Como Trabajar Eventos

Organización de Buffet y eventos
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CONTENIDO
SECCIÓN 1: CONCEPTUALISAR SU EVENTO.................................. 5
Capítulo 1: Definición de su Objetivo............................................................................................... 7
SECCIÓN 2: PLANIFICACIÓN DE SU EVENTO................................................... 9
Capítulo 2: Creación de un Equipo Organizador............................................. 11

Capítulo 3: Creación de la Agenda................................................................ 14
Capítulo 4: Haciendo el Presupuesto Evento........................................... .... 17
Capítulo 5: Cubrir sus costos............................................ ………………..…........ 19
Capítulo 6: Recaudar fondos para su evento................................................ 22
Capítulo 7: Promoción de su Evento................................................... ......... 24
Capítulo 8: La coordinación de los medios de comunicación.....................…... 27
Capítulo 9: Logística.............................................. ...................................... 30
SECCIÓN 3: EJECUCIÓN DE SU EVENTO........................................ 35
Capítulo 10: La ejecución de su evento + Consejos para el día del evento….. 37
SECCIÓN 4: DESPUÉS DE SU EVENTO............................................. 39
Capítulo 11: Después de su evento..................................................... ............. 41
ANEXO
1. Lista de verificación para planificar su evento............................................... 43
2. Lista de verificación para la ejecución de su evento...................................... 44
3. Lista de verificación para después de su evento...................................... .....45
4. Habilidades para trabajar como parte de un equipo..................................... 46
5. Muestra Agenda.............................................. ............................................. 47
6. Ejemplo de formulario de Solicitud / Registro.............................................. 48
7. Ejemplo de formulario de evaluación.............................................. ............ 49
8. Muestra Comunicados de Prensa................................................. ............... 50
9. Rompehielos............................................... ................................................. 52
Chef Docente: Lic. Rafael Callao Quesquén | Latino

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Capítulo 1 Definición de los objetivos

¡El primer paso para la planificación de un evento es definir su objetivo!
Un objetivo es una meta y los objetivos deben ser

específicos, medibles, alcanzables, realistas y al planear
pensar en esta pregunta de duración determinada. Su
objetivo debe coincidir con estos criterios:
• ¿Cuál es el objetivo de este evento?

• ¿A quién quieren tener de participante en tu evento?
• ¿Cómo se puede planificar el evento para lograr su objetivo y apelar a sus
participantes?
1. ¿Cuál es el objetivo de este evento? ¿Cuáles son tus metas?
Algunos objetivos posibles incluyen:
 El fin que se desea lograr, tales como:
• Toma de conciencia
• La recaudación de fondos
• Trasladar una idea o actividad hacia adelante
• La generación de energía para más eventos
 Para llegar a un número específico de participantes
 Para lograr la cobertura en los medios de comunicación
¡SUEÑA EN GRANDE!

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2. ¿A quién quieren tener de participación en el evento?

Su objetivo le ayudará a determinar a quién desea invitar. Piensa en todos los participantes que desee
atraer al evento. Como usted ve, asegúrese de ¡pensar fuera de la caja! Hay muchos posibles participantes
que tal vez no vienen a la mente de inmediato. Piense en otras organizaciones y grupos de personas que
podrían estar interesados en su caso, e invítelos. Estas pueden ser las personas y organizaciones que nunca
has abordado antes - ¡esta es la oportunidad de conocerlos! Nunca se sabe lo que puede resultar de atraer
nueva gente y diferentes organizaciones.
 Una vez que decida quien desea que participe, piense en lo que quiere obtener con ellos! ¿Quieres:
• Intercambiar ideas
• Escuchar
• Observar
• Participar en las actividad físicas
• Etcetera?
3. ¿Cómo puede planificar el evento para lograr su objetivo y

atractivo a sus participantes?
Hay muchos tipos diferentes de eventos. Usted debe decidir qué tipo usted
quiere tener! Algunos eventos son educativos e informativos, y éstos incluyen
talleres, viajes de estudio, reuniones y encuentros facilitados, de puerta a puerta
o venta directa por teléfono.
Otros eventos están dirigidos a la recaudación de dinero, y éstos incluyen

todo tipo de idea o actividad que genere ingresos para su organización o una
meta. Algunas ideas incluyen la organización de un festival, un concierto, u
otro tipo de entretenimiento; la celebración de un sorteo o una subasta; o
venta de bienes o materiales.
Otros eventos son "pueblo a pueblo" y se centran principalmente en

reunir a la gente. Si las personas son colegas profesionales que quieren
llegar a conocer unos a otros mejor o si no se conocen del todo, lo básico
para la creación de un exitoso evento tienen mayormente el mismo
principio. Y algunos eventos son simplemente la preparación para otros
eventos - como reuniones de planificación, reuniones informativas y
eventos preliminares.

