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MICROSOFT ACCESS
É linguagem de programação, de alto nível, com um ambiente gráfico acessível e amigável para o
utilizador.
O Microsoft Access é um Sistema de Gestão de Bases de dados (SGBD) para ambientes Windows.
Como todos os outros SGBD, tem inerentes a si um conjunto de conceitos básicos de Bases de Dados.
São assim chamadas por se elevarem muito acima do nível da linguagem máquina ou do hardware e se
aproximarem da linguagem humana. (COBOL, PL/1, BASIC, RPG, LISP, PASCAL, …).
O que é um SGBD?
Noções básicas
Antes de avançarmos para o estudo do ambiente de trabalho do Access e das suas funcionalidades,
vamos abordar alguns conceitos e regras que devem ser seguidas para o desenvolvimento de uma base de dados
(BD).
É um conjunto de dados relacionados entre si e organizados de forma a facilitar a sua utilização por
parte do utilizador.
A organização da informação em base de dados tem como objectivo facilitar a sua consulta obedecendo a
um conjunto de regras.
Desde o seu aparecimento, nos anos 50, a sua utilização generalizou-se de tal forma que hoje em dia fazem
parte da organização interna de qualquer empresa ou instituição.
Normalmente, o conceito de base de dados é associado ao mundo da informática; no entanto, no nosso dia-a-
dia, quando consultamos uma agenda de contactos, estamos a consultar uma base de dados, não em suporte
informático mas em suporte de papel, o que não deixa de ser uma base de dados.
A informação dentro de uma base de dados encontra-se distribuída em tabelas, também designadas por
tabelas.
Campo- É o elemento nuclear de uma base de dados, é o que constitui o registo ex: (nome, cidade, telemóvel).
Registo- É um conjunto de campos agrupados com determinado significado.
Ficheiro (tabela)- É um conjunto de registos estruturados em campos.
Entidades - são representadas por: (pessoas, cidadãos, funcionários, alunos, etc.); coisas (produtos, facturas,
livros, etc.).
Atributo - não são mais do que as características que as entidades assumem ex: (nome cidade, telemóvel,
etc.). “Podemos dizer que é um sinónimo de campo”.
Domínio - são os valores que cada atributo pode assumir.
Conclusão: Uma base de dados não é mais que um conjunto de campos estruturados em registos que por sua vez
formam um ou mais ficheiros e por fim estes ficheiros encontram-se dentro da BASE DE DADOS.
Sobre esses dados são aplicados um conjunto de acções, que têm como objectivo a sua gestão e
obtenção de resultados, nomeadamente a criação de fichas de inserção e consulta de dados, cálculos
e estatísticas, relatórios, ....
Organização da Informação
FICHEIRO.MDB
TABELA (...)
TABELA
(...)
CAMPO CAMPO CAMPO
CARACTERES
Para criar uma base de dados temos então de começar por identificar as diferentes tabelas. Cada tabela
representa um conjunto de dados que serão guardados posteriormente em tabelas.
Como exemplos de tabelas podemos ter Pessoas, Produtos, Empresas, etc.
Depois de identificar as tabelas, têm de ser definidos os campos para as tabelas. Por exemplo, para a
tabela Pessoas podemos definir os campos nome, morada, idade.
Apresentação da aplicação
Microsoft Access
a) Como iniciar o Access
Nota: Ao contrário do que acontece com as outras aplicações, o Access exige ao utilizador que vai iniciar uma
nova base de dados, que comece por dar um nome à base de dados para proceder de imediato à sua gravação.
Separadores *
Tabelas
Através das tabelas podemos introduzir e visualizar dados. É nelas que se criam os campos, definem
propriedades, armazena informação, etc.
Numa tabela, as informações estão organizadas por campos e registos. Cada campo é representado
numa coluna e cada registo é representado por numa linha.
Antes de avançarmos para a criação das tabelas vamos primeiro definir as duas formas em como as
tabelas podem ser acedidas:
3º- Escolher o processo de criação da tabela. Escolha a opção de Vista de estrutura, e clique OK. Em
seguida surgir-lhe-á o seguinte quadro:
6º- Guardar a tabela com o nome Pessoas. Uma vez criada a chave primária aceda ao menu ficheiro comando
guardar onde surgirá o seguinte quadro:
De entre todas as chaves candidatas identificadas numa tabela, selecciona-se a que melhor pode representar
univocamente cada registo e atribui-se-lhe o nome de chave primária.
