MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PICHANAKI

INTRODUCCION

El manual de procedimientos es un instrumento de gestión archivística que ha sido elaborado

teniendo en consideración la normatividad vigente aprobada por el Archivo General de la Nación.
Comprende los procedimientos:
 De transferencia de documentos
 De organización documental
 De eliminación documental
 De servicio de información


En el presente manual, se detalla de manera sistemática las etapas y acciones a realizar en

cada nivel de archivo de la Municipalidad, asimismo se ha diseñado formatos que facilitan su
aplicación.

Su cumplimiento será de beneficio para la Municipalidad Distrital de Pichanaki, porque permitirá

mantener actualizada, centralizada y organizada toda la documentación generada.
Previo cumplimiento de la directiva Nº 004-86-AGN-DEGAI “Normas para la Formulación del
Programa de Control de Documentos para los Archivos Administrativos del Sector Público
Nacional”. Aprobado mediante Resolución Jefatural Nº 173-86-AGN/J.

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1.- OBJETIVO
Impartir instrucciones sobre los procedimientos que se aplicaran en los procesos archivísticos
con la finalidad de optimizar el tratamiento de los documentos de archivo en los procesos de
transferencia, en los diferentes niveles de archivo de la Municipalidad Distrital de Pichanaki.
2.- ALCANCE
El presente manual de procedimientos archivísticos esta dirigido al personal de las oficinas
de archivo central y/o de gestión y unidades orgánicas de la Municipalidad Distrital de
Pichanaki que intervengan en los procesos archivísticos.
3.- BASE LEGAL

3.1 Constitución Política del Perú Art. 21º, 191º y 196º

3.2 Ley Nº 27972 Ley Orgánica de Municipalidades

3.3 Ley Nº 19414 Ley de Defensa, Conservación e Incremento de Patrimonio Documental

de la Nación

3.4 Ley Nº 25323 Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento D. S. Nº 008-92-
JUS.

3.5 Resolución Jefatural Nº 073-85/AGN-J Normas del Sistema Nacional de Archivos

3.6 R.J. Nº 173-86-agn/j, se aprueban las directivas del Sistema Nacional de Archivos.

3.7 Ley Nº 27444, Ley General de procedimientos Administrativos

3.8 Ley Nº 27806 Ley de Transparencia y acceso a la información Publica

3.9 Normas internas.

4. VIGENCIA

 El presente manual entra en vigencia a partir de la fecha de su APROBACIÓN,

dispuesta por Resolución de Alcaldía de la Municipalidad Distrital de Pichanaki. R.A.
Nº 667-2008-MDP.
5. PROCEDIMIENTOS
5.1 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
5.1.1 FINALIDAD
a) Descongestionar los archivos de GESTIÓN y/o PERIFÉRICOS

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b) Custodiar el archivo Central toda la documentación generada en las diferentes

unidades orgánicas de la Municipalidad Distrital de Pichanaki, a vencimiento de sus
plazos de retención.
c) Aprovechar la disponibilidad del espacio físico, equipos y materiales en los archivos
de GESTIÓN y PERIFÉRICOS.
d) Garantizar la integridad y la custodia del patrimonio documental de la Municipalidad
Distrital de Pichanaki.
e) Orientar las acciones archivísticas para la transferencia de los documentos de los
archivos de GESTIÓN (secretaria) y/o PERIFÉRICOS al archivo central.
5.1.2 REQUISITOS
a) Disponer de la Tabla General de retención de Documentos. (anexo 7.2)
b) Los archivistas que no cuentan con la tabla General de retenciones de Documentos
podrán recepcionar aquellos documentos cuya vigencia administrativa inmediata
haya concluido.

5.1.3 ETAPAS

a) El responsable de Archivo de GESTIÓN y/o PERIFÉRICOS coordinará con el jefe

del Archivo Central o el que haga sus veces sobre la transferencia de documentos.
b) De proceder dicha transferencia se llenará el formato de inventario de transferencias
(anexo 7.3) establecido que le proporcionara el jefe de archivo central, en original y
una copia debidamente firmado.
c) El traslado de documentos en sus unidades de archivamiento (files, cajas, libros
legajos, etc.) se efectuará en paquetes de 15 centímetros de altura.
d) Las unidades de archivamiento serán rotuladas en la parte visible donde se anotara
la unidad orgánica, serie documental, código de la serie, año, número de envió y
correlativo del paquete.
e) El jefe de Archivo Central, recepcionará y verificará el contenido de la documentación
de las unidades de archivamiento, así como la cantidad de metros lineales. En señal
de conformidad procederá a firmar el formato conservando el original y devolviendo
la copia de archivo remitente.
f) De existir algún medio informático de base de datos (software de archivos) se
procederá a ingresar la información contenida en el formato.
5.2 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

