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Lo scarto Teoria, normativa e prassi a cura di Gilberto Zacché Massimario e prontuario: la selezione dei documenti dopo la riforma della pubblica amministrazione (1997-2001) Gianni Penzo Doria 1, Una questione preliminare, anche lessicale, di rispetto del lavoro dell’archivista Risulta sempre pid evidente la rilevanza strategica di un intervento dell’archivista nella fase di costruzione della memoria del soggetto produttore, da effettuarsi direttamente nell’archivio in formazione. Si tratta di un’azione non tanto di gestione, quanto piuttosto di governo poiché, in questa prospettiva, la figura dell’archivista si trasforma, da ruolo tipicamente passivo di ricezione dei documenti gid prodotti dagli uffici, in ruolo tipicamente attivo, Tale ruolo prevede forme di coordinamento e di controllo preventivo su tutti i documenti prodotti, ponendo le basi per la successiva azione di tutela e di valorizzazione '. Se I’archivio @ unico, anche il mestiere dell’archivista, come logica conseguenza, dovrebbe essere considerato nella sua unicita, senza distinzioni in rapporto alle fasi di gestione, cio’ alle cosiddette eta dei documenti. Distinzioni utili sotto il profilo organizzativo, ma che finiscono con il divenire cesure acritiche e barriere ideologiche per a concezione unitaria dell’ archivio e del mestiere di archivista. Archivista e non registratore 0 protocollista. La scuola tedesca e, pid in generale, quella anglosassone distinguono il protocollista (addetto cio’ alla registratura) dall’archivista, con due distinte professionalita contrattuali e due distinti iter formativi: il records manager € VY archivist. Viene in questo modo teoricamente suddiviso larchivio, almeno in rapporto alle funzioni ed alle procedure, in “protocollo e archivio corrente” da una parte e “archivio di deposite € archivio storico” dall’altra. Questa scuola distingue percid la gestione dei documenti 'G.NiGRO, 1! problema degli scarti neta tematica generale degli archivi, “Archivi e cultura”, XVI (1982), PP- 53-74, infatti affermava: “il problema degli scasti & al crocevia di tutti i principali temi dell" Archivistica. L’impostazione e la soluzione di tale problema investe il concetto e ta definizione di archivio; presuppone risolto il problema della demanialita; coinvolge la pubblicit€; ma sopra tutto determina it valore da attribuire al governo ~ inteso nel senso pitt ampio del termine, e cioe come organizzazione, conservazione & Zione ~ dell’archivi (p- 53). 357 (protocollo e archivio corrente) dall’archivistica vera e propria (archivio di deposito e archivio storico), dichiarando “convergenti” due discipline che sembrano invece identiche, pur nei loro diversi aspetti, sotto la dicitura di archivistica tout court*. Ad affermare l’unicita dell'archivio, perd, non é pid soltanto la dottrina, ma la nuova legislazione sui beni cuiturali e perfino un clamoroso pronunciamento del TAR della Toscana. Andiamo con ordine. La legislazione positiva ha posto fine ad un equivoco estremamente dannoso sutia competenza degli archivisti di Stato sugli archivi correnti, stabilendo che le commissioni di sorveglianza sono istituite con il compito di vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e deposito, di collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione © conservazione dei documenti, di proporre gli scarti di cui al comma 3, di curare i versamenti previsti al comma 1, di identificare gli atti di natura riservata *. Nella sostanza, si trata della riqualificazione delle stesse commissioni, non pid competenti soltanto sullo scarto, ma anche sulle strategie ¢ sulle politiche di gestione dei documenti. Inoltre, in una recente sentenza é stato stabilito che La tutela apprestata dall’ordinamento per gli atti degli archivi ritenuti di notevole interesse storico prescinde dalla possibile distinzione degli archivi in archivi storici, di deposito e correnti, in quanto l'attenzione del legislatore, al di 1a della datazione © dell’utilizzazione attuale 0 meno > Per la complessita del problema, eff. E, LODOUNI, Gestione dei documenti” archivistica. A proposito della convergenza di discipline, “RAS”, LI\-2 (1990), pp. 85-117; 1b., Question’ di terminologia fra archivistica e informatica. L’archivio” in archivistica, “Archivi & computes”, 13 (1991), pp. 283-286; di recente, quantungue in ehiave problematica, (intervento di S. Vitaut, Di angeli, di paperi e di conigli, ovvero dello strano mestiere deltarchivista, “Archivi per Ia storia", XIV/1-2 (2001), pp. 179-186, sulle probabil (0 possibili?) distinzioni tra i estore dei documenti ¢ I'archivista, che va confrontato con le osservazioni sul ruolo dellarchivista di M. SAVOlA, La produzione e conservazione di documenti eletironici: il punto di vista degli archiviveéétatiani, “Axchivi pet la storia”, XW/I-2,(1999), 217-244, * Decreto legislative 29 ottobre 1999, n. 490, Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali ¢ ambientali, a norma dell'articolo I della legge 8 ottobre 1997, n. 352 (G,U. 27.12.1999, n, 302, suppl ord. n. 229/1.), in particolare Mart. 30, comma 5, in virti del quale & stato emanato il relative regolamento con UPR 8 gennaio 200), n. 32, Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione € rinnovo delle Commissioni di sorvegtianza sugli archivi e per lo searto dei documenti degli uffici dello Stato - 0. 42, allegato 1, della legge n. 50/1999 (G.U, 07.03.2001, n. 55). Tale provvedimento ha sostituito il DPR 18 aprile 1994, n. 344, Regolamento recante disciplina del procedimento di costituzione e rinnovo delle commissioni di sorveglianza sweti archivi (G.U. 08.06.1994, n, 132), Su} testo unica, oftre afla bibliografia indicata infra, ef. IL testo unico sui beni culturali € ambientali (D.Lgs. 29 ottobre 1999 n. 490). Analisi sistematica e lezioni, a cura di G. Caia, Milano, Giulfre, 2000; Testo unico sui bent culturali, Commento al D.L@s. 29 ottobre 1999 n. 490, Milano, Giutfré, 2000; P. Raco, LU. sui beni culturali e ambientali (D.Lgs, 29-10-1999, n. 490), Napoli, Simone, 2004; La nuova disciplina dei beni culturali e ambientali, Testo unica approvato con it decreto legislativa 29 ottobre 1999, n. 490, Bologna, ff Mulino, 2001 58 dell'archivio, si concentra sul complesso degli atti — o su taluno di essi — in funzione della capacita dei medesimi di costituire una rilevante testimonianza storica *, Sulla base di queste formidabili considerazioni, possiamo affermare che il lavoro dell’archivista non riguarda 1a conservazione dei documenti comunque formata. E nemmeno la loro eliminazione. L’aspetto altamente professionale e distintivo del | lavoro dell’archivisia riguarda la selezione dei documenti fin dal momento della loro produzione, distinguendo la memoria del soggetto tra atto ¢ potenza, valutando cio’, gia nel momento della sua formazione, se un’unita archivistica risulti degna di essere conservata permanentemente *. Solo partecipando attivamente ai processi ) decisionali che riguardano la formazione dell’archivio e selezionando i} patrimonio documentario fin dalla registratura, l’archivista pud criticamente e consapevolmente assumere le decisioni riguardo allo scarto o alla conservazione di una determinata unita archivistica o di una serie completa ® Questa affermazione ha una conseguenza immediata sulla nomenclatura degli strumenti dell’archivista perché, se 8 vero che nomina sunt consequentia rerum ’, anche in “archivistichese” il nome degli strumenti deve necessariamente cambiare *. “TAR. Toscana se7, II, 25 settembre 1997, n. 653, Soc. Sip ¢. Sovrintendente archivistico Toscava e altro, cfr “TAR” 1997, 1, pp. 4017-4021 5 Considerazioni di largo respiro dottrinale in C. PAVONE, Stato e istituzioni nella formazione degli archivi, in Gli | strumenti della ricerca, a cura di G, De Luna, P. Ortoleva, M. Revelli e N. Tranfaglia, Firenze, La Nuova Italia, 1993, pp. 1027-1045. in particolare il paragrafo 4, Scartie versamenti alle