São atributos com características específicas que lhes permitem ser chave primária.
Quando nenhum dos campos de uma tabela tem características de chave primária pode optar-se por:
. Adicionar um campo à tabela. Este campo funcionará apenas como chave primária não tendo qualquer
significado para os restantes dados;
. Seleccionar dois ou mais campos que sejam candidatos a chave e com estes formar uma chave composta.
É uma chave constituída por dois ou mais atributos identificados como candidatos a chave primária.
Quando se cria uma chave composta apenas se devem seleccionar os campos estritamente necessários para em
conjunto funcionarem como chave primária.
As chaves primárias são representadas a sublinhado da seguinte forma:
Pessoas ( BI, nome, morada, idade).
O relacionamento entre as tabelas é um dos propósitos das bases de dados relacionais, dai a importância dada
à selecção da chave primária.
Como já foi referido anteriormente, as bases de dados funcionam com base nos relacionamentos estabelecidos
entre as diversas tabelas. Neste sentido, existem diversas regras que devem ser seguidas de forma a
optimizar a base de dados e, assim, atingir os objectivos estabelecidos.
(Como veremos mais à frente ao elaborar consultas.)
Tipo de Campos
Texto Texto ou combinação de texto e números (alfanuméricos), pode contar até 255
caracteres.
Numero Dados numéricos. O tamanho e o tipo de números que pode digitar no campo.
Estes campos subdividem-se nos seguintes formatos:
Byte – 0 a 255
Inteiro
Inteiro longo
Simples
Duplo
ID de replicação, código de replicação, utilizado na criação de uma réplica, em
cópias sincronizadas de uma base de dados
Memo Texto longo, ou combinação de texto e números. Pode armazenar até 64 000
caracteres.
Data/Hora Datas e horas, com diferentes formatos.
Moeda Valores de moeda. Permite 15 dígitos à esquerda e 4 dígitos à direita da casa
decimal.
Numeração Automática Número automático sequencial - numeração automática para cada registo
Sim/Não Valores Sim (verdadeiro) Falso (Falso)
Objectos Olé Para armazenar um objecto (Gráfico, fotografias, ...)
Hiperligação Ligação imediata à informação no World Wid Web
Assistente de pesquisa Campo que permite a criação de uma lista de valores de outra tabela.
Propriedades do Campo
REGISTO
Nº do Cliente: 001
Nome do Cliente: Soluções Informáticas SA
Morada: Av. ABC, 72
Código Postal: 1000 – 001 Lisboa
CAMPOS
Telefone: 213 334 455
armazenada numa tabela de índices separada do ficheiro, mas os registos desta tabela estão
relacionados com os registos do ficheiro.
Escolha da organização de um Ficheiro
Devem considerar-se alguns pontos na escolha da organização de um ficheiro, pois rendibilidade do sistema
poderá ser directamente afectada pela escolha.
Aspectos a ter em conta:
• Tipo de Ficheiro
• Taxa de Utilização
• Suporte físico
Modos de Acesso
SEQUENCIAL¡Error! Marcador no definido.
A leitura do ficheiro é feita sequencialmente, ou seja, pela ordem em que foram gravados. Para ler
um determinado registo é necessário ler todos os anteriores.
DIRECTA/RANDOM
O registo é localizado, automaticamente, num ficheiro sem que seja necessário ler os anteriores.
DINÂMICO¡Error! Marcador no definido.
Este modo de acesso é uma mistura de acesso directo e sequencial.
Técnicas de Modulação
Bottom-up - parte da identificação dos níveis elementares de informação - campos, e agrupam-se
utilizando as relações de interdependência entre eles (campos).
Top-Down - A abordagem inicia-se pelos objectos da informação - tabelas, identificando as suas inter-
relações-associações.
Este exercício destina-se à criação de uma Base de dados que permita guardar informação respeitante a
programas existentes numa loja de software.
Crie uma nova Base de dados com o nome de “Exercício1”.
Consultas
Abra a base de dados “Exercício1”, aos registos existentes adicione os seguintes registos:
Uma consulta, é uma espécie de filtro com determinadas condições de selecção e visualização de dados. À
medida que se vai introduzindo mais registos na tabela, a visualização e movimentação torna-se lenta e
difícil. Como tal, a consulta permite através dos seus critérios, filtrar os dados de uma forma mais rápida e
flexível.
5º - Na clausula campo, clique neste botão e aparecerá a listagem dos campos; seleccione o campo Nome.
