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INVENTARIO DE 01 1/15
EXISTENCIAS
20/06/11

INVENTARIO DE EXISTENCIAS

CARGO NOMBRE FECHA FIRMA

ELABORADO POR: Encargado de Almacén Alfonso Gutiérrez 25/10/10

REVISADO POR: Jefe de Operaciones Víctor Escalante 28/10/10

APROBADO POR: Gerente de Logística John Stucchi 01/11/10

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1. OBJETIVO

Establecer las disposiciones necesarias que permitan la óptima programación y ejecución de la

toma de inventarios, el registro, supervisión y control de las existencias en la planta de
producción, almacenes y tiendas de Continental S.A.C.

Corroborar la existencia física de la mercadería en cuanto a su ubicación, estado de

conservación, personal responsable, custodia y conciliación de los ítems de inventarios con los
registros contables de la empresa.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación estricta por las áreas de: Gerencia de Finanzas y
Administración, Auditoria, Logística, Planta de producción, Contabilidad, tiendas y almacenes
(temporales/permanentes) en la parte que le correspondan.

Asimismo; es de aplicación a: supervisores, administradores de tiendas, encargados de almacén,

inventariadores (planillero / personal de conteo) y digitadores.

3. RESPONSABILIDADES

 Gerente de Administración y Finanzas: Es el responsable de coordinar con el área de

Contabilidad, la adecuada programación y toma de inventario.

 Contador(a) General(a): Es el responsable de la implementación del presente procedimiento y

de velar por su cumplimiento.

 Administradores de tiendas y encargados de almacén: Son responsables de velar por el

adecuado orden de las existencias en almacenes y tienda, así como sustentar las diferencias al
término de la toma de inventario.

 Auxiliares de Almacén (sacador, chequeador, despachador): Son responsables de ejecutar

las actividades descritas en este procedimiento.

4. DEFINICIONES

 Toma de inventario. Proceso que consiste en contrastar la existencia física de: materia prima,
suministros diversos, productos en proceso, productos terminados y toda existencia que se
encuentre en la planta de producción, almacén general, puntos de ventas y almacenes
temporales, verificando su estado de conservación, condiciones de seguridad y cantidad a una
fecha determinada que posteriormente es cotejado con los registros contables.

 Inventario general. Se realiza en dos oportunidades: al inicio de la campaña (mes de

Diciembre) y al cierre de campaña (Abril del próximo año) en donde se paraliza las actividades
de los puntos de ventas, almacenes y planta de producción.

 Inventario al barrer. Método de inventario que consiste en que el equipo de inventariadores

procede a efectuar la toma de inventario empezando en un punto determinado del almacén
/tienda efectuando el conteo de izquierda a derecha y de abajo hacia arriba en forma
ordenada de todos los bienes encontrados sin excepción.

 Muestreo de inventario. Actividad de control permanente e inopinado realizado por el área de

auditoria interna de una cantidad determinada de productos previamente seleccionados,
teniendo en consideración el precio, stock y la rotación del mismo.

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 Plan de trabajo de inventario físico. Comprende en forma detallada cada una de las
actividades y tareas, personal requerido, capacitación y materiales de inventario que será
emitido por el contador(a) general(a).

5. DESARROLLO

5.1 ORGANIZACIÓN DEL INVENTARIO.

5.1.1. PROGRAMACIÓN DE INVENTARIO.

La Gerencia de Administración y Finanzas o quien haga sus veces, define la fecha de los dos
inventarios generales, supervisando permanentemente la eficiente y optima utilización de los
recursos humanos, materiales y financieros asignados.

La Gerencia de Administración y Finanzas, informa la Gerencia General, las fechas definidas de

inventario quien aprobará o evaluará su modificación.

En reunión de directorio la Gerencia de Administración y Finanzas, informa al área de

Contabilidad, las fechas definitivas de los inventarios, que asumen la responsabilidad bajo el
cargo de “supervisores”, que en función al plazo establecido elaborará el Plan de trabajo de
inventario físico para todos los almacenes y tiendas de la empresa.