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Hay muchos tipos diferentes de eventos y por supuesto la mayoría de las planeaciones encajan en más de
una categoría de eventos. Una vez que hayas decidido qué evento desea tener, usted necesita tenerlo
organizado! Haga una lista de todas las tareas (ideas para la lista que incluyen a continuación) para decidir
cómo va a llevarlo a cabo, Usted necesita organizar su tiempo en secuencia. Dependiendo del tamaño de su
evento, usted probablemente querrá trabajar con otra persona o un pequeño grupo y compartir la
responsabilidad de la planificación del evento.
Una vez que sepas el tipo de evento que desea tener, usted puede comenzar a identificar otros
elementos dentro su preparación, por ejemplo:
• Si está planeando una conferencia, debe pensar en las sesiones que usted debe planear para llenar
la conferencia y atraer a los participantes.
• Si usted está planeando tener altavoces, debe saber que sus participantes harán un esfuerzo para oír.
• Si usted está planeando un taller o una discusión, debe buscar la persona o personas para realizarlo
Mientras que usted está pensando en su planificación, mire a su alrededor a otras organizaciones.
• ¿Hay algunos que puedan servir como socios potenciales para usted?
• ¿Existen los próximos eventos de otras organizaciones que podrían agregar energía a tu evento?
También, como usted está comenzando a planear, debe saber cualquier fondo que pueda ser
relevante para su caso.
• Tener eventos como el que usted está planeando ¿se ha hecho antes?
• ¿Cuál fue su éxito, y qué obstáculos tuvo que enfrentar?
• Si usted puede hablar con los organizadores de los eventos pasados, puede obtener una buena visión
y consejos en cosas a evitar y las cosas a destacar.

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VAMOS A planear su evento!

Al planear su evento, se utilizan varios bloques de construcción diferentes que se convertirán en la
estructura y contenido de su evento. Estos incluyen:
• La construcción de un equipo organizador

• Creación de la Agenda y Ajuste de la fecha
• Crear un presupuesto
• Cubrir los Costos
• Generación de Ingresos
• Promoción del Evento
• Coordinar los Medios de Comunicación
• Logística
Debido a que cada caso es único, esta lista no puede ser exhaustiva. A través de los próximos capítulos del
Manual, pregúntese:
¿Qué más debo considerar para mi caso?

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Capítulo 2: Creación de un Equipo Organizador

Un equipo de Organización es un grupo de personas que apoya los objetivos del
evento y ayuda con la planificación y ejecución. La construcción de un buen equipo
organizador es uno de las piezas más importantes de la planificación de su evento. Su
equipo organizador es tan importante porque hacen que el evento ocurra.
¿Qué es un buen equipo organizador?
• Uno que puede trabajar en conjunto.

• Uno que da apoyo a los organizadores, ya que hacen su trabajo.
• Uno que completa las tareas que se enuncian para realizarse.
• Uno que se divierte mientras se hace el trabajo!
Usted no necesariamente necesita un equipo organizador para organizar un

evento; lo que necesita son buenas habilidades de organización. Muchas
personas se organizan eventos de gran éxito por su cuenta! Si usted desea
organizar por sí solo, puede encontrarse con que las personas que no quieren la
responsabilidad de ser un organizador todavía puede ayudarle a cumplir ciertas
tareas, y el uso de su ayuda hace estratégicamente su evento de todo el mejor!
Quería celebrar una marcha en mi ciudad que atraería a todo tipo de

personas diferentes. No pude encontrar a nadie que quería organizar
conmigo, pero necesitaba ayuda, especialmente con la promoción y el
control de multitudes en el día del evento. Así que encontré algunas
personas que me podrían ayudar con las tareas específicas sin tener
que comprometerse de ser un organizador. Al final, la marcha fue muy
bien, y yo era capaz de llevarlo a por mi cuenta!
Jimena, Perú

