Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
Referencia: 7.1
Fecha emisión: 20/01/06
No. de Revisión: 01
Hoja: 1 de 26
ABRIL/2006
Código: GUDI07-03
Referencia: 7.1
GUÍA TÉCNICA PARA LA Fecha emisión: 20/01/06
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE No. de Revisión: 01
ORGANIZACIÓN 2 de 26
Hoja: -2-
- 2 -de 26
Índice
Introducción .......................................................................................................... 3
I. Fundamentación Jurídica para Elaborar los Manuales de
Organización ................................................................................................. 4
II. Objetivo ........................................................................................................ 5
III. El Manual de Organización ............................................................................ 5
3.1 Definición ..................................................................................................... 5
3.2 Componentes del Manual de Organización ........................................................ 6
3.2.1 Cubierta o Portada .................................................................................. 6
3.2.2 Contenido .............................................................................................. 7
3.2.3 CAPITULO I: Antecedentes ........................................................................ 7
3.2.4 Misión, visión y objetivo general ............................................................... 7
3.2.5 Bases Jurídicas......................................................................................... 10
3.2.6 Atribuciones ............................................................................................ 10
3.2.7 Estructura orgánica y organigrama General.................................................. 11
3.2.8 CAPITULO II: Objetivo y funciones por puesto ............................................ 14
3.2.9 CAPITULO III: Mecanismos de coordinación ............................................... 20
3.2.10 CAPITULO IV: Fuentes de información ....................................................... 20
IV. Proceso del Manual de Organización ................................................................ 21
4.1 Responsables de la elaboración ....................................................................... 21
4.2 Metodología básica para su elaboración ............................................................ 21
4.3 Revisión y validación ...................................................................................... 22
4.4 Revisión y actualización .................................................................................. 23
V. Bibliografía ........................................................................................................ 24
VI. Anexos ………………………………………………………………………………………………….. 25
Introducción
La Administración Publica es el instrumento básico para convertir los objetivos, planes y programas
gubernamentales en acciones y resultados concretos, que consoliden la capacidad de respuesta
para satisfacer las expectativas de la sociedad. En consecuencia, hoy mas que nunca se requiere
una Administración Publica plenamente orientada al servicio y próxima a los intereses de la
Código: GUDI07-03
Referencia: 7.1
GUÍA TÉCNICA PARA LA Fecha emisión: 20/01/06
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE No. de Revisión: 01
ORGANIZACIÓN 3 de 26
Hoja: -3-
- 3 -de 26
ciudadanía, que posee la flexibilidad y la oportunidad necesaria para responder a los cambios
estructurales que vive y demanda nuestro estado y nuestro país.
La CISCMRDE ha preparado, la Guía Técnica para la elaboración del Manual de Organización, con
el propósito de que las dependencias cuenten con los elementos teórico-técnicos necesarios,
debidamente actualizados, para elaborar estos importantes instrumentos administrativos de
manera homogénea.
La Guía presenta los lineamientos básicos para la elaboración del Manual de Organización en 6
apartados, en los cuales expresan:
Con ello se pretende proporcionar a los servidores públicos de las dependencias, un instrumento
que les permita eficientar sus actividades, para dar cumplimiento óptimo y puntual a los propósitos
institucionales.
“El titular de cada dependencia expedirá y mantendrá actualizados los manuales de organización,
procedimientos y de servicios al publico, los que deberán contener información sobre la estructura
orgánica de la dependencia, las funciones de sus unidades administrativas y los sistemas de
comunicación y coordinación”.
No obstante que la Ley Orgánica de la Administración Publica del Estado de Hidalgo somete la
tarea de delinear las bases jurídicas necesarias de organización y funcionamiento a las propias
dependencias, procura asegurar que su realización se ajuste al interés administrativo general,
para ello asignar por un lado, en los términos del numeral 31 de la propia Ley, la Oficina de
Modernización e Innovación Gubernamental es la instancia responsable de normar, organizar y
coordinar el mejoramiento de sistemas y estructuras de la Administración Pública, a quien, con
arreglo al artículo 25 bis, se le suma la Secretaría de Administración, en su carácter de
globalizadora de conducción de los recursos utilizados por la Administración Pública Estatal.
Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto Publico, competen dar los pasos necesarios para
asesorar a las dependencias del ejecutivo estatal para el cumplimiento de lo dispuesto.
