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PRESENTACIÓN
Atentamente
ISO 9001 | ISO 14001 | OHSAS 18001 Auditor Interno Integral Material elaborado por Integra
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ÍNDICE
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Sesión 0
Objetivos:
Actividades a realizar:
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INTRODUCCIÓN
General Manager
Consorcio Integra
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OBJETIVOS
Propósito General
Introducir al participante en la implementación de Auditorías Internas al Sistema de Gestión Integrado, de tal
forma que comprenda claramente la forma de evaluar el cumplimiento de los requisitos de los Estándares
Internacionales ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, de tal modo que el auditor se
convierta en una herramienta de mejora continua.
Objetivo General
Durante el Taller, el participante:
Desarrolla las habilidades básicas para llevar a cabo la Planeación, Conducción, Reporte y Clausura
de Auditorias al Sistema de Gestión Integrado de la Organización (de acuerdo a las directrices de
ISO 19011:2011), tomando como criterio de auditoría las Normas ISO 9001:2008, ISO-14001:2004,
OHSAS 18001:2007.
Objetivos Particulares
Durante el taller el participante:
Analiza los requisitos de los Estándares ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 a fin
de reactivar la interpretación y aplicación de los mismos en las diferentes áreas y procesos de la
Empresa.
Analiza los conceptos básicos de Auditoría sobre la base de las directrices de ISO 19011:2011
Comprende el Proceso, así como las actividades a realizar en las Auditorías al Sistema de Gestión
Integrado de la Organización de acuerdo a las directrices de ISO 19011:2011.
METODOLOGÍA
Actividades
El taller está dividido en sesiones de trabajo, durante las cuales los participantes realizarán prácticas
relacionadas con los temas a tratar. Se promueve la participación abierta y directa de cada uno de
los participantes y se aclaran las dudas pertinentes que surjan durante todo el taller.
Para algunas de las Actividades de Aprendizaje, el grupo será dividido en equipos, dependiendo del
tema a tratar en cada sesión.
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De la evaluación continua:
Durante todo el taller, se evalúa la participación de cada uno de los asistentes a través de las Actividades de
Aprendizaje a realizar en el mismo. Los Criterios de desempeño son:
De la Evaluación Final
Criterios por Desempeño:
En la última sesión del Taller, los participantes realizan una Práctica de Auditoría In Situ en procesos de la
Unidad Operativa. Será evaluado el desempeño de cada auditor en formación, de acuerdo a las habilidades
desarrolladas durante el Taller.
Al finalizar el taller el participante contesta el Examen Escrito que evalúa los conocimientos teóricos
adquiridos por el participante durante el Taller.
Tanto la evaluación continua como el examen final se revisarán al final del Taller por parte del Instructor y los
reportes de calificación se enviarán a las Oficinas Centrales de Integra.
De la calificación final.
Para obtener la calificación final, se toma en cuenta, la evaluación continua y el examen final. Se suman las
calificaciones, y se saca un promedio para obtener la calificación final. La calificación general mínima
aprobatoria será de 80.
Asistencia
Se requiere la asistencia total de los participantes a las Sesiones de Trabajo del Taller.
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Sesión 1
Competencia Particular:
Al término de ésta sesión, el participante:
Analiza los requisitos de los Estándares ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 a fin
de reactivar la interpretación y aplicación de los mismos en las diferentes áreas y procesos de la
Empresa
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Actividad 1
2. Cada equipo revisará la Norma que le correspondió y extraerán los requisitos y subrequisitos que
solicita.
3. Cada equipo elaborará un Mapa Conceptual de los requisitos y subrequisitos que les
correspondieron, el cual se elaborará en hojas de rotafolio grandes. (Ver ejemplo en Página Siguiente)
4. Cada equipo expondrá, en el momento indicado, los requisitos que solicita el estándar que les
correspondió, tomando como base visual su Mapa Conceptual elaborado.
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Instrucciones:
1. El Mapa debe ser elaborado con la amplitud de unir 6 hojas de papel tamaño rotafolio.
2. Se deben utilizar distintos colores de plumones, a fin de que sea llamativo y estético.
3. Aun cuando se presentó un ejemplo, el equipo debe usar su creatividad para diseñar un Mapa
Conceptual, claro, intuitivo, preciso, conciso, y de impacto visual.
4. Las letras deben ser lo suficientemente grandes como para ser leídas a una distancia de 4 ó 5
metros, o por le menos, para ser leídas desde la mayor distancia al interior del salón.
5. El equipo puede encontrar y utilizar materiales diversos para elaborar su mapa conceptual.
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REACTIVACIÓN
Sesión 1. Repaso de los Estándares ISO 9001:2008; ISO
14001:2004 y OHSAS 18001:2007
Con la finalidad de reafirmar los aprendizajes adquiridos en ésta Sesión, conteste los siguientes reactivos:
2. La creación de ISO 9001 se dio en __________ (1a edición), posteriormente fueron revisadas en
__________ (2a edición), en Diciembre del ___________ (3a edición) y en Noviembre __________ (4ª
edición).
B. Completa la información que falta para identificar la Familia ISO 9000 de forma correcta:
ISO Serie
9
ISO :2011 ISO 9004:2
Directrices para Auditorías de Gestión para el Éxito Sostenido
Sistemas de Gestión de una Organización
Publicada en 2011 Publicada el 1 de noviembre del 200
1. ¿Qué es Calidad?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
2. ¿Qué significa Política de la Calidad?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
3. ¿Qué es Alta Dirección?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
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B. Completa la información que falta para identificar la Familia ISO 14000 de forma correcta:
ISO 14001:2
ISO 140 :200
Sistema de Gestión Ambiental:
Fundamentos y Vocabulario
Requisitos
publicada el 15 de febrero del 2009
Publicada el 13 de Noviembre del 2004
ISO Serie
000
ISO 14 :2004
ISO 190 :2011
Directivas generales sobre
Directrices para Auditorías de
principios, sietmas y Técnicas de
Sistemas de Gestión
Apoyo
Publicada el 15 de Noviembre del 2011
Publicada en Noviembre del 2004
1. Basándonos en la Norma ISO ________ podríamos definir los sistemas de gestión de ______________ y
__________ en el trabajo como aquellos sistemas que nos permiten _____________ y controlar una
organización con respecto a la seguridad y la salud de los ___________________.
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2. ______________ establece los requisitos para un sistema que permita a una organización
_______________ sus ______________ de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) y mejorar su
___________________.
B. Completa la información que falta para identificar la Familia ISO 14000 de forma correcta:
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Sesión 2
Analiza los conceptos básicos de Auditoría sobre la base de las directrices de ISO 19011:2011
o El Facilitador expone los contenidos conceptuales de cada tema y coordina las Actividades de
práctica de la Sesión.
o Los participantes llevan a cabo cada una de las actividades de aprendizaje de cada uno de los
temas de la sesión y exponen sus resultados al resto del Grupo.
o El grupo realiza el ejercicio de Reactivación de los contenidos abordados en la Sesión.
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Actividad 2
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2. El apartado 8.2.2 establece un requerimiento para un procedimiento escrito para reportar los resultados
de auditoria. ¿Sería suficiente sólo reportar las conclusiones de los hallazgos de conformidades
verbalmente?, Si o No, ¿Por qué?
3. La dirección responsable del área que esté siendo auditada debe asegurarse de que se realizan las
correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no
conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de
las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación (véase 8.5.2).
• Estos requisitos del apartado 8.2.2, ¿Implican que el Director del área bajo auditoria debería resolver
todas las no conformidades encontradas en su área de responsabilidad?
