Sistemas de información administrativa contemporáneos

Los sistemas de costeo actuales se basan en modelos de prorrateo arbitrario de los gastos
indirectos, que se utilizan tasas de aplicación basadas en unidades producidas, horas-
máquina u horas-hombre, lo cual distorsiona el costo de los productos porque, impide
conocer la información relevante de las diferentes líneas o productos para diseñar
estrategias que aseguren la permanencia a largo plazo de la empresa.

B. Cambios en las tendencias de los negocios

Los sistemas de costeo tienen la función de acumular los costos incurridos en cada
proceso para la valuación de inventarios y determinación del costo de ventas, olvidándose
de que la función de administrar los costos es un mecanismo para buscar mejoras reales
en la empresa y, con ello, hacerla más competitiva a través de estrategias, basada en un
liderazgo en costos.

1. Tendencias mundiales: Orientan los sistemas de manufactura a la fabricación de

productos de calidad, a mantener inventarios al mínimo nivel, a usar líneas de
producción flexibles y organizadas, a automatizar los procesos y a utilizar
estratégicamente la información. La intensificación de la competencia global y las
nuevas tecnologías han provocado que la información de costos se convierta en
un elemento de competitividad. Por ello, es necesario que los sistemas de
información administrativa provean información apropiada, oportuna y detallada
de acuerdo con los cambios de las tendencias mundiales de los negocios.
2. Tendencias en el proceso de manufactura: En respuesta a los cambios del
mercado, las compañías han invertido en tecnología, las empresas manufactureras
tienden más a sistemas de producción robotizados, una de las ventajas principales,
es una mayor eficiencia y un incremento considerable de la calidad de los
productos, lo cual permite competir fácilmente y crear mayor valor a los clientes
y a la empresa lo cual es posible responder rápidamente a los cambios en los
gustos y preferencias de los clientes.
3. Tendencias en los sistemas de información de costos: la expansión que tienen
los sistemas de información se extienden hacia los procesos organizacionales y
productivos de la empresa. En el caso del área de manufactura han aparecido
tecnologías y herramientas propiciando el desarrollo de sistemas de manufactura
flexible que incrementan la competitividad de las empresas, en el área
 administrativa se han diseñado diferentes tecnologías y herramientas que
propician la optimización de la empresa.

C. El sistema de administración de costos

Para que los administradores decidan cuánto cobrar por un producto o servicio, o cómo
hacerle frente a las competencias nacionales o extranjeras, tienen que hacer una
estimación razonable de los recursos que se requieren y se consumen para elaborar un
producto o servicio en particular. Por ello es indispensable contar con un sistema de
información administrativo que integre todas las herramientas para aumentar la eficiencia
de las empresas, de tal manera que proporcione a los administradores información
oportuna y confiable en la cual puedan apoyar sus decisiones y estrategias. Este modelo
se conoce con el nombre de administración de costos.

Un SAC debe definir qué parte de la estrategia de la organización pretende costear, y qué
beneficios espera obtener en el futuro. El proceso de diseño e implementación del SAC
se fundamenta en el proceso de planeación estratégica:

1. Plantear una misión clara, esto es, la razón de ser del área o proceso dentro de la
empresa.

2. Determinar los procesos claves y principales objetos de costo, lo cual implica conocer
cuáles son los procesos para cumplir con la misión de la organización.

3. Determinar los procesos de apoyo, o sea, las áreas que brindan soporte a los procesos
clave del negocio (administración, recursos humanos, etcétera).

4. Definir los objetivos estratégicos de cada proceso, determinando las estrategias y metas
a largo plazo de cada uno de ellos.

5. Establecer los objetivos operativos principales de cada proceso, a fin de establecer

cómo las estrategias y metas a largo plazo.

Entre las principales ventajas que brinda un Sistema de Administración de Costos

son:

• Poner en evidencia los costos que no agregan valor.

• Identifica los procesos caros o poco eficientes.

• Mejora la actuación en la toma de decisiones.

• Permite utilizar un sistema de costos a un nivel estratégico.

D) El costeo ABC y la determinación adecuada del costeo de los productos y servicios

a través del mismo.

1. Fundamentos del costeo basado en actividades: existen dos tipos de sistemas

de información administrativos: los tradicionales y los contemporáneos.
Los primeros se basan en las unidades producidas para calcular las tasas de
asignación de los costos indirectos, mientras que los contemporáneos utilizan
diferentes bases en función de las actividades relacionadas con dichos costos
indirectos.
Una de las principales tecnologías que responden a este nuevo sistema de costos
para incrementar la competitividad de las empresas es el costeo basado en
actividades, herramienta que facilita el proceso de toma de decisiones, así como
el diseño de estrategias de las empresas, al ofrecer información más exacta y
confiable acerca de los costos. Hasta hace poco muchas empresas utilizaban las
horas de mano de obra directa como variable fundamental para asignar los costos
a los productos. Sin embargo, al aumentar la automatización en las fábricas se
cambió el criterio para aplicar o asignar costos: ahora se utilizan horas-máquina.
Por lo que ha surgido un nuevo concepto y enfoque de costeo denominado costeo
basado en actividades, que es un sistema que primero acumula los costos de cada
actividad y luego aplica los costos de las actividades a los productos, los servicios
u otros objetos del costo mediante el uso apropiado de factores relacionados con
el origen de dichos costos. El objetivo de este sistema es controlar o vigilar los
costos de cada producto en lugar de asignarlos de una manera arbitraria. Algunos
ejemplos de factores de costos son: las requisiciones de materiales, órdenes
embarcadas, inspecciones de los productos, etcétera.
2. La técnica del costeo basado en actividades: el sistema de costeo tradicional se
basa en el supuesto de que todos los gastos indirectos de fabricación son generados
conforme el producto pasa por su proceso de producción.
Esta visión resulta incorrecta puesto que:
• Existen gastos indirectos de fabricación que son independientes al número de
unidades producidas.
 • La diversidad misma de productos que una compañía puede hacer, implica que
sistemáticamente cada tipo de unidad producida tendrá diferentes proporciones de
GIF.