5.1.2. SUPERVISORES DE INVENTARIO.

El área de Contabilidad – en adelante supervisores de inventario, es el único responsable de

organizar, dirigir, ejecutar y consolidar los resultados del inventario a través de un informe final
que deberá ser presentado en reunión de directorio a la Gerencia General, Gerencia de
Administración y Finanzas y demás áreas que considere necesario.

Los supervisores de inventario, mantendrán una comunicación fluida con los administradores de
tienda y Encargados de almacén, orientando y absolviendo las consultas del caso para la
ejecución del inventario general. En este contexto los supervisores de inventario, deberán tener
en consideración las siguientes actividades a realizar:

 Presupuesto de gasto: Deberá contener los gastos propios del inventario como:
contratación del personal externo, refrigerio o almuerzo, movilidad, materiales para la toma
de inventario y otros. El gasto real deberá estar debidamente sustentado con
comprobantes de pago como: boletas, facturas, recibo por honorarios, etc. y será
presentado a la Gerencia General y Gerencia de Administración y Finanzas al término del
inventario como un anexo al informe final.

 Personal para la toma de inventario: Deberá determinar la cantidad aproximada de

personal del grupo continental (interno) y personal contratado (externo) que participarán en
la toma de inventarios, teniendo en consideración los puntos de ventas y almacenes
permanentes y/o temporales.

 Reclutamiento y selección de personal externo: Realizar la coordinación con el área de

Recursos Humanos, a fin de realizar el requerimiento que corresponda indicando el perfil,
las habilidades y conocimientos mínimos del personal a contratar.

 Capacitación del personal: Realizar la programación y capacitación del personal

interno/externo, en donde se tratarán los siguientes temas: conteo, registro, descripción del
producto, unidad de medida, metodología y otros aspectos relacionados con la toma de
inventario.

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 Elaboración de bosquejos simples de almacenes y tiendas: Esto permitirá tener una

visión general de la distribución y tamaño de las instalaciones, de tal forma que se realicé
una adecuada asignación y control de recursos.

 Materiales para la toma de inventario: Coordinar con el área de Logística los materiales
para la toma de inventario, tales como: lapicero, tablero de madera, calculadora, chaleco o
polo distintivo y cinta masking tape.

 Gestión de productos deteriorados o sin rotación: Con la finalidad de agilizar el

proceso de toma de inventario, se programará en informará en fecha prudente a todas las
tiendas y almacenes del grupo Continental a través del correo electrónico circulado el
envío de la relación de productos que se encuentren deteriorados o no aptos para la venta.

Estos productos serán separados en un ambiente de la tienda o almacén, para

posteriormente ser verificados por la comisión de inventario, el área de Auditoria interna y
responsables de tiendas o almacenes, a través de visitas personales que posteriormente
será informado a la Gerencia General para que decida el destino final de los mismos.

5.2 CONSIDERACIONES PREVIAS A LA TOMA DE INVENTARIO.

Los supervisores de inventarios, deberá emitir por escrito o través de correo electrónico circulado
procedimientos claros y sencillos, de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el
personal que participa en este proceso. Los temas que deberán ser comunicados son los
siguientes:

 El principio de orden: Todos los almacenes y tiendas del grupo Continental deben
mantenerse ordenados durante todo el año, de tal forma que facilite la toma de inventario.

Para esto es importante la participación de los administradores de tiendas y encargados de

almacén quienes son responsables de mantener el orden y proteger los productos que
están a su cargo. La comisión de inventario verificará el ordenamiento de las tiendas o
almacenes, adicionalmente como medida de control el área de Auditoria interna realizará
visitas sorpresivas.

 Instructivo de inventario: Remitir el instructivo de funciones de: supervisores,

administradores de tiendas / encargados de almacén, inventariadores (personal de conteo
y planillero) y digitadores. Esto con la finalidad que tengan conocimiento de las acciones a
realizar antes, durante y después del inventario.

 Reportes valorizados de stock: El área de Contabilidad, es el único que tiene acceso a

esta opción en el sistema y puede utilizarlo en cualquier momento del año, a fin de poder
visualizar el importe valorizado de existencias según almacenes y tiendas. Entre los
reportes que podrá emitir son los siguientes:

Reporte detallado y valorizado de existencias por tiendas y almacenes.