5.2.1. FINALIDAD

a) Facilitar la rápida recuperación de la información.

b) Establecer criterios uniformes para la organización de los documentos en los
diferentes niveles de archivo de la Municipalidad Distrital de Pichanaki.
c) Mantener organizada la documentación de manera integral y orgánica como producto
de las actividades municipales.

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6. SON FALTAS Y SANCIONES ADMINISTRATIVAS LEY 25323

CAPITULO VI

DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

Artículo 27°.- Los Archivos Públicos están integrados por los archivos pertenecientes a los
poderes del Estado, entes autónomos, ministerios, instituciones públicas
descentralizadas, empresas estatales de derecho público y privado, empresas
mixtas con participación accionaría del Estado, Gobiernos Regionales, Gobiernos
Locales y las Notarías.
Artículo 28°.- La relación de los Archivos Públicos con el Sistema Nacional de Archivos es
de carácter técnico normativo, de asesoramiento, de supervisión y de control.

CAPITULO VII
DE LAS OBLIGACIONES QUE ESTABLECE EL SISTEMA NACIONAL ARCHIVOS
Artículo 29°.- Los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos están obligados
a cumplir las directivas, normas, disposiciones y lineamientos de política dictados
por el Órgano Rector del Sistema.
Artículo 30°.- Los funcionarios públicos, sea cual fuere su nivel no podrán conservar en su
poder documentos generados en el ejercicio de sus funciones, estando obligados a
remitirlos al archivo respectivo.

CAPITULO VIII
DE LAS FALTAS Y SANCIONES
Artículo 31°.- Son faltas graves y posibles de sanción las siguientes:
1. La salida ilegal del país de documentos de valor permanente;
2. La extracción no autorizada de documentos de los archivos conformantes
del Sistema Nacional;
3. Los daños al Patrimonio Documental por negligencia o por acción u
omisión deliberada;
4. La apropiación ilícita de documentos por parte de funcionarios y servidores
públicos;
5. La eliminación de documentos sin observar las disposiciones legales
vigentes;
6. El incumplimiento de los plazos por parte de las entidades conformantes del
sistema, de los administradores de los documentos notariales y de los
escribanos a transferir la documentación que por Ley debe pasar al Archivo
General de la Nación o Archivo Regional; y
7. La transferencia del Patrimonio Documental de la Nación a terceros sin
observar los dispositivos legales vigentes.
Artículo 33°.- Las faltas o transgresiones a las normas establecidas en el presente
Reglamento y aquellas que dicte el Sistema Nacional de Archivos, serán
sancionados de acuerdo a las disposiciones administrativas existentes, sin perjuicio
de las acciones civiles o penales a que hubiere lugar.

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ANEXO Nº 7.3
INVENTARIO DE TRANFERENCIA DE DOCUMENTOS

A.-INFORMACION GENERAL

1. DEPENDENCIA:

1.1. Código

1.2. Año

1.3. Remisión

2. DESCRIPCION GENERAL DE DOCUMENTOS A TRANSFERIRSE

Nº DE SERIE DOCUMENTAL FECHAS N DE FOLIOS OBSERVACIONES

EXTREMAS INICIO…FINAL.

3. METROS LINEALES DE DOCUMENTOS A TRANSFERIR

4. FECHA DE REMISION 5. FECHA DE RECEPCION

_____________________ ____________________

FIRMA Y SELLO REMITENTE

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MODELO Y MEDIDAS PARA CONFECCIONAR UNA CAJA ARCHIVADOR

MEDIDAS INTERIORES DE ARCHIVADOR (CAJA)

33.5 X 22.5 X 15.5

33.5 cm

22.5 cm

15.5 cm

Para
pegar
aquí
pegar

Lugar de procedencia ejm. (SEGE)

AQUÍ SE
CODIGO
COLOCA EL
AÑO: Nº CAJA

MODELO
TOMO Nº SERIE FECHAS Nº DE FOLIOS
DOCUMENTAL EXTREMAS

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PARA TI GATO IDI……..

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