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Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 01 – Caso Práctico

CASO PRÁCTICO Nº 01

1. OBJETIVO

El desarrollo del Caso Práctico Nº 01, busca lograr los siguientes objetivos en el
participante:
- Definir el alcance del proyecto mediante la elaboración del WBS, trabajando
con las herramientas WBS Chart PRO y MS Project 2010.
- Definir el esquema de planificación del proyecto en el entorno del MS Project
2010, ingresando entregables, actividades, actividades repetitivas e hitos.
- Crear calendarios para el proyecto utilizando MS Project 2010.

2. TEMAS A DESARROLLAR

El Caso Práctico Nº 01 desarrolla los siguientes temas:


- Creación del Proyecto mediante el WBS Chart Pro.
a. Abrir el WBS Chart Pro.
b. Definir el alcance del proyecto.
c. Trasladar la EDT al MS Project 2010.
- Creación del Proyecto mediante el MS Project 2010.
a. Crear el proyecto.
b. Ingresar entregables.
c. Ingresar actividades.
d. Ingresar actividades repetitivas.
e. Ingresar hitos.
- Creación de Calendarios mediante el MS Project 2010.
a. Crear calendario del proyecto.

Antes de iniciar el desarrollo de Caso Práctico Nº 01, recordamos revisar


la configuración del MS Project 2010 de su equipo, para ello utilice el
documento de “Guía de Configuración del MS Project 2010” del curso.
Nota

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3. DESARROLLO DEL CASO PRÁCTICO

3.1 CREACIÓN DEL PROYECTO MEDIANTE EL WBS CHART PRO.

a) Abrir el WBS Chart Pro


Primero abrimos el programa WBS Chart Pro siguiendo la ruta que se muestra en la
Figura 1. Asegúrese de tener instalada la versión 4.8a o superior.

FIGURA 1: Ruta de ingreso al WBS Chart Pro.

En la Figura 2 se puede observar la apariencia que tiene el programa WBS Chart


Pro.

FIGURA 2: Vista por defecto del WBS Chart Pro.

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b) Definir el alcance del proyecto

El Caso Práctico Nº 01 es desarrollado en base al proyecto “Programa de


Capacitación 2012”, cuyo alcance se muestra en la siguiente EDT (ver Figura 3).

FIGURA 3: Alcance del proyecto “Programa de Capacitación 2012”.

Para la creación de la EDT realizaremos los siguientes pasos:

1. Primero creamos el proyecto, para ello utilizamos el botón . Luego en


la caja de tarea hacemos doble clic y nos aparecerá la ventana de Task
Information donde ingresamos el nombre del proyecto (Ver Figura 4).

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FIGURA 4: Crear proyecto en el WBS Chart Pro.

2. Los siguientes comandos nos permiten crear entregables del mismo nivel o
paquetes de trabajo en la EDT.

FIGURA 5: Comandos para ingresar entregables.

3. Ahora creamos los entregables del primer nivel, el resultado de nuestra EDT
a primer nivel debe ser similar al que se observa en la Figura 6.

FIGURA 6: EDT a primer nivel.

4. Luego creamos los entregables de los niveles posteriores (paquetes de


trabajo). El resultado de la EDT final debe ser similar al que se observa en la
Figura 7.

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FIGURA 7: Vista final de la EDT del proyecto.

5. Para modificar la presentación de la EDT, podemos utilizar los botones de la


barra de herramienta Arrange (Ver Figura 7).

FIGURA 7: Barra de herramientas Arrange.

6. Para una mejor presentación de la EDT recomendamos utilizar la vista de


planificación (Planning View) en el WBS Chart Pro, como se observa en
la Figura 8.

FIGURA 8: Opciones de vista en el WBS Chart Pro.

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c) Trasladar la EDT al MS Project 2010

1. Primero guardamos la EDT que hemos trabajado. Luego en la barra de


herramientas ubicamos el botón Goto Project (Ver Figura 9), y damos clic.

FIGURA 9: Botón Goto Project.

2. En el siguiente cuadro damos clic en Aceptar.

FIGURA 10: Mensaje de confirmación para trasladar un archivo del WBS


Chart Pro al MS Project.

3. Luego, por solicitud de la aplicación, procedemos a guardar nuestro archivo


de MS Project.

FIGURA 11: Guardar archivo de MS Project.

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4. Y así hemos logrado pasar nuestro alcance (representado en una EDT) a un


cronograma inicial, el cual luego trabajaremos con más detalle en el MS
Project.

FIGURA 12: Resultado de trasladar la EDT al MS Project.