Reporte resumen valorizado de existencias por tiendas y almacenes.

Esta información puede ser utilizado por el área de Contabilidad, a fin de programar la
toma de inventario.

 Relación de personal: Informar a través de correo electrónico circulado a la Gerencia de

Administración y Finanzas jefaturas, coordinadora de tiendas y administradores la relación
de personal convocado para la toma de inventario general.

 Programa de capacitación: Comunicar a través de correo electrónico el día, hora y

fecha de las capacitaciones de inventario.

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Asimismo, deberá realizar actividades complementarias como:

 Impresión del listado de inventario: Coordinar con el área de Sistemas a fin de emitir
con anticipación los listados de inventarios por tiendas o almacenes.

 Soporte técnico: Antes, durante y después de la toma de inventario es importante la

participación del área de Sistemas, a fin de ayudar en la solución inmediata de
contratiempos que se presente en el uso del sistema. Asimismo; se deberá coordinar el
mantenimiento oportuno de los equipos de cómputos (impresoras, CPU, monitores, etc.)
que se utilizarán en inventario general.

 Control de asistencia de personal: Llevar un control de ingreso y salida del personal

convocado (externo/interno) que participé en las capacitaciones y toma de inventario
general. Posteriormente está información será remitida a la Gerencia General para los
fines que estime pertinente.

 Materiales para la toma de inventario: Organizar y entregar la cantidad necesaria de

materiales (lapicero, tablero de madera, calculadora, chaleco o polo y cinta masking tape)
para la toma de inventario en tiendas y almacenes.

 Restricción de transferencias: Establecer la fecha de corte o restricción de

transferencias de mercadería por ventas o reposición de stock, así como la recepción de
pedidos de clientes y proveedores.

 Corte Documentario: Antes de iniciar el inventario, realizar el corte documentario y

verificar que no existan productos pendientes de ingreso en sistema o en físico. Caso
contrario coordinar en forma inmediata con el administrador de tienda.

 Acta de inicio de inventario: Llenar y firmar el “Acta de inicio de inventario” en

presencia del administrador de tienda y personal de Auditoria interna.

5.3 EJECUCIÓN DE INVENTARIO.

 En el día, lugar y hora señalados la comisión de inventario y equipos de apoyo se

constituirá en cada tienda o almacén, a fin de ejecutar la toma de inventario.

 Deberán estar presentes en forma obligatoria todos los trabajadores convocados

(interno/externo) en cada almacén o tienda, registrando el ingreso y salida en cuaderno
de control.

 Los productos destinados en un ambiente o anaquel de la tienda o almacén, no deberán

desplazarse a otro lugar durante la toma del inventario, de ser el caso deberá estar
plenamente identificado y señalizado para facilitar la labor del personal de inventario.

Recordar que la labor del personal de inventario es “Levantar la información de la

mercadería en físico, registrando las unidades en la hoja de inventario”.

 En caso exista mercadería que pertenezcan a clientes, estos deberán estar separados
en un ambiente de la tienda o almacén con el comprobante de pago que corresponda.
De no contar con dicho documento se procederá a considerarlo dentro del inventario.

 El personal del almacén o tienda solo podrá participar como “Apoyo” al equipo de
inventariadores, está prohibido que realicen tareas de conteo y registro de
productos, salvo autorización de la comisión de inventario.

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 Para la toma de inventario se utilizará el método “al barrer“ y se realizará por parejas
(personal de conteo y planillero), donde uno contará físicamente la mercadería y el otro
registrará en las hojas de inventario, consignando los nombres de los inventariadores
en cada una de las hojas.

El proceso de registro deberá realizarse teniendo en cuenta la unidad de medida, la

cantidad encontrada y el estado del producto, en caso de no encontrarse el producto o
estar deteriorada se informará al encargado de almacén.

 Las hojas de inventario serán recepcionados por los supervisores de inventario y

entregados a los digitadores, para el ingreso de la información en el sistema.

