Módulo 1 PDF

Secretaría de
Gestión Pública
Metodología de
Simplificación Administrativa
y Determinación de Costos
Marzo 2012
Modernizando la gestión del Estado 1

Secretaría de
Gestión Pública
Módulo 1:
Metodología de
Simplificación Administrativa
Marzo 2012
Modernizando la gestión del Estado 2

Información General
Este curso es organizado por la Secretaría de

Gestión Pública de la Presidencia del
Consejo de Ministros
Es recomendable tener conocimiento del

Marco General de la Simplificación
Administrativa y conceptos básicos de la
metodología de costos basada en actividades
3
Objetivo
El presente módulo tiene por objetivo

adquirir los conocimientos y capacidades
para :
1. Ejecutar proyectos de Simplificación
Administrativa de acuerdo al Decreto
Supremo N° 007-2011-PCM
2. Determinar adecuadamente los costos
de los Procedimientos Administrativos y
Servicios prestados en exclusividad
Decreto Supremo N°064-2010-PCM 4
Evaluaciones
ÍTEM CONTENIDO PESO
1 Examen Módulo 1 (Unidades 1,2 y 3) 30%
2 Foro 1 5%
3 Foro 2 5%
3 Examen Módulo 2 (Unidades 3,4,5 y 6) 30%
4 Caso de estudio de Simplificación 15%

Administrativa
5 Caso de estudio usando el Aplicativo de 15%
costos
5
Unidades didácticas
Tema 1
• Metodología de Simplificación Administrativa
DS 007-2011-PCM
Tema 2
•Desarrollo de las etapas de la Simplificación
Administrativa
•Preparatoria
•Diagnóstico
•Rediseño
•Implementación
•Monitoreo y evaluación
•Mejoramiento continúo y sostenibilidad
Tema 3
• Metodología de costos de procedimientos
administrativos y servicios prestados en exclusividad
DS 064-2010-PCM:
• Conceptos metodológicos
6
Unidades didácticas
Tema 4
• Uso del aplicativo de costos:
• Registros de Maestros (actividad, centro de actividad,
objeto de costo, cargos)
• Cálculo del costo directo identificable
Tema 5
• Cálculo del costo directo no identificable:
• Inductores para determinar el costo
• Del material no fungible , Del servicio de tercero no
identificable, De depreciación de activos, De costos fijos
• Creación de archivos de costeo
• Resumen de costos
Tema 6
• Se dan recomendaciones generales para poder
implementar adecuadamente la metodología
7
UNIDAD 1
• Presentación de la Metodología de
Simplificación Administrativa, sus objetivos y
algunas generalidades.
8
¿Qué es la Metodología de Simplificación
Administrativa?
 La Metodología de Simplificación Administrativa es un

proceso a través del cual se busca eliminar
exigencias (requisitos), pasos (cuando pasa por
unidades orgánicas que no generan valor agregado)
que se consideran innecesarias en los
procedimientos que se brinda a la ciudadanía,
además de identificar el equipo, recurso humano e
infraestructura necesaria para satisfacer al
ciudadano.
 Este proceso brinda pautas a las entidades públicas

para la eliminación o simplificación de dichos
procedimientos, utilizando un modelo estandarizado.
9
¿En qué ámbitos se aplica?
La Metodología de SA se aplica a los procedimientos administrativos,

servicios prestados en exclusividad y servicios no exclusivos.
Se reconocen dos tipos de procedimientos:
10
El problema de los procedimientos
burocratizados
El funcionario publico brinda servicios complejos y

engorrosos.
El administrado recibe servicios complejos y
engorrosos.
11
Tipos de Procedimiento
Ejemplos por tipos de procedimiento

TIPO DE EJEMPLOS
PROCEDIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS
 Licencia de funcionamiento.
 Licencia de funcionamiento para
cesionarios. La “simplificación
 Licencia de funcionamiento para administrativa”, no se limita
mercados de abastos y galerías a los procedimientos que
comerciales. figuran en el TUPA, sino a
PROCEDIMIENTOS  Licencia de edificación. todos los que desarrolla la
ADMINISTRATIVOS  Licencia de Habilitación Urbana.
entidad: por ejemplo el
 Certificado de Numeración.
 Conformidad de obra de edificación o traslado de informes entre
declaratoria de fabrica o declaratoria áreas, el pago a
de edificación. proveedores, la compra de
 Independización o Parcelación de insumos, es decir aquellos
Terrenos Rústicos. contenidos en el TUSNE y
 Segregación de residuos sólidos. MAPROs.
 Servicio de construcción de veredas.
SERVICIOS  Uso de instalación - camal municipal.
PRESTADOS EN  Derecho de sepultura.
EXCLUSIVIDAD  Licencia de tenencia de canes
potencialmente peligrosos. 12
Normatividad Vinculante
 El marco legal de la Metodología de Simplificación

Administrativa está establecido en la Ley General de
Administración, Ley Nº 27444, el DS Nº 025-2010-PCM
y la RM Nº 228-2010-PCM, que define la Política y el
Plan Nacional de Simplificación Administrativa y
DECRETO SUPREMO N°007-2011-PCM, Decreto
Supremo que aprueba la Metodología de Simplificación
Administrativa y establece disposiciones para su
implementación, para la mejora de los procedimientos
administrativos y servicios prestados en exclusividad
 Además existe toda una normatividad, que se presenta

