ManualUsuarioFulltime2 5

MANUAL DE USUARIO
Fulltime 2.5
1
Introducción
Este documento describe la manera de utilizar el Sistema de control de
asistencia FullTime 2.5
El sistema FullTime esta estructurado para funcionar en un ambiente web, es

decir que el usuario puede hacer uso del sistema desde cualquier lugar
siempre y cuando se cuente con un acceso a Internet y la configuración del
sistema lo permita.
El capitulo No. 1 (Guiá General), contiene información muy importante ya que

describe detalladamente los componentes de cada una de las paginas que se
utilizan en la aplicación. Una vez que este familiarizado con este capitulo el
usuario podrá manipular y navegar fácilmente dentro del sistema.
Los siguientes capítulos están divididos de acuerdo a la configuración

predeterminada del menú principal del sistema.
El Sistema de control de asistencia FullTime fue creado por Casa Luis Pazmiño
una empresa dedicada a actividades como:
• Comercialización de equipos de oficina y suministros

• Importaciones
• Soporte técnico y mantenimiento
• investigación y desarrollo de sistemas computarizados (Software) y la
comercialización de los mismos con sus respectivos periféricos y
aplicaciones especificas
2
Índice de contenido
1.Guiá general.......................................................................................................................................5
1.1.Descripción de componentes y navegación de páginas..................................................................5
1.2.Descripción de componentes del calendario..................................................................................8
1.3.Descripción General del Menú Principal.......................................................................................9
2.Ingreso al sistema............................................................................................................................10
3.Seguridad.........................................................................................................................................11
3.1.Administrar...................................................................................................................................11
3.1.1.Usuarios.....................................................................................................................................11
3.1.7.Parámetros Generales................................................................................................................16
4.Definiciones.....................................................................................................................................17
4.1.Generales......................................................................................................................................17
4.1.1.Horas Extras..............................................................................................................................17
4.1.2.Tipo Permiso..............................................................................................................................18
4.1.3.Títulos........................................................................................................................................20
4.1.4.Horarios.....................................................................................................................................21
4.1.5.Detalle Horario Hora Extra.......................................................................................................23
4.2.Ubicación......................................................................................................................................24
4.2.1.Región........................................................................................................................................24
4.2.2.Provincia....................................................................................................................................24
4.2.3.Ciudad........................................................................................................................................25
4.3.Empleados....................................................................................................................................26
4.3.1.Departamentos...........................................................................................................................26
4.3.2.Tipo Cargo.................................................................................................................................26
4.3.3.Grupo Contratado......................................................................................................................27
4.3.4.Empleado...................................................................................................................................30
5.Movimientos....................................................................................................................................36
5.1.Planificación.................................................................................................................................36
5.1.1.Timbres......................................................................................................................................36
5.1.2.Planificación................................................................................................................................1
5.1.3.Asistencia....................................................................................................................................4
5.1.4.Feriado.........................................................................................................................................4
5.1.5.Ciudad Feriado............................................................................................................................5
5.1.6.Planificación Rango Fechas........................................................................................................6
5.1.7.Planificación Múltiple.................................................................................................................7
5.1.8.Planificación mediante plantilla en archivo Excel....................................................................10
5.1.9.Generar Empleado Periodo Vacación........................................................................................13
5.1.10.Programar Vacaciones.............................................................................................................14
5.1.11.Procesar Tiempo No Laborado................................................................................................15
5.2.Solicitudes....................................................................................................................................16
5.2.1.Permisos....................................................................................................................................16
5.2.2.Vacaciones.................................................................................................................................18
5.2.3.Permisos Múltiples....................................................................................................................21
5.2.4.Aprobaciones Múltiples.............................................................................................................22
6.Reportes...........................................................................................................................................23
6.1.Descripción de componentes de páginas de reportes...................................................................23
6.3.Estadísticos...................................................................................................................................26
3
7.Anexos.............................................................................................................................................27
7.1.Tabla Parámetros Procesos Automáticos......................................................................................27
7.2.Códigos de días de la semana de acuerdo a la base de datos........................................................28
8.Contactos.........................................................................................................................................28
4
1.Guiá general
1.1. Descripción de componentes y navegación de páginas
La mayoría de paginas dentro del sistema cuenta con las mismas funciones las cuales se
detalla a continuación:
1.- Criterios de búsqueda: Son campo por los cuales se puede realizar búsqueda de
registros dentro de la base de datos
2.- Botones de comando

Abre una página en blanco para ingresar un nuevo registro.
Graba o actualiza la información ingresada en la base de datos
Realiza la búsqueda de registros de acuerdo a los criterios ingresados.
Elimina los criterios de búsqueda.
3.- Formatos y comando de impresión:

Descarga un archivo en el formato seleccionado:
5
4.- Resultados de Búsqueda: Muestra los resultados de una búsqueda realizada de
acuerdo a los criterios ingresados.
5.- Avance o retroceso de registros encontrados: Permite navegar entre los resultados
de la búsqueda de acuerdo a la opción seleccionada.
6.- Acciones
Ver.- Muestra la información de un registro seleccionado dentro de los

resultados de búsqueda y a su vez permite ingresar información adicional
referente al mismo. Ej. En la opción Ver de empleado se puede ingresar la
foto del empleado, su periodo de vacaciones, contactos y títulos.
Cada una de las opciones adicionales cuenta con un botón Crear que permite ingresar los
datos que sean necesarios.
6
Editar.- Modifica la información de un registro seleccionado dentro de los resultados de
búsqueda.
En esta pagina se puede realizar las siguientes acciones:
• Actualizar.- Grabar los cambios que se han realizado

• Eliminar.- Eliminar el registro
• Cancelar.- Volver a la pagina anterior sin tomar en cuenta los cambios realizados
Nota: Todos los campos marcados con (*) son de ingreso obligatorio
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1.2. Descripción de componentes del calendario
<< .- Retrocede años

>>.- Avanza años
<.- Retrocede meses
>.- Avanza Meses
Días de la semana
Muestra las fechas del mes
La primera columna determina el número de la

semana
Las fechas bloqueadas pertenecen a un mes

diferente del seleccionado
Limpiar.- Elimina la selección de fecha y hora
12:00.- Al dar click sobre este componente se

abre al cuadro para modificar la hora
Hoy.- Selecciona la fecha actual
Aplicar.- Acepta la selección de fecha y hora

Selecciona y permite modificar la hora, este
componente se despliega al momento de dar
Click sobre la hora del componente anterior
8
1.3. Descripción General del Menú Principal
Nota: El menú anterior presenta las opciones predeterminadas del sistema y

esta sujeto a cambios en caso que el cliente desee modificarlo o de acuerdo
al Rol que pertenezca el usuario que ha ingresado al sistema.
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2.Ingreso al sistema
En la línea del explorador de Internet colocar: http://Nombre del servidor/fulltime o
http://Direccion IP del Servidor/fulltime
Ej: http://ServidorControlAsistencia/fulltime o
Http://192.168.20.30/fulltime
Al presionar la tecla enter se despliegua la siguiente pantalla
En esta pagina se ingresa el usuario, la clave; se pulsar enter o se presiona INGRESAR,

para acceder al menú principal de la aplicación.
Esta pagina también nos muestra la opción Recuperar Clave la cual despliega la
siguiente pantalla :
La misma que se utiliza para modificar la clave

actual o recuperar la clave en caso de olvido.
Para esto es necesario ingresar el número de

cédula y el correo electrónico de la persona
que necesita recuperar o cambiar su clave,
estos campos son los que se ingresa como datos personales del empleado.
Al momento de pulsar Procesar se envia un correo electrónico al usuario con su nueva

clave.
Nota. Tomar en cuenta que para poder utilizar esta función hay configurar los
parámetros de correo electrónico y Activar recuperar contraseña.
Una vez que ha ingresado al sistema se despliega el siguiente menú:
hay que tomar en cuenta que cada usuario tendrá un Rol determinado, por lo que
presentará solamente los menús a los que se le ha permitido el acceso
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3.Seguridad
3.1. Administrar
3.1.1. Usuarios
Esta página muestra la información de los usuarios que pueden ingresar al sistema. Se
puede buscar, editar o imprimir una lista de usuarios.
Nota: Desde esta pagina no se puede ingresar nuevos usuarios. El ingreso de

usuarios de lo realiza desde la pagina de empleados.
Ver.- Permite ingresar la ciudad a la que

el usuario va a tener acceso. Esto quiere
decir que el usuario al que se le asigne
una ciudad tiene facultad de manipular la
información de todos los empleados que
estén dentro de esta ciudad,
dependiendo de los permisos que este
tenga. Esta asignación se la realiza
para que un usuarios pueda realizar la
aprobación de permisos y
vacaciones.
Para asignar una ciudad pulsar Crear para desplegar la siguiente pagina
Seleccionar de la lista la ciudad a la que se desea tener acceso y pulsar Grabar
11
3.1.2. Roles
Permite crear grupos de usuarios con sus respectivos accesos y permisos dentro del
sistema.
Crear.- Permite añadir nuevos Roles y cuenta con las siguiente opciones:
Descripción: Nombre del