Culminado este proceso en caso de existir diferencias, inmediatamente se efectuará el

reconteo (primer y segundo) solo de los ítems que presenten diferencias, según el criterio
de materialidad, de persistir la diferencia está deberá ser refrendada en el reporte de
impreso de inventario por el administrador de tienda y encargado de almacén.

 Al finalizar el proceso de inventario físico los Supervisores, deberán enviar por correo
electrónico a la Gerencia de Administración y Finanzas con copia al área de Auditoria
interna y Contabilidad, los ARCHIVOS DE INVENTARIO en formato Excel (primer y
segundo conteo) con la siguiente información: hora de inicio y término de inventario,
cantidad de ítems con diferencias, importe valorizado de sobrantes/faltantes y diferencia.

 Informar al administrador de tienda y encargado de almacén que tienen 07 días a partir

de la fecha para sustentar las diferencias de inventario, caso contrario serán
responsables de los resultados.

5.3.1. TRASLADO DE DIFERENCIAS DE INVENTARIO AL ALMACÉN 11 T.

Culminado el inventario general de existencias, los supervisores de inventario tienen un plazo

máximo de 24 horas para realizar el traslado de diferencias al almacén 11T. Esto con la finalidad
de no afectar la operatividad diaria de los almacenes y tiendas de la empresa (transferencias y
ventas de mercadería).

5.4 CONCILIACIÓN Y AJUSTES DE INVENTARIO.

5.4.1 CONCILIACIÓN DE DIFERENCIAS.

La conciliación de inventario consiste en comparar la información del stock que se encuentra en

el sistema de almacenes, planta de producción y tiendas con el resultado de inventario. Para esta
labor se deberá tener la información enviada por almacenes/tiendas y realizar las siguientes
actividades:

 Sustento de diferencias de inventario de tiendas y almacenes: Las diferencias de

inventarios deberán ser sustentados por el administrador de tienda y encargado de
almacenes en un plazo no mayor de 07 días calendarios, para lo cual deberán revisar las
existencias en físico en comparación con el stock del sistema.

Posteriormente a través de correo electrónico circulado enviarán al área de Contabilidad

con copia a la Gerencia de Administración y Finanzas y al área de Auditora Interna, el
resultado de la revisión realizada, según lo establecido en el formato en Excel
denominado: “Informe de errores de inventario”. Ver detalle en Anexo 01.

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Esta información deberá ser corroborado por los supervisores de inventario,

para lo cual se constituirán en la tienda o almacén, contando con un plazo no
mayor de 4 días calendarios. El área de Auditoria interna, realizará revisiones
sorpresivas de los ítems que considere pertinente coordinando para tal caso
con el área contable.

 Reclasificaciones: Según la información contenida en el anexo 01 que previamente ha

sido corroborada, se procede a realizar las reclasificaciones de productos. Actualmente la
empresa ha establecido dos tipos de reclasificaciones:

Automáticas, Son reclasificaciones cuyos parámetros de control están establecidos en

el sistema que rechaza o acepta según sea el caso. Los únicos autorizados para realizar
estas modificaciones en el sistema son los encargados de almacén.

Manuales, Son reclasificaciones donde el único autorizado a realizar modificaciones es

el área de Contabilidad, para lo cual el administrador de tienda debe realizar una solicitud
de reclasificación debidamente sustentado teniendo en cuenta los siguientes requisitos:
Los productos a reclasificar deben pertenecer a la misma Familia y Sub. Familia.
Las unidades de ingreso y salida deben ser iguales.
Se ingresar obligatoriamente los costos de ingresos y salidas.
Los ajustes de ingresos y salidas deben ser realizados en el mismo día, a fin de evitar
errores posteriores en ingresos/salidas de cantidades.

A continuación, se muestra un ejemplo de una solicitud de reclasificación manual de

inventario.

Invent. Diferencia encontrada Observación

Nº Código Descripción Marca U.M.
(*) Sistema Físico Diferencia (**)
FOLDER T/TRANSP.
1 001943
T/OF C/GUSANO
ARTESCO UNI -25 85 60 -25 Reclasificar
FOLDER D/TAPA T/OF
2 001945
C/FASTENER
ARTESCO UNI 32 55 80 25 Reclasificar

FAMILIA:UTILES DE OFICINA Y ESCOLARES.