pp. 1035-1039. Lo stesso Pavone, in una brevissima nota della meta degli anni Sessanta, parlando espressamente di “selezione”, aveva gia avvertito della neeessita per gli archivists di curare questo aspetto strategico proprio nell’archivio in formazione: C. PavONE, Archivi fait € archivi in fieri, "RAS", XX1V/2-3 (1964), pp. 359-360, peril quale v, infra, nota 48. ® Sulla predisposizione della selezione dureate Iarchivio in formazione, eft. DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE, La pratique archivistique francaise, Parigi, Archives Nationales, 1993, in modo particolare il cap. 5 sugli archivi contemporanei, curato da C. Patllat eH. Prax, alle pp. 261-312. Tra i molt interventi sul tema, segnalo quello nte di G. FIORAVANTL, Lattivita di sorveglianca: riflessioni e prospetive, “Archivi per la storia”, XI/I (1998), pp. 15-22, perla quale “si rende necessaria la razionalizzazione della tenuta degli archivi correnti € uno spostamento della nostra attenzione dalla fase finale della selezione delle carte prodotte a quella della farmazione degli archivi. Scarto e conservazione dovrebbero essere decisioni dell'ativita di sorveglianza che non andrebibera prese a valle owvero al termine dell" iter che la documentazione compie dal momento in cui viene posta in essere fino a vaglio della commissione di sorveglianza, ms all’atto della creazione stessa del documento”, tanto che "® innegabile che fin quando gli archivisti non definiseono chiaramente le loro funzioni inerenti allo scarto, ¢, soprattutto, fin quando | non inividuano anche soto it profile teorico i nessi di collegamento tra le isttuzioni, la selezione e lordinamento delle carte, essi aperano con minore consapevole7za e il loro ruolo finisce per essere subalterno rispetto sia alle istanze delle amministrazioni attive sia alla ricerea storiografica, in un momento in cu le possibilita di informazione € di comunicazione delleti contemporanea sono cosi varie e articolate da richiedere sempre di pitt la necessith di fonti bene individuate € bene ordinate” (p. 21) * Lo diceva Dante nella Vita Nova (13,4) riprendendo un passo delle Institutiones di Giustiniano (2, 7, 3) * Oltre alle ormai “classiche” osservazioni di E. Lovouin:, Archivistica. Principi e problemi, Milano, Franco Angeli, 2002 (giunto ormai alla 10° edizione), ¢ ID., Organizzazione e legislazione archivistica italiana. Storia, normativa, prassi, Bologna, Patron, 1998), in particolare pp. 319-335, & stato affermato, riportando anche le 59 Non parleremo pid, dunque, di massimario di scarto, di massimario di conservazione e scarto, di massimario di selezione e scarto 0 ancora di piano di conservazione, in quanto si tratta rispettivamente di termini negativi, fuorvianti e riduttivi °. Massimario di scarto & il nomen juris previsto dall’art. 25 del DPR 1409/1963, laddove si afferma che “Le Commissioni istituite presso gli uffici centrali curano altresi la compilazione e |’aggiornamento dei massimari di scarto” "°. Prima ancora esiste un riferimento in una circolare ministeriale del 1955, con la quale si trasmetteva una bozza di regolamento parlando espressamente di operazioni di scarto '', In generale, e per fortuna, la parola “scarto” & stata pressoché eliminata esperienze in altri Paesi, che i termini scarto ed eliminazione sono “non solvanto ridutivi di uno degli interventi professionali dellarchivista pili delicati e importanti, ma non danno assolutamente conto della complessita della funvione in questione, per la quale altrove, specie in Nordamerica e in Gran Bretagna, si sono invece individuati rnumerosi termini specifici che ne chiariscono i diversi aspetti tra loro complementari (appraisal © evaluation per valutazione, disposal in quanto decisione sullesito finale della selezione, destruction nel caso di eliminazione fisica dei documenti": M. GUERCIO, Le procedure di selezione dei documenti negli archivi delle banche, in Gli archivi degli istiuti e delle aziende di credito ¢ le fonti d'archivio per la storia delle banche. Tutela, gestione, valorizzazione, Atti del convegno di Roma, 14-17 novembre 1989, Roma, Ministero per i beni culturali e ambientali - Ufficio Centrale per i beni archivistici, 1995 (Pubblicazioni degli Archivi di Stato, Saggi, 35), pp. 110-124 il passo bap. 1) * La critica lessicale @ rivolta anche ad un mio lavoro di qualche anno fa Lo scarto negli archivi universitari, “Archivi per la Storia", XII (1998), pp. 79-97, che oggi ridenominerei La selezione negli archivi universitarie che riprendo in alcuni passaggi di tcoria archivistica. Gia LODOLIM, Organizzazione e legislazione, Cit. p. 325-326, avvertiva, infatti, che “si dovrebbe capovolgere 'impostazione negativa: non “scarto” di documenti inutili per sgomberare i locali degli uffici amministrativi o giudiziari, ma “selezione” di documenti utili da conservare permanentemente; non massimari di scarto, ma massimari di conservazione, con elenchi di categorie di documenti da conservare sempre e8 obbligatoriamente, salvo poi esaminare di volta in volta i documenti non compresi nel “massimario di conservazione™. Sulle stesse posizioni anche G. PLesst, Lo scarto, Bologna, 1972, in particolare pp. 32-35. "© DPR 30 settembre 1963, n. 1409, Norme relative all'ordinamento ed al personale degli archivi di Stato (GU. 31.10.1963, n, 285), decretato in virtd della legge delega 17 dicembre 1962, n, 1863. 1! DPR 1409/1963, conosciuto anche come “Legge archivistica del 1963” ® stato modifieato dopo T'istituzione de! Ministero per i Beni culturali e ambientali, avvenuta con decreto-legge 14 dicembre 1974, n. 657, Istituzione del Ministero per i beni culturalie per ambiente (G.U. 19.12.1974, n. 332), convertito poi nella legge 29 gennaio 1975, n. 5, Conversione in legge, con ‘modificazioni, del decreto-legge 14 dicembre 1974, n. 657, concernente la istituzione del Ministero per i beni culturali ¢ ambientali (G.U. 14.02.75, n. 43), e4 il relativo decreto di organizzazione, il D.PR. 3 dicembre 1975, n 805, Organizzazione del Ministero per i beni culturali ¢ ambiensali (G.U. 27.01.1976, n. 23). Vale la pena di rileggere A. SALADINO, I jondamento sciemtfico del Ministero per i beni culturali¢ ambientai eit principio della globalita € specializeazione della cultura ¢ della storia: archivi e archivisti nel contesto del nuovo Ministero, “Archivi e cultura”, IX (1975), pp. 59-81. Per motivi legat alla delega del testo unico, il D.Lgs. 490/1999 non ha perd espressamente abrogato il DPR 1409/1963, che rimane in vigore solo per pocki artical " Circolare del Ministero dell’Interno - Direzione generale dell Amministrazione civile - Ufficio centrale degli archivi di Stato del 28 luglio 1955, n, 244, prot. n. 8904.6/65144, avente per oggetto Scarto di atti con la quale venne teasmessa a tutti gli archivi di Stato e alle soprintendenze archivistiche una bozza di regolamento contenente le Nuove norme per leliminazione degli att inutili degli archivi degli uffci statali e degli archivi degli enti vigilati dallo Sta1o ¢ per il versamento degli atti negli archivi di Stato. Tale bozza prevedeva agli art. 2 3 le regole per adozione ¢ la redazione dei massimari: eff. la raccolta degli atti normativi secondari sullo searto realizzata a 60 dalla dottrina archivistica Discorso a parte merita la relazione tenuta da Collingridge del British Public Record Office durante il II Congresso internazionale degli archivi (Firenze, 25-29 settembre 1956). Essa venne presentata con il titolo The selection of archives for permanent preservation, che la dice lunga sulla volonta dell’autore di parlare non di scarto, ma di selezione. Venne invece pubblicata con il titolo Gli scarti d’archivio, suscitando la giusta contestazione di Lodolini per una traduzione frutto di una concezione riduttiva e negativa del problema ". Piano di conservazione 8 invece il nomen juris attribuito dal DPR 428/1998 (art. 19), poi ripreso dal DPR 445/200 (art. 68), allo strumento archivistico che, integrato