ENSAYO A4

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje tratado en la presente guía, realice un ensayo
en el cual exponga su posición frente a la siguiente pregunta: En el momento de materializarse un
riesgo, ¿qué tipo de acción debe tomar la entidad? Justifique su respuesta y exponga un caso
concreto de alguna entidad pública. No olvide argumentar el escrito con base en las temáticas vistas.

NO CONFORMIDAD EL TEMOR DE NO SÉ QUE HACER

En Colombia todas las instituciones públicas están obligadas a establecer un sistema de gestión de
la calidad publica con la finalidad de mejorar la atención al público y ser transparentes en los
procesos. Al implementar los sistemas de gestión la mayoría de las entidades públicas se asesoran
de entidades externas para la planeación e implementación, pero no se interesan por el
mantenimiento del mismo ya que creen que con el solo hecho de haberlo implementado basta. Lo
que no saben es que el sistema de gestión público de la calidad está diseñado de tal manera que si
no se verifica y no actúa dicho sistema no funciona y se llena de no conformidades las cuales por
obligación deben ser resueltas mediante acciones correctivas dado que los riesgos que se habían
generado al implementar el sistema de gestión se materializaron. Que es eso de no conformidad de
acción correctiva, pues bien, la no conformidad es el incumplimiento (materialización de un riesgo)
de algún requisito suscrito por la entidad, bien sea legal, de las partes interesadas o en general, del
Sistema de Gestión de la Calidad y la acción correctiva son las medidas tomadas por la entidad para
evitar que la no conformidad vuelva a ocurrir. Para entender mejor a continuación se expone una
de las no conformidades más común en las entidades públicas: “Deficiente control de copias
distribuidas. Durante la auditoría aparecen copias de ediciones o revisiones de procedimientos
obsoletos en los cajones del personal de la organización.” Como podemos ver se materializo un
riesgo que se adquirió cuando se decidió implementar el sistema de gestión de la calidad y es el de
utilizar versiones de documento obsoletas para trámites administrativos. Ahora la pregunta que
surge es que hacer ante esto, pues bien, ya una vez ocurrido el hecho no que más que buscar las
causas, la raíz del problema utilizando diferentes métodos como la espina de pescado, por qué por
qué entre otros que nos permitan identificar porque algunos empleados están utilizando formatos
con versiones obsoletas y una vez identificadas tomar acciones para evitar que vuelva a ocurrir. El
que hacer después de haber identificado la no conformidad se llama la acción correctiva y es el
mecanismo que nos permite realizar la mejora continua del sistema de gestión.

En conclusión, las entidades públicas no deben tenerle temor a las no conformidades y a las acciones
correctivas hay que mirarlas las como lo que son una opción de mejora siempre y cuando se cuente
con el personal capacitado y adecuado para implantar y mantener el sistema de gestión. Ahora por
lo que si deben preocuparse es por no tener un sistema de gestión pública solo en el papel sino
implementarlo, mantenerlo y mejorarlo mediante la inclusión de todos los interesados y
participantes de modo que todos se comprometan y se concienticen que lo que se está haciendo es
para facilitarle el trabajo y no lo hagan por obligación o por cumplir un requisito legal, lo mejor sale
cuando es de corazón y recordar que lo que mal se empieza mal termina.