Rol
Permisos: Crear,
Modificar, Eliminar, Ver,
Imprimir. Estas opciones
activan o desactivan los
botones respectivos de
cada una de las páginas
dentro del sistema.
Gestionar Solicitudes
Permisos – Vacaciones:
• Permisos.- El rol
que tenga esta
opción es activada podrá crear y modificar sus permisos y los de otros empleados.
• Vacaciones.- El rol que tenga esta opción es activada podrá crear y modificar sus
solicitudes y las solicitudes de vacaciones de otros empleados.
• Eliminar.- El rol que tenga esta opción es activada podrá Eliminar sus permisos ,
sus solicitudes y las de otros empleados.
• Autorizar.- El rol que tenga esta opción es activada podrá autorizar permisos y
vacaciones.
• Legalizar.- El rol que tenga esta opción es activada podrá Legalizar permisos.
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Planificación Múltiple:
• Modificar.- El rol que tenga esta opción es activada podrá modificar la planificación
múltiple.
Planificación Vacaciones:
• Autorizar.-
• Modificar Pendiente.-
• Modificar Autorizado.-
• Eliminar Pendiente.-
• Eliminar Autorizado.-
•
Acceso Empleados:
• Individual.- Solo puede visualizar su información
• Subordinados.- Puede Visualizar su información y la del personal que esta a su

cargo
• Todos.- Puede visualizar la información de todo el personal.
3.1.3. Menú
Corresponde al primer nivel del menú principal del sistema y permite crear, modificar,
eliminar o imprimir menús.
Crear.- Añade un nuevo menú
Código.- código del menú
Etiqueta.- Referencia del

menú
Descripción.- Descripción que
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se muestra al usuarios
Orden.- Orden en que se desplegara el menú.
Una vez ingresados los datos necesario pulsar Guardar
3.1.4. Submenú
Corresponde al segundo nivel del menú principal y permite crear, modificar, eliminar o
imprimir Submenús.
Crear.- Añade un nuevo submenu
Menú.- Seleccionar de la lista

en que menu va a estar ubicado
el Submenu.
Código.- código del menú
Etiqueta.- Referencia del menú
Descripción.- Descripción que

se muestra al usuarios
3.1.5. ItemMenú
Corresponde al tercer nivel del menú principal y permite crear, modificar, eliminar o
imprimir ItemMenus.
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Crear.-
Submenú.- Seleccionar de la lista en que

submenu va a estar ubicado el Item menu.
Código.- código del submenú
Etiqueta.- Referencia del submenú.
Descripción.- Descripción que se muestra

al usuarios.
Link.- Dirección de la pagina que se abre al momento de seleccionar un Ítem del menú.
3.1.6. ItemMenúRol
En esta pagina se asigna el acceso que va a tener cada rol a un item del menú.
Mediante esta asignación se construye en menú principal desplegando solamente las

paginas y los menus a los que un rol ha sido autorizado. Ej.
Crear.- Añade a un rol el acceso a una pagina dentro del sistema.
Roles.- Seleccione de la lista el rol al que se le va

a asignar el acceso.
Menú.- Seleccione de la lista el menú al que el rol

va a tener acceso.
Submenú.- Seleccione de la lista el sub menú al

que el rol va a tener acceso.
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Item Menú.- Seleccione de la lista el Item menú (Página) al que el rol va a tener acceso.
Una vez ingresados los datos necesario pulsar Guardar.
3.1.7. Parámetros Generales
Determinan los parámetros de configuración del sistema, como por ejemplo, El nombre de
la empresa que será el que se imprima en todos los reporte, configuración de envio de
correo electrónico, Tipos de periodos de vacaciones, etc.
Nota: Estos parámetros deben ser modificados solamente por personal técnico
autorizado. Valores incorrectos en estos parámetros pueden ocasionar el
funcionamiento incorrecto del sistema.
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4.Definiciones
4.1. Generales
4.1.1. Horas Extras
Determina hasta 5 rangos de horas extras de la institución
Crear.- Añade los rangos para el calcular el número de horas extras de un empleado, se
debe crear un grupo de horas extras de lunes a domingo por cada horario que maneja la
institución.
Nota: Si el sistema no cuenta con esta configuración Los reportes: Horas Extras y
Detalle Consolidado presentan hojas en blanco.
Código Día.- Representa el

código del día de la semana,
este código varia de acuerdo a
la base de datos que se este
utilizando.
Día.- Seleccionar de la lista el

nombre del día de la semana.
Rango 1 Desde – Hasta.-

Corresponde la hora inicial y
final a partir de las cuales de
calculara como tiempo extra de
Lunes a Viernes por concepto
de horas suplementarias. Ej.
Desde 17:00 – Hasta 23:59.
Rango 2 Desde – Hasta.- Corresponde la hora inicial y final a partir de las cuales de
calculara como tiempo extra de Lunes a Viernes por concepto de horas Extraordinarias Ej.
Desde 00:00 – hasta 06:00.
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Rango 3 Desde – Hasta.- Corresponde la hora inicial y final a partir de las cuales de
calculara como tiempo extra los días sábados, domingos, feriados y libres por concepto
de horas Extraordinarias Ej. Desde 00:00 – hasta 23:59.
Rango 4 Desde – Hasta.- Este rango esta configurado para determinar otro tipo de hora
extra que no este dentro de los rangos anteriores.
Rango 5 Desde – Hasta.- Este rango esta configurado para determinar otro tipo de hora
extra que no este dentro de los rangos anteriores.
Valor Hora %.- Porcentaje de referencia de la hora extra.
Máximo Día.- Referencia acerca del máximo de horas extras en un día.
Máximo Mes.- Referencia acerca del máximo de horas extras en un mes.
Una vez ingresados los datos necesario pulsar Grabar.
Nota: Los reportes de horas extras realizan los cálculos tomados en cuenta los
Rangos 1, 2 y 3. Los rangos 4 y 5 tienen que ser configurados manualmente en cada
reporte, dependiendo del nuevo tipo de hora extra.
4.1.2. Tipo Permiso
Permite crear varios tipo de permiso con diferentes parámetros de configuración.
Crear.-
Descripción.-
Descripción del permiso
Máximo Días.- Campo

para validar el número
de días de un permiso.
Máximo Horas.- Campo

para validar el número
de horas de un permiso.
Días justificación.-
Referencia de días para
que los empleados
puedan justificar sus
permisos.
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Descuento.- Seleccionar Vacaciones en el caso que se desee que el permiso realizado
se descuente del saldo de vacaciones.
Niveles de Aprobación.- Especifica el nivel de autorización de permisos, debe ser un

número del 1 al 5 y también debe ser de acuerdo a la estructura de departamentos de la
institución.
No Incluir Tiempo de Almuerzo.- Esta opción resta el tiempo asignado para el almuerzo
en el caso que se este tomando el permisos durante estas horas. Ej.
Si el permiso es de 11:00 hasta las 16:00, serian 5 horas de permisos, pero si asumimos
que tiene una hora de almuerzo las horas de permiso serán solamente 4.
Afecta Fecha Vacación.- Si se activa este campo cada vez que se haga un permiso se
recorrerá la fecha de vacaciones del empleado el tiempo que se ha solicitado en el
permiso.
Acumula Años.- Permite controlar que el Máximo Días no sea superado dentro de un
año. Ej.
Si en el campo Máximo Días esta ingresado 90, quiere decir que solo podrá pedir 90
días de permiso durante un año, contando desde su fecha de carga de vacaciones.
Genera Justificación.- Permite generar permisos automáticamente cuando se ejecuta el