nel titolario di classificazione, deve contenere le strategie ¢ i tempi di conservazione dei documenti '. Nella sostanza, si tratta di un calco mutuato rmargine del convegno ANAI su “Sorveglianza e vigilanza” del 1996 curata da Manola Ida Venzo, con la collaborazione di Erminia Ciccozzi, Giulia Palange e Letizia Sagi € pubblicata in “Archivi per la storia”, XU2 (1998); la circolare si trova alle pp. 190-195. ® Con qualche eccezione autorevole, ad es, M.R. TALLAFIGO, Archivistica y archivos. Soportes, edificio y organizacién, Carmona, S&C ediciones, 1997), quando tratta di Los espurgos de archivos (pp. 369-384); anche se subito dopo afferma che “Expurgo significa la seleccidn sistemitica de documentos producidos y recibidos en el cjercicio de su actividad por una institucién. Seleccién que se hace en funcisa de unos valores que predeterminan para la conservacién para la eliminacién’” (p. 369). Va comunque ricordato che nel 1992 il Ministero della Cultura spagnolo pubblicd un Diccionario de terminologia archivistica nel quale il termine expurgo viene trattato come termine secondario (véase) dei temini primari seleccién, valoracién ¢ eliminacién. Nel dizionario ministerial i tre termini vengono definiti come segue: seleccidn “Operacién intelectual y material de localizacién de las fracciones de serie que han de ser eliminadas 0 canservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoracién”; valoracién: “Fase del tratamiento archivistico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso, y conservacién o eliminacién total 0 parcial"; eliminacién: “Destruccin fisica de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administraivo, probatorio o constitucivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan 4 desarrollar valores histéricos. Esta destruccién se debe realizar por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstruccién de los documentos". Ringrazio della segnalazione il collega Joaquim Llansé Sanjuan. "JH, CoLuinarince, Gli scarti d'archivio, “RAS”, XVV3 (1956), pp. 295-311, ora in Antologia di scriti archivistici, a cura di R. Giuffrida, Roma, Ministero per i Beni culturali e ambientali - Ufficio centrale per i beni archivistici, 1985 (Pubblicazioni degli archivi di Stato, Saggi, 3), pp. 502-519. Il itolo originale si pud leggere in J. H. Coiinceince, The selection of archives for permanent preservation, “Archivum”, VI (1956), pp. 25-35. Si vedano le osservazioni di E, LovoLint, Questioni di base dell'archivistica, “RAS”, XXX/2 (1970), pp. 325-364, in particolare p. 335, nota 1, Nel corso della Conferenza, la relazione Collingridge innescd una serie di interventi: V. GioRDaNo, Tre osservazioni sugli scarti; A. LOMBARDO, I! problema degli scarti 2 problema di ordinamenti F Lovo Canepa, Azione contro gli searti abusivi di atti storici esistenti presso le Amministrazioni statali e non statali; U. SPERANZA, Considerazioni sulla relazione Collingridge, tutti pubblicati nella “RAS”, XVV3 (1956), pp. 312-323, ™ DPR 20 ottobre 1998, n. 428, Regolamento recante norme per la gestione del protocolto informatico da parte delle amministrazioni pubbliche (G.U. 14.12.1998, n. 291), abrogato e confluito nel DPR 28 dicembre 2000, n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (GU 20.02.2001, n, 30/L), “art. 68. 1] servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi clabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione {omissis}". Per un commento 61 dall’ esperienza nordamericana, con la significativa differenza che mentre in Italia il piano di conservazione — come vedremo ~ ha valore indicativo, in quell’area generalmente ha valore tassativo, visto che “é un documento legale debitamente autorizzato che stabilisce i tempi di attivita, semiattivita e inattivita e il destino ultimo di ciascuna aggregazione di documenti” Causa Effetto Scarto : Distruzione Selezione Conservazione Archivio stonco (documenta sellecta) I nome scientificamente pi corretto da attribuire a questo strumento fondamentale del lavoro dell’archivista ¢, dunque, massimario di selezione, Infatti, solo esaminando attentamente il rapporto causa/effetto si scopre che la selezione & la vera causa del lavoro dell’archivista, oltre, ovviamente, al governo e al controllo della corretta produzione de]]’archivio. La selezione, a sua voita, ha due effetti: lo scarto o la conservazione. Parleremo di scarto, quindi, solo come effetto della selezione ¢ in riferimento al materiale individuato come non pity necessario alla memoria det soggetto produttore, archivistico sul DPR 428/1998 eff. A. Roni, Le disposizioni sul protocollo informatico: alcune osser valenze archivistiche, in Thesis 99. Atti della 2* Conferenza degli archivi delle universita italiane, Padova - J) e 32 novembre 1999, a cura di G. Penzo Doria, Padova, Cleup, 1999, pp. 345-359; vedi anche La documentazione ‘amministrativa, Certezze, semplificazione e informatizeazione nel DPR 28 dicembre 2000, n, 445, Rimini, Maggioli, 2001, in particolare pp. 285-291 "SL, Durants, Idocumenti archivistici. La gestione del!‘archivio da parte dell’ente produttore, Roma, Ministero per i beni culturali e ambientali - Ufficio centrale peri beni archivistici, 1997 (Quaderni detla Rassegna degli archivi i Stato, 82), in particolare p. 87-93 (il passo 2 a p. 83): chr anche K. M. HawoRTH, La fedelta ai principi archivistici. il futuro della selezione documentaria, della gestione dei documenti e dell'inventariazione nel Nord America, in L'archivistica alle soglie del 2000. Atti della conferenza internazionale. Macerata, 3-8 settembre 1990, Roma, Ministero per i beni culturali e ambientali - Ufficio centrale per i beni archivistici, 1992 (Pubblicazioni degli archivi di Stato, 24), pp. 139-159. 62 oppure quando ci riferiremo all’operazione di effettiva distruzione del materiale documentario '*. Non si tratta di questioni nominalistiche, poiché siamo ben consapevoli che Tuso della lingua e del linguaggio tecnico degli archivisti fara prevalere un’espressione piuttosto di un’altra. Tuttavia, se si parla di rispetto del lavoro dell’archivista, crediamo che anche il nome delle cose assuma una rilevanza intrinseca e non solo estrinseca. Infatti, quando parliamo di selezione, ci riferiamo ad un intervento complesso e articolato in molte tecniche peculiari ¢ certamente non ad un incarico di bassa manovalanza per la movimentazione delle carte o per \o sgombero di locali affidato ad un facchino gabellato per archivists Purtroppo ja crisi della pubblica amministrazione ha finito con lo svilire i] nostro ruolo. Cosa, dunque, poco chiara ai nostri giorni, ma fin troppo evidente per Vapparato asburgico, il quale in una precisa norma sullo scarto, con grande lungimiranza, disponeva quanto segue: Poiché la ricerca, I’esame e la classificazione delle molte svariate qualita di scritture e documenti esige di per sé cognizione degli affari ed un sano criterio, & chiaro percid che vi devono essere occupati individui che non siano semplicemente principianti, ma bensi tali, che se anche non sono da annoverarsi fra gli impiegati pid esperti, che non possono essere tolti all’esaurimento degli affari correnti, tuttavolta abbiano abbastanza rotina degli affari. Ad ogni modo perd saranno da scegliere soggetti di tutta fiducia, i quali verranno posti sotto la direzione di un impiegato conoscitore del servigio, affinché né I'erario regio, né i privati non vadano esposti alla perdita dei loro titoli di credito atteso un troppo affrettato scarto di atti tuttavia necessari e importanti "7. Larchivista, dunque, non & un custode passivo delle carte, né un inerme assertore dello scarto ad oltranza privo di una visione storiografica, ma un attento e critico selezionatore della memoria dell’ ente produttore, una sorta di demiurgo che " A, Romint, Lo searto archivistico: analisi ¢ proposte, “Irargi. Revista de Archivistica”, V (1992-93), pp. 159- 0 in Ib, Temi di archivistica, Lucea, MPF editore, 1996, pp. 29-51, ha