Aplicativos para Secretarias III Lic.

Victor Hugo Cruz Ruesta

GENERALIDADES

CARRERA : SECRETARIADO EJECUTIVO BILINGÜE

CURSO : APLICATIVOS PARA SECRETARIAS III
SOFTWARE : MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007 – ONENOTE
CICLO : III
HORAS SEMANALES : 03
PROFESOR : LIC. VICTOR HUGO CRUZ RUESTA (trabajosebp@hotmail.com)

DESCRIPCIÓN DEL CURSO

La asignatura permite obtener conocimientos y desarrollar aplicaciones de los Sistemas de Gestión de Base
de Datos Relacional, para desarrollar soluciones empresariales de forma corporativa y para trabajar en los
nuevos entornos de Intranets y Extranets.
Constituye un primer paso para que el estudiante conozca acerca del funcionamiento de las Organizaciones, y
del manejo de la información.

COMPETENCIA DEL CURSO

Conocer y aplica los fundamentos del manejo y organización de la información a través del Sistema de Gestión
de Base de datos Microsoft Access.

CAPACIDADES A DESARROLLAR
• Organiza la información empresarial aplicando base de datos.
• Identifica los componentes de la interface de Access.
• Crea consultas de localización de información.
• Maneja los criterios de consultas.
• Crea formularios para la visualización e ingreso de datos.
• Crea informes para mostrar reportes impresos de los datos
• Identifica los elementos de una agenda personal.
• Crear citas, memorias, eventos.

UNIDADES TEMÁTICAS DEL CURSO

1. Introducción a los sistemas relacionales de bases de datos.
2. Manejo de OneNote

SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL CURSO

1. La evaluación es permanente e integral en función a los objetivos formulados:
 Se tomarán 4 prácticas calificadas a lo largo del ciclo:
o 1ª práctica: Semana 04
o 2ª práctica: Semana 07
o 3ª práctica: Semana 14
o 4ª práctica: Semana 17
 El Examen Parcial será en la semana 10
 El Examen Final será en la semana 20
 Se tomará en cuenta trabajos individuales o grupales, intervenciones orales, participación en clase.
 Se evaluará en la escala vigesimal (0 a 20)

2. La evaluación incluye los siguientes aspectos: (Evaluación actitudinal=EA)

 Asistencia a las sesiones de aprendizaje (el 30% de inasistencia desaprueba el curso)
 Responsabilidad y puntualidad en la elaboración y presentación de trabajos.
 Vivencia de valores éticos y morales durante el desarrollo de clase.

3. El promedio final se obtendrá de la siguiente manera:

Promedio parcial 1 = (Práctica 1 + práctica 2) / 2
Promedio parcial 2 = Nota del Examen Parcial
Promedio parcial 3 = (Práctica 3 + práctica 4) / 2
Promedio parcial 4 = Nota del Examen Final
PROMEDIO FINAL = (Suma de los Promedios parciales) / 4

4. El promedio mínimo de aprobación del curso es de 11.

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CONCEPTOS DE BASES DE DATOS
Base de datos
Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas
que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de
gestión de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados
por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener
información sobre los pedidos de éstos.
Tabla de datos
Una tabla de datos es un objeto que se utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o
asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,
etc.
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente
forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro, etc.
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:

Campos

Código Nombre Apellidos Dirección Ciudad

Registro 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 Lima

Registro 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 Chiclayo

Registro 3 3 Francisco Juan López C/ Valle, 56 Tacna

Registro 4 4 María Huesca Bueno C/ Franciscano, 67 Lima

Aparte de las tablas, Access también trabaja con otros objetos que permiten administrar los datos:
Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen
varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas
los datos que cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los
clientes cuya ciudad sea Lima.
Formularios
Un formulario es el diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas. Existen diferentes
tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de
los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
Informes
Un informe permite dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para
presentar los datos de forma impresa.
Páginas
Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde
Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso más avanzado.
Macros
Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access
realice en respuesta a un evento determinado. Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en
respuesta a la elección de un elemento de un formulario.
Módulos
Un módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic.
Realmente se trata de programación con Access.

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MICROSOFT ACCESS 2007
Definición
Es una potente herramienta de Microsoft Office que permite administrar eficientemente bases de datos relacionales.
Ingresar a Access

Clic en , Todos los programas, Microsoft Office, Microsoft Office Access 2007.
Pantalla Inicial de Access

Nueva BD

Plantillas

Abrir BD
existentes

CREAR UNA BASE DE DATOS

1. Clic en el botón
Office y luego en
Nuevo

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2. Clic en esta opción

3. Escribir aquí el nombre

de la BD y luego clic en
el botón Crear

Descripción del entorno de trabajo de Access 2007

Al crear una BD, aparece la siguiente ventana:

Barra de herramientas de Barra de título

acceso rápido
Cinta de opciones
Botón de office

Panel de exploración
Diseño del objeto de
base de datos: tabla
informe, formulario, etc.
La cinta de opciones y sus elementos
La cinta de opciones es un centro de control que reúne los elementos más utilizados de Access:

Fichas

Comandos Grupos
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