proceso ProcesarTiempoNolaborado.
Controla Fechas.- Si se activa esta opción no se puede ingresar un permiso dentro de

otro permiso. Ej. No se puede ingresar un permiso desde el 26 al 27 de agosto si ya se ha
ingresado un permiso desde el 25 hasta el 29 de Agosto.
Si esta opción esta desactivada se puede realizar el ejemplo anterior.
Notificaciones de Correo Electrónico.- Se selecciona estas casillas para activar la

emisión de correos electronicós que puede ser al momento de: Crear, Actualizar, Eliminar,
Preautorizar, No-Autorizar, Autorizar o Legalizar un permiso.
Acceso Empleado.- Esta opción coloca un filtro para el despliegue la lista de permiso, es
decir que si esta activada cuando un usuario con acceso de empleado entra al sistema
puede visualizar este tipo de permiso, y si esta desactivada el usuario con acceso de
empleado no podrá visualizar este tipo de permiso.
Ver.- Permite configurar el nivel de autorización cada tipo de permiso de acuerdo al

numero de días u horas.
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Crear.-
Desde.- Rango inicial

de permisos.
Hasta.- Rango final de

permisos.
Tipo.- Seleccionar si el
control inicial y final se
lo va ha realizar por día
o por horas.
Nivel.- Colocar el nivel que se desea para proceder con la autorización dependiendo del
rango inicial y el rango final.
4.1.3. Títulos
Permite ingresar una lista de títulos académicos para poder asignarlos a cada uno de los
empleados.
20
4.1.4. Horarios
Configura todos los horarios de la institución.
Crear.-
Código.- Ingrese un
valor que puede ser
de 2 a 3 dígitos para
identificar fácilmente
al horario, este
código se despliega
en el proceso de
Planificación
Múltiple.
Descripción.-
Descripción del
horario
Minutos
Alimentación.- Determina el tiempo que el empleado tiene para su alimentación dentro
del horario de trabajo.
Horas Trabajo.- Se coloca el número de horas que se trabajara en el horario
Estado.- Representa el tipo de horario, este valor también se lo utiliza dentro del proceso
de Planificación Múltiple.
21
Ver.- Despliega y permite el ingreso de información de horas de entrada, salida , Entrada
Alimentación y Salida alimentación. En esta página se puede Editar o Crear un nuevo
Detalle del horario.
Pulsar Crear para desplegar la pagina en la que se ingresa cada uno de los horarios.
Entrada / Salida.- Seleccionar entre

las opciones:
• E: Entrada
• SA: Salida Alimentación
• EA: Entrada Alimentación
• S: Salida
•
Hora.- Ingresar la hora
Tolerancia.- Define minutos de

tolerancia en el horario de entrada.
Los atrasos de tomaran en cuenta
desde el horario de entrada mas los
minutos de tolerancia. Ej.
Si el horario de entrada es a las 08:00 y la tolerancia es de 5 minutos, el atraso se tomara
en cuenta desde las 08:06
Orden.- Determina el orden de cada horario:

• E: 1
• SA: 2
• EA: 3
• S: 4
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Nocturno.- Activar solamente si el horario va a ser de un día a otro, Ej.
Entrada = 19:00
Salida = 07:00 ;
Especial.- Esta opción se activa cuando se desea crear un horario que compense los
minutos de atraso de la entrada en la salida. Ej.
Si la hora de entrada es a las 08.00 y la hora de salida es a las 17:00, entonces el

empleado timbra 08:30, esto quiere decir que el puede timbrar la salida a las 17:30 ya que
compensa los minutos de atraso con la hora de salida.
4.1.5. Detalle Horario Hora Extra
Asigna las horas extras a cada horario y a cada Detalle Grupo Contratado
Crear.-
Detalle Horario.- Seleccionar la hora de Salida del

horario que se desea asignar la hora extra.
Hora Extra.- Seleccionar la hora extra.
Detalle Grupo Contratado.- Seleccionar el grupo al

que pertenece el empleado.
Nota: Si el sistema no cuenta con esta configuración Los reportes: Horas Extras y
Detalle Consolidado presentan hojas en blanco.
23
4.2. Ubicación
Representa la ubicación geográfica del empleado, el sistema maneja tres niveles de

ubicación representados por: Región, Provincia y Ciudad. Estos niveles se los puede
dividir de acuerdo a las necesidades de la institución.
4.2.1. Región
Representa al primer nivel de

ubicación geográfica donde sera
localizado un empleado.
Crear.-
Código.- Ingrese un código de referencia para la

Región.
Descripción.- Descripción de la región.
Una vez ingresados los datos necesario pulsar

Grabar.
4.2.2. Provincia
Representa al segundo nivel de
ubicación geográfica donde sera
localizado un empleado
Crear.-
Región.- Seleccione la región a la que

pertenece la provincia.
Código.- Ingrese un código de

referencia para la provincia.
Descripción.- Descripción de la
provincia.
24
4.2.3. Ciudad
Representa al primer tercer de ubicación geográfica donde sera localizado un empleado.
Crear.-
Provincia.- Seleccione la provincia a la que pertenece la ciudad.
Código.- Ingrese un código de referencia para la ciudad.
Descripción.- Descripción de la ciudad.
Nivel.- Especifica el nivel de autorización de permisos y vacaciones que se utilizaran en

esa ciudad, debe ser un número del 1 al 5 y también debe ser de acuerdo a la estructura
de departamentos de la institución. En esta caso se puede ingresar 0, para delegar la
aprobación al TipoPermiso.
25
4.3. Empleados
4.3.1. Departamentos
Permite crear de una manera jerárquica la lista de departamentos de la institución.
Crear.-
Código.- Ingrese un código de referencia para el departamento.
Descripción.- Descripción del departamento.
Departamento.- Seleccionar de la lista el departamento que es considerado el nivel

superior del departamento que se esta ingresando. Si se esta ingresando el primer nivel
en la jerarquía no realizar esta selección.
Nivel.- Especifica el nivel de autorización de permisos y vacaciones, debe ser un número

del 1 al 5 y también debe ser de acuerdo a la estructura de departamentos de la
institución.
4.3.2. Tipo Cargo

Permite crear los cargos de la
institución agrupados por tipos.
Crear.- Despliega una página donde

se ingresa la descripción del nuevo
tipo de cargo.
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Ver.-
Permite visualizar la descripción del tipo de cargo y la lista de cargos que se han
ingresado en este grupo.
En esta página la opción Crear permite ingresar nuevos cargos a este grupo y la opción
Editar permite modificar los datos registrados.
Crear.- Ingresar la descripción y el sueldo del cargo y presionar Grabar para almacenar la
información.
El valor del sueldo se asigna automáticamente al sueldo del empleado al crear un nuevo
registro en la pagina de Empleado
4.3.3. Grupo Contratado
Define diferentes tipos de regímenes

laborales divididos por Grupos de
Contratados.
Crear.- Despliega una página donde se

ingresa la descripción del nuevo Grupo
de contrato.
27
Ver.-
Permite visualizar la descripción

del grupo contratado y la lista
detallada de los registros que
se han ingresado en este grupo.
En esta página la opción Crear

permite ingresar nuevos cargos
a este grupo y la opción Editar
permite modificar los datos
registrados.
Crear.-
Descripción.- Ingresar la descripción del Detalle Grupo Contratado.
Días Vacación.- Ingresar el numero de días de vacación a los que el empleado tiene
derecho anualmente.
Días Incremento.- Ingresar el número de días que se incrementan a sus vacaciones

dependiendo del valor ingresado en Años Laborables.
Años Laborables.- Ingresar el número de años que e empleado tiene que trabajar para
poder incrementar sus vacaciones en los días ingresados en el campo anterior.
Máximo Días Mes.- Determina el número de días por mes, que proporcionalmente el
empleado puede hacer uso de sus vacaciones. Ej. Empresas publicas 1.83; Empresas
privadas 0,92.
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Meses Por Periodo.- Define los meses en los que se completa un periodo de vacaciones.
Ej. Empresas publicas 11; Empresas privadas 12.
Máximo Horas Extra Mensuales.- Permite ingresar el máximo de horas extras