• ¿Enumere algunas responsabilidades y acciones que el Director de un área auditada debería llevar a
cabo para cumplir cabalmente con los requisitos arriba mencionados?
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2. Términos y Definiciones*1
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de
la auditoria y evaluarlas objetivamente para determinar la extensión con que se
cumplen los criterios de auditoria.
NOTA 1: Las auditorías internas, denominadas en algunos casos como
auditorias de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia
organización, para la revisión por la dirección y con otros fines internos, y
pueden constituir la base para una autodeclaración de conformidad de una
organización. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas,
la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de
responsabilidades en la actividad que se audita.
Auditoria NOTA 2: Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente
auditorias de segunda y tercera parte. Las auditorias de segunda parte se
llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los
clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditorias de tercera parte se
llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales
como aquellas que proporcionan el registro o la certificación de conformidad de
acuerdo con los requisitos de las Normas ISO 9001 o ISO 14001.
NOTA 3 Cuando se auditan juntos un sistema de gestión de la calidad y un
sistema de gestión ambiental, se denomina auditoria combinada.
NOTA 4 Cuando dos o más organizaciones cooperan para auditar a un único
auditado, se denomina auditoria conjunta.
Conclusiones de la Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar
auditoria los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.
Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo, si es
necesario, de expertos técnicos.
Equipo auditor
NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo.
NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formación.
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Plan de auditoria Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria.
Guía Persona señalada por los auditados para asistir al equipo auditor.
1
La terminología puede variar de un país a otro, sin embargo hemos tomado conceptos reconocidos a nivel mundial; por ejemplo los
mencionados en las norma ISO 19011:2011.
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Objetivo de la Auditoría
¿Qué es una auditoria?
Una auditoria es una evaluación o examen planificado con anterioridad para poder asegurar que sea
sistemático o metódico. Dicha evaluación, como lo requiere la norma (ISO 19011:2011), debe ser conducida
por personas independientes de la actividad auditada para evitar conflictos de intereses y poder ser objetivos
e imparciales. Es muy importante que en toda auditoria, se cuente con una (o un conjunto de…) norma,
contrato, etc., para emplearse como criterio y tener una base de comparación y determinar si el sistema
implementado es efectivo para que la organización pueda alcanzar sus objetivos 1.
Objetivo de la Auditoria
Determinar la adecuación a Norma del Sistema de Calidad mediante el estudio de los documentos que lo
componen; Comprobar que la implantación del Sistema satisface los objetivos establecidos; Verificar el
cumplimiento de determinados requisitos reglamentarios; Para mejorar el Sistema de Calidad
Evaluar Cumplimiento.- Dicha evaluación o examen debe hacerse basada en criterio de comparación. Por
ejemplo, la norma AS 9100, ISO/TS 16949:2002, ISO 9001:2008, ISO/IEC 17025:1999, el contrato de
nuestro cliente, normas y directrices propias de la organización, etc. Si no existe tal comparación, la auditoria
dejará de ser una evaluación objetiva y se convertirá en una “cacería de brujas” bajo la cual las opiniones y
prejuicios propios de los auditores predominarán sobre los hechos reales.
Evaluar Efectividad.- Otro objetivo aún más importante es el de medir la efectividad del Sistema de Gestión
o actividad auditada. Los hallazgos (no conformidad o incumplimientos) se deber de ver como áreas de
mejoras y se deben investigar las causas de los problemas y así constantemente ir mejorando.
Tipo de Auditorías
Existen diferentes tipos de auditoria, por ejemplo:
La auditoría Financiera
Utilizadas para evaluar estados financieros contra reglas o principios preestablecidos de contabilidad.
Posiblemente son las más antiguas o con raíces más profundas. Conducidas por auditores con conocimiento
en contabilidad y finanzas.
1 Esta definición puede aplicar a cualquier tipo de auditoria. La diferencia entre auditorias financieras, de producto, de proceso y las de
sistemas de calidad mayormente será el tipo de norma utilizada.
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A procesos: Este tipo de auditoria tiene un alcance un poco más amplio, ya que el proceso puede
incluir a varias líneas de productos. Nos puede dar una visión limitada sobre el sistema de gestión.
A sistemas de gestión: Tiene un alcance mucho mayor que las que del producto y proceso, pero la
profundidad es menor, este alcance consiste de dos partes: Documentación y Cumplimiento.
Cumplimiento: Esta es una verificación en las áreas donde se llevan a cabo las
actividades (es muy fácil documentar un Sistema que cumpla con los requisitos de un
estándar pero para demostrar que se cubren todos los requisitos aplicables, requiere
de una implementación adecuada), se enfoca en confirmar la conformidad de
cumplimiento a los requisitos aplicables a los procesos de la organización.
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Auditorías de Primera Parte o Internas: Llevadas por los auditores internos de una
organización.
Auditorías de Segunda Parte o Externas: Esta auditoria es conducida por una organización a
su proveedor (existente o potencial), para verificar su capacidad de cumplir con los requisitos
del contrato.
Auditorías de Tercera Parte o Extrínseca: Esta auditoria ocurre cuando una organización
contrata a una fuente independiente (terceras partes) para conducir una auditoria de
certificación. Las casas certificadoras son totalmente independientes de las organizaciones a
las que auditan. En las auditorías internas y externas existe una relación más estrecha entre
el auditado y el auditor ya que tienen un interés mutuo de trabajar en conjunto.
Existen algunos métodos para poder evaluar el desempeño de una organización; sin embargo, estos
métodos, cuando se pretende que sean llamados “auditoria” tienen los siguientes puntos en común:
• Examen Sistemático e Independiente: Toda auditoria debe tener su etapa de planeación y llevarse a
cabo por personal que no es responsable de la actividad auditada para poder asegurar la objetividad
e imparcialidad.
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• Conducidas por Humanos: Aun siendo independiente, como humano al fin, todo auditor tiene sus
prejuicios. El auditor debe de estar consciente de sus prejuicios y tratar de minimizar el efecto
negativo de estos.
• Muestra representativa: No es práctico el poder auditar un Sistema de Gestión en su totalidad
debido al costo y tiempo. Por lo tanto, la auditoria se tiene que basar en una muestra representativa.
Es importante que el auditar sea capaz de determinar por sí mismo las muestras a evaluar de una
forma aleatoria o al azar.
• Se necesita “un criterio-base de referencia” para poder asegurarse que la auditoria es objetiva y
justa, sin dicho criterio la auditoria se convertirá en un ejercicio muy subjetivo y parcial.
Principios de Auditoría
La auditoría se caracteriza por depender de varios principios, estos hacen de la auditoria una herramienta
eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una
organización puede actuar para mejorar su desempeño.
La adhesión a esos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditoria que sean
pertinentes y suficientes, y para permitir a los auditores trabajar independientemente entre sí para alcanzar
conclusiones similares en circunstancias similares.
auditores deben mantener una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los
hallazgos y conclusiones de la auditoria estarán basados sólo en la evidencia de la auditoria.
Para las pequeñas organizaciones, no puede ser posible que los auditores internos que sean totalmente
independientes de la actividad objeto de la auditoria, pero cada
esfuerzo debe hacerse para eliminar los prejuicios y permitir que la
objetividad
HABILIDADES:
Las habilidades y destrezas que pueda tener un auditor, harán que consiga desenvolverse con naturalidad
dentro de su trabajo y sepa enfrentar con mayor facilidad obstáculos que se encuentre a la hora de
desarrollar su trabajo. Entre esas habilidades que deben tener se pueden nombrar las siguientes:
Actitud positiva
Saber escuchar
Mente analítica
Capacidad de negociación
Iniciativa
Facilidad de trabajaren equipo
Etc.