precisato (pp. 35-39) i lessicali dei termini scarto, selezione ed eliminazione. E chiaro che ci riferiarno anche a tutte le altre teeniche della selezione, ad esempio, la campionatura, lo sfoltimento, la conservazione su diversi support, etc. Sulla campionatura (archival sampling) Segnalo un significativo intervento di T. Cook, “Many are called but few are chosen”: appraisal guidelines for sampling and selecting case files, “Archivaria”, 32 (1991), pp. 25-50. *” Regno Lombardo-Veneto, Direttorio generate dei conti, circolare 18 febbraio 1842 contenente le Istruzioni da osservarsi dall'LR. Contabilita centrale dello Stato in Venezia negli scarti periodici degli Atti cfr. M. G. Bevitacgua, Lo scarto degli atti contabili nel Lombardo-Veneto (1842), “Aschivi per la storia”, XU/1 (1998), pp. 119-136 (il passo @ all’art, 1, pp. 123-124). Volendo risalire al secolo precedente, possiamo ricordare che papa Benedetto XIII nella Maxima Vigilantia del 14 giugno 1727 aveva previsto una norma per la scelta di un archivista: doveva essere esperto (muneris capax) ¢ probo (probum et fidelem pro eiusdem [archivi} custodia), come ci ‘eonferma E. BOAGA, La tutela e la gestione degli archivi dei religiosi: dalle esperienze storiche alle esigenze attuali, “Archiva Ecclesiae”, 42 (1999), pp. 25-62, in particolare p. 41 63 produce strumenti intellettuali e pragmatici allo stesso tempo '*. Insomma, l'archivio 2 un tamiso, parola veneta che significa setaccio, il quale pud essere agitato solo in presenza di una rigorosa progettazione strategica del massimario di selezione. Si tratta di passare dalla conservazione passiva alla conservazione critica dell'archivio come memoria del soggetto e, lo ribadiamo, in una visione complessiva della professionalita dell’archivista che si dipana dall’archivio corrente alJ'archivio storico senza soluzione di continuita. Questa oggi sembra essere la posizione prevalente, diversa da quella di alcuni archivisti di Stato che operano negli archivi di Stato, e non nelle soprintendenze archivistiche, riassunta con vigore dialettico da Antonino Lombardo in risposta alla relazione Collingridge (per la quale v. supra): II problema degli scarti 2 stato dalla recente dottrina archivistica abbinato a quello della formazione degli archivi moderni: @ mio modo di vedere V'impostazione del problema non & esata. Noi Archivisti di Stato non dobbiamo occuparci della formazione degli archivi moderni, ma solo della futura conservazione: quindi vigilanza su tutti gli archivi. Ogni archivio ha una sua vita particolare che gli viene data dall’Ente che lo crea; ha una sua sistemazione che deriva dalle funzioni dell’Ente: potremmo noi Archivisti conoscere tutte le funzioni di tutti gli Enti oggi in attivita? No, certamente ”, Invece, la teoria e la prassi archivistica razionate ¢ internazionale degli ultimi anni in tema di redazione di titolari di classificazione integrati con i massimari di selezione hanno dimostrato esattamente il contrario. Anzi, il vero modo di tutelare gli archivi & basato sulla rigorosa applicazione degli spunti dottrinali di Giorgio Cencetti e Leopoldo Sandri, i quali avevano ribadito I*“impossibilita di differenziare teoricamente |’ufficio di protocollo dall’archivio, l’archivio corrente da quello di deposito: tutto € semplicemente archivio” e che “Je fonti documentarie per la storia nascono e si difendono neil’archivio in formazione” *. facisive le affermazioni di Rumschéttel: “L'archivista non & soltanto i custode della tradizione documentaria, ‘ma ne & anche il ereatore.[..] Si avverte un crescente scetticismo verso le regoleastratte di selezione de! materiale, entre si cercano in modo pragmatico norme di comportamento metodologiche ¢ formali che facilitino il quotidiano obbligo di scelta dell'archivista e a} tempo stesso lo oggettivizzino, garantendone una chiara applicabiliti: H. RuMscHOrrec, Archivistica, teoria archivistica, dottrina avchivistica. Note sullo stato della teoria e della prassi archivistica nella Repubblica Federale di Germania, in L'archivistica alle soglie det 2000, ci., pp. 109-122. © A, LomaRo0, I! problema degti scarti& problema di ordinamenti, “RAS”, XV{/3 (1956). pp. 317-318, ora in Ib., Scrittiarchivistici, cit, pp. 36-38. G. Cencertt, 1 fondamento teorico della dottrina archivistica, in “Archivi”, V1 (1939), pp. 7-13, poi in Ib., Scritti archivistici, Roma, UI Cenito di ricerca editore, 1970, pp. 38-46 (il passo riportato & a p. 40) e L. Sanat Larchivistica, in “RAS, XXVI2-3 (1967), pp. 410-429, poi in Antologia di scrité archivistic, cit., pp. 9-25, in particolare p. 11. Segnalo anche I'intervento di yn archivista spagnolo: J, LLANSO SANIUAN, Gestidn de documentos. Definicién y andlisis de modefos, “Irargi. Revista de Archivistica”, VI (1993), pp. 16-20. Si tratta, dunque, di un aspetto delicatissimo e qualificante per fa professione archivistica, di recente riconosciuto anche ope legis. Non a caso, dopo la riforma Bassanini, i] DPR 445/2000 ha previsto per le pubbliche amministrazioni, come vedremo pi oltre, Vistituzione di un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in posizione organizzativamente rilevante, cioé in staff e non in line: Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi: “1, Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocolla informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dellarticolo 50. Il servizio @ posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea”. Il fatto che il servizio sia “alle dirette dipendenze” significa che sussiste un’equiparazione organizzativa tra la funzione archivistica ¢ le altre funzioni primarie, abolendo inutili e dannose gerarchie che storicamente hanno sempre penalizzato la funzione archivistica. In quest’ottica l’archivio non é@ un ufficio residuale sperduto tra gli uffici che si occupano di norma degli Affari generali, ma gode di sua autonomia trasversale nell'organizzazione dell’apparato burocratico tanto che Ja selezione dei documenti assume, sulla base di una accezione positiva della normativa, una rilevanza cruciale. Non si tratta di una posizione innovativa poiché, anche in questa circostanza, le disposizioni austriache del Lombardo-Veneto furono antesignane. Nel regolamento di organizzazione degli uffici universitari, subito dopo il cancelliere (una sorta di direttore amministrativo 0 segretario generale) compariva Ja figura dell’ archivista. Si trattava di un incarico di altissimo profilo, di nomina governativa. L’archivista, infatti, assisteva a tutte le pubbliche funzioni con la toga e non poteva essere rimosso se non con provvedimento dell’Eccelso Governo, ma soprattutto - ecco cid che interessa al nostro discorso — dipendeva direttamente dal magnifico rettore, cosi come emerge da un documento inedito ™'. % Archivio Generale dell’ Universita degli Studi di Padova, Archivio dell’Ottocento, Atti del Retiorato, 1815 1816, b. 15, contenente il “Progetto di piano disciplinare per la Imperial Regia Universita di Padova presentato da! Senato accademico della medesima all’Eccelso imperial regio Governo Generale di Venezia nel!’anno 1816", che recita: “Art, 12 - [L’archivista] Assiste a tutte le pubbliche funczioni alle quali interviene il sig. Rettore Magnifico. Art. 13 - Veste nelle suddette funzioni la toga prescrita ne! presente piano disciplinare. Art. 14 - Non dipende che immediatamente dal sig. Rettore Magnifico. Art. 15 - Non pud essere rimosso dal suo impiego che per decreto dell’Eecelso Governo”. La notizia & ricavata grazie all'intervento di inventariazione det fondo accademico ottocentesco - tuttora in corso - a cura di Maria Grazia Bevilacqua (che ringrazio della segnalazione) ¢ dello serivente nell’ambito del progetto Studium 2000. 