Sesión 3: Libro Caja y Bancos

MBA CPC Carlos Rivera Zapata

Control del Efectivo

La administración que se ejerce sobre el Libro
Caja y Bancos está supeditada al buen control
sobre el efectivo referente a lo que se da o
recibe y la cuenta corriente referente a pagos y
cobros. Estos activos son para cubrir
erogaciones previstas o imprevistas, por lo que
podríamos decir entonces que caja y bancos
representa el denominador común al cual
pueden reducirse todos los activos líquidos.

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 La Cajita Musical SA
La Cajita Musical SA vende DVD de capacitación. Estos DVD resultaron ser
un gran éxito, de manera que La Cajita Musical SA planea expandir la
empresa. El hermano de Gina (propietaria), Andrés, quiere participar en la
compañía y estuvo de acuerdo en unirse a La Cajita Musical SA como
gerente de marketing. Él puede vender los materiales de capacitación en
las universidades circundantes y, también, ayudar a desarrollar un plan de
comercialización en línea para los DVD nuevos. Además, recibió una
calificación de A (la más alta) en el curso Contabilidad, por lo que Gina lo
dejará llevar la contabilidad.
Con cajas de DVD atiborradas por todos los rincones, el espacio actual de
la oficina de La Cajita Musical SA le empieza a quedar corto rápidamente.
Gina necesitará rentar un espacio de almacén o tal vez comprar otro
edificio. La expansión traerá consigo un nuevo conjunto de desafíos:
¿Cómo salvaguardará Gina los activos de La Cajita Musical SA?
¿Cómo se asegurará ella de que su hermano siga aquellas políticas que
sean las mejores para la empresa?

Definición
Una responsabilidad principal de la Dirección es controlar
las operaciones. Los propietarios fijan las metas,
contratan a los gerentes para que dirijan las acciones y
reclutan a empleados para que lleven a cabo los planes
del negocio. El control interno es el plan organizacional y
todas las medidas diseñadas para:
1. Salvaguardar los activos.
2. Motivar a los empleados para que cumplan las
políticas de la compañía.
3. Promover la eficiencia operativa.
4. Asegurar registros contables exactos y confiables.

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 ¿Cómo logra una empresa un buen
control interno?

Procedimientos de Control
Todas las empresas necesitan los siguientes
procedimientos de control interno:
1. Personal competente, confiable y con ética.
2. Asignación de responsabilidades.
En una empresa con buenos controles internos, ninguna
tarea de importancia se pasa por alto. Cada empleado tiene
ciertas responsabilidades. En La Cajita Musical SA, Gina es la
propietaria y Gerente. Suponga que ella se encarga de girar
los cheques para controlar los pagos de efectivo. Ella permite
que Andrés, su hermano, lleve la contabilidad. En una
compañía grande, la persona a cargo de girar los cheques es
el tesorero. El Gerente de contabilidad se le llama Contralor.

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 Procedimientos de Control
3. La separación de
responsabilidades.
Limita el fraude y promueve la
exactitud de los registros
contables. La separación de
responsabilidades se divide en
dos partes:
a) Separación entre las
operaciones y la
contabilidad.
b) Separación entre la
custodia de los activos y
la contabilidad.

Procedimientos de Control
4. Auditorias
5. Documentos
6. Dispositivos electrónicos.
7. Otros controles (Bóvedas a
prueba de incendios para
almacenar documentos
importantes, Alarmas contra
robo, alarmas contra incendio y
cámaras de seguridad,
Capacitación de los empleados de
la compañía por especialistas en
prevención de pérdidas, garantías
de fidelidad para los empleados
que manejan efectivo).

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 La cuenta bancaria como instrumento
de Control
El efectivo es el activo más líquido porque es un medio de
intercambio. El efectivo es fácil de ocultar y relativamente
sencillo de robar. Como resultado, la mayoría de las empresas
crean controles específicos para el efectivo.
Poner el efectivo en una cuenta bancaria ayuda a controlar el
dinero porque los bancos tienen prácticas establecidas para la
protección del dinero. Los documentos que se usan para
controlar una cuenta bancaria incluyen lo siguiente:
• Registro de firmas
• Comprobante (ficha) de depósitos
• Cheque
• Estado de cuenta bancario
• Conciliación bancaria

Estado de cuenta bancario

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Cheque