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COMPETENCIAS:
La ejecución del trabajo en un auditor, puede estar destinado como auditor interno o externo. El auditor
interno se encuentra como parte de la organización en gestión, y en donde tendrá un papel importante ya
que deberá ser capaz de responder retos de acuerdo a la visión de la organización. En el caso de un auditor
externo su participación es valiosa ya que tiene una apreciación objetiva de los hechos. Además, de estar
limitados en el tiempo de realización de la auditoria.
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d) Confidencialidad: seguridad de la
información.
Los auditores deben ser prudentes en el uso y la protección de
la información adquirida en el ejercicio de sus funciones. La
información de auditoria no debe ser utilizada de forma
inapropiada para el beneficio personal por el auditor o el cliente
de auditoria o de una manera perjudicial para los intereses
legítimos de la entidad auditada. Este concepto incluye el
manejo adecuado de la información sensible, confidencial o
clasificada.
Son ejemplos:
La identificación de peligros, incluyendo los factores que afecten al desempeño humano en el lugar
de trabajo (tales como factores físicos, químicos y biológicos, así como el género, la edad, la
discapacidad u otros factores fisiológicos, psicológicos o de salud).
La evaluación de riesgos, la determinación de controles y la comunicación de los riesgos.
La evaluación de factores de salud y factores humanos (incluyendo factores fisiológicos y
psicológicos) y los principios para evaluarlos.
Los métodos de seguimiento de la exposición y de evaluación de los riesgos para la seguridad y
salud en el trabajo y de las estrategias relacionadas para eliminar o minimizar tales exposiciones.
El comportamiento humano, las interacciones entre personas y la interacción entre personas y
máquinas, los procesos y el entorno de trabajo (incluido el lugar de trabajo, los principios de
ergonomía y de diseño seguro, las tecnologías de la información y la comunicación).
La evaluación de los diferentes tipos y niveles de competencia en materia de seguridad y salud en el
trabajo requerida en una organización y la evaluación de esas competencias.
Los métodos para fomentar la participación e implicación de los empleados.
Los métodos para fomentar el bienestar y la responsabilidad personal del empleado.
El desarrollo, uso y evaluación de las medidas del desempeño proactivas y reactivas y las métricas.
Los principios y prácticas para identificar las situaciones de emergencias potenciales y la
planificación, prevención, respuesta y recuperación en caso de emergencia.
Los métodos para la investigación y evaluación de incidentes (incluyendo los accidentes y las
enfermedades laborales).
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Actividad 3
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¿Qué es un riesgo?
Identificación de eventos
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Evaluación de eventos
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Respuesta al riesgo
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Reporte y comunicación
auditoría
5.4.7 Gestión y mantenimiento de los registros del
Entre ellos, los relativos a los riesgos
programa de auditoría
5.5 Seguimiento del programa de auditoría
Revisar eficacia de las medidas tomadas para hacer
frente
a los riesgos asociados al programa:
Riesgos que se han materializado pero que
5.6 Revisión y mejora del programa de auditoría
no fueron identificados originalmente.
Riesgos que no se han materializado pero
que han sido identificados en el transcurso
del desarrollo del programa.
Capítulo 6 de la norma
REALIZACION DE LA AUDITORIA
Apartado de la Norma Aparecen los riesgos
6.1 Desarrollo de la auditoría. Generalidades
6.2.1 Inicio de la auditoría. Generalidades
6.2.2 Establecimiento del contacto inicial con el
auditado
Debe generar confianza de que se pueden alcanzar
6.2.3 Determinación de la viabilidad de la auditoría los objetivos de la auditoría, teniendo en cuenta los
factores que los pueden poner en peligro
6.3.1 Revisión de la documentación para preparar la
auditoría
El responsable del equipo auditor debe evaluar los
6.3.2 Preparación del plan de auditoría riesgos que la realización de la auditoría puede
generar en la organización.
6.3.3 Asignación de tareas al equipo auditor
6.3.4 Preparación de los documentos de trabajo
6.4.1 Realización de las actividades de auditoría.
Generalidades
El responsable del equipo auditor debe exponer al
auditado los riesgos identificados que pueden
6.4.2 Realización de la reunión inicial
generarse al realizar la auditoría y las medidas
adoptadas para paliarlos. Contrastar estos riesgos.
6.4.3 Revisión de documentación durante la
auditoría
6.4.4 Comunicación durante la auditoría
6.4.5 Asignación de roles y responsabilidades de
guías observadores
Se pueden identificar circunstancias que supongan
un riesgo inmediato para el auditado. El equipo
6.4.6 Recogida y verificación de información
auditor debe informar al auditado y, en su caso, al
cliente de la auditoría
6.4.7 Generación de hallazgos de auditoría
6.4.8 Preparación de las conclusiones de auditoría
6.4.9 Realización de la reunión de cierre
6.5.1 Preparación del informe de auditoría
6.5.2 Distribución del informe de auditoría
6.6 Finalización de la auditoría
6.7 Realización de actividades de seguimiento de la
auditoría
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Capítulo 7 de la norma
COMPETENCIA Y EVALUACION DE LOS AUDITORES
Apartado de la Norma Aparecen los riesgos
7.1 Competencia y evaluación de los auditores.
Generalidades
7.2.1 Determinación de la competencia de los
auditores. Generalidades
7.2.2 Atributos personales
7.2.3.1 Conocimientos y habilidades.
Generalidades
7.2.3.2 Conocimientos genéricos y habilidades de
los auditores de sistemas de Gestión
7.3.3.3 Conocimientos y habilidades de los
auditores de sistemas en la disciplina y el sector
7.2.3.4 Conocimientos y habilidades genéricos de
los líderes de equipos Auditores
7.2.3.5 Conocimientos y habilidades para llevar a
cabo auditorías de sistemas de gestión en
múltiples disciplinas
7.2.4 Logro de competencia como auditor
7.2.5 Líderes de los equipos de auditoría
7.3 Establecimiento de los criterios de evaluación
de auditores
7.4 Selección del método adecuado para la
evaluación de auditores
7.5 Evaluación del auditor
7.6 Mantenimiento y mejora de la competencia
Anexo A. Orientaciones y ejemplos sobre En cada ámbito específico se incluyen elementos
habilidades y conocimientos específicos para los necesarios para la cualificación de auditores. Los
auditores riesgos se encuentran presentes en todos ellos.
Anexo B. Orientaciones adicionales para la
planificación y realización de auditorías
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REACTIVACIÓN
Sesión 2. Marco Conceptual de Auditorías
Con la finalidad de reafirmar los aprendizajes adquiridos en ésta Sesión, conteste los
siguientes reactivos:
CUESTIONARIO
1. ¿Cómo defines Auditoría en tus propias palabras?
3. A los registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los
Criterios de Auditorias, se les denomina:
5. Resultado de una auditoría, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la Auditoría
y todos los hallazgos de la Auditoria:
11. Nombre del Principio para el auditor que se refiere a la Obligación de informar con veracidad y exactitud:
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12. En tus palabras, ¿qué entiendes por Debido cuidado Profesional, como principio para el auditor?
14. ¿Cuáles son los beneficios de Gestionar los Riesgos en el Proceso de Auditorías?
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Sesión 3
Competencia Particular:
Al término de ésta sesión, el participante:
Comprende el Proceso, así como las actividades a realizar en las Auditorías al Sistema de Gestión
Integrado de la Organización de acuerdo a las directrices de ISO 19011:2011.
o El Facilitador expone los contenidos conceptuales de cada tema y coordina las Actividades de
práctica de cada tema.
o Los participantes llevan a cabo cada una de las actividades de aprendizaje de cada uno de los
temas de la sesión y exponen sus resultados al resto del Grupo.
o El grupo realiza el ejercicio de Reactivación de los contenidos abordados en la Sesión.