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1. Trabajando en equipo: ¿Cómo funcionará el equipo
Con un buen equipo organizador, se lograr que se tomen adecuadas decisiones sobre la planificación del
evento. Por lo tanto, necesita un buen proceso de comunicación, se toma las decisiones de manera que se
considere y se valore el esfuerzo de los miembros del equipo. Con el fin de funcionar correctamente:
• Muchos comités organizadores se reúnen regularmente y discuten los temas en cuestión, ganando
las ideas, la inteligencia y energía a partir de los miembros del equipo.
• Muchos comités organizadores tienen un coordinador o coordinadores que facilitan reuniones y
coordinan el trabajo que todos los otros miembros del equipo están haciendo.
Recuerde tomar notas en todas sus reuniones y tomar nota sobre todo las decisiones
que se toman. Estas notas deben estar a disposición de cualquier persona en el comité
organizador que quiera verlos.
Nota: Asumir la responsabilidad debe realizarse de modo que no siempre la misma
persona tiene que ser las que concluyan el análisis y notas de la reunión. Asegúrese de
tener los tengan los apuntes adecuados para sus análisis!
En muchos grupos, la persona que realizan las reuniones ( no siempre son el

centro de las ideas!) Todos Giran alrededor de muchas experiencias, las
personas en las reuniones desarrollan sus habilidades, benefician y facilitan
diferentes fortalezas y perspectivas de sus miembros del equipo organizador!
Me decidí a organizar un debate sobre un tema político que era importante en mi ciudad. Cuatro meses de
antelación que compilan un equipo de seis personas que expresaron interés y parecía confiable y entusiasta.
Dos meses pasaron, y uno por uno de los miembros del comité dejó de hacer mucho trabajo. Dos meses de
antelación Llamé a una reunión para averiguar por qué el trabajo no se pudo conseguir que se haga. Resultó
que los otros miembros del comité no estaban comprometidos con la visión y objetivos del debate y que habían
perdido el interés. Afortunadamente todavía tenía tiempo para buscar nuevos los miembros del comité. En las
conversaciones que tuve con los posibles candidatos que hicieron hincapié en que una característica clave de
todos los miembros del comité de futuros sería un compromiso con el tema. Al final, me las arreglé para reunir
un equipo fuerte que realizo un debate extremadamente bien organizado.
Denis, Irlanda

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2. Tarea Asignación
Las tareas son los pasos necesarios para planear el evento,
como, por ejemplo:
 Establecimiento de la agenda, la búsqueda de un

lugar adecuado y así sucesivamente.
 Las tareas abarcan responsabilidades durante la
planificación del evento y mejoran el propio
evento real.
Dependiendo del alcance de su evento y el tamaño de su

comité de organizador, es probable que tenga un par de
personas que son más activos y hábiles para tomar más
responsabilidad que otros. Eso es natural que suceda
totalmente en todos los procesos de planificación -
algunas personas toman roles centrales, mientras que
otros optan por ser responsable de concretar tareas. Cada
uno es una parte de un todo más grande y necesario para
hacer que el evento ocurra. Cada uno debe darse el crédito
por el papel que juegan.
Las personas que se comprometen en las tareas de la organización del evento, asegúrese de que van a
estar disponibles para realizar el trabajo hasta el final del proyecto. También debe mantener un buen
registro de su trabajo y planes de modo que si alguien se retira o deja de estar disponible, alguien más
puede asumir cargo de su papel.
Las tareas que se asignan, debe ser asumida voluntariamente de las cuales hay diferentes funciones, tales
como:
 Raíces y fondos: se encarga de la recaudación de fondos

 Logística coordinador: Responsable de la logística del evento, por
ejemplo:
• Contacto con los medios: El encargado de escribir el comunicado de
prensa y contacto con los medios de comunicación
• Materiales Coordinador: responsables de la escritura o la recolección
de los materiales escritos que se le dará a los participantes, ponentes y
los medios de comunicación Dependiendo de la magnitud del evento
y el tamaño (y el nivel de energía!) De su comité organizador, muchas
de estas tareas requerirán más de una persona.