mensuales para emitir un notificación por correo electrónico cuando el empleado ya este
llegando a este limite dependiendo del valor colocado en el campo Limite Aviso.
Si se quiere hacer uso de esta característica el siguiente campo debe tener un valor
cero y deben estar configurados los ParametrosGenerales.
Máximo Horas Extra Semanales.- Permite ingresar el máximo de horas extras

mensuales para emitir un notificación por correo electrónico cuando el empleado ya este
llegando a este limite dependiendo del valor colocado en el campo Limite Aviso.
Si se quiere hacer uso de esta característica el valor anterior campo debe tener un
valor cero y deben estar configurados los ParametrosGenerales.
Límite Aviso.- Determina el valor en el se iniciaran las notificaciones de horas extras.
Panel información Adicional.- Este panel se abre solamente cuando los todos los
campos del panel principal están completos.
Activar Regla.- Activa o desactiva todos los siguientes parámetros, que se utilizan para
controlar los días de vacaciones de acuerdo a los días laborables y libres.
Días Laborables.- Determina el valor de días laborables que se tomaran en cuenta para
las vacaciones, Ej: Losep 22, Código de trabajo 11.
Días Libres.- Determina el valor de días libres que se tomaran en cuenta para las
vacaciones, Ej: Losep 8, Código de trabajo 4.
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Coincidir Feriados.- Al activar esta casilla los días que están con un estado de feriado
son considerados como libres, es decir si las fechas de vacaciones incluyen un feriado
este no se toma en cuenta.
Coincidir Recuperables.- Al activar esta casilla el día que se define como recuperable en
Feriado es considerado laborable, es decir si las fechas de vacaciones incluyen un
recuperable este no se toma en cuenta.
Solicitudes de Vacación.- Activa las características anteriores para las solicitudes de

vacaciones.
Solicitudes de Permiso con cargo a Vacación.- Activa las características anteriores

para los TipoPermiso que tienen cargo a vacaciones.
4.3.4. Empleado
Permite crear la lista de empleados de la institución, así como su periodo de vacaciones,

títulos, contactos, etc.
30
Crear.-
Datos Personales
• Código Reloj.- Ingresar el Código que se la ha asignado el los relojes al empleado.
• Cedula.- Ingresar el número de cédula del empleado. Este campo cuenta con un
validador de numero de cedula. Es decir solo admite cedulas correctas.
• Nombre.- Ingresar el nombre del empleado.
• Apellido.- Ingresar el apellido del empleado.
• Correo Electrónico.- Ingresar el correo electrónico del empleado.
• Correo Electrónico Alternativo.- Se utiliza para enviar una copia de los correos
que de enviar por medio del campo anterior.
• Fecha Nacimiento.- Ingresar la fecha de nacimiento del empleado.
• Estado Civil.- Seleccionar el estado civil del empleado.
• Genero.- Seleccionar el genero del empleado.
• Ciudad.- Seleccionar la ciudad donde esta ubicado el empleado (No es la ciudad

de nacimiento)
• Estado.- Seleccionar el estado del empleado, cuando un empleado esta Inactivo

en los procesos de planificación no se genera asistencia para este empleado.
31
Datos Laborales
• Foto.- Despliega la foto del empleado (Se la ingresa desde la opción Ver).
• Jefe / Lider.- Seleccione de la lista el jefe del empleado, si no tiene jefe dejar este
campo vació. Este campo se asignara automáticamente cuando se selecciona el
departamento en el siguiente campo.
• Unidad Administrativa.- Seleccione el departamento al que pertenece el

empleado.
• Cargo.- Seleccione el cargo al que pertenece el empleado.
• Regimen Laboral.- Seleccione el detalle grupo contratado al que pertenece el

empleado.
• Horas Trabaja.- Registra un referencia de las horas que trabaja el empleado.
• Sueldo.- En este campo se puede ingresar el sueldo del empleado o dejarlo en

blanco para que se asigne automáticamente de acuerdo al cargo seleccionado.
• Controla Vacaciones.- La opción SI permite controlar el saldo de vacaciones del

empleado incluido su proporcional, es decir si el empleado no tiene saldo
disponible no se puede generar solicitudes ni permisos con cargo a vacaciones, la
opción NO permite realizar permisos con cargo a vacaciones y solicitudes de
vacaciones sin que el empleado tenga saldo.
Seguridad
• Rol.- Seleccionar de la lista el rol al que pertenece el empleado, dependiendo de

esta selección seran sus accesos y permisos.
• Usuario.- Ingresar el usuario con el que el empleado puede ingresar al sistema.
• Clave.- Ingresar la clave con la que el empleado puede ingresar al sistema.
• Fecha Vencimiento.- Ingresar la fecha en que se caduca la clave del empleado.
• Estado.- Seleccionar el estado del empleado.
NOTA: Este panel cuenta con un nivel de seguridad el cual permite modificar sus
datos solamente si el nivel de acceso del usuario es todos
32
Ver.- Permite ingresar información adicional del empleado, como: Foto, Horarios Fijos,
Historia laboral, Periodos Vacaciones, Contactos, Títulos.
Subir Foto.- Presionar sobre al botón Add, En

ese momento se abre la siguiente pantalla,
seleccionar la foto que se desea asignar al
empleado pulsar Abrir.
Presionar Upload para registrar la foto o Cancel para

seleccionar una foto diferente.
Para actualizar la foto del empleado realizar el mismo

proceso.
33
En la pestaña Horario pulsar Crear para definir horarios fijos
Horario.- Seleccionar el horario que se va a asignar al empleado.
Fecha Inicial.- Seleccionar la fecha en la que se comenzara a controlar la asistencia en el

horario seleccionado con anterioridad.
Fecha Final.- Seleccionar la fecha en la que se terminara el control de asistencia en el

horario seleccionado con anterioridad.
Días Planificar.- Ingresar el número de días que se planificara el horario seleccionado.
Seleccionar Días Libres.- Marcar los días que serán considerados como libres para el
horario seleccionado.
En la pestaña Historia Laboral Pulsar Crear para ingresar las fechas de ingreso y salida
del empleado
Fecha Ingreso.- Ingrese la fecha de ingreso del empleado
Fecha Salida.- Ingrese la fecha de salida del empleado, si el empleado sigue trabajando
en la institución este campo tiene que ir vacio.
34
Estado.- Determina cual es el periodo actual sobre el cual se realizaran las validaciones
del saldo de vacaciones.
En la pestaña Vacaciones Pulsar Crear para definir un periodo de vacaciones
Historia Laboral.-
Seleccionar la fecha de
ingreso (Historia
laboral) al cual afectara
el periodo de
vacaciones.
Fecha Desde.-
Corresponde a la fecha
de carga de
vacaciones. Esta fecha
depende del número
de meses que se
ingreso en el campo Meses Por Periodo de la pagina Detalle Grupo Contratado. Ej.
Fecha Ingreso Meses Periodo Fecha Desde