65 1. La selezione come ossimoro dottrinale apparente e la sua giustificazione teorica Per l’archivistica, che ha come scopo principale la conservazione e Ia tutela dei documenti, la selezione sembrerebbe un paradosso della conservazione ”. Da un punto di vista dottrinale, la selezione rappresenta, pertanto, un ossimoro archivistico. Tuttavia, per quanto contrario alla logica della conservazione, Vossimoro dottrinale ¢ apparente pitt che reale, poiché la selezione risulta essere un “male necessario”. Anzi, se effettuata con il dovuto rigore, essa diventa un’operazione intellettualmente gratificante del lavoro dell’archivista e un elemento qualificante delle fonti per la storiografia ™. Pit che di “necessita del male”, ora sarebbe il caso di parlare di indispensabilita della selezione e di percorrere la strada della sua giustificazione teorica. Larchivistica italiana, infatti, continua a non considerare, pur tra i vari distinguo e con qualche eccezione, la selezione come un lavoro scientificamente giustificabile, optando per un debole compromesso: non si dovrebbe fare, ma si fa. In questo caso le opinioni pit autorevoli sull’argomento sono quella di Francesco Bonaini, per il quale “se intendiamo di giovare alla storia, va conservata e registrata la carta pit’ umile, come la piti insigne” “4, quella della “Bibbia degli olandesi”, per la quale “non si devono distruggere documenti originali, anche se in cattivo stato o a frammenti, nemmeno quando ve ne siano altri esemplari, ® La felice definizione della selevione come “paradosso della conservazione” & di 1. ZANNI ROSIELLO, Archivi e ‘memoria storica, Bologna, I! Mulino, 1987, pp. 100-111. Inoltre (p. 107): “Gli archivist si sono pid volte iterrogati st questo aspetto del loro mestiere, da tuti considerato il pid arduo, rischioso, insidioso, contraddittorio tra quelli da essi eseritati. Da qualche decennio I’attenzione a questa tematica si fata pid serrata. Lo imponeva la massiceia produzione cartacea connessa alla moltiplicazione, allarticolazione, al rigonfiamento degli apparati burocratici che caratterizzano le strutture dello stato contemporaneo”. Hl concetto ® comunque ben riassunto da P. DELSALLE, Une histoire de archivistque, Laurier, Sainte-Foy, Presses de Université du Québec, 2000: “un bon archivist est aussi tun destructeur” (p. 153). ® Canuccr, La selezione come elemento qualificante... cits 1. ZANNt ROSIELLO, Spurghi e distruzioni di carte d'archivio, “Quaderni storici”, 54 (1983), pp. 985-1017, ora in L'archivista sul confine. Scritti di Isabella Zanni Rosiello, a cura di C. Binchi ¢ T. Di Zio, Roma, Ministero per i beni e le attvith culturali - Ufficio centrale per i beni archivistici, 2000, pp. 273-303, ripreso per un interessante parallelo interdisciplinare da A. Ricci, Carta da ‘macero e “cocciopesto”: appunti sulla selezione di repertiarcheologici, “Quaderni storici", 96 (1984), pp. 655-668; si veda inoltre P, CaRucet, 1! documento contemporaneo. Diplomatica ¢ criteri di edigione, Roma, NIS, 1987, it ‘modo particolare il paragrafo “Selezione delle fontie records management”, pp. 22-26 ¢ I. ZANNI ROSIELLO, Andare in archivio, Bologna, I! Mulino, 1996, in modo particolare alle pp. 47-50. ® Lettera di Francesco Bonaini al Ministero dellIstruzione pubblica, data in Firenze il 23 marzo 1867 ¢ pubblicata da A. PAELLA, L'ordinamento storico e la formazione di un archivio generale in una relazione inedita di Francesco Bonaint, “Archiv. Archiv d'laliae rassegna intermazionale degli archivi", I1/1 (1936), pp. 37-39, ora in Ip, Seritti archivistici, Roma, Ministero dell'Interno, 1955 (Pubblicazioni degli archivi di Stato, XIX), pp. 215 218 66 rinnovazioni o copie autentiche” ®5 ¢, infine, quella di Elio Lodolini, secondo il quale “Ia selezione o scarto [@ un] compromesso fra la necesita teorica e Pimpossibilita pratica della conservazione integrale dei documenti d’archivio”, tanto che “con ogni probabilit& anche noi, oggi, ogni volta che effettuiamo una selezione di documenti sulla base di motivazioni che riteniamo valide, adottiamo criteri che ci verranno rimproverati dai posteri” * Anche Benedetto Croce, in un passo ricordato pit volte tra gli archivisti italiani, ha ribadito l’incoerenza della selezione, affermando che Nei pubblici archivi non solo si raccolgono e si serbano gelosamente le carte, formandone gli inventari, ma anche si lavora ad eseguirne lo scarto.. E con quale criterio logico si compie la scelta? Con nessuno: non v’ha criterio Jogico che possa assegnarsi per determinare quali notizie 0 documenti siano 0 no utili © importanti, appunto perché qui ci aggiriamo nella cerchia pratica € non gia nella cerchia scientifica ”. Va qui chiarito che non si tratta di sbarazzarsi di carte vecchie, ma di costruire V’archivio da conservare per il futuro, come specchio critico della propria memoria, compiendo una sce]ta consapevole ¢ strategica per ]’intero assetto amministrativo, che porta inevitabilmente a considerare I’ archivio di deposito non un locale, ma una funzione di eccellenza archivistica **. Se dunque rapportata al suo valore positivo, la selezione @ un tassello fondamentale del lavoro dell’archivista, una procedura essenziale e, percid, un momento cruciale durante il passaggio delle unit archivistiche dall’archivio di deposito all’archivio storico. L’ipertrofia documentaria deve necessariamente essere governata attraverso un trattamento intellettuale da parte dell’ archivistica, che trova nella selezione una funzione nodale per la corretta tenuta degli archivi. Da cid deriva che essa risulta giustificabile anche sul piano teorico, in quanto condizione indispensabile per una corretta archiviazione, determinata consapevolmente ¢ 3s, Mutter, J.A. Ferm, R. FRUIN, Ordinamento e inventario degli archivi, traduzione libera con note di G Bonelli eG. Vittani, Torino, Utet, 1908, p. 49. *E, Lopouint, Archivistica. Principi e problemi, Milano, Franco Angeli, 1995", pp. 105-107, ” B, Croce, Zeoriar e sroria delta storiograia, Bari, Laterza, 1927, p. 96; ett. A. OstOM, La questione degli scarti ela tecnicizzazione degli archivi, “Notizie degli Archivi di Stato”, X/1-2 (1950), pp. 68-71 A. LoMBARDO, 11 problema dello scarto degli atti d'archivio, “RAS”, XV/3 (1955), pp. 300-316, in particolare p. 301, nota 3, ora in Ib,, Seritt archivistici, Roma, Il Centro di ricerca, 1970, pp. 16-35. Alcune riflessioni iniziali sulle posizioni crociane si trovano in L. Casstst, Intorno al concetto di materiale archivistico e materiale bibliografico, “Notizie degli archivi di Stato”, IX/1-2-3 (1949), pp. 34-41 % L'archivio di deposito come funzione di eccellenca archivistca @ il titolo di una sessione della 4* Conferenza organizzativa degli archivi delle universia italiane, Padova, 24-25 ottobre 2002, avente per oggetto i risultati del progetto Cartesio, sulla edazione di un massimario di selezione per gli atenei italiani. Sull‘archivio di deposito cfr E, FREGNI, Qualche osservazione in merito all'organizzazione dell‘archivio comunale di deposito, “RAS”, LIVE (1994), pp. 604-613 ¢ S. Gutart, La gestione di un archivio di deposito di ente locale, San Miniato, Archilab, 2000. 