Cotización de la conferencia “Problemas ambientales causados por el turismo”

Objetivo: Determinar el precio total por la conferencia, así como el precio por participante.

La conferencia tendrá capacidad para 50 personas, que se llevará a cabo en un salón de eventos
del hotel “Las Olas” ubicado en Bahías de Huatulco, Oaxaca, tendrá una duración de un día.

A continuación se muestra la estrategia de montaje, los recursos humanos, materiales requeridos

y el precio final por participante, se pretende alcanzar una utilidad del 60%.

1.- Estrategia de montaje

El montaje tipo escuela es perfecto para llevar a cabo la conferencia “Problemas ambientales
causados por el turismo”, porque puede adecuarse a espacios de diferentes tamaños, este
montaje se caracteriza por la colocación de mesas rectangulares. Una ventaja de este montaje es
que los participantes pueden colocar libremente su material de apoyo o aparatos tecnológicos
sobre la mesa.

Imagen 1. Diseño de un montaje de oficina

2.- Total de recursos requeridos

A continuación se hace un desglose de los recursos que serán utilizados para realizar una
conferencia.

Recursos humanos requeridos

N° de personas Sueldo por día
Coordinador general 1 $2,000.00 $2,000.00
Comité organizador 5 $1,000.00 $5,000.00
Conferencista 1 $6,000.00 $6,000.00
Staff 4 $800.00 $3,200.00
Total $16,200.00

En la tabla anterior se muestra el total de personas que participarán en la realización de la

conferencia, así como su sueldo por día, es importante que antes de una conferencia se asigne a
un comité organizador que tenga las habilidades para planificar una exitosa conferencia, se
necesita también a un coordinador general que será la persona que tome las decisiones más
importantes de la misma. El staff que tendrá funciones como hacer el registro de participantes,
manipular el equipo audiovisual y de audio. El conferencista tiene la función más importante pues
de él depende el desarrollo del tema a tratar durante la conferencia.

Recursos materiales
Cantidad Precio por pieza Total

Salón de eventos(que incluye mobiliario,

equipo audiovisual y de audio) 1 *$10,000.00 $10,000.00
Botellas de agua 51 $6.00 $306.00
2 paquetes 100 hojas
Hojas en blanco c/u **$65.00 $130.00
Folders tamaño carta 50 $5.00 $250.00
Bolígrafos tinta azul y negra 100 $5.00 $500.00
Total $10,686.00
*Precio por renta
*Precio por paquete

La tabla anterior muestra el desglose de recursos materiales a utilizar, en el que se indica en

primer lugar la renta del salón de eventos, es importante mencionar que la renta será por un día
en el que se pagará $10,000.00, este el salón tiene capacidad para 50 personas e incluye equipo
audiovisual y de audio. A los participantes se les repartirá una botella de agua, una carpeta, 5
hojas blancas, y un bolígrafo negro y azul.
3.- Costo del servicio

De acuerdo a las tablas anteriores se puede observar los gastos de los recursos humanos y
materiales que son:

Recursos humanos: $16,200.00

Recursos materiales: $10, 686.00

Sumando las cantidades anteriores, el costo total de la conferencia es de:

$26886.00

4.-Costo por persona de la conferencia

Para determinar el precio por persona se tomó en cuenta el costo total de la conferencia, y se
dividió entre el total de participantes, de esta manera se puede conocer el punto de equilibrio.
Esta operación queda de la siguiente manera:

$26886.00/50 pax= $537.72 por pax

La cantidad anterior sería el costo de la conferencia por persona, pero el margen de utilidad es del
60%, entonces queda de la siguiente forma:

$537.72+(537.72*.60)= $537.72+322.63= $860.35

Precio final por persona: $860.35

El precio final por participante es de $860.35 y como se mencionó anteriormente se consideró una
utilidad del 60%, de esta manera los ingresos totales serán de $43,017.50 y la utilidad neta será
de $16,131.00