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Por una conferencia en la que ayude a organizar, tuvimos un grupo grande con entusiastas
organizadores que tenían diferentes niveles de experiencia en la realización de eventos. Para
algunos, organizar un evento no era una nada nuevo, pero para otros era su primera vez asumir
estas medidas. Como se dividió las tareas, se encontró que algunos eran mucho más exigentes y
hábiles que los demás para hacerlas. Así que emparejaron el experimentado organizadores con los
novicios, y el evento nos fue un éxito, pero fue un gran proceso de aprendizaje, también!
Bintou, Senegal
Compartir la responsabilidad! atraer a los asistentes a su evento es lo que va a hacer que su planificación
sea un éxito. Hay muchas tareas a la mano:
La creación de las invitaciones y material publicitario; difusión de las

invitaciones y material publicitario; que respondan a las difusiones, y
la promoción de su evento en todas partes que sea posible. Estas
tareas deben ser compartidos entre el comité organizador.
La sabiduría viene con la experiencia!
Comités organizadores también deben buscar el apoyo, el asesoramiento y la sabiduría de la

experiencia que puede ganar de asesores fuera del comité. Estos asesores deben tener diferentes
áreas de experiencia y debería ayudar al comité organizador ver elementos nuevos y diferentes a
su proyecto

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Capítulo 3: Creación de la Agenda

Decidir cómo distribuir el tiempo durante su evento es uno de los elementos más importantes de la
planificación. Al planear, recuerde el objetivo de su evento y quiénes son sus participantes para que
puedan planificar un modo de entretenimiento atrayéndolos.
1. Las actividades dentro de su evento

Si su evento requiere la participación del público, como una conferencia o una reunión, pensar en maneras
de hacer la estructura interesante, además del contenido. Por ejemplo:
• Si los participantes de la conferencia se reúnen principalmente en las grandes salas y grupos grandes para
oír los altavoces, también se puede planificar el tiempo en el calendario para que los participantes se
reúnen en pequeños grupos, ya sea para discutir ideas o como otro foro para los presentadores.
• Si usted está sosteniendo un panel, siempre se debe dejar tiempo suficiente para que una pregunta y
responder a la sesión, y deje que su audiencia sabe que no habrá tiempo para sus preguntas al final.
• Si su parrilla de programación incluye el tiempo para que las personas se vinculan entre sí y con el
material de una manera más interactiva, que va a ganar más de la experiencia y su evento reflejará la
totalidad de su participación.
• Si el evento dura más de un día, es posible que desee incluir una distracción o entretenimiento
específicos sociales o evento social / cultural, para que sus participantes pueden tomar un descanso de la
agenda y relajarse. El proceso de relajación no sólo es divertido - la distancia también ayuda a las personas
en digerir la información que han estado trabajando con todo el día!
Date tiempo
El tiempo es uno de los recursos más valiosos, y a menudo es pasado por
alto, en la planificación de eventos. Comience a planificar con mucha
antelación, por lo que tiene una mejor oportunidad de conseguir su
primera elección de la fecha, el lugar, anfitrión / ponentes e invitados.
También le proporcionará una mayor flexibilidad para hacer frente a
cambios imprevistos o desarrollos en el camino.

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Desarrollo de un plan y un calendario de eventos
Una vez que haya acordado y aprobado la propuesta para su evento, usted debe elaborar un plan detallado
de eventos en los que usted analiza todas las tareas que hay que hacer como asignar
responsabilidades y plazos para cada uno. Tu plan de evento debe ser actualizado
constantemente como tareas se han completado o se cambian de modo que usted
puede utilizar para informes de situación periódicos.
También puede resultar útil crear una línea de tiempo, vinculada a su plan de
evento, pero menos detallada, que lo inicie la cuenta desde atrás para su actividad
y actúa como una guía de referencia rápida para ayudarle a mantenerse en el
camino y asegurar todo lo que se va a hacer. Se presentara con un mes de anticipación
lo planificado, para que pueda analizar su carga de trabajo y observar si es muy tedioso
para su equipo de trabajo y poder coordinar como se puede utilizar mejor esos recursos.
Una vez que haya desarrollado su plan de trabajos, debe comprobar si hay algo en contra de su propuesta
de evento para resolverlos con tiempo, asegurándose que ha hecho bien su planificación y que va a utilizar
un mecanismo adecuado sabiendo que obtuvo todos elementos clave del evento.

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Nombre del evento:

Nombre de la Organización:
Teléfono:
Email:
Notas
Propuesta del evento:
¿Cuál es el evento?
Objetivos del evento
¿Por qué tiene el evento?

Objetivos y Mensajes claves del
evento
¿Qué ocurrirá en el evento?

Formato de eventos (por
ejemplo, recepción, cena,
concierto, conferencia)
¿Para quién es el evento?

Destinatario/ Invitados
(Estimación de numero de
invitados)
Notas de Organización - ¿Quién va a Planificar y ejecutar el evento?