Seguidamente, clique na Segunda coluna, na clausula Campo; clique novamente no botão e aparecerá a
listagem dos campos; seleccione o campo Ambiente; mantendo-se na Segunda coluna, clique na
clausula Critério e digite Windows.
Nota: Se a reparar na caixa de verificação da clausula Mostrar, está activa, o que possibilita a visualização
dos respectivos campos. Se desactivar a clausula Mostrar, os campos não serão visualizados.
Experimente desactivar a clausula Mostrar da segunda coluna, observe o resultado e em seguida volte a activa-
la.
Nota: Para visualizar a consulta tem que abri-la em modo de folha de dados.
Os relacionamentos entre entidades podem ser do tipo: Unário, Binário ou ternário. Contudo o nosso estudo irá
incidir basicamente sobre as relações binárias.
As relações binárias são aquelas que pressupõem uma relação entre pelo menos duas entidades diferentes. As
relações binárias, podem ser:
1 elemento para 1 elemento
1 elemento para N (vários) elementos
N (vários) elementos para 1 elemento
N (vários) elementos para N (vários) elementos
Exemplo (1 para 1): Trata-se de uma relação binária entre as entidades sócios e cargos e em que cada sócio
só tem um e um só cargo na empresa e cada cargo só pode ser preenchido por um sócio
1 1 Cargos
Sócios
Sócios Cargos
Abel Presidente
Ana Director
Carla Secretária
Carlos Contabilista
Nota: Este tipo de relacionamento tem pouco sentido prático uma vez que seria bem mais simples transformar
as entidades em campos, dando assim origem a uma só tabela.
Exemplo (1 para N): Trata-se de uma relação binária entre as entidades Empresas e Trabalhadores, em que
cada empresa tem vários trabalhadores e cada trabalhador só está numa empresa.
1 N Trabalhadores
Empresas
Empresas Trabalhadores
CIMPOR António
SLE Manuel
João
Exemplo (N para N): Trata-se de uma relação binária entre as entidades Fornecedores e Produtos em que
cada fornecedor pode fornecer um ou mais produtos, e cada produto pode ser fornecido por um ou mais
fornecedores.
N N
Fornecedores Produtos
Fornecedores Produtos
Abel, Lda. Batatas
Matalin Panelas
Anzóis Lda. Canas pesca
Carlos Silva Cebolas
Frigideiras
Anzóis
Exemplo:
Tomemos em conta a seguinte estrutura de uma base de dados:
Cursos / Alunos
Nome A estrutura desta tabela funciona, mas não nas melhores condições, uma vez
Cidade que aquando do preenchimento dos campos (e imaginando que um curso tinha 15
DataNascimento alunos) nós iríamos obrigatoriamente repetir em 15 registos os dados nos campos
Curso Curso, Sala, Horário e Professor. Isto acontece porque temos duas entidades numa
Sala mesma tabela, o melhor seria então separar estas duas entidades ficando:
Horário
Professor
Crie uma nova base de dados com o nome RELACIONAMENTOS, na nova base de dados crie as tabelas acima
mencionadas.
Uma vez separadas e criadas as tabelas, deveremos ter duas tabelas como mostra a figura em baixo:
Cursos
CodCurso Alunos
Chave primária
Curso CodAluno
Sala Nome
Horário Cidade
Professor DataNascimento
Chave externa CodCurso
Chama-se chave externa uma vez que é chave
primária na tabela Cursos e só está nesta
tabela Alunos com o intuito de possibilitar o
relacionamento entre as duas tabelas
3º - Criar o relacionamento.
Uma vez adicionadas as tabelas surgir-lhe-á o seguinte quadro:
Formulários
Os formulários são usados para dar às tabelas um aspecto mais agradável de consultar a informação.
Podemos dizer que os formulários são máscaras das tabelas.
Selecção de
Campos que irão
Tabelas ou
aparecer no
Consultas
formulário
Campos
disponíveis na
Tabela/Consulta Botões de
seleccionada selecção dos
campos
6º Seleccionar o estilo do
formulário. (Escolha o estilo que
entender).
Quando terminar a selecção do
estilo clique em Seguinte.
Em seguida surgir-lhe-á o seguinte
quadro:
Crie um formulário do modo de assistente que contenha todos os campos da tabela e que permita:
3 - Depois de preenchidos todos os pedidos desta ficha, faça as alterações que entender nos formulários por
forma a personaliza-los ao seu gosto. Não alterando a funcionalidade dos mesmos.