67 positivamente dal medesimo ente produttore con un provvedimento espresso nell’esercizio della propria attivita pratica **. La principale conseguenza di questa consapevolezza & che la selezione pud essere distinta in due momenti diversi, per modi e finalita, ma perfettamente integrati tra loro. Il primo momento @ rappresentato dalla individuazione del materiale documentario da conservare perennemente e quindi, da quel momento, dell’archivio nella sua universitas rerum, volontariamente definito e destinato alla conservazione °°. [1 secondo momento, invece, 2 l’implicita e conseguente “operazione attraverso la quale si perviene alla distruzione del materiale archivistico ritenuto inutile”, come residuo negativo di cid che si ® deciso invece di conservare *, L’approccio va quindi rovesciato: prima si stabilisce cosa conservare e poi, come ineludibile e naturale passaggio, viene individuato il materiale documentario per il quale si ritiene inutile la conservazione *, » B. BeaCHMANN, L'archivistica. Theoria cum praxi, in L'archivistica alle soglie del 2000, cit. pp. 123-137: “La selezione deve elaborare le basi teoriche, ma anche influensare i mezzi pratici che servono a indirizzare lo sviluppo 4qualitativo e quantitativo degli archivi, specie in considerazione dell’enorme aumento delle carte* (p. 132), M. GueRcto, La selezione dei documenti archivistici nel recente dibattto internazionale: evoluzione e continuita nella ‘metodologia e nella prassi, “Archivi pet la storia”, XV/I (1998), pp. 43-63: “nell’era dell’ abbondanza, la valutazione per la conservazione ® una funzione vitale di un programma archivistico” (p. 46). Sul tema cfr. anche J. BorRAs, Les relacions entre els arxivers i els productors de documents, “Janus”, 1998.1, pp. 101-115: “La identificacié i Vavaluacié dels documents, des del mateix moment de la seva creacié als arxius de gestié, é& un element indispensable per a fer efectiu M'accés a la documentacié activa i la reduccié important del volum de documents innecessaris, a més d'aportar beneficis considerables per a la selecci6 del futur patrimoni documental” (p. 106) ©” Riferendosi all'archivio come universitas rerum, si cita di norma il lavoro di CENCETT, Sull'archivio come “universitas rerum”, cit. dimenticando uno degli interventi pid belli di Antonio Panella, coevo a quello di Cenceti “Un differenziamento degli archivi in storici 0 non storici o non ancora storici, o semplicemente amministrativi, & dungue inconcepibile, al punto di doverne ripudiare perfino Ia nomenclatura, Ma ugualmente inconcepibile sarebbe che in un archivio, inteso come I'insieme del materiale documentario che un ente o persona raccolgono e conservano ordinatamente durante la foro esistenza per fini dai quali originariamente esula ogni interesse storico, si presumesse 4i distinguere le carte di importanza storica da quelle di puro valore amministrativo. Né il tempo né la natura delle carte sono elementi che aiutino comunque a distinguere; ed anche per questa ragione, oltre che peril fato della sua formarione storica, Marchivio deve essere considerato come “universitas rerum’: A. PANELLA, Jn margine alla relazione del 1870 per il riordinamento degli Archivi di Stato, 1. Archivi storici e archivi amministrativi, “Archivio storico italiano”, XCV/2 (1937), pp. 212-217, ora in Ip, Sertti arckivistii, cit., pp. 219-236 (il passo & a p. 222). * RomiTl, Lo scarto archivistico, cit; ta frase riportata 2 a p. 31. Una nuova e per certi versi avvincente tesi sullo searto viene dal lavoro di G. BONFIGI0-Dosio, A proposito di scarto, “RAS”, LVII/1 (1997), pp. 128-132 (€ bibliografia ivi citata), nel quale vengono evidenziate le analogie tra la selezione archivistica e i processi di consolidamento della memoria umana. Un'utile riletura, che molto deve all'esperienza italiana, & rappresentata anche da H. JENKINSON, A manual of archive administration, including the problems of war archives and archive making, Oxford, Clarendon press, 1922, in particolare la parte III - Modern archives. pp. 115-133. % Sub capovolgimento del problema, da una concezione negativa ad una accezione positiva, eff. Lonouint, Organizzazione e legislazione, cit, p. 325: “Purtroppo, ancora wma volta it legislatore ha sottolineato unicamente il dato negativo: Ia legge pone J'accento sulla documentazione inutile da distruggere e non su quella utile da conservare. Ci si ® posti, cio2, nell’ottica del! ufficio amministrativo o giudiziario che vuole sbarazzarsi dei documenti che costituiscono un ingombro: che, poi, quei documenti vadano al macero od entrino in un Archivio di Stato & perfettamente indifferente, tanto che molti uftici chiamano “scarto” 0 con termini analoghi anche il 68 In altre parole, la selezione deve trovare la sua piena affermazione dottrinale. Non si tratta pil di scartare l’archivio gia formato e quindi di intervenire forzosamente a posteriori sul principio di provenienza, ma di stabilire — per quanto possibile — ]’assetto documentario come produzione controllata, superando la tesi crociana che ricalca sostanzialmente un modello di conservazione passiva ». Considerare la selezione un’operazione antidottrinale pud dunque rivelarsi fuorviante. Intasare la memoria di un ente con carte inutili (0 giudicate razionalmente non piii utili) pud equivalere ad annuliare quella stessa memoria che, per essere accessibile in tempi ragionevoli, ha bisogno di essere ripulita dalle scorie. Il fatto stesso di allungare a dismisura i tempi di ricerca in un marasma di carte non favorisce il reperimento delle unita archivistiche e la riconoscibilita delle serie, rendendo inevitabilmente latente la funzione dell’archivio come servizio, connaturale invece alla sua mission. La conseguenza @ la perdita dei benefici dell’ archivio ordinato, che presuppone proprio le operazioni di selezione *. Ci sono altri due aspetti da tenere in considerazione. In primo luogo non effettuare la selezione arreca un danno patrimoniale all’ente produttore (costi di locazione o reperimento di locali adeguati, costi di economato ~ in buste, camicie, versamento”, Per una panoramica non solo sui meccanismi procedurali di conservazione ma anche sulle strategie conservative, cfr. il saggio, corredato da un ampio apparato bibliografico, di P. Ficist, Problem di conservazione del materiale cartaceo e dei fondi documentari cartacei dei secc. XVII-XX, “Archiva Ecclesiae”, n. 38-39 (1995- 1996), pp. 189-207. Sul tema esistono anche due recentissimi volumi: il primo raccoglie gli atti del convegno Memoria e futuro dei documenti su carta, Preservare per conservare, a cura di A. Zappali, Udine, Forum, 2002; tra i molti ¢ interessanti interventi pubblicati, segnalo quelli di A. RoMiti, Alcune considerazioni sugli aspetti conservativi dei beni archivistici, pp. 25-39; G. FioRavanri, Formazione ¢ promozione nelle strategie della conservazione del patrimonio archivistieo, pp. 41-50 € R. NavaRKINI, La conservazione dei documenti. Principio Jondamentale nell'evoluzione della societa, pp. 69-85; il secondo contiene i mighiori saggi internazionali (tradott) sul tema, alcuni consigli dettati dalla prassi e dalle strategie di conservazione, nonché una ricca bibliografia Prevenive & meglio che curare: la conservazione preventiva, ovvero come ottenere i miglior’ risultati possibili con risorse limitate, a cura di M. B. Bertini, Milano, Archivio di Stato di Milano - Scuola di archivistica, paleografia ¢ diplomatica, 2002. ® Sull’evotuzione teorica della selezione (0 valutazione / appraisal, come preferiscono i paesi nordamericani), ‘Soprattutto con uno sguardo rivolto agli imminenti scenari elettronici, eft. L. DURANT}, The thinking on appraisal of electronics records: its evolutions, focuses, and future directions, “Archivi & computer”, V6 (1996), pp. 493-518, pubblicato anche su “Janus”, 1997.2, pp. 47-67, concetti poi ripresi da EaD., I documenti archivist’, cit, in Particolare il cap. V, La conservazione dei documenti archivistici, alle pp. 77-96. Molto interessanti i due volumi messi a disposizione della comunita sciemtifica dal governo britannico nel 1999, nell'ambito del programma EROS - Electronic Records from Office Systems: Puntic RECORD OFFICE THE NATIONAL ARCHIVES, Management, appraisal ‘and preservation of electronic records, consultabili sul sito . % Concetti espressi da molti e, recentemente, da FREGNI, Qualche osservazione... cit. “EE proprio la mancata, difficile o anche solo lenta reperibilita degli atti nell’ archivio generale a spingere i vari uffci a tratenere per lungo tempo presso di sé le proprie pratiche esaurite, vanificando cosi la funzione dell’archivio di deposito, che & appunto quella di trasformare la documentazione dei vari uffici nelarchivio del!’ente” (p. 613). 