II. Objetivo.
- Cubierta o Portada;
- Contenido;
- Introducción;
- CAPITULO I: Antecedentes;
Misión, visión y objetivo general;
Código: GUDI07-03
Referencia: 7.1
GUÍA TÉCNICA PARA LA Fecha emisión: 20/01/06
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE No. de Revisión: 01
ORGANIZACIÓN 6 de 26
Hoja: -6-
- 6 -de 26
entidad);
3.2.2 Índice.
En esta parte se señalaran los capítulos o apartados que constituyen la estructura del documento.
La relación numérica deberá ser una para todo el documento. Los nombres de los puestos del
nivel 11 al 15, deberán ir en negrilla (Director de Área, Director General, Sub-Secretario,
Secretario y Gobernador).
La misión constituye la razón de ser de toda la organización, de lo que quiere o desea lograr en el
presente para satisfacer de mejor manera a los clientes.
Identificados como organización el siguiente paso es formular lo que se desea o pretende lograr en
el presente con todos los servicios que se ofrecen a los clientes. Por tanto, la redacción de la misión
puede esta con arreglo al siguiente Ejemplo:
Visión.
La visión debe ser realista, su redacción no precisamente tendrá que iniciar con un verbo en
infinitivo, pero si deberá contener palabras adecuadas para un mayor sentido del propósito, ya que
representa el compromiso que hacen todos los miembros de la organización.
Ejemplo:
NOTA: Es importante no olvidar que la misión y la visión deberá hacer énfasis ó hincapié en los
beneficios para los clientes, asimismo, deberán ser acordes a lo establecido en el plan estatal de
desarrollo 2005-2011.
Código: GUDI07-03
Referencia: 7.1
GUÍA TÉCNICA PARA LA Fecha emisión: 20/01/06
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE No. de Revisión: 01
ORGANIZACIÓN 9 de 26
Hoja: -9-
- 9 -de 26
Objetivo General.
Se refiere a las funciones principales que desempeña la organización, en cuanto a los servicios que
ofrece a sus clientes.
La redacción del mismo deberá iniciar con un verbo en infinitivo, con precisión clara y especifica de
lo que la organización hace en su desempeño cotidiano.
Analizar y verificar que todos los objetivos definidos aporten una contribución sólida y asuman
un papel clave, para constituir la guía fundamental de las actividades que desarrolla la
dependencia;
Iniciar la descripción del objetivo con un verbo en infinitivo, para homogeneizar su redacción y
evitar alusiones personales respecto al logro del mismo;
Especificar con claridad el fin ultimo o misión que pretende la dependencia, es decir, establecer
el que, el porque y el para que, teniendo cuidado de no aludir al como, ni a los medios
necesarios para llevarlo a cabo;
Cuidar que en la redacción del objetivo se haga referencia al estado futuro deseado, sin
expresarlo como una acción, ya que esta suele asociarse al medio y no al fin;
Definir los objetivos de tal forma que resulten prácticos y racionalmente factibles;
Ejemplo:
Se relaciona con los principales instrumentos jurídicos vigentes con los cuales la Institución o la
Unidad Administrativa, fundamenta el ejercicio de sus facultades. Las diversas disposiciones son
las siguientes:
Legislación Primaria o General.- En este nivel se ubica básicamente la Constitución Política de los
Estados Unidos Mexicanos, de la cual se abstrae el precepto cuyo contenido tiene que ver con el
asunto que corresponde al órgano de gobierno en mención. En este caso, se alude a la Institución
o a la Unidad Administrativa;
Legislación Terciaria.- De conformidad con la pirámide jurídica, en este nivel se deben considerar:
Reglamentos, Decretos, Convenios, Acuerdos, Circulares y/u oficios y otras disposiciones
En este tipo de normatividad no es necesario exaltar los numerales de la materia competencia del
órgano de gobierno, en razón a que en lo general los instrumentos correspondientes a este piso
jurídico, abordan los asuntos de atención directa, o bien de competencia solidaria, conexa o
adjetiva que le toca desahogar al órgano de gobierno.
3.2.6 Atribuciones.
Código: GUDI07-03
Referencia: 7.1
GUÍA TÉCNICA PARA LA Fecha emisión: 20/01/06
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE No. de Revisión: 01
ORGANIZACIÓN 11 de 26
Hoja: - 11 -
- 11 -de 26
Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones representan el medio para alcanzar los fines, es
decir constituyen la facultad de obrar o el derecho de hacer.