Evento Comisionado/Propietario

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Otras Partes interesadas
Fuente de Presupuesto
Presupuesto Estimado
Entrega (Delivery)
Fecha Propuesta del evento:
Invitados
Evento vip
Lugar
Anfitrión
Otros requerimientos
A/B Requisitas del Catering
Coordinador de evento
Lista de seguridad
Autorización del cliente

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Evaluación
La Plantilla de Propuesta de eventos proporciona una visión general de los

elementos clave de la planificación y la entrega de su evento.
Capítulo 4: Haciendo el Presupuesto Evento
Cuando estás haciendo un presupuesto, mirar el dinero que usted gasta

(gastos) y el dinero
usted puede traer (ingresos). Usted siempre debe cubrir sus gastos para su
evento. Si
usted está planeando un evento para recaudar fondos, usted debe tratar de
obtener un beneficio.
1.Gastos
• Lugar (ubicación). ¿Necesita alquilar un espacio? ¿Cuánto va a costar?
¿Existen costes adicionales,
como el seguro o los salarios para una recepcionista? ¿Alguno de los costos
recuperables, como un depósito de seguridad que
se devuelve si no hay nada en el espacio se daña durante el evento?
Catering. ¿Va a proporcionar alimentos y bebidas durante el evento? ¿Cuánto

cuestan?
• Promoción. ¿Quieres promocionar tu evento. Algunas opciones son flyers,

posters, pegatinas, invitaciones enviadas por correo

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o anuncios. También puede comprar tiempo en la radio o en la televisión, o la
compra de un aviso
en una valla publicitaria o un banner. Todas estas cosas cuestan dinero, de
hacer fotocopias para la contratación de una radio
ad. (Otra gran manera de promover su evento - libre de gastos - es en
entrevistas y artículos sobre el
radio y en el periódico. Hablaremos de promoción con más detalle más
adelante.)
• Materiales. Los materiales que se pueden utilizar durante el evento puede

variar de flip
tablas y marcadores para una presentación de material impreso que usted
reparte a
participantes a otros parafernalia incluyendo pins, pegatinas, y camisetas.
Además,
debe utilizar nombre-etiquetas en la mayoría de sus eventos.
Presentadores. ¿Va a tener presentadores en el evento? ¿Qué costos van a

incurrir? ¿Cobran
una cuota, y va a pagar por su transporte, alojamiento y comidas?
Documentar el evento. El costo de documentar el evento es por lo general el

costo de la película de la cámara
y el desarrollo de cine o cintas de vídeo. Es posible que desee alquilar un
equipo de vídeo sofisticado, también, y
vas a necesitar un voluntario o contratar a alguien que sabe cómo usarlo!
La subvención de los participantes. Si el costo de su programa es prohibitivo

para algunos participantes, ¿quieres
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subsidiar su asistencia?
Una buena manera de organizar su presupuesto es hacer un gráfico. En su

carta, debe incluir Costo,
Ingresos, y la línea inferior. Su gráfico puede verse como éste, que es un
ejemplo de una actuación de
escritores jóvenes y artistas en Washington, DC en los EE.UU. Como se puede
ver, no sólo se cubrieron los costos,
pero la organización hizo una pequeña ganancia, también!
Costo $
Alquilar el espacio $ 200.00
Telón de fondo: lienzo, la pintura $ 50.00
Los costos de impresión: Flyers promocionales - 200 @ $ 0.07 / $ 14.00 cada
uno
Los costos de impresión: Programas - 100 @ $ 0.07 / $ 7.00 cada uno
Bebidas para vender $ 20.00
Costo total $ 291.00
Cómo cubierto Costo Ajustado
Espacio alquilado de centro comunitario $ 200.00
Lienzo y pinturas donadas por ferretería -
Copia tienda nos dio un trato especial: 300 copias en $ 0.05 / $ 15.00 cada
uno
Las bebidas compradas en el supermercado local de $ 20.00
Costo Total Ajustado $ 235.00
ingresos
Precio de la entrada: $ 3 para 100 personas $ 300.00
Las bebidas que se venden con fines de lucro $ 30.00
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Ingresos totales $ 330.00
Total ingresos - Costo Total Ajustado = Resultado
$ 330.00 - $ 235.00 $ 95.00
Después de crear su carta de presupuesto, usted debe comprobar que puede

reducir los costos. Mirar por encima de su presupuesto
y hágase las siguientes preguntas:
¿Cuál es mi punto de equilibrio: la cantidad de dinero que tengo que traer

para cubrir mis gastos?
• ¿Qué en esta lista puedo adquirir a través de un donante?
• ¿Puedo negociar estos costos cualquier menor?
• Si soy un poco creativo e innovador, lo que puedo reducir los costos?
(Muchas fuentes, por ejemplo, puede
se encuentran o reutilizados.)
• ¿Qué en esta lista debo gastar dinero?