69 ecc. — costi di ricerca, ecc.) *°. In secondo luogo essa ha trovato e trova la sua piena legittimazione nei principi fondamentali dell’attivita amministrativa, dato che la legge 241/1990 ha previsto che essa sia retta da criteri di economicita ed efficacia, che sembrano ben attagliarsi al nostro discorso. In particolare, la actio ad exhibendum, cio’ Vesercizio del diritto di accesso, rischia una sua limitazione 0 comunque una penalizzazione a causa dell’eccessiva produzione documentaria. La legge 241/1990, inoltre, “ha senza dubbio aperto nuove prospettive allo jus archivale che, se resta una della figure giuridiche messe in opera dal legislatore per assicurare la certezza del diritto, appare oggi contenere, proprio in questo suo consentire l'accesso agli atti della Pubblica Amministrazione, elementi di garanzia per una sempre pid avanzata vita democratica” *, Insomma, come gia ricordava Giuseppe Plessi, va ricercato e, 2 nostro avviso, tenacemente difeso il fondamento scientifico della selezione 7. In questo senso, pid di altre, valgono le considerazioni di Paola Carucci, secondo la quale ® Legge 7 agosto 1990, n. 241, art. 2, comma 1: “L'ativita amministrativa persepue i fini determinati dalla legge ed retta da criteri di economicita, di efficacia e pubblicita secondo le modalita previste dalla presente legge e dalle altre disposizioni che disciplinano singoli procedimenti”. Seguendo la legge alla lettera, dunque, non effettuare Ia selezione e quindi non risparmiare spazi, tempo ¢ denaro, potrebbe rivelarsi un atto non economico e, pertanto, illegittimo. % A. Spactart, Non solo storia. Gli archivist di stato di fronte ad istituzioni e archivi moderni, “Archivi per la Storia”, IIV2 (1990), pp. 287-299, ora ripubblicato in Scritti in memoria di Antonino Lombardo, Firenze, Le Monnier - ANAL, 1996, pp. 83-95, la frase riportata & a p. 94 ¢ s, Sul dirito di accesso si veda la legge 7 agosto 1990, n. 241, Nuove norme... art. 22, comma 2, € soprattutto la circolare esplicativa della Presidenza del Consiglio dei Ministri ~ Dipartimento per Ia Funzione Pubblica, Citcolare 7 gennaio 1991, n. 60328/7.463, Procedimento ‘amministrativa. Accesso ai documenti anministrativi, un ottimo ¢ antesignano saggio su diritto di accesso, pur se scritto prima dell’ entrata in vigore del D.PR. 352/92 & quello di G. BARRERA, La nuova legge sul dirtto di accesso ai documenti_amministrativi, “RAS", LU2-3 (1991), pp. 342-372; poi ancora, L'accesso ai documenti amministrativi, a cura di G. Arena, Bologna, Il Mulino, 1991; G. PoLuNo, Formulario della procedura ‘amministrativa, Rimini, Maggioli, 19942, in modo particolare pp. 18-24; R. SCARCIGLIA, L’accesso ai documenti amministrativi. Attuazione della legge 241/90, Rimini, Maggioli, 1994, pp. 72-74; Ib., Legge 241/190. Formulario del procedimento amministrativo, Rimini, Maggioli, 1995"; Procedimento amministrativo e diritto di accesso ai documenti (legge 7 agosto 1990, n. 241 e regolamenti di attuazione), coordinamento di V. Htalia e M. Bassani, Milano, Giuffre, 1995, pp. 536-538. Un manuale da consultare & Le procedure aniministrative: analisi e tecniche di intervento, a cura di V. Lo Moro e A. Mancini, Bologna, I] Mulino, 1995. Sul coordinamento tra larchivio corrente e il dirtto di accesso, soprattutto attraverso il protocollo informatico, eft. Legge 15 maggio 1997, n. 127, Misure urgenti per lo snellimento dell'attivita amministrativa e dei procedimenti di decisione ¢ di controlto, (G.U 17.05.1997, n. 113, suppl. ord. n, 98/1) ¢ DPR 28 dicembre 2000, n. 445, Testo unico... in particolare il Capo IV ~ Sezione Hl, Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema. % G, Puesst, Compendio di archivistica, Bologna, Clueb, 1990, in particolare pp. 74-78 e, di recente, C. Couture, Le calendriers de conservation: fondements théoriques et état des pratiques, “Janus”, 1998.1, pp. 164- 189, con una ricchissima bibliografia. Il termine calendrier de conservation ® di norma usato nelle aree francofone del Nordamerica, mentre in Francia si usa l'espressione tableau de gestion, termine innovativo che sta sostituendo il veechio tableau de tri, peril quale cf. DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE, La pratique archivistique francaise, Paris, Archives Nationales, 1993, in particolare pp. 261-270; cfr. anche G. MARECHAL, Approche de la problématique du tri en Belgique, Le tableau de tri, “Sanus”, 1994.1, pp. 47-55. 10 11 mito della conservazione indiscriminata riflette un ideale di staticita [tanto che] non & possibile imputare all’archivista 'incapacita di indovinare quali saranno gli orientamenti storiografici dei secoli futuri, mentre & doveroso che egli segua attentamente gli sviluppi storiografici della suz epoca ed operi lo scarto in armonia con ess ie Ma c’é di pid. La conservazione non é una funzione passiva, attraverso la quale si deve tenere testimonianza di atti e fatti sempre e comunque, ma é una funzione al servizio del soggetto produttore che, di riflesso e in un momento temporalmente e concettualmente successivo, diventa anche una funzione sociale: l’archivio come memoria di una civilta. Bisogna pero fare attenzione a non rovesciare i termini della questione, pensando che un documento 0 un’ unit archivistica potrebbero un giorno servire come prova al di fuori dell’ambito per il quale quel documento o quella unita archivistica sono stati prodotti. ‘Ad esempio, i fogli firma di presenza del personale si possono eliminare dopo un certo numero di anni. Essi sono stati prodotti allo scopo di documentare |’ orario di lavoro di un dipendente. Esaurita la loro funzione, pagato civ’ lo stipendio e le ore di straordinario (0, in alternativa, trattenute le ore non effettuate), viene meno Putilita della loro conservazione. In una prospettiva generalista, qualcuno potrebbe pensare comunque di conservarli, in vista della loro esibizione come alibi nel caso di un’ipotetica accusa di reato contro un dipendente 0 comunque per un fatto culturale di un aspetto dell’apparato burocratico. Messa in questi termini la selezione dei documenti non verrebbe mai effettuata poiché, considerando I’archivio un bene culturale, si troverebbe sempre un’ipotetica ragione di conservazione », Ipotetica e non concreta. La concretezza dell'azione archivistica va nella direzione ™P, Carucct, Lo scarto come elemento qualificante delle fonti per la storiografia, "RAS", XXXW/1-2-3 (1975), pp. 250-264 (i passi riportati sono a p. 253 e p. 257); si veda anche il lavoro di L. Duran, The concept of appraisal ‘and archival theory, “The American Archivist", 57 (Spring 1994), pp. 328-344. Un denso articolo di ricostruzione dell’esperienza italiana & quello di I. Massawo-Ricct, Theorie et pratique du tri dans Uarchivistique italienne, in Tri, sélection, conservation, Paris, Monum - Edition du patrimoine - Centre des monumentes nationaux, 2001, pp. 54-60. » Non si pud prescindere dalla lettura almeno del recente saggio di PAVONE, Stato ¢ istitucioni nella formazione degli archivi, cit. ¢ della principale letteratura sull’argomento, che porta con sé accenti di straordinario dibattito teorico: L. BRIGUGLIO, Sul concetto di archivio, "RAS", XVI (1958), pp. 287-307; E. Lovouint, Identificazione dell'archivio, “RAS”, XVUU3 (1958), pp. 308-323; F. VaLENTI, A proposito della traduzione italiana dell’ “Archivistica” di Adolf Brenneke, “RAS” XXIX/2 (1969), pp. 441-495; C. Pavone, Ma 2 poi tanto pacifico che Parchivio rispecchi Vistituto?, “RAS” XXXII (1970), pp. 145-149; F. VALENTI, Considerazioni sul “Manuel darchivistique" francese in rapporto all’ esperienza archivistica italiana, “RAS” XXXMMI (1973), pp. 77-104; Io., Parliamo ancora di archivistica, “RAS” XXXV/1-2-3 (1975), pp. 161-197; Ib., Riflessioni sulla natura e struttura degli archivi, “RAS” XLV/1-2-3 (1981), pp. 9-37; R. De Feuice, I concetto di archivio e la classificazione archivistica, “Archivi e cultura”, XVI (1982), pp. 27-52. 