SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

ENSAYO SEMANA 1

Auditorías internas de calidad y la importancia para las PYMES en

Colombia que están certificadas en un Sistema de Gestión de Calidad

En Colombia está en crecimiento las PYMES que están interesadas en

implementar un sistema de calidad, esto es muy beneficioso para la
economía y crecimiento de las empresas por que con el sistema de calidad
se refleja la verdadera capacidad que tiene la empresa para el desarrollo de
nuevos proyectos. “Las PYMES son responsables del 96% de la producción
del país, en el 2015 se arrojó un estudio donde el 66 % de esas empresas
hicieron alguna mejora en la calidad de sus empresas en capacitación de
personal, pero en contraste las empresas tuvieron poco interés de introducir
un sistema de calidad tan solo el 23%” (Anif, 2015) de las empresas
obtuvieron alguna certificación de calidad según la revista Dinero, esto es un
porcentaje muy bajo teniendo en cuenta q las empresas están innovando en
diferentes puntos para así tener un mayor desempeño.

Con esta panorámica del sistema productivo del país, es de gran importancia
incentivar a las PYMES para que introduzcan un sistema de calidad en sus
compañías ya que con tanta innovación en tecnología es de gran importancia
tener bien organizados y formalizados sus procesos para así tener mayor
producción con los mismos recursos.

Se pretende concientizar a los gerentes de las empresas para que generen

un sistema de calidad, las PYMES no están conscientes de la importancia
que es tener en desarrollo un sistema de calidad, y eso se da debido a que
los dueños o gerentes siempre han manejado la empresa como mas cómodo
les parece y no ven la necesidad y la gran importancia con que se requiere
implementar un sistema, las PYMES deben tomar conciencia de la
fundamental que es tener un sistema de calidad.

Se habla mucho acerca de la importancia de “agregar valor” durante las

auditorías de sistemas de gestión de la calidad (SGC), pero ¿qué significa
esto realmente? ¿Es posible agregar valor sin comprometer la esencia de
una auditoría ni caer en una consultoría?
Existen varias definiciones de “valor”, pero todas se centran en el concepto
de algo que es útil. Por lo tanto, agregar valor significa hacer que algo sea
más útil.

Algunas organizaciones han usado la serie de normas ISO 9000 para

desarrollar sistemas de gestión de la calidad que se integran en sus formas
de hacer negocios, y son útiles facilitándoles alcanzar sus objetivos
estratégicos de negocios – en otras palabras, ellos agregan valor a la
organización.

¿Cómo podemos garantizar que una auditoria es útil para que una
organización mantenga y mejore su SGC?. Para “agregar valor”, una
auditoria interna debería ser útil:

Para la organización certificada:

 Suministrando información a la alta dirección con relación a la

capacidad de la organización para cumplir los objetivos estratégicos,

 Identificando problemas que, si se resuelven, mejorarán el desempeño

de la organización,

 Identificando las oportunidades de mejora y las posibles áreas de

riesgo;

 Para los clientes de la organización: aumentando la capacidad de la

organización para suministrar productos conformes;

 Para el organismo de certificación mejorando la credibilidad del

proceso de certificación.

El enfoque para “agregar valor” debiera estar en función del nivel de madurez
de la cultura de calidad de la organización y de la madurez de SGC con
respecto a los requisitos de ISO 9001:2008.

AGREGACIÓN DE VALOR EN DISTINTOS CONTEXTOS

 “Cultura de calidad” se refiere al grado de conciencia, compromiso, actitud
colectiva y comportamiento de la organización con respecto a la calidad.

“Conformidad con ISO 9001:2008” se relaciona con la madurez del SGC de

la organización y la medida en que cumple los requisitos de ISO 9001:2008.

La agregación de valor se relaciona con la manera en que se desarrollan los

conceptos anteriores y por esto existen varias situaciones:
Empresas con Madurez baja de la “cultura de calidad”; SGC inmaduro,
no conforme con ISO 9001:2008.

En el caso de una organización que tiene poca o ninguna “cultura de calidad”

y un SGC no conforme con ISO 9001:2008, la expectativa de cómo puede
una auditoria agregar valor podría implicar que a la organización le gustaría
recibir consejo sobre “cómo” implementar el sistema de gestión de la calidad
y/o resolver cualquier no conformidad detectada. Lo que el auditor puede
hacer es asegurarse de que dondequiera que se hallen no conformidades, el
auditado entienda claramente lo que exige la norma, y por qué se presenta la
no conformidad.

Empresas con Madurez baja de la “cultura de calidad”; SGC maduro,

conforme con ISO 9001:2008.