E. El coste ABC como herramienta para que no fallen los programas de reducción
de costos.

1. Fallas principales en los programas de reducción de costos tradicionales

Con la finalidad de contrarrestar los problemas de liquidez y rentabilidad, y debido a la

competencia, muchas empresas implantan programas de reducción de costos basados en:

• Controles presupuestales muy estrictos.

• Restricciones en el uso de recursos de la organización.

• Disminución o eliminación de posiciones staff.

• Disminución de personal en forma generalizada

Al implantar el costeo basado en actividades como herramienta para reducir costos, la

empresa puede:

• Enfocarse en lo que causa un mayor efecto.

• Determinar las actividades que no agregan valor y los costos de calidad.

• Eliminar dichas actividades.

De esta manera se logra colocar a la organización en una posición ventajosa, ya que le

otorga una ventaja competitiva. La metodología que se propone para evitar que fallen los
programas de reducciones de costos es la siguiente:

PASO 1 Determinar la situación actual de la empresa con base en actividades

El esquema de costeo por actividades permite comprender el costo de las actividades que
afectan en forma más relevante los productos y procesos. Éste es el primer paso para una
empresa que se encuentra en un proceso de mejora.

PASO 2 Determinar las actividades que no agregan valor y eliminarlas

Una vez reconocidas las actividades necesarias para la elaboración de los productos y
evaluado cuantitativamente cada uno de los departamentos de la empresa, se pueden
implantar las siguientes medidas:

a) Identificar las actividades que los clientes no visualizan como un beneficio para ellos
(en ocasiones saben que se agrega costo pero no valor para ellos).

b) Eliminar en orden de relevancia las actividades que no agregan valor.

c) Hacer conocer al personal la interrelación de disminuir costos, mejorar la calidad y

servir a los clientes.

d) Destacar que la calidad es la mayor prioridad.

e) Estimular al personal que permaneció en la organización.

En muchos de los casos se busca una menor cantidad de personal pero mayor calidad del
mismo.

PASO 3 Establecer un programa de orden en la organización

Es conveniente formalizar un programa de orden y limpieza, el cual es la base para lograr

un ambiente que facilite efectuar mejoras. En el área operativa, por ejemplo, mantener el
almacén de herramientas ordenado redunda en un menor tiempo para localizar un artículo.

PASO 4 Establecer una cadena cliente-proveedor interna

Por ejemplo, un departamento de análisis financiero no puede cumplir sus funciones si

contabilidad o tesorería no entrega a tiempo la información; de esta manera, el
departamento de análisis financiero es el cliente interno de los departamentos
mencionados.

PASO 5 Realizar un sistema para medir los avances

Se dice que lo que no se mide no se mejora; por lo tanto, es necesario contar con un
sistema que mida los avances del programa de reducción de costos y que cuantifique el
efecto en las cadenas de clientes y proveedores internos.

CONCLUSION

Al finalizar el presente informe se puede deducir que los sistemas de información

administrativa contemporáneos son esenciales para llevar a cabo la función de administrar
los costos reales de determinado producto en la organización. Entre los diferentes temas
abordados tenemos los cambios en las tendencias de negocio, se refiere a la competencia
global que enfrentan día a día las empresas en los diferentes sectores por lo que los
cambios constantes en el ambiente de negocio; así como el tema de sistema de
administración de costos, el mismo que para que los administradores decidan el valor de
cobro por un producto o servicio, o cómo hacerle frente a la competencia deberán hacer
una estimación razonable de los recursos que se requieren para elaborar un producto en
particular, el propósito del sistema de administración de costos es ayudar a la
administración a maximizar sus utilidades en la actualidad y en el futuro, así también El
costeo ABC y la determinación adecuada del costeo de los productos y servicios permite
primero realizar un análisis de actividades, luego identificar las principales actividades
que realiza cada departamento y seleccionar el factor de costos para cada actividad, el
mismo debe ser una medida cuantificable. Por consiguiente está el tema de coste ABC
como herramienta para que no fallen los programas de reducción de costos, el cual a
través de esta herramienta le permite como empresa contrarrestar entre algunos de los
problemas de liquidez y rentabilidad, el Control de presupuesto y las Restricciones en el
uso de recursos de la organización.