1 lavori di Valenti sono stati ora raccolti in F. VALENTI, Seritti¢ lezioni di archivistica, diplomatica e storia istituzionale, a cura di D. Grana, Roma, Ministero per i beni ¢ Te attivita culturali - Ufficio centrale per i beni archivistici, 2000 (Pubblicazioni degli Archivi di Stato, Saggi, 57) a di governo dei processi di produzione documentaria, mettendosi dalla parte dell’ente produttore. La giustificazione teorica della selezione @ tutta qui: i documenti non nascono per essere conservati fouf court, ma per testimoniare I’attivita pratica di un soggetto, indipendentemente dal fatto che essi diventeranno o siano gia beni culturali. Tutto cid che non serve all’attivita pratica, che 2 ben vedere si traduce in un’attivita di supporto dei processi decisionali e di autodocumentazione di un soggetto produttore, deve essere, con un intervento intellettuale dell’ archivista, eliminata “°, Di tale eliminazione rimangono comunque uno o pit documenti che la testimoniano, i quali rappresentano la strategia dell'attivita pratica nel settore archivistico di un determinato soggetto. I documenti sono almeno due: da un lato il massimario di selezione che ha evidenziato I’ eliminazione e dall’altro la proposta di scarto, con la relativa autorizzazione, che I’ha effettuata. Maggiore sara i] grado di analisi di questi documenti, minore sara la perdita di “informazioni” e pit significativo sara l’apporto alla giustificazione teorica dello scarto, finora sempre a filo tra la dottrina ¢ la prassi. 3. La selezione e gli scenari possibil Gli scenari possibili sono sostanzialmente due. Mentre alcuni archivi hanno subito scarti illegali, con metodi di distruzione non propriamente ortodossi (carte gettate dal balcone, depositate come spazzatura, documenti cestinati dopo la trattazione corrente e molta casistica ancora), per altri archivi, invece, non si pud certo parlare di condanne penali, enunciate in un periodo di notevole interesse dottrinale attorno alla selezione, da Gabriella Olla Repetto ancora nel 1960 *'. In quest'ultimo caso, infatti, i funzionari amministrativi — con ignavia 0 con la consapevolezza di non possedere le professionalita richieste per un’operazione cosi delicata — hanno conservato tutto cid che era possibile conservare. “ Molto intenso il saggio di A. MENNE-Hakrrz, Appraisal or documentation: can we appraise archives by selecting content?, “The American Archivist”, 57 (Summer 1994), pp. 528-542, nel quale viene chiarito che: “Archival appraisal aims to make decision-making processes evident, non to document society” (p. $41); cfr. anche Eap., Framework and aims of appraisal, “Janus”, 1997.2, pp. 8-17. Da leggere, Iintervento di I, ZANN! ROSIELLO, Su fonti e storia contemporanea, “Le carte e la storia”, VIII (2002), pp. 5-14. “'G. Outa Reverto, Conseguenze penali della illecita eliminazione dei documenti, “RAS, XX/3 (1960). pP- 235-249. Due saggi importanti, anche se datati, in quanto forieri del grande dibattito degli anni Cinquanta sullo scarto, rimangono quelli di A. CARUSO, Della necessita e del modo di facilitare gli scarti negli archivi dei comuni, “Notizie degli Archivi di Stato”, XV/I (1951), pp. 26-28 € di LoMBARDO, I! problema dello scarto degli atti darchivio, cit 2 Da un punto di vista documentario questo fatto é comprensibile, poiché piuttosto che conservare un archivio frammentato 0 disgregato da dispersioni, da eliminazioni di documenti senza criterio né provvedimento espresso, é meglio conservare tutto. E cosi talvolta é stato fatto. Tale situazione, tuttavia, non é accettabile né su un piano organizzativo né su un piano economico. Per questo la legge — unita soprattutto alla sagacia dell’ archivista — ha previsto le operazioni di selezione. Sagacia, dicevamo. Le operazioni di selezione sono infatti delicatissime, perché dopo la distruzione di un documento non esiste alcun modo di recuperarlo nella sua originaria natura. Per questo, anche il solo insinuarsi in un archivista del dubbio se procedere 0 meno allo scarto di un documento o di una serie di documenti, Tappresenta esso stesso una discriminante a favore della conservazione. Cosa ben nota e applicata dagli archivisti austriaci ancora nel XIX secolo: Nei casi dubbi queffimpiegato, cui, oltre la cooperazione personale & ad un tempo connessa la sorveglianza ¢ la direzione degli altri incaricati, & tenuto di istruirli di conformita. Che se mai esso pure non si trovasse pienamente icuro sull’entita dell’atto, dovra avvertire in generale i suoi dipendenti di dover riguardare i documenti, sui quali cadesse un qualche dubbio, come atti che devono essere conservati *”. Perfino la giurisprudenza ha riconosciuto pid volte e con grande coerenza che lefficacia probatoria di un documento non é mai sostituibile con fe informazioni 0 il contenuto del documento desumibile da altre fonti, ancorché originali, mettendo in crisi l’orientamento di eliminare i documenti analitici qualora si conservino le stesse informazioni in altri documenti riassuntivi. Infatti, Ai fini della configurabilita del reato di falso previsto dall'art. 490 c.p. & irrilevante 1a possibilit di raggiungere altrimenti la prova che lato era destinato a fornire nonché Ia possibilita di una sua ricostruzione o sostituzione mediante altro originale ovvero una copia rilasciata in forma © Regno Lombardo-Veneto, Direttorio generale dei conti, circolare 18 febbraio 1842 contenente le Istruzioni da osservarsi dall'LR. Contabilica centrale dello Stato in Venezia negli scart periodici degli Ati; cfr. BEVILACQUA, Lo searto degli atti contabiti nel Lombardo-Veneto, cit. at. 4 riportato a p. 124, II concetto é stato poi ripreso da altri; tra questi: V. GORDANO, Archivistica e beni culurali, Caltanissetta - Roma, Sciascia editore, 1980*, p. 158: “nei casi i dubbio 0 dissenso, sara sempre meglio conservare anzi che distruggere”; V. Blormi, Argomenti di archivistica teorica. Lezioni presto fa Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica delt’Archivio di Stato di Firenze, Firenze, Archivio di Stato di Firenze, 1987, in particolare il cap. VII, Lo scarto di atti darchivio, pp. 121-137. Un caso importante é quello narrato da S. D. STEINWALL, La valutazione per la selezione e il caso degli archivi dell’ FBI: per chi gli archivisti custodiscono i documenti?, “RAS”, XLVIW2-3 (1987), pp. 339-335, articolo apparso su “The ‘American Archivist”, 49 (Winter 1986), pp. 52-63 ¢ tradotto per la Rassegna da Livia De Ruggiero. Per un caso legato al recupero di talune informazioni peculiar eft. B. CastNt, I problema della selezione dei mandati degli enti locali e delle istituzioni di assistenza e beneficenca, “RAS”, XXXII1/2-3 (1973), pp. 498-500 e, per la legislazione sabauida, le poche righe dedicate alla selezione da G. GeNTILe, La legislazione sugli archivi sabaudi,“ Archivi di Stato”, XIV/1-2-3 (1952), pp. 107-116, in particolare p. 116, B legale. Ed @, altresi, irrilevante che il contenuto del documento sia desumibile “aliunde”, anche se da un duplicato deff originale * Leliminazione di un documento originale dunque un’operazione irreversibile “. In questi casi il criterio generale @ quello di tener presente due esigenze. Quella dell’ufficio al quale appartengono le carte, il quale sulla scorta di massimari e di norme interne @ in grado di valutare la necessiti o meno della conservazione di taluni tipi di documenti piuttosto che di altri, ai fini burocratici propri. Accanto ad essa, si devono tener presente le esigenze della cultura storica, la quale ~ incitata dalla dolorosa esperienza di lacune provocate dall’ignoranza ¢ dalla incuria dei secoli passati — si preoccupa di valutare le carte come le fonti di possibili ricerche future *, Ecco i motivi che determinano la convinzione che I’attivita di selezione sia uno degli aspetti pid delicati del nostro mestiere. 4, Organizzare ¢ decidere: la selezione come procedimento amministrativo e le responsabilitd dei dirigenti Mentre per gli archivi statali esiste una precisa norma sulle commissioni di sorveglianza (DPR 37/2001), la selezione dei documenti delle pubbliche * Cassazione penale, sez. V, 24 gennaio 1980, cfr. “Giustizia penale”, 1980, II, p. 653. Che Voriginale sia insostituibile con aitre informazioni e che quindi il documento vada considerato diplomaticamente nella sua