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1. El Programa de Auditorías
Gestión de un programa de auditoria
Una organización para conducir auditorías internas, necesita establecer un programa de auditoria…
El cliente de la auditoría debe asignar persona(s) competente(s) con responsabilidad para gestionar el(los)
programa(s) de auditoria.
La extensión de una auditoria debe basarse en el tamaño y naturaleza del auditado así como de la
naturaleza, funcionabilidad, complexión y nivel de madurez del sistema de gestión a ser auditado.
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Competencias y
5.3 Implementando el programa de auditoria evaluación de los
auditores
5.3.1 Generalidades
5.3.2 Definición de los objetivos individuales de auditoria, alcance y criterios.
5.3.3 Determinación de los métodos de la auditoria. HACER
5.3.4 Selección del equipo auditor.
5.3.5 Asignación de responsabilidades para las auditorias individuales para el
líder del equipo de auditoria. Actividades de
5.3.6 Gestión y mantenimiento de los regostos de auditoria. auditoria
5.5 Revisión y mejora del (Apartado 6)
programa de auditoria
ACTUAR
5.4 Monitoreo del programa de auditoria
VERIFICAR
Planeación de auditoria
ISO 19011:2011 hace énfasis en determinar y gestionar los riesgos asociados a la planificación, esta etapa
es llevada a cabo por el auditor líder y su Equipo auditor. Incluye la definición de los objetivos y alcance,
revisión de la documentación, programa de auditoria y lista de verificación. Esta fase puede ser la más
importante de la auditoria. Pocas auditorías, sin importar que tan bien ha sido conducidas o ejecutadas, han
podido sobreponerse al impedimento de una pobre preparación.
Una pobre preparación para la auditoria puede comprometer la credibilidad del auditor, cliente y de la
profesión de auditoria.
La responsabilidad de la gestión de un programa de auditoria debería asignarse a una o más personas con
conocimientos generales de los principios de la auditoria, de la competencia de los auditores y de la
aplicación de técnicas de auditoria. Estas personas deberían tener habilidades para la gestión, así como
conocimientos técnicos y del negocio pertinente para las actividades que van a auditarse.
Para organizaciones pequeñas, las actividades anteriormente descritas pueden tratarse en un único
procedimiento.
Los resultados de las revisiones del programa de auditoria pueden llevar a acciones correctivas y
preventivas y a la mejora del programa de auditoria.
Lo primero que tiene que estar definido es el objetivo y alcance. ¿Se pretende llevar a cabo una auditoria
interna por los auditores de la organización o una de certificación por una compañía independiente bajo
alguna norma?
El alcance determina si se va a auditar una sola planta, o un área en particular dentro de la planta, o varias
plantas en conjunto.
El alcance determinará el número de auditores necesarios para cumplir con los requisitos de la auditoria. Por
ejemplo, si el alcance incluye a varias plantas o instalaciones el Equipo auditor posiblemente tendrá más
miembros que si el alcance fuera una línea de productos. También el tipo de Industria en la que se vaya
auditar determina qué tipo de experiencia necesitan tener los auditores. Para auditar a una organización
farmacéutica se necesita tener auditores con previa experiencia en esa industria. No necesitan ser expertos,
pero si tener experiencia o estar familiarizados con la industria.
Otro factor a considerar en la independencia. Como lo exige la norma es que el auditor tiene que ser
independiente a la actividad bajo auditoria. En otras palabras, no tener ningún tipo de responsabilidad sobre
dicha área.
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Actividad 4
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Revisión 5.1
Planta Cayaco CAY-FR-AC-010
Revisión: 6
Aseguramiento de Calidad
Calendario Anual de Auditorias Internas
DD MM AA
FECHA 30 5 14
PLAN DE AUDITORIA A PLANTA 2014 ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEPT OCT NOV DIC
# DE
AREAS SEMANAS
SISTEMAS Y SUS RESPECTIVOS PROCESOS
Estatus
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Disponibilidad de Producto P
Administración de Capacidades
Administración de Materiales
3 Administración de Disponibilidad de producto terminado
E
Distribución
Gestión Administrativa P
4 Planeación Información Financiera
Abastecimientos
Análisis financiero y de costos
E
Revisión 5.1
Gestión de Calidad e Inocuidad P
Administración Documental
5 Integridad de procesos y productos
SISTEMAS Y PROCESOS
Relaciones Laborales E
Diagnostico y sucesión del talento
Producción P
Emisión de Lineamientos y evaluación de procesos de producción
Tratamiento de Agua de Procesos y Servicios
7 Elaboración Jarabe Simple
Elaboración de Jarabe Terminado
E
Envasado
Cambios de formato, saneamientos y preparaciones
Tratamiento de Agua residual
Planeación y Liderazgo P
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2. El Plan de Auditoría
Preparar Plan de auditoria
El plan de auditoria es una herramienta de planeación. Se utiliza para
demostrar las áreas que cada auditor va a evaluar y el tiempo
aproximado que durará dicha evaluación.
El Plan debe ser flexible para poder adaptarse a las necesidades del
Auditado y del Equipo auditor durante la auditoria. El Plan depende del
número de días y de auditores involucrados.
Informar al Auditado
Lo primero que tiene que estar definido es el objetivo y alcance. ¿Se pretende llevar a cabo una auditoria
interna por los auditores de la organización o una de certificación por una compañía independiente bajo
alguna norma?
El alcance determina si se va a auditar una sola planta, o un área en particular dentro de la planta, o varias
plantas en conjunto.
Otro factor a considerar en la independencia. Como lo exige la norma es que el auditor tiene que ser
independiente a la actividad bajo auditoria. En otras palabras, no tener ningún tipo de responsabilidad sobre
dicha área.
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En adición, es un buen momento para detectar áreas con problemas potenciales. Los auditores de las
compañías certificadoras normalmente evalúan el manual de calidad previo a la auditoria. El resto de la
documentación es revisada cuando llegan a la organización. En cuanto a los auditores internos, estos no
solo deben evaluar el manual de calidad, sino también los procedimientos y hasta las instrucciones de
trabajo de ser posible antes de la auditoria. Esto debido a que tiene un mayor acceso a la documentación
del Auditado.
Revisar Historial
De ser posible, se debe revisar cualquier tipo de información disponible relacionada con auditorias
anteriores, quejas de clientes, problemas recurrentes, etc., esta información le dará mayor visión al auditor
del sistema de gestión.
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Actividad 5
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Día 1
Día 2
Nombre de Auditor Líder: Nombre Integrante (s): Nombre Auditor (s) en formación:
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3. Listas de Verificación
Es un documento soporte utilizado para la
realización sistemática de la auditoria con la
finalidad de:
- Preparar con anticipación que se
debe hacer en cada actividad involucrada en el
sistema de gestión o Producto que vaya a ser
Auditado.
- Estructurar cada pregunta de tal
forma que una respuesta “SI” signifique adecuado y
“NO” inadecuado.
- Considerar el espacio suficiente para
describir cual fue la evidencia objetiva verificada.
- Anotar cualquier observación
pertinente que aclare más los elementos de juicio de
la posible desviación.
- Proporcionar al auditor la factibilidad de resumir las observaciones o lo encontrado
individualmente para facilitar las conclusiones.
- Identificar fácilmente la auditoria aplicada.
Lista de Preguntas
Es un listado de las preguntas pertinentes de las áreas bajo auditoria. Sirve de recordatorio de los puntos a
cubrir. En otras palabras, son todos los “debe” de las normas aplicables.