3.2 CREACIÓN DEL PROYECTO MEDIANTE EL MS PROJECT 2010

a. Crear el proyecto

Para la creación del proyecto primero debemos establecer el marco del proyecto, es
decir, con qué tipo de configuración se programará el cronograma. El MS Project
nos ofrece 2 formas de programación:
• Programación a partir de la fecha de comienzo del proyecto, se
establece la fecha de comienzo del proyecto, y todos los entregables y tareas
se programan para iniciarse luego de la fecha de inicio del proyecto.
• Programación a partir de la fecha de finalización del proyecto, se
establece la fecha de fin del proyecto, y todos los entregables y tareas se
programan con anterioridad a la fecha ingresada.

Para seleccionar la forma de programación de nuestro cronograma realizamos los


siguientes pasos:
1. Vamos a la pestaña Proyecto, y elegimos la opción Información del
proyecto, como se observa en Figura 13.

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FIGURA 13: Información del Proyecto.

2. Luego en la siguiente ventana, en el campo Programar a partir de


elegimos la opción Fecha de comienzo del proyecto, como se observa en
la Figura 14.

FIGURA 14: Forma de programación en el MS Project.

Comúnmente nos enfrentamos a proyectos que tienen por delimitación la


fecha de término del proyecto. Sin embargo, para el modelamiento y
programación en MS Project se recomienda utilizar la opción programar a
Nota partir de: Fecha de comienzo del proyecto.

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El proyecto “Programa de Capacitación 2012” tiene como fecha de inicio el 02 de


enero del 2012, lo cual debemos ingresar en el campo Fecha de comienzo.

FIGURA 15: Forma de programación en el MS Project.

b. Ingresar entregables

En nuestro caso, se ha ingresado los entregables en el MS Project mediante el uso


de la herramienta WBS Chart Pro. Pero si no fuera así, los entregables tendrían que

ser ingresados directamente en el MS Project. Los botones , que


aparecen en la pestaña Tarea en la opción aplicar sangría a la tarea, nos
ayudan a jerarquizar los distintos niveles de entregables que podemos tener.

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FIGURA 16: Forma de programación en el MS Project.

c. Ingresar actividades

MS Project reconoce todas las filas como tareas, por lo que la diferenciación entre
entregables y actividades en un proyecto se hace en base a la codificación que le
asignemos.

Para ingresar las actividades del proyecto, necesitamos ingresar tareas en nuestro
cronograma. Para ello tenemos dos formas:
1. Vamos a la pestaña Tarea, ubicamos el botón Tarea y elegimos la opción
tarea, como se observa en la Figura 17, o
2. Presionamos la tecla Insert para inserta una nueva tarea.

FIGURA 17: Ingresar tareas en el MS Project.

Ahora ingresamos las actividades que se muestran en la Figura 18.

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FIGURA 18: Tarea del proyecto “Programa de Capacitación 2012”.

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c) Ingresar actividades repetitivas

Una actividad repetitiva es aquella que ocurre con cierta frecuencia en el


proyecto, además tiene la misma duración y utiliza los mismos recursos en el
proyecto. Un ejemplo de una actividad repetitiva puede ser una reunión de
coordinación semanal.

1. En el proyecto tenemos la actividad repetitiva “Reunión de Coordinación”,


para ello nos ubicamos debajo del entregable “1.3 Reuniones de
Coordinación” y en la pestaña Tarea elegimos la opción Tarea, y dentro la
opción Tarea periódica…, como se observa en la Figura 19.

FIGURA 19: Ingresar tarea repetitiva en el MS Project.

2. Luego ingresamos los valores que se observan en la Figura 20.

FIGURA 20: Datos de la actividad repetitiva.

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Estamos ingresando una actividad repetitiva por un periodo de 5 semanas,


como un aproximado de lo que trabajaremos en nuestro cronograma, mas
adelante cuando veamos el tema de planificación revisaremos si esta
Nota aproximación es correcta o no.

3. Luego de dar clic en Aceptar, nuestro Diagrama de Gantt se verá de la


siguiente manera:

FIGURA 21: Actividad repetitiva en MS Project.

Como observamos, tenemos dos veces el entregable 1.3 Reunión de Coordinación.


Esto se debe a que cuando creamos una actividad repetitiva esta se genera como
una nueva actividad. Entonces vamos a eliminar el entregable 1.3 Reunión de
Coordinación que no es una actividad repetitiva.

d) Ingresar Hitos

Un hito es una actividad que tiene duración cero (0), en MS Project lo que
diferencia a un hito de una actividad es la duración. Un hito es útil para representar
un evento significativo o un punto de referencia del proyecto.

1. Para ingresar hitos realizamos los mismos pasos que hicimos para ingresar
las actividades. En nuestro proyecto, sólo hemos definido el hito Fin del
Proyecto, como se observa en la siguiente imagen.

FIGURA 22: Hitos en el MS Project.