FILTROS
O que é um filtro?
Um filtro é uma restrição (selecção) colocada nos registos de uma folha de dados aberta, para isolar
(filtrar) temporariamente um determinado subconjunto de registos.
Antes de o utilizador aplicar um filtro, os registos com que quer trabalhar estão todos misturados.
Depois de aplicar o filtro, a folha de dados visualiza apenas os registos seleccionados ou que satisfaçam os
critérios especificados.
Nota: Um critério é um dado especifico que queremos pesquisar. Por exemplo pretendemos todos os
registos cujo campo versão seja 3. Neste caso o critério é 3 (campo versão)
Se reparar, a sua folha de dados apenas visualiza todos os registos com o Ambiente Windows.
2- Remova o filtro anteriormente aplicado, para tal clique na ferramenta Remover filtro.
Nota: De todas as vezes que fizer um novo filtro apague o conteúdo do filtro anterior.
10- Filtre todos os registos cujo campo Ambiente seja Windows e o campo Versão seja 5.
Para tal o seu filtro deve apresentar-se da seguinte forma:
11- Filtre todos os registos cujo campo Ambiente seja Windows, o campo Versão seja 5 e o campo Nº
de disquetes seja 2.
12- Feche a tabela. Se aparecer uma caixa de dialogo para gravação responda não.
1- Na base de dados Exercício1 abra o formulário (em modo de estrutura) que contem todos os campos da
tabela.
2- No seu formulário crie um novo botão. Escolha as seguintes opções.
Categoria
Operações de formulários
Acções
Editar filtro de formulário
2.1- Crie um outro botão. Escolha as seguintes opções.
Categoria
Operações de formulários
Acções
Aplicar filtro de formulário.
Relatórios
1- Crie um relatório através do assistente. O relatório basear-se-á na tabela da sua base de dados e deverá
ser composto pelos campos: Nome, Versão, Ambiente.
O que é um relatório?
Um relatório serve unicamente para imprimir a informação pretendida, que se encontra nas tabelas. Os
relatórios permitem assim, expor impressamente a informação de uma forma organizada e se necessário
ordenada.
CRIAR UM RELATÓRIO
2- Clique no separador relatórios da sua base de dados, em seguida clique em novo e escolha o modo de
assistente de relatórios, surgir-lhe-á a seguinte caixa:
6.1- Crie no seu formulário um novo botão para abrir o relatório agora criado.
Objectos de ACCESS
O que são Tabelas?
São responsáveis por guardar os dados que posteriormente poderão ser consultados. Estes objectos
são assim os mais importantes dentro de uma base de dados. Cada tabela é organizada por registos
que constituem as linhas e por campos que constituem as colunas. Uma tabela pode ter um número
ilimitado de registos e campos.
São máscaras de impressão utilizadas para imprimir os dados guardados na Base de Dados.
Permitem aceder aos dados de uma Base de Dados através de páginas Web.
É onde são guardadas todas as linhas de código que eventualmente sejam criadas para o
funcionamento da Base de Dados.
DESIGNAÇÃO SIGNIFICADO
Conjunto de ficheiros, rotinas e programas que em conjunto permitem armazenar e
manipular grandes quantidades de informação.
Bases de dados
Tabelas
Ficheiro-índice
Campo definido como chave primária de uma tabela e que é incluído na estrutura de
outra tabela.
Chave composta
Relações estabelecidas entre as tabelas que existem numa determinada base de dados.
6. No MS Access existem alguns objectos fundamentais sem os quais um Sistema de Gestão de Base de
Dados, nomeadamente o MS Access, não poderia funcionar. A tabela seguinte apresenta os diversos
objectos e uma pequena definição para cada um deles. Complete-a.
DESIGNAÇÃO SIGNIFICADO
Tabelas
Consultas
Relatórios
Permite aceder aos dados de uma base de dados através de páginas web.
Macros
1 2 3
4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Exercício Prático
Exercício:
1- Aceda às tabelas anteriormente criadas e insira 10 registos (ao seu critério) em cada uma delas.
2.2- Da tabela Cursos, todos os campos da tabela, guarde com o nome formulário Cursos;
2.3- Da tabela Cursos, os campos Curso e Sala, guarde com o nome formulário Cursos1;
2.4- Da tabela Alunos, os campos Nome e Cidade e da tabela Cursos os campos Curso e Sala guarde com
o nome formulário Alunos Curso;
2.5- Crie um formulário que contenha todos os campos das duas tabelas.