Formato
El formato varia de organización a organización, sin embargo existe una cantidad de información mínima que
debe estar incluida en la lista.
Como mínimo, la lista de verificación debe incluir todas las preguntas (los “debe”) de la norma relacionados
con el área auditada y, en adición, los requisitos del Sistema del Auditado que van más allá de la norma.
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Le da Estructura a la Entrevista
La lista de verificación ayuda a recordar y seguir una serie de preguntas necesarias para poder auditar un
área en específico. También, ayuda a organizar los documentos y papeles de trabajo, observaciones, notas
y papeleo misceláneo.
Asegura Minuciosidad
El plan de auditoria es una herramienta de planeación. Se utiliza para demostrar las áreas que cada auditor
va a evaluar y el tiempo aproximado que durará dicha evaluación.
El programa debe ser flexible para poder adaptarse a las necesidades del Auditado y del Equipo auditor
durante la auditoria. El programa depende del número de días y de auditores involucrados.
La comunicación entre el Equipo auditor es clave. El Equipo auditor necesita estar informado sobre los
puntos a cubrir como parte de la preparación de la auditoria.
Informar al Auditado
También es importante la comunicación entre el Equipo auditor (Auditor líder) y el Auditado. El auditor Líder /
Equipo auditor debe de informarle al Auditado no sólo sobre la fecha de la auditoria, sino aclarar / confirmar
los detalles sobre la preparación en general.
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Actividad 6
1. Una vez que se ha elaborado el Plan de Auditoría, cada uno de los equipos de auditores se
organiza para distribuir a cada auditor el proceso o requisitos de la Norma a auditar en lo
particular.
2. Ya que a cada auditor se le asignó el área (s) o proceso (s) o requisitos a auditar, estos
elaboran las listas de verificación correspondientes.
2. Cada auditor elabora su lista de verificación, utilizando el formato correspondiente (Ejemplo del
formato en la página siguiente).
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No
No. Requerimiento Cumple Comentarios Referencias
cumple
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4. Ejecución de la Auditoría
Conducción o Ejecución
La etapa donde se evalúa el cumplimiento de los procedimientos, instrucciones de trabajo y de la
documentación en general. Etapa donde el factor humano es muy importante debido a la constante
comunicación entre el auditor y sus Auditados.
Viaje
A menos que sea un viaje corto de menos de 2 horas, se debe llegar a la ciudad del Auditado con un día de
anticipación. El viajar como parte de una auditoria Interna es poco común. Aun así, no se debe subestimar la
planeación del viaje por más corto que sea.
Reunión de Apertura
Esta es una oportunidad para que los miembros del
Equipo auditor y los representantes del Auditado se
conozcan y revisen el Plan de auditoria. La reunión
debe de servir como foro para confirmar los puntos
del dicho plan de auditoria, no para tratarlos por
primera vez. La agenda a seguir debería cubrir los
siguientes puntos:
• Muestra de auditoria: Hay que recordarle al Auditado que la auditoria es sólo una muestra del Sistema
de Gestión de la Calidad y/o Ambiental de la organización. Aunque sea representativa, como tipo de
muestreo tiene sus limitaciones. Por lo tanto, se le debe advertir al Auditado que pudieran existir ciertas
no conformidades o incumplimientos los cuales pudieran no ser detectados por la auditoria.
• Programa de actividades: El programa indica el horario de los auditores en relación con las áreas bajo
auditoria. También debe incluir los horarios de las reuniones del Equipo auditor, reuniones entre
auditores y los Auditados claves y la reunión de cierre. Herramienta de planeación para los auditores
como para los Auditados.
• Métodos: Mencionar la metodología a utilizarse. Por ejemplo, utilización de una lista de verificación
para buscar conformidad con los “debe” o requisitos de la norma, documentación de la falta de
cumplimiento en un reporte de no conformidad. Clasificación (mayor o menor) de las no conformidades.
Mencionar que los Auditados se tratarán con todo el respeto debido y se tratará de minimizar todo tipo
de situación que genere presión o “estrés”.
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• Arreglos: Confirmar detalles sobre el Equipo de seguridad, salas o salones disponibles para los
auditores, guías o escoltas, etc.
• Reunión de Cierre: Mencionar día y hora de la reunión de cierre. Es muy importante que la Gerencia
y/o Alta Dirección se presenta a esta reunión.
Preguntas y Respuestas: Sesión para que los Auditados puedan hacer cualquier tipo de pregunta
sobre la auditoria en general.
Luego de la reunión de auditoria, el Equipo auditor empezará la evaluación del cumplimiento del Sistema. El
éxito de la auditoria no está basado en el número de no conformidades encontradas en el Sistema Auditado,
sino en que tan satisfactoriamente se cumplen los objetivos de la auditoria.
Entrevista
Para poder auditar o evaluar el cumplimiento del Sistema
es necesario el entrevistar a los responsables de llevar a
cabo diversas actividades del Sistema. Estas entrevistas
se deben de conducir en un ambiente de calma y
tranquilidad. Lamentablemente, las auditorias por lo
general, producen cierta presión y ansiedad, lo que hace
más difícil el trabajo del auditor.
Presión
Lo primero es, tratar a todo Auditado con respeto de una forma amable y cortes. Al final de cuentas
necesitamos la cooperación del Auditado para poder obtener la información necesaria de una forma objetiva.
Una adecuada preparación también es muy importante. Un auditor bien preparado podrá transmitirle
tranquilidad al Auditado.
Pasiva
El auditor no se debe dejar dominar por el Auditado. El querer ser amable o cortés no significa que sea
pasivo hasta el punto de no pedir la evidencia necesaria para evitar confrontaciones.
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Agresiva
Por otro lado, el auditor no debe tratar al Auditado de una manera hostil que lo haga sentirse amenazado o
agredido. La información obtenida de esta forma posiblemente no será real y objetiva, como resultado, no
le servirá de nada al auditor.
Asertivo
El auditor puede ser tenaz y con mucha determinación y, aun así, tratar al Auditado amablemente. Es el
balance o término medio entre pasivo o agresivo.
Habilidades de Comunicación
La habilidad de comunicarse efectivamente por parte del auditor es mucho más importante de lo que algunos
auditores piensan. El conocer la norma empleada y las fases de la auditoria también son importantes, pero
ningún auditor podrá alcanzar su potencia sin la habilidad de poder interactuar con el Auditado. El auditor
debe de estar consciente de las diferentes maneras de comunicaciones existentes.
Verbal
La forma más común de comunicación de los auditores. El auditor no sólo debe poder comunicarse
adecuadamente en el idioma Auditado, sino que también debe adaptar su tono y voz y las palabras
utilizadas de acuerdo a la persona que está entrevistando. El nivel de educación del Auditado es otro factor a
considerar.
Facial
La primera impresión que el Auditado obtiene del auditor es por medio de la expresión facial. El auditor debe
mantener una expresión facial agradable y amistosa a través de toda la auditoria.
Corporal
Forma más sutil de comunicación. Inconscientemente podemos aumentar la presión para el Auditado si
nuestra expresión corporal no es la adecuada. También podemos enviar mensajes mixtos.
Obstáculos
La comunicación sería mucho más fácil si no existieran obstáculos. Se tiene que tomar en consideración los
obstáculos existentes y tratar de eliminar estos para asegurarnos que el mensaje sea entendido.
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Explicación por parte del auditor: El auditor claramente debe de explicar el motivo de la visita.
El Auditado debe entender que la evaluación o auditoria es
al Sistema no a él. La auditoría no busca culpable, sino
áreas de mejora.