a continuación:
13
 Ley Nº 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.
 Ley Nº 29158 - Ley del Poder Ejecutivo (LOPE).
 Ley Nº 29060 - Ley del Silencio Administrativo.
 Ley Nº 29091 - Ley que modifica el párrafo 38.3 del Artículo 38 de la Ley Nº 27444, Ley
del Procedimiento Administrativo General, y establece la publicación de diversos
dispositivos legales en el Portal del Estado Peruano y en portales institucionales.
 Decreto Legislativo Nº 1029 - que modifica la Ley del Procedimiento Administrativo
General – Ley Nº27444 y la Ley del Silencio Administrativo – Ley Nº29060
 Ley Nº 28335 - Ley que crea el Índice de Barreras Burocráticas de Acceso al Mercado
impuestas a nivel local.
 Ley Nº 28996 - Ley de eliminación de sobrecostos, trabas y restricciones a la inversión
privada.
 Decreto Supremo Nº 027-2007-PCM – Define y establece las políticas nacionales de
obligatorio cumplimiento para las entidades del Gobierno Nacional.
 Decreto Supremo Nº 079-2007-PCM - Aprueban lineamientos para elaboración y
aprobación de TUPA y establecen disposiciones para el cumplimiento de la Ley del
Silencio Administrativo.
14
 Decreto Supremo Nº 096-2007-PCM - Decreto Supremo que regula la fiscalización
posterior aleatoria de los procedimientos administrativos por parte del Estado.
 Decreto Supremo Nº 004-2008-PCM - Este decreto aprueba el Reglamento de la Ley Nº
29091.
 Decreto Supremo Nº 062-2009-PCM - Decreto Supremo que aprueba el formato del TUPA
y establece disposiciones para su aplicación.
 Decreto Supremo Nº 025-2010-PCM - Decreto Supremo que modifica el numeral 10 del
artículo 2° del Decreto Supremo N° 027-2007-PCM que define y establece las Políticas
Nacionales de obligatorio cumplimiento para las entidades del Gobierno Nacional.
 Decreto Supremo Nº 064-2010-PCM - Decreto Supremo que aprueba la metodología de
determinación de costos de los procedimientos administrativos y servicios prestados en
exclusividad comprendidos en los Textos Únicos de Procedimientos Administrativos de las
Entidades Públicas, en cumplimiento del numeral 44.6 del artículo 44° de la Ley N° 27444,
Ley del Procedimiento Administrativo General.
 Resolución Nº 274-2007/CAM-INDECOPI – Aprueba los lineamientos de la Comisión de
acceso al Mercado del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección
de la propiedad intelectual (INDECOPI) sobre Simplificación Administrativa.
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Adicionalmente, constituyen documentos de referencia los siguientes:
Código Iberoamericano de Buen Gobierno. Aprobado por la VIII Conferencia
Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado en
Montevideo, Uruguay, 22 y 23 de junio de 2006. Este Código señala que se entiende por
buen gobierno aquél que busca y promueve el interés general, la participación ciudadana,
la equidad, la inclusión social y la lucha contra la pobreza, respetando todos los derechos
humanos, los valores y procedimientos de la democracia y el Estado de Derecho.
Carta Iberoamericana de la Función Pública. Aprobada por la V Conferencia
Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado, Santa Cruz
de la Sierra, Bolivia, 26-27 de junio de 2003.
Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública. Aprobada por la X Conferencia
Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado, San
Salvador, El Salvador, 26 y 27 de junio de 2008.
Carta Iberoamericana de Gobierno Electrónico. Aprobada por la IX Conferencia
Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado, Pucón, Chile,
31 de mayo y 1 de junio de 2007.
Carta Iberoamericana de Participación Ciudadana en la Gestión Pública. Aprobada por
la XI Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del
Estado - Lisboa, Portugal, 25 y 26 de junio de 2009.
16
Principios de la Ley Nº 27444
Ley del Procedimiento Administrativo General
 Principio de legalidad.- Las Es una garantía del
autoridades administrativas administrado por la cual la
Administración está sometida
deben actuar con respeto a al ordenamiento jurídico.
la Constitución, la ley y al Las Ordenanzas no pueden
derecho, dentro de las contradecir una ley formal, vale
facultades que le estén decir no pueden exceder sus
atribuidas y de acuerdo con límites.
Los actos administrativo-
los fines para los que les tributarios no pueden
fueron conferidas. contradecir las leyes formales
ni los reglamentos.
En su actuación la
Administración no debe
exceder las normas que
regulan la competencia.
17
 Principio del debido Los administrados tienen
procedimiento.- Los administrados derecho a exponer sus
gozan de todos los derechos y argumentos, a ofrecer y
producir pruebas y a obtener
garantías inherentes al debido
una decisión motivada y
procedimiento administrativo, que
fundada en derecho.
comprende el derecho a exponer sus
argumentos, a ofrecer y producir
pruebas y a obtener una decisión
motivada y fundada en derecho. La
institución del debido procedimiento
administrativo se rige por los
principios del Derecho Administrativo.
La regulación propia del Derecho
Procesal Civil es aplicable sólo en
cuanto sea compatible con el régimen
administrativo.
18
 Principio de impulso de oficio.- “La autoridad competente, aun sin
Las autoridades deben dirigir e pedido de parte, debe promover
impulsar de oficio el toda actuación que fuese necesaria
para su tramitación, superar
procedimiento y ordenar la
cualquier obstáculo que se oponga
realización o práctica de los actos
a regular tramitación del
que resulten convenientes para el procedimiento; determinar la
esclarecimiento y resolución de norma aplicable al caso aun
las cuestiones necesarias. cuando no haya sido invocada o
fuere errónea la cita legal; así como
evitar el entorpecimiento o demora
a causa de diligencias innecesarias
o meramente formales, adoptando
las medidas oportunas para
eliminar cualquier irregularidad
producida”
19
 Principio de razonabilidad.- Las Ejemplo, de la aplicación del
decisiones de la autoridad principio de Razonabilidad
administrativa, cuando creen podría darse en el caso que en
obligaciones, califiquen algún establecimiento público
infracciones, impongan sanciones, se expenda comida no apta
o establezcan restricciones a los para el consumo (caballo), en
administrados, deben adaptarse este caso, mediante un
dentro de los límites de la facultad procedimiento administrativo,
atribuida y manteniendo la debida la Administración Pública,
proporción entre los medios a impone una multa pecuniaria y
emplear y los fines públicos que el cierre del establecimiento por
deba tutelar, a fin de que transgredir normas de sanidad
respondan a lo estrictamente pública y en base al perjuicio
necesario para la satisfacción de su causado a los consumidores
cometido. que compran ese producto sin
saber la procedencia ni
condición. 20
 Principio de imparcialidad.- Las Ejemplo: en el caso de un
autoridades administrativas procedimiento administrativo
actúan sin ninguna clase de trilateral en el cual, uno de los
discriminación entre los administrado es una empresa de
administrados, otorgándoles sociedad anónima y del otro lado
tratamiento y tutela igualitarios el administrado es una persona
frente al procedimiento, natural, se debe dar un trato
resolviendo conforme al igualitario y no al que mejor este
ordenamiento jurídico y con posicionado económicamente.
atención al interés general.
21
 Principio de celeridad.- Quienes Según el Diccionario de la Lengua
participan en el procedimiento deben Española señala que la
ajustar su actuación de tal modo que denominación celeridad significa
se dote al trámite de la máxima prontitud, rapidez, velocidad.
dinámica posible, evitando
actuaciones procesales que Las autoridades y funcionarios de
dificulten su desenvolvimiento o los órganos de la Administración del
constituyan meros formalismos, a fin Estado deberán actuar por propia
de alcanzar una decisión en tiempo iniciativa en la iniciación del
razonable, sin que ello releve a las procedimiento de que se trate y en
autoridades del respeto al debido su prosecución, haciendo expeditos
procedimiento o vulnere el los trámites que debe cumplir el
ordenamiento. expediente y removiendo todo
obstáculo que pudiere afectar a su
pronta y debida decisión.
22
 Principio de predictibilidad.- La El procedimiento administrativo
autoridad administrativa deberá debe crear confianza entre los