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Capítulo 5: Cubrir sus costos
Hay algunas maneras diferentes que puede cubrir sus costos, y la mayoría de las
personas utilizar una combinación de estos métodos:
• Contribuciones en especie
• Las donaciones, contribuciones y subvenciones
• Reducir los costos!
1. Cubra sus costos
¿Por qué las empresas dan donaciones en especie, y embajadas, fundaciones,

individuos y el desarrollo agencias dan subvenciones?
Muchos de ellos apoyan su causa, y una contribución es una manera para que le
ayuden a y mostrar su apoyo. Es una buena manera para que ellos promuevan a sí
mismos como actores positivos de su nombre en la comunidad.
Usted puede recibir asistencia en forma de contribuciones en especie, dinero y

asistencia técnica. Los tres pueden ser elementos clave para su evento.
Contribución en especie
Una contribución en especie es la aportación de un bien o un servicio a su evento u

organización, incluyendo equipos, suministros, o incluso el espacio o el tiempo del
personal. Un ejemplo de una donación en especie es el centro de copiado reducir
los costos de hacer copias o darles gratis por completo. Otro ejemplo de una en
especie contribución es un restaurante que le da la comida y las bebidas se pueden
utilizar para atender su evento gratuito. Las donaciones en especie son una buena
manera de cubrir muchos de sus gastos.

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Las donaciones, contribuciones y subvenciones
Las donaciones, contribuciones y subvenciones son dinero dadas por individuos y

fundaciones de apoyo a su organización o evento como parte de su responsabilidad
social con su comunidad y de la comunidad del mundo.
Asistencia Técnica
La asistencia técnica es el asesoramiento, consejo y dirección y que su organización

reciba de un organización o una empresa. La asistencia técnica no es una
contribución financiera, pero es muy importante. Algunos consejos es más que vale
su peso en oro!
2. Quién contribuye?
Fundaciones, Embajadas, organismos de desarrollo; Los negocios; Individuos. A

continuación se explican en detalle.
• Fundaciones
Una fundación es una organización que ofrece becas o donaciones para apoyar la
beneficencia, incluyendo actividades de bienestar común social, educativo, religioso
y de otra índole. "Fundaciones familiares" son independientes, fundaciones
privadas cuyos fondos proceden de los miembros de una misma familia.
Corporativas o fundaciones patrocinadas por la empresa son fundaciones privadas
cuyos fondos se derivan de un ánimo de lucro negocio. Otras fundaciones obtienen
sus fondos de una variedad de fuentes.
• Embajadas
Las embajadas extranjeras son a menudo una buena fuente de financiación, y que a
menudo tienen una cierta cantidad de fondos dejar a un lado para dar subvenciones
y contribuciones a sus comunidades locales. Usted debe acercarse a la embajada por
teléfono o correo y pida hablar con la persona responsable de su concesión local de
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Decisiones. Embajadas dan fondos a nivel local, como parte de su compromiso con
la construcción de una comunidad mundial de buenos vecinos y el desarrollo
sostenible.
• Agencias de Desarrollo
Las agencias de desarrollo son otra buena fuente de financiación. Estos incluyen la
Agencia de Estados Unidos para el El Desarrollo Internacional (USAID), el Programa
de Ayuda Exterior del Gobierno de Australia (AusAID) y el Proyecto de Desarrollo de
las Naciones Unidas (PNUD). Otros organismos internacionales de desarrollo incluir
a la Agencia Sueca de Desarrollo Internacional (ASDI) y la danesaInternacional
Agencia para el Desarrollo Internacional (DANIDA).
Todas las agencias internacionales de desarrollo tienen sitios web. Para los
organismos de desarrollo mencionados en el encabezamiento, los sitios web son:
http: //www.usaid.
http://www.usaid.gov
http://www.usaid.gov/missions.shtml.
http://www.ausaid.gov.au/
http://www.undp.org.
http://www.um.dk/danida/
http://www.sida.se
Los donantes individuales
Otra fuente de financiación son los individuos, por lo general los miembros o
componentes de su organización, como la gente del barrio que su organización
sirve. Estas son las personas que usted puede acudir en busca de fondos generales,
como campañas de membresía, y para gastos especiales, como algunos de los costos
de su evento. para ejemplo, si usted tiene un costo específico, como la cuota de
alquiler de alquiler de un espacio para celebrar su evento, puede acercarse a un
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donante y pedir que cubra el costo para usted. Si usted forma parte de una
membresía organización, usted puede hacer todas sus miembros para cubrir algunos
de los costos. Sin embargo, muchos activistas dedicar mucho de su tiempo a su
causa, y se puede ver en ese momento como una especie en especie donación. Así
que ten cuidado de no sobrecargar a ellos por pedir dinero muy a menudo!
3. Lograr una contribución

