SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

VIRTUAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO

UNIDAD DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

Manual de Usuario

1. Instalar en su computadora el navegador chrome

2. Acceso al sistema: www.tramitecal.com/unac

3. INGRESO AL SISTEMA: Debe Ingrese su

usuario y contraseña (123 por primera vez),

Olvide mi contraseña: Llamar al 4290531

para comunicarse con el administrador del
sistema

Es importante que en su navegador de

Internet tenga deshabilitado la opción de:
“anti pop-up” (anti ventanas emergentes).

4. Ventana principal

Es el entorno de trabajo para los usuarios del sistema consta de dos partes:

Barra de herramientas

Panel de Control
 1 de marzo de 2016 [SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO VIRTUAL]

2.1. Barra de herramientas:

Como se ve en la figura anterior en la parte superior se observa la fecha del sistema,

la oficina a la cual pertenece y el usuario que accedió al sistema.

También presenta un panel de control con todas las opciones del sistema:

2.2. Panel de control

El cual contiene:

 Nuevo trámite: crear nuevo trámite.

 Recibir: recibir trámites provenientes de otras oficinas.
 Atender: Enviar el documento a otra oficina o finalizarlo, una vez que se ha
dado repuesta (atendido) al documento.
 Nuevo documento Múltiple: opción que permite el realizar un nuevo
documento múltiple destinado a las distintas oficinas que se desea.
 Recibir Externo: recibir trámites provenientes de oficinas externas.
 Buscar por código: buscar documentos mediante el código del trámite.
 Buscar por nombres: buscar documentos mediante el nombre del
interesado.
 Reporte: incluyen tres tipos de reportes para el usuario.
 Administración: opciones para la administración del sistema, sólo
accesible por el administrador y no por los usuarios.
 Estadísticas: estadísticas de atención de la oficina.

3. Principales Funcionalidades

El sistema presenta tres principales funcionalidades ordenadas en orden cronológico

3.1 Nuevo Trámite: Cuando el trámite no se encuentra registrado en el sistema,

generalmente es la opción más usada por la oficina de mesa de partes, ya que ellos
tienen que registrar todos los documentos que vienen del exterior como por ejemplo
los trámites de los alumnos, existen dos tipos de trámites:

 Trámites Externos: aquellos que vienen de personas externas o instituciones

ajenas a las oficinas de la institución, por ejemplo los trámites que realiza un
alumno.

 Trámites Internos: aquellos que vienen de un oficina interna de la institución,

por ejemplo, cartas, oficios, resoluciones, etc. Estos trámites tienen como
intensado a misma oficina que creó trámite

Derechos Reservados de VirtualSoft SAC 2

 1 de marzo de 2016 [SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO VIRTUAL]

 Trámites externos

Esta es la pantalla para registrar un nuevo trámite externo, siempre se abre otra
ventana para seleccionar al interesado del trámite, en esta ventanita digite los
apellidos del alumnos y presione [ENTER]

Para buscar al interesado solo es necesario ingresar un apellido.

Para que seleccione al interesado presione el botón SELECCIONAR: (el que está al
costado del nombre del interesado a seleccionar).

Derechos Reservados de VirtualSoft SAC 3

 1 de marzo de 2016 [SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO VIRTUAL]

Ejemplo:
Seleccionando a
un interesado.

Luego seleccione el tipo de trámite, oficina destino, motivo, oficina interna, el contenido
y si lo amerita una observación, seguidamente de clic en el botón [Registrar].

Derechos Reservados de VirtualSoft SAC 4

 1 de marzo de 2016 [SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO VIRTUAL]

Finalmente el sistema le muestra un mensaje de conformidad (queda claro que en esta

pantalla el sistema ya registro el documento). Si desea puede imprimir el proveído
generado por el sistema. Dar clic en [Aceptar].

 Trámites Interno
El proceso es similar con la única diferencia que aquí no se selecciona a ningún
interesado, ya que se entiende que el interesado del trámite es la misma oficina que
registra el documento.