brindar a los administrados o sus administrados y la administración
pública de esta manera ante un
representantes información
procedimiento claro, eficaz,
veraz, completa y confiable sobre
transparente, público, no se podrán
cada trámite, de modo tal que a dilucidar actos de corrupción o
su inicio, el administrado pueda ilegales.
tener una conciencia bastante
certera de cuál será el resultado De tal manera que el administrado
final que se obtendrá. sea consciente del resultado del
procedimiento y de la emisión del
acto por parte de la administración
pública.
23
 Principio de uniformidad.- La Respecto de este principio la
autoridad administrativa deberá Administración Pública inmersa en
establecer requisitos similares para un procedimiento administrativo, los
trámites similares, garantizando que requisitos, etapas, plazos
las excepciones a los principios documentos, declaraciones, etc,
generales no serán convertidos en la deben ser homogéneos de acuerdo a
regla general. Toda diferenciación las materias que se vienen
deberá basarse en criterios objetivos ventilando, ello va de la mano con lo
debidamente sustentados. establecido en los instrumentos de
gestión que se vienen utilizando en
las entidades públicas, como el caso
del Texto Único de Procedimientos
Administrativos (TUPA), que señala,
tipo de procedimientos, órgano
encargado, requisitos, etapas,
plazos, recursos, etc.
24
 Principio de simplicidad.- Los El procedimiento administrativo
trámites establecidos por la tiene que ser eficaz, y tiene que
autoridad administrativa deberán llegar la administrado de manera
más fácil, de manera, que no se
ser sencillos, debiendo eliminarse
puedan someter a objeciones y
toda complejidad innecesaria; es
dilaciones que pueden perjudicar el
decir, los requisitos exigidos procedimiento administrativo, por
deberán ser racionales y lo tanto, se debe buscar los
proporcionales a los fines que se mecanismos de eficiencia que
persigue cumplir. puedan darse a través de la
Administración Pública en busca de
mejorar en su funcionamiento, es
decir, por ejemplo que los
requisitos que se solicitan para
determinados trámites el
administrado pueda cumplir con la
entrega, eliminando la
irracionalidad en los documentos a
presentarse. 25
 Principio de participación.- Las Todos los Administrados tenemos
entidades deben brindar las el derecho de solicitar información
condiciones necesarias a todos los a la entidad pública sin necesidad
administrados para acceder a la de especificar, el porqué, lo
información que administren, sin solicitamos, tenemos que entender
expresión de causa, salvo aquellas a este principio como una forma
que afectan la intimidad personal, las democrática, en la cual, los
vinculadas a la seguridad nacional o administrados podemos actuar
las que expresamente sean excluidas tener la posibilidad de un control en
por ley; y extender las posibilidades el desarrollo de las funciones de la
de participación de los administrados administración pública, en nuestro
y de sus representantes, en aquellas país este principio de Participación
decisiones públicas que les puedan se encuentra en concordancia con
afectar, mediante cualquier sistema el Principio de Acceso a la
que permita la difusión, el servicio de Información de las Entidades
acceso a la información y la Públicas.
presentación de opinión.
26
 Principio de eficacia.- Los sujetos Según el Diccionario de la Lengua
del procedimiento administrativo Española señala que la denominación
deben hacer prevalecer el eficacia es la capacidad de lograr el
efecto que se desea o se espera.
cumplimiento de la finalidad del
acto procedimental, sobre aquellos
Esta eficacia, se trasluce en el
formalismos cuya realización no resultado de la Administración Pública
incida en su validez, no y en respeto de todos los principios del
determinen aspectos importantes Procedimiento Administrativo, respeto
en la decisión final, no disminuyan al ordenamiento jurídico, y
las garantías del procedimiento, ni comportamiento dentro de los
causen indefensión a los parámetros o estándares legales
administrados. administrativos. La Administración
Pública, debe constantemente hacer
exámenes internos para determinar la
eficacia del trabajo que viene
realizando, así, como las mejoras que
se podrías aplicar según sea el caso.
27
 Principio de verdad material.- En La Administración Pública a fin
el procedimiento, la autoridad de emitir un acto administrativo
administrativa competente deberá válido y en respeto a la
verificar plenamente los hechos seguridad jurídica, el acto debe
que sirven de motivo a sus estar debidamente motivado,
decisiones, para lo cual deberá para ello, debe basarse en
adoptar todas las medidas pruebas verdaderas a través de
probatorias necesarias autorizadas hechos, documentos,
por la ley, aun cuando no hayan declaraciones peritajes, etc, y
sido propuestas por los esta a su vez deben ser
administrados o hayan acordado verificadas.
eximirse de ellas.
28
 Principio de presunción de veracidad.- Ejemplo, en el caso que “Juan Perez" en un
En la tramitación del procedimiento concurso público para cubrir la plaza de
administrativo, se presume que los Ingeniero Ambiental presenta una
documentos y declaraciones formulados declaración jurada de ser Ingeniero
por los administrados en la forma prescrita Titulado en la rama de Ingeniera en la
por esta Ley, responden a la verdad de los Universidad Nacional del Cuzco, la
hechos que ellos afirman. Esta presunción administración pública ejerce su potestad
admite prueba en contrario. administrativa a través de la fiscalización
posterior solicitando la información a la
 Principio de privilegio de controles mencionada universidad a fin de verificar la
posteriores.- La tramitación de los autenticidad del documento presentado por
procedimientos administrativos se el administrado.
sustentará en la aplicación de la
fiscalización posterior; reservándose la
autoridad administrativa, el derecho de
comprobar la veracidad de la información
presentada, el cumplimiento de la
normatividad sustantiva y aplicar las
sanciones pertinentes en caso que la
información presentada no sea veraz.
29
 Principio de informalismo.- Las Mediante el Principio de
normas de procedimiento deben Informalismo se protege al
ser interpretadas en forma administrado (Dº de defensa),
favorable a la admisión y de tal manera que no sea
decisión final de las pretensiones perjudicado en sus intereses
de los administrados, de modo por la emisión del acto
que sus derechos e intereses no administrativo por faltas de
sean afectados por la exigencia aspectos procesales en el
de aspectos formales que procedimiento, ejemplo; forma,
puedan ser subsanados dentro tramite, plazos, etc.
del procedimiento, siempre que
dicha excusa no afecte derechos
de terceros o el interés público.
30
 Principio de conducta a) ¿Qué es el respeto mutuo en el Principio de
Presunción de Conducta Procedimental?.
procedimental.- La autoridad
Es el respeto o reconocimiento, la consideración
administrativa, los entre todos los participes (Administración Pública,
administrados, sus Administrados, Peritos, etc.) en un procedimiento
representantes o abogados y, administrativo, entendido este como reciprocidad.
b) ¿Qué es la colaboración en el Principio de
en general, todos los partícipes
Presunción de Conducta Procedimental?.
del procedimiento, realizan sus La colaboración se refiere abstractamente a todo
respectivos actos procedimiento administrativo donde se involucra
procedimentales guiados por el la participación de todos los participes en su
conjunto y su comportamiento se encuentra en
respeto mutuo, la colaboración y
mérito a la normatividad vigente.
la buena fe. Ninguna regulación c) ¿Qué es la buena fe en el Principio de
del procedimiento administrativo Presunción de Conducta Procedimental?
puede interpretarse de modo tal La buena fe en el campo administrativo es un
principio general del derecho que consiste en la
que ampare alguna conducta
honradez, convicción respecto de la verdad
contra la buena fe procesal. presentada por los participes en el campo
administrativo, por lo tanto se exige una conducta
honrada y honesta de todos su participes. 31
Casos Frecuentes
Pregunta Respuesta Comentario
Pienso que el empresario está El principio de presunción de Ello no impide la obligación de la