Siempre invitar a los donantes a sus eventos!
Una agencia de fundación, la embajada y el desarrollo le dará dinero en la forma de
una subvención, y en general que necesita para escribir una carta de solicitud y una
propuesta de acuerdo con sus directrices. algunas organizaciones le ayudará con
donaciones de contrapartida, que son fondos que donan a ser la misma cantidad
que usted plantea usted mismo. Por ejemplo, si usted puede levantar 9.000 pesos a
ti mismo (a partir de un evento para recaudar fondos, por ejemplo), la fundación
será "igualar" su logro con una donación de 9.000 pesos. Las organizaciones hacen
donaciones de contrapartida porque quieren asegurarse de que usted y otros se han
comprometido financieramente a su causa.
Para obtener ayuda sobre cómo escribir cartas de concesión y propuestas, buscar
asistencia técnica de alguien en su comunidad con experiencia en esta área que
puede ser un mentor para usted en la recaudación de fondos. Esta persona puede
ser un coordinador de un programa de la juventud o de otra organización no
gubernamental, un estudiante universitario, o tal vez un voluntario extranjero en su
área. Otro recurso que puede ser de ayuda para usted con la información
en fundaciones, subvenciones y cómo escribir cartas de concesión y propuestas es el
sitio web del Centro Fundación.
La Fundación Centro es una organización basada en Estados Unidos que ayuda a
cualquier persona, desde las organizaciones sin fines de lucro para individuos, en
busca de donaciones. Usted puede acceder a su sitio web en www.fdncenter.org.
Cuando se acerque a una empresa para una contribución en especie, no van a pedir
una propuesta; más bien, se debe acercarse al propietario o gerente directamente,
introducir a su organización y persuadirles de la valor de su causa!
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Al dar sus fondos, estas organizaciones e individuos pueden estar interesados en
una determinada región o comunidad, y van a apoyar una variedad de iniciativas en
ese lugar. La organización puede estar interesado en una cierta causa o tema, como
la lucha contra el SIDA o la preservación del medio ambiente. Algunas
organizaciones están interesados en grupos basados en el género, el origen étnico,
nacionalidad, u otros elementos distintivos de nuestras comunidades.
Reconocer sus donantes
Siempre debe reconocer públicamente sus donantes! Algunas organizaciones que le

dan las contribuciones en especie le pedirá que las reconoce públicamente; otros
simplemente esperan que va a hacerlo. Si va a imprimir una programa o cualquier
otra documentación disponible para su evento, usted debe incluir una lista de los
donantes y reconocer en especie donaciones específicamente

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Capítulo 6: Recaudar fondos para su evento
Puede que no siempre hay que hacer un ingreso, pero si lo hace, aquí
están algunas ideas
1. Comisiones de Participación
Para un evento, una de las maneras más fáciles de generar ingresos es cobrar
una entrada o una prima de asistencia para sus participantes. Al decidir
cuánto cobrar, usted debe tomar en cuenta:
1) ¿Cuánto crees que la gente va a pagar para asistir de manera realista.
Si haces que la gente la cuota demasiado alta puede que haya pocos
asistentes y no podrá recaudar tanto dinero!
2) El precio de la asistencia debe ser parecido a eventos similares