20/08/2014 11 20/07/2014
20/08/2014 12 20/08/2014
10/01/2014 11 10/12/2013
10/01/2014 12 10/01/2014
25/12/2013 11 25/11/2013
25/12/2013 12 25/12/2013
Descripción.- Descripción del periodo de vacaciones.
Total Días.- Número de días que el empleado tiene de vacaciones. Este total se debe
ingresar tomando en cuenta la regla aplicada en ActivarRegla, Ej:
• Si la regla esta activa se debe ingresar solo los días laborables 22 para Losep y 11
para código de trabajo.
• Si la regla esta inactiva se debe ingresar el saldo incluidos los días no laborables
30 para losep 15 para código de trabajo.
Días Perdidos.- Número de días que el empleado ha perdido de sus vacaciones. Por lo
general este campo se calcula automáticamente cuando el empleado supera el limite para
su saldo de vacaciones definido en su regimen laboral.
35
5.Movimientos
5.1. Planificación
5.1.1. Timbres
Permite revisar y modificar el valor del campo Tecla Función. Los otros campos no
pueden ser modificados.
NOTA: Los registros de esta pagina son descargados de cada uno de los relojes de
asistencia mediante un modulo adicional.
Crear.-
Empleado.- Seleccione el empleado al cual se le registrara el timbre.
Fecha Hora Timbre.- Ingresar la fecha y hora de asistencia.
Código Reloj.- Ingresar el código del reloj donde se va a registrar el timbre (Referencia)
36
Acción.- Este valor no se puede modificar lo determina automáticamente el campo Tecla
Función y puede ser:
Acción Descripción
0 Entrada
1 Salida
2 Entrada o Inicio Alimentación
3 Salida o Fin Alimentación
4 Entrada o Inicio Permiso
5 Salida o Fin Permiso
99 Timbre que no encontró asistencia, no se planifico para esta fecha o
asistencia duplicada para la misma acción, es decir se timbro 2 o mas
veces con la misma acción
01 Timbre que no encontró permiso, no se realizo un permiso para esta fecha
Tecla Función.- Estos valores están configurados de acuerdo a la funciones de cada uno
de los relojes de asistencia.
El valor que se ingrese en esta campo depende de las teclas de función con las que
cuente el reloj de asistencia. Los valores pueden ser:
Acción Descripción Reloj con 6 Reloj con 3 Reloj sin

Teclas de Teclas de Teclas de
Función Función Función
0 Entrada 0 0 0
1 Salida 1 0 0
2 Entrada o Inicio Alimentación 2 1 0
3 Salida o Fin Alimentación 3 1 0
4 Entrada o Inicio Permiso 4 2 0
5 Salida o Fin Permiso 5 2 0
NOTA: Estos valores deben ser configurados en cada reloj por personal técnico
autorizado. La incorrecta configuración de estos parámetros ocasionara valores
equivocados en los registro de asistencia
5.1.2. Planificación
Crea la lista de asistencia de un cargo, departamento, grupo o individualmente por

empleado, seleccionando las fechas y el horario de trabajo.
No es necesario realizar este proceso si esta activada la opción planificación

automática y los empleados tienen asignado un horario fijo.
Es obligatorio realizar la planificación horaria antes de descargar los datos de los

relojes de asistencia.
1
Pasos para administrar la planificación Horaria
1. Seleccionar la categoría por la

cual se desea procesar la
planificación.
2. Seleccionar ciudad que se desea planificar
3. Seleccionar el horario que se desea planificar
4.- Seleccionar Tipo de horario entre Laborable, Libre y

Feriado las opciones de Permisos y Vacaciones no
afectan a este tipo de planificación.
5.- Seleccionar con el mouse una por una las fechas que
sea planificar tomando en cuenta el tipo de horario
seleccionado anteriormente.
Nota: Si existe registro de timbres en las fechas seleccionadas del tipo Libre o
Feriado estos son considerados como horas extras. Y no contemplan atrasos o
salidas anticipadas.
6.- Pulsar Verificar, si las selecciones anteriores no se realizaron correctamente se

despliega en la parte superior el siguiente mensaje:
No se ha seleccionado ninguna fecha, No existe empleado o no existe Detalle

Horario
2
Entonces se debe revisar y seleccionar lo que los parámetros requeridos y pulsar
nuevamente Verificar.
Cuando todo esta correcto se despliega el siguiente mensaje:
Comprobación finalizada, presione Procesar o Eliminar Para terminar el proceso.
También se muestra una lista de empleado, Días laborables, Días Libres, Días Feriados y
el horario por el cual se va a realizar la lista de asistencia
Si por algún motivo se marco una fecha de manera equivocada, pulsar Eliminar en la lista
respectiva.
7.- En este punto se puede seleccionar los siguiente:

• Crear.- Crea la lista de asistencia de acuerdo a las listas anteriores.
• Eliminar.- Elimina la lista de asistencia de acuerdo a las listas anteriores.
• Cargar Timbres.- Realiza una lectura de los timbres de acuerdo a las listas
anteriores y los inserta en la base de datos.
Nota: Para realizar este proceso verificar que ya esta existen registros de
asistencia.
Este proceso se los realiza solamente cuando se ha realizado la descarga de

datos de los relojes de asistencia antes de realizar la planificación respectiva.
• Cancelar.- Limpia todas las selecciones para volver a realizar el proceso

nuevamente
8.- Si el proceso de realizo correctamente se despliega el siguiente mensaje:
Proceso realizado satisfactoriamente
3
5.1.3. Asistencia
Permite revisar la asistencia creada por cualquier método de planificación.
NOTA: Los registros de asistencia no pueden ser creados, modificados o

eliminados desde esta pagina, para esto se utiliza uno de los métodos de
planificación descritos en este manual.
5.1.4. Feriado
Configura una lista de

feriados, los cuales
serán utilizados al
momento de realizar
la planificación por
rangos
(PlanificacionRangoF
echas).
Esta lista debe ser

actualiza permanente
ya que se toma
solamente la fecha
exacta como feriado, Ej.
Si se ingresa el 01/01/2014 como año nuevo, para el próximo año se debe ingresar
01/01/2015 y así consecutivamente para cada año.
Crear.-
4
Fecha.- Seleccionar la fecha que se va a configurar como feriado.
Descripción.- Ingresar la descripción del feriado.
Recuperación.- Ingresar la fecha en que se recuperara este feriado, si no hay que

recuperar el feriado esta tiene estar en blanco.
5.1.5. Ciudad Feriado
Asigna Feriados a cada una de las

ciudades, los que serán utilizados al
momento de realizar la planificación por
rangos (PlanificacionRangoFechas).
Esta lista también debe se actualizada permanentemente de acuerdo a los feriados que
vayan ingresando.
Crear.-
Ciudad.- Seleccionar la Ciudad a la que se

va a asignar el feriado.
Feriado.- Seleccionar el Feriado
Una vez ingresados los datos necesario

Ilustración 1: Añadir Ciudad Feriado pulsar Grabar.
5
5.1.6. Planificación Rango Fechas

empleado, seleccionando un rango inicial y final de fechas y el el horario de trabajo.
Para realizar este método de planificación los feriados ya tienen que estar registrados con
anterioridad en las paginas de Feriados y CiudadFeriado.
Pasos para administrar la planificación por rangos

planificación.
3. Seleccionar el horario que se desea planificar
4.- Seleccionar los rangos de Fecha desde y Fecha hasta

en los que se va a realizar la planificación
5.- Marcar los días que serán considerados como libres
• Crear.- Crea la lista de asistencia de acuerdo a las listas anteriores.
• Eliminar.- Elimina la lista de asistencia de acuerdo a las listas anteriores.
6
• Cargar Timbres.- Realiza una lectura de los timbres de acuerdo a las listas
anteriores y los inserta en la base de datos.
asistencia.


nuevamente
7.- Si el proceso de realizo correctamente se despliega el siguiente mensaje:
Proceso Finalizado
5.1.7. Planificación Múltiple

empleado, seleccionando en cada día el horario que un empleado va a trabajar.
7
Pasos para administrar la planificación múltiple

planificación.
3.- Seleccionar los rangos de Fecha desde y Fecha hasta

en los que se va a realizar la planificación
4.- Pulsar Verificar
5.- En la parte inferior se puede constatar los empleados que se encontraron de acuerdo a
los filtros de búsqueda elegidos en el paso 1 y 2, junto con los días de acuerdo al rango
de fechas establecido en el paso 3. Esta lista aparece vaciá si se esta realizando una
nueva planificación, caso contrario se desplegara la planificación que se haya realizada
anteriormente.
La barra de navegación le permite avanzar o retroceder entre los registros de la lista

dependiendo del limite de registros para cada pagina.
El limite de registros le permite controlar el máximo de lineas que se mostraran en cada

pagina.
6. Pulsar en el icono para desplegar el panel donde podrá seleccionar nuevos

horarios o modificar los existentes.
.- Pulsar sobre este icono para eliminar al empleado de esta lista.
8
Seleccionar un horario para cada día que se muestra en la matriz, si no se selecciona un
horario ese día no se planificará.
Al final de la lista en la columna Horas se muestra el total de horas planificadas para el

empleado, esta calculo se realiza al momento de pulsar sobre el boton Guardar.
Si desea eliminar todos los horarios ingresados pulsar sobre el icono
Pulsar sobre la barra de horario para desplegar una lista con información detallada del
horario seleccionado y volver a pulsar para ocultar la lista
8.- Pulsar el botón Guardar para regresar a la pagina anterior y continuar el mismo
proceso con el siguiente empleado o pulsar Procesar para crear directamente la
asistencia del empleado.
9
• Procesar.- Genera asistencia
• Eliminar Planificación.- Elimina toda la lista de empleados. Este opción se puede

utilizar cuando aun no se ha pulsado sobre Procesar.
• Eliminar Asistencia.- Elimina la asistencia. Este opción se puede utilizar cuando

aun ya se ha pulsado sobre Procesar.
• Eliminar Todo.- Esta opción realiza las dos anteriores. Se puede utilizar cuando se
desea volver a generar todo nuevamente.
• Cargar Timbres.- Realiza una lectura de los timbres descargados de los relojes y
los inserta en la base de datos y actualiza la información de asistencia.
asistencia.


