestructura física e instalaciones requeridas, los
recursos necesarios para lograr los objetivos previstos.
Sector de producción
Sector de comercialización
Sector de finanzas
Sector de administración
Sector de recursos humanos
Otros
Clara definición de los objetivos de la empresa así como las líneas de autoridad y responsabilidad entre el superior y sus
subordinados, no existe duda de quién debe dar las órdenes y quiénes cumplirlas.
Ventajas
Desventajas
Estructura Funcional
La principal característica de este tipo de estructura es que solo un jefe es el responsable de la totalidad de una función
especializada. A diferencia de la estructura lineal este se efectúa directamente sin necesidad de intermediarios.
Ventajas
Desventajas
Es una combinación de la estructura lineal y la estructura funcional, con inclusión de órganos o sectores de asesoría. Es
el comúnmente aplicado en las organizaciones modernas.
Ventajas
Cada sector está subordinado a un solo cargo superior, no obstante cada sector puede recibir consejos o
recomendaciones de los asesores ubicados en los diferentes niveles de la estructura organizacional.
Facilita la selección y capacitación del personal.
Exista una clara definición de las actividades de planificación, ejecución y control de las actividades.
Posibilita una mejor coordinación y mayor cooperación entre todos los sectores de la organización.
Desventajas
La estructura matricial resulta de la combinación de la estructura tradicional con la estructura de proyectos específicos.
Este tipo de diseño se utiliza para organizar empresas que realizan varios proyectos o negocios al mismo tiempo, pero
con duración limitada.
Características
Relaciones de organización
Las relaciones de organización pueden definirse como el conjunto de conexiones o enlaces entre los diferentes sectores
que componen la estructura organizacional. Ejemplo:
Relaciones formales: Planificadas y definidas mediante la estructura organizacional formal de una empresa,
representada gráficamente mediante un organograma. Estas relaciones están establecidas en los manuales
reglamentos respectivos.
Relaciones informales: Son aquellas que se dan entre los distintos sectores y miembros de una organización, sin
ninguna formalización.
Relaciones de línea: Son aquellas que vienen definidas por las líneas formales de la organización, o sea, la línea
de mando. Mediante estas relaciones se puede identificar fácilmente quién es el jefe, subordinados y
colaboradores.
Relaciones funcionales: Son aquellas relaciones que se mantienen entre los asesores y los sectores de línea de
una empresa.
Departamentalización
Según L. Urwick y L. Gulik: La departamentalización consiste en agrupar actividades o procesos similares homogéneos y
relaciones entre sí, con el fin de lograr una gestión eficiente. Consta de dos etapas:
Según G. Ivancevich Donnely: La departamentalización es el proceso por el cual se divide estructuralmente una
organización, combinando los puestos de trabajo en departamentos según cierta característica común.
Departamentalización por función o funcional: consiste en el agrupamiento de las tareas individuales y grupales
de acuerdo con las funciones de una empresa o institución (producción, comercialización, finanzas y
administración), el más utilizado en las empresas modernas.
Departamentalización por productos o servicios: este criterio se utiliza para agrupar en sectores o
departamentos las actividades y/o procesos relacionados con productos o servicios. Muy utilizado en las
empresas industriales, comerciales y financieras.
Departamentalización por procesos o equipos: se utiliza para agrupar el proceso de producción de bienes y
servicios o las actividades de aquellos profesionales de una determinada especialización.
Departamentalización por clientes o clientela: se basa en las características y necesidades de los clientes o
consumidores (sexo, edad, nivel socioeconómico, etc.).
Departamentalización por región o zona geográfica: en este caso se utiliza la agrupación de todas la actividades
que se realiza en determinada zona o región y se los coloca bajo la dirección de una autoridad jerárquica local.
XIV. Organogramas u Organigramas