Pedir que le expliquen el proceso: Luego de haberse calmado el Auditado y haber entendido la
razón de la entrevista, se le debe pedir explique mediante
palabras y acciones como lleva a cabo sus actividades.
Revisión de hecho y hallazgos: A la vez que el Auditado contesta las preguntas, el auditor
escucha, observa y verifica (ver diagrama) si se cumple o no
los requisitos del Sistema y la norma correspondiente.
La habilidad de comunicación del auditor, como mencionamos anteriormente, es necesaria para poder darle
la suficiente confianza al Auditado y así lograr obtener la información requerida. En adición, al auditor busca
obtener un balance apropiado entre los diferentes tipos de preguntas que existen:
Repetir lo escuchado: El repetir lo escuchado nos permite no sólo estar seguro de que entendemos
la respuesta, sino también darle la oportunidad al Auditado de rectificar o
afianzarse en su respuesta.
Tipos de preguntas
Existen tres tipos de preguntas que se deben hacer durante las entrevistas de auditoria. Estas son las
abiertas, las cerradas y las indagantes. Cada una de estas tiene un objetivo y tiempo apropiado para
hacerlas.
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Abiertas: Este tipo de pregunta permite que el Auditado pueda dar una explicación general de
su actividad. Alienta al Auditado a hablar libremente. Por ejemplo, “Por favor
explíqueme los pasos de su actividad”, o “¿Cómo inspecciona el producto? Del otro
lado, podemos tener a un Auditado muy hablador y fácilmente hacernos perder el
tiempo de más sin necesariamente contestar todas las preguntas apropiadamente.
Por lo tanto, el auditor debe tomar precauciones para evitar que el Auditado hable
demasiado.
Exploratorias: Las preguntas exploratorias son utilizadas como seguimiento de una declaración
hecha para obtener mayor información. Al hacer dichas preguntas el auditor debe
tener cuidado de evitar usar el método detective. Debe dar la impresión de que está
buscando mejorar su entendimiento del Sistema. Por Ejemplo, “¿Dónde va la
pieza?”, “¿Qué sucede si la pieza tiene defectos?”.
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“La redacción de la no conformidad es muchas veces más un arte que una ciencia”.
Categorización de la no conformidad
No todas las no conformidades tienen el mismo significado, o impactan de igual manera al Sistema del
Auditado. Por lo tanto, es necesario darle la debida clasificación.
Mayor
• La ausencia de uno o más elementos requeridos por la norma o una situación que crea dudas
significativas de que el producto o el servicio cumpla con los requisitos especificados.
• Un grupo de no conformidades categoría 2 que indican una inadecuada implantación o ineficacia del
sistema con respecto a algún elemento de la norma.
• Una no conformidad categoría 2 que es persistente (o no corregida por la organización) debe ser
elevada a categoría 1.
Menor
• Un error detectado en alguna disciplina o control durante la implantación de los requerimientos del
sistema/procedimientos, que no indican una falla significativa del sistema o cree dudas de que el
producto o el servicio cumpla con los requisitos. Todos los requisitos del sistema están definidos,
implantados y eficaces.
Observación
• No es una no conformidad, pero es alguna situación que pudiera llevar a una no conformidad, si se
permite que continúe sin corrección; o una condición existente sin evidencia de soporte adecuada para
verificar que esto constituye una no conformidad.
Oportunidad de Mejora
• Un medio sugerido para lograr el cumplimiento de una actividad, o cumpliendo la intención de un
requisito procedimental de tal manera que pueda resultar en una mejora. Esta sugerencia para mejorar
está basada normalmente en las mejores prácticas de la industria o en la experiencia del auditor. Una
recomendación puede hacerse cuando el evaluador desea ver una mejora en una condición que no se
considera que como una no-conformidad u observación.
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Una no conformidad levantada debe identificar claramente el área / proceso auditado, la fecha de auditoria,
tipo de auditoria y la descripción de los hallazgos. Debe identificar claramente lo siguiente:
Evidencia
• Referencia a la evidencia documental o verbal específica como soporte de la falla identificada
El Equipo auditor debe de mantener informado al Auditado (organización) sobre lo observado durante la
auditoria. Si a auditoria durará más de un día, el Equipo auditor y/o auditor Líder debe programar reuniones
diarias para cumplir con dicho propósito. Esta es la oportunidad del Auditado de entender la no conformidad
para poder aceptarla y firmarla.
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Actividad 7
• Lea el siguiente párrafo y conteste las preguntas de abajo con una “R” (realidad) o una “I”
(inferencia)
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Realidad o Inferencia
Lea el siguiente párrafo y conteste las preguntas de abajo con una “R” (realidad) o una “I” (inferencia)
8 No se hizo la limpieza
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Actividad 8
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Hallazgos de auditoria
Forme grupos de trabajo para examinar los siguientes hallazgos, lea de manera cuidadosa el contenido de
cada situación, para que en conjunto con sus compañeros de equipo definan:
a. La sección de la norma ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 u OHSAS 18001:2007, que no se está
cumpliendo.
Apartado aplicable:
2. No se tiene claramente definido el control para la aprobación de los documentos antes de que éstos
sean emitidos.
Apartado aplicable:
Apartado aplicable:
Apartado aplicable:
Apartados relacionados:
Apartado aplicable:
6. No se asegura que la planificación del proceso de auditorías sea el adecuado para determinar si el
Sistema de Gestión se ha implementado de manera eficaz.
Apartado aplicable:
7. No hay evidencia de que los registros de las auditorias estén siendo mantenidos.
Apartado aplicable:
Apartado aplicable:
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Apartado aplicable:
10 No se asegura que la organización identifique, verifique, proteja y salvaguarde los bienes que son
propiedad de los clientes suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto
Apartado aplicable:
11 No existe evidencia de que la organización se asegure que cualquier persona que trabaje para ella y
que realice tareas que puedan causar impactos en la SST sea competente tomando como base una
educación, formación o experiencia adecuadas, y deben mantener los registros asociados.
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Actividad 9
• El Grupo se divide en equipos de auditores. Cada equipo deberá resolver lo que a continuación se
solicita:
A. Deben Redactar los Hallazgos de No Conformidad con base en la historia que se presenta en la
página siguiente. Para cada no conformidad debe indicar lo siguiente:
• Examine cada caso cuidadosamente y si piensa que existe suficiente evidencia objetiva de la no
conformidad, llene el Reporte de No Conformidad y clasifique dicha no conformidad como mayor,
menor u Observación.
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La cadena tiene un sistema de Gestión Integrado que pretende certificar según las Normas ISO 9001:2008,
ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, para lo cual el equipo Auditor Interno de la empresa está llevando a
cabo el proceso de auditoría.
Al comienzo de dicho proceso tiene lugar la siguiente conversación entre el auditor Líder del equipo auditor
(A) y el Responsable del Sistema de Gestión Integral de la Planta auditada (B):
1. A: Buenos días. Para llevar a cabo el proceso de auditoría, hemos visto la descripción del Sistema de
Gestión Integral; me gustaría hacer ahora algunas comprobaciones. Del estudio de la documentación,
hemos sacado una serie de conclusiones, pero es necesario observar el grado real de implantación práctica
de nuestro Sistema de Gestión Integrado.
2. B: Estamos a su disposición. Es más, hemos comentado mucho esta auditoría interna y nos parece
oportuna para éste momento del Proyecto de certificación. Nos ha resultado algo complicado concientizar a
la organización para conseguir la implantación efectiva del sistema y yo solo no puedo evaluar la
implantación en toda la Planta.