mintiendo en la Declaración veracidad, es obligatorio para al fiscalización posterior
Jurada funcionarios público, por tanto,
debe creer lo que empresario
declara.
Puedo hacer el trámite en menos El principio de Impulso de oficio Los plazos son máximos, por lo
tiempo que el que indica la Ley obliga al funcionario a hacer las que es deseable que el trámite se
Marco cosa tan rápido como posible haga en menos tiempo
Puedo solicitar más requisitos No lo puede hacer, es ilegal. Puede decidir incluso solicitar
que los que figuran en el TUPA y menos requisitos, basado en el
la Ley Marco de Licencia de principio de razonabilidad y
Funcionamiento eficacia.
Puedo cobrar diferentes derechos No, es ilegal, afectaría el principio El derecho de tramitación, se
de tramitación, para sujetos de Uniformidad calcula de acuerdo al costo que
diferentes implica el hacerlo, no por la
capacidad de pago del sujeto
32
Casos Frecuentes
El plano de zonificación y los No, es información pública, que Se recomienda que esté en el
índices de uso, son de uso debe estar a fácil disposición de área de informes, mesa de partes
exclusivo del área de Desarrollo los administrados. Así lo indica y en el portal electrónico
Urbano además las Ley Nº 28976
Puedo cobrar mas de lo que No, muchas normas establecen Se recomienda establecer las
indica la norma los limites en % de la UIT. tasas de los procedimientos
administrativos con los limites
establecidos en la norma.
Puedo establecer un No, la Licencia de La licencia de funcionamiento se
procedimiento administrativo para Funcionamiento esta regulada por establece:
autorización de Licencia de la ley Marco de Licencia de Hasta 100 mts con ITSDC Ex
Funcionamiento por giro Funcionamiento, Ley Nº 28976 y Post.
comercial? Por ejemplo para debe establecerse un único De 101 a 500 mts con ITSDC Ex
“Plantas de Beneficio de Café en procedimiento, tal como establece Ante.
Húmedo”? en su Artículo 8 de la Ley. De 501 a mas.
33
Casos Frecuentes
El actualizar el TUPA en materia Si, si el Gobierno Local otorga Además de cumplir con metas del
de Licencia de Funcionamiento y Licencia de Funcionamiento Programa de Modernización
Licencia de Funcionamiento genera desarrollo económico en Municipal.
influye en el desarrollo de mi el distrito y provincia y si otorga
provincia o distrito Licencia de Edificación, luego por
el predio deberán abonar los
impuestos prediales.
Puedo solicitar como requisito La Ley 29566, Mejoras al clima Y en el Artículo 4 de esta misma
para otorgar Licencia de de inversión y cumplimiento de Ley dice que la municipalidad
Edificación: Certificado de obligaciones tributarias dice en el distrital o provincial o la
parámetros urbanísticos y Artículo 5.- Eliminación de Municipalidad Metropolitana de
edificatorios. requisitos para solicitar licencias Lima, según corresponda, se
de edificación y de encuentran obligadas a poner a
funcionamiento no será exigible la disposición, de manera gratuita y
presentación del Certificado de de libre o fácil acceso o en el
parámetros urbanísticos y portal web de la municipalidad,
edificatorios. toda la información referida a la
normativa urbanística, en
particular los parámetros
urbanísticos y edificatorios,
quedando a opción del interesado
tramitar el respectivo certificado.
34
Casos Frecuentes
Si soy Gobierno Local Distrital No, son Funciones provinciales Quiere decir que de acuerdo a
puedo compilar mis propias tasas exclusivas. tasas, requisitos y procedimiento
en materia de Transporte en el Pero el Gobierno Local Distrital compilado en el TUPA de la
TUPA? puede otorgar licencias para la Provincial establecerá el
circulación de vehículos menores Gobierno Local Distrital
y demás, de acuerdo con lo
establecido en la regulación
provincial.
Puedo pedir como requisito para La Ley 29566, Mejoras al clima Deberá ser verificada a través del
otorgar licencia de Edificacion de inversión y cumplimiento de padrón en el portal web del
boletas y constancias de obligaciones tributarias dice en su colegio profesional respectivo.
habilidad o habilitación Artículo 6 que queda eliminada y
profesional prohibida la exigencia de boletas
y constancias de habilidad o
habilitación profesional, así como
de habilitación de proyectos.
35
Casos Frecuentes
Visita inopinada de defensa civil a Visita inopinada: El Decreto Supremo Nº 066-2007-