nuevamente
5.1.8. Planificación mediante plantilla en archivo Excel
El proceso de planificación y asistencia descrito anteriormente se lo puede realizar

mediante una plantilla en formato excel el cual es proporcianado en el CD de instalación
del sistema.
Cabecera
Año 2016 Mes 2
Datos Empleado
Codigo Nombre 1 2 3 4 5 6 7
123456 Adminstrador AD AD AD
654321 Empleado AD AD AD AD
Año.- Ingresar el año que se va a planificar
Mes.- Ingresar en números el mes que se va a planificar
Codigo.- En esta columna ingresar la lista de códigos con el que marcan en el reloj los
empleados
10
Nombre.- Esta columna es de referencia para identificar al empleado, al momento de
cargar la plantilla los apellidos y nombres se los toma directamente de la base de datos
Columnas numeradas.- Pertenecen a las fechas del mes en estas columnas se debe
ingresar el código del Horario de trabajo del empleado. Este código debe ser idéntico que
en la definición del horarios, es decir debe respetar letras mayúsculas y minúsculas.
Nota: El formato de esta plantilla no debe ser modificado por ningún concepto ya
que esto podria provocar errores al momento de procesar la información.
Pasos para subir plantilla
1.- Pulsar sobre el Icono
2.- Cuando se abra el siguiente cuadro

pulsar sobre la opción Add...
3.- Seleccionar la ruta de acceso del archivo que contiene la planificación que se va a
cargar y pulsar Abrir
11
4.- Pulsar Upload. Si el archivo esta correcto se desplegara el mensaje Archivo subido
correctamente.
Si el archivo no tiene el formato correcto o existe algún error de datos como por ejemplo
que no exista un horario, un empleado o que no este correcto el mes o el año se
desplegara un error como en el siguiente caso Año no definido correctamente y no se
procesara la información del archivo.
5.- Pulsar Cerrar
6.- Una vez cerrado el panel anterior y si el archivo se cargo correctamente se

visualizaran los datos del archivo en la pagina de Planificación.
7.- Para terminar el proceso Pulsar una de las siguiente opciones de acuerda a la acción
que se desee realizar.
NOTA: Estas acciones están explicadas detalladamente en la sección anterior.
12
5.1.9. Generar Empleado Periodo Vacación
Este proceso realiza los siguiente:
• Crea periodos de vacaciones

de los empleados que no
tengan un periodo asignado.
• Modifica el periodo asignado

sumando un año la fecha de
vacaciones
• Modifica el periodo asignado

sumando los días de
vacaciones dependiendo al
Detalle Grupo Contratado que
pertenezca
• Modifica el periodo asignado sumando los días perdidos dependiendo al Detalle

Grupo Contratado que pertenezca
Seleccionar la ciudad, el rango de fechas a las cuales se quiere afectar con este proceso
y pulsar Crear para realizan todas las acciones mencionadas anteriormente.
Nota: Este proceso se lo realizar manualmente todos los días ya que de acuerdo a
esto se calcula el saldo de vacaciones de cada empleado o se puede configurar los
ParametrosGenerales para que se realice automáticamente a una hora determinada.
Este proceso no se lo realiza si el sistema en el parámetro Periodos – Vacaciones

tiene asignado un valor de Múltiple.
13
5.1.10. Programar Vacaciones
Este proceso realiza la programación anual de vacaciones de los empleados de la

institución. De acuerdo a los ParametrosGenerales, esta programación puede controlar o
no puede controlar las fechas de las solicitudes de acuerdo a la planificación realizada.
Seleccionar Parámetros.- Determina si la programación de vacaciones realizará por

Cargo, Departamento, Grupo o Empleado.
Ciudad.- Seleccionar la ciudad.
Periodo.- En la selección que se haga en este campo el sistema tomara como dato de
ingreso solamente el año.
Una vez ingresados los datos anteriores pulsar Verificar. Se despliega la siguiente lista
mostrando todos los empleados a los cuales se programara sus vacaciones.
14
En esta lista se puede ingresar desde uno hasta cuatro rangos de fecha en las que el
empleado puede tomar sus vacaciones.
Una vez ingresadas las fechas de vacaciones pulsar Guardar para almacenar la
información.
Para terminar el proceso pulsar Autorizar.
NOTA: Si se desea eliminar toda la programación pulsar sobre la opción ELIMINAR.
Si se desea eliminar a un empleado de la lista pulsar sobre .
5.1.11. Procesar Tiempo No Laborado
Este proceso es opcional y realiza las siguientes acciones:
Crea un permiso por cada atraso que no ha sido

justificado.
Crea un permiso por cada salida anticipada que

no ha sido justificada.
Modifica las horas solicitadas del permiso con las horas timbradas del permiso
Para poder ejecutar este proceso hay que tomar en cuenta lo siguiente:
Crear un Tipo de permiso que tenga activada la opción de Genera Justificación
Asignar a todos los empleados un jefe
Crear los periodos de vacaciones de cada empleado
Una vez realizado los pasos anteriores se procede a seleccionar la ciudad y las fechas a
las cuales se quiere afectar con este proceso.
Luego de pulsar Crear se realizan todas las acciones mencionadas anteriormente, en el

caso de que algún empleado no se le haya asignado un periodo de vacaciones se
despliega una lista de Empleados sin vacaciones en la parte inferior de la página.
Nota: Si la institución a decidido hacer uso de esa característica. Se aconseja

realizarlo después de 10 o 15 días de fin de mes, con el fin de que todos los
empleados tengan la opción de poder justificar sus atrasos o salidas anticipadas.
15
5.2. Solicitudes
5.2.1. Permisos
Crear.- Crea un nuevo permiso dependiendo del Acceso y al Rol que tenga el usuario que
ingreso al sistema.
Por ejemplo si el usuario que ha ingresado al sistema tiene un acceso Individual y

pertenece a un rol que no este autorizado a gestionar permisos, se bloquea la lista de
empleados y se oculta el Panel Autorización Permiso.
De acuerdo a la configuración del Tipo de Permiso y Parámetros Generales. Cada

permiso puede emitir notificaciones y correos electrónicos tanto a los empleados que los
solicitan como a los jefes a los cuales va dirigido el permiso.
Añadir Permiso
16
• Empleado.- Seleccionar de la lista el empleado que esta solicitando el permiso.
Esta lista se bloquea en el caso que el empleado que haya ingresado al sistema
tenga un acceso Individual
• Periodo.- Seleccionar el periodo de vacaciones al que va a afectar el permiso. Esta

lista se bloquea en el caso que los parámetro estén configurados como periodo
Único
• Motivo.- Seleccionar el tipo de permiso el cual puede ser configurado en Tipo de