3. A: Muy bien. Supongo que usted, como responsable del SGI, también debe ser el representante de la
dirección oficialmente; me gustaría ver su designación.
4. B: Bueno, ya saben que soy el responsable de Recursos Humanos de la Planta y, como tal, formo parte
del comité del Sistema de Gestión Integral, como los responsables de los demás departamentos. En la
primera reunión del comité, el Gerente de Planta me designó también Jefe del Sistema de Gestión Integrado
y representante suyo; aquí tiene el acta de la reunión.
5. A: Ya veo. ¿Qué es lo que se trata en las reuniones del comité del Sistema de Gestión Integral?
6. B: Bueno, el comité del Sistema de Gestión Integral se reúne una vez al mes. Tenemos una agenda para
esas reuniones y se supone que es el momento en el que yo, como representante de la dirección informo
sobre el desempeño del sistema. Normalmente lo hago al iniciarse la reunión, porque ya sabe lo que pasa,
los responsables de departamento tienen muchas cosas que tratar y aprovechan esas reuniones para
solucionar otras cuestiones, sobre todo operativas. Como es muy complicado conseguir convocar al
Gerente de Planta, si vemos que queda tiempo, se hace la revisión por la dirección en esas reuniones.
8. B: Bien, para nosotros lo más importante es el cliente, de forma que nos regimos por las reclamaciones.
Cuando se producen reclamaciones, el responsable del departamento afectado realiza una auditoría y pasa
el informe al Comité del Sistema de Gestión Integral. De todas maneras, no solemos cometer muchos
errores, la gente lleva mucho tiempo en la empresa y conocen bien su trabajo, así que no se suelen
equivocar. Fíjese, en los últimos 6 meses no hemos tenido ni una sola reclamación, así que no ha hecho
falta hacer auditorías por ese motivo.
10. B: Lo que pasa es que no lo necesitamos. Como le digo, no cometemos prácticamente errores y cuando
se produce alguno, normalmente son pequeños descuidos. No merece la pena registrar esas pequeñas
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fallas como No conformidades y cada responsable de departamento toma las acciones que le parecen más
convenientes, ya que es quién mejor conoce los problemas.
11. A: Respecto a la formación que dan a sus empleados, por ejemplo, en temas Ambientales y de
Seguridad ¿cómo saben que ha sido eficaz?
12. B: Bueno, cada vez que vienen de un curso el Responsable de RR.HH. les pregunta por él, pero no es
necesaria demasiada formación, las labores de los operarios son muy sencillas y no introducimos
demasiados cambios. Alguna vez hemos necesitado conocimientos específicos de alguna materia, por
ejemplo cuando se cambió el programa de equipos de Seguimiento y Medición en las líneas de envasado,
pero se contrató a una persona que lo sabía manejar y poco a poco con la práctica diaria enseñó a los
demás.
13. A: Veo que tiene usted aquí el mapa de procesos de la organización, ¿de qué fecha es?
14. B: Siempre tenemos a disposición de todo el personal la última edición. Lo revisamos cada 6 meses.
15. A: En éste sector los proveedores tienen una gran importancia, los productos alimentarios son muy
delicados. Sin embargo, revisando los proveedores hemos encontrado por ejemplo la ficha de proveedor de
Kike Azucares, S.L. que fue seleccionado y evaluado en 2007, sin embargo no consta que se le haya vuelto
a evaluar
16. B: Como usted dice, los proveedores son muy delicados en este sector, pero conocemos bien a la gente
con la que trabajamos. Este proveedor lleva con nosotros muchos años, así que nos fiamos de él, con
decirle que ni revisamos los contenedores cuando nos llega el camión. Otra cosa es cuando tenemos que
empezar a trabajar con un proveedor desconocido, a ése, al principio le hacemos un seguimiento
exhaustivo. Luego si vemos que trabaja bien, no nos hace falta hacer más evaluaciones. A los proveedores
les interesa tenernos como clientes y el que trabaja bien al principio sigue así. Además, nuestro jefe de
compras conoce muy bien a todas las empresas del sector y a nuestros proveedores y puede decirnos por
su conocimiento si es necesario cambiar algún proveedor en algún momento.
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6. Reunión de Cierre
Como conclusión de la auditoria se programa una reunión
de cierre para darle el resumen al Auditado de los
resultados de la auditoria.
• Volver a mencionar el objetivo y alcance.- Breve mención de ambos puntos para evitar confusiones. No
debe de haber sorpresas a estas alturas. Un cambio de alcance es posible pero poco común.
• Revisar las no conformidades.- Si las no conformidades han sido ya discutidas y aceptadas por el
Auditado no es necesario volver a mencionarlas, a menos que exista alguna duda al respecto.
• Muestra de auditoria.- Siempre es necesario recordarle al Auditado que la auditoria es sólo una
muestra, aunque representativa del sistema de calidad.
• Plan de Acciones Correctivas.- Toda no conformidad requiere de una acción correctiva apropiada. El
Auditado debe de estar consciente de esto y mutuamente acordar el tiempo en específico para
solucionar dichas no conformidades.
• Preguntas y Respuestas.- Este es el momento para contestar cualquier pregunta que todavía tenga el
Auditado.
• Dar por concluida la reunión.- Finalmente, de no haber más preguntas, o de haber transcurrido el
tiempo programado, se debe de dar por terminada la reunión.
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7. El reporte de auditoria
Es la formalización o documentación de los resultados de la auditoria.
• Aplicar un lenguaje claro, breve y simple, a fin de lograr una exposición entendible para todos los
involucrados.
• Reportar las desviaciones reales encontradas en el Sistema de Gestión de la Calidad, y/o Ambiental o
de SST.
• Evitar totalmente los comentarios no relevantes, juicios personales y sobre todo no personalizar.
• Enlistar, únicamente las desviaciones no las causas ni tampoco indicar las acciones correctivas a
implantar.
Registro formal
Es un registro formal de la auditoria, basado en hechos y acordado por le Auditado, dichos reportes son
registros del sistema de calidad muy importantes.
Formatos
Aunque la norma no exige ningún formato / reporte en específico, se recomienda que los siguientes puntos
sean incluidos:
• Fecha de la auditoria
• Campo de Aplicación y Objetivo
• Programa de auditoria
• Organización Auditada
• Auditados claves entrevistados
• Documentos Auditados
• Norma Utilizada
• No Conformidades/ Observaciones
• Grado de cumplimiento/ conclusión
• Lista de verificación.
Clausura o Cierre
La clausura es la cuarta y última etapa de la auditoria. Ocurre cuando el auditor verifica la efectiva
implementación de la acción correctiva pendiente.
Acción Correctiva
El objetivo de la acción correctiva es el de buscar la raíz del problema, determinar la acción correctiva
apropiada para poder eliminar el problema para siempre, implementar dicha acción y verificar que sea
efectiva. La responsabilidad del auditor es la de asegurarse que la acción correctiva tomada por el Auditado
es efectiva.
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Los auditores de las compañías certificadoras tienen prohibido el dar recomendaciones de cómo corregir las
no conformidades. Los auditores de segundas y primeras partes no siempre tienen prohibido el hacer
recomendaciones. La norma requiere como parte del elemento de auditorías Internas que el Auditado sea el
responsable de tomar acción correctiva de manera oportuna. Nuestra recomendación para ambas partes es
la de mantenerse, como los de terceras partes, lo más alejados posible de la determinación de la acción
correctiva para poder mantener la objetividad e imparcialidad. Si el auditor interno se ve obligado a dar
recomendaciones, nuestra sugerencia es la de proveer diversas recomendaciones para el mismo problema
para que el Auditado pueda evaluar y escoger la mejor.