En estos casos, por lo común, es posible que el SGC se haya implementado

bajo presión de los clientes y se haya construido alrededor de los requisitos
de la norma en lugar de las necesidades y expectativas de la organización.
Como resultado de ello, el SGC puede estar operando en paralelo con la
forma en que la organización efectúa sus operaciones de rutina, generando
redundancia e ineficiencia.

Para agregar valor en estas circunstancias, el objetivo primario del auditor

debería ser actuar como un catalizador para que la organización construya
sobre su sistema de gestión de la calidad basado en ISO 9000 e integre el
sistema en sus operaciones del día a día. Aunque un auditor de certificación
no puede dar recomendaciones sobre cómo cumplir los requisitos de ISO
9001:2008, se acepta y en efecto es una buena práctica motivar y estimular
(¡pero no exigir!) que la organización vaya más allá de los requisitos de la
norma. Los interrogantes que formulan el auditor (y la forma en que
interroga) pueden proporcionar comprensión de gran valor para la
organización sobre la manera en que el SGC podría ser más eficiente y útil.

En el caso de organizaciones que tienen una “cultura de calidad” madura y

han sido certificadas frente a una de las normas de la serie ISO 9000 para un
periodo de tiempo significativo, la expectativa de cómo una auditoría podría
agregar valor podría ser la más retadora para el auditor. Un reclamo común
entre este tipo de organizaciones es que las “visitas de seguimiento
rutinarias” por parte del auditor pueden ser superfluas y hacer poco para
agregar valor según el punto de vista de la organización.

En estos casos, la alta dirección se convierte en un cliente importante del

proceso de certificación. Por lo tanto, es importante que el auditor entienda
claramente los objetivos estratégicos de la organización y pueda ubicar la
auditoría del SGC dentro de ese contexto. Es necesario que el auditor
dedique tiempo a las discusiones detalladas con la alta dirección, con el
objeto de definir sus expectativas para el SGC e incorporarlas en los criterios
de auditoría.

CONSEJOS PARA EL AUDITOR SOBRE CÓMO AGREGAR VALOR

Planificación de la auditoría:

 Entender las expectativas/cultura corporativa del auditado.

 ¿Se han de tratar todos los asuntos específicos (resultados de
auditorías previas?
 Análisis de riesgos del sector industrial/específicos para la
organización.
 Pre-evaluación de requisitos legales / reglamentarios.
 Selección adecuada del equipo auditor para lograr los objetivos de la
auditoría.
 Asignación adecuada de tiempo.
 Técnicas de auditoría:

Enfocarse más en el proceso y menos en los procedimientos. Algunos

procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, listas de
verificación, etc. pueden ser necesarios para que la organización planifique y
controle sus procesos, pero la fuerza impulsora debería ser el desempeño
del proceso.
Enfocarse más en los resultados y menos en los registros. De manera
similar, algunos registros pueden ser necesarios para que la organización
suministre evidencia objetiva de que sus procesos son eficaces (generando
los resultados planificados), pero para agregar valor, el auditor debería estar
consciente y dar crédito a otras formas de evidencia.

Tener siempre presente los 8 Principios de la gestión de la calidad.

Usar el enfoque “Planificar – Hacer – Verificar – Actuar” para evaluar la

eficacia de los procesos de la organización.

 ¿Se ha planificado el proceso?

 ¿Se está llevando a cabo de acuerdo con el plan?
 ¿Se están logrando los resultados planificados?
 ¿Se identifican e implementan las oportunidades para la mejora?

Corrigiendo las no conformidades, Identificando las causas principales de

los problemas e implementando la acción correctiva, Identificando las
tendencias y la necesidad de acción preventiva, por medio de la innovación.
Adoptar un enfoque “holístico” en la recolección de evidencia durante
toda la auditoria, en lugar de enfocarse en las cláusulas individuales de la
norma ISO 9001:2008.

Análisis y decisión.

Poner los hallazgos en perspectiva (evaluación de riesgos/”sentido común”).

Relacionar los hallazgos con el efecto en la capacidad de la organización
para suministrar un producto conforme.

Informe y seguimiento.

Reporte sensible de los hallazgos de auditoría:

 Se pueden requerir enfoques diferentes dependiendo de: la madurez

de la organización, el nivel de confianza en el SGC de la organización,
los riesgos involucrados, la actitud y el compromiso del auditado con
el proceso de auditoria, (Proactivos o Reactivos).
  Asegurar que todos los aspectos culturales sean tenidos en cuenta.,
enfatizar los hallazgos positivos, según el caso y finalmente.

 ¿Será útil la solución propuesta por la organización en respuesta a los

hallazgos negativos?
Los informes deberían sean objetivos y centrarse en la “audiencia” correcta.
(La alta dirección probablemente tenga expectativas que son diferentes de
las del representante de la dirección).

ENSAYO ELABORADO POR: RAFAEL CABAS HENRIQUEZ.