locales Comerciales son de  Constituyen actividades que les PCM en el Artículo 57º dice de la
condición gratuita permiten cumplir a los competencia del INDECI y los
Gobiernos Locales con Órganos Ejecutantes el INDECI y
funciones de fiscalización, de los órganos ejecutantes ejercen
control de calidad de sus su facultad supervisora y
procedimientos de ITSDC, o de fiscalizadora, con la finalidad de
Seguimiento. velar por el cumplimiento de la
 No tienen que estar incluidos normatividad de seguridad en
en el TUPA porque no son Defensa Civil vigente, durante y
procedimientos administrativos. después de la ejecución de las
ITSDC, en salvaguarda de la vida
humana.
Dichas facultades son ejercidas
dentro de su jurisdicción,
mediante las Visitas de Defensa
Civil, a través de los Inspectores
Técnicos de Seguridad
designados para tal efecto.
36
Casos Frecuentes
En un procedimiento Quien reconsidera es el Ejemplo para otorgar certificado de Defensa Civil

administrativo quien apela órgano que ejecuto el quien inicia es la oficina de defensa civil y
y quien reconsidera procedimiento (inicio y culmina con una Resolución de esa unidad
termino el procedimiento) orgánica, por consecuente es quien reconsidera
y apela el jefe inmediato y apela en este caso seria su inmediato superior,
superior ejemplo la Gerencia de Infraestructura mas no el
alcalde.
Que pasa cuando el TUPA Es mejor que emitan la Ahora bien, tome en cuenta que en materia
fue aprobado en sesión de ordenanza que les permita tributaria existe el principio de legalidad tributaria
concejo municipal pero no exigir el cobro por por el cual todo tributo (como es el presente caso
se formulo la Ordenanza derechos de tramitación, al tratarse de un tipo de tasa) debe encontrarse
Municipal por que mantener la situación expresamente establecido por lo que la
desconocimiento actual en la cual la ordenanza no tendrá efectos retroactivos y todos
aprobación en la sesión los cobros efectuados podrían ameritar la
de concejo no les brinda devolución por pago indebido.
fundamentos legal. La mejor solución sería que la entidad tome la
decisión de suspender los cobros por derechos
de tramitación y se tramiten los procedimientos
administrativos de oficio mientras se apruebe el
nuevo TUPA con los costos determinados con la
metodología del DS Nº 064-2010-PCM, recuerde
que esta es una labor que deben cumplir en 37
forma obligatoria.
Casos Frecuentes
Se compila en el TUPA los El régimen de los impuestos Los arbitrios e impuestos son
arbitrios e impuestos predial, como los que se señala no forma deberes del administrado en el
alcabala parte de la regulación de la Ley TUPA se compilan
Nº 27444, y en su caso deben procedimientos que otorgan
seguirse las reglas del TUO de la derechos al ciudadano.
Ley de Tributación Municipal.
El procedimiento administrativo Cada municipalidad debe De acuerdo a los artículos 2 y 6
de separación convencional y organizarse de la mejor forma que de la Ley 29227, el divorcio
divorcio ulterior, es considere conveniente para ulterior o separación convencional
responsabilidad de asesoría legal atender estas solicitudes, sin es posible ser resuelto por los
o registro civil en un gobierno embargo debido a la naturaleza acaldes distritales o provinciales,
local? del procedimiento sería preferible sin embargo no se precisa qué
que la gerencia de registros gerencias se harán cargo de la
civiles asuma esa función y de evaluación previa de los
existir situaciones de requisitos. En tal medida, cada
incertidumbre legal se podrá municipalidad debe organizarse
recién remitir para informe a la para atender las solicitudes del
gerencia de asuntos jurídicos caso.
para absolver la consulta o
informe.
38
Unidad 2
• Etapas de la Simplificación Administrativa
• Preparatoria
• Diagnóstico
• Rediseño
• Implementación
39
Etapas de la Simplificación Administrativa
ETAPA OBJETIVO
ETAPA PREPARATORIA  Planificar el proceso a desarrollar y delimitar su
alcance.
ETAPA DE DIAGNÓSTICO  Contar con una visión integral de la
problemática del procedimiento y abordar la
estrategia de simplificación con un enfoque
sistémico.
ETAPA DE REDISEÑO  Simplificar el procedimiento lo más posible,
con la menor cantidad de pasos, recursos y
requisitos, pero manteniendo la seguridad y
control necesario, de tal manera que cumpla
con los objetivos para el que fue creado.
ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN  Poner en marcha la propuesta diseñada en la

etapa previa.
40
Etapas de la Simplificación Administrativa
41
Etapa preparatoria
¿Cuál es el ¿Cuáles son las fases necesarias para ¿Qué resultados se esperan al final de
objetivo de lograr el objetivo? esta etapa?
esta etapa?
Planificar el 1. Identificación y Conformación del Equipo Se cuenta con un equipo responsable,
proceso a de Trabajo preparado para llevar adelante el
desarrollar y proceso.
delimitar su 1. Sensibilización de la Entidad Se cuenta con una entidad consciente
alcance de la importancia del proceso.
1. Identificación y Priorización de los Se cuenta con una lista de
Procedimientos a Simplificar procedimientos identificados y
priorizados.
1. Identificación de los Actores Involucrados Se ha identificado a los actores
relacionados directa e indirectamente
con los procedimientos a simplificar, a
efectos de conocer quiénes pueden ser
aliados o no del proceso.
1. Elaboración del Plan de Trabajo del Se cuenta con un plan de trabajo que
Proyecto de Simplificación contiene el detalle de las actividades a
realizar, los responsables, los tiempos
estimados y los recursos necesarios.
42
Etapa preparatoria
Comité de Dirección del Proceso de Simplificación

Es el equipo directivo. Constituye la instancia política responsable de la puesta en
marcha del proceso de simplificación y de supervisar y facilitar la labor del Equipo
de Mejora Continua.
Equipo de Mejora Continua (EMC)
Es el equipo operativo. Está encargado de planificar y gestionar el proceso de

simplificación administrativa. Considerar que:
Si la entidad es pequeña (menos de 30 personas) o el procedimiento no es

complejo, se requiere de: un equipo básico (especialista en procesos,
especialista legal y especialista en costos) y representantes del área donde se
llevará a cabo la simplificación (responsable del procedimiento).
Si la entidad es grande (más de 30 personas) o el procedimiento es complejo, se

debe ampliar este equipo con especialistas de apoyo. Algunos especialistas de
apoyo, podrán ser temporales, según el procedimiento que se va a abordar.
43
Etapa preparatoria
Contar con una municipalidad consciente de la importancia del proceso de
simplificación.
El líder del Equipo de Mejora Continua debe encargarse de que todos los miembros
del equipo, así como los responsables del proceso, se encuentren sensibilizados
con el objetivo del proceso de simplificación. Con este fin, se deben llevar a cabo
talleres de sensibilización y talleres de capacitación que permitan la participación de
todos los involucrados.
44
Identificar que procedimientos a eliminar
 Aquellos que no generen valor para el interés

público y la sociedad así como para la
ciudadanía.
 Aquellos que no estén alineados con los ejes
contemplados en sus Planes de Desarrollo
Concertado y Planes Estratégicos
Institucionales.
 Aquellos que no cuenten con un marco jurídico.
 Aquellos que no hayan sido utilizados en un
período igual o mayor a un año
45
Entre los procedimientos que no han sido
eliminados, se procede a priorizar aquellos con los
que se iniciará la simplificación administrativa.
 Aquellos ¿Qué procedimientos
que presentan priorizar?
una alta frecuencia de uso en comparación con
los demás procedimientos de la entidad.
 Aquellos solicitados por población considerada de alta prioridad para el
Estado en razón a su vulnerabilidad y/o para la Entidad en razón a su
misión.
 Aquellos que tienen un efecto significativo en una o varias áreas de
actividad económica.
 Aquellos que sean más costosos para los ciudadanos, derivados del pago
de derechos, de los documentos que se tengan que presentar y de otros
costos asociados a su gestión.
 Aquellos con respecto a los cuales la ciudadanía presenta el mayor
número de quejas.
 Aquellos procedimientos que van a generar desarrollo económico para tu
Provincia o Distrito.
 Es importante elegir bien el primer procedimiento pues la simplificación de
éste puede implicar el inicio más o menos favorable de un proyecto de
reforma y modernización más ambicioso y los primeros pasos
46
influenciarán positiva o negativamente en los siguientes.
Etapa de diagnóstico
¿Cuál es el objetivo ¿Cuáles son las fases? ¿Qué resultados se esperan al final de esta etapa?
de esta etapa?
Contar con una visión 1. Caracterización del Se cuenta con una descripción detallada del
integral de la Procedimiento y procedimiento a simplificar.
problemática del Herramientas a utilizar
procedimiento y
1. Diagnóstico Legal Se ha identificado cuál es el conjunto de normas que rigen el
abordar la estrategia procedimiento actual y analizado cuáles deben modificarse o
de simplificación con derogarse.
un enfoque sistémico.
1. Diagnóstico de Se cuenta con información detallada sobre la infraestructura y
Equipamiento e equipamiento utilizado para llevar a cabo el procedimiento.
Infraestructura
1. Diagnóstico de Costos Se cuenta con información sobre costos directos identificables y