Seguimiento de la auditoria
Hacer seguimiento
Solicite por escrito, las acciones correctivas y preventivas en su caso que posiblemente resuelvan de raíz la
no conformidad detectada.
Otorgue el cierra de la auditoria, cuando todas las acciones correctivas y/o preventivas tengan evidencia
objetiva de su correcta implementación y resolución de raíz de la desviación detectada.
Rechazar acciones
Si las no conformidades han sido eliminadas y las causas raíz totalmente erradicada, se procede a cerrar la
auditoria en cuestión.
Se cierra la auditoria, sin embargo los hallazgos deben ser tratados y atendidos en una nueva auditoría.
De esto también se debe guardar el registro.
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Actividad 10
• De manera independiente, examine los siguientes casos en una auditoria, lea de manera
cuidadosa el contenido de cada situación, y defina qué haría en cada situación:
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CASO 1
Al concluir la auditoria al sistema Integrado de gestión de la Empresa, ustedes se dirigen hacia la sala de
juntas para el cierre de la misma, observan que en el escritorio de la oficina existen documentos impresos
(cuestión que es prohibida por el procedimiento de control de documentos) de los procedimientos de
Administración, por la premura del tiempo, no les da tiempo investigar con el personal por qué tiene esos
documentos impresos.
CASO 2
Durante el ejercicio de auditoria en el Corporativo, ustedes deben entrevistar al Director del área y por
agenda tienen programado un tiempo de 50 minutos para auditarlo, al presentarse al área el Director no se
encuentra y les comunican que tuvo una reunión extraordinaria con Directivos y que llegará en 20 minutos,
en el área se encuentra personal altamente competente y además la secretaria del Director.
CASO 3
A usted le toca realizar una auditoría de seguimiento, en la cual dispone de 20 minutos, para revisar el cierre
de dos no conformidades menores en el área de Producción, una de ellas está correctamente cerrada y la
otra se encuentra en proceso (con fechas vencidas), al revisar la que se encuentra cerrada (se había
detectado que los documentos del SIG no coincidían con los físicos y los que se encontraban en el portal)
observa que esta no es efectiva puesto que aún se presenta el mismo problema, “documentos que no
coinciden en el portal”.
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La competencia debería ser evaluada a través de un proceso que tiene en cuanta el comportamiento
personal y la habilidad de aplicar el conocimiento y habilidades ganadas a través de la educación,
experiencia laboral, entrenamiento de auditor y experiencia en auditoría.
Este proceso debería tener en cuenta las necesidades y objetivos del programa de auditoría. Algunos de los
conocimientos y habilidades descritas en 7.2.3 son comunes a los auditores de cualquier disciplina de
sistema de gestión; otras son específicas a disciplinas individuales de sistemas de gestión. No es necesario
que todos los auditores del equipo auditor tengan la misma competencia; sin embargo, la competencia
general del equipo auditor debe ser suficiente para alcanzar los objetivos de la auditoría.
a) determinar la competencia del personal de auditoría para suplir las necesidades del programa de
auditoría;
b) establecer los criterios de evaluación;
c) seleccionar el método de evaluación apropiado;
d) llevar a cabo la evaluación.
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como los años de experiencia laboral y educación, número de auditorías realizadas, horas de entrenamiento
en auditoría).
los métodos presentados representan un rango de opciones y pueden no aplicar en todas las
situaciones;
los varios métodos presentados pueden diferir en su confiabilidad;
se debería usar una combinación de métodos para asegurar un resultado que sea objetivo,
consistente, justo y confiable.
La persona que gestiona el programa de auditoría debería establecer mecanismos apropiados para la
evaluación continua del desempeño de los auditores y líderes de equipo auditor.
Sitio: Fecha:
Calificación
2. Evaluación
Promedio del auditor líder C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C10 Suma
Sección 2
2.1 La Gestión de Auditorías (capacidad para planificar y organizar su trabajo) 0
2.2 Aplicar principios, procedimientos y técnicas de auditoría 0
2.3 Recopilación e integración de información (Evidencias de auditoría) 0
2.4 Análisis que lo lleve a conclusiones sustentadas de auditoría 0
2.5 Integración y redacción de no conformidades (requisito, incumplimiento, evidencia) 0
2.6 Manejo confidencial y seguridad de la información 0
Promedio
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REACTIVACIÓN
Sesión 3. Auditorías Internas ISO 19011:2011
Con la finalidad de reafirmar los aprendizajes adquiridos en ésta Sesión, conteste los
siguientes reactivos:
Instrucciones
Realice una autoevaluación como auditor en el siguiente formato que se presenta. Siga las instrucciones del
Facilitador.
Código: STA-FR-CM-010
Dirección Cadena de Suministro
Revisión: 6
Gerencia de Calidad y Medio Ambiente
Evaluación de Auditores
Sitio: Fecha:
Calificación
2. Evaluación
Promedio del auditor líder C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C10 Suma
Sección 2
2.1 La Gestión de Auditorías (capacidad para planificar y organizar su trabajo) (N/A)
2.2 Aplicar principios, procedimientos y técnicas de auditoría 0
2.3 Recopilación e integración de información (Evidencias de auditoría) 0
2.4 Análisis que lo lleve a conclusiones sustentadas de auditoría 0
2.5 Integración y redacción de no conformidades (requisito, incumplimiento, evidencia) 0
2.6 Manejo confidencial y seguridad de la información 0
Promedio
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Sesión 4
Práctica de Auditoría Interna al SGI
Competencia Particular:
Al término de ésta sesión, el participante:
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Actividad 11
o Basados en el plan de auditoría cada uno de los equipos de Auditores llevan a cabo las
Actividades de Auditoría programadas y sigue la agenda establecida.
o Las Actividades a realizar por cada uno de los equipos serán las siguientes:
o Reunión de Apertura.
o Ejecución de Auditoría.
o Redacción de Hallazgos.
o Elaboración del Informe Final de Auditoría.
o Reunión de Cierre.
o Se realiza un plenario de conclusiones de los aprendizajes significativos de la sesión.
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• Una vez concluida la Reunión de Apertura, cada uno de los equipos se dirige a las áreas a
auditar, de acuerdo al Plan de Auditoría.
• Los equipos que concluyan su auditoría, se reúnen a revisar y acordar los hallazgos
encontrados.
• Una vez concluidas las Actividades de Auditoría cada equipo procede a redactar los
hallazgos encontrados, de acuerdo con la metodología de redacción aprendida en el Taller.
• Al terminar se presenta dicho informe simulando una reunión de cierre de acuerdo con las
directrices de la Norma ISO 19011:2011.
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NOTAS
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Bibliografía
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Factores que Contribuyen al Éxito de una Auditoría Integrada. Cristina Gatell
Sánchez/J. Manuel Pardo Álvarez. 2011. AENOR.
PDCA: Un modelo para realizar auditorías Internas. Paul C. Palmes. 2010. AENOR.
Artículos
ISO-SURVEY-2004 & 2012.
Management Systems, 8 Principios Básicos.
Management Systems, Mejora Continua.
Management Systems, Perspectivas Globales.
Normas
Norma ISO 9000:2005. Fundamentos y Vocabulario.
Norma ISO 9001:2008. Requisitos para el SGC.
Norma ISO 9004:2009. Guía para la Mejora del Desempeño.
Norma ISO 14001:2004. Requisitos para el SGA.
Norma ISO 14050:2004. Fundamentos y Vocabulario.
Norma OHSAS 18001:2007. Requisitos para el SGSSO.
Norma ISO 19011:2011. Directrices para la Realización de Auditorías a Sistemas
de Gestión.
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