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3.3 CREACIÓN DE CALENDARIOS MEDIANTE MS PROJECT 2010

El calendario general pertenece a un nivel inferior, es decir, que de establecer


calendarios de proyecto y/o calendarios de tareas y recursos, estos últimos serán
los que definan el calendario real de trabajo del proyecto y no el calendario general.

El calendario general se establece al instalar el MS Project en la PC. Por defecto se


establece una jornada laboral de 8 horas de trabajo diario, en una semana de 5
días laborables, por 22 días laborables al mes.

1. Para ver el calendario general del proyecto vamos a la pestaña Archivo,


seleccionamos Opciones, y luego la opción Programación.

FIGURA 23: Calendario del MS Project.

Se recomienda mantener la configuración del calendario general, a pesar


que el calendario real del proyecto esté compuesto de diferentes
calendarios.
Nota

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Calendario Base
El calendario base es un calendario predefinido al momento de instalar el MS
Project en la PC. Reconoce tres tipos de calendario base, cada uno con horarios de
entrada y salida predefinidos. Para ver los tipos de calendario base vamos a la
pestaña Proyecto, y buscamos la opción Cambiar tiempo de trabajo.

FIGURA 24: Opción cambiar tiempo de trabajo.

Las siguientes Figuras corresponden a los tipos de calendario que tiene el MS


Project.

FIGURA 25: Calendario Estándar

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FIGURA 26: Calendario Turno de noche.

FIGURA 27: Calendario 24 horas.

a) Crear calendario del proyecto

El calendario del proyecto está a un nivel superior en relación al calendario general.


Este calendario se configura para todas las tareas del archivo .mpp que se esté
trabajando. Para crear un calendario de proyecto realizamos los siguientes pasos:

1. Vamos a la pestana Proyecto, y buscamos la opción Cambiar tiempo de


trabajo, en la nueva ventana damos clic en “Crear calendario…” (Ver
Figura 28).

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FIGURA 28: Crear calendario de proyecto.

2. Ingresamos el nombre del nuevo calendario “Programa de Capacitación


2012”, y seleccionamos la opción Hacer una copia del Estándar, clic en
Aceptar (Ver Figura 29).

FIGURA 29: Ingresando nombre de calendario.

3. Nuestro calendario considera una semana laboral de 5 días (de lunes a


viernes), con un horario de trabajo de 9:00 a.m. a 6:00 p.m., con una hora
de refrigerio de 1:00 p.m. a 2:00 p.m. Para ello vamos a la pestaña
Semanas laborales, y clic en detalles…, como se observa en la Figura 30.

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FIGURA 30: Configurar calendario de proyecto.

4. Luego, elegimos el día Lunes, y elegir la opción Establecer día(s) en estos


periodos específicos. Y en la tabla de horarios incluir los horarios de
09:00 a.m. a 01:00 p.m. y de 02:00 p.m. a 06:00 p.m. Repetir estos
procedimientos para los días martes, miércoles, jueves y viernes; luego clic
en Aceptar. Y finalmente clic en Aceptar en la ventana de Cambiar
calendario laboral.

FIGURA 30: Configurar periodos laborales específicos.

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5. Ahora configuraremos el 5 y 6 de abril como días feriados (días no


laborables) en nuestro calendario. Para ello vamos a la pestaña Proyecto,
en la opción Cambiar tiempo de trabajo, y nos ubicamos en la pestaña
Excepciones, como se resalta en la Figura 31.

FIGURA 31: Ingresando periodos no laborables.

En la parte de Excepciones, agregamos el nombre ‘Semana Santa’, y


ponemos como comienzo el ‘5 de abril’ y como fin el ‘6 de abril’ del 2012.
Finalmente clic en Aceptar (Ver Figura 32).

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FIGURA 31: Ingresando periodos no laborables.

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PREGUNTAS DE CIERRE

1. ¿El MS Project diferencia los entregables de las actividades en el


cronograma?
2. Inserte la codificación EDT del MS Project a su cronograma, ¿la considera
útil?, ¿en qué casos le generaría inconvenientes?
3. ¿Qué conclusiones tiene sobre una tarea repetitiva?, ¿Qué características
debe tener una tarea repetitiva?, ¿En qué casos una tarea periódica del
proyecto no sería recomendable pasarla al MS Project como una tarea
repetitiva?
4. ¿Prefiere trabajar con el calendario base del MS Project o crear su propio
calendario del proyecto? ¿Por qué?

TAREAS ADICIONALES

1. Insertar un hito al término de cada fase de su proyecto.


2. Crear la actividad repetitiva “Reuniones de Comité”, que se realice cada 10
días y que se programe desde el inicio al fin del proyecto.
3. Crear un calendario nocturno para el desarrollo de las clases, de 7:00 a
10:00 p.m. ¿Cómo haría para que este nuevo calendario trabaje
conjuntamente con su calendario del “Programa de Capacitación 2010” en el
MS Project?

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