costos directos no identificables del procedimiento.
1. Mapeo de las Capacidades Se ha identificado las capacidades del personal involucrado con
de los Recursos Humanos el procedimiento para poder aprovechar sus habilidades en el
proyecto de simplificación.
1. Presentación de Resultados Se cuenta con el respaldo del Comité Directivo para iniciar la
al Comité de Dirección del simplificación.
Proyecto de Simplificación
47
Caracterización del Procedimiento y
Herramientas a utilizar
 Recorrido físico de inicio a fin del procedimiento.
 Se identifica el punto de partida o inicio del procedimiento y se hace
un “recorrido” a lo largo de las actividades que éste implica hasta su
culminación.
 En este “recorrido”, se observarán las actividades realizadas por los
usuarios, el personal, así como los documentos que reciben, utilizan,
o generan, y con ello se va construyendo el recorrido preliminar del
procedimiento.
 Entreviste a los funcionarios.
 Pida copia de expedientes finalizados.
 Revise el ROF, MOF, TUPA y el MAPRO.
 Pida Ordenanzas Municipales o Directivas que normen los
procedimientos compilados en el TUPA.
48
Construcción de la Tabla ASME-VM, que permite listar y caracterizar

detalladamente, cada una de las actividades que conforman un procedimiento.
Las actividades en el diagrama ASME se van anotando con el verbo

en infinitivo, por ejemplo: llamar, revisar, evaluar, registrar, firmar,
marcar, orientar, etc.
Se anota también el área donde se desarrolla esa actividad, y el

tiempo requerido para ejecutarla.
Debe indicarse, que existen esperas o tiempos de espera, que son

actividades que no consumen recursos identificables o no
identificables, pero sí consumen tiempo, por lo que es necesario
registrarlas; posteriormente serán útiles para detectar cuellos de
botella.
49
50
51
Elaboración del Diagrama de Bloques, que ilustra gráficamente el

procedimiento mostrando en flujo las actividades que éste comprende.
Para construir un diagrama de bloques, debemos reproducir el flujo del

procedimiento con tantas columnas como áreas intervengan en el mismo.
En cada una de estas columnas (correspondientes a cada área) se irán
registrando las actividades representadas por bloques unidos por flechas,
siguiendo el flujo del procedimiento, que es la misma secuencia de
actividades de la tabla ASME-VM.
52
53
Diagnóstico Legal Objetivo:
 Identificar el conjunto de normas que rigen el procedimiento actual, para

analizar cuáles deben modificarse o derogarse.
 Esta fase se puede desarrollar de manera paralela a la anterior. La idea es

identificar el conjunto de normas que rigen la forma como actualmente se
realiza el procedimiento, así como los requisitos solicitados.
 Realizar esta labor es importante por cuanto la normativa debe adecuarse al

procedimiento simplificado, debiendo en el rediseño del mismo señalar con
claridad qué normas deben modificarse o derogarse.
 Esta información puede encontrarse en el TUPA, en el Reglamento de

Organización y Funciones, en el Manual de Organización y Funciones, en el
Manual de Procedimientos, en Ordenanzas, Decretos de Alcaldía, Directivas
Internas, Memorándum o similares.
54
Haga un recorrido físico al procedimiento
55
Haga un recorrido físico al procedimiento
56
Recopile los documentos que participan, registre
lo que sucede en cada área, y tome tiempo
Paso Actividad Área Tiempo
57
Tabla ASME-VM
58
Diagrama de Bloques
59
Evaluación de capacidades, infraestructura y
equipamiento
60
equipamiento
61
equipamiento
62
equipamiento
63
equipamiento
64
equipamiento
65
Etapa de rediseño
¿Cuál es el objetivo de esta ¿Cuáles son las fases? ¿Qué resultados se esperan al
etapa? final de esta etapa?
Simplificar el procedimiento lo 1. Análisis del Procedimiento Se ha analizado el procedimiento y
más posible, con la menor detectado qué actividades son
cantidad de pasos, recursos y innecesarias.
requisitos, pero manteniendo la 1. Rediseño Se cuenta con el esbozo del nuevo
seguridad y control necesario, procedimiento.
de tal manera que cumpla con 1. Modificación o Elaboración del Se cuenta con una norma legal que
los objetivos para el que fue Marco Normativo que regule el documente el procedimiento
creado. Procedimiento Rediseñado rediseñado.
1. Propuesta de Acondicionamiento de Se cuenta con una propuesta de
la Infraestructura y el Equipamiento acondicionamiento de la infraestructura y
del equipamiento que ayude a la
simplificación del procedimiento.
1. Propuesta de Rediseño de Costos Se cuenta con el costeo del nuevo
procedimiento.
1. Propuesta de Fortalecimiento de Se cuenta con un plan de capacitación
Capacidades para que los administradores del proceso
adquieran mayores y/o nuevos
conocimientos y habilidades necesarios
para operar el nuevo procedimiento.
1. Presentación al Comité de Dirección Se cuenta con la aprobación y
del Proyecto de Simplificación retroalimentación del Comité Directivo de
la propuesta de simplificación.
1. Elaboración de la Propuesta Final Se cuenta con la nueva propuesta
elaborada. 66
Caso Licencia de Funcionamiento
Preguntas sobre las actividades y su secuencia:
• ¿Por qué la actividad 3 indica que se debe facilitar un formulario para que sea fotocopiado,
cuando la norma indica que los formularios son de libre disponibilidad para la ciudadanía?
• ¿Por qué se realiza la actividad 6, si la 7 también es una actividad de registro del
expediente?
• Si hubiera un software de tramite documentario, no sería necesario realizar la actividad 10.
• ¿Por qué se realiza la actividad 14, si en la actividad 4 ya se revisaron los requisitos?
• ¿Por qué se realiza la actividad 11, si en la actividad 5 ya se recepcionó el expediente, lo
que quiere decir que está todo completo?
• En la actividad 16, se deriva a “Catastro”. Sin embargo, si la derivación se hubiera dado
desde la actividad 9, en lugar de derivar el procedimiento a “Rentas”, se hubieran evitado las
actividades 10 a 15.
• Si hubiera un sistema de procedimiento documentario, no sería necesario realizar la
actividad 17.
• ¿Por qué el informe de la inspección, actividad 21, se ejecuta en lugar de derivarlo a la
Dirección de Rentas (actividad 23)? De esa forma se evitaría la actividad 22.
• ¿Por qué la Licencia de Funcionamiento se deriva a “Rentas” para su entrega, en lugar de
enviarla a “Mesa de Partes” para evitar que la ciudadanía vaya a diferentes dependencias?
¿Quiere decir que se evitarían estas actividades? 67
Caso Licencia de Funcionamiento
Preguntas sobre las actividades y su secuencia:
• Si la inspección del establecimiento está a cargo de “Catastro”, ¿Por qué el expediente va a