Por lo que en este apartado se deberán transcribir, de manera textual, las facultades y atribuciones
conferidas en la Ley Orgánica del Estado de Hidalgo a las dependencias para los Secretarios, así
como aquellas que se encuentran suscritas y publicadas en el Reglamento Interior vigente para el
caso de una Unidad Administrativa y Estatuto Orgánico para los Organismos Públicos
Descentralizados (OPD’s), señalando él capitulo, los artículos y el texto correspondiente.
Estructura orgánica.
En esta parte del manual se describirá en forma ordenada y por jerarquía a cada una de las áreas
que conforman la institución, en función de sus niveles jerárquicos.
Es conveniente codificar y presentar cada parte de la estructura, de tal forma que sea posible
visualizar los niveles de jerarquía de las áreas que integran la dependencia.
Finalmente, los nombres de las áreas deberán ir en negrilla del nivel 11 al 15 (Director de Área,
Director General, Sub-Secretario, Secretario y Gobernador).
Modelo
1.0.- Secretaria:
1.0.1. Dirección General
1.0.0.1. Dirección de Área.
1.0.0.1.1. Subdirección de Área
1.0.0.1.1.1. Departamento de Apoyo.
Ejemplo:
Organigrama.
Conocer la imagen formal de la dependencia, por lo tanto, constituye una fuente obligada de
consulta con fines de información;
Identificar las relaciones de jerarquía que guardan entre si las áreas que integran la
dependencia;
Convertir la misión y la visión de la institución es traducir el desempeño que deberá lograr cada
una de sus unidades administrativas por separado, pero guardando una estrecha vinculación con la
dependencia o entidad
Estos objetivos son criterios para dar seguimiento del desahogo de las funciones por lo que cada
administrador tiene un papel de creador del objetivo estratégico y de encargado de su puesta en
práctica.
Esta parte del Manual de Organización es la mas amplia, toda vez que deberá incluir el objetivo y
las funciones sustantivas que cada puesto realizara para el cumplimiento de los fines
institucionales.
Para la integración de los objetivos y de las funciones sustantivas por puesto, es conveniente
ordenarlos en forma descendente. Es decir, del nivel jerárquico mas alto al mas bajo y de lo
sustantivo a lo adjetivo. Así mismo, se deberá consultar invariablemente la estructura orgánica,
autorizada por la Comisión Interna de Seguimiento y Cumplimiento de las Medidas de
Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto Publico.
Las funciones se definen como el conjunto de actividades afines y relacionadas entre si,
necesarias para lograr los objetivos establecidos; y de cuya ejecución es responsable alguno de los
órganos sustantivos, adjetivos o asesores que integran la dependencia.
El puesto al que se le asigna una función requiere, para poder desarrollarla, realizar una serie de
actividades especificas, que están constituidas por un grupo de operaciones afines, las cuales son
efectuadas por las personas que integran el órgano a partir de labores individuales.
1. Describir las funciones de tal manera que constituyan una vía para alcanzar el objetivo;
2. Evitar la tendencia a describir las funciones en forma detallada, para que no parezca una
descripción de actividades y/u operaciones asociadas a los niveles de trabajo existentes;
3. Presentar las funciones de cada área en forma de lista. Para su ordenamiento es conveniente
hacerlo de acuerdo al proceso general de trabajo, a la importancia que revisten o a la secuencia de
las etapas del proceso administrativo (planeación, organización, dirección, control, evaluación y
supervisión);
4. Evitar el uso de adjetivos calificativos como adecuado, eficiente, optimo, entre otros, ya que
estos deben estar involucrados en el desarrollo de la función;
5. Tratar de que las funciones no se dupliquen en la misma área, o que se incluyan unas dentro
de otras, de modo total o parcial;
6. Iniciar la redacción de las funciones con un verbo en infinitivo, que represente una acción por
realizar.
Dentro de las diversas etapas y aspectos que involucra el desarrollo de una función, pueden
participar distintos niveles jerárquicos. Su participación deriva de su ubicación en la estructura, de
tal suerte que, en la medida en que su posición corresponda a un estrato de mas alto nivel, mayor
Código: GUDI07-03
Referencia: 7.1
GUÍA TÉCNICA PARA LA Fecha emisión: 20/01/06
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE No. de Revisión: 01
ORGANIZACIÓN 17 de 26
Hoja: - 17 -
- 17 -de 26
será el volumen de trabajo de carácter directivo y, en la medida que pertenezca a un nivel inferior,
este será de tipo operativo.