3) Lo que la población que está tratando de atraer puede permitirse.
Si va a crear un evento que es "abrir al público ", pero su cuota de asistencia
es algo que ciertas personas no pueden darse el lujo, que son, en virtud del
precio, creando un evento que está abierto sólo a ciertos segmentos de la
población.
La carga de una cuota, incluso una cuota mínima, es un elemento importante

para muchos eventos. Para muchas personas, únicas cosas que cuestan dinero
tienen valor. El pago de una cuota es hacer un compromiso con el evento y la
causa, que es uno de los objetivos de su evento!
2. Venta de Productos
Otra forma de generar ingresos para su evento u organización es vender los
bienes en el evento. Por ejemplo, usted podría vender alimentos o productos
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horneados en el evento a un precio lo suficientemente alto como para cubrir
el costo de sus materiales y un costo lo suficientemente bajo como para
alentar a la gente a comprar. También puede vender comida que es donado a
usted en un en especie donación, si usted tiene que asegurarse de que el
donante está de acuerdo con esta idea.
Muchas personas les gustan comprar productos que son útiles y también
conmemorativos. Por ejemplo, usted podría vender una camiseta o gorra con
el nombre y logotipo de su grupo y el título, la fecha y el lugar de su evento. tú
podrías pedir a un artista - o tal vez uno de ustedes es un artista - para crear
un hermoso logotipo o diseño para colocar sobre la
Camisa o gorra.
También puedes vender las cosas que usted y los miembros de su

organización realicen como, por ejemplo, joyas, decorado de papel escrito,
cestas, mantas u otros artículos decorativos y artísticos. En algunos eventos,
se hace sentido de invitar a los empresarios o artistas para vender sus
mercancías, y usted puede cobrarles una pequeña cuota por compartir
su evento y el espacio.
Es posible que necesite un permiso para vender alimentos u otros bienes en

su evento. Usted debe consultar con las autoridades correspondientes.

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Organización de Buffet y eventos

Capítulo 2: Creación de un Equipo Organizador............................................. 11

SECCIÓN 3: EJECUCIÓN DE SU EVENTO........................................ 35

Capítulo 10: La ejecución de su evento + Consejos para el día del evento….. 37

SECCIÓN 4: DESPUÉS DE SU EVENTO............................................. 39

Capítulo 11: Después de su evento..................................................... ............. 41

1. Lista de verificación para planificar su evento............................................... 43

2. Lista de verificación para la ejecución de su evento...................................... 44

3. Lista de verificación para después de su evento...................................... .....45

4. Habilidades para trabajar como parte de un equipo..................................... 46

5. Muestra Agenda.............................................. ............................................. 47

6. Ejemplo de formulario de Solicitud / Registro.............................................. 48

7. Ejemplo de formulario de evaluación.............................................. ............ 49

8. Muestra Comunicados de Prensa................................................. ............... 50

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Capítulo 1 Definición de los objetivos

Un objetivo es una meta y los objetivos deben ser

• ¿Cuál es el objetivo de este evento?

1. ¿Cuál es el objetivo de este evento? ¿Cuáles son tus metas?

Algunos objetivos posibles incluyen:

 El fin que se desea lograr, tales como:

 Para llegar a un número específico de participantes

 Para lograr la cobertura en los medios de comunicación

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2. ¿A quién quieren tener de participación en el evento?

3. ¿Cómo puede planificar el evento para lograr su objetivo y

Otros eventos están dirigidos a la recaudación de dinero, y éstos incluyen

Otros eventos son "pueblo a pueblo" y se centran principalmente en

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VAMOS A planear su evento!

• La construcción de un equipo organizador

¿Qué más debo considerar para mi caso?

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Capítulo 2: Creación de un Equipo Organizador

¿Qué es un buen equipo organizador?

• Uno que puede trabajar en conjunto.

Usted no necesariamente necesita un equipo organizador para organizar un

Quería celebrar una marcha en mi ciudad que atraería a todo tipo de

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1. Trabajando en equipo: ¿Cómo funcionará el equipo

En muchos grupos, la persona que realizan las reuniones ( no siempre son el

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 Establecimiento de la agenda, la búsqueda de un

Dependiendo del alcance de su evento y el tamaño de su

 Raíces y fondos: se encarga de la recaudación de fondos

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La creación de las invitaciones y material publicitario; difusión de las

La sabiduría viene con la experiencia!

Comités organizadores también deben buscar el apoyo, el asesoramiento y la sabiduría de la

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Capítulo 3: Creación de la Agenda

1. Las actividades dentro de su evento

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Nombre del evento:

¿Por qué tiene el evento?

¿Qué ocurrirá en el evento?

¿Para quién es el evento?

Notas de Organización - ¿Quién va a Planificar y ejecutar el evento?

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Otras Partes interesadas

A/B Requisitas del Catering