“Rentas”?
• ¿Por qué es el departamento de “Rentas” el que elabora la licencia, si no interviene en el
procesamiento real de la misma, al sólo recibir y derivar el expediente?
• ¿Por qué “Rentas” tiene esta función, cuando la emisión de Licencias de Funcionamiento es
más una actividad ligada a áreas de Desarrollo Económico Local, Comercialización o
similares?
• ¿Por qué se deriva a la alcaldía la firma de la Licencia de Funcionamiento cuando podría
hacerlo un funcionario de menor rango? Ello pone en duda si realmente se deben realizar las
actividades 34,35, 36, 37 y 38.
• ¿Para qué se inspecciona el establecimiento, si la Ley Nº 28976 indica que basta la
declaración jurada de la ciudadanía y la verificación de la zonificación?
• ¿Para qué la inspección del establecimiento? Si lo que se trata de verificar es que el
establecimiento se ubica en una zona permitida, esto se puede hacer mirando en un plano
de la ciudad desde la primera orientación. Esto puede hacerse desde la actividad 1 ó 2.
• El plano de zonificación se podría colocar en el portal electrónico de la municipalidad, para
que la ciudadanía pueda verificar los tipos de negocios permitidos según zonas, sin
necesidad de ir hasta la municipalidad para preguntar al respecto.
68
Caso Licencia de funcionamiento - simplificado
69
Caso Licencia de Funcionamiento - Comparativo
INDICADORES ACTUAL SIMPLIFICADO DIFERENCIA
Pasos 40 20 -20
Áreas 6 3 -3
Tiempo 529 239 -290
Vigilante 1 0 -1
Técnico I 19 16 -3
Técnico II 16 2 -14
Papel bond 23 7 -16
Folder manila 1 0 -1
Movilidad 2 0 -2
Bolígrafo 10 5 -5
Reparación PC´s 5 0 -5
PC 5 1 -4
Energía eléctrica 5 1 -4
VA 26 10 -16
Control 9 0 -9
SVA 5 3 -2
70
Implementación
¿Cuál es el objetivo de ¿Cuáles son las fases? ¿Qué resultados se esperan
esta etapa? al final de esta etapa?
Poner en marcha la 1. Capacitación y Sensibilización Se cuenta con un equipo

propuesta diseñada en la de las Áreas Involucradas capacitado y sensibilizado al
etapa previa. procedimiento rediseñado.
1. Aprobación del Marco Se cuenta con el marco

Normativo del Proceso normativo necesario para la
Rediseñado implementación del
procedimiento rediseñado.
1. Adecuación de Ambientes Se cuenta con un ambiente

adecuado para la
implementación del
procedimiento rediseñado.
1. Difusión Masiva de la Reforma Se cuenta con un público

Emprendida informado acerca del nuevo
procedimiento.
71
Es importante compartir los resultados y capacitar
sobre la propuesta
72
Unidad 3
• Otras etapas de la Simplificación
Administrativa
• Monitoreo y evaluación
• Mejoramiento continúo y sostenibilidad
73
Monitoreo, evaluación, mejora continua y
sostenimiento
Mejora continua
Diagnóstico Rediseño
Implementación
Preparatoria
Evaluación
Monitoreo Sostenimiento
74
Monitoreo
¿Cuál es el objetivo de este ¿Qué tareas hay que llevar a

proceso? cabo?
Verificar la eficiencia y la eficacia Diseño y ejecución del Plan de
del proceso de simplificación y Monitoreo.
llevar a cabo medidas Diseño de Herramientas e
correctivas que permitan Indicadores para recopilar la
optimizar los resultados información sobre el cumplimiento
esperados del mismo. de los objetivos y metas trazadas
(por ejemplo, sobre el cumplimiento
del cronograma del plan de
simplificación administrativa).
Difusión de la información.
75
Evaluación

proceso? cabo?
Saber si el proyecto de Diseño y ejecución del Plan de
simplificación administrativa ha Evaluación.
generado los impactos deseados. Análisis de los impactos y resultados
Por ejemplo: obtenidos en el desarrollo del
- Si ha mejorado la satisfacción de proceso de simplificación
la ciudadanía, si los tiempos administrativa.
realmente han disminuido. Difusión de los resultados de la
- En evaluaciones más complejas se evaluación.
puede medir: si ha habido una
mejora en el Desarrollo
Económico en la jurisdicción, si las
habilidades de los funcionarios
mejoraron y promovieron
iniciativas o similares. 76
Mejora continua

proceso? cabo?
Alcanzar niveles más altos de Planear

eficiencia y eficacia con el fin de
promover la competitividad y/o Hacer
bienestar de la ciudadanía.
Verificar
Actuar
77
Sostenimiento

proceso? cabo?
Dar continuidad al proceso de Documentar el proceso de

simplificación para su Simplificación
consolidación y
Difundir el proceso de
fortalecimiento.
Simplificación
Reglamentar el procedimiento
Acceder a certificaciones
Redactar cartas de compromiso
78
Caso de un Gobierno Local
EL PROCESO DE LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO ES EL TRAMITE
QUE MAYOR DEMANDA TIENE, EN TAL SENTIDO LA
MUNICIPALIDAD DEBE BRINDAR LAS FACILIDADES,
CONTEMPLANDO PROCEDIMIENTOS CLAROS, AGILES Y
SIMPLIFICADOS, QUE CAPTEN LA INVERSION PRIVADA EN EL
DISTRITO E IMPULSANDO LA FORMALIZACION DE LOS
NEGOCIOS.
79
MACROPROCESO DE LICENCIA DE
FUNCIONAMIENTO
EL MACROPROCESO DE LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO ESTA
CONFORMADO POR LOS SIGUIENTES PROCESOS:
1. Licencia de Funcionamiento
2. Licencia de Funcionamiento para
Cesionarios
3. Licencia de Funcionamiento para Mercado
de Abastos
4. Cese de Actividades
80
Principales Logros
1. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE EMISION AUTOMATICA DE

LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO.
2. ELABORACION Y APROBACION DE LA RESOLUCION DE ALCALDIA
QUE DELEGA RESPONSABILIDAD PARA LA FIRMA DE LICENCIAS DE
FUNCIONAMIENTO EN EL SUBGERENTE DE COMERCIALIZACION Y
COMERCIO.
3. APROBACION DEL PROCEDIMIENTO A TRAVES DE UNA DIRECTIVA
“PROCEDIMIENTO DE LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO”.
81
Propuesta de Mejora
1) ELABORAR UN BROCHURE (CATALOGO) INFORMATIVO INTEGRAL, QUE
INCLUYA INFORMACION RELEVANTE DE TODOS LOS PROCEDIMIENTOS
INCLUIDOS EN LA EMISION DE LA LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO.
2) TRASLADAR A UN TECNICO DE DEFENSA CIVIL PARA MEJORAR EL SERVICO

DE ATENCION EN TRAMITE DOCUMENTARIO.
3) ASIGNAR MOVILIDAD A LOS INSPECTORES PARA EL TRASLADO A LOS

ESTABLECIMIENTOS COMERCIALES.
4) TRASLADAR LAS FUNCIONES DE AUTORIZACION DE ANUNCIOS
COMERCIALES (ACTUALMENTE UBICADO EN LA SUBGERENCIA DE OBRAS
PRIVADAS), A LA SUBGERENCIA DE COMERCIALIZACION Y COMERCIO
AMBULATORIO (IMPLICA MODIFICAR ROF, MOF, TUPA).
82
SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN, MEJORA CONTINUA Y
SOSTENIBILIDAD DEL PROCESO
El seguimiento y la evaluación son herramientas independientes

y básicas para la gestión de los procesos de simplificación y costeo.
Para las actividades de seguimiento y evaluación se recomienda

recoger y usar información cualitativa y cuantitativa sobre el
avance del proceso de simplificación, tanto de la gestión misma del
proceso como del rediseño del procedimiento.
83
En el caso específico del seguimiento, el objetivo principal de esta etapa

será la verificación de la eficiencia y eficacia del proceso de
simplificación. En este sentido, se llevarán a cabo las medidas correctivas
necesarias que permitan optimizar los resultados esperados del mismo,
para lo cual se desarrollarán las siguientes tareas:
• Diseño y ejecución del Plan de Seguimiento.