Permiso
• Máximo Días.- Muestra el máximo de días que se puede solicitar el este Tipo de
Permiso
• Máximo Horas.- Muestra el máximo de horas que se puede solicitar el este Tipo de
Permiso
•
• Días Justificación.- Muestra los días en los que el empleado puede justificar este
Tipo de Permiso
• Fecha Desde.- Ingresar utilizando el calendario la fecha y hora inicial del permiso
• Fecha Hasta.- Ingresar utilizando el calendario la fecha y hora final del permiso
• Lugar.- Ingresar una referencia acerca del permiso
• Observación.- Ingresar una referencia acerca del permiso
• Jefe.- Este campo no se puede modificar y muestra el jefe directo del empleados.
• Niveles Aprobación.- Indica el número de niveles que tiene que pasar el permiso
para llegar a la aprobación final.
• Niveles Aprobados.- Indica el número de niveles que ya están aprobados
• Días Laborables.- Indica el número de días laborables que se cuentan para el

permiso.
• Días Libres.- Indica el número de días libres que se cuentan para el permiso. Este
campo es configurable de acuerdo al GrupoContratado al que pertenezca. Ya que
se puede determinar si se toman en cuenta o no estos días en la solicitud de
permiso.
• Saldo Vacaciones.- Muestra el saldo actual de vacaciones del empleado en días,

Horas y minutos
• Legalizado.- Muestra si el permiso esta legalizado, dependiendo de la institución

puede ser necesario un documento que lo respalde
17
Ver.- En esta opción se puede Modificar, imprimir y adjuntar un documento (Subir Archivo)
al permiso.
Subir Archivos.- Presionar sobre al botón Add, En

ese momento se abre la siguiente pantalla,
seleccionar el archivo que se desea subir pulsar
Abrir.
Si se desea subir otro archivo realizar el mismo

proceso.
Los archivos que puede subir deben ser jpg, gif, png, bmp o pdf.
Una vez seleccionados los archivos a cargar presionar

Upload para registrar estos archivos o Cancel para
seleccionar un archivo diferente.
En la lista de Archivos Cargados se puede ver (Descargar) el archivo o eliminar el archivo

cargado.
5.2.2. Vacaciones
18
Crear.- Crea una nueva solicitud de vacaciones dependiendo del Acceso y al Rol que
tenga el usuario que ingreso al sistema.
Por ejemplo si el usuario que ha ingresado al sistema tiene un acceso Individual y

pertenece a un rol que no este autorizado a gestionar permisos, se bloquea la lista de
empleados y se oculta el Panel Autorización Solicitud Vacación.
De acuerdo a los Parámetros Generales. Las solicitudes de vacaciones pueden emitir

notificaciones y correos electrónicos tanto a los empleados que los solicitan como a los
jefes a los cuales va dirigido el permiso.
Añadir Solicitud Vacación
• Empleado.-
Seleccionar de la lista
el empleado que esta
solicitando sus
vacaciones. Esta lista
se bloquea en el
caso que el
empleado que haya
ingresado al sistema
tenga un acceso
Individual
• Periodo.-
Seleccionar el
periodo de
19
vacaciones al que va a afectar la solicitud. Esta lista se bloquea en el caso que los
parámetro estén configurados como periodo Único
• Niveles Aprobación.- Indica el número de niveles que tiene que pasar el permiso
para llegar a la aprobación final.
• Niveles Aprobados.- Indica el número de niveles que ya están aprobados
• Horario.- Seleccionar como referencia el horario en el cual el empleado estaría

trabajando durante su periodo de vacaciones.
• Fecha Desde.- Ingresar utilizando el calendario la fecha inicial de la solicitud
• Fecha Hasta.- Ingresar utilizando el calendario la fecha final de la solicitud
• Saldo Vacaciones.- Muestra el saldo actual de vacaciones del empleado en días,

Horas y minutos
• Días Laborables.- Indica el número de días laborables que se cuentan para el

permiso.
• Días Libres.- Indica el número de días libres que se cuentan para el permiso. Este
campo es configurable de acuerdo al GrupoContratado al que pertenezca. Ya que
se puede determinar si se toman en cuenta o no estos días en la solicitud de
permiso.
20
5.2.3. Permisos Múltiples
Este proceso realiza permisos por bloques ya sea por cargo, departamento o grupo.
Seleccionar Parámetros.- Determina si los permisos se crearan por Cargo,

Departamento o Grupo.
Fecha Desde.- Ingresar Fecha y hora inicial.
Fecha Hasta.- Ingresar Fecha y hora final.
Tipo Permiso.- Seleccionar el tipo de permiso que se creara.
Observación.- Ingresar alguna nota o comentario (No es Obligatorio).
Lugar.- Ingresar el lugar del permiso (No es obligatorio).
mostrando todos los empleados a los cuales de va a generar el permiso.
NOTA: La columna mensaje se muestra una observación en el caso de que por

algún motivo el permiso de esa persona no se pueda procesar. El mensaje
predeterminado es: Ninguno que quiere decir que no se ha presentado ninguna
novedad.
Para finalizar el proceso pulsar Procesar. En este momento la columna mensaje cambiara
a Procesado.
21
5.2.4. Aprobaciones Múltiples
Este proceso realiza Aprobaciones por bloques de permisos y vacaciones ya sea por
cargo, departamento o grupo.
Seleccionar Parámetros.- Determina si la autorización se realizara por Cargo,

Departamento o Grupo.
Fecha Desde.- Seleccionar la fecha para realizar una busqueda de permisos o solicitudes
de vacaciones.
Tipo de Solicitud.- Seleccionar Permisos o Vacaciones.
Autorización.- Busca los Permiso o las Solicitud de vacaciones dependiendo del estado
en que se encuentren (Pendiente, Pre-Autorizado, Autorizado y No-Autorizado).
mostrando todos los permisos o solicitudes de vacaciones que se van a autorizar o no se
van a autorizar.
En la columna Aprobación seleccionar Autorizar o No-Autorizar
Para finalizar el proceso pulsar Procesar.
22
6.Reportes
6.1. Descripción de componentes de páginas de reportes

Vista general - Pagina de Reportes
Ciudad.- Permite escoger la cuidad de la cual se desea

obtener el reporte
Parámetros.- Permite seleccionar

la categoría de la cual se desea
obtener el reporte
Rangos.- Permite seleccionar el rango de fechas

entres las cuales se desea obtener el reporte
Tipo de Archivo.- Permite seleccionar el tipo archivo en

el cual se desea obtener el reporte
23
Esta opción solamente se despliega en el reporte de
permisos y permite filtrar entre uno o varios tipos de
permiso
Esta opción solamente se despliega en el reporte de

permisos y permite filtrar entre los autorizados, no
autorizados o ambos
Al seleccionar esta opción el reporte se presenta mediante un

formato de filas y columnas, este tipo de reporte se utiliza para su
exportación a una hoja de calculo
Descargar.- Permite descargar el reporte de acuerdo a los

parámetros seleccionados anteriormente.
Cancelar.- Cancela la operación
Permite escoger entre los empleados activos,

inactivos o ambos
Permite escoger los resultados que tengan solo

valores Negativos en el saldo de vacaciones o Todos
ya sean positivos o negativos.
Nota: Los dos componente anteriores solamente se encuentra en el reporte

KardexVacacion.
Activar este componente para obtener un reporte detallado, es decir

incluyendo los registros de asistencia.
Desactivar este componente para obtener un reporte totalizado, es decir solo muestra los
totales por empleado sin incluir los registros de asistencia.
Nota: Este componente solo se encuentra en el reporte DetalleConsolidado.
Este botón de comando permite descargar el reporte de