Estas acciones son ejemplificativas y pueden ser utilizados indistintamente otros conceptos
similares, relacionados con las funciones propias de cada dirección.
Por otro lado, es importante señalar que deberán integrarse como mínimo 5 funciones por área y
que estas deben corresponder a lo sustantivo de sus actividades. De esta manera, funciones tales
Código: GUDI07-03
Referencia: 7.1
GUÍA TÉCNICA PARA LA Fecha emisión: 20/01/06
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE No. de Revisión: 01
ORGANIZACIÓN 18 de 26
Hoja: - 18 -
- 18 -de 26
como la elaboración del informe diario y el llenado de formatos, entre otras, no deben incluirse
porque son actividades que realizan todas las áreas.
Todos los niveles que dependan directamente del Secretario deberán anotar la siguiente función
genérica al final de sus funciones: “desarrollar las demás funciones inherentes al área de su
competencia, así como las que de manera especifica le asigne el Secretario”.
Finalmente para los demás niveles que no dependan directamente del Secretario deberá anotarse
la siguiente función genérica al final de sus funciones: “desarrollar las demás funciones inherentes
al área de su competencia”.
Ejemplo:
Objetivo Especifico:
Aplicar políticas, normas y procedimientos con la finalidad de controlar el manejo de los recursos
Funciones Especificas:
– Verificar la aplicación de las políticas y normas aprobadas por el titular del Ejecutivo Estatal,
Personales”;
– Supervisar que los movimientos de personal, de los servidores públicos se apliquen de acuerdo
a la normatividad;
– Coordinar la integración de los expedientes de los servidores públicos activos y del personal
jubilado;
Código: GUDI07-03
Referencia: 7.1
GUÍA TÉCNICA PARA LA Fecha emisión: 20/01/06
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE No. de Revisión: 01
ORGANIZACIÓN 19 de 26
Hoja: - 19 -
- 19 -de 26
lineamientos establecidos;
– Apoyar al Secretario en la representación del Ejecutivo del estado, en las revisiones que se
efectúen para establecer las condiciones generales de trabajo entre este y los servidores
públicos;
nomina;
– Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia, así como las que de
De manera especifica, las áreas de apoyo administrativo de las dependencias, deberán elaborar el
Manual de Organización, con base en los lineamientos contenidos en la presente Guía Técnica.
Las áreas de apoyo administrativo de las dependencias, deberán comunicar con oportunidad a las
diversas áreas, la manera en que se va a obtener la información necesaria para integrar el
manual; las técnicas de investigación que se utilizaran y la forma en que deberán participar los
servidores públicos.
La elección de las diferentes técnicas e instrumentos para la recopilación de los datos, estará en
función de lo que determinen los servidores públicos responsables de elaborar el manual en las
dependencias y entidades.
El formato. Se debe procurar que el manual sea fácil de leer, consultar, estudiar y conservar.
Una vez elaborado el anteproyecto del Manual de Organización, se debe proceder a su revisión, por
parte de cada una de las direcciones que integran la dependencia, así como por la COOPERA. Si
existen correcciones y/o adecuaciones se deberá regresar el documento a los responsables de su
elaboración, para que efectúen las modificaciones correspondientes.
Cuando se concluya la versión final del manual, se procederá a su validación por la Comisión
Interna de Seguimiento y Cumplimiento de las Medidas de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del
Gasto Publico.
Página legal
VALIDA Y AUTORIZA
El Secretario de (Dependencia o Presidente de la Junta de Gobierno
………………………………………………………
Código: GUDI07-03
Referencia: 7.1
GUÍA TÉCNICA PARA LA Fecha emisión: 20/01/06
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE No. de Revisión: 01
ORGANIZACIÓN 23 de 26
Hoja: - 23 -
- 23 -de 26
REVISADO
Comisión Interna de Seguimiento y Cumplimiento de las
Medidas de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto Público, con fundamento al artículo
El Secretario de Administración
Por ello, los Manuales de Organización deben revisarse y actualizarse cada seis meses, con el
propósito de que la información que contienen no resulte obsoleta. Al respecto, la Comisión Interna
de Seguimiento y Cumplimiento de las Medidas de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto
Publico instrumentara mecanismos periódicos de revisión y actualización de estos documentos.
V. Bibliografía.
ANEXO 1
21.5 CMS.
(1) (2)
(3)
SECRETARIA DE
ADMINISTRACION
28.0 CMS.