Para registrar un nuevo trámite interno, en este caso ya no aparece la ventanita de

búsqueda de interesado, tan sólo tendrá que seleccionar el tipo de trámite, la oficina
destino, el contenido y si lo amerita una observación, finalmente de clic en el botón
[Registrar]

NOTA: Si deseamos enviar un documento hacia una oficina interna de nuestra

dependencia, como destino seleccionamos a nuestra oficina, luego procedemos a
seleccionar a la oficina interna.

Derechos Reservados de VirtualSoft SAC 5

 1 de marzo de 2016 [SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO VIRTUAL]

3.2 Recibir Documentos: Cuando deseamos recibir documentos que nos trae otra
oficina.

Primero seleccionamos la oficina que nos remite los documentos, en la figura se

observa que queremos recibir de la oficina de Mesa de Partes y que tenemos dos
documentos por recibir.

Al dar clic en la oficina que deseamos recibir nos muestra los trámites por recibir de
esa oficina específicamente., damos check en el (los) trámite (s) a recibir y damos clic
en el botón recibir y eso es todo.

NOTA: Si el documento que vamos a recibir proviene de una oficina interna de nuestra
dependencia, simplemente ubicamos dentro del lisado a la oficina interna que estamos
buscando y lo seleccionamos.

Derechos Reservados de VirtualSoft SAC 6

 1 de marzo de 2016 [SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO VIRTUAL]

3.3 Atender Trámite: Esta actividad se realiza cuando ya hemos dado respuesta al
trámite y deseamos registrarlo en el sistema, enviándolo a otra oficina o si el
documento ya no se seguirá tramitando podemos finalizarlo.

Para dar atención a un trámite, dar clic en el icono mostrado en la figura:

Atender el trámite 01000004

Seleccionamos el destino, el contenido (la respuesta que se ha dado al trámite,

conciso), y si lo amerita una observación.

NOTA: Si deseamos derivar el documento hacia una oficina interna de nuestra

dependencia, como destino seleccionamos a nuestra oficina, luego procedemos a
seleccionar a la oficina interna.

Derechos Reservados de VirtualSoft SAC 7

 1 de marzo de 2016 [SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO VIRTUAL]

Finalmente el sistema nos muestra la siguiente pantalla de confirmación, damos clic en

aceptar para finalizar el proceso.

3.4 Nuevo documento Múltiple: Opción que nos permitirá poder realizar un nuevo
documento múltiple a las distintas oficinas que requiere de este documento.

En este caso como el tipo de trámite es DOCUMENTO MULTIPLE, el tipo de tramite

ya esta seleccionado, ahora en referencia o asunto detallamos lo necesario, luego en
la opción inferior, Indicar los destinos. Seleccionamos solo las oficinas a las cuales se
desea enviar este documento, posteriormente si el documento requiere del llenado de
la opción de observación, lo llenamos.

Por último damos clic en la opción [REGISTRAR].

Derechos Reservados de VirtualSoft SAC 8

 1 de marzo de 2016 [SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO VIRTUAL]

PREGUNTAS FRECUENTES.
1. No puedo ingresar y/o me olvide la contraseña. ¿Qué debo hacer?

Llame al 4290531 y póngase en contacto con el administrador del sistema.

2. ¿Cuál es la diferencia entre Oficina Principal y Oficina Interna?

Las Oficinas Principales son las Jefaturas, Decanatos y Mesa de Partes de la

Universidad. En cambio una Oficina Interna pertenece, o está incluido, dentro
de una Oficina Principal. Por ejemplo:

Decanato de la FCA: Oficina Principal

Oficina de Computo de la FCA: Oficina Interna

3. ¿Una oficina interna también puede crear, recibir y derivar documentos?

Exacto, pero con ciertas restricciones. Una oficina interna puede enviar y recibir
documentos UNICAMENTE hacia las demás oficinas Internas de su
dependencia (incluido decanato o Jefatura).

4. Sin querer derive un documento a una oficina equivocada. ¿Qué puedo

hacer?

Usted tiene la opción de corregir la ruta y/o contenido de un expediente,

siempre y cuando, la oficina a donde derivó el expediente no lo haya recibido.

En el panel de Control, ubique la opción “Modificar Tramite”, Ingrese el número

de trámite, aceptar, ubíquese en el movimiento deseado y en la parte final
encontrará la opción modificar.

Derechos Reservados de VirtualSoft SAC 9