asistencia en el formato solicitado por el Ministerio de
relaciones laborales.
Nota: Este componente solo se encuentra en el reporte TimbreMRL.
24
6.2. Reportes Asistencia
Listado de reportes
Reporte Descripción
Entradas Salida Muestra las entradas y salidas de acuerdo a la planificación
Atrasos Muestra los atrasos dependiendo del tiempo de tolerancia
Salidas Antes Muestra las salidas antes del horario de salida
Faltas Muestra la fechas donde no se han registrado Timbres
Horas Trabajadas Muestra el total de horas trabajadas
Horas Extras Muestra el total de horas extras
Tiempo Almuerzo Muestra el tiempo de almuerzo y el tiempo de exceso en
caso de que exista
Detalle Consolidado Muestra Atrasos, salidas antes, horas extras
Timbre Muestra los timbres que el empleado ha realizado en cada
uno de los relojes de asistencia
Timbre incompleto Muestra todas las fechas en las cuales los timbres no se han
completado Ej. Puede existir timbre solo en la mañana y no
en la tarde o viceversa o puede no haber timbrado el horario
de almuerzo
Timbre MRL Descarga un archivo de timbres con el formato solicitado por
el Ministerio de Relaciones Laborales
Permiso Muestra los permisos solicitados
Vacación Muestra las solicitudes de vacaciones solicitadas
Kardex Vacación Muestra todos los permisos con cargo a vacaciones, las
solicitudes de vacaciones realizadas, el saldo actual y el
saldo proporcional de vacaciones
Asistencia Multiple Muestra los registros de asistencia de manera que se puede
visualizar el turno en el que trabaja un empleado en una
fecha determinada
Auditoria Muestra las acciones de: crear, editar o eliminar que ha
realizado un usuario en cada una de las paginas del sistema
Tiempo Laborado Muestra el tiempo laborado y el tiempo de ausencia del
personal
Tiempo Adicional Muestra el tiempo laborado adicionalmente antes y después
del horario planificado
25
6.3. Estadísticos
Listado de reportes
Reporte Descripción
Empleados Puntuales Muestra el listado de los empleados y el numero de
veces que ha asistido puntualmente
Empleados Atrasos Muestra el listado de los empleados y el numero de
veces que se ha atrasado
Empleados Salidas Antes Muestra el listado de los empleados que registran
Salidas anticipadas
Empleados Faltas Muestra el listado de los empleados y el numero de
faltas
Empleados Permisos Muestra el listado de los empleados y el numero de
permisos autorizados y no autorizados
Empleados Vacaciones Muestra el listado de los empleados y el numero de
Solicitudes de vacaciones autorizadas y no autorizadas
Empelados Activos Muestra el listado de los empleados Activos
Empleados Inactivos Muestra el listado de los empleados Inactivos
Faltas Estadísticos Muestra el detallada y gráficamente el numero las faltas
de los empleados
Puntualidad Estadísticos Muestra el detallada y gráficamente el numero los
empleados que han asistido puntualmente
Salidas Antes Estadísticos Muestra el detallada y gráficamente el numero las
salidas antes de los empleados
Tiempo Almuerzo Estadísticos Muestra el detallada y gráficamente el tiempo tomado
para alimentación de los empleados
Permisos Estadísticos Muestra el detallada y gráficamente los permisos de los
empleados
Vacaciones Estadísticos Muestra el detallada y gráficamente las solicitudes de
vacaciones de los empleados
Atrasos Estadísticos Muestra el detallada y gráficamente los atrasos de los
empleados
Horas Extras Estadísticos Muestra el detallada y gráficamente las horas extras de
los empleados
Ausentismo Muestra los indicadores de ausentismo y asistencia del
personal
26
7.Anexos
7.1. Tabla Parámetros Procesos Automáticos
ID Descripción Valor
27 Activar Notificaciones Permisos - Vacaciones Activar / Desactivar
37 Activar notificaciones faltas Activar / Desactivar
39 Hora fija notificación faltas 01
40 Minuto fijo notificación faltas 30
42 Activar Generación periodo vacación Activar / Desactivar
43 Hora fija periodo vacación 02
44 Minuto fijo periodo vacación 00
50 Generación automática Código Empleado Activar / Desactivar
51 Código automático empleado 1000
55 Activar notificación correo generación automática vacaciones Activar / Desactivar
57 Activar planificación automática por empleado Activar / Desactivar
58 Hora planificación automática empleado 02:30
59 Días revisión planificación automática empleado 7
60 Activar correo bienvenida Activar / Desactivar
61 Mensaje bienvenida Bienvenido
62 Activar mensaje aniversario Activar / Desactivar
63 Mensaje Aniversario Aniversario
64 Activar mensaje cumpleaños Activar / Desactivar
65 Mensaje cumpleaños Feliz Cumpleaños
66 Activar reportes faltas diario Activar / Desactivar
67 Listado correo reportes faltas a@h.com;b@h.com
68 Hora enviar reporte faltas diario 03
69 Minuto enviar reporte faltas diario 00
70 Activar reporte faltas semanal Activar / Desactivar
71 Listado correo reporte semanal a@h.com;b@h.com
72 Hora enviar reporte faltas semanal 03
73 Minuto enviar reporte faltas semanal 30
74 Dia enviar reporte faltas semanal Lunes
75 Usuario procesos automaticos s
76 Clave usuario procesos automaticos s
81 Hora Mensaje cumpleaños y mensaje aniversario 04:00
27
7.2. Códigos de días de la semana de acuerdo a la base de datos
Día de la Base de Datos

semana Mysql SqlServer Postgres Oracle
Lunes 0 2 1 1
Martes 1 3 2 2
Miércoles 2 4 3 3
Jueves 3 5 4 4
Viernes 4 6 5 5
Sábado 5 7 6 6
Domingo 6 1 0 0
Nota: Esta tabla puede variar dependiendo de la versión o configuración de cada

base de datos
8.Contactos
Para información adicional por favor comuníquese con nosotros:
Teléfonos: 2557512 / 2503401 Quito - Ecuador
Correo Electrónico: soporte@fulltime.com.ec / servicioalcliente@casapazmino.com.ec
Pagina Web: www.fulltime.com.ec o www.casapazmino.com.ec
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MANUAL DE USUARIO

El sistema FullTime esta estructurado para funcionar en un ambiente web, es

El capitulo No. 1 (Guiá General), contiene información muy importante ya que

Los siguientes capítulos están divididos de acuerdo a la configuración

• Comercialización de equipos de oficina y suministros

1.1. Descripción de componentes y navegación de páginas

2.- Botones de comando

Graba o actualiza la información ingresada en la base de datos

Realiza la búsqueda de registros de acuerdo a los criterios ingresados.

Elimina los criterios de búsqueda.

3.- Formatos y comando de impresión:

Ver.- Muestra la información de un registro seleccionado dentro de los

En esta pagina se puede realizar las siguientes acciones:

• Actualizar.- Grabar los cambios que se han realizado

<< .- Retrocede años

Muestra las fechas del mes

La primera columna determina el número de la

Las fechas bloqueadas pertenecen a un mes

Limpiar.- Elimina la selección de fecha y hora

12:00.- Al dar click sobre este componente se

Hoy.- Selecciona la fecha actual

Aplicar.- Acepta la selección de fecha y hora

Nota: El menú anterior presenta las opciones predeterminadas del sistema y

Al presionar la tecla enter se despliegua la siguiente pantalla

En esta pagina se ingresa el usuario, la clave; se pulsar enter o se presiona INGRESAR,

La misma que se utiliza para modificar la clave

Para esto es necesario ingresar el número de

Al momento de pulsar Procesar se envia un correo electrónico al usuario con su nueva

Una vez que ha ingresado al sistema se despliega el siguiente menú:

Nota: Desde esta pagina no se puede ingresar nuevos usuarios. El ingreso de

Ver.- Permite ingresar la ciudad a la que

Seleccionar de la lista la ciudad a la que se desea tener acceso y pulsar Grabar

Descripción: Nombre del

• Individual.- Solo puede visualizar su información

• Subordinados.- Puede Visualizar su información y la del personal que esta a su

• Todos.- Puede visualizar la información de todo el personal.

Crear.- Añade un nuevo menú

Código.- código del menú

Etiqueta.- Referencia del

Descripción.- Descripción que

Orden.- Orden en que se desplegara el menú.

Una vez ingresados los datos necesario pulsar Guardar

Crear.- Añade un nuevo submenu

Menú.- Seleccionar de la lista

Código.- código del menú

Etiqueta.- Referencia del menú

Descripción.- Descripción que

Una vez ingresados los datos necesario pulsar Guardar

Submenú.- Seleccionar de la lista en que

Código.- código del submenú

Etiqueta.- Referencia del submenú.

Descripción.- Descripción que se muestra

Una vez ingresados los datos necesario pulsar Guardar

Mediante esta asignación se construye en menú principal desplegando solamente las

Crear.- Añade a un rol el acceso a una pagina dentro del sistema.

Roles.- Seleccione de la lista el rol al que se le va

Menú.- Seleccione de la lista el menú al que el rol

Submenú.- Seleccione de la lista el sub menú al

Una vez ingresados los datos necesario pulsar Guardar.

3.1.7. Parámetros Generales

4.1.1. Horas Extras

Determina hasta 5 rangos de horas extras de la institución

Código Día.- Representa el