• Diseño de herramientas e indicadores para recopilar la
información sobre el cumplimiento de los objetivos y metas
trazadas (p. ej. sobre el cumplimiento del cronograma del plan de
simplificación administrativa).
• Difusión de la información.
84
En el caso de la evaluación, el objetivo principal de ésta será saber si el

proyecto de simplificación ha generado los impactos deseados (p.ej. si ha
mejorado la satisfacción de la ciudadanía en cuanto a una corta duración
de los procesos). Con este fin, se llevarán a cabo las siguientes tareas:
• Diseño y ejecución del Plan de Evaluación.

• Análisis de los impactos y resultados obtenidos en el
desarrollo del proceso de simplificación administrativa.
• Difusión de los resultados de la evaluación.
La evaluación puede estar a cargo del responsable de efectuar la
aplicación de la metodología ó una persona externa a modo de
auditoría con el fin de garantizar la objetividad y definir adecuadamente
las acciones correctivas para garantizar el desarrollo del proceso de
simplificación.
85
Mediante el proceso de mejora continua las entidades se esfuerzan por

alcanzar niveles más altos de eficiencia y eficacia, orientándose a la
promoción de la competitividad y/o bienestar de la ciudadanía. Con
este fin se llevan a cabo los siguientes pasos:
• Planear: Diseño de las etapas y pasos de la metodología de
costos.
• Hacer: Ejecuta las etapas y pasos de la metodología de costos a
través del aplicativo si te es posible.
• Verificar: Realizar el seguimiento y evaluación de las etapas y
pasos que la metodología ha establecido y a través del aplicativo
diseñado por la SGP-PCM. Verifica que se haya alcanzado cada
objetivo establecido en cada etapa de la metodología.
• Actuar: A partir de los resultados obtenidos a través del costeo se
toman acciones necesarias para igualar o sobrepasar las
expectativas que el usuario tiene respecto al costeo establecido.
Para ello es necesario medirnos.
86
Finalmente, haremos referencia al tema de la sostenibilidad del proceso,

cuyo objetivo es dar continuidad al proceso de simplificación para su
consolidación y fortalecimiento para lo cual hay que llevar las siguientes
tareas a cabo:
• Documentar el proceso de simplificación.

• Difundir el proceso de simplificación.
• Reglamentar proceso de simplificación.
• Acceder a las certificaciones.
• Redactar cartas de compromiso.
87
Cuadro 20: Tareas y pasos para la consolidación del proceso de sostenibilidad

Proceso de Pasos para consolidar la misma
Sostenibilidad:
tareas
Documentar el El proceso debe contar con toda la documentación generada en la presente metodología que permita evaluaciones
proceso de periódicas internas y externas.
simplificación.
Difundir el Una vez llevado a cabo el proceso de reforma, es importante dar a conocer, al personal de la entidad y a la
proceso. ciudadanía, las mejoras, beneficios y características del procedimiento simplificado, de manera tal, que esta última, se
convierta en fiscalizadora ante posibles retrocesos en la calidad del servicio. La difusión puede ser de dos tipos:
interna y externa.
Reglamentar el Implica normar el procedimiento reformado, impidiendo de esta manera, que futuras acciones atenten contra el
procedimiento. avance alcanzado. En tal sentido, debe expedirse la norma que reglamente dicho proceso y adecuarse al MAPRO y/o
TUPA de la entidad u otros instrumentos de gestión de ser el caso.
Acceder a La certificación obliga a la elaboración de manuales que permitan que los trabajadores cuenten con guías sobre cómo
certificaciones. proceder en la práctica. Esto permite atenuar las limitaciones de la rotación del personal en las entidades públicas.
Una de las certificaciones más conocidas es la ISO. Se trata de un conjunto de enunciados, los cuales especifican
qué elementos deben integrar el Sistema de Calidad de una organización y cómo deben funcionar, en conjunto, para
asegurar la calidad de los bienes y servicios que produce.
Redactar cartas Éstas son herramientas a través de las cuales se establecen compromisos concretos con la ciudadanía respecto de la
de calidad del servicio o las medidas que ésta puede adoptar si los servicios que reciben no son aceptables. Estas cartas
compromiso. deben estar redactadas empleando un lenguaje sencillo y comprensible para la ciudadanía. Para comunicar al
ciudadano los compromisos, se deben contemplar todos los medios de comunicación existentes (paneles, trípticos,
periódicos, reuniones, cartas, comunicados, boletines, correos electrónicos, portal web, etc.), buscando los medios
más eficaces para llegar a ella, teniendo en cuenta sus necesidades y características. 88
Fuente: Elaboración propia

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Es recomendable tener conocimiento del

El presente módulo tiene por objetivo

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3 Examen Módulo 2 (Unidades 3,4,5 y 6) 30%

4 Caso de estudio de Simplificación 15%

 La Metodología de Simplificación Administrativa es un

 Este proceso brinda pautas a las entidades públicas

La Metodología de SA se aplica a los procedimientos administrativos,

El funcionario publico brinda servicios complejos y

Ejemplos por tipos de procedimiento

 El marco legal de la Metodología de Simplificación

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ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN  Poner en marcha la propuesta diseñada en la

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Equipo de Mejora Continua (EMC)

Es el equipo operativo. Está encargado de planificar y gestionar el proceso de

Si la entidad es pequeña (menos de 30 personas) o el procedimiento no es

Si la entidad es grande (más de 30 personas) o el procedimiento es complejo, se

 Aquellos que no generen valor para el interés

1. Diagnóstico de Costos Se cuenta con información sobre costos directos identificables y

Construcción de la Tabla ASME-VM, que permite listar y caracterizar

Las actividades en el diagrama ASME se van anotando con el verbo

Se anota también el área donde se desarrolla esa actividad, y el

Debe indicarse, que existen esperas o tiempos de espera, que son

Elaboración del Diagrama de Bloques, que ilustra gráficamente el

Para construir un diagrama de bloques, debemos reproducir el flujo del

Diagnóstico Legal Objetivo:

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 Esta fase se puede desarrollar de manera paralela a la anterior. La idea es

 Realizar esta labor es importante por cuanto la normativa debe adecuarse al

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Paso Actividad Área Tiempo

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¿Cuál es el objetivo de este ¿Qué tareas hay que llevar a

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1. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE EMISION AUTOMATICA DE

2) TRASLADAR A UN TECNICO DE DEFENSA CIVIL PARA MEJORAR EL SERVICO

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