SUB. FAMILIA:FILES Y FOLDERES PLASTICOS.

Los dos productos que se solicitan su reclasificación cumplen con los requisitos
señalados párrafos arriba. Las reclasificaciones deben de realizarse en un plazo no
mayor de 3 días calendarios posteriores a la revisión del sustento de inventario.

 Usuarios y claves de acceso al sistema, Las personas que cuentan con

usuarios de accesos al sistema para realizar reclasificaciones o cualquier otra
modificación previamente autorizado, son los únicos responsables de la
custodia de los usuarios habilitados por el área de Sistemas, así como de
todas las modificaciones realizadas en el mismo.

5.4.2 AJUSTES DE INVENTARIO

Una vez que las diferencias de inventarios hayan sido sustentadas por los administradores de
tiendas, y estos han sido revisados y corroborados por los supervisores, se procederán a realizar
los ajustes de inventario por única vez al término del periodo contable.

Los ajustes de inventario, solo podrán ser realizados por el área de Contabilidad, y pueden ser
los siguientes:

 Sobrantes de Inventario: Se considerará como sobrante de inventario cuando para

explicar su procedencia se haya agotado todas las fuentes de revisión como:

a. Comprobantes de pagos y guías de remisión no registrados en el sistema.

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b. Mercadería entregada en menor cantidad a lo descrito en el comprobante de pago

(reclamo del clientes).
c. Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.
d. Reclasificación con un faltante.
e. Otras circunstancias.

En consecuencia esta mercadería deberá ser separado de los anaqueles o zonas del
almacén o tienda, y almacenarlos en un ambiente diferente a fin de que la Gerencia
General determine el destino final del mismo.

 Faltantes de inventario: El faltante de mercadería se puede dar por alguna de las

siguientes fuentes:

a. Por negligencia o sustracción, el administrador de tienda, encargado de almacén

y personal de tienda serán responsables por las diferencias pecuniarias en la
proporción que correspondan según el cargo que ocupen.
b. Entrega de mercadería en exceso a clientes.
c. Se han agotado las opciones de reclasificación.
d. Otras circunstancias.

Este proceso deberá realizar en un plazo no mayor de 4 días hábiles, posteriormente el

área contable deberá elaborar un informe final que será presentado en reunión de
directorio y se decidirá el destino final de los productos sobrantes, deteriorados y
diferencias.

5.5 INFORME FINAL.

Los supervisores de inventario, a través del Contador(a) General, elaborará un informe de

inventario que será entregado a la Gerencia General y Gerencia de Administración y Finanzas
para su revisión y posterior sustento en reunión de directorio ante la Gerencia General.

El informe final deberá ser presentado en un plazo no mayor de 5 días hábiles posteriores a
las reclasificaciones de inventario, el mismo que deberá estar acompañado de los papeles de
trabajo y el sustento presentado por los administradores de tienda y encargados de almacén.

El informe deberá contener la siguiente estructura:

1. Actividades realizadas: Indicar las acciones realizadas con motivo de la toma de

inventario general, las dificultades encontradas, las medidas de solución adoptadas, y
otras consideraciones que se estime pertinente.

2. Documentación sustentatoria: Deberá adjuntar la siguiente documentación: Hojas de

inventario general según almacén y tienda, actas de inicio y cierre de inventario, todo esto
debidamente archivado y organizados en files.

3. Relación final de sobrantes valorizados: Mercadería que como consecuencia de la

verificación física realizada, han sido encontrados físicamente dentro de las tiendas,
almacenes y/o planta de producción, el cual luego de ser cotejado con los registros
contables y realizado la reclasificación, están en condición de sobrantes.

4. Relación final de faltantes valorizados: Mercadería que como consecuencia de la

verificación física realizada, no han sido encontrados físicamente en las tiendas,
almacenes y/o planta de producción, el cual luego de ser cotejado con los registros
contables y realizado la reclasificación, están en condición de faltantes.

En ambos casos (sobrantes/faltantes) deberá contener el resultado del primer y segundo

conteo y los ajustes realizados debidamente sustentados.

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5. Relación de productos deteriorados para el “tramite de baja”: Comprende aquellas

mercaderías que se encuentran en mal estado y no están aptos para la venta al cliente y/o
fabricación de productos, por lo tanto están en condiciones para darse de baja. La decisión
final será tomada por la Gerencia General.

6. Conclusiones: Se indicará en forma breve y concisa, aquellos aspectos de mayor

relevancia que se han presentado durante la toma de inventario físico.

7. Recomendaciones.

8. Lugar y Fecha.

9. Firma de los Integrantes de la Comisión de Inventario.

5.6 DESCUENTO DE FALTANTES DE INVENTARIO.

Cuando la Gerencia General, decida el descuento en todo o parte de los faltantes de inventario,
se deberá proceder de la siguiente forma:

 Administrador de tienda: Deberá remitir el listado de todo el personal que labora en la

tienda o almacén: nombre del administrador de tienda, encargado del almacén,
auxiliares, cajeros, y otros. Ver detalle según el formato “Relación de personal” -
Anexo 02.

 La distribución del importe de descuento se realizará de acuerdo al siguiente cuadro:

Cargo del personal Porcentaje

Administrador de tienda 20.00%
Encargado de almacén 15.00%
Cajero 3.00%
Auxiliares (*) 62.00%
Total 100.00%

(*) Para el personal auxiliar el descuento será proporcional a los días efectivamente laborales en la
tienda que corresponda.

 Formato de distribución de descuento: El área de Contabilidad, realizará la

distribución de importes según el formato “Descuento de personal” – Anexo 03. El
formato impreso será enviado a la tienda o almacén que corresponda, el Administrador
de tienda hará firmar al personal involucrado. En un lapso de dos días debe remitir la
documentación al área de Recursos Humanos, para que proceda con el descuento a
través de planilla electrónica.

El descuento será revisado en forma aleatoria por el área de Auditoria Interna.

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INSTRUCCIONES PARA LA TOMA DE INVENTARIO EN ALMACENES, TIENDAS Y PLANTA

DE PRODUCCIÓN.

ANEXO 4: SUPERVISORES DE INVENTARIOS.

Para la toma de inventario general los supervisores deberán seguir los siguientes pasos:

3.1. Antes del inventario

 Estar capacitados y tener los conocimientos necesarios para orientar, dirigir y controlar al
personal de conteo a su cargo.

 Deberán corroborar que los productos estén debidamente ordenados e identificados,

caso contrario coordinará con el administrador de tienda o encargado de almacén a fin
de dar una solución inmediata para iniciar la toma de inventario.

 Realizar el corte documentario y verificar que no existan pendientes de ingreso en

sistema o en físico de productos. Caso contrario se coordinará de forma inmediata con el
administrador de tienda y se dará una solución en la brevedad posible.

 Llenar y firmar el “Acta de inicio de inventario” en presencia del administrador de tienda.

 Manejar el listado del personal que está a su cargo.

 Tener el listado impreso de inventario.

 Entregar los materiales de trabajo y hacer firmar el documento de conformidad.

 Distribuir al personal inventariador (01 planillero y 01 contador) en los diferentes

ambientes del almacén o tienda a su cargo.

 Dar por iniciado la toma de inventario.

3.2. Durante el inventario

 Presenciar y verificar de manera minuciosa que todos los ambientes del almacén hayan
sido debidamente inventariados que deberán tener la cinta masking tape en forma de “X”.

 Absolver toda consulta o duda del personal inventariador, caso contrario coordinar con el
responsable del almacén.

 Cuando existan productos que no se encuentren en los listados impresos de inventarios,

estos serán anotados en la parte inferior del mismo con el siguiente detalle: código,
descripción, marca y cantidad en unidades. Esta información deberá ser solicitado al
encargado del almacén o administrador de tienda.

 En caso del producto que se encuentra en el listado de inventario pero no físicamente en la

zona designada, el supervisor consultará al responsable del almacén y/o administrador
de tienda sobre la ubicación del producto, de no encontrarse se colocará cero (0).

 El supervisor deberá firmar todos los listados de inventario en señal de conformidad.

 Comunicará al personal a su cargo el término del PRIMER CONTEO de inventario, previa

verificación de la entrega del total de listados impresos.

 Emitir los reportes de diferencias y coordinar el RECONTEO DE EXISTENCIAS (Segundo

conteo).

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 Realizará muestreos al azar de los ítems anotados en los listados de conteo y reconteo,
corroborando la cantidad en físico, la escritura legible y sin borrones; de estar conforme
firma y entrega los avances al personal de digitación para su ingreso al sistema.

 Cuando existan diferencias entre lo registrado y la mercadería en físico, se verificará

inmediatamente, para luego anotar la cantidad encontrada.

 Coordinar y resolver cualquier inconveniente que se pudiera presentar en la ejecución de

inventario.

3.3. Al término del inventario

 Verificar que el personal a su cargo entregue la totalidad de los listados de inventario.

 Recepcionar los implementos de trabajo entregados al inicio de inventario al personal a su

cargo y hacer firmar el documento de conformidad.

 Archivará los listados impresos del conteo y reconteo de inventario en un file debidamente
identificado.

 Llenar el acta de cierre de inventario.

 Enviar por correo electrónico al área de contabilidad con copia a auditoria interna los
ARCHIVOS DE INVENTARIO en formato Excel del PRIMER y SEGUNDO conteo de
inventario, adicionalmente deberán enviar los siguientes datos: hora de inicio y término,
cantidad de ítems con diferencias, sobrantes, faltantes y diferencias valorizadas.

 Informar al administrador de tienda y encargado de almacén que tienen 07 días a partir de

la fecha para responder por las diferencias de inventario, caso contrario serán
responsables de los resultados.

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ANEXO 5: EQUIPO DE INVENTARIADORES (PERSONAL DE CONTEO Y PLANILLERO).

Para la toma de inventario general el equipo de inventariadores deberán seguir los siguientes
pasos:

3.1. Antes del inventario.

 Participar en las capacitaciones programadas por el grupo Continental a través de los

supervisores.

 Asistir al lugar en la hora y fecha establecida, sin portar mochilas, bolsas, carteras u otros.
En el caso de inventario en la sede central de Ate, el personal de seguridad registrará la
hora de ingreso y salida del personal externo e interno.

 Recepcionar los implementos necesarios para la toma del inventario y firmar la hoja de
conformidad. La empresa Continental S.A.C. es la responsable de proporcionar los
implementos como: lapicero, tablero, calculadora, cinta masking tape, polos o chalecos y
otros.

 Deberán estar correctamente uniformados con los polos o chalecos que les ha sido
asignado y entregarlo al término del inventario.

3.2. Durante el inventario.

 Recepcionar los listados impresos e iniciar la toma de inventario de los productos en el

ambiente del almacén indicado por el supervisor.

 Inventariar los productos teniendo en consideración la unidades de medida, descripción y

ubicación. En este orden de ideas las unidades de medidas se refiere a tener
conocimiento de las diversos tipos que al empresa utiliza, tales como:

CTO, 100 unidades representan un (01) ciento de un producto determinado.

MLL, 1000 unidades representan un (01) millar de un producto determinado.
UNI, representa una unidad de un producto.
PAQ, esta conformado por uno o mas unidades.

Esta información será proporcionado en las capacitaciones programadas.

 Firmar y anotar el resultado del conteo de inventario en forma legible y sin enmendaduras
en las hojas de inventarios impresas.

 El ambiente del almacén inventariado deberá ser encintado con cinta maskig tape en forma
de “X” a fin de identificar y evitar la duplicidad en el conteo.

 Cuando en la zona de inventario designado, existan productos en físico que no están en el

listado impreso estos deberán ser registrados en la parte inferior del documento, previa
consulta a los supervisores o personal de tienda/almacén, teniendo en cuenta lo
siguiente: código de producto, la cantidad según unidad de medida, marca y descripción.

 En caso de existir uno o mas productos que están impresos en la hoja de inventario, pero
que físicamente no se encuentra, se informará al supervisor para que realice la consulta
a los responsables del almacén, de no hallar el físico se procederá a colocar en el ítem
correspondiente la cantidad de cero (0).

 Participar de manera activa en cada uno de las etapas del inventario, vale decir en el
CONTEO y RECONTEO.

 Entregar al supervisor todo el listado impreso con la información de inventario registrada.

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3.3. Al término de inventario.

 Devolver los implementos de trabajo al supervisor y firmar la hoja de conformidad.

 Presentar los recibos de honorarios al supervisor de inventario, solo de esta forma se

procederá con el pago del importe.

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ANEXO 6: ADMINISTRADORES DE TIENDA Y ENCARGADOS DE ALMACÉN.

Para la toma de inventario general los administradores de tiendas y encargados de almacén

deberán seguir los siguientes pasos:

4.1. Antes del inventario.

 El administrador de tienda en coordinación con el personal a su cargo deberá ordenar los

productos por tipo y ubicación según sistema, para facilitar y agilizar la toma de
inventario.

 Facilitar el acceso y libre tránsito del personal de inventario, para ello deberán contar con
la cantidad necesaria de escaleras, bancos, etc. que permita el acceso a los diferentes
anaqueles donde se encuentran los productos.

 Regularizar los pendientes de ingreso o salida de almacén tanto documentario, físico y en

sistema.

 Cuando se trate del almacén general – Santa Raquel, las materias primas e insumos,
productos en proceso y productos terminados, deberán estar separados según
corresponda a Continental S.A.C. o CISSAC.

 Para los productos en proceso que se encuentran en el área de fábrica, estos deberán
estar debidamente rotulados con la siguiente información: descripción del producto,
cantidad en unidades, proceso en el que se encuentra y proceso posterior que deberá
seguir.

 Para el caso de almacén fábrica, los repuestos, partes y piezas deberán estar debidamente
organizados según descripción y cantidad, contado en todo momento con la presencia
del responsable o personal que conozca los productos.

4.2. Durante el inventario.

 Los administradores de tienda y/o responsables de almacén se encontraran en todo

momento absolviendo las dudas con respecto a: códigos, ubicación, unidades de medida,
etc.

 Esta prohibido que los administradores y/o responsables de almacén realicen algún tipo de
conteo o llenado de listado impreso de inventario, solo participaran como apoyo en:
ubicar los productos, señalar las zonas de inventario, confirmar la descripción del
producto, etc.

4.3. Al término de inventario.

 Verificar que todos los ambientes del almacén estén debidamente inventariados, caso
contrario informar al supervisor para que realice el inventario.

 Firmar el reporte final de diferencias de inventario.

 Sustentar las diferencias dentro de los plazos establecidos por los supervisores .

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 CODIGO VERSIÓN PAGINA
INVENTARIO DE 01 15/15
EXISTENCIAS
20/06/11

ANEXO 7: PERSONAL DE DIGITACIÓN.

Para la toma de inventario general el personal de digitación deberá seguir los siguientes pasos:

 Ingresar en forma correcta las cantidades registradas en la hojas de conteo, teniendo en

cuenta las unidades de medida.

 Registrar su nombre y firmar en cada hoja de conteo ingresada al sistema.

 En caso de existir dudas sobre la cantidad registrada, coordinador con los Supervisores de
inventarios, a fin de que realicen las consultas necesarias y se determine la cantidad
exacta.

 Conocer el ingreso y registro en el sistema de la empresa.

ANEXO 8: OBSERVADORES DE INVENTARO.

Para la toma de inventario general los observadores de inventario realizarán los siguientes
pasos:

 Participar en la toma de inventario en calidad de observadores.

 Velar que el inventario se realice según la programación y procedimientos internos

establecidos.

 Realizar muestreos de los ítems inventariados a fin de corroborar las cantidades

registradas por el planillero y personal de conteo.

 Recomendar o sugerir acciones al encargado general o supervisores de inventario, con la

finalidad de mejorar y